BÀI tập NHÓM CHỦ đề 4

BÀI TẬP NHÓM CHỦ ĐỀ 4 LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CÁ NHÂN I Khái niệm, cơ sở để lập kế hoạch công việc cá nhân 1 Khái niệm Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết đ.

BÀI TẬP NHÓM CHỦ ĐỀ 4

LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

I Khái niệm, cơ sở để lập kế hoạch công việc cá nhân

1 Khái niệm

Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực,

quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra

Trong cuộc sống, vị trí hiện tại là một điểm, vị trí tương lai ta muốn đạt được là một điểm khác Việc của bạn là làm sao đi từ điểm này tới điểm kia càng nhanh càng tốt Kế hoạch sẽ là bản hướng dẫn rõ ràng hướng tới mục tiêu của bạn Nếu

sử dụng một bản kế hoạch hợp lý, bạn có thể đạt được mục tiêu theo ý mình thay

vì phải dựa vào vận may hay hoàn cảnh

🡪 Lập kế hoạch công việc cá nhân là quá trình xây dựng, xác định mục tiêu, khả năng, năng lực của bản thân để thực hiện mục tiêu đó, đồng thời sắp xếp trình tự ưu tiên giải quyết công việc của cá nhân sao cho khoa học, loogic nhất.

2 Cơ sở để lập kế hoạch công việc cá nhân

- Mục tiêu, yêu cầu của cá nhân đối với công việc được đó

- Khả năng, năng lực của bản thân

- Thời gian (deadline)

- Nội dung công việc

II Vai trò của việc lập kế hoạch công việc cá nhân

1 Lập kế hoạch cá nhân giúp nêu ra rõ ràng các mục tiêu, những phương thức cần đạt được cho mục tiêu đó.

Khi đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều Chúng ta cần phải biết mình đang đứng

ở đâu và cần phải làm gì để đạt được chiến thắng

2 Lập kế hoạch cá nhân có thể giúp bạn gắn mục tiêu với thời gian nhất định.

Không thể thực hiện nhiều mục tiêu trong cùng một lúc Một ngày chỉ có 24 giờ

và một năm chỉ có 8760 giờ, chúng ta cần phải phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý để thực hiện được nhiều mục tiêu tốt nhất mà vẫn đảm bảo đủ thời gian cho những công việc cá nhân Không nên để quá trình thực hiện các công việc bị rối lên như vậy sẽ không đem lại hiệu quả cao cho bạn Do đó,nên lập kế hoạch để tránh sự chồng chéo trong công việc và tiết kiệm thời gian lẫn tiền bạc

3 Việc lập kế hoạch cá nhân sẽ hình thành những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn có thể kiểm tra tiến độ và có nhiều động lực để hoàn thành công việc hơn.

Nếu không có kế hoạch gì, sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì Lập kế hoạch giúp kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra

Nếu chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân thì không thể xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới là những gì? Với năng lực của bản thân thì bạn cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó? Không có kế hoạch, bạn sẽ không biết phân chia thời gian một cách hợp lý, mà sẽ để nó trôi qua vô ích và thực hiện thụ động trước những sự thay đổi xung quanh

4 Lập kế hoạch cá nhân góp phần xây dựng thói quen tốt

Sẽ có những điều kiện đòi hỏi chính người lập nên phải tuân thủ kế hoạch đó Vì thế nó tạo cho con người sự kỉ luật Điều đó không có nghĩa không thể học tiếng anh vào tối cuối tuần vì bị ốm là vô kỉ luật Ít ra phần theo dõi thói quen trong cuốn Bullet Journal sẽ giúp tôi đi ngủ sớm hơn một chút thay vì cú đêm như ngày trước Đấy, chúng ta thường biết cái gì tốt cho mình nhưng đâu có thực hiện Giờ thì bạn biết bí kíp duy trì kênh youtube, blog cũng như những mạng xã hội của Sun là thế nào rồi đấy Tất cả mình đều tự làm một mình và vẫn duy trì công việc ở công ty cũng như việc học thêm một số kỹ năng khác

5 Lập kế hoạch cá nhân có thể giúp xác định được nhược điểm của bản thân mà không tự biết được

Khi có một kế hoạch rõ ràng cho một việc gì đó chúng ta sẽ nhận biết được nhược điểm của mình khi gặp khó khăn Và học cách thay đổi nó Vốn dĩ không

ai hoàn hảo cả, miễn là chúng ta nhận ra được điểm yếu của mình

 Vì vậy, việc lập kế hoạch là rất quan trọng và bạn cần phải có kĩ năng thực hiện nó một cách hiệu quả Để bắt đầu với công việc nào đó hay hướng tới một mục tiêu gì, việc đầu tiên là bạn nên lập kế hoạch chi tiết, cụ thể Lập kế hoạch sẽ dẫn dắt và đưa bạn đến với sự thành công.

III Các yêu cầu, nguyên tắc của việc lập kế hoạch cá nhân

"

SMART"

SMART là một cụm từ viết tắt trong tiếng anh chỉ các tiêu chí của một kế hoạch làm việc có kết quả rõ ràng và có thể thực hiện

 Cụ thể (Specific) Những điều chúng ta sắp làm chính xác là gì? Nêu rõ

mục đích việc mà bạn sắp phải làm và những hành động của bạn sẽ hướng đến việc hỗ trợ mục đích này

 Có thể đo đạc (Measurable) Nó có thể định lượng và chúng ta có thể đo

lường được nó? Bạn có thể đếm được kết quả? Bạn lên kế hoạch để

nghiên cứu liệu "cân nặng của bản thân sẽ tăng lên vào năm 2019?" hay bạn lên kế hoạch để "kết quả tích lũy học kì này sẽ tăng 0.5 so với học kì trước"

o Nhớ rằng một số liệu gốc cần được thiết lập với sự thay đổi số lượng bạn phải có sự xác định về cân nặng hiện tại hay điểm tích lũy học kì này để có thể kiểm tra kết quả thực hiện

 Có thể đạt được (Achievable) Chúng ta có thể hoàn thành trong

thời gian được giao với những nguồn lực mà chúng ta có? Chúng

ta cần đưa ra mục tiêu mang tính thực tế với những rành buộc

Ví dụ: Bạn lên kế hoạch cá nhân sẽ rèn luyện để tăng chiều cao thêm 10cm chỉ

hợp lí khi bạn còn dưới 18 tuổi, còn với độ tuổi trên 25 thì gần như là điều không thể Trong một số trường hợp, bạn có thể cần sự tư vấn của chuyên gia hoặc nhà chức trách để biết liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được không

 Liên quan đến mục đích (Relevant) Mục tiêu có ảnh hưởng đến mục

đích mong muốn hoặc chiến lược? Mặc dù việc luyện đề thi toiec hàng

ngày là quan trọng cho việc chuẩn bị kì thi nhưng bạn lại thực hiện bằng phương pháp là chống đối, nhờ người khác làm… thì liệu có đạt được mục tiêu? Bạn cần chắc chắn rằng mục tiêu và phương pháp thực hiện của bạn có mối liên hệ rõ ràng và trực quan

 Giới hạn về thời gian (Time bound) Khi nào bạn hoàn thành mục tiêu

và/hoặc khi nào chúng ta có thể biết chúng ta đã hoàn thành? Tuy việc

này hơi khó một chút nhưng bạn cần nêu ra ngày kết thúc của kế hoạch cá nhân Cần nêu rõ điều này, nếu không bạn có thể đạt được kết quả với việc hoàn thành tất cả các mục tiêu nhưng hoàn thành một cách hấp tấp và vội vã

IV Quy trình lập kế hoạch công việc cá nhân

Quy trình lập kế hoạch công việc cá nhân bao gồm 7 bước như sau

Bước 1: Nắm được mục đích của việc lập kế hoạch công việc

Kế hoạch làm việc được lập ra với nhiều lý do khác nhau Xác định trước mục đích của việc lập kế hoạch sẽ giúp lập kế hoạch tốt hơn Cần lưu ý rằng hầu hết các kế hoạch làm việc chỉ áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví

dụ 6 tháng hoặc 1 năm)

Nếu bạn đang đi làm, kế hoạch làm việc giúp quản lý của bạn biết bạn sẽ tham gia dự án nào trong một vài tháng tới Nó thường được lập ngay sau buổi đánh giá thực hiện công việc hàng năm hoặc khi một đội bắt đầu những dự án lớn Kế hoạch làm việc cũng có thể ra đời sau khi công ty tổ chức họp kế hoạch chiến lược vào đầu năm dương lịch hoặc năm tài chính mới.

- Trong môi trường học tập, kế hoạch làm việc có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án lớn Nó cũng giúp giáo viên chuẩn bị trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới

- Với những dự án cá nhân, kế hoạch làm việc sẽ giúp phác họa những gì bạn định làm, cách thức thực hiện và ngày dự kiến hoàn thành Kế hoạch làm việc cá nhân, mặc dù không nhất thiết phải có, sẽ giúp theo dõi mục tiêu và tiến độ công việc

Bước 2: Viết phần giới thiệu và thông tin chung về kế hoạch

Với một kế hoạch làm việc chuyên nghiệp, cần có phần giới thiệu và thông

tin chung Phần này giúp quản lý hoặc giám đốc có cái nhìn tổng thể về dự án Trong môi trường học tập, kế hoạch làm việc không cần có hai phần này.

- Phần giới thiệu nên ngắn gọn và lôi cuốn, đề cập lý do lập kế hoạch này

- Phần thông tin chung cần làm nổi bật lý do lập kế hoạch

Bước 3: Xác định các mục đích và mục tiêu

Mục đích và mục tiêu có liên quan đến nhau vì chúng đều chỉ điều mà bạn

mong muốn đạt được trong kế hoạch làm việc Mặc dù vậy, chúng cũng có sự khác nhau; mục đích thì khái quát hơn, còn mục tiêu thì rõ ràng hơn

- Mục đích tập trung vào bức tranh tổng thể của dự án Xác định mục đích bằng cách liệt kê những kết quả cuối cùng của dự án mong muốn Viết mục đích một cách rõ ràng; ví dụ như hoàn thành bản điều tra hoặc nghiên cứu nhiều hơn về công việc viết lách

- Mục tiêu cần cụ thể và rõ ràng Nói cách khác, khi hoàn thành một mục tiêu nào đó, có thể gạch bỏ nó khỏi danh sách

Ví dụ: tìm người phóng vấn để hoàn thành bản điều tra là một mục tiêu tốt.

- Nhiều kế hoạch công việc tách mục tiêu thành ngắn, trung và dài hạn nếu các

mục tiêu này khác nhau

Ví dụ: mục tiêu ngắn hạn của công ty là tăng số người xem thêm 30% trong

ba tháng rất khác với mục tiêu dài hạn là củng cố sự có mặt của thương hiệu trong các kênh truyền thông đại chúng trong năm tới.

- Mục tiêu thường được viết ra dưới dạng chủ động và sử dụng động từ hành

động với ý nghĩ rõ ràng (ví dụ "lên kế hoạch", "viết", "làm tăng" và "đo lường") thay vì

sử dụng động từ có ý nghĩa chung chung (ví dụ "kiểm tra", "hiểu", "biết", vân vân).

Bước 4: Xây dựng kế hoạch làm việc

Bước 5: Liệt kê các nguồn lực cá nhân

Liệt kê bất cứ thứ gì cần thiết để đạt được mục đích và mục tiêu Các nguồn lực sẽ khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của kế hoạch làm việc

- Ở nơi làm việc, nguồn lực có thể bao gồm những điều như ngân sách tài

chính, nhân sự, chuyên gia, văn phòng hoặc không gian và tài liệu Nếu kế hoạch làm việc của bạn khá trang trọng, bạn nên đính kèm một bản ngân sách chi tiết ở phụ lục.

- Trong môi trường học tập, nguồn lực có thể bao gồm quyền vào các thư viện khác nhau; tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí; máy tính và quyền truy cập Internet; chuyên gia hoặc những ai khác có thể giúp bạn nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào.

Bước 6: Chỉ ra những ràng buộc

Ràng buộc là trở ngại có thể xuất hiện trên con đường làm việc để đạt mục đích và mục tiêu

Ví dụ: nếu bạn thực hiện bản điều tra cho trường học, bạn có thể thấy thời

gian biểu của mình quá dày đặc, khiến bạn khó có thể điều tra và viết báo cáo một cách tốt nhất Vì thế, thời gian biểu dày đặc sẽ là một ràng buộc và bạn cần cắt bỏ một vài việc trong kỳ học để hoàn thành kế hoạch một cách hiệu quả (LÊN KẾ HOẠCH là cần thiết nếu bạn có nhiều hơn một môn học khó mỗi kỳ).

Bước 7: Viết ra chiến lược thực hiện

Xem xét kế hoạch làm việc, quyết định cách sử dụng nguồn lực và cách vượt qua những ràng buộc để đạt mục đích và mục tiêu

- Liệt kê những bước hành động cụ thể Xác định những việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần để cuối cùng có thể hoàn thành mục tiêu Cũng cần liệt kê những bước mà các thành viên khác trong nhóm cần làm Bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp những công việc này

- Lên thời gian biểu thử, xem xét những sự việc bất ngờ có thể xảy ra và cũng cần dành khoảng trống trong thời gian biểu để tránh bị chậm kế hoạch

V Lập kế hoạch công việc cá nhân cụ thể

Lập kế hoạch cho chuyến đi Sapa 3N2Đ vào tháng 1/ 2019

Bước 1: Nắm rõ mục đích của việc lập kế hoạch :

Mục đích của việc lên kế hoạch cho chuyến đi Sapa 3N2Đ vào tháng 1/

2019 là có chuyến đi du lịch Sapa vui vẻ và ý nghĩa

Bước 2: Viết phần giới thiệu và thông tin chung về kế hoạch:

Kế hoạch đi du lịch Sapa vào đầu tháng 1 của nhóm bạn gồm 5 người vào đúng thời điểm thời tiết Sapa được cho là đẹp nhất để có thể ngắm cảnh và có những kỉ niệm vui vẻ bên nhau

Bước 3: Xác định các mục đích và mục tiêu:

 Mục đích đã xác định bên trên, xác định mục tiêu nhỏ:

 Mục tiêu chuẩn bị đầy đủ đồ dùng có quần áo, giày dép, đồ dùng cá nhân, tiền mặt hoặc thẻ ngân hàng, giấy tờ liên quan đến bản thân …

 Mục tiêu tìm hiểu các gói du lịch, lựa chọn gói phù hợp

 Mục tiêu sẽ khám phá vùng đất Sapa xinh đẹp có tuyết trắng trời, cảnh đẹp thơ mộng hữu tình

Bước 4: Xây dựng kế hoạch làm việc bằng những mục tiêu “SMART”

S: Càng cụ thể càng tốt

Chuyến đi Sapa 3N2Đ được lên lịch trình rất rõ ràng và cụ thể

 Bao giờ đi? Đi trong bao lâu?

 Kinh phí đi là bao nhiêu?

 Cần chuẩn bị những đồ gì?

 Có cần đặt phòng trước hay không?

M: Đo lường được:

Chuyến đi này bạn kinh phí là bao nhiêu?

Bạn phải tiết kiệm bao lâu để có đủ tiền đi Sapa

A: Tính khả thi

Chuyến Sapa vào tháng 1/2019 có thể diễn ra hay không?

Bạn có đủ kinh phí để có thể đi hay không?

R: Tính thực tế

Khi bản có đủ thời gian rảnh và đủ kinh phí cho chuyến đi thì bạn có thể triển khai được kế hoạch này

T: Thời gian cho mục tiêu:

Xác định thời gian cụ thể cho chuyến đi là vào đầu tháng 1/2019

Bước 5: Liệt kê các nguồn lực của bản thân

 Sức khỏe

 Niềm đam mê khám phá

 Thời gian rảnh rỗi

 Kinh phí cho chuyến đi: có thể là tự túc, có thể là xin tiền từ phụ huynh

Bước 6: Chỉ ra những ràng buộc

Nếu nhà có việc bận đột xuất, hoặc bị vướng vào lịch thi đột xuất thì chuyến đi nào có thể bị hoãn lại hoặc bị hủy

Hoặc do không đủ kinh phí cho chuyến đi nên cũng có thể bị hoãn hoặc bị hủy

Bước 7: Viết ra chiến lược

Chuẩn bị:

 Quần áo, giày dép, đồ dùng cá nhân

 Sắp xếp thời gian hợp lý để có thể đi Sapa

 Mang theo giấy tờ tùy thân, tiền mặt, và các giáy tờ liên quan khác

Trong chuyến đi:

 Sáng sớm ngày đầu lên đến nơi, nhận phòng khách sạn lúc 7h Đi chơi ở bản Cát Cát, bản Tả Van đến tối về khách sạn tắm rửa rồi đi ăn và đi dạo

ngắm cảnh, đi chợ đêm mua quà về cho người thân và bận bè rồi về phòng

 Ngày thứ 2 dậy ăn sáng, thuê xe máy đi các bản xa xa thị trấn để chụp ảnh sống ảo, đi nguyên cả 1 ngày Xong tối về phòng ăn uống rồi lại lên đồ xuống phố đi chơi thâu đêm

 Ngày cuối, đi lên Fansiphang, xong chiều về khách sạn trả phòng và xách vali về Hà Nội

Sau chuyến đi: Về Hà Nội, bạn sẽ hoạch toán lại những thứ đã chi, được một bộ ảnh ưng ý Tổng kinh phí cho chuyến đi là 4 triệu cho 1 người đi 3N2Đ