Tổng quan về lập kế hoạch pptx

KHÁI NIỆM Lập KH là chức năng đầu tiên trong chu trình quản lý nhằm định ra đường đi cho chương trình/dự án  Lập KH là đề ra những công việc được thực hiện trong tương lai theo một

TỔNG QUAN

VỀ LẬP KẾ HOẠCH

Ths.Bs Trịnh Quang Trí

Mục tiêu bài học

1 Trình bày được khái niệm lập kế hoạch

2 Phân tích được các loại kế hoạch

3 Mô tả được các bước lập kế hoạch

4 Trình bày được các nguyên tắc trong lập

kế hoạch

LẬP KẾ HOẠCH?

P – Plan - Lập kế hoạch

D – Do - Thực hiện

C – Check - Kiểm tra

A – Act - Hành động, khắc phục sai lỗi

Prof Edwards Deming (1900 – 1993)

CHU TRÌNH DỰ ÁN

80 – 85% ch t l ấ ượ ng s n ph m, d ch v có đ t hay không là do v n đ qu n lý ả ẩ ị ụ ạ ở ấ ề ả

KHÁI NIỆM

 Lập KH là chức năng đầu tiên trong chu trình quản

lý nhằm định ra đường đi cho chương trình/dự án

 Lập KH là đề ra những công việc được thực hiện trong tương lai theo một cách thức, trình tự, tiến

độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã định

 Lập KH là quá trình tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc

sẽ có trong tương lai (huy động được)

KHÁI NIỆM

 Lập KH là quá trình tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai (huy động được)

Vd:

- K ho ch chi n l - K ho ch chi n l ế ế ạ ạ ế ượ ế ượ c phát tri n ngành y t đ n 2020 c phát tri n ngành y t đ n 2020 ể ể ế ế ế ế

- KH phòng ch ng b nh Đái tháo đ - KH phòng ch ng b nh Đái tháo đ ố ố ệ ệ ườ ườ ng ng

- KH chi n l - KH chi n l ế ượ ế ượ c phòng ch ng HIV/AIDS đ n năm 2020 c phòng ch ng HIV/AIDS đ n năm 2020 ố ố ế ế

Khi lập kế hoạch phải trả lời được

 Mục tiêu đạt được là gì?

 Nên làm gì và làm như thế nào để đạt

được mục tiêu một cách thuận lợi nhất?

VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH

Đối với nhà quản lý, khả năng lập kế hoạch chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình

độ năng lực, nó quyết định xem người quản lý

đó có khả năng thực hiện được vai trò quản lý hay không.

Đối với Bác sỹ: Lập kế hoạch giúp tăng khả

năng tư duy logic?

2 yếu tố quan trọng trong lập kế hoạch

Great idea Effective presentation

If either of the above are missing, you have a problem !

Chúng ta đang ở đây !

2013

1 Theo thời gian

Phân loại lập kế hoạch

Ngắn hạn (1 năm): Giải quyết mục tiêu cụ thể

Trung hạn 5 năm: Mục tiêu lớn, trung gian

Dài hạn 10 năm: Mục tiêu chiến lược

Ví dụ?

Chống quá tải bệnh

viện

Vd: LẬP KẾ HOẠCH

• Gi m t l SDD th nh cân tr em < 5 tu i trên ả ỷ ệ ể ẹ ở ẻ ổ toàn qu c ố xu ng 14% và d i 10% vào năm 2020 ố ướ

• Gi m t l SDD th p còi tr em < 5 tu i trên ả ỷ ệ ấ ở ẻ ổ toàn qu c xu ng d i 25% ố ố ướ (năm 2015) và d i 20% ướ (năm 2020)

• Kh ng ch t l th a cân béo phì tr em <5 tu i ố ế ỷ ệ ừ ở ẻ ổ trên toàn qu c m c d i 5% ố ở ứ ướ

M c tiêu c a ch ụ ủ ươ ng trình đ n năm 2015 và năm 2020 ế

PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH

2 Theo cấp độ:

 Vĩ mô/chiến lược: dài hạn, mang tính chiến lược, cấp

quản lý cao xây dựng (Ngành, nhà nước v.v )

 Vi mô: ngắn hạn, mang tính chiến thuật, dùng để triển

khai kế hoạch vĩ mô

3 Theo phạm vi:

 Tổng thể: vĩ mô, mô tả toàn bộ chương trình/dự án

 Bộ phận: cụ thể, mô tả chi tiết cấu phần của một

chương trình/dự án

PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH

4 Theo số lượng và đặc thù của kế hoạch:

 KH thường qui: Là các kế hoạch đang thực hiện được

sử dụng để thực hiện những nhiệm vụ thường xuyên trong tổ chức hoặc nhằm liên tục tăng cường chất lượng của các dịch vụ/hoạt động

 KH một lần: thường dùng khi cần đến một sự thay đổi

cụ thể trong một lĩnh vực nào đó để tạo ra một bước nhảy vọt (dự án)

 KH đối phó khẩn cấp: Lập các kế hoạch để xử trí kịp

thời các tình huống bất ngờ xảy ra: dịch bệnh, lũ lụt…

PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH

5 Theo phương pháp xây dựng kế hoạch:

**Kế hoạch từ trên xuống (top-down plan): là quá trình

chuyển kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch cơ sở nhằm đạt được một chỉ tiêu được phân bổ từ trên xuống

->>> Thiếu tính thực tế >> hiệu quả không cao

**Kế hoạch từ dưới lên (bottom-up plan):

- Dựa trên tình hình thực tế

- Có sự tham gia: lãnh đạo, người làm trực tiếp, cộng

đồng giúp chủ động giải quyết vấn đề thực tế & đòi hỏi năng lực LKH của các cán bộ tốt

Loại này liên quan đến kinh phí?

Kế hoạch trên xuống

k ho ch ế ạ

Trình duy t ệ

k ho ch ế ạ

C th hóa ụ ể các m c tiêu ụ

c a c p trên ủ ấ

và xác đ nh ị yêu c u th c ầ ự

ti n c a đ n ễ ủ ơ vị

Hình thành

d th o k ự ả ế

ho ch c a ạ ủ

đ n v , c ơ ị ơ sở

THU THẬP THÔNG TIN

Vấn đề nào cần ưu tiên?

Kế hoạch dưới lên

4 NGUYÊN TẮC KHI LẬP KẾ HOẠCH

1 Tính mục tiêu: Phải xác định rõ mục tiêu và mọi hoạt

động hướng theo mục tiêu ĐỂ đảm bảo hiệu quả, tránh lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không phù hợp, làm cơ

sở để giám sát, theo dõi, đánh giá.

2 Tính khoa học : cần có căn cứ khoa học để đảm bảo độ tin cậy và

chất lượng kế hoạch

3 Tính cân đối : giữa nhu cầu & khả năng, giữa các yếu tố, bộ

phận, các hoạt động … trong cùng một đơn vị để đảm bảo tính khả thi & thuận lợi khi thực hiện

4 Tính chấp nhận : của mọi đối tượng để đảm bảo khả thi, phù hợp

với tình hình thực tế & hiệu quả

LỰA CHỌN GIẢI PHÁP ( PHƯƠNG PHÁP PARETO 20/80)

 Richard Kock, - Bain & Co và Boston Consulting Group khẳng định rằng: “20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuối cùng mà thôi Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả” Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các

cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”

 .

LÀM ÍT ĐƯỢC NHIỀU

9 CÂU HỎI KHI LẬP KẾ HOẠCH

1 Tình hình hiện tại như thế nào? có những vấn đề gì ?

2 Trong số các vấn đề, những vấn đề nào được chọn là vấn đề ưu tiên giải quyết?

3 Nguyên nhân gây ra vấn đề được lựa chọn đó là gì?

4 Khi giải quyết các vấn đề ưu tiên đó phải đặt ra các mục tiêu gì?

5 Sẽ áp dụng những giải pháp nào?

6 Khi thực hiện các giải pháp đó phải thông qua các hoạt động cụ thể nào?

9 CÂU HỎI KHI LẬP KẾ HOẠCH

7- Để thực hiện các hoạt động đó cần quỹ thời gian bao nhiêu khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc? cần có các nguồn lực nào, bao nhiêu và ở đâu ?

8- Cần chuẩn bị gì để bảo vệ kế hoạch ?

9- Cần chuẩn bị gì để thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch trong khi triển khai?

LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

1- Phân tích môi trường

2- Định hướng chiến lược.

3- Phân bổ nguồn lực.

4- Thực hiện và kiểm soát KH chiến lược

1 PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG

Ma trận SWOT (Strengths, Weaknesses,

2 ĐỊNH HƯỚNG CHIẾN LƯỢC

- Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, nhiệm vụ

- Xác định các lĩnh vực hoạt động

- Phân tích và đánh giá danh mục các hoạt động

- Xây dựng kế hoạch cho từng các lĩnh vực

- Xây dựng lợi thế cạnh tranh thông qua các chiến lược.

3 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

- Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phân bổ nguồn lực cho thích hợp

- Quản lý sự thay đổi.

- Truyền đạt các trách nhiệm và nhiệm vụ (những

gì cần được hoàn thành, và kết quả việc thực hiện nhiệm vụ sẽ được đánh giá như thế nào) cho nhân viên

4 THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT KẾ

HOẠCH CHIẾN LƯỢC

- Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

- Tạo lập và quản lý sự thay đổi.

- Gắn kết, phân công và phối hợp các nhân viên trong công việc nhằm thực hiện những mục tiêu đã được đặt ra.

- Kiểm tra, theo dõi quá trình hoạt động:thiết lập hệ thống thông tin quản trị, các tiêu chuẩn đo lường, đánh giá và thu thập các thông tin nhằm xử lý điều chỉnh các hoạt động sao cho quá trình thực hiện phù hợp với mục tiêu chung.

4 THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT KẾ

HOẠCH CHIẾN LƯỢC

- Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

- Tạo lập và quản lý sự thay đổi.

- Gắn kết, phân công và phối hợp các nhân viên trong công việc nhằm thực hiện những mục tiêu đã được đặt ra.

- Kiểm tra, theo dõi quá trình hoạt động:thiết lập hệ thống thông tin quản trị, các tiêu chuẩn đo lường, đánh giá và thu thập các thông tin nhằm xử lý điều chỉnh các hoạt động sao cho quá trình thực hiện phù hợp với mục tiêu chung.

KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN

KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

- Khi độ phức tạp của vấn đề cần quyết định vượt quá khả năng bao quát của người ra quyết định.

- Nguồn lực cần thiết vượt quá khả năng đáp ứng.

- Phải đối mặt với quá nhiều sự bất ổn.

- Đối thủ cạnh tranh làm vô hiệu các chiến lược.

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG

VIỆC 5W H 2 C 5M

 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

 Xác định nội dung công việc 1W (what)

 Xác định 3W: where, when, who

 Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

 Xác định phương pháp kiểm soát - 1C (control)

 Xác định phương pháp kiểm tra -1C (check)

 Xác định nguồn lực thực hiện 5M

 Man = nguồn nhân lực.

 Money = Tiền bạc.

 Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

 Machine = máy móc/công nghệ.

 Method = phương pháp làm việc.

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC 5M

 Hãy đặt mục tiêu là tăng tỷ lệ tiêm ngừa Viêm gan B/24 giờ lên 50% và biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

2.Measurable - đo lường được

 Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

 Đừng ghi: “Chúng tôi sẽ triển khai các biện pháp phòng chống dịch ngay khi

có thể”

 Triển khai ngay các biện pháp phòng chống dịch trong vòng 24 giờ.

3.Achievable - vừa sức.

 Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi

 Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao

 Phun hoá chất chủ động phòng SXH cho 50% xã phường của tỉnh, trong tháng

7

5.Timebound – có thời hạn.

 Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

 Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

+ Vd Phát động chiến dịch rửa tay bằng xà phòng ở tất cả các xã trong tháng 6/2012 để phòng chống Tay chân miệng

+ Bao nhiêu % rửa tay bằng xà phòng?

S M A R T

Tỉ lệ chủng ngừa VGB 24h

Số trẻ được chủng

Tổng số trẻ cần chủng

Số trẻ được chủng

Tổng số trẻ cần chủng Tăng 15% trong 1 năm ? Thể hiện hiệu quả dự án giảm mắc Viêm gan B 2013

Ví dụ 1

MT: Nâng tỉ lệ chủng ngừa Viêm gan B 24h từ

Nâng đến 100%, vào năm 2013, tỉ lệ người sử dụng ma túy, hoặc hành nghề mại dâm tại TP BMT có thực hành tình dục an toàn

Ví dụ 2

 Tỷ lệ tiêm UV2+ ở các vùng đồng bào DTTS thấp

Phân Tích Vấn Đề

Tỉ lệ tiêu chảy

nặng ở trẻ em cao

Không cho

uống ORS

Không có ORS

ORS đắt

ORS khó tìm

ORS khó

uống

Pha ORS không đúng

Không biết ORS

Học vấn mẹ kém

GDSK chưa tốt

Trẻ SDD

Nghèo

Mẹ bận

rộn

Động viên giám sát kém

Thiếu CTV

Không biết cách pha ORS

Can thiệp vào nguyên nhân nào ?

Can thiệp vào nguyên nhân nào ?

Cây Vấn Đề

Tỉ lệ TC nặng

ở trẻ em cao

Không cho uống ORS

Không có ORS ORS khó tìm ORS đắt

ORS khó uống

Pha ORS sai

Không biết ORS

Học vấn mẹ kém

GDSK

chưa tốt

Trẻ SDD Nghèo

Mẹ bận rộn

Cây Vấn Đề

Tỉ lệ TC nặng

ở trẻ em cao

Không cho uống ORS

Không có ORS ORS khó tìm ORS đắt

ORS khó uống

Pha ORS sai

Không biết ORS

Học vấn mẹ kém

GDSK

chưa tốt

Trẻ SDD Nghèo

Mẹ bận rộn

Cây Vấn Đề Can Thiệp

Cây Vấn Đề Can Thiệp

Tỉ lệ TC nặng

ở trẻ em cao

Không cho uống ORS

Pha ORS sai

Không biết ORS

Biết cách pha ORS

Cho uống ORS

Biết ORS

Pha đúng

ở trẻ em giảm

Thành Tựu Mong Đợi

Trong công việc, người lãnh đạo cao nhất là người duy nhất có thể sữa chữa lại những vấn đề trong công tác tổ chức quản lý.

Prof Edwards Deming (1900 – 1993)

Xin chân thành cám ơn

Email: quangtri71@gmail.com

Tel: 0935 29 87 88