Tiểu luận quản trị dự án đầu tư, hoạch định kế hoạch tổ chức tọa đàm định hướng nghề nghiệp trong bối cảnh quốc tế, đại học sài gòn 1. mô tả sự kiện 2. các bên tham gia 3. thành viên dự án 4. mô tả công việc, hoạch định chi phí, tối ưu hóa nhân lực 5. sơ đồ WBS sơ đồ gantt, sơ đồ phụ tải nguồn lực
Trang 12.2 Xác định công việc cần thực hiện, lập sơ đồ WBS
Xác định công việc cần thực hiện
Mô tả công việc : Kế hoạch tổ chức sự kiện : ‘định hướng nghề nghiệp trong bối cảnh hội nhập quốc tế’ dành cho sinh viên trường đại học Sài Gòn nhằm xây dựng nền tảng, ý thức và cơ hội việc làm cho sinh viên, giúp sinh viên có cái nhìn rõ ràng hơn về môi trường việc làm hiện nay
Miêu tả cụ thể công việc cần thực hiên :
1 Lên kê hoạch cho sự kiện : lên các phương án về thời gian diễn ra sự kiện, lên kế hoạch sơ bộ, làm bản tóm tắt sự kiện, trình bày và xin phép ban giám hiệu, thông báo tới sinh viên và khách mời, xác định mục tiêu sự kiện, xác định ý tưởng chủ
đề sự kiện, xây dựng kịch bản timeline sự kiện, dự trù kinh phí và rủi ro, họp bàn tổng kết chỉnh sửa kế hoạch lần cuối
2 Triển khai tổ chức : trang trí, thiết kế, chuẩn bị trước sự kiện; tổ chức sự kiện theo kế hoạch
3 Kết thúc, tổng kết sự kiện : Thu dọn khu vực, kết thúc sự kiên; họp bàn đánh giá, rút kinh nghiệm
Trang 2Bảng mô tả chi tiết công việc
1 Lên các phương án về thời
gian diễn ra sự kiện
Dự tính thời gian có thể
tổ chức, diễn ra sự kiện ( 4 phương án trở lên)
Bảng mô tả và đánh giá các phương án về thời gian
2 Lên kế hoạch sơ bộ Lập kế hoạch sơ bộ, các
công việc chính cần thực hiện, xây dựng dàn
ý, sơ đồ để lên kế hoạch
cụ thể
Bản thảo kế hoạch
sơ bộ
3 Làm bản tóm tắt sự kiện Mô tả tóm tắt (mục tiêu,
lợi ích, chủ thể) về sự kiện
Bản tóm tắt sơ lược
về sự kiện
4 Trình bày và xin phép ban
giám hiệu
Tiến hành trình bày và xin phép chấp thuận tổ chức từ ban giám hiệu
Giấy chấp nhận tổ chức sự kiện
5 Thông báo tới sinh viên và
khách mời
Gửi thư, tin nhắn tới khách mời, thông báo, thu hút sinh viên tham dự
Thống kế số lượng sinh viên và khách mới tham gia
6 Xác định mục tiêu sự kiện Lập nhóm xây dựng
mục tiêu cụ thể khi tổ chức sự kiện
Bản báo cáo mục tiêu sự kiện
7 Xác đinh ý tưởng, chủ đề Lên ý tưởng, chủ đề
diễn ra sự kiện, phông nền, thiết kế không gian, chỗ ngồi
Bản mô tả chi tiết
và cách triển khai ý tưởng, chủ đề đề cập
8 Xây dựng kịch bản,
timeline
Lập nhóm lên kịch bản, timeline (chương trình văn nghệ, phát biểu diễn giả) diễn ra trong
sự kiện
Bản thảo kịch bản
và timeline diễn ra
sự kiện
Trang 39 Dự trù kinh phí, rủi ro Tính toán chi phí cần
thiết, phối hợp với các nhóm khác lên danh sách chi phí chi trả cụ thể, kế hoạch dự phòng rủi ro sự kiện
Bản excel về chi phí tổ chức, bản thảo phương án giải quyết rủi ro bất trắc có thể diễn ra
10 Họp tổng kết, chỉnh sửa ý
kiến
Họp bàn chỉnh sửa và thống nhất ý kiến giữa các thành viên
Bản tổng kết tất cả tài liệu liên quan
11 Trang trí, thiết kế, chuẩn bị
trước sự kiện
Tiến hành xây dựng, thiết kế không gian, khu vực và diễn tập trước sự kiện
Bản báo cáo tình hình tiến hành
12 Tổ chức sự kiện theo kế
hoạch
Tổ chức dựa trên kịch bản, timeline có sẵn, tiến hành thu dọn sau khi sự kiện kết thúc
Bản báo cáo tình hình và đánh giá so với yêu cầu đề ra từ trước
13 Kết thúc sự kiện, thu dọn
khu vực
Dọn dẹp khu vực tổ chức, thu dọn trang thiết bị trả lại cho các bên hợp tác, cá nhân
Bản đánh giá trách nhiệm cá nhân
14 Họp tổng kết rút kinh
nghiệm
Họp bàn tổng kết, đánh giá cá nhân, rút kinh nghiệm
Bản tổng kết toàn
bộ quá trình sự kiện
Sơ đồ phân chia công việc ( WBS )
Trang 4Định hướng nghề nghiệp trong bối cảnh hội nhập
Xin phép tổ chức
sự kiện
lên các phương án
về thời gian
làm bản tóm tắt
sự kiện
trình bày, xin phép
ban giám hiệu
lên kế hoạch cho
sự kiện
lên kế hoạch sơ bộ
thông báo tới sinh viên, khách mời
xác định mục tiêu
sự kiện
xác định ý tưởng chủ đề
xây dựng kịch bản, timeline
dự trù kinh phí, rủi
ro
họp bàn tổng kết chỉnh sửa lần cuối
triển khai tổ chức
thiết kế, chuẩn
bị trước sự kiện
tổ chức sự kiện
kết thúc tổng kết
sự kiện
Kết thúc, thu dọn khu vực
họp bàn đánh giá
Trang 52.3 Xác định thời gian thực hiện, tiến độ công việc.
Sơ đồ trách nhiệm ( RC – responsibility chart )
R : chịu trách nhiệm Nhóm trưởng (NT) : Thanh Hải
S : hỗ trợ C : Cố vấn ( thầy Đặng Đức Văn )
Nhóm thành viên : Leader mỗi nhóm (LD)
Nhóm 1: Bình An (LD), Ánh
Nhóm 2: Dương (LD), Thịnh
Nhóm 3: Nghĩa (LD), Nhi
Nhóm 4: Sang (LD), Vi
Bảng mô tả trách nhiệm
TT Tên công việc Thành viên tổ chức sự kiện Thành viên
bên ngoài
m 1
Nhóm 2
Nhóm 3
Nhó
m 4
TV khác
Cố vấn
g
Nghĩa Sang
4 Trình bày và xin phép
ban giám hiệu
5 Thông báo tới sinh viên,
khách mời
8 Xây dựng kịch bản,
timeline cho sự kiện
10 Họp tổng kết, chỉnh sửa ý
kiến
Trang 6bị trước sự kiện
12 Tổ chức sự kiện theo kế
hoạch
14 Họp tổng kết, rút kinh
nghiệm
Bảng mô tả mối quan hệ giữa các công việc, thời gian cần thiết để hoàn thành :
trước đó
1 Lên các phương án về
thời gian diễn ra sự kiện
-4 Trình bày và xin phép
ban giám hiệu
5 Thông báo tới sinh viên
và khách mời
6 Xác định mục tiêu sự
kiện
8 Xây dựng kịch bản,
timeline
10 Họp tổng kết, chỉnh sửa
ý kiến
11 Trang trí, thiết kế, chuẩn
bị trước sự kiện
12 Tổ chức sự kiện theo kế
hoạch
Trang 7khu vực
14 Họp tổng kết rút kinh
nghiệm
2.4 Thiết lập sơ đồ mạng AOA và sơ đồ mạng AON.
Sơ đồ mạng AOA
Sơ đồ mạng AON :
E
12
D
I
1
16
G
11
N M
15
L K
J
H
F B
14 13
9 4
8 7 6
Trang 82.4 Xác định trọng tuyến của dự án.
Phương pháp CPM ( PERT ) : kỹ thuật toán học để tính toán lịch trình công
việc
Trọng tuyến ( đường găng – critical path ) : là đường dài nhất từ hoạt động bắt
đầu cho đến kết thúc trên sơ đồ mạng
Áp dụng phương pháp CPM ( PERT ) để xác định trọng tuyến dự án
CPM ( PERT )
D A
C ST
FN
N F
M L
K J
G B
H
5 I4 9
12 7 16
4 E1 5
11 7 12
3 3
Trang 9Trọng tuyến của dự án ( đường găng ) : B – H – J – K – L – M – N
2.5 Thiết lập lịch trình dự án
Biểu đồ gantt : là một biểu đồ thanh cung cấp thông tin lịch trình dự án với thời gian hoàn thành trên trục ngang đồ thị và các hoạt động được liệt kê trên trục thẳng đứng Áp dụng biểu đồ gantt để thiết lập lịch trình dự án
Biểu đồ gantt
FN
ST
15 N1 16
14 M1 15
13 L1 14
13 0 14
5 22 10
10 J2 12
10 0 12
12 K1 13
3 G5 8