QUAN TRI HOC - CHUONG 5 CHUC NANG TO CHUC.pptx

QUAN TRI HOC CHUONG 5 CHUC NANG TO CHUC pptx For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City QUẢN TRỊ HỌC GVTH NGUYỄN PHÚC QUÝ[.]

QUẢN TRỊ HỌC

GVTH: NGUYỄN PHÚC QUÝ THẠNH

CHƯƠNG 5:

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

- Khái niệm chức năng tổ chức

+ Nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng

+ Các tiêu chuẩn thành lập đơn vị/bộ phận

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì “công tác tổ chức” có nghĩa sau đây:

– Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

I/ Khái niệm

Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và Heinz

Weihrich”

“Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt

động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp.

I/ Khái niệm

⇒ Công tác tổ chức bao gồm việc thành

lập nên các bộ phận trong tổ chức

để đảm nhận những hoạt động cần thiết; và xác định các mối quan hệ

về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.

I/ Khái niệm

Công tác tổ chức bao gồm:

- Phân chia nguồn lực;

- Các CV được phối hợp với nhau như thế nào;

- Những bộ phận nào cần phải được thành lập;

- Thiết lập các mối quan hệ về CV.

- Quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ

I/ Khái niệm

Mục tiêu của công tác tổ chức: Tạo nên một

môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân,

mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình

⇒ Đóng góp tốt nhất vào sự hoàn thành mục tiêu

chung.

Vd: Môi trường nội bộ thuận lợi là sự phân công

I/ Khái niệm

1/ Chức năng tổ chức

Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó

có những chức năng chủ yếu sau:

– Xây dựng & hoàn thiện guồng máy cùng

cơ cấu quản trị;

– Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị

I/ Khái niệm

1/ Chức năng tổ chức

– Thiết kế và thực hiện công việc;

– Xây dựng đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về

chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp

đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao;

I/ Khái niệm

2/ Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức hay bộ máy tổ chức của một cơ quan, xí nghiệp là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong cơ quan, xí nghiệp thành một thể thống nhất

I/ Khái niệm

2/ Cơ cấu tổ chức:

Công tác tổ chức thường có 2 mặt: nội dung và hình

thức

I/ Khái niệm

2/ Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức quản trị: Là tổng hợp các

bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.

I/ Khái niệm

Cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học sẽ tạo

nên một môi trường nội bộ thuận lợi

cho sự làm việc của cá nhân và các bộ

phận hướng về sự hoàn thành mục

tiêu chung.

II/ Vai trò ý nghĩa của

công tác tổ chức

1/ Tầm hạn quản trị

- Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm tra):là số lượng nhân sự cấp dưới mà một nhà quản trị có thể trực tiếp điều khiển một cách tốt đẹp nhất.

1/ Tầm hạn quản trị

=>Nếu cùng số lượng nhân viên nếu TC

có tầm hạn quản trị rộng sẽ bớt được các tầng nấc trung gian và ngược lại

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

1/ Tầm hạn quản trị

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

1/ Tầm hạn quản trị

Ví dụ: Nếu tổ chức có 4096 nhân viên mà

tầm quản trị là 4 thì cấp quản trị là 6 và số lượng quản trị viên là 1365 người nếu tầm quản trị là 8 thì cấp quản trị là 4 và số lượng quản trị viên là 585 người => tiết kiệm được

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

1/ Tầm hạn quản trị

Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận

lợi khi NQT có đầy đủ năng lực, cấp dưới

có trình độ làm việc khá, công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch và ít thay đổi, cấp dưới đã được quản trị cấp trên uỷ nhiệm khá nhiều.

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

2/ Quyền hành trong quản trị

Khái niệm: Quyền hành là năng lực cho phép

chúng ta yêu cầu người khác hành động theo chỉ đạo của mình.

Quyền hành của NQT xuất phát (nguồn gốc) từ đâu?

- Chức vụ???

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

2/ Quyền hành trong quản trị

Theo Max Webber: Quyền hành của NQT chỉ có đầy đủ khi hội đủ 03 yếu tố:

(1) Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ (quyền pháp lý);

(2) Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng;

(3) Bản thân NQT có khả năng và các đức tính

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

2/ Quyền hành trong quản trị

Tuy nhiên, quyền hành của NQT có bị giới hạn bởi các yếu tố như: Pháp luật, chính

sách, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học của con người…

Lưu ý: nếu NQT sử dụng biện pháp cưỡng

bách -> NV sợ (sẽ làm mà thiếu nhiệt

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

2/ Quyền hành trong quản trị

- Nếu NQT sử dụng biện pháp mua chuộc -> NV tính toán(sẽ làm mà cân nhắc sự lợi hại cho bản thân)

- Nếu NQT sử dụng quyền hành nhẹ nhàng (trên tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung)->

NV làm nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

3/ Phân cấp quản trị

Bản chất của việc phân cấp quản trị chính là sự

phân chia bớt quyền hành của NQT cấp trên

cho NQT cấp dưới (về mặt khoa học gọi là phân quyền hay phi tập trung hoá trong quản trị)

Mục đích: Tạo điều kiện DN đáp ứng kịp thời,

nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu của tình

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

3/ Phân cấp quản trị

Cần thiết đối với tổ chức có nhiều đơn vị trực thuộc, rải rác nhiều địa bàn, SXKD riêng biệt

Ưu điểm:

- Giải phóng bớt công việc cho NQT cấp cao

- Tạo điều kiện cho việc đào tạo NQT cấp trung

Nhược điểm:

- Làm mất tính thống nhất của công ty

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

3/ Phân cấp quản trị

Sự phân cấp dựa trên yếu tố nào?

- Có nhu cầu giải quyết công việc nhanh chóng và kịp thời không?

- NQT cấp dưới có đủ trình độ không?

- DN đang phát triển khẩn trương hay với

III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

1/ Nguyên tắc

Về mặt tĩnh:

- Phải phát huy được tính năng động nhạy bén và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân.

- Phải có sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng, hợp lý và khoa học [tránh

IV/ Thiết kế tổ chức

IV/ Thiết kế tổ chức

2/ Các tiêu chuẩn thành lập đơn vị/ bộ phận

nhỏ trong tổ chức

Trong tổ chức, mỗi người, mỗi bộ phận để cùng hoàn thành mục tiêu chung đều phải được phân công thực hiện những công việc cụ thể CHÍNH

SỰ PHÂN CÔNG ĐƯA ĐẾN VIỆC THÀNH LẬP NÊN NHỮNG BỘ PHẬN (có thể gồm 1 hay nhiều

IV/ Thiết kế tổ chức

Các tiêu chuẩn để tiến hành phân công và

Các tiêu chuẩn (tt)

- Theo các chức năng hay nhiệm vụ chủ

yếu của cơ quan xí nghiệp.

(vd: xí nghiệp lập nên 4 bộ phận chức năng chính là Marketing, sản xuất, kỹ thuật và tài chính)

IV/ Thiết kế tổ chức

- Theo lãnh thổ.

- Theo sản phẩm (vd Cty oto ở Mỹ thường lập

nhà máy theo các dòng xe khác nhau)

- Theo khách hàng (KH cá nhân –KH doanh

nghiệp)

- Theo quy trình hay thiết bị (bộ phận vi tính, xi

mạ, sơn phủ )

IV/ Thiết kế tổ chức

(2) Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội;

(3) Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh

IV/ Thiết kế tổ chức

4/ Các mô hình bộ máy tổ chức

+ Mô hình cơ cấu đơn giản

+ Mô hình cơ cấu chức năng

+ Mô hình cơ cấu phân ngành hay trực tuyến (theo sản phẩm, khu vực địa lý, theo thị trường (khách hàng) )

+ Mô hình hỗn hợp phân ngành – chức năng

IV/ Thiết kế tổ chức

+ Mô hình cơ cấu đơn giản

IV/ Thiết kế tổ chức

+ Mô hình cơ cấu chức năng

IV/ Thiết kế tổ chức

Ưu điểm:

- Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn

- Phát huy được tài năng chuyên môn của nhân viên.

- Dễ dàng học tập và hợp tác lẫn nhau.

- Dễ dàng giám sát và đánh giá công việc

Nhược điểm:

- Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị

chức năng.

- Theo đuổi mục tiêu đơn vị chức năng mà

có thể quên đi mục tiêu tổ chức

- Dễ mâu thuẫn trong phối hợp công việc

giữa các đơn vị chức năng.

- Gặp khó khăn trong truyền thông khi mở

+ Mô hình cơ cấu phân ngành (trực tuyến)

• Phân ngành theo sản phẩm

IV/ Thiết kế tổ chức

+ Mô hình cơ cấu phân ngành (trực tuyến)

• Phân ngành theo khu vực

IV/ Thiết kế tổ chức

+ Mô hình cơ cấu phân ngành (trực tuyến)

• Phân ngành theo thị trường

IV/ Thiết kế tổ chức

+ Mô hình ma trận

IV/ Thiết kế tổ chức

+ Mô hình tổ chức theo dự án

IV/ Thiết kế tổ chức

Cơ cấu tổ chức: “Sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng”

=> Tái cấu trúc: Sự sắp xếp lại một phần, nhiều phần hoặc toàn bộ tổ chức.

V/ Tái cấu trúc bộ máy tổ chức

THANKS FOR

YOUR ATTENTION!