QUAN TRI HOC - CHUONG 7 CHUC NANG KIỂM SOÁT.pptx

QUAN TRI HOC CHUONG 7 CHUC NANG KIỂM SOÁT pptx For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City QUẢN TRỊ HỌC GVTH NGUYỄN PHÚC Q[.]

Trang 1

QUẢN TRỊ HỌC

GVTH: NGUYỄN PHÚC QUÝ THẠNH

Trang 2

CHƯƠNG 7 :

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

Trang 3

- Khái niệm chức năng kiểm soát

- Các nguyên tắc kiểm soát

- Các loại hình kiểm soát

+ Kiểm soát lường trước.

+ Kiểm soát hiện hành.

+ Kiểm soát phản hồi.

- Các vấn đề kiểm soát chính

- Một số công cụ kiểm soát

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

Trang 4

I/ Khái niệm

Kiểm soát là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều

đã được hoạch định, đồng thời sửa

chữa những sai lầm để đảm bảo việc

đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra.

Trang 5

I/ Khái niệm

Theo Trần Anh Tuấn:

“ Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế

hoạch và hiệu chỉnh các sai sót nếu xảy ra trong quá trình thực hiện”

Trang 6

II/ Vai trò và ý nghĩa

- Kiểm soát là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của NQT.

- NQT không thể xác định mức độ hoàn thành

công việc nếu không kiểm soát.

- Một hệ thống kiểm soát tốt sẽ giúp đảm bảo cv được hoàn tất theo định hướng mục tiêu của tổ chức [để xác định tính hiệu quả -> đánh giá mức

độ hỗ trợ của hệ thống trong việc đạt mục tiêu]

Trang 7

II/ Vai trò và ý nghĩa

-Tầm quan trọng đặc biệt của chức năng kiểm soát là sự liên kết của nó với chức năng hoạch định và hoạt động uỷ quyền.

[NQT không thực hiện công việc kiểm soát, NQT ko thể xác định mục tiêu có đạt được hay không và cần triển khai gì ở hoạt động tiếp theo]

[Đa số các NQT ngại uỷ quyền do sợ cấp dưới làm sai

=> hệ thống kiểm soát hiệu quả sẽ giúp giảm sự e ngại trong uỷ quyền]

Trang 8

III/ Các nguyên tắc kiểm soát

Hệ thống kiểm soát hiệu quả thông thường

sẽ thoả mãn một số nguyên tắc

1/ Chính xác: Khi hệ thống kiểm soát chính

xác sẽ tạo được sự tin cậy của các thành viên trong tổ chức và các thông tin sẽ chính xác hơn

Trang 9

2/ Kịp thời: Một hệ thống kiểm soát hiệu

quả sẽ cung cấp thông tin kịp thời để ngăn ngừa các tác động xấu đến kết qảu hoạt động của tổ chức.

3/ Tiết kiệm: Chi phí dành cho hoạt động

kiểm soát phải tương xứng với kết quả thu được từ công tác kiểm soát.

Trang 10

4/ Linh hoạt:Nhằm có thể điều chỉnh tương

thích với những thay đổi bất lợi/tận dụng lợi thế của các cơ hội mới.

5/ Dễ hiểu: Nếu quá phức tạp có thể gây sơ

suất, thất vọng cho nhân viên, hoặc thậm chí bọ bỏ qua/phớt lờ trong quá trình thực hiện công việc.

Trang 11

6/ Tiêu chuẩn kiểm tra hợp lý: Nếu quá

cao và không hơp lý sẽ không tạo được sự động viên cho nhân viên.

7/ Căn cứ vào kế hoạch của tổ chức:

NQT không thể một lúc kiểm tra mọi hoạt động của tổ chức => cần có kế hoạch cụ thể, quy mô…

Trang 12

8/ Kiểm soát ở những mục trọng yếu:

Giúp NQT xác định khác biệt giữa thực tế

và kế hoạch => đánh giá được hoạt động của toàn bộ tổ chức.

9/ Hoạt động điều chỉnh cần xác định:

Ngoài việc phát hiện sai biệt, hệ thống kiểm tra hiệu quả còn đề xuất giải pháp hiệu chỉnh.

Trang 13

IV/ Các loại hình kiểm soát

Trang 14

1/ Kiểm soát lường trước

-Đây là loại hình kiểm tra lý tưởng nhất vì ngăn ngừa được các vấn đề tiên liệu có khả năng xảy ra khi tiến hành công việc

- Được thực hiện trước khi vấn đề phát sinh

- Loại hình kiểm soát này đòi hỏi tốn nhiều thời gian và thông tin chính xác.

Trang 15

2/ Kiểm soát hiện hành

- Được tiến hành khi hoạt động trong quá trình thực hiện.

- Nếu phát hiện vấn đề có thể điều chỉnh trước khi nó gây thiệt hại cho tổ chức.

-Cách phổ biến nhất là giám sát trực tiếp

[Sự phát triển của KHCN ngày nay, một số máy móc thiết bị sẽ báo lỗi ngay khi phát hiện vấn đề phát sinh]

Trang 16

3/ Kiểm soát phản hồi

Trang 17

Gồm 03 bước:

V/ Quy trình kiểm soát

Hình 7.3: Quy trình kiểm soát

Trang 18

Bước 1: Đo lường công việc thực hiện

ĐO LƯỜNG CÁI GÌ?

-Đây là điểm quan trọng nhất trong quy trình [lựa chọn sai tiêu chuẩn sẽ dẫn tới kết quả không tốt ].

- Việc lựa chọn tiêu chuẩn phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của tổ chức/bộ phận.

VD: Phòng Kinh doanh (số lượng KH, tỷ lệ thị phần, đơn hàng ), Bộ phận sản xuất (năng suất, hiệu suất, tỷ lệ phế phẩm )

Trang 19

Bước 1: Đo lường công việc thực hiện

ĐO LƯỜNG BẰNG CÁCH NÀO?

- Sử dụng các nguồn thông tin: tự quan sát, báo cáo thống kê, báo bằng văn bản hoạc miệng…

- NQT thường phối hợp các nguồn thông tin

để thông tin đa dạng, đầy đủ và chính xác hơn.

Trang 20

Bước 2: So sánh kết quả công việc với các tiêu chuẩn.

Trang 21

Bước 2: So sánh kết quả công việc với các tiêu chuẩn.

-Giúp NQT xác định sự khác biệt giữa tiêu

chuẩn đặt ra và thực tế.

- => NQT cần xác định phạm vi sai số có thể chấp nhận được,

-NQT cần chú ý đến phạm vi và chiều

hướng của sự thay đổi.

Trang 22

Bước 3: Điều chỉnh sự khác biệt.

NQT có thể điều chỉnh:

(1) các hoạt động thực tế hoặc

(2) các tiêu chuẩn ban đầu.

- Sự khác biệt là do mục tiêu quá cao hoặc quá thấp / NQT cần thay đổi chiến lược, thay đổi/ bổ sung nhân sự…

Trang 23

1/ Kiểm soát cơ cấu tổ chức

Bao gồm phân bổ phòng ban, nhân sự, những quy trình và nguyên tắc tổng quát theo hệ thống quyền lực từ trên xuống dưới.

VI/ Các vấn đề kiểm soát chính yếu trong tổ chức

Trang 24

2/ Kiểm soát tài chính

Kiểm soát Báo cáo tài chính của tổ chức: (1) Bản cân đối kế toán; (2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; (3) Lưu chuyển tiền tệ; (4) Thuyết minh báo cáo tài chính.

+ Các tỷ số tài chính: Đòn cân nợ, tỷ suất lợi nhuận (ROA, ROE, ROI ), các chỉ số hoạt động (vòng quay hàng tồn kho, khoản phải thu, phải trả….)

VI/ Các vấn đề kiểm soát chính yếu trong tổ chức

Trang 25

Trang 26

Trang 27

Kiểm soát chi phí hoạt động

- Là hệ thống tập trung vào các hoạt động như là trung tâm chi phí.

- Tập trung vào các hoạt động công việc liên

quan đến việc vận hành kinh doanh

- Mô tả dòng thông tin trong kiểm tra chi phí theo hoạt động và được nhìn nhận theo hai khía cạnh:

+ Chi phí

+ Tiến trình

Trang 28

3 Các công cụ kiểm soát

CÔNG CỤ

DỰ BÁO

Trang 29

6.1 Dự báo

❖ Dự báo là một khoa học và nghệ thuật tiên đoán

những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai, trên cơ

sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã thu thập đượ c.

❖ Thông qua việc thu thập, xử lý số liệu trong quá

khứ và hiện tại Xác định được sự vận động các hiện tượng trong tương lai [nhờ vào các mô hình toán (định lượng)]

Trang 30

• Ưu điểm: Có thể phán đoán trước các rủi ro từ

trước từ đó đề xuất các biện pháp phòng tránh, hạn chế rủi ro cung cấp các yếu tố đâu vào các nhà hoạch định chính sách.

• Nhược điểm: Có thể có tính chủ quan của

người dự báo hoặc trưc giác của tương lai, không xác đinh được chắc chắn, luôn có điểm

mù trong các dự báo.

6.1 Dự báo

Trang 31

6.2 Thống kê (SPC)

Kiểm soát quy trình bằng phương pháp thống kê là việc áp dụng các phương pháp thống kê thu thập, trình bày, phân tích các

dữ liệu một cách đúng đắn, chính xác để theo dõi, kiểm soát, cải tiến quá trình hoạt động.

Trang 32

3 Các công cụ kiểm

soát

nhận biết được các nguyên nhân, ngăn ngừa các sai lỗi, xác định hiệu quả cải tiến.

Nhược điểm :

Nhược điểm: Khó khăn trong việc thu thập các số

liệu, các nhà quản trị phải hiểu rõ cở sở của phương pháp thống kê, được tào đạo đầy đủ để có thể áp dụng kỹ thuật thống kê.

6.2 Thống kê (SPC)

Trang 33

6.3 JIT ( just in time) 3 Các công cụ kiểm

soát

“Một triết lý sản xuất dựa trên sự loại bỏ có chủ đích những gì lãng phí và dựa trên sự cải tiến năng suất liên tục.”

Tránh lãng phí cần thiết, thỏa mãn yêu cầu chi phí thấp cho 1 số DN

Đòi hỏi nhà quản trị phải

có tầm nhìn, có năng lực phán đoán tốt, yêu cầu trình độ chuyên môn cao,

Trang 34

soát

3.4 Giám sát

Giám sát chỉ các hoạt động thu thập, ghi chép và báo cáo các thông tin liên quan đến tất cả các khía cạnh thực hiện

dự án mà người quản

lý dự án hay những đối tượng khác trong

tổ chức muốn xem

xét

Trang 35

soát

Tốn thời gian, chi phí,

công sức, phải lao

vấn đề

3.4 Giám sát

Trang 36

THANKS FOR

YOUR ATTENTION!

Định dạng
Số trang	36
Dung lượng	712,47 KB