I. MỤC ĐÍCH Nhằm hướng đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, quản lý và kiểm soát tốt việc đóng dấu các văn bản, hồ sơ, giấy tờ của Công ty một cách có hệ thống. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định này áp dụng đối với tất cả các phòng ban thuộc Công ty Cổ phần ABC Skincare Clinic. III. TRÁCH NHIỆM Tất cả các cá nhân, phòng ban trong Công ty có trách nhiệm thực hiện theo quy định này. IV. ĐỊNH NGHĨA Công ty: Công Ty Cổ Phần ABC . GĐ: Giám đốc Công ty. BGĐ: Ban Giám đốc CBNV: Cán bộ nhân viên khối văn phòng và các chi nhánh Công Ty Cổ Phần ABC dưới bất cứ hình thức hợp đồng nào. V. NỘI DUNG 1. Con dấu Công ty phải để trong tủ có khóa đặt tại Văn phòng chính của Công ty, do một nhân viên HCNS chịu trách nhiệm bảo quản và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng con dấu. 2. Tuyệt đối không được mang con dấu ra khỏi Công ty nếu không cần thiết. Tuy nhiên, khi cần giải quyết việc đóng dấu ở bên ngoài Công ty theo yêu cầu của Ban Giám đốc hay tính chất công việc thì cần có giấy xác nhận của Giám đốc công ty (chấp nhận việc xác nhận qua email, tin nhắn nhưng phải bổ sung giấy xác nhận ngay khi trả lại con dấu) theo mẫu QĐ.NS02_BM01 3. Nhân viên HCNS được giao bảo quản và quản lý việc sử dụng con dấu phải là người có trách nhiệm, cẩn thận, đáng tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư lưu trữ và phải thực hiện đúng các yêu cầu sau: Luôn cất con dấu trong tủ và khóa tủ cẩn thận. Không được giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được phép từ Trưởng phòng HCNS. Khi nhân viên này có nhu cầu nghỉ phép, nghỉ việc riêng, phải làm bàn giao cho người được chỉ định từ Trưởng Phòng HCNS. Nhân viên HCNS được giao giữ con dấu cần phải đọc qua nội dung văn bản cần đóng dấu, kiểm tra mẫu chữ ký, quyền hạn ký từng loại văn bản (chỉ có chữ ký của Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền, ký thay, thừa lệnh) và tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ gửi đến từ các cá nhân hay phòng ban khác. Tuyệt đối không được đóng dấu khống (đóng dấu khi chưa có chữ ký). Tuyệt đối không được sử dụng con dấu hoặc cấu kết sử dụng con dấu để thực hiện những hoạt động phạm pháp, trái với quy định của Công ty và pháp luật. Khi đóng dấu: + Luôn kiểm tra màu mực trước khi đóng dấu; + Luôn để con dấu đúng chiều, đóng đủ mạnh để hình dáng con dấu trên văn bản được rõ rang đầy đủ ngay ngắn; + Luôn đóng dấu trùm 13 chiều dài chữ ký từ bên tay trái; + Luôn đóng giáp lai nếu văn bản có từ 2 trang trở lên; + Luôn đóng dấu treo ngay góc bên trái trang bìa và đóng trùm lên một phần tên của Công ty. Cần photo lại trang đầu tiên và trang cuối có chữ ký của văn bản để lưu trữ; đồng thời có sổ theo dõi, ghi chép việc sử dụng con dấu của các cá nhân và phòng ban. VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN: Quy định này có hiệu lực từ ngày ký. Quy định này là một trong những căn cứ dùng để kiểm soát và xử lý kỷ luật trong việc quản lý và sử dụng con dấu tại Công ty. Tùy theo mức độ vi phạm cá nhân hoặc phòng ban sẽ bị xử lý theo quy định của Công ty hoặc cao hơn là theo quy định của Nhà nước. VII. BIỂU MẪU: STT Tên văn bản Ký hiệu Nơi lưu trữ 01 Giấy đề nghị mượn con dấu QĐ.NS02_BM01 Phòng HCNS 02 Sổ theo dõi việc sử dụng con dấu QĐ.NS02_BM02 Phòng HCNS Nơi nhận: Ban Giám đốc; Các phòng ban; Lưu HCN
Trang 1QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CÔNG TY
Ký hiệu : S&C_QĐ02.NS Phiên bản: 02
Ngày hiệu lực:
I MỤC ĐÍCH
Nhằm hướng đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, quản lý và kiểm soát tốt việc đóng dấu các văn bản, hồ sơ, giấy tờ của Công ty một cách có hệ thống
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy định này áp dụng đối với tất cả các phòng ban thuộc Công ty Cổ phần ABC Skincare & Clinic
III TRÁCH NHIỆM
Tất cả các cá nhân, phòng ban trong Công ty có trách nhiệm thực hiện theo quy định này
IV ĐỊNH NGHĨA
- CBNV: Cán bộ nhân viên khối văn phòng và các chi nhánh Công Ty Cổ Phần ABC dưới bất cứ hình thức hợp đồng nào
V NỘI DUNG
1 Con dấu Công ty phải để trong tủ có khóa đặt tại Văn phòng chính của Công ty, do một nhân
viên HCNS chịu trách nhiệm bảo quản và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng con dấu
2 Tuyệt đối không được mang con dấu ra khỏi Công ty nếu không cần thiết Tuy nhiên, khi cần
giải quyết việc đóng dấu ở bên ngoài Công ty theo yêu cầu của Ban Giám đốc hay tính chất công việc thì cần có giấy xác nhận của Giám đốc công ty (chấp nhận việc xác nhận qua email, tin nhắn nhưng phải bổ sung giấy xác nhận ngay khi trả lại con dấu) theo mẫu QĐ.NS02_BM01
3 Nhân viên HCNS được giao bảo quản và quản lý việc sử dụng con dấu phải là người có trách
nhiệm, cẩn thận, đáng tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư lưu trữ và phải thực hiện đúng các yêu cầu sau:
- Luôn cất con dấu trong tủ và khóa tủ cẩn thận
- Không được giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được phép từ Trưởng phòng HCNS
- Khi nhân viên này có nhu cầu nghỉ phép, nghỉ việc riêng, phải làm bàn giao cho người được chỉ định từ Trưởng Phòng HCNS
Trang 1
Trang 2- Nhân viên HCNS được giao giữ con dấu cần phải đọc qua nội dung văn bản cần đóng dấu, kiểm tra mẫu chữ ký, quyền hạn ký từng loại văn bản (chỉ có chữ ký của Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền, ký thay, thừa lệnh) và tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ gửi đến từ các cá nhân hay phòng ban khác Tuyệt đối không được đóng dấu khống (đóng dấu khi chưa có chữ ký)
- Tuyệt đối không được sử dụng con dấu hoặc cấu kết sử dụng con dấu để thực hiện những hoạt động phạm pháp, trái với quy định của Công ty và pháp luật
+ Luôn kiểm tra màu mực trước khi đóng dấu;
+ Luôn để con dấu đúng chiều, đóng đủ mạnh để hình dáng con dấu trên văn bản được rõ rang - đầy đủ - ngay ngắn;
+ Luôn đóng dấu trùm 1/3 chiều dài chữ ký từ bên tay trái;
+ Luôn đóng giáp lai nếu văn bản có từ 2 trang trở lên;
+ Luôn đóng dấu treo ngay góc bên trái trang bìa và đóng trùm lên một phần tên của Công ty
- Cần photo lại trang đầu tiên và trang cuối có chữ ký của văn bản để lưu trữ; đồng thời có sổ theo dõi, ghi chép việc sử dụng con dấu của các cá nhân và phòng ban
VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN:
- Quy định này có hiệu lực từ ngày ký
- Quy định này là một trong những căn cứ dùng để kiểm soát và xử lý kỷ luật trong việc quản lý và sử dụng con dấu tại Công ty Tùy theo mức độ vi phạm cá nhân hoặc phòng ban sẽ bị xử lý theo quy định của Công ty hoặc cao hơn là theo quy định của Nhà nước
VII BIỂU MẪU:
dấu
Nơi nhận:
- Ban Giám đốc;
- Các phòng ban;
Trang 2
Trang 3CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp.HCM QD.NS02_BM01
GIẤY ĐỀ NGHỊ MƯỢN & SỬ DỤNG CON DẤU
, ngày tháng năm 20
Họ tên người mượn: Chức vụ
Phòng ban/ Bộ phận:
Mục đích mượn:
Ngày mượn:
Ngày trả:
Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên) Phòng HCNS (ký, ghi rõ họ tên) Người đề nghị (ký, ghi rõ họ tên)
GHI NHẬN CỦA PHÒNG HCNS KHI NHẬN LẠI CON DẤU ., ngày tháng năm 20
Họ tên người trả: Chức vụ
Phòng ban/ Bộ phận:
Ngày trả:
Đánh giá tình trạng con dấu khi trả:
Phòng HCNS
(ký, ghi rõ họ tên)
Người đề nghị
(ký, ghi rõ họ tên)
Trang 4CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp.HCM QC.NS01_BM03
SỔ THEO DÕI VIỆC SỬ DỤNG CON DẤU
NĂM 20
Ngày tháng Họ tên người đề nghị Phòng ban Ngày mượn Ngày trả Tình trạng Ghi chú khác
Trang ………