I. MỤC ĐÍCH Nhằm cụ thể hoá các quy định về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty; thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài theo những quy định chung của Pháp luật. Quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Công ty. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định này áp dụng cho tất cả Cán bộ nhân viên, các phòng ban của Công ty và các chi nhánh Công ty Cổ Phần ABC. III. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT 1. Định nghĩa: Văn bản đi là toàn bộ các văn bản, tài liệu do Công ty cổ phần ABC ban hành được chuyển phát, gửi đi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Công ty. Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư, đề nghị … của các cá nhân, tổ chức nội bộ hay từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức bên ngoài gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử đến Công ty cổ phần ABC. Bản thảo văn bản là bản được viết tay, in qua máy vi tính hoặc đánh máy, dự thảo ra một nội dung văn bản để từ đó soạn thảo, hình thành một văn bản hoàn chỉnh. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và đóng dấu của Công ty cổ phần ABC . Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, có đóng dấu và được hình thành từ bản gốc văn bản. “Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình xử lý, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của khoa phòng, cá nhân kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc và được chỉnh lý, sắp xếp theo thứ tự thời gian, mô tả diễn biến của một sự việc cụ thể. 2. Chữ viết tắt: Công ty: Công ty Cổ Phần ABC. BGĐ: Ban Giám đốc CBNV: Cán bộ nhân viên công ty. HCNS: Hành chính nhân sự Đơn vị: Phòng ban, bộ phận.
Trang 1QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN,
XỬ LÝ VÀ PHÁT HÀNH
VĂN BẢN
Ký hiệu : S&C_QĐ06.NS Phiên bản: 02
Ngày hiệu lực:
I MỤC ĐÍCH
- Nhằm cụ thể hoá các quy định về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty; thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài theo những quy định chung của Pháp luật
- Quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản tại Công ty
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy định này áp dụng cho tất cả Cán bộ nhân viên, các phòng ban của Công ty và các chi nhánh
Công ty Cổ Phần ABC.
III ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
1 Định nghĩa:
- "Văn bản đi" là toàn bộ các văn bản, tài liệu do Công ty cổ phần ABC ban hành được chuyển
phát, gửi đi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Công ty
- "Văn bản đến" là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư, đề nghị … của các cá nhân, tổ chức nội bộ hay từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức bên ngoài gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax, hộp thư
điện tử đến Công ty cổ phần ABC.
- "Bản thảo văn bản" là bản được viết tay, in qua máy vi tính hoặc đánh máy, dự thảo ra một nội dung văn bản để từ đó soạn thảo, hình thành một văn bản hoàn chỉnh
- "Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và đóng dấu của Công ty cổ phần ABC
- "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, có đóng dấu và được hình thành từ bản gốc văn bản
- “Hồ sơ công việc" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình xử lý, giải quyết công việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của khoa phòng, cá nhân kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc và được chỉnh lý, sắp xếp theo thứ tự thời gian, mô tả diễn biến của một sự việc cụ thể
2 Chữ viết tắt:
- Công ty: Công ty Cổ Phần ABC.
- BGĐ: Ban Giám đốc
Trang 2- CBNV: Cán bộ nhân viên công ty.
- HCNS: Hành chính nhân sự
- Đơn vị: Phòng ban, bộ phận
IV NỘI DUNG
1 Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản:
- Kiểm tra kỹ khi tiếp nhận - Ghi nhận thông tin chính xác – Chuyển giao xử lý kịp thời, đúng nội
dung, đúng đối tượng
- Đảm bảo các yêu cầu thể thức, trình bày của từng loại văn bản theo quy định.
- Tuân thủ quy trình soạn thảo và phát hành văn bản.
- Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu đang trong quá trình giải quyết.
- Đánh ký hiệu và lưu trữ khoa học, dễ tìm - dễ thấy - dễ lấy khi cần tra cứu.
2 Quy định tiếp nhận và xử lý văn bản:
2.1. Trách nhiệm tiếp nhận văn bản:
- Phòng HCNS là đầu mối tiếp nhận, đăng ký, xử lý toàn bộ văn bản đến của Công ty
- Bộ phận Lễ tân/bảo vệ khi nhận được văn bản đến, yêu cầu phải thực hiện kiểm tra phong bì, ghi sổ và bàn giao ngay cho Phòng HCNS trước 15h hàng ngày để kịp thời chuyển giao xử lý theo từng nội dung văn bản
- Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận – vào sổ đăng ký đơn thư ngay trong ngày (Trước 15h hàng ngày) Nếu văn bản đến vào cuối giờ/ngoài giờ ngày làm việc, có thể làm thủ tục tiếp nhận vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp văn bản đến có ghi “Khẩn”,
“Hỏa tốc”
- Bất kỳ cá nhân hay đơn vị nào trong hệ thống Công ty khi nhận được văn bản đến có liên quan tới
công việc chung từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến (dưới mọi hình thức) phải chuyển cho Phòng HCNS để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ và chuyển giao theo quy trình xử lý văn bản của Quy định này
2.2. Quy trình tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao xử lý văn bản:
a Văn bản đến từ bên ngoài:
B.1-Nhận văn bản đến: Khi nhận bao thư chứa văn bản đến từ bộ phận Lễ tân/Bảo vệ, Phòng
HCNS phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận ghi trên bao thư với sổ giao nhận, đảm bảo chính xác mới ký nhận
B.2-Kiểm tra, phân loại, vào sổ đăng ký văn bản đến:
- Trường hợp các bì thư có dấu hiệu bị mở trước khi nhận, hỏa tốc hẹn giờ đến chậm thì lập biên bản xác nhận thời điểm tiếp nhận và thông báo ngay cho Ban giám đốc công ty chỉ đạo giải quyết
- Các bì thư đến có dấu “thượng khẩn”, “khẩn”, “hỏa tốc”, mời họp, Phòng HCNS phải bóc bì,
vào sổ văn bản đến và xử lý tức thời ngay sau khi tiếp nhận
- Với các bì thư khác, Phòng HCNS thực hiện theo quy định như sau:
Thư có ghi rõ tên người nhận: Phòng HCNS tiến hành ghi nhận vào sổ tại cột “ Nơi gửi”,
“Nơi nhận” và chuyển nguyên vẹn bì thư đến đúng cá nhân đó cho ký nhận
Trang 3 Thư không ghi đích danh tên người nhận: Phòng HCNS bóc bì thư, ghi nhận vào sổ các nội dung số văn bản, ngày phát hành, nơi phát hành, nội dung trích yếu Đóng dấu công văn đến, photo và giữ lại 1 bản Chuyển bản chính đến cá nhân/khoa phòng có liên quan nội dung văn bản để xử lý, thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận
Với các văn bản không rõ trách nhiệm xử lý, Phòng HCNS trình Ban giám đốc xin ý kiến phân công xử lý nội dung văn bản
Thư có đóng dấu “Mật”, “Tuyệt Mật”: Phòng HCNS ghi nhận vào sổ nơi gửi và chuyển
ngay cho Giám đốc Công ty để bóc bì thư và xử lý theo nội dung văn bản
B.3-Chuyển giao xử lý văn bản:
- Phòng HCNS tiến hành vào sổ và chuyển giao văn bản đến các cá nhân, đơn vị ngay trong ngày làm việc, chậm nhất là vào đầu buổi sáng ngày làm việc tiếp theo nếu văn bản đến vào cuối ngày
- Việc chuyển giao cần tuân thủ nguyên tắc đúng người, đúng việc và bảo mật thông tin
- Ban Giám đốc, Trưởng các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý ngay các văn bản đến theo từng nội dung công việc
- Thông thường, thời gian tiếp nhận và xử lý văn bản không quá 07 ngày làm việc
- Phòng HCNS có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị và báo cáo Giám đốc tình hình giải quyết văn bản vào ngày cuối mỗi tháng
b Văn bản đến từ nội bộ Công ty:
- Các văn bản mang tính chất đơn đề nghị, đề xuất, tờ trình của cá nhân hay các đơn vị trong Công ty được gửi trực tiếp cho quản lý trực tiếp xem xét và ký nháy trước khi trình Giám đốc Công ty ký duyệt Việc xem xét các đề xuất, đề nghị phải dựa trên tinh thần khách quan và đặt mục tiêu vì lợi ích chung của Công ty; đồng thời giúp nhân viên thõa mãn và làm việc một cách thuận lợi, hiệu quả nhất tại Công ty
- Thời gian tiếp nhận và xét duyệt văn bản được Giám đốc thực hiện vào mỗi ngày trong tuần Thời gian xét duyệt không quá 03 ngày làm việc
- Tùy theo tính chất khẩn cấp của từng loại văn bản mà người đề nghị/đề xuất cần ghi chú để thuận tiện cho Giám đốc xét duyệt kịp thời
3 Phát hành văn bản:
3.1 Trách nhiệm soạn thảo văn bản:
- Thông thường, tất cả văn bản cần phát hành đều tập trung vào một đầu mối là Phòng HCNS theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty
- Với các văn bản liên quan đến công tác chuyên môn sẽ do từng đơn vị biên soạn; liên quan ngoài chuyên môn sẽ do Phòng HCNS chịu trách nhiệm biên soạn
- Ngoài ra, cũng có một số văn bản nội bộ do các đơn vị tự chịu trách nhiệm biên soạn và áp dụng nội bộ đối với các đơn vị đó
3.2 Quy định thẩm quyền ký duyệt văn bản:
Trang 4- Giám đốc Công ty ký duyệt: Hợp đồng lao động, Hợp đồng thương mại, các văn bản mang tính chất tổng thể của Công ty
- Phó giám đốc (nếu có): Nhận ủy quyền ký duyệt văn bản từ Giám đốc
- Trưởng phòng Hành chánh nhân sự: Ký duyệt các để xuất tuyển dụng, thỏa thuận làm việc, Hợp đồng thử việc, các văn bản mang tính chất nội bộ, liên quan đến công tác hành chính, nhân sự như thông báo, quy định, quy trình, đơn xin phép…
- Trưởng phòng Tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm ký duyệt các đề nghị thanh toán, tạm ứng,
….các vấn đề liên quan đến tài chính Công ty
- Trưởng phòng kinh doanh & Marketing: Ký duyệt các kế hoạch hoặc đề xuất liên quan đến hoạt động dịch vụ Công ty
V TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN
Tất cả CBNV Công ty có trách nhiệm thi hành quy định này
Nơi nhận:
- Ban Giám đốc;
- Các phòng ban;
- Lưu HCNS