Cách thức nhận đặt tiệc tại khách sạn

Cách thức nhận đặt tiệc tại khách sạn, nhà hàng Trương Thanh Hạnh – A28369 – Nhóm 2 1 NỘI DUNG 2 1 Nguồn đặt tiệc 2 Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc 3 Sổ đặt tiệc 1 Nguồn đặt tiệc 3 Khách s.

Cách thức nhận đặt tiệc tại khách sạn, nhà hàng

Trương Thanh Hạnh – A28369 – Nhóm 2

NỘI DUNG

1 • Nguồn đặt tiệc

2 • Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc

3 • Sổ đặt tiệc

1 Nguồn đặt tiệc

Khách sạn, nhà hàng nhận tổ chức phục vụ tiệc từ các

nguồn thông tin khác nhau

Một số nguồn khách có thể là:

…

 Khách hàng liên hệ trực tiếp, hoặc là khách sạn,

nhà hàng liên hệ với khách hàng để nắm bắt nhu cầu

tổ chức

 Thông tin từ Ban giám đốc, qua các mối quan hệ

với đối tác, với các cơ quan, đơn vị và cá nhân

 Thông tin từ bộ phận lễ tân tiếp nhận khách hàng đặt tiệc

Thông tin qua mail hoặc website của khách sạn, nhà hàng

Khi có nguồn khách đặt tiệc, thư ký bộ phận tiệc ghi

nhận thông tin của khách

vào phiếu thông tin khách hàng theo mẫu đã in sẵn

của khách sạn, nhà hàng.

 Trường hợp khách không cung cấp đủ

thông tin: Thư ký liên hệ với khách hàng để nhận được đầy đủ thông tin và cập nhật vào phiếu thông tin

Sau khi tiếp nhận thông tin, thư ký phải xem xét các thông tin và so sánh năng lực phục

vụ của khách sạn, nhà hàng với yêu cầu của khách hàng.

 Trong trường hợp năng lực của khách sạn, nhà hàng không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì tùy theo khả năng mà thư ký trả lời và giải thích cho

khách một cách thuyết phục

 Trong trường hợp không đáp ứng nhu cầu khách

hàng do hết chỗ, thiếu diện tích, thiếu nhân viên, … thì thư ký báo cáo Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo

và truyền đạt thông tin phản hồi cho khách hàng biết

=> Nếu khách không đồng ý phương án do BGĐ đề xuất thì thư ký nên giới thiệu cho khách một địa điểm khác tương tự và hẹn sẽ được phục vụ quý khách vào những dịp gần nhất

2 Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc

1 Họ tên chủ tiệc

2 Địa chỉ, điện thoại

3 Lý do tổ chức (Loại tiệc)

4 Ngày, giờ tổ chức, thời gian

bắt đầu và thời gian kết thúc

5 Tổng số khách, đối tượng,

thành phần khách

6 Số suất đặt ăn

7 Giá suất ăn, đồ uống

8 Thực đơn ăn, uống

9 Loại hình phục vụ

10 Tổng số tiền dự kiến

11 Loại bàn, dạng bàn

12 Hình thức trang trí

13 Số suất ăn dự phòng

14 Các yêu cầu về trang trí, âm thanh, ánh sáng

15 Chương trình nghi lễ

16 Dịch vụ kèm theo: phòng nghỉ, giữ xe, tham quan, giải trí,

…

17 Hình thức thanh toán

18 Người thanh toán

19 Số tiền cọc

20 Ngày điều chỉnh cuối cùng.

3 Sổ đặt tiệc

Sổ đặt tiệc là tài liệu quan trọng đối với các

nhà quản trị với mục đích:

 Ghi chép thông tin về khách hàng đặt tiệc

 Theo dõi lượng khách và thời gian khách đặt tiệc trong ngày, tuần, tháng.

 Làm cơ sở cho việc bố trí và sắp xếp và

nguồn lực cần thiết cho từng bữa tiệc

Sổ đặt tiệc được thiết kế đơn giản và do thư ký bộ phận tiệc quản lý Sổ đặt tiệc chứa đựng những thông tin sau:

• Ngày tháng và giờ tổ chức tiệc do khách đặt

• Họ tên khách hàng đặt tiệc

• Số lượng khách, số lượng bàn khách dự kiến

• Những yêu cầu liên quan đến bữa tiệc

• Sổ đặt tiệc có thể thiết kế theo dạng các cột ghi các

thông tin căn bản nhất trước khi ký hợp đồng hoặc mở từng trang sổ lớn, mỗi ô là 1 buổi trong ngày

Kết luận

Để bữa tiệc được tổ chức thành công mỹ mãn, cần có bản kế

hoạch tổng thể và các kế hoạch chi tiết Mà Điều này chứng tỏ, nhận muốn có những công đoạn

này, thì phải có bước Nhận đặt

tiệc Điều đó chứng tỏ, nhận đặt

tiệc là một bước vô cùng quan trọng, không thể thiếu, và cũng không được phép thiếu trong quá trình tổ chức tiệc.