Thiết lập hệ thống ERP tại công ty TNHH profor

Quá trình hình thành và phát tri n ..... Quá trình hình thành ERP .... Thái nhân viên ..... Luôn coi tr ng quy n cá nhân... Theo dõi th i gian dành cho các d án... làm c vi c này các côn

DANH M C CÁC T VI T T T

A Phê duy t (Approving)

BOM nh m c nguyên v t li u (Bill of materials)

CEO Giám c (Chief Executive Officer)

CIO Giám c công ngh thông tin (Chief Information Officer)

CNTT Công ngh thông tin

EDI Trao i d li u i n t (Electronic Data Interchange)

ERP Ho ch nh ngu n l c doanh nghi p (Enterprise Resource Planning)

PMB Ban qu n lý d án (Project Management Board)

PPM Ph n trên tri u l i (parts- per-million)

DANH M C B NG

B ng 2.1: Khác nhau gi a 2 lo i hình tri n khai ERP 19

B ng 2.2: Các r i ro th ng g p trong quá trình tri n khai 25

B ng 3.1: M c tiêu c a d án 28

B ng 3.2: Deadline (Th i h n) th c hi n các giai o n 31

B ng 3.3: Nhóm th c hi n phía công ty 32

B ng 3.4: Nhóm i tác th c hi n 32

B ng 3.5: B ng quy nh các c p tác ng, xác su t 37

B ng 3.6: B ng qu n lý r i ro 37

B ng 3.7: M c ph li u bên trong PPM 61

B ng 3.8: S l ng n t hàng c a khách hàng 61

B ng 3.9: Hi u qu vi c giao hàng c a nhà cung c p 62

B ng 3.10: Hi u qu giao hàng cho khách hàng 62

B ng 3.11: T ng giá tr t n kho 63

DANH M C HÌNH

Hình 1.1: Hình nh t i công ty TNHH PROFOR 3

Hình 1.2: Phòng tr ng bày m u s n ph m 4

Hình 1.3: M t s s n ph m t i công ty 5

Hình 1.4: S t ch c công ty TNHH PROFOR 5

Hình 1.5: Giao di n b ng tính l ng trên ph n m m Ecount 8

Hình 1.6: Giao di n qu n lý nhóm 9

Hình 2.1: Bi u t tr ng ngành trong tri n khai ERP 18

Hình 3.1: K ho ch th c hi n c a d án 31

Hình 3.2: Ma tr n phân tích các r i ro c a d án 41

Hình 3.3: Nhi m v c a quy trình Inbound Logistics 43

Hình 3.4: L u quy trình h u c n u vào (Inbound Logistics) 44

Hình 3.5: L u quy trình s n xu t - nh p kho 45

Hình 3.6: L u quy trình h u c n u ra (Outbound Logistics) 46

Hình 3.7: L u quy trình bán hàng - thanh toán c a PROFOR trên Ecount 48

Hình 3.8: Giao di n báo giá m i 49

Hình 3.9: Giao di n g i email báo giá n khách hàng 50

Hình 3.10: Giao di n t o n bán hàng m i t báo giá 51

Hình 3.11: Giao di n l p n bán hàng m i 51

Hình 3.12: Giao di n v n chuy n hàng 52

Hình 3.13: Giao di n thi t k nh m c nguyên v t li u BOM 52

Hình 3.14: Giao di n t o n hàng s n xu t m i 53

Hình 3.15: Giao di n xu t kho NVL m i 54

Hình 3.16: Giao di n nh p kho thành ph m - Tiêu hao nh m c 55

Hình 3.17: Giao di n ki m tra ch t l ng thành ph m 56

Hình 3.18: Giao di n ngh mua nguyên v t li u 57

Hình 3.19: Giao di n lên k ho ch mua hàng m i 57

Hình 3.20: Giao di n yêu c u báo giá m i 58

Hình 3.21: Giao di n n mua hàng m i 58

Hình 3.22: Giao di n hóa n mua hàng 59

Hình 3.23: Giao di n yêu c u ki m tra ch t l ng NVL u vào 59

M C L C

NH N XÉT C A GI NG VIÊN H NG D N i

NH N XÉT C A GI NG VIÊN PH N BI N ii

L I C M N iii

DANH M C CÁC T VI T T T iv

DANH M C B NG v

DANH M C HÌNH vi

M C L C viii

L I M U 1

1 Lý do ch n tài 1

2 M c tiêu nghiên c u 1

3 Ph ng pháp nghiên c u 1

4 i t ng, ph m vi nghiên c u 2

5 K t c u lu n v n 2

CH NG 1: GI I THI U T NG QUAN V CÔNG TY TNHH PROFOR VÀ PH N M M ECOUNT 3

1.1 Gi i thi u v công ty TNHH PROFOR 3

1.1.1 Quá trình hình thành và phát tri n 3

1.1.2 Ch c n ng và l nh v c ho t ng 4

1.1.3 T ch c qu n lý c a n v 5

1.1.4 Chi n l c, ph ng h ng phát tri n c a công ty TNHH PROFOR trong hi n t i và t ng lai 6

1.2 Gi i thi u v ph n m m Ecount ERP 6

1.2.1 L ch s ph n m m Ecount ERP 6

1.2.2 Các phân h chính trong ph n m m Ecount 6

1.2.2.1 Phân h h k toán 7

1.2.2.2 Phân h hàng t n kho 7

1.2.2.3 Phân h s n xu t 7

1.2.2.4 Phân h bán hàng 7

1.2.2.5 Phân h mua hàng 8

1.2.2.6 B ng l ng 8

1.2.2.7 Qu n lý nhóm 9

CH NG 2: C S LÝ LU N V ERP 10

2.1 Khái ni m v ERP 10

2.2 Quá trình hình thành ERP 10

2.3 T ng quan các nghiên c u tr c ó 11

2.3.1 Các công trình nghiên c u n c ngoài 12

2.3.2 Các công trình nghiên c u trong n c 14

2.4 Phân lo i ERP 16

2.4.1 Phân lo i theo quy mô công ty 17

2.4.2 Phân lo i theo l nh v c ngành 17

2.4.3 Phân lo i theo lo i hình tri n khai 18

2.5 Nhu c u xây d ng h th ng ERP 20

2.5.1 Xác nh s c n thi t c a h th ng ERP 20

2.5.2 L i ích c a ERP trong l nh v c s n xu t 21

2.6 Tri n khai ERP theo ph ng di n lý thuy t 22

2.6.1 Các giai o n c a d án 22

2.6.1.1 Giai o n chu n b 22

2.6.1.2 Giai o n th c hi n 23

2.6.1.3 Giai o n b o trì ph n m m và h tr k thu t 25

2.6.2 Qu n lý r i ro trong quá trình tri n khai 25

2.6.3 Xác nh m c tiêu c a d án 26

2.6.4 Xác nh t l thành công c a d án 27

CH NG 3: TRI N KHAI ERP T I CÔNG TY 28

3.1 M c tiêu th c hi n 28

3.2 K ho ch tri n khai 29

3.2.1 Khung th i gian c a d án 31

3.2.2 Nhóm th c hi n 32

3.2.2.1 Nhóm th c hi n phía công ty 32

3.2.2.2 Nhóm i tác th c hi n 32

3.2.3 Qu n tr s thay i c a d án 33

3.2.3.1 S ng h c a lãnh o công ty 35

3.2.3.2 Thay i v c c u t ch c 35

3.2.3.3 Thái nhân viên 35

3.2.3.4 Tuy n d ng và ào t o nhân viên 35

3.2.3.5 Tri n khai t ng ph n, t ng b ph n 36

3.2.4 Qu n lý r i ro c a d án 36

3.2.5 Mô t quy trình kinh doanh hi n t i 42

3.2.5.1 H u c n u vào (Inbound Logistics) 42

3.2.5.2 Quy trình s n xu t - nh p kho 44

3.2.5.3 H u c n u ra (Outbound Logistics) 46

3.2.5.4 Tài chính 46

3.3 Các quy trình ã tri n khai v i ph n m m Ecount ERP 47

3.4 Ki m tra s ch p nh n c a khách hàng 60

3.4.1 M c tiêu chính c a d án 60

3.4.2 Các m c tiêu ph c a d án 60

3.4.2.1 T i a hóa ch t l ng c a quá trình s n xu t 60

3.4.2.2 T i a hóa ch t l ng c a quy trình h u c n 61

CH NG 4: M T S KI N NGH , KINH NGHI M RÚT RA SAU KHI TRI N KHAI D ÁN 64

4.1 i v i doanh nghi p 64

4.2 i v i nhà cung c p 66

K T LU N 69

TÀI LI U THAM KH O 71

L I M U

1 Lý do ch n tài

Trong tình hình th gi i ang ngày m t phát tri n, c nh tranh ngày càng gay g t có

th áp ng c nh ng thay i nhanh chóng, quy t li t này òi h i doanh nghi p s n

xu t kinh doanh ph i không ng ng h i nh p, ng d ng công ngh m i, hi n i hóa

tr ng m i l nh v c ho t ng kinh doanh c a mình Khi công ty m r ng quy mô ng ngh a v i nh ng khó kh n trong vi c qu n lý các quy trình, thông tin tin c y ngày m t nhi u lên Do ó, c n thi t ph i nh n nh ng công c ph n m m h tr M t nhóm công c n i b t là h th ng ERP Vi c tri n khai h th ng qu n tr ngu n l c doanh nghi p (ERP – Enterprise Resource Planning) ang c các doanh nghi p quan tâm r t nhi u Vi c ng d ng ERP trong doanh nghi p em l i nhi u l i ích, tin h c hóa m i d

li u, qu n tr trong t ch c Nh vào ERP toàn b d li u c a doanh nghi p bao g m d

li u n i b , khách hàng, i tác c qu n lý m t cách an toàn, hi u qu và chính xác

H n th n a vi c áp d ng ERP s giúp cho doanh nghi p t i u hóa c ngu n l c,

ti t ki m th i gian, chi phí, áp ng k p th i nh ng yêu c u c a khách hàng

V i h th ng thông tin hi n t i, công ty TNHH PROFOR ang g p r t nhi u khó kh n trong công tác qu n lý, ch a t n d ng t i a ngu n nhân l c, quy trình v n hành trong các b ph n ch a c chu n hóa và xuyên su t Thông tin gi a các b ph n trong công

ty ch a có s k t n i T t c nh ng vi c k trên ang gây ra nhi u lãng phí trong doanh nghi p

gi i quy t v n này, tôi xin ch n tài D ÁN THI T L P H TH NG ERP

T I CÔNG TY TNHH PROFOR làm tài khóa lu n t t nghi p c a mình

2 M c tiêu nghiên c u

M c tiêu chính c a báo cáo này mô t quá trình tri n khai h th ng ERP trong môi

tr ng kinh doanh c a m t công ty s n xu t thu c l nh v c c khí ch t o C th ó chính là công ty TNHH PROFOR

3 Ph ng pháp nghiên c u

Nghiên c u, thu th p d li u, tài li u qua các kênh sách báo, báo cáo, h i th o v vi c

ng d ng ERP t i các doanh nghi p Vi t Nam D a trên tham v n ý ki n tr ng phòng

và nhân viên các phòng ban, b ph n trong công ty

 Ch ng th 2 c p n các công trình nghiên c u i tr c và c s lý lu n c a

h th ng ho ch nh doanh nghi p ERP

 Ch ng 3 c p n quá trình tri n khai h th ng ERP t i công ty TNHH PROFOR

 Ch ng 4 là m t s ki n ngh , kinh nghi m rút ra sau khi tri n khai d án

CH NG 1: GI I THI U T NG QUAN V CÔNG TY TNHH PROFOR VÀ PH N M M ECOUNT

1.1 Gi i thi u v công ty TNHH PROFOR

1.1.1 Quá trình hình thành và phát tri n

Công ty TNHH PROFOR Vi t Nam c thành l p vào n m 2006 t i th tr n Tr ng

Bom, t nh ng Nai Là m t công ty chuyên v thi t k , ch t o khuôn m u, gia công

chi ti t c khí (Phay, Ti n, EDM CNC), gia công d p linh ki n c khí có b n và

chính xác cao dùng trong ngành c khí ch t o

Sau m t th i gian phát tri n không ng ng Tháng 7 n m 2020 công ty ã m r ng quy

mô nhà máy v i t ng di n tích 70.000 m2 Trong ó x ng s n xu t chi m 4.000m2

B ng s n l c không ng ng ngh Tính n th i i m hi n t i PROFOR ã tr thành

doanh nghi p u tiên c a Vi t Nam xu t kh u thành công m t hàng búa, c lê sang th

tr ng M v i nh ng n hàng giá tr lên t i 80 t ng

Hình 1.1: Hình nh t i công ty Ngu n: T ng h p c a tác gi

1.1.2 Ch c n ng và l nh v c ho t ng

PROFOR là m t công ty chuyên v thi t k , ch t o khuôn m u (khuôn d p nóng, khuôn

d p ngu i, khuôn úc rót ), gia công chi ti t c khí (Phay, Ti n, EDM CNC), gia công

d p linh ki n c khí có b n và chính xác cao dùng trong ngành c khí ch t o Ngành ngh kinh doanh chính bao g m: khuôn m u, khuôn d p (d p nóng, l nh, vu t, liên hoàn), c khí chính xác - gia công chi ti t, linh ki n, ph tùng theo yêu c u

Hình 1.2: Phòng tr ng bày m u s n ph m Ngu n: T ng h p c a tác gi

Hình 1.3: M t s s n ph m t i công ty Ngu n: T ng h p c a tác gi

1.1.4 Chi n l c, ph ng h ng phát tri n c a công ty TNHH PROFOR trong

t l n u tiên PROFOR luôn s n sàng i m i, sáng t o áp ng c nhu c u c a

th tr ng, mang t i giá tr c bi t cho khách hàng và công ty

PROFOR luôn tôn tr ng, và ánh giá cao i v i các c ng s , khách hàng và i tác kinh doanh Luôn coi tr ng quy n cá nhân L ng nghe m i ý ki n, óng góp t phía

Theo thông tin trên website Ecount.vn vi t l i thì Ecount ERP c b t u vào n m

1999, khi nhìn ra c r ng a s các doanh nghi p nh không th qu n lý dòng ti n, hàng t n kho, ngu n nhân l c hi u qu Không có kh n ng nhìn rõ tình tr ng hi n t i

c a doanh nghi p mình và không bi t ph i i phó th nào vì không có công c d báo trong tay Vì v y t p oàn ECOUNT ã quy t nh cho ra i ph n m m ECOUNT

là m t trong nh ng ph n m m ERP u tiên s d ng i n toán ám mây dành cho các doanh nghi p nh t i Hàn Qu c

Sau khi t m c chu n hóa s n ph m, n m 2012 ECOUNT chính th c m r ng th

tr ng, m v n phòng t i M , Trung, Vi t Nam và m t s qu c gia khác

1.2.2 Các phân h chính trong ph n m m Ecount

Ecount cung c p t t c các ch c n ng c n trong doanh nghi p nh ki m kê, s n xu t, k toán, mua hàng, l ng,… Ngoài ra ph n m m c ng h tr nhi u tính n ng khác nh t o

1.2.2.1 Phân h h k toán

Nh p nhanh ch ng t d dàng theo dõi qu n lý v sau

Theo dõi công n ph i thu, ph i tr , nh p hóa n thanh toán

Qu n lý chi phí phát sinh không mong mu n liên quan n nh p hàng hóa

Theo dõi chi phí c a các chi nhánh, phòng ban, d án

Qu n lý kh u hao, thanh toán hóa n, s d tài s n c nh

T o báo cáo tài chính, hàng t n kho và bán hàng theo th i gian th c

1.2.2.2 Phân h hàng t n kho

Theo dõi tài s n c nh và hàng t n kho b ng mã v ch

Qu n lý s l ng kho bãi, trung tâm phân ph i, c a hàng

Qu n lý hàng b o hành, nâng c p và s a ch a

G n s seri cho m i s n ph m, thành ph m

Tùy ch nh m u báo cáo bán hàng, hàng t n kho cho phù h p v i nhu c u

Cho phép khách hàng và nhà cung c p g i email, t n hàng, xem tình hình n hàng,

l y hóa n, xem m c t n kho D dàng i u ch nh hàng t n kho th c t

1.2.2.3 Phân h s n xu t

Qu n lý nh m c nguyên v t li u

Qu n lý quy trình s n xu t, gia công và c s s n xu t ngoài n c

Theo dõi nguyên v t li u b l i

Qu n lý giá xu t, gi m giá theo a i m, m t hàng, khách hàng

Tùy ch nh m u hóa n bán hàng cho phù h p v i mô hình kinh doanh c a mình Thi t l p m c t n kho an toàn cho t t c các m t hàng

T o b ng l ng cho nhân viên nhi u phòng ban

Tùy ch nh thu nh p và các kho n gi m tr

T t c nhân viên có th truy c p vào phi u l ng c a h

Qu n lý các ngày ngh chung, ngày ngh c a cá nhân, các ngày ngh b nh

Theo dõi làm vi c ngoài gi tr ti n cho t t c nhân viên

Hình 1.5: Giao di n b ng tính l ng trên ph n m m Ecount Ngu n: Ecount.vn

Thi t l p th i gian cho cu c h p, h n chót cho các công vi c

ng t i ý ki n công vi c, ính kèm tài li u, hình nh chia s ý t ng

Theo dõi th i gian dành cho các d án

T i tài li u, hình nh v i dung l ng t i a 20 MB

Theo dõi thi t b v n phòng b ng cách gán mã cho t t c các v t d ng

D dàng tìm ki m theo mã s , tên, ng i dùng hay ng i m n cu i cùng

Hình 1.6: Giao di n qu n lý nhóm Ngu n: Ecount.vn

CH NG 2: C S LÝ LU N V ERP

2.1 Khái ni m v ERP

Theo Nguy n Bích Liên (2012) ERP là c m t vi t t t c a “Enterprise Resource Planning”, có ngh a là “Ho ch nh ngu n l c doanh nghi p” Ph n m m qu n tr doanh nghi p ERP c hi u n gi n là m t mô hình công ngh all-in-one, tích h p r t nhi u

ng d ng khác nhau thành các module c a m t gói ph n m m duy nh t, giúp t ng hoá t A n Z t t c các ho t ng liên quan t i tài nguyên c a doanh nghi p, t tài chính, k toán, nhân s , hàng hóa, công vi c

M c ích c a ph n m m qu n tr doanh nghi p ERP c xây d ng lên là t o ra m t h

th ng d li u t ng h p nh t và xuyên su t gi a các phòng ban, gi a các khâu ho t

ng nh : qu n lý tài chính, qu n lý mua hàng, qu n lý s n xu t, qu n lý nhân s Không nh ng th , ph n m m qu n lý doanh nghi p ERP còn c k v ng thay th toàn

b các ph n m m qu n lý r i r c khác nh m ti t ki m chi phí mà v n m b o hi u qu công vi c cho doanh nghi p

2.2 Quá trình hình thành ERP

Theo Tr n Th Minh Song (2012) thì vào nh ng n m 50, các khái ni m liên quan n

ch c n ng c a quá trình qu n lý s n xu t b t u xu t hi n nh : s l ng t hàng kinh

t , l ng t n kho an toàn, danh sách nguyên li u (Bill of Materials - BOM), qu n lý l nh

s n xu t n gi a nh ng n m 60, h th ng MRP (Material Requirement Planning -

Ho ch nh nhu c u nguyên v t li u) c c u thành d a trên s tích h p các ch c n ng

c b n nêu trên

Vào n m 1975, trong cu n t i n biên so n l n th 9 c a APICS (The Association for Operations Management - Hi p h i qu n lý ho t ng) ã a ra nh ngh a: MRP là

m t công ngh d a trên c u trúc BOM, thông tin kho, c s lý lu n v ERP, t ch c h

th ng thông tin k toán và l ch s n xu t tính toán ra nhu c u nguyên v t li u Nó a

ra yêu c u h y b nh ng n t hàng không c n thi t và các xu t t i u hoá vi c mua hàng b ng cách tính toán th i i m có th nh n nguyên v t li u t nhà cung c p và

th i i m c n s hàng ó cho s n xu t có th th c hi n c i u này, c n xác nh

s l ng các nguyên v t li u thành ph n s n xu t m t lo i hàng c ng nh th i i m

c n các nguyên v t li u và các thành ph n trong các công o n c a quá trình s n xu t

MRPII (Manufacturing Resource Planning – Ho ch nh ngu n l c s n xu t) là k t qu

m r ng c a MRP N u MRP ch y u a ra các tính toán v nguyên v t li u c n thi t hoàn thành k ho ch s n xu t thì MRPII l i chú tr ng n qu n lý lao ng và chi phí

n n m 1990, s phát tri n c a công ngh thông tin ã góp ph n xây d ng khái ni m ERP d a trên h th ng MRPII ERP không còn gi i h n trong qu n lý s n xu t mà bao trùm lên toàn b các ho t ng ch c n ng chính c a doanh nghi p nh k toán, nhân

s , h u c n, bán hàng, mua hàng

Các công ty ph n m m ERP hi n nay ã t o ra m t quy trình làm vi c t ng hóa hoàn toàn, cho phép m i công ty thành l p m t h th ng ph c t p v i các chu i v n phòng

th c hi n y ch c n ng Công tác k toán, bán hàng, nhân l c, l p k ho ch, s n

xu t, hàng t n kho u c k t n i trong cùng m t h c s d li u duy nh t và ng

b cho toàn doanh nghi p Không nh ng th , ph n m m qu n tr ERP còn là công c giúp doanh nghi p th c hi n chuy n i s nhanh chóng, b t u b ng vi c chu n hóa

s li u, th ng nh t quy trình làm vi c và s hóa thông tin

2.3 T ng quan các nghiên c u tr c ó

Cho n nay, trên th gi i ã có r t nhi u nghiên c u liên quan n ERP Ch ng h n, theo t ng k t c a Moon (2007): “ch t n m 2000 n 2006 ã có 313 nghiên c u v ERP c ng t i trên các t p chí Trong ó, có n 135 bài nghiên c u v tri n khai

h th ng ERP (chi m h n 40% các bài nghiên c u v ERP)" Các nghiên c u v tri n khai ERP th ng t p trung vào các h ng sau:

 Nghiên c u tình hu ng: t p trung vào kh o sát kinh nghi m tri n khai h

th ng ERP t i m t s doanh nghi p

 Nghiên c u các nhân t thành công chính – ây là m t trong nh ng h ng nghiên c u quan tr ng nh t c a nghiên c u tri n khai ERP (Kamhawi, 2007)

 Nghiên c u qu n tr thay i

 Nghiên c u các giai o n c n chú tr ng

 Nghiên c u các v n v v n hóa

2.3.1 Các công trình nghiên c u n c ngoài

- H th ng thông tin qu n lý:

Các công trình nghiên c u v h th ng thông tin qu n lý c b t ngu n t x ng

v lý thuy t h th ng c a Ludwig von Bertalanffy Trong cu n “General System Theory” (1968), trên c s ph n bi n hai gi thuy t là: h th ng c chia theo các thành ph n riêng bi t và các thành ph n có th c thêm vào m t cách tuy n tính

mô t t ng th c a h th ng, Ludwig von Bertalanffy ã làm sáng t nh ng nguyên t c

và quy lu t chung c a h th ng, t o ra s h p th c khoa h c hi n i trên c s làm rõ tính t ng ng c a các quy lu t trong các l nh v c khác nhau H th ng là m t khái

ni m trung tâm bi u th m t t p h p các ph n t trong s t ng tác qua l i th hi n tính

ch nh th và tính chung c a mình Nh ng công trình v HTTT qu n lý u d a trên khái

ni m, quan i m toàn th c a lý thuy t h th ng t v n nghiên c u Cu n

“Information Systems: The foundation of E-Business” c a Giáo s Steven Alter, xu t

b n t i Prentice Hall (2002) ã t tr ng tâm vào vi c phân tích vai trò c a HTTT trong kinh doanh và qu n lý ây là cu n c m nang c a sinh viên ngành kinh doanh và khoa

h c qu n lý t i tr ng i h c San Francisco, nó cung c p lý lu n phân tích các c

h i liên quan n HTTT qu n lý, nh ng v n mà các doanh nghi p hi n ang ph i i

m t Tác gi ã trình bày HTTT g n li n v i vi c cung c p thông tin cho các quy t nh

c a qu n tr doanh nghi p, phân chia HTTT qu n lý thành các h th ng con bao g m HTTT c p i u hành, c p chi n thu t và c p chi n l c Trong m i h th ng u v n hành theo quy trình c a nó, ó là quá trình thu th p, x lý và phân ph i thông tin cho nhà qu n lý s d ng th c hi n m c tiêu qu n tr Ngoài ra, tác gi trình bày v thi t k HTTT qu n lý d a trên CNTT, trong i u ki n CNTT ngày càng ph bi n, thì HTTT

c coi là n n t ng c a th ng m i i n t H th ng giáo trình, h c li u trong các

tr ng i h c trên th gi i, i n hình các n c phát tri n nh M , Anh, Pháp, Nh t

B n, c, Canada, … v HTTT qu n lý nh : cu n “Management information system”

c a tác gi Stephen B Harsh, xu t b n t i Michigan, M (1993), cu n “Management Information Systems: Organization and Technology”, c a các tác gi Laudon, K C and Laudon, J.P, tái b n l n th 6 t i Prentice Hall (2006) u th ng nh t các i m chung sau:

 HTTT qu n lý có y các c tr ng c a h th ng Bao g m: tính t ch c (các

ph n t trong h th ng tác ng qua l i l n nhau t o thành m t ch nh th ); tính v n

ng (các ph n t có s ràng bu c l n nhau, ho t ng nh m bi n d li u u vào thành thông tin u ra); tính m (HTTT qu n lý ph i có môi tr ng ho t ng, s tác ng qua l i gi a HTTT và môi tr ng bên ngoài)

 HTTT qu n lý là m t t p h p bao g m con ng i, ph ng ti n và d li u, thông tin HTTT qu n lý n m trong HTTT c a t ch c, bao g m HTTT qu n lý c p chi n l c, HTTT qu n lý c p chi n thu t, HTTT qu n lý c p tác nghi p

 Quy trình t ch c trong HTTT qu n lý bao g m các quá trình thu nh n, x lý, l u

tr và phân ph i thông tin M c tiêu c a HTTT qu n lý là phân ph i thông tin cho nhà

qu n lý s d ng nâng cao hi u qu công tác qu n lý

- H th ng ERP:

“H th ng ERP là m t gi i pháp ph n m m c a HTTT qu n lý hi n i nh m tích h p

d li u c a t t c b ph n, m i ch c n ng c a doanh nghi p thành m t h th ng chung

ki m soát, s d ng ph c v cho các quy t nh qu n lý Khái ni m ERP ra i t

nh ng n m 1990 khi t p oàn Gartner dùng nó m r ng cho MRP Ngày nay h th ng ERP m r ng h tr vi c h p tác gi a các doanh nghi p v i nhau, nó cho phép trao i thông tin gi a doanh nghi p v i khách hàng và các i tác trong dây chuy n cung ng” (Shehad et al, 2004) Cu n “Management Information Systems: Organization and Technology” c a các tác gi K C and Laudon, J.P (2006) ã nghiên c u h th ng ERP

d i góc HTTT qu n lý Các tác gi cho r ng ERP là m t gi i pháp qu n lý và t

ch c d a trên n n t ng k thu t thông tin i v i nh ng thách th c do môi tr ng t o

ra H th ng ERP là m t ph ng th c qu n lý giúp doanh nghi p gia t ng và làm g n

nh m t cách hi u qu x lý ho t ng kinh doanh vì nó òi h i ph i tái c u trúc quy trình ho t ng và t ch c doanh nghi p c ng nh thay i phong cách qu n lý doanh nghi p ERP tác ng làm thay i quy trình qu n lý, nh h ng n chi n l c, t ch c

và v n hóa c a doanh nghi p Bài báo “A conception model for Enterprise resource planning (ERP)” c a các tác gi Marnewick and Labuschagne trên t p chí Information Management & Computer Security (2005) cho r ng ERP là các gói ph n m m cho phép doanh nghi p t ng và tích h p ph n l n các x lý kinh doanh, chia s d li u chung cho toàn b ho t ng c a doanh nghi p, t o ra và cho phép truy c p thông tin trong

môi tr ng th i gian th c Cu n “Enterprise Resource Planning for Global Economies: Managerial Issues and Challenges” c a các tác gi Salim, R & Ferran, C, ed (2008) ã làm sáng t v quy trình x lý và luân chuy n thông tin c a h th ng ERP Các tác gi

ã a ra b y b c trong quy trình x lý g m: (1) H th ng ghi nh n k ho ch hay yêu

c u c a ho t ng kinh doanh; (2) H th ng ki m tra k ho ch trong c s d li u tr c khi b t u hay cho phép th c hi n các ho t ng kinh t nh h ng n ngu n l c có liên quan; (3) Tr ng h p ngu n l c ã s n sàng cho ho t ng kinh t thì ERP s c p

nh t thông tin ánh d u ngu n l c s c s d ng; (4) Tr ng h p ngu n l c không

có ho c không áp ng cho ho t ng kinh t thì h th ng ERP s t o ra m t k

ho ch yêu c u b sung ngu n l c; (5) i u ch nh k ho ch hi n hành cho phù h p v i

kh n ng áp ng ngu n l c; (6) Thông báo cho các b ph n liên quan v k ho ch yêu

c u và k ho ch i u ch nh; (7) Ghi nh n vi c th c hi n k ho ch t ra và thông báo các b ph n liên quan v vi c th c hi n Bài báo “Achieving Business Benefits from ERP Systems” ng trên t p chí ResearchGate c a tác gi Mishra Alok (2008) ã phân tích nh ng l i ích t vi c ng d ng h th ng ERP mang l i cho doanh nghi p Tác gi

ã ch ra các l i ích mà doanh nghi p t c v ho t ng kinh doanh, ho t ng qu n

lý, xây d ng và th c hi n chi n l c, c c u t ch c và c s h t ng CNTT khi v n hành gi i pháp ERP Các nghiên c u v h th ng ERP cho th y ây không ch là m t

gi i pháp ph n m m, mà nó còn là m t ph ng th c qu n lý hi n i ERP giúp k t n i

d li u riêng l c a các b ph n trong doanh nghi p thành m t h th ng d li u chung

t ó xây d ng các gi i pháp ki m soát và s d ng nh m phát huy hi u qu công tác

qu n lý u t m t h th ng ERP òi h i doanh nghi p chi phí l n, trình cán

b trong quá trình thi t k , v n hành cao, nh ng v i nh ng l i ích mà ERP mang l i, phát huy t t nh t ngu n l c, nâng cao kh n ng c nh tranh thì h th ng ERP là gi i pháp HTTT qu n lý h u hi u trong giai o n hi n nay

2.3.2 Các công trình nghiên c u trong n c

T ch c HTTT c ng c nhi u nhà khoa h c trong n c nghiên c u theo nhi u góc khác nhau, theo các cách ti p c n khác nhau

- H th ng thông tin qu n lý:

Các giáo trình, sách tham kh o v HTTT qu n lý các tr ng i h c trong c n c

nh cu n “Giáo trình H th ng thông tin qu n lý” c a tác gi Tr n Th Minh Song, Nxb

H Kinh t qu c dân Hà N i (2012), cu n “T ch c h th ng thông tin qu n tr doanh nghi p” c a tác gi H Ti n D ng, Nxb V n hóa Sài gòn (2009)… Nhìn chung, các tài

li u trên u có ti p c n thông tin qu n lý trên lý thuy t mô hình h th ng ho t ng và tham kh o t tài li u HTTT qu n lý c a các n c phát tri n nh M , c, Canada, Anh…nên t ng i ng nh t v n i dung:

 Th nh t: Các ph n t c a HTTT qu n lý bao g m: con ng i; công c h tr ; thông tin, d li u u có tính c l p t ng i, có s ràng bu c l n nhau, tác ng qua

l i l n nhau t o thành m t ch nh th th c hi n m c tiêu chung c a HTTT qu n lý

 Th hai: S liên k t c a các ph n t trong HTTT thông qua quy trình x lý, ó là quy trình thu nh n d li u, x lý, l u tr , ki m soát và phân ph i thông tin cho các i

t ng s d ng t ng c ng hi u qu qu n lý

 Th ba: HTTT qu n lý là h th ng m , luôn có s liên h v i môi tr ng bên ngoài, ch u s tác ng c a môi tr ng nh ng ng th i tác ng l i môi tr ng bên ngoài th c hi n m c tiêu, c i ti n h th ng và t n t i

- H th ng ERP:

Lu n án “Nghiên c u các nhân t nh h ng n vi c tri n khai thành công h th ng ERP t i các doanh nghi p” c a D ng Th H i Ph ng (2018) ã ánh giá c th c

tr ng ng d ng ERP trong ho t ng c a các doanh nghi p Vi t Nam, lu n án ã h

th ng hóa c m t s mô hình/khung lý thuy t th ng c ng d ng trong nghiên

c u các nhân t nh h ng n vi c tri n khai thành công HTTT nói chung và h th ng ERP nói riêng, t ó xác nh c khung lý thuy t phù h p cho vi c nghiên c u các nhân t nh h ng n vi c tri n khai thành công h th ng ERP trong b i c nh các doanh nghi p Vi t Nam Lu n án c ng ã xu t c mô hình nghiên c u các nhân

t nh h ng n vi c tri n khai thành công h th ng ERP trong các doanh nghi p t i môi tr ng Vi t Nam – mô hình này không nh ng cho bi t các nhân t có nh h ng

n vi c tri n khai thành công h th ng ERP các doanh nghi p Vi t Nam mà còn cho

bi t m i quan h gi a các nhân t c ng nh m c tác ng c a m i nhân t i v i

vi c tri n khai thành công h th ng ERP ây là m t mô hình lý thuy t m i, có th l y làm c s cho các nghiên c u v ERP nói chung và nghiên c u tri n khai ERP nói riêng trong các doanh nghi p Vi t Nam Ngoài ra lu n án ã xu t c m t s gi i pháp

nh m t ng kh n ng thành công, gi m thi u r i ro trong quá trình tri n khai h th ng ERP các doanh nghi p Vi t Nam

 Gi i pháp cho các doanh nghi p ang và s tri n khai h th ng ERP trong các

ho t ng nh m t ng c ng kh n ng thành công và gi m thi u r i ro trong quá trình tri n khai h th ng ERP

 Gi i pháp cho các công ty ph n m m ang và s tri n khai h th ng ERP và các nhà cung c p/t v n ERP cho các doanh nghi p Vi t Nam trong vi c chu n b m t s chi n l c kh c ph c nh ng khác bi t gi a s n ph m ERP c a mình v i các công ty tri n khai ERP Vi t Nam nói riêng và các n c ang phát tri n nói chung

2.4 Phân lo i ERP

Khi th tr ng cho các h th ng ERP ngày càng phát tri n, áp ng nh ng nhu c u ngày càng cao c a doanh nghi p òi h i các nhà cung c p h th ng ERP ph i t i a hóa kh

n ng thích ng c a các s n ph m Do ó m t lo t các h ERP khác nhau ã c t o ra

H th ng ERP có th c phân lo i theo nhi u tham s khác nhau, có th là các tham

s có tính ch t k thu t Nh ng ph ng pháp phân lo i rõ ràng và khác bi t nh t là giá

c a h th ng ERP

Giá c a m t h th ng ph thu c vào vô s y u t , trong s ó bao g m s l ng các quy trình kinh doanh c h tr (Các mô- un c tham s hóa th c hi n m t ho t ng kinh doanh n l so v i h th ng ERP toàn di n bao g m t t c ho c h u h t các khía

c nh c a quy trình c a công ty) Quy mô c a h th ng (th ng c o b ng t ng s

ng i dùng c a h th ng) và kh n ng thích ng c a h th ng, ngoài các ch c n ng tiêu chu n s n có c a h th ng, có th nâng cao ch c n ng theo yêu c u c a khách hàng, chính nh ng s nâng cao, c i ti n h n này làm giá c a m t h th ng t ng thêm

Có r t nhi u y u t mà h th ng ERP d a vào ó phân lo i ph n này ngoài phân

lo i theo cách n gi n là giá c , tôi s trình bày ba cách phân lo i ERP ó là:

 Phân lo i theo quy mô công ty

 Phân lo i theo l nh v c ngành

 Phân lo i theo lo i hình tri n khai

2.4.1 Phân lo i theo quy mô công ty

Quy mô công ty óng m t vai trò quan tr ng khi tri n khai h th ng ERP vì nó có tác

ng tr c ti p n m t s y u t quan tr ng nh s l ng nhân viên (t ng ng v i s

l ng ng i dùng h th ng), quy trình kinh doanh, ho c các ngu n l c s n có c a công

ty Theo tiêu chu n qu c t EU, kích th c công ty c chia thành 3 lo i: Quy mô công

ty nh (10-50 nhân viên), quy mô công ty v a (50-250) và quy mô công ty l n (250 nhân viên tr lên)

M c dù th tr ng dành cho các công ty quy mô v a và l n ã bão hòa áng k vào cu i

nh ng n m 90 nh ng thay vào ó là s chuy n d ch sang các công ty nh Các công ty

nh th ng thi u ki n th c chuyên môn c n thi t th c hi n và duy trì m t h th ng

ây chính là c h i các công ty ph n m m ERP t o ti n cho h s d ng các ng

d ng ERP c tham s hóa Tuy v y trong m t s tr ng h p, giá c a các ph n m m ERP gi a các công ty quy mô nh và các công ty quy mô l n không nh t thi t ph i có

s khác bi t vì m t s công ty tuy nh nh ng có yêu c u cao h n và ng c l i

2.4.2 Phân lo i theo l nh v c ngành

M t y u t khác nh h ng l n n vi c l a ch n h th ng ERP là l nh v c ngành m c tiêu c a công ty M t ý ki n nói r ng h th ng ERP ch c s d ng trong l nh v c s n

xu t Tuy nhiên quan i m này là không có c s vì h th ng ERP c phát tri n cùng

v i ph ng pháp kinh doanh MRPII nh n m nh s ph i h p gi a các y u t khác nhau liên quan n s n xu t nh nguyên v t li u, k toán, tài chính S k t h p này t c

nh vi c s d ng m t h th ng c s d li u chung và ERP ã h tr làm i u này Theo th ng kê c a Phòng Th ng m i và Công nghi p Vi t Nam VCCI n m 2015 ch

có 1,1% doanh nghi p Vi t ng d ng gi i pháp ERP Các công ty liên doanh ho c 100%

v n u t n c ngoài là nh ng n v u tiên ng d ng h th ng ERP Ch y u là các công ty s n xu t B i l , trái ng c v i l nh v c d ch v , các công ty s n xu t có th s

d ng toàn b tính n ng c cung c p b i các mô- un c a m t h th ng ERP y ( c bi t là l p k ho ch s n xu t và ho ch nh nhu c u v t t ) S có nhi u tính n ng trong s này không c s d ng trong ngành d ch v Tuy nhiên m r ng và phát tri n th tr ng các công ty tri n khai ERP ang gia t ng cách ti p c n theo nh h ng

d ch v i v i các doanh nghi p, và c ng ã c nhi u công ty trong l nh v c tài chính, th ng m i s d ng

Hình 2.1: Bi u t tr ng ngành trong tri n khai ERP Ngu n: Báo cáo ERP 2019 c a Panorama

2.4.3 Phân lo i theo lo i hình tri n khai

Cách phân lo i này c p n cách th c th c t mà h th ng s c tri n khai t i công

ty Theo bài vi t “Two tier erp systems: combination of on premise and cloud cloud erp manufacturing service outsourcing” c a Marlon Machal (2013) thì ERP bao g m 2 lo i

n i b t ó là Cloud ERP và On-premise ERP

Cloud ERP (công ngh i n toán ám mây) m c dù ra i sau On-premise ERP nh ng chúng ang d n tr nên ph bi n, c bi t là i v i các doanh nghi p v a và nh Cloud

s d ng các tài nguyên c l u tr trên các máy ch c a nhà cung c p Khách hàng truy c p các phân h khác nhau c a h th ng ERP qua m t kênh c xác nh tr c, thông th ng là qua m t trình duy t Web H u h t các ph n m m Cloud ERP c nh giá theo tháng ho c theo n m (Giá thông th ng ã bao g m phí ào t o, nâng c p, h

tr )

On-premise ERP là m t gi i pháp c i n và ã c tri n khai ph bi n trong su t 30

n m qua lo i tri n khai này h th ng c cài t t i chính doanh nghi p, t trên máy ch doanh nghi p Do ó, công ty có toàn quy n ki m soát h th ng v i t t c các

l i th và trách nhi m mà quy n ki m soát ó mang l i Giá thành th ng c tính m t

l n cho các tính n ng và s l ng ng i dùng c nh Chi phí h tr , chi phí ào t o và

c p nh t ph n m m có th c tính ho c không tính trong giá thành, tùy theo nhu c u doanh nghi p

C 2 ki u tri n khai trên u có nh ng u và nh c i m t ng ng

B ng 2.1: Khác nhau gi a 2 lo i hình tri n khai ERP

- Các chi phí b sung liên quan

t Ngu n: T ng h p c a tác gi

Khi nói v h th ng ERP Cloud u i m chính th ng c a ra là chi phí ban u

th p h n áng k On - premise ERP ngoài chi phí ban u và hàng n m c a ra khi s d ng máy ch c a chính mình, m t k ho ch b o m t c n c thi t l p i u này có th làm chi phí h th ng ERP cao h n

Tuy nhiên, v m t tùy ch nh h th ng, On - premise ERP chi m u th h n, khách hàng

s h u toàn b ph n m m, bao g m mã ph n m m và có th tùy ch nh theo ý mu n

ERP cloud không có l i th này vì h th ng v n thu c quy n s h u c a nhà cung c p

và ch cung c p kh n ng tu ch nh h n ch trong các khu v c c xác nh tr c

2.5 Nhu c u xây d ng h th ng ERP

Vi c tri n khai h th ng ERP cho công ty là m t quy t nh quan tr ng nh h ng sâu

s c n c u trúc truy n th ng c a b t k công ty nào ó là m t quy t nh c n c cân nh c và tính toán k l ng Ph n này s i vào phân tích lý do t i sao các công ty

ch n tri n khai h th ng ERP và các b c c n thi t ph i th c hi n tr c khi b t u tri n khai m t d án

2.5.1 Xác nh s c n thi t c a h th ng ERP

Các d án ERP th ng c th c hi n trên c s thông tin t các k t lu n và khuy n ngh có trong chi n l c c a m t công ty Các chi n l c này th ng do CIO (Chief Information Officer) Giám c thông tin c a công ty xây d ng và c ban lãnh o công ty phê duy t Do ó, ban lãnh o công ty có trách nhi m m b o r ng quy t nh tri n khai h th ng ERP c a công ty là phù h p v i chi n l c kinh doanh c a công ty

B c u tiên th ng bao g m vi c th c hi n m t nghiên c u khách quan chi ti t v chi n l c ho c h th ng thông tin hi n t i c a công ty Có th s d ng các k thu t phân tích khác nhau trong nghiên c u này, ví d nh SWOT, làm n i b t nh ng i m

m nh và i m y u hi n t i và nh ng thông tin này t o ra các c h i ho c các m i e d a

ti m n

i u quan tr ng không kém là xác nh nhu c u hi n t i c a ban lãnh o công ty T t

c các nhu c u ph i c ghi l i m t cách thích h p Ngay c khi nh ng nhu c u trái

ng c nhau

B ng cách phân tích k t qu c a hai nghiên c u này (Kh n ng c a h th ng thông tin

hi n t i và nhu c u c a công ty), ta s th y s khác bi t Hai câu h i chính ph i c

gi i áp khi ánh giá s khác bi t này:

 Có th gi i quy t s khác bi t ó b ng cách tri n khai h th ng ERP không?

 Vi c gi i quy t các sai l ch có áng u t th i gian và ti n b c hay không?

M t câu tr l i tích c c có ngh a là m t h th ng ERP có th s t o ra nh ng hi u ng tích c c trong môi tr ng kinh doanh c a công ty M t câu tr l i ph nh ngh a là nhu

c u v m t h th ng ERP là v n và c n c lo i b ho c xem xét, phân tích thêm

Ngoài ra còn các y u t khác ph i c k n là:

 Các m c tiêu chi n l c c a công ty

 Các kênh liên l c, quan h khách hàng, nhà cung c p và i tác

 Lu ng thông tin công ty và t ng quan v tài li u công ty

 Kinh nghi m và n n t ng k thu t c a m i nhân viên công ty

 Các i u ki n tài chính c a công ty

Nh ph n trên ã nói, a s các doanh nghi p tri n khai thành công h th ng ERP t i

Vi t Nam là doanh nghi p s n xu t Trên th c t , t góc l ch s , các h th ng ERP

u tiên c thi t k cho các công ty s n xu t Và c ng vì v y mà hi n nay nhi u ch c

n ng hi n có trong các h th ng này cho phép áp ng các nhu c u c n thi t c a l nh

v c này T t nhiên chúng s có s khác nhau gi a các công ty, nh ng nhìn chung các

h th ng ERP s cung c p cho m t công ty s n xu t nh ng l i ích sau:

 Gi m TCO (Total Cost of Ownership) – T ng chi phí s h u: M t s l ng l n các quy trình có liên quan n chu k s n xu t hàng ngày c a công ty òi h i c n có

m t l ng áng k n ng l c ERP i u ch nh t t c làm c vi c này các công

ty có th thuê nh ng mô- un riêng bi t Nh ng vi c h p tác gi a các ng d ng công ngh thông tin th ng gây khó kh n và chi phí c p phép c a các ng d ng này có th

nh h ng không nh n t ng doanh thu công ty Tuy nhiên m t gi i pháp thay th

hi u qu h n là tri n khai ERP trên toàn công ty (ho c th m chí là toàn nhà máy) m

b o s k t h p hoàn h o gi a các phân h khác nhau và ít t n kém h n

 T ng tính hi u qu và kh n ng hi n th c a quy trình: M t s c i m chung trong t t c các công ty s n xu t là s l ng l n các m c d li u hi n di n trong quy trình s n xu t Thông tin liên quan n vi c ngu n cung c p, phân ph i, m c ph li u

s n xu t, l ng hàng t n kho và d tr , ho t ng s n xu t T t c các thông tin này u

là nh ng thành ph n quan tr ng không th thi u trong quá trình s n xu t Các phân h

ERP chuyên bi t, c bi t là các phân h s n xu t, qu n lý nguyên v t li u và l p k

ho ch s n xu t cho phép ng i dùng d dàng truy c p vào các lo i d li u này H n th

n a, khi qu n lý thông tin hi u qu có th làm t ng hi u qu c a chính quá trình s n

xu t, c th là b ng cách gi m l ng t n kho, gi m th i gian t n ng v t li u trong kho

 Gi m s l ng nhân viên: M c dù s n xu t máy móc là m t ph n không th thi u

c a ngành, tuy nhiên h u h t các công ty v n ch a t c s n xu t t ng hóa hoàn toàn Vi c s d ng nhân viên v n là b t bu c trong nhi u khâu s n xu t M t h th ng ERP c tri n khai thành công có th gi m t ng s nhân viên c n thi t, cho phép s n

xu t t ng h n, t i u hóa ngu n l c

2.6 Tri n khai ERP theo ph ng di n lý thuy t

ph n này c a lu n án mô t các giai o n c a m t d án trên ph ng di n lý thuy t

M i giai o n s c mô t riêng l , nêu b t lên các ho t ng c n thi t c th c hi n trong các giai o n và m c tiêu c a nó Hai m c cu i cùng c a ph n này s nói lên

nh ng khó kh n ti m n mà nhóm th c hi n ph i s n sàng i m t và cách ánh giá thành công m t d án c th M t l n n a tôi xin l u ý r ng ph n này ch mô t d án

th c hi n m c lý thuy t D án tri n khai th c t c th c hi n t i m t công ty c

th s c khám phá trong ch ng sau

2.6.1 Các giai o n c a d án

M c dù s r t h u ích khi rút ra các ph ng pháp hay nh t v ERP, nh ng nguyên t c

c t lõi c a vi c tri n khai ERP là ti p c n t ng d án riêng bi t M i công ty có nhu c u

cá nhân và n n t ng khác nhau Các d án ERP, bao g m c d án i n hình c mô

t trong nghiên c u này tu n theo m t k ho ch g m có 3 giai o n:

Management Board) - Ban qu n lý d án PMB ch u trách nhi m theo dõi ti n d

án và t o ra các tài li u k thu t liên quan n d án Trong tr ng h p m t i tác th c

ty s thuê d ch v c a m t i tác th c hi n Ph ng án thuê d ch v luôn c u tiên

h n, vì các i tác th c hi n có kinh nghi m và bí quy t c n thi t th c hi n d án Không c xem nh quá trình l a ch n m t i tác th c hi n vì m t d án n l có

th chi m m t l ng th i gian áng k , trong th i gian ó b t bu c ph i có s trao i

th ng xuyên và tin t ng l n nhau Có th c n c vào nh ng y u t sau ây xem xét xem ng i ó có i u ki n tr thành i tác tri n khai ti m n ng không:

 S l ng các d án thành công trong quá kh

 H th ng ERP c xu t và kinh nghi m v i nó

th c ch nh Khi m t i tác tri n khai cu i cùng c ch n, m t h p ng s

c ký k t và m t chi n l c thanh toán c xây d ng

2.6.1.2 Giai o n th c hi n

Ph n u tiên c a giai o n th c hi n là ti n hành m t nghiên c u gi i thi u d án Trong quá trình nghiên c u này, PMB và i tác tri n khai phân tích kh n ng c a h

th ng thông tin hi n t i c a công ty và lý do t i sao h th ng thông tin hi n t i không

áp ng c các nhu c u c a khách hàng D a trên c s này, các m c tiêu cu i cùng

c a d án c xây d ng i tác xác nh m c mà gi i pháp xu t c a mình có

th hoàn thành các m c tiêu này

M t thay th cho nghiên c u trên là nghiên c u s khác bi t Yêu c u c n thi t i v i nghiên c u này là i tác ã xác nh n các b ph n/mô- un xu t c a h th ng ERP ang ho t ng m t công ty khác V i i u này, i tác và PMB phân tích các yêu c u

c a công ty và kh n ng c a h th ng c xu t B ng cách này, có th phát hi n ra

nh ng chênh l ch ti m n và chính nh ng chênh l ch này hình thành nên c s cho các

cu c th o lu n C hai nghiên c u này s a ra 3 lo i ch c n ng trong h th ng c

xu t:

 Các ch c n ng hi n có trong h th ng nh ng không c khách hàng yêu c u

 Các ch c n ng gi i quy t nhu c u c a khách hàng mà không c n thay i thêm

 Các ch c n ng yêu c u i u ch nh quy mô nh , quy mô l n

B t k nghiên c u nào c th c hi n, k t qu nghiên c u ph i cung c p y thông tin xây d ng k ho ch d án K ho ch d án s có nhi u i m t ng ng v i nghiên

c u tr c, ngo i tr ph n thông tin c th v khung th i gian c a d án, chi phí tài chính

và ph n c ng c n thi t Các thông tin trong k ho ch d án bao g m:

 Nhân s c phân công cho d án c hai bên, bao g m c vi c tách thành các nhóm và trách nhi m c a m i nhóm

 Khung th i gian c a d án, bao g m các m c quan tr ng

 Toàn b h th ng quy trình kinh doanh

 Ph n c ng c xu t, bao g m nghiên c u th i gian ph n h i và tin c y

 xu t i u ch nh h th ng, bao g m m c i u ch nh, th i gian c n thi t cho

m i l n i u ch nh

 Chi phí tài chính c a d án

 xu t các d ch v i kèm (ví d : ào t o nhân viên)

i u quan tr ng là m i b t ng ti m n v k ho ch d án ph i c gi i quy t ngay

t i th i i m này Sau khi k ho ch d án c phê duy t, vi c th c hi n c tri n khai theo k ho ch d án Sau ngày ho t ng, giai o n tri n khai k t thúc và ph n cu i cùng c a d án có th c b t u

2.6.1.3 Giai o n b o trì ph n m m và h tr k thu t

Giai o n này bao g m các d ch v khác nhau mà i tác tri n khai ph i th c hi n

c i thi n tích h p h th ng trong công ty Danh sách y các d ch v này th ng

c li t kê trong h p ng c a i tác H u h t các d ch v này u có tính ch t h tr thay i, b o trì k thu t, ào t o nhân viên ho c gi i quy t b t kì khó kh n nào có th phát sinh trong quá trình s d ng h th ng

2.6.2 Qu n lý r i ro trong quá trình tri n khai

M i d án khi th c hi n u có th g p ph i nh ng khó kh n d n n vi c làm gi m

ho c lo i b t l thành công c a d án Nh ng khó kh n này theo ISO 9001:2015

th ng c g i là r i ro C n có nh ng ph ng pháp qu n lý r i ro, xác nh, giám sát

và gi m tác ng c a r i ro xu ng m c có th ch p nh n c

T ng t v i nh ng d án tri n khai ERP Vi c phân tích các y u t r i ro ti m n ph i

c th c hi n ngay t giai o n chu n b Nghiên c u cho th y h u h t các r i ro l n

ít khi có tính ch t k thu t, thay vào ó là do s th t b i trong vi c truy n t, giao ti p

- L a ch n i tác tri n khai không chính xác

- Phân b ngu n l c k thu t không h p lý

Giai o n th c hi n

- Các thành viên trong nhóm không trình chuyên môn

- Thành viên trong nhóm không có ng l c

- Ít nh n c s h tr t qu n lý c p cao

- Phân b n ng l c không chính xác

- Khung th i gian và c t m c c a d án không chính xác

- i th c hi n không ch c ch n

 Xây d ng PMB t nh ng nhân viên có n ng l c, n ng n

 T o môi tr ng làm vi c tin c y l n nhau gi a PMB và i tác th c hi n

 a ra tài li u chi ti t v m i quy trình, quy t nh quan tr ng

 T o các kênh giao ti p hi u qu và áng tin c y gi a i tác tri n khai và ng i dùng h th ng

 Xác nh các v n t nghiên c u gi i thi u ban u Các v n nh trong giai

o n chu n b n u ch a c gi i quy t k p th i s d n n các v n l n trong giai

o n sau

2.6.3 Xác nh m c tiêu c a d án

Ngày nay, m t lý do quan tr ng khi n nhi u d án th t b i là do s thi u hi u bi t v

m c tiêu và xác nh m c tiêu d án không rõ ràng chính xác M t d án ERP th ng

c tri n khai áp ng nhu c u c a công ty, t o ra nh ng giá tr phù h p cho công

ty

xác nh úng c m c tiêu d án, tr c tiên i tác th c hi n ph i xác nh các giá tr c t lõi c a công ty t c i u này, có m t cách ti p c n ó là ph ng pháp

t duy t p trung vào giá tr VFT (value-focused thinking) Ph ng pháp này cho phép xác nh t p h p các m c tiêu b sung cho quy trình l p k ho ch h th ng ERP Mô hình này g m 3 n i dung: Làm rõ các giá tr , trình bày các giá tr và s d ng các giá tr ích c a mô hình này là vi c a ra quy t nh mà nh ng quy t nh này th ng c

c tr ng b i nhi u m c tiêu

 B c u tiên, Keeney VFT b t u b ng nh ng cu c ph ng v n k l ng, các bên liên quan c a c a công ty s c ph ng v n v các giá tr mà công ty c n c c i

ti n ho c duy trì qua vi c tri n khai h th ng ERP Các thông tin thu th p c t i cu c

 B c cu i cùng là vi c phân chia các m c tiêu ã hình thành thành các m c tiêu chính và m c tiêu ph T o ra m t h th ng phân c p m c tiêu Xác nh âu là m c tiêu chính âu là m c tiêu ph M c tiêu ph s góp ph n hoàn thành m c tiêu chính, hay nói cách khác ây chính là nh ng “nhi m v ” mà m c tiêu chính òi h i

Ví d : Các m c tiêu nh “Gi m chi phí ban u”, “Gi m chi phí b o trì” c coi là các

m c tiêu ph cho m c tiêu l n “Gi m thi u chi phí d án” vì vi c gi m 2 chi phí này góp ph n gi m chi phí t ng d án

2.6.4 Xác nh t l thành công c a d án

Sau khi các m c tiêu th c hi n c a m t d án ã c xác nh, c n ph i tìm ra các s

li u chính xác o l ng m c hoàn thành c a chúng Trong b t kì tr ng h p nào,

s li u là tiêu chu n o l ng hi u qu , hi u su t, ti n , ch t l ng c a m t k ho ch

Có 2 lo i ch s chính ó là:

 Các ch s nh l ng: ây là ch s d a trên nh ng con s Ví d u vào v các

ch s nh l ng bao g m: Doanh thu, s l ng khách hàng, s s n ph m ã bán

 Các ch s nh tính: Các ch s d a trên ánh giá c a con ng i nh x p h ng,

CH NG 3: TRI N KHAI ERP T I CÔNG TY

TNHH PROFOR

3.1 M c tiêu th c hi n

M c tiêu c a d án là ti n hành tri n khai m t gi i pháp ERP th ng nh t, cung c p, s

d ng t t c nh ng ch c n ng c a h th ng ERP Do ó, t t c nh ng d li u kinh doanh

c n thi t s c a vào m t c s d li u duy nh t giúp cho vi c truy c p d li u d dàng, b o trì n gi n, chi phí s h u th p h n

Tôi s d ng ph ng pháp c a Keeney khám phá, phân lo i ra nh ng m c tiêu, nhu

c u c a khách hàng ch a c c p tr c ó Các b ph n c a công ty: S n xu t, thu mua, tài chính k toán, ban qu n lý c p cao và CEO ã c ph ng v n m b o thu c k t qu khách quan, các cu c ph ng v n c th c hi n c l p v i nhau Các

k t qu trùng l p sau ó s c lo i b Các m c tiêu còn l i s c chuy n thành ngôn ng thông d ng, rõ ràng và phân lo i thành các m c tiêu chính và m c tiêu ph

D i ây là b ng bao g m các m c tiêu và các ch s o l ng c s d ng xác

nh s thành công c a d án trong nh ng m c tiêu c th ó:

T i a hóa ti n giao hàng ra

n c ngoài

Hi u qu c a vi c giao hàng cho khách hàng

Gi m thi u t ng giá tr hàng

t n kho T ng giá tr t n kho

T i a hóa s luân chuy n v t

 Cài t h th ng ph n m m Ecount ERP, bao g m c u hình chu n, c b n trên các

ph ng ti n CNTT c a công ty nh : máy tính, i n tho i

 Ti p c n thích ng v i các quy trình hi n có c a công ty bao g m: c c u t ch c, tài li u, thông tin nhân viên, nhà máy Bên c nh ó c n t o ra các tài li u h ng d n các

k thu t s d ng h th ng ERP m i cho nhân viên

Hai nhi m v chính này ph i c hoàn thành trong m t k ho ch d án c th K

ho ch d án xác nh các giai o n th c hi n c a d án và ch rõ các nhi m v chính

trong t ng giai o n M t i u quan tr ng c n l u ý là k ho ch d án phác th o các

b c thích h p c n th c hi n trong quá trình th c hi n d án, t c là không bao g m các

ho t ng giai o n chu n b c a d án i m b t u c a k ho ch, có ngh a là giai

o n chu n b ã thành công K ho ch c a d án bao g m các giai o n sau:

 T ch c d án: M c tiêu chính c a giai o n này là l p m t k ho ch h p lý mà

c công ty và i tác tri n khai có th ng ý th c hi n, c ng nh phân công trách nhi m, các nhi m v chính c a d án cho các thành viên trong nhóm th c hi n

 Giai o n phân tích kho ng cách: Thu t ng “Kho ng cách” c p n s khác

bi t gi a h th ng thông tin hi n t i c a công ty và h th ng ERP m i, c ng nh s khác

bi t trong quy trình kinh doanh c a công ty TNHH PROFOR và quy trình có s n trên

m i phân h c a Ecount ERP Trong giai o n này nh ng khác bi t c n c ánh giá

và a các quy trình kinh doanh c n thi t tri n khai vào h th ng Ecount ERP

 Tích h p và ki m tra s ch p nh n c a ng i dùng: Các quy trình c th c hi n trong giai o n tr c s tr i qua quá trình ki m tra k l ng t i giai o n này u tiên

ti n hành s d ng d li u th nghi m c t o Sau ó v i d li u thu th p c t quá trình di chuy n d li u t h th ng thông tin c Trong quá trình ki m tra s ch p nh n

c a ng i dùng, các quy trình tri n khai s c trình bày tr c i di n công ty TNHH PROFOR Các thi u sót ti m n c a h th ng ho c các yêu c u khác c a khách hàng s

c nhìn th y thông qua th nghi m này Sau khi th a mãn t t c nh ng yêu c u c a phía công ty, công ty s ng ý cho d án i vào ho t ng Nh ng ho t ng ào t o, chuy n giao ki n th c cho nhân viên công ty c ng s di n ra trong giai o n này

 H tr sau khi ã i vào ho t ng chính th c: Sau khi h th ng c chuy n giao, các ho t ng h tr s di n ra trong vài tu n Các ho t ng h tr này ch y u

d i hình th c ào t o b sung cho các b ph n kinh doanh khác nhau c a PROFOR

D án th c hi n th 2: Sau th i gian ch y tr c ti p hai tháng, d án th 2 v i công ty PROFOR s b t u D án này bao g m các ch c n ng khác nhau nh EDI (Trao i

d li u i n t ) ho c liên k t máy quét mã v ch Vì th i gian g p rút, vì v y d án th

2 ch a c kh i t o t i th i i m vi t lu n v n Vì v y d án này s không c mô t trong lu n v n này

3.2.1 Khung th i gian c a d án

Th i i m b t u d án chính th c c công b vào ngày 1 tháng 5 n m 2020 T ng

th i gian 27 tu n (189 ngày) ã c phân b cho các giai o n th c hi n

Ngày phát hành c n nh vào ngày 1 tháng 11 n m 2020, sau ó là 4 tu n n a (28 ngày) h tr sau khi ã i vào ch y tr c ti p D i ây là b ng phác th o th i h n c a các giai o n th c hi n riêng bi t

3.2.2 Nhóm th c hi n

m b o thành công c a d án và tuân th theo các yêu c u c a khách hàng, 2 nhóm

th c hi n d án c thành l p c 2 phía công ty và nhà cung c p Nh ng nhân viên này s ch u trách nhi m v vi c hi n th c hóa d án ERP

Nguy n Th Kim Ng c Tr ng phòng nhân s

ch t l ng oàn Ng c Hùng Chuyên gia t v n k thu t

Ngu n: T ng h p c a tác gi

 Chuyên gia t v n ch c n ng k toán - tài chính: Ng i này chú tr ng n tài chính, ch u trách nhi m v t t c các quy trình kinh doanh liên quan n k toán - tài