BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN LAPTOP

- Cần thu thập thông tin về công việc bán hàng diễn ra như thế nào Các yêu cầu cần thiết: - Vai trò: Chủ cửa hàng - Kinh nghiệm của người được hỏi: biết quản lý tất cả thông tin hệ thố

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

*********

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN LAPTOP

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Đức Dư

Sinh viên thực hiện: Nhóm 9 bao gồm:

1 Lê Thiên Khang 201210176

3 Nguyễn Đình An Huy 201210159

Lớp: CNTT2

Khóa: 61

Hà Nội, năm 2022

1.1.Xác định bài toán

+Tên đề tài: Quản lý bán Laptop

+Phạm vi sơ bộ

a Quản lý hàng nhập

● Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàng

● Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, chủng loại hàng, đơn giá… Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho

● In báo cáo nhập hàng trong kỳ

b Quản lý hàng xuất

● Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi qua mã hàng.chủng loại,số lượng xuất

● In báo cáo lượng hàng xuất trong kỳ

c Quản lý kho hàng:

Lên danh sách : nhà cung cấp,

Đếm: số lượng hàng, nhập,

Kiểm soát: xuất hàng,tồn kho

d Quản lý danh mục:

● Cập nhật danh mục hàng hoá

● Cập nhật danh mục nhà cung cấp

● Cập nhật danh mục nhân viên

● Xem danh sách các danh mục

e Quản lý bảo hành:

● Lưu trữ thông tin bảo hành : Thời gian bảo hành,Ngày bảo hành,Lỗi cần bảo hành,Đơn vị bh,Thông tin khách hàng,

● Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

● Cập nhật tiến trình bảo hành

● Gửi thông báo

f Quản lý đơn nhập hàng

● Lập danh sách các mặt hàng, giá thành (khi nhập kho), nhân viên phụ trách lô hàng (khi nhập),ngày nhập và mã nhà cung cấp…

● Báo cáo hóa đơn nhập hàng theo từng tháng

g Quản lý nhân viên:

Họ tên,quê quán,mã nhân viên,thông tin, lương,số ngày làm việc

Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng bán trong ca.cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới

h Quản lí hệ thống dữ liệu

● Lưu trữ và phục hồi dữ liệu

● Cập nhât dữ liệu

● Kết thúc chương trình

i Quản lý hàng tổn:

● Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kỳ

● In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kỳ

● In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

+Nơi thu thập dữ liệu dự kiến:

FPT shop,Hanoicomputer,Lap88, (Các trang web và cửa hàng )

1.2 Xác định yêu cầu hệ thống

1.2.1 Khảo sát và phát biểu bài toán

- Phỏng vấn:

+ Phỏng vấn chủ cửa hàng:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN

Người được hỏi: Nguyễn Văn

Thắng - 25 tuổi – Chủ cửa hàng Người phỏng vấn: Tống Trung Đoàn

Địa chỉ: nhà riêng tại Đống Đa, Hà

Nội + Thời gian hẹn: 15/9/2022+ Thời gian bắt đầu: 19h

+ Thời gian kết thúc: 19h45

Đối tượng:

- Đối tượng được hỏi là chủ của

hàng

- Cần thu thập thông tin về công

việc bán hàng diễn ra như thế nào

Các yêu cầu cần thiết:

- Vai trò: Chủ cửa hàng

- Kinh nghiệm của người được hỏi: biết quản lý tất cả thông tin hệ thống trong cửa hàng

Dự kiến chương trình:

- Giới thiệu

- Tổng quan về dự án (bài toán)

- Chủ đề sẽ đề cập

Chủ đề 1: các câu hỏi và các câu

trả lời

Chủ đề 2: các câu hỏi và các câu

trả lời

Tổng hợp các nội dung chính

Kết thúc (thỏa thuận)

Ước lượng thời gian:

2 phút

3 phút

2 phút

25 phút

10 phút

3 phút

Tổng cộng: 45 phút

·Phiếu phỏng vấn thực tế:

PHIẾU PHỎNG VẤN

Dự án: Quản lý của

hàng Laptop Tiểu dự án (phần việc):

Người được hỏi:

Nguyễn Văn Thắng - 25

tuổi – Chủ cửa hàng

Ngày: 15/9/2022 Người hỏi: Tống Trung Đoàn

1. Quy trình bán

hàng tại cửa

hàng diễn ra

thế nào?

1: Lên kế hoạch bán hàng cụ thể 2: Tiếp cận khách hàng

3: Giới thiệu sản phẩm và thuyết phục khách hàng

4: Tư vấn, giải đáp thắc mắc và chốt đơn hàng 5: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

2 Anh cần

những thông

tin gì để quản

lí nhân viên?

Bên mình lưu trữ thông tin nhân viên gồm có Mã nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, điện thoại, giới tính, công việc…

3 Doanh thu

trung bình

của cửa hàng

trong một

tháng?

+ Một ngày bên mình bán tầm 3-5 sản phẩm, đôi khi không có sản phẩm nào Trung bình một tháng tầm 75 sản phẩm

4 Anh căn cứ

vào đâu để

xác định thời

điểm nhập

hàng số lượng

của đơn

hàng?

+ Chúng tôi căn cứ vào số lượng hàng còn tồn trong kho và số lượng sản phẩm được bán ra Nếu hàng trong kho có số lượng dưới 50 sp thì bên mình sẽ lên kế hoạch nhập hàng và bắt đầu thương thảo với nhà cung cấp, đồng thời chủ động tìm nhà cung cấp mới nếu cần thiết

5

Trong trường

hợp cửa hàng

phải đón tiếp một

khách hàng khó

tính và họ có thái

độ tức giận, mất

kiểm soát, là cửa

hàng trưởng anh

sẽ xử lý ra sao?

+ Với khách hàng khó tính, thường thì họ sẽ yêu cầu gặp cửa hàng trưởng sau khi có bất đồng với nhân viên hoặc cảm thấy nhân viên không thể giải quyết vấn đề của họ Trước đây tôi cũng từng xử lý vấn đề như vậy nhiều lần rồi Nhìn chung, tôi chú trọng đến biện pháp trấn an để họ bình tĩnh lại và hỏi đầu đuôi, lắng nghe cả

2 phía Nếu nhân viên sai, tôi sẽ yêu cầu xin lỗi và bản thân cũng đại diện xin lỗi luôn còn nếu do khách hàng

vô lý, quá quắt thì giải quyết dựa vào quy trình của công ty

6 Anh thường xuất hóa đơn thanh toán như nào?

+ Chúng tôi xuất hóa đơn sau khi khách hàng chốt mặt hàng mà khách hàng muốn

7 Anh có điều gì

muốn góp ý hay bổ

sung không ạ?

+ Anh không có ý kiến gì

Cảm ơn anh đã dành

thời gian trả lời cho

những câu hỏi vừa rồi

và những thông tin anh

vừa cung cấp ạ!

Đánh giá chung:

- Người được hỏi hào

hứng và mong muốn

chia sẻ, đưa ra những ý

kiến trả lời thực tế

- Còn một số nghiệp

vụ, chủ đề còn chưa đề

cập đến,

-Phỏng vấn nhân viên kho

Kế hoạch phỏng vấn:

Người được hỏi :Nguyễn Thu Hường

Người phỏng vấn :Vũ Trung Tuấn

Địa chỉ :Cửa hàng laptop Đống Đa, Hà Ngày 22/9/2022

Nội Thời gian:9h30

Đối tượng :

-Đối tượng được hỏi là nhân viên kho

trong cửa hàng bán máy tính

-Dữ liệu cần thu thập là công việc nhập

kho,xuất kho ,điều kiện nhập kho và xử lí

những máy lỗi, hàng tồn trong kho

-Cần thỏa thuận đúng,chính xác so với

thực tế

Các yêu cầu đòi hỏi:

Người được hỏi là nhân viên làm việc trong kho biết rõ về công việc mình đang làm

Kế hoạch những việc cần làm trong khi

phỏng vấn :

1.Giới thiệu:

2.Tổng quan về dự án

3.Tổng quan về cuộc phỏng vấn

Chủ đề sẽ đề cập trong cuộc phỏng vấn :

những vấn đề xoay quanh việc nhập xuất

kho,lỗi trong kho

4.ghi âm lại cuộc phỏng vấn

Chủ đề 1:

1.điều kiện (cơ chế) để nhập hàng của cửa

hàng chị như thế nào

2.Với những hàng tồn kho lâu không bán

được anh(chị) xử lý như thế nào?

Chủ đề 2:

1.phiếu đặt hàng gồm những thông tin gì ?

Ước lượng thời gian :

2phút 2phút 3phút

5phút

7phút

2.Khi nhập hàng có phải báo cáo hay ghi

chép gì vào sổ hay không?

7phút

Dự kiến phỏng vấn trong 30 phút

Phiếu phỏng vấn :

Dự án:Quản lí cửa hàng

Người được hỏi : Nguyễn

Người hỏi:nhóm 9 Câu hỏi Ghi chú

Câu 1: Khi nhập hàng bên

mình có kiểm tra thông tin từ

chất lượng,giấy tờ biên lai

trước khi nhập về hay

không ?

Trả lời:Thường số lượng nhập khá lớn nên mỗi lần nhập bên mình không thể kiểm tra chất lượng ngay được mà thông qua cơ chế bảo hành cho khách hàng để có thể tìm ra những thiết bị lỗi

Câu 2:Khi nhập hàng về bên

mình lưu trữ thông tin ở đâu

để dễ kiểm soát ?

Trả lời:Thường là sẽ ghi tay vào sổ sách nhưng đa phần là làm trên excel phân ra thành từng vùng để cho dễ dàng kiểm soát

Câu 3: điều kiện (cơ chế) để

nhập hàng của cửa hàng chị

như thế nào

Trả lời : Thường là khi hàng đã đến một số lượng nhất định,số lượng sản phẩm bán được ,theo yêu cầu khách hàng,muốn bắt kịp xu hướng đa dạng mẫu mã

4.Với những hàng tồn kho lâu

không bán được anh(chị) xử

lý như thế nào?

Trả lời : Chúng tôi sẽ đặt riêng ra và phân loại từng mẫu mã

Câu 5:phiếu đặt hàng gồm

những thông tin gì ? Trả lời: gồm những thông tin bên nhà cung cấp,bên nhận(cửa hàng),thông tin sản phẩm,

số lượng sản phẩm nhập, đơn giá từng sản phẩm, ngày nhập sản phẩm

Câu 6:Khi nhập hàng có phải

báo cáo hay ghi chép gì vào

sổ hay không?

Trả lời:chắc chắn là có,mang đi ghi lại mã lô,ngày nhập, số lượng sản phẩm nhập, đơn giá từng sản phẩm,người nhập,giá trị lô hàng

và thông tin đôi bên Đánh giá: Câu hỏi khá dễ hiểu và đánh trọng tâm

-có thể khai khác nhiều thông tin và những vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống

Câu hỏi Câu trả lời

1.Những mẫu máy đang bán chạy

2.Có các phân khúc giá nào với từng

đối tượng khách hàng -Loại phổ thông(10-20tr) dành cho học sinh, sinh viên ,nhân viên văn phòng không

có yêu cầu cao về hiệu năng xử lý chỉ dùng

để học tập làm Power point , Word và giải trí nhẹ nhàng

-Loại cao cấp(Trên 20tr) dành cho sinh viên ,nhân viên đòi hỏi hiệu năng cao để làm việc như về đồ họa,gaming,xử lý hình ảnh edit video,lập trình,…

3.Nhu cầu sử dụng với từng đối

tượng khách hàng Sinh viên sẽ có nhu cầu giải trí, chơi game học tập online,tra cứu,…

Nhân viên sẽ có nhu cầu làm việc,giải trí ,

…

4 Những câu hỏi khách hàng

thường xuyên dùng -Chip,Ram như nào là ổn

-Chính sách bảo hành của máy như thế nào -Với tầm giá như này thì có những mẫu máy nào dùng tốt

-Kích thước trọng lượng của máy là bao nhiêu

-Phần mềm đi kèm như thế nào -Khả năng nâng cấp của máy -Nhu cầu như này thì chọn laptop nào giá bao nhiêu

5.Những vấn đề cần phải tìm hiểu

khi kinh doanh laptop là gì Cần phải biết tìm hiểu thị trường,kinh doanh sản phẩm chất lượng nhưng vẫn phải

có mức giá hợp lý,xây dựng thương hiệu tốt, xử lý khéo léo tránh tình huống ảnh hưởng xấu đến thương hiệu,…

6.Cách để giữ khách hàng Phải gây ấn tượng tốt tư vấn nhiệt tình chu

đáo, xây dựng bộ phận chăm sóc khách hàng giải đáp những khó khăn thắc mắc của họ,chính sách bảo hành minh bạch rõ ràng gây dựng lòng tin của họ ,…

1.2.2 Phiếu hỏi

*Chủ của hàng: Khảo sát chủ cửa hàng (google.com)

*Nhân viên kho: Quản lý kho hàng (google.com)

*Nhân viên bán hàng: Khảo sát nhân viên bán hàng (google.com)

1.2.3 Lấy mẫu

1.2.3.1.Phiếu xuất kho của cửa hàng thường do người phụ trách kho quản lí -Khi số lượng sản phẩm bán ngoài kệ đã hết thì người quản lí kho sẽ lập phiếu xuất kho để có thể xuất sản phẩm từ kho ra cửa hàng nhằm kiểm soát được chính xác số lượng sản phẩm nên số lượng mẫu là không giới hạn

-Phiếu xuất kho gồm: tên hàng,mã số,số lượng,đơn giá ,chữ kí của những bên

có liên quan

1.2.3.2.Phiếu nhập kho có thể do người quản lí kho hoặc chủ cửa hàng quản lí -Khi sản phẩm trong kho đã hết hoặc là sản phẩm mà khách hàng mong muốn được mua mà bên cửa hàng không có thì người quản lí kho hoặc chủ cửa hàng

sẽ nhập kho(lập phiếu nhập kho) để thống kê giá trị,sản phẩm được nhập

-Trong phiếu nhập kho có tên đơn vị(tên cửa hàng),ngày tháng năm nhập hàng ,địa chỉ nhập hàng,bộ phận,tên sản phẩm,số lượng,đơn giá ,số chứng

từ ,tổng số tiền,chữ kí của các bên liên quan

1.2.3.3.Phiếu bảo hành

-Thuộc nghiệp vụ bảo hành

-Phiếu bảo hành được lập bởi nhân viên bán hàng khi khách hàng tới cửa hàng mua hàng chứa tên khách hàng,thông tin khách hàng,sản phẩm mua,số máy, ngày mua, chữ ký