-Sau khi nhận được thông báo và đơn đặt hàng thì sẽ nhập hàng đúng thời gian quy định.. Trả lời 2: -Khi xuất kho mà phát hiện sai phạm lập tức thông báo bộ phận nhận hàng để xác minh hà
Trang 1
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÍ TỰ TRỌNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ KHO HÀNG
Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Danh
Lớp: 13CD-TP1
Sinh viên thực hiện : Nhóm 11
1 Lại Xuân Lộc
2 Nguyễn Xuân Thiện
3 Vương Nguyễn Tường Lâm
4 Nguyễn Thanh Bình
Năm học: 2014-2015
PHẦN A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Bảng kế hoạch tổng quan
I.kế hoạch phỏng vấn
Hệ thống: xây dựng chương trình quản lý khách sạn
Người lập: nhóm 11 ngày 25/09/2014
1 Quản lý nhập hàng Quản lý thông tin về hàng hóa
nhập vào
26/9/2014 26/9/2014
xuất hàng
Quản lý các hoạt động xuất hàng
27/9/2014 27/9/2014
3 Báo cáo tổng kết Lập các báo cáo về hàng tồn
và hàng đã xuất
28/9/2014 28/9/2014
Tồn kho
Quản lý các trang thiết bị cần thiết cho việc nhập xuất
29/9/2014 29/9/2014
Người thực hiện: Lại Xuân Lộc
Người được hỏi: Nguyễn Thanh Chung Người phỏng vấn: Lại Xuân Lộc
Địa chỉ: 96 Đ.11,Phường Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời gian hẹn: 7h20’ ngày 26/9/2014
Thời gian bắt đầu: 7h30’
Thời gian kết thúc: 8h
Đối tượng:
Người quản lý kho
Người được hỏi là nhân viên nhập kho
Trang 2
Chương trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhập: vấn đề quản lý khnhập hàng hàng
Chủ đề 1:
Câu hỏi 1: Quá trình nhập hàng diễn ra như thế
nào?
Câu hỏi 2: Trên phiếu nhập hàng cần lưu những
gì?
Câu hỏi 3: Các mặt hàng được phân loại như thế
nào?
Câu hỏi 4: Cần lưu những gì về thông tin của
các hàng hóa – sản phẩm?
Câu hỏi 5: Cần lưu trữ những gì về nhà cung
cấp?
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp!
Ước lượng thời gian
1 phút
2 phút
2 phút
45 phút
Dự án: xây dựng chương trình quản lý kho Tiểu dự án: quản lý nhập hàng
Người thực hiện : Trần Xuân Thiện
Người được hỏi: Nguyễn Thanh Chung Người phỏng vấn: Lại Xuân Lộc
Địa chỉ: 96 Đ.11,Phường Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời gian hẹn: 7h20’ ngày 26/9/2014
Thời gian bắt đầu: 7h30’
Thời gian kết thúc: 8h
Câu hỏi:
Câu hỏi 1: Quá trình nhập hàng diễn ra như thế
nào?
Câu hỏi 2: Trên phiếu nhập hàng cần lưu những
gì?
Câu hỏi 3: Các mặt hàng được phân loại như thế
nào?
Câu hỏi 4: Cần lưu những gì về thông tin của các
hàng hóa – sản phẩm?
Câu hỏi 5: Cần lưu trữ những gì về nhà cung
cấp?
Trả lời 1:
-Trước tiên phải có đơn hàng(số lượng,đơn giá,loại hàng).sau đó là thông báo nhận hàng
-Sau khi nhận được thông báo và đơn đặt hàng thì
sẽ nhập hàng đúng thời gian quy định
Trả lời2:
-TRên phiếu nhập thì cần có mã sản phẩm,tên sản phẩm,ngày nhập sản phẩm,số lượng,đơn giá
Trả lời 3:
-Các mặt hàng được phân loại theo từng mã loại sản phẩm,đồng thời một số mặt hàng phân loại theo đơn giá bán
Trả lời 4:
-Các hàng hóa thì cần lưu đã nhập loại hàng nào?mã sp là gi?số lượng đã nhập là bao nhiêu?ngyaf nhập hàng là ngày nào?
Trả lời 4: Đối với nhà cung cấp thì cần lưu lại mã nhà cung cấp,tên sản phẩm và mã sản phẩm của nhà cung cấp
đó
Dự kiến tổng cộng 50 phút
Nhận xét:
Người được hỏi: Lê Đức Toàn Người phỏng vấn: Trần Xuân Thiện
Địa chỉ: 96 Đ.11,Phường Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 27/9/2014
Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’
Thời Điểm Kết Thúc: 17h
Trang 3
Người được hỏi: Lê Đức Toàn Người phỏng vấn: Trần Xuân Thiện
15h, Ngày 23/9/2014
Chủ đề 1:
Câu hỏi 1: khi nào được phép xuất kho?
Câu hỏi 2: Khi xuất kho phát hiện hàng lỗi,hàng kém chất lượng thì xử lí thế nào?
Chủ đề 2:
Câu hỏi 1: hàng tồn kho sẽ xử lí ra sao?
Câu hỏi 2: khi xuất hàng mà đơn đặt hàng bị trả lại thì phải làm thế nào?
Trả lời 1:
-hàng sẽ được xuất kho khi nhận được đơn hàng từ khách hàng,từ đơn hàng thì sẽ xuất đúng số lượng và mặt hàng cần thiết
Trả lời 2:
-Khi xuất kho mà phát hiện sai phạm lập tức thông báo
bộ phận nhận hàng để xác minh hàng lỗi là vì sao? Thay thế những sản phẩm lõi để kịp thời giao hàng đồng thời lập báo cáo
Trả lời 1 :
-Hàng tồn kho sẽ được lập danh sách và thanh lí khi gần hết hạn đối với những mặt hàng được phép hoàn trả khi hết hạn thì lập báo cáo và trả hàng
Trả lời 2:
Khi xuất hàng mà hóa đơn bị trả lại thì lập tức không xuất hàng,lập báo cáo để xác minh,đòng thời cất hàng vào kho
ĐốiTượng:
Chương trình:
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhật: Quản lý các hoạt động xuất
hàng
Chủ đề 1:
1.Khi xuất kho cần có những giấy tờ hóa
đơn nào?
Các mặt hàng trong kho được sắp xếp ra
sao?
Muốn xuất hàng thì cần có những thông tin
gì?
Trường hợp xuất kho có những sản phẩm
có bảo hành thì sẽ xử lý ra sao?
Câu hỏi 1: khi nào được phép xuất kho?
Câu hỏi 2: Khi xuất kho phát hiện hàng lỗi,hàng kém chất lượng thì xử lí thế nào?
Chủ đề 2:
Câu hỏi 1: hàng tồn kho sẽ xử lí ra sao?
Câu hỏi 2: khi xuất hàng mà đơn đặt hàng bị trả lại thì phải làm thế nào?
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp!
Ước lượng thời gian
o 1 phút
o 3 phút
o 2 phút
1.khi xuất kho cần có phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
và hợp đồng mua bán sản phẩm
2.Các mặt hàng trong kho sẽ được sắp xếp theo khu vực
và nguồn gốc của sản phẩm
3.muốn xuất kho thì cần có thông tin của khách hàng, địa điểm nhận hàng và phương tiện giao hàng
4.viết giấy bảo hành cho khách hàng nếu sản phẩm có bảo hành
25 phút
o 15 phút
Dự kiến tổng cộng: 46 phút
Dự án: Xây dựng chương trình quản lý kho Tiểu dự án: Quản lý xuất hàng
Trang 4
Nhận xét:
Người thực hiện: Vương Nguyễn Tường Lâm
Người được hỏi: Trần Ngọc Thủy Người phỏng vấn: Vương Nguyễn Tường Lâm
Địa chỉ: 96 Đ.11,Phường Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 28/9/2014
Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’
Thời Điểm Kết Thúc: 17h
ĐốiTượng:
Kiểm Toán Kho
Người được hỏi là nhân viên viết báo cáo
Chương trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhập: báo cáo
Chủ đề 1:
Câu hỏi 1: Anh (chị ) có thể cho biết nội dung
của một bản báo cáo gồm những gì?
Câu hỏi 2: Khi nào thì cần viết báo cáo và báo
cáo lỗi thì phải xử lý như thế nào?
Câu hỏi 3: Có các loại phiếu báo cáo nào?
Ước lượng thời gian
1 phút
3 phút
2 phút
60 phút
Dự án: Xây dựng chương trình quản lý khách hàng Tiểu dự án: Quản lý thông tin khách hàng
Người được hỏi: Trần Ngọc Thủy Người phỏng vấn: Vương Nguyễn Tường Lâm
Địa chỉ: 96 Đ.11,Phường Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 28/9/2014
Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’
Thời Điểm Kết Thúc: 17h
Chủ đề 1:
Câu hỏi 1: Anh (chị ) có thể cho biết nội dung
của một bản báo cáo gồm những gì ?
Câu hỏi 2 : Khi nào thì cần viết báo cáo và báo
cáo lỗi thì phải xử lý như thế nào?
Trả lời 1 :
Trong đó mỗi phiếu cần có đầy đủ các thông tin gồm:
o Ngày tháng lập phiếu
o Tên người lập phiếu
o Tên vật tư
o Mã vật tư
o Số lượng
o Đơn giá
o …
Trả lời 2:
Khi cần nhập kho hoặc xuất kho, khi đơn đặt hàng bị gửi trả
Trang 5
Người thưc hiện: Nguyễn Thanh Bình
Người được hỏi: Nguyễn Ngọc Huyền Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh Bình
Địa chỉ: 96 Đ.11,Phường Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn:13h30’, Ngày 29/09/2014
Thời Điểm Bắt Đầu: 13h40’
Thời Điểm Kết Thúc: 15h30’
Đối Tượng:
Người Quản Lí Thiết bị Người Được Hỏi: Nhân viên kĩ thuật
Chương Trình:
Giới Thiệu
Tổng Quản Vể Dự Án
Tổng Quan Về Phỏng Vấn
Xin Phép Ghi Âm
Chủ Để Cập Nhật: Vấn Để Quản Lí tồn kho
Chủ Để 1:
Câu 1: hàng tồn kho cần lưu lại những thông tin gì?
Câu 2: Những hàng tồn kho lâu ngày thì phải xử lí
như thế nào?
Câu 3: Cần lưu trữ thong tin gì về việc thanh lí
hàng tồn?
Kết Thúc Phỏng Vấn
Xin Cảm Ơn Các Thông Tin Mà Anh Đã Cung Cấp
Ước Lượng Thời Gian:
2 Phút
2 Phút
3 Phút
20 Phút
Người Được Hỏi: Nguyễn Ngọc Huyền Người Phỏng Vấn: Nguyễn Thanh Bình
Địa chỉ: 96 Đ.11,Phường Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn:13h30’, Ngày 29/09/2014
Thời Điểm Bắt Đầu: 13h40’
Thời Điểm Kết Thúc: 15h30’
Chủ Để 1:
Câu 1: hàng tồn kho cần lưu lại những thông tin
gì?
Câu 2: Những hàng tồn kho lâu ngày thì phải xử
lí như thế nào?
Câu 3: Cần lưu trữ thong tin gì về việc thanh lí
hàng tồn?
Trả Lời: Hàng tồ kho vẫn phải lưu lại những thông tin chính như
mã sản phẩm tên sản phẩm,số lượng hàng tồn,dơn giá,ngày nhạp kho,số ngày tồ kho
Trả Lời: Những hàng tồ kho lâu ngày thì thanh lí với giá rẻ,để hủy các thông tin lưu trữ không cầ thiết,đòng thời nhập hàng mới
Trả Lời: lưu lại ngày thanh lí,số lượng giá bán,mã hang đã được hoàn tất thanh lí
Câu hỏi 3: Có các loại phiếu báo cáo nào?
Viết báo cáo hàng ngày hàng tuần về số lượng nhập hàng và xuất hàng, thống kê hàng tồn Viết báo cáo theo quý, năm để tính toán các khoản chi và thu
Khi báo cáo lỗi lập tức hủy bản báo cáo đó, đồng thời lập báo cáo sai phạm
Trả lời 3:
Báo cáo có rất nhiều mẫu, ví dụ như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu báo cáo hàng tồn, Phiếu xuất nhập theo kỳ, Báo cáo xuất nhập tồn, …
Dự kiến tổng cộng 50 phút
Nhận xét:
Trang 6
Nhận xét:
II Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu
1 Mô tả hệ thống:
1.1 Nhập hàng:
-Sau mỗi lần nhận hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng vào sổ chi tiết hàng hóa để tiện theo dõi Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí Ban quản lí sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp cung cấp và tiến hành mua hàng Khi hàng được mua về kho,bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng về có đúng yêu cầu mua hàng không Sau khi kiểm tra xong số lương và chất lương của đã đảm bảo thì sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho,trên phiếu nhập kho ghi rõ mã hàng,tên hàng,só lương nhập,đơn giá,và ngày nhập kho Những hoàng hóa không đáp ứng được yêu cầu thi sẽ được giao lại cho bộ phận mua hàng đẻ trả lại nhà cung cấp,cùng với biên bản kiểm nghiêm hàng hóa ghi rõ tên sản phẩm,mã sản phẩm,số lượng sản phẩm không đạt yêu cầu đó
1.2 Quản lí xuất:
-Bộ phận bán hàng sẽ nhận đơn hàng mua hàng từ khách hàng Khách hàng có thể mua lẻ hoặc sỉ Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu và gửi đến bộ phận kho Bộ phận này kiểm lượng hàng trong kho hàng,sau đó gưr mã hàng cho bộ phận bán hàng Nếu đủ sẽ viết hóa đơn ggofm tên sản phẩm,mã sản
phẩm,ssos lượng,đơn giá cho khách hàng Khách hàng sẽ nhận đơn hàng và gửi cho bộ phạn bộ phận xuất kho,bộ phận xuất kho sẽ đối chiếu hóa đơn,lấy hàng cho khách và lập phiếu xuất kho(mã sản phẩm,tên sản phẩm,số lượng,đơn giá,ngày xuất,thông tin khách hàng) Phiếu xuất kho sẽ được sao làm 2 bản,1 bản cho khách hàng và 1 bản đẻ lưu trữ
1.3 Quản lí hàng tồn:
-Việc quản lí hàng tồn kho diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng.Hàng hóa được thực hiện qua máy tính khi phát sinh nhập hay xuất hàng.đòng thời hàng hóa sẽ được lưu lại kho trong trường hợp hóa đơn đạt hàng bị hủy bỏ
1 4 Báo cáo thống kê:
-Việc lập báo cáo và thóng kê diễn ra hàng ngày với việc thao tác trên máy tính Mooic ngày đều phải lập các thống kê về mã hàng,đơn hàng,số lượng hàng nhập về cũng như xuất đi,và những báo cáo này phải được lưu trữ để xử dụng đối chiếu khi cần thiết
2 Biểu mẫu:
2.1 phiếu nhập
Trang 7
2.2 Phiếu Xuất hàng
Trang 8
3 Sơ đồ PFD
Quản lí kho hàng
Quản lí xuất kho
Nhận và kiểm tra hóa đơn bán
hàng
Lập phiếu xuất kho
Vào sổ chi tiết hàng hóa
Quản lí hàng tồn
KIểm tra mã hàng
Lập phiếu hàng tồn
Vào sổ lưu kho
Báo cáo thống kê
Kiểm kê hàng hóa
Báo cáo doanh thu
Điều chỉnh chênh lệch nhập – xuất
Quản lí nhập kho
Nhận và kiểm tra hàng hóa
Lập phiếu nhập kho
Vào sổ chi tiết hàng hóa
Lưu trữ kết quả