Nhận thấy được tính cấp thiết và quan trọng của kế toán lưu chuyển hàng hóa, em quyết định chọn đề tài: “Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH Trí Tân” để làm Khóa luận tốt nghiệ
Tổng quan về kế toán lưu chuyển hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại
Những vấn đề chung
1.1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại:
- Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Thương mại bao gồm phân phối và lưu thông hàng hóa Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là hàng hóa – đó là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng
- Đặc điểm khác biệt cơ bản giữa doanh nghiệp kinh doanh thương mại và doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nó đóng vai trò trung gian mô giới cho người sản xuất và người tiêu dùng Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp trực tiếp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu cầu xã hội Doanh nghiệp thương mại thừa hưởng kết quả của doanh nghiệp sản xuất, vì thế chi phí mà doanh nghiệp thương mại bỏ ra chỉ bao gồm: giá phải trả cho người bán và các phí bỏ ra để quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả cao
1.1.1.2.1 Hàng hóa: là đối tượng kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Hàng hóa là những loại vật tư, sản phẩm có hình thái hoặc không có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán
1.1.1.2.2 Lưu chuyển hàng hóa: là sự vận động của sản phẩm từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua các hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân Hay nói cách khác lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là tổng hợp các hoạt động mua bán và trao đổi sản phẩm hàng hóa Nếu việc trao đổi diễn ra trong nước thì gọi là nội thương, nếu buôn bán với nước ngoài thì gọi là ngoại thương a Phân loại lưu chuyển hàng hóa:
Dựa vào người bán Lưu chuyển hàng hóa ban đầu
Lưu chuyển hàng hóa trung gian
Dựa vào người mua Lưu chuyển hàng hóa bán buôn
Lưu chuyển hàng hóa bán lẻ
Dựa vào phạm vi lưu thông Lưu chuyển hàng hóa nội thương
Lưu chuyển hàng hóa ngoại thương b Nội dung lưu chuyển hàng hóa:
- Lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là sự tổng hợp của các hoạt động: Mua, dự trữ và bán hàng hóa
Hàng hóa mua vào: là khâu rất quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, nó là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa
Hàng hóa dự trữ: nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp được hoạt động bình thường và liên tục Tuy nhiên doanh nghiệp cần phải xác định cho mình một khối lượng hàng hóa hợp lý, nếu không hàng hóa dự trữ bị ứ đọng gây hư hỏng, mất mát và tốn kém trong bảo quản
Hàng hóa bán ra: là khâu cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa Đây cũng là khâu quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng Vì vậy nó là khâu quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp c Ý nghĩa của lưu chuyển hàng hóa:
- Lưu chuyển hàng hóa có vị trí trung gian cần thiết giữa sản xuất và tiêu dùng, là tiền đề của sản xuất, là hậu cần của tiêu dùng và không thể thiếu được trong quá trình tái sản xuất xã hội, với vị trí đó lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa sau:
Đối với doanh nghiệp: có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp, bởi vì tất cả các chỉ tiêu kinh tế đều phụ thuộc vào quá trình lưu chuyển hàng hóa kể từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc
Đối với người tiêu dùng: có tác dụng quan trọng trong việc từng bước cải thiện đời sống dân cư ổn định giá cả, điều hòa lưu thông tiền tệ
Đối với người sản xuất: là một quá trình tái sản xuất, là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng Do đó, nếu thực hiện tốt quá trình lưu thông hàng hóa sẽ góp phần rút ngắn và thúc đẩy quá trình sản xuất
1.1.1.3 Công tác lưu chuyển hàng hóa:
1.1.1.3.1 Nhiệm vụ của công tác lưu chuyển hàng hóa:
- Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến lưu chuyển hàng hóa, đảm bảo việc ghi sổ kế toán, tính toán các chỉ tiêu mua vào, dự trữ và bán ra
- Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hóa theo yêu cầu quản lý đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng …
- Tổ chức thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua bán và dự trữ hàng hóa
- Tổ chức lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp
- Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp
1.1.1.3.2 Yêu cầu của công tác lưu chuyển hàng hóa:
- Quản lý, kiểm soát về mặt số lượng, chất lượng, giá trị, giá cả hàng hóa và việc thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng
- Quản lý, kiểm soát các loại chi phí và doanh thu phát sinh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả hoạt động kinh doanh
- Quản lý việc tổ chức hoạt động kinh doanh: lựa chọn phương thức, cách thức tổ chức hoạt động phù hợp với địa bàn, trình độ tổ chức, quản lý của đơn vị, …
Kế toán quá trình mua hàng
1.1.2.1 Những vấn đề chung liên quan đến nghiệp vụ mua hàng:
1.1.2.1.1 Khái niệm về nghiệp vụ mua hàng:
- Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua bán Trong đó, mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp
- Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng trong nước (hay mua hàng nội địa) và mua hàng nhập khẩu (mua hàng của quốc gia khác)
1.1.2.1.2 Các phương thức mua hàng:
- Tùy thuộc loại hình doanh nghiệp thương mại mà có thể có các phương thức mua hàng khác nhau
- Đối với doanh nghiệp thương mại nội địa, việc mua hàng có thể được thực hiện theo 2 phương thức:
Mua hàng theo phương thức trực tiếp: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước
- Đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất – nhập khẩu hàng hóa, việc mua hàng nhập khẩu cũng có thể được tiến hành theo 2 phương thức:
Nhập khẩu trực tiếp: là phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với nước ngoài; trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng
Nhập khẩu ủy thác: là phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập (có đăng kí kinh doanh xuất – nhập khẩu, có giấy phép xuất – nhập khẩu) không đứng ra trực tiếp đàm phán với nước ngoài mà phải nhờ qua một đơn vị xuất – nhập khẩu có uy tín thực hiện hoạt động nhập khẩu cho mình
Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng tại công ty 1.1.2.1.4 Phương pháp xác định giá hàng mua: Hàng hóa của doanh nghiệp được ghi nhận theo giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá gốc
Giá thực tế của hàng hóa mua vào
Giá mua của hàng hóa
Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp (nếu có)
Chi phí mua phát sinh trong quá trình mua hàng 1.1.2.1.5 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ mua hàng:
- Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và thời điểm mua hàng
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát, tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng người cung cấp và theo từng hợp đồng tình hình thanh toán với nhà cung cấp
- Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng làm căn cứ cho việc đề xuất những quyết định hoạt động kinh doanh
Nhà Cung Cấp P Mua Hàng BP Yêu Cầu BP Kho Kế Toán Thủ Quỹ
Quy trì nh m ua hà ng
Yêu cầu báo giá Yêu cầu báo
Báo giá Báo giá Đơn hàng Đơn hàng mua Đơn hàng
Phiếu chi Úy nhiệm chi
Yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng
Hóa đơn bán hàng Đề nghị thanh toán
Hóa đơn bán hàng Đề nghị thanh toán Đơn hàng mua Phiếu nhập kho
Yêu cầu mua hàng Báo giá
Giao dịch tại quầy của Ngân hàng hay trực tuyến
Phiếu xuất kho (Phiếu giao hàng)
1.1.2.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng:
1.1.2.2.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước: a Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
- Bảng kê mua hàng hóa
- Phiếu xuất kho của nhà cung cấp, phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nhận hàng hóa
- Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng b Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho
Tài khoản 151 SDĐK: trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ
- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường
- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng SDCK: trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho doanh nghiệp)
- Tài khoản 156 – Hàng hóa: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1561 – Giá mua hàng hóa: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua vào và đã nhập kho
Tài khoản 1561 SDĐK: trị giá hàng hóa thực tế tồn kho đầu kỳ
- Trị giá hàng hóa mua vào đã nhập kho theo hóa đơn mua hàng
- Thuế nhập khẩu hoặc thuế TTĐB của hàng nhập khẩu hoặc thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế GTGT đầu vào (không được khấu trừ)
- Trị giá hàng hóa đã bán bị trả lại nhập kho
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê
- Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ (xuất bán, biếu tặng, …)
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng
- Khoản giảm giá hàng mua được hưởng
- Trị giá hàng hóa trả lại người bán
- Trị giá hàng hóa hao hụt, mất mát
SDCK: trị giá hàng hóa thực tế tồn kho cuối kỳ
Tài khoản 1562 – chi phí thu mua hàng hóa: tài khoản này dùng để phản ánh chi phí trực tiếp để có hàng hóa mua vào nhập kho trong trạng thái sẵn sàng bán ra hoặc gia công thêm rồi bán
Tài khoản 1562 SDĐK: chi phí thu mua hàng hóa đầu kỳ
- Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hóa mua vào, đã nhập kho trong kỳ
- Chi phí thu mua hàng hóa tính cho khối lượng hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
SDCK: chi phí thu mua hàng hóa còn lại cuối kì
Kế toán quá trình bán hàng
1.1.3.1 Những vấn đề chung liên quan đến nghiệp vụ bán hàng:
1.1.3.1.1 Khái niệm về nghiệp vụ bán hàng:
- Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, là quá trình người bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người mua
- Như vậy thông qua nghiệp vụ bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện; vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hóa) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích lũy để mở rộng kinh doanh
- Và cũng như đối với hoạt động mua hàng, hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp thương mại cũng bao gồm: bán hàng trong nước (hay bán hàng nội địa) và bán hàng xuất khẩu (bán cho các quốc gia khác)
1.1.3.1.2 Các phương thức bán hàng:
Đối với các doanh nghiệp thương mại nội địa:
- Việc bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại nội địa có thể thực hiện theo 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ, được chi tiết dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, …)
- Bán buôn hàng hóa: hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất … Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện Hàng bán buôn thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn Giá bán biến động tùy thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán Trong bán buôn thường bao gồm 2 phương thức:
Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho
Theo hình thức giao hàng trực tiếp
Theo hình thức chuyển hàng
Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng
Theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba) Theo hình thức chuyển hàng
- Bán lẻ hàng hóa: phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định Bán lẻ có thể được thực hiện dưới các hình thức sau:
Hình thức bán trả góp
Hình thức bán hàng tự động
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp
Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung
Hình thức bán lẻ tự phụ vụ (tự chọn)
Hình thức gửi đại lý bán hay ký gửi hàng
Đối với các doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất – nhập khẩu:
- Việc bán hàng xuất khẩu trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất – nhập khẩu có thể được tiến hành theo 2 phương thức: xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác
Xuất khẩu trực tiếp: phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị kinh doanh xuất – nhập khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài; trực tiếp giao hàng và thu tiền hàng
Xuất khẩu ủy thác: phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị kinh doanh xuất – nhập khẩu không trực tiếp xuất khẩu hàng hóa và thu tiền hàng mà phải thông qua một đơn vị xuất – nhập khẩu uy tín thực hiện hoạt động xuất khẩu
Sơ đồ 1.6: Quy trình bán hàng tại công ty 1.1.3.1.4 Phương pháp xác định giá hàng bán:
- Giá bán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại là giá thỏa thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng
- Nguyên tắc chung khi xây dựng giá bán trong các doanh nghiệp thương mại là phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, bù đắp được chi phí bán hàng và có hình thành lợi nhuận cho doanh nghiệp
1.1.3.1.5 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng:
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ
Khách Hàng P Kinh Doanh Bộ phận Kho P Kế Toán Thủ Quỹ Quy trình bán hàng
(1) Yêu cầu báo Yêu cầu báo
Báo giá Báo giá Đơn hàng mua Đơn hàng mua Đơn hàng bán Đơn hàng bán
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Đơn hàng bán
Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng
Phiếu thu Giấy báo có
- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra, bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra
- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí thu mua hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng
- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ
- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ
1.1.3.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng:
1.1.3.2.1 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước: a Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, …
- Các chứng từ khác có liên quan b Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa gửi đi cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán (chưa được tính là doanh thu bán hàng trong kỳ đối với số hàng hóa đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng)
Tài khoản 157 SDĐK: trị giá hàng hóa đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác nhận là đã bán đầu kỳ
- Trị giá hàng hóa đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi đại lý, ký gửi
- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán
- Trị giá hàng hóa gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bán
- Trị giá hàng hóa dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại
SDCK: trị giá hàng hóa đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác nhận đã bán trong kỳ
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, bao gồm cả doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho công ty mẹ, công ty con trong cùng tập đoàn
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK)
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư bán trong kỳ Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như: Chi phí khấu hao; chi phí sửa chữa; chi phí nghiệp vụ cho thuê BĐS đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (trường hợp phát sinh không lớn); chi phí nhượng bán, thanh lý BĐS đầu tư…
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Giới thiệu công ty TNHH Trí Tân
2.1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty:
- Tên đầy đủ: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Trí Tân
- Tên giao dịch: Tri Tan Trade & Engineering
- Tên tiếng Anh: TRITACO.LTD
- Người đại diện: TRẦN MẠNH NGỌC, Giám đốc
- Tài khoản: 1601859 , ACB chi nhánh Sài Gòn
- Website: http://tritan.com.vn
- Địa chỉ: 30/21 Gò Dầu - Phường Tân Sơn Nhì - Quận Tân Phú - Tp HCM
- Email: tritaninfo@yahoo.com Website: tritan.com.vn
Chi nhánh tại Hà Nội
- Địa chỉ: Nhà số 41, Ngõ 208, Trần Cung, Từ Liêm- Hà Nội
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
- Công ty TNHH Trí Tân được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư TP Hồ Chí Minh cấp
Vốn điều lệ công chứng nhận đăng ký kinh doanh: 2.000.000.000đ
- Với phương châm “đi cùng chất lượng” công ty đã và đang cung cấp đến các công trình xây dựng sản phẩm báo cháy và chống sét hàng đầu thế giới
- Hiện nay công ty đang là đại diện phân phối cho các thương hiệu uy tín được cả thế giới công nhận như:
Thiết bị báo cháy Detectomat (JOB) – Đức: Được thành lập từ năm 1977, công ty Detectomat GmbH đã trở thành một trong những nhà sản xuất đầu báo khói chất lượng hàng đầu tại Đức
Thiết bị chống sét Cirprotec – Tây Ban Nha: Quan điểm Cirprotec là sự cải tiến Sự cải tiến có từ khi bắt đầu thúc đẩy công ty đi tiên phong như một chuyên gia sản xuất và phát triển trong lĩnh vực chống sét trực tiếp và chống sét lan truyền
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của công ty:
- Chuyên cung cấp, kinh doanh độc quyền kim thu sét và các thiết bị chống sét lan truyền; thiết bị báo cháy tự động, …
- Lập kế hoạch và thi công lắp đặt hệ thống sét trực tiếp và lan truyền, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống Camera,
- Tư vấn quản lý dự án và tư vấn giám sát các dự án xây dựng;
- Bảo trì, sữa chữa các công trình báo cháy, chống sét, PCCC,
- Khảo sát hiện trạng phục vụ thiết kế; Lập kế hoạch và hồ sơ đấu thầu;
- Kinh doanh đúng ngành nghề theo quy định của pháp luật
- Giữ vững uy tín của công ty đối với khách hàng
- Bảo đảm chất lượng hàng hoá kinh doanh
- Xây dựng và tổ chức việc thực hiện việc phát triển kinh doanh của công ty
- Tiếp tục đẩy mạnh và mở rộng kinh doanh thị trường trong và ngoài nước
- Thực hiện đầy đủ và đúng nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước
- Phân phối độc quyền thiết bị chống sét trực tiếp và lan truyền của hãng Cirprotec (Tây Ban Nha) được 8 năm
- Phân phối thiết bị chống sét lan truyền Emerson( Mỹ) từ năm 2004
- Phân phối độc quyền thiết bị báo cháy tự động của Detecomat thuộc tập đoàn Job (Đức)
- Thi công lắp đặt hệ thống chống sét trực tiếp và lan truyền, với trên 10 năm kinh nghiệm cho các công trình lớn nhỏ
- Thi công lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, với kinh nghiêm 3 năm với nhiều công trình lớn nhỏ
- Thi công lắp đặt hệ thống Camera với 3 năm kinh nghiệm
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý trong công ty:
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
- Công ty TNHH Trí Tân tổ chức hoạt động theo quy định của pháp luật
- Ban điều hành gồm Giám đốc, 01 phó giám đốc và kế toán trưởng Giám đốc là người đại diện và chịu trách nhiệm cao nhất của công ty trước pháp luật, trước đối tác là khách hàng, nhà cung cấp về mọi hoạt động kinh doanh của công ty Dưới ban điều hành gồm các phòng ban với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Trí Tân
(Nguồn từ Phòng Nhân sự) 2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban:
Giám đốc Công ty: là người đại diện điều hành quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo mục tiêu định hướng đã đề ra Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh, quan hệ kinh tế đối ngoại, ổn định đời sống nhân viên
Phòng quản lý dự án
Phòng kỹ thuật Đội thi công
- Giúp cho ban giám đốc trong việc tổ chức ổn định lao động
- Cân đối lưc lượng, dự thảo các quy định về tiền lương, tiền thưởng, và các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, an toàn lao động
- Hướng dẫn các tổ chức trong việc bố trí sắp xếp lao động, tổ chức các cuộc thi cho lực lượng, tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng, đào tạo lại cho nhân viên
- Hỗ trợ trong việc thực hiện các đơn đặt hàng, trực tiếp làm việc về giá với các đối tác, làm việc cùng khách hàng trong việc thanh toán hợp đồng
- Thông tin cho phòng kinh doanh khi đã nhận đủ thanh toán từ khách hàng
- Đối chiếu doanh thu hàng tuần cùng phòng kinh doanh
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin khách hàng và xử lý thông tin
- Đưa thông tin đến các phòng ban có liên quan để xử lý công việc
- Tiếp nhận lại kết quả từ các phòng ban để làm việc trực tiếp với khách hàng
Phòng quản lý dự án:
- Tổ chức quản lý chi phí, tiến độ thực hiện; chất lượng của dự án
- Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến quản lý dự án mà công ty làm chủ đầu tư hoặc các hợp đồng liên quan đến tư vấn quản lý dự án
- Tổ chức thi công, tổ chức thực hiện giám sát thi công và lắp đặt thiết bị
- Tiếp nhận và xử lý thông tin theo yêu cầu của khách hàng
- Đảm bảo và chịu trách nhiệm nội dung yêu cầu khách hàng
- Đề xuất trực tiếp phòng kỹ thuật khi khách hàng đã đồng ý nội dung thiết kế
- Cung cấp hình ảnh nghiệm thu cho phòng kinh doanh khi hoàn thành
Các đội thi công: Triển khai và hoàn thành khối lượng nhiệm vụ công việc, thi công đảm bảo chế độ an toàn quy trình, chịu sự kiểm tra giám sát.
Giới thiệu bộ máy kế toán tại công ty TNHH Trí Tân
2.2.1 Giới thiệu chung về bộ phận kế toán:
- Bộ phận kế toán có nhiệm vụ phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty qua số liệu trên hệ thống sổ sách của công ty, hạch toán theo đúng quy định của nhà nước, trực tiếp giao dịch với ngân hàng và các tổ chức tài chính khác Từ đó phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh, quyết toán quý, năm của công ty
- Ngoài ra, bộ phận kế toán còn tham mưu và trực tiếp hỗ trợ Giám đốc trong các hoạt động tài chính, quản lý tài sản và sử dụng hiệu quả tài sản và nguồn vốn của công ty cho các hoạt động kinh tế
2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty:
2.2.2.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
- Công ty có quy mô vừa và nhỏ, chỉ có 2 văn phòng tại TP HCM và Hà Nội nên phạm vi kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định nên việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận tương đối dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời Chính vì vậy để phù hợp với quy mô của công ty cũng như đảm bảo cho việc quản lý và hoạt động hiệu quả của quá trình kinh doanh, bộ máy kế toán phải được thiết kế phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty nhưng không trái với chế độ hiện hành thì hình thức tổ chức tổ chức kế toán máy tập trung là phù hợp nhất
- Theo hình thức này thì công ty chỉ cần tổ chức một phòng kế toán trung tâm tại mỗi văn phòng, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết tổng hợp, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở mỗi phòng
2.2.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn từ Phòng Kế toán)
Kế toán tiền mặt & ngân hàng, tài sản Kế toán công nợ, thuế Kế toán hàng hoá
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Thủ kho
2.2.2.3 Phân nhiệm trong bộ máy kế toán:
- Là người đứng đầu, tổ chức điều hành bộ máy kế toán có trách nhiệm theo dõi tình hình tài chính, quản lý và điều hành phòng kế toán
- Tổ chức lập báo cáo, xác định hệ thống báo cáo kế toán mà công ty cần lập và sử dụng để cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài công ty
- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn
Kế toán tiền mặt và ngân hàng, tài sản
- Lập phiếu thu chi, mở sổ kế toán tiền mặt và phản ảnh kịp thời các khoản thu chi bằng tiền mặt; khoá sổ kế toán tiền mặt mỗi ngày đối chiếu với thủ quỹ
- Lập uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi; mở sổ tiền gửi ngân hàng theo dõi các khoản thanh toán, các khoản vay, ký quỹ qua ngân hàng Kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc với chứng từ của Ngân hàng để xử lý kịp thời nếu có sự chênh lệch
- Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để theo dõi quá trình quản lý, sử dụng TSCĐ và khấu hao TSCĐ; từ đó phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ
Kế toán công nợ, thuế
- Mở sổ và ghi chép theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, loại nợ theo kỳ hạn, thời hạn thanh toán,…
- Khách hàng có số dư biến động thường xuyên hoặc số dư nợ lớn thì định kì hoặc cuối niên độ cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ
- Cung cấp thông tin kịp thời cho Kế toán trưởng tình hình công nợ từng loại
- Mở sổ và ghi chép các loại thuế để lập báo cáo theo quy định cơ quan thuế
- Mở sổ chi tiết hàng hoá theo dõi chi tiết tình hình mua bán hàng, hàng tháng lên báo cáo nhập-xuất-tồn
- Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu kho hàng trên sổ chi tiết với số liệu hàng hoá của thủ kho để xử lý kịp thời khi có sự chênh lệch
- Căn cứ vào chứng từ gốc lập nhật ký chung, định khoản các nghiệp vụ
- Tổng hợp và kiểm tra toàn bộ hoá đơn chứng từ của nghiệp vụ để đưa vào sổ sách, lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm; lập báo cáo thống kê và các mẫu biểu quy định nộp từng kỳ
- Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu số liệu của các bộ phận có liên quan để lập báo cáo kế toán phục vụ cho mục đích quản trị
- Thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, chi được ghi đầy đủ, hợp lý và hợp lệ
- Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, đảm bảo không thiếu hụt mất mát
- Hằng ngày, kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt để xử lý kịp thời khi có xảy ra chênh lệch
- Tổ chức, quản lý, điều hành mọi hoạt động của kho hàng
- Thực hiện giám sát, kiểm tra từng lần xuất, nhập về số lượng, chất lượng
- Kiểm kê hàng hoá hàng ngày, định kì để đối chiếu số liệu với kế toán hàng hoá và phát hiện các hàng hoá hư hỏng để kịp thời xử lý
2.2.3 Tổ chức công tác kế toán trong công ty:
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/09/2006 Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ ban hành theo văn bản pháp luật khác
- Dưới đây là các chứng từ được sử dụng thường xuyên ở công ty:
Bảng 2.1: Hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH 48/2006/QĐ-BTC
Lao động tiền lương Hàng tồn kho Bán hàng
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì
Tiền tệ Tài sản cố định
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Giấy đề nghị thanh toán
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Hoá đơn bán hàng thông thường
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006 QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/09/2006 Đồng thời công ty xây dựng hệ thống tài khoản cấp 2, cấp 3 để tiện cho việc theo dõi và hoạch toán chi tiết
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Nhận xét
- Công ty trách nhiệm hữu hạn Trí Tân được thành lập năm 2000, với 15 năm hoạt động, công ty đã gặt hái được rất nhiều thành công trong lĩnh vực kinh doanh của mình Theo thời gian, Công ty đã ngày càng khẳng định được vị trí vững chắc của mình cũng như sự tin tưởng của khách hàng Để có được thành công như ngày hôm nay không phải là một điều dễ dàng Công ty muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả, đòi hỏi phải nhiều yếu tố khác nhau Trong đó điều quan trọng nhất chính là kiến thức và tầm nhìn xa trông rộng của nhà lãnh đạo, từ đó mới có thể xây dựng được một hệ thống thực hiện công tác quản lý cũng như chuyên môn đạt hiệu quả cao nhất mà phù hợp với quy mô của công ty Từ những thành quả mà công ty đạt được đã chứng minh cho bộ máy quản lý cũng như bộ máy chuyên môn của công ty đã đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra
- Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã có cơ hội tiếp cận và hiểu rõ hơn về bộ máy quản lý, bộ máy chuyên môn Với nền tảng kiến thức được học, em đã nhận thấy rõ sự khác biệt giữa thực tiễn và lý thuyết, đa phần là công ty thực hiện đơn giản hơn Bên cạnh đó, cũng có những phần phức tạp hơn rất nhiều so với trên sách vở Chính vì vậy mà em đã có được những phần nhận xét, kiến nghị của riêng em về công tác chung của công ty, cũng như công tác riêng Nhưng trong phạm vi đề tài em trình bày về bộ phận kế toán nói chung, cũng như kế toán lưu chuyển hàng hóa nói riêng
Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty:
- Hình thức tổ chức và phân nhiệm trong bộ máy kế toán: hình thức phù hợp với quy mô vừa và nhỏ của công ty, giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả Công ty đã áp dụng triệt để hình thức này và đạt được những hiệu quả rõ rệt Bên cạnh đó, nguyên tắc bất kiêm nhiệm được tuân thủ nghiêm túc Chính vì vậy mà công ty đã phòng tránh được những rủi ro có thể xảy ra trong thời gian ngắn nhưng để lại hậu quả lâu dài Với cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, có thể thấy được vừa đáp ứng được yêu cầu bất kiêm nhiệm vừa thực hiện đầy đủ các phần hành kế toán cần thiết
Tổ chức công tác kế toán trong công ty:
- Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, hệ thống BCCT: công ty áp dụng chế độ kế toán và hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 Công tác kế toán tại công ty được thực hiện trôi chảy, thống nhất và đảm bảo không trái với pháp luật, hệ thống tài khoản không phát sinh thêm nhiều tài khoản chi tiết Vì sử dụng phần mềm kế toán, hệ thống, chứng từ, sổ sách kế toán tương đối đầy đủ giúp cho việc theo dõi, kiểm tra các đối tượng cụ thể, đầy đủ và chính xác hơn Hệ thống báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính tạo nên sự thống nhất giữa nhà nước với doanh nghiệp về việc trình bày tất cả hoạt động của công ty trong một kỳ kế toán
- Chính sách kế toán áp dụng: các chính sách áp dụng tại công ty đều phù hợp với quy mô, đặc điểm cũng như hoạt động kinh doanh của công ty Chính sách phù hợp giúp công ty quản lý, điều động tài sản, nguồn vốn hợp lý; đánh giá đúng thực tế giá trị tài sản; số liệu được phản ánh trung thực, hợp lý và kịp thời
- Phương tiện phục vụ cho công tác kế toán: công ty luôn chú trọng quá trình tin học hóa để đem lại lợi ích đối đa cho công ty Phần mềm MISA được sử dụng rộng rãi và là một trong những phần mềm kế toán được đánh giá cao Công ty tạo điều kiện để công tác kế toán được thực hiện tốt nhất, tiết kiệm thời gian nhưng hiệu quả công việc được nâng cao
Tổ chức quản lý hàng hóa:
- Quản lý hàng hóa tại kho, tại phòng kế toán: nhìn chung, cả thủ kho, kế toán hàng hóa đều thực hiện tốt và đầy đủ công tác của mình Kho hàng gồm 3 kệ sắt được sắp xếp gọn gàng, được phân loại theo từng khu vực để thuận tiện cho việc lấy hàng Hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt nhất, được theo dõi chi tiết để phản ánh đúng thực trạng, thường xuyên được kiểm kê để hạn chế tình trạng thiếu hụt không rõ nguyên nhân, cũng như kịp thời xử lý khi có vấn đề xảy ra
- Phân loại hàng hóa: công ty thiết kế mã hàng hóa, mã nhà phân phối để phân loại; thuận tiện cho việc theo dõi, cũng như sắp xếp trong kho Mã hàng hóa, mã nhà cung cấp được thiết kế theo mã hàng hóa và tên của nhà cung cấp nên có tính gợi nhớ, tránh trường hợp kế toán nhẫm lẫn giữa các mã hàng với nhau
- Đánh giá hàng hóa: tất cả nghiệp vụ nhập, xuất đều có chứng từ hợp lệ và chữ kí của kế toán trưởng để đảm bảo cho việc đánh giá hàng hóa của công ty được ghi nhận chính xác giá gốc hàng hóa, làm cơ sở định giá bán một cách hợp lý Chính vì vậy mà để tồn tại và đạt được thành công trong thời gian dài, cho thấy rằng công ty đã áp dụng có hiệu quả công tác đánh giá hàng hóa
Kế toán quá trình mua hàng:
- Phương thức mua hàng: công ty áp dụng hai phương thức giúp cho quá trình mua hàng hóa được thuận lợi Mỗi nhà cung cấp sẽ có những hình thức bán hàng khác nhau, việc đa dạng hóa phương thức mua hàng tạo lợi thế công ty
- Phương thức thanh toán tiền hàng: công ty sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt là chủ yếu, hoặc nếu có nợ thì sẽ thanh toán cho nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất Chính vì vậy, công ty đã tạo được niềm tin đối nhà cung cấp, tạo được vị trí riêng đối với từng nhà cung cấp
- Sổ sách, chứng từ sử dụng, trình tự ghi chép, trình tự hạch toán: công ty sử dụng đầy đủ, chính xác sổ sách, chứng từ sử dụng theo quy định Trình tự ghi chép, hạch toán được thực hiện bởi kế toán viên có đủ trình độ nên ít khi xảy ra sai sót đáng tiếc, phản ánh đúng thực trạng của hàng hóa; chính xác, trung thực nghiệp vụ mua hàng phát sinh
Kế toán quá trình bán hàng:
- Phương thức bán hàng: công ty đa dạng hóa phương thức bán hàng để đáp ứng cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau Điều đó cho thấy rằng công ty luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, vì vậy mà công ty mới có được thành quả như ngày hôm nay
- Phương thức thanh toán: có 2 phương thức là thanh toán ngay và thanh toán chậm Trong đó phương thức thanh toán ngay được sử dụng phổ biến, giúp công ty xoay vòng vốn nhanh chóng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Thanh toán ngay làm cho vốn của công ty không bị ứ động, góp phần đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh
- Sổ sách, chứng từ sử dụng, trình tự ghi chép, trình tự hạch toán: công ty sử dụng đầy đủ, chính xác sổ sách, chứng từ sử dụng theo quy định Trình tự ghi chép, hạch toán được thực hiện bởi kế toán viên có đủ trình độ nên ít khi xảy ra sai sót đáng tiếc, phản ánh đúng thực trạng của hàng hóa; chính xác, trung thực nghiệp vụ bán hàng phát sinh
Tổ chức quản lý hàng hóa:
Kiến nghị
Tổ chức quản lý hàng hóa:
- Quản lý hàng hóa tại kho, tại phòng kế toán: Hiện nay, phần mềm về công tác kế toán rất phát triển; vì vậy để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và khắc phục những mặt hạn chế trên thì công ty có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho Theo em, công ty có thể sử dụng phần mềm Quản lý kho (Perfect Warehouse): là một phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, là công cụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kho chuyên nghiệp Phần mềm được xây dựng với những công nghệ mới nhất của Microsoft dựa trên tiêu chí đơn giản, thân thiện nên người dùng không cần biết nhiều về máy vi tính và kế toán vẫn nhanh chóng sử dụng thành thạo phần mềm Sản phẩm Phần Mềm Quản Lý Kho đạt Giải Thưởng Sao Khuê 2011 của Hiệp Hội Phần Mềm Việt Nam (VINASA) và Bộ
Thông Tin Truyền Thông kết hợp tổ chức Đặc biệt phần mềm này được sử dụng miễn phí, không tốn chi phí đầu tư nhưng hiệu quả mang lại cao, giúp công ty có thể tận dụng triệt để nguồn nhân lực
Hình 3.1: Phần mềm quản lý kho – Perfect Warehouse
Kế toán quá trình mua hàng:
- Đối với trường hợp nhập khẩu hàng hóa, khi hàng về đến cảng nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa được nhập kho do chưa làm xong thủ tục hải quan, kế toán nên hạch toán vào tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” thay cho tài khoản 156
“Hàng hóa” như trước đây, để phản ánh đúng tình trạng thực tế hàng hóa tại kho
Kế toán hàng hóa nhập khẩu về cảng nhưng chưa nhập kho:
Làm tương tự kế toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu đã được trình bày trong bài, chỉ cần thay thế tài khoản 156 “Hàng hóa” bằng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”
Kế toán hàng về nhập kho trong tháng sau:
- Để phản ánh đúng đắn hơn về nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác, công ty có thể tham khảo thông tư 200/2014/TT-BTC mới ban hành mặc dù công ty không thuộc phạm vi nhưng công ty vẫn có thể áp dụng Thông tư 200 phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác và đây cũng là một trong những điểm mới của thông tư Theo thông tư 200 thì tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”, tài khoản 331
“Phải trả người bán” được thay thế bằng tài khoản 138(8) “Phải thu khác”, tài khoản 338(8) “Phải trả, phải nộp khác” để theo dõi riêng hàng nhập khẩu ủy thác với hàng nhập khẩu trực tiếp của công ty Theo em thì việc thay đổi trên rất đơn giản nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc quản lý hàng hóa nên công ty có thể áp dụng thông tư 200/2014/TT-BTC mà không tốn nhiều công sức cũng như chi phí để thực hiện
- Từ nguyên tắc thận trọng của kế toán và tình hình biến động của giá cả thị trường, công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng rủi ro, thiệt hại về hàng hóa nếu có xảy ra
Khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho xác định theo công thức:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa
Lượng hàng hóa thực tế tồn kho tạo thời điểm lập BCTC
Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Cuối kì kế toán, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên:
Cuối kì kế toán tiếp theo, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kì kế toán năm nay > khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kì kế toán năm nay < khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi:
Kế toán quá trình bán hàng:
- Công ty cần phải tiến hành xây dựng định mức nợ, tính tuổi các khoản nợ, ước lượng nợ phải thu khó đòi và dự phòng nợ phải thu khó đòi là bước cuối cùng Trong đó, mức trích lập dự phòng như sau:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Cuối kì kế toán năm, kế toán lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được xác định lần đầu tiên:
Cuối kì kế toán năm tiếp theo, kế toán lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Nếu khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi phải lập cuối kì kế toán năm nay > khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi:
Nếu khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi phải lập cuối kì kế toán năm nay < khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi:
Kế toán xóa nợ phải thu khó đòi khi thực sự không đòi được:
Nợ TK 229(3) (Nếu đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 (Nếu chưa lập dự phòng)
Kế toán thu hồi được nợ sau khi công ty đã xóa nợ: