Bên cạnh những thành tựu mà Công ty đạt được thì công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp tại Công ty cũng còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục như: Phần mềm kế toán không cho phép p
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải trả cho người bán
Nợ phải trả là nguồn vốn bổ sung nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả người lao động, thuế phải nộp và phải trả khác Nợ phải trả thể hiện trách nhiệm kinh tế của doanh nghiệp đối với các chủ nợ, tức là doanh nghiệp phải trả và thanh toán bằng các nguồn lực của mình Quản lý nợ phải trả hiệu quả giúp cân đối dòng tiền, đảm bảo thanh toán đúng hạn và nâng cao khả năng thanh toán, uy tín tài chính của doanh nghiệp.
Phải trả người bán là một khoản nợ phải trả của doanh nghiệp, phát sinh từ các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ và tài sản với người bán – đơn vị độc lập với doanh nghiệp mua Khoản phải trả mang tính chất thương mại và phản ánh các nghĩa vụ thanh toán đối với người bán, bao gồm cả các khoản phải trả giữa công ty mẹ và công ty con, công ty liên doanh và công ty liên kết Khoản phải trả này cũng bao gồm các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác trong giao dịch nhập khẩu ủy thác.
Kế toán theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán dựa trên kỳ hạn trả, đối tượng phải trả và loại nguyên tệ phải trả, đồng thời nắm bắt các yếu tố khác phục vụ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việc quản lý nợ phải trả tập trung cập nhật thường xuyên dữ liệu về ngày đến hạn, người hưởng thanh toán và biến động ngoại tệ, từ đó hỗ trợ quản trị dòng tiền và khả năng thanh toán Hệ thống ghi nhận đầy đủ các khoản phải trả theo từng nhà cung cấp, kỳ hạn thanh toán và loại tiền, giúp tối ưu hóa chi phí tài chính và tăng cường kiểm soát chi phí Nhờ đó doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình công nợ, có thể lên kế hoạch thanh toán và đàm phán điều kiện với nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 331 – Phải trả cho người bán để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký; tài khoản này đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với các nhà thầu xây lắp chính và phụ Nội dung thanh toán bao gồm số tiền phải trả, số tiền đã trả, số tiền còn phải trả, số tiền doanh nghiệp ứng trước cho người bán và số tiền phải thu từ người bán khi doanh nghiệp trả thừa so với số phải trả.
Kế toán cần mở tài khoản chi tiết cho từng đối tượng Mỗi người bán phải có một sổ chi tiết để theo dõi riêng
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
Trong dự án xây dựng, số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp và người nhận thầu xây lắp có thể được thanh toán trước khi nhận được vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ và khi khối lượng sản phẩm xây lắp chưa hoàn thành bàn giao; điều này nhằm đảm bảo tiến độ thi công và duy trì thanh toán với đối tác, nhưng cần kèm theo các điều kiện, biện pháp bảo đảm và hồ sơ xác nhận để kiểm soát rủi ro.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán;
Khi giá tạm tính của vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhận được lớn hơn giá thực tế và có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức, doanh nghiệp phải điều chỉnh số chênh lệch giữa hai mức giá này cho phù hợp Việc điều chỉnh này đảm bảo chi phí được phản ánh đúng giá trị thực tế, phục vụ cho quản trị chi phí, lợi nhuận và báo cáo tài chính Quá trình điều chỉnh cần được ghi nhận đầy đủ bằng chứng từ hóa đơn và thông báo giá, đồng thời cập nhật trên hệ thống kế toán và bảng kê chi phí để duy trì tính minh bạch và tuân thủ chuẩn mực kế toán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc có thông báo giá chính thức, nhằm phản ánh đúng giá trị thực tế và chi phí liên quan Quá trình này đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán, cập nhật giá vốn và tuân thủ quy định về thanh toán Việc điều chỉnh chênh lệch giá tạm tính được thực hiện ngay sau khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức, đảm bảo các số liệu giá vốn phản ánh đúng thực tế và hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán là một tài khoản lưỡng tính, nó có thể có số dư bên Nợ, hoặc số dư bên Có
- Số dư bên Có: số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp
Số dư bên Nợ phản ánh hai trường hợp chính: số tiền đã ứng trước cho người bán, hoặc số tiền trả nhiều hơn số phải trả cho người bán, được ghi nhận theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Việc theo dõi số dư này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả, kiểm soát các khoản ứng trước và các chênh lệch giữa tiền đã thanh toán và số phải trả với từng nhà cung cấp, từ đó hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác và quyết định thanh toán phù hợp.
Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh trên tài khoản để ghi hai chỉ tiêu ở phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn” của bảng, trong đó phía Tài sản ghi chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” và phía Nguồn vốn ghi chỉ tiêu “Phải trả người bán” Đồng thời, kế toán căn cứ vào kỳ hạn còn lại của các khoản nợ phải trả cho người bán và các khoản trả trước cho người bán để phân loại là ngắn hạn hay dài hạn; cụ thể, chỉ tiêu “Phải trả người bán” gồm “Phải trả người bán ngắn hạn” và “Phải trả người bán dài hạn”, trong khi chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” gồm “Trả trước cho người bán ngắn hạn” và “Trả trước cho người bán dài hạn.”
“Trả trước cho người bán dài hạn”
Nợ phải trả cho người bán của doanh nghiệp phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả
Trong trường hợp mua hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác, bên nhận nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên các tài khoản kế toán số tiền phải trả cho người bán về hàng nhập khẩu như một khoản phải trả người bán thông thường Khoản phải trả này được hạch toán như các khoản phải trả người bán trong sổ sách kế toán, phản ánh đúng nghĩa vụ thanh toán đối với hàng nhập khẩu.
Đối với vật tư, hàng hóa và dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa có hóa đơn, ghi sổ bằng giá tạm tính để phản ánh kịp chi phí và tồn kho; đến cuối tháng, khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, tiến hành điều chỉnh về giá thực tế trên hệ thống kế toán để đảm bảo giá trị tồn kho và chi phí phản ánh đúng giao dịch.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã nhận hóa đơn mua hàng nhưng nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa chưa về nhập kho, kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng mang tên "Hàng mua đang đi đường" Đến cuối tháng, nếu nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa vẫn chưa về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi nhận khoản nợ phải trả cho người bán theo giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) trên hóa đơn.
Khi các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán từ người bán hoặc người cung cấp chưa được phản ánh trong hoá đơn mua hàng, kế toán phải hạch toán rõ ràng và minh bạch khi ghi nhận chi tiết các khoản này nhằm đảm bảo thông tin trên báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế giao dịch.
Trong báo cáo tài chính, kế toán căn cứ vào kỳ hạn còn lại của các nợ phải trả cho người bán để phân loại thành nợ ngắn hạn hoặc nợ dài hạn Cụ thể, các khoản nợ phải trả cho người bán có kỳ hạn thanh toán còn lại dưới 12 tháng được ghi nhận là nợ ngắn hạn, còn các khoản có kỳ hạn còn lại trên 12 tháng được xem là nợ dài hạn Việc phân loại đúng sẽ phản ánh cấu trúc nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin cho người dùng báo cáo tài chính về tình hình dòng tiền và sự ổn định tài chính Quy trình phân loại này tuân thủ các chuẩn kế toán và quy định liên quan đến báo cáo tài chính, nhằm nâng cao tính minh bạch và tin cậy của báo cáo tài chính.
Đối với những chủ nợ có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc có dư nợ phải trả lớn, bộ phận kế toán phải kiểm tra và đối chiếu tình hình công nợ phát sinh với từng đối tượng nợ Việc kiểm tra công nợ định kỳ giúp đảm bảo tính chính xác của số dư nợ phải trả và theo dõi trạng thái thanh toán của từng chủ nợ Đồng thời, kế toán cần có xác nhận công nợ bằng văn bản gửi cho các chủ nợ, nhằm tạo chứng cứ xác nhận và nâng cao tính minh bạch trong quản lý công nợ.
Tổng quan về nội dung nghiên cứu của đề tài
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, các nghiệp vụ mua chịu hàng hóa, dịch vụ và ứng trước tiền hàng là những hình thức thanh toán phổ biến khi doanh nghiệp chưa có đủ nguồn lực để trả ngay cho người bán hoặc đáp ứng nhanh nhu cầu của người mua Vì vậy, doanh nghiệp dựa vào uy tín và khả năng trả nợ của đối tác cũng như lợi ích kinh tế, xã hội từ hợp đồng để thực hiện mua bán nhằm bán chịu cho người mua hoặc ứng trước cho người bán Doanh nghiệp mua chịu không chỉ có trách nhiệm trả tiền đúng hạn mà còn phải tính toán để tối ưu chiết khấu thanh toán và tăng khả năng chiếm dụng vốn Ngược lại, khi doanh nghiệp ứng trước cho người bán, vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng và cần theo dõi chặt chẽ các khoản trả trước để giảm thiểu thiệt hại kinh tế Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải trả người bán và quản lý nợ phải trả người bán đóng vai trò quan trọng nhằm đạt được các mục tiêu trên; hạch toán và theo dõi các khoản nợ phải trả người bán là nội dung thường xuyên được đề cập trong các nghiên cứu và khóa luận về nợ phải trả.
Đề tài “Kế toán công nợ phải thu – phải trả tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại A.M.C” của tác giả Nguyễn Thị Hương (lớp 09020102, Đại học Tôn Đức Thắng, khóa 13) trình bày khái niệm, nguyên tắc hạch toán, tài khoản sử dụng, chứng từ và trình tự hạch toán liên quan tới kế toán phải trả người bán Tác giả phân tích thực trạng kế toán nợ phải trả người bán tại Công ty A.M.C bằng cách làm rõ chế độ kế toán áp dụng, các công việc kế toán thanh toán phải thực hiện và quy trình luân chuyển chứng từ cùng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thực tế Bài viết cũng đưa ra nhận xét và kiến nghị nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị, hỗ trợ quản lý thanh toán cho người bán và giảm thiểu gian lận, thất thoát trong thanh toán.
Đề tài Kế toán công nợ với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Scavi của tác giả Trịnh Thị Thanh Thủy (Khóa 8 Đại học Tôn Đức Thắng) mở đầu bằng nền tảng lý luận trước khi phản ánh thực trạng kế toán phải trả cho người bán tại công ty Bài viết làm rõ các nội dung như chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán được sử dụng, vai trò của từng phòng ban, cách phân loại nhà cung cấp, cũng như các quy trình và thủ tục quản lý các khoản phải trả Cuối cùng, tác giả trình bày những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán nợ phải trả cho người bán, nổi bật với đề xuất nâng cấp phần mềm kế toán và nâng cao trình độ nhân viên thông qua các khóa huấn luyện.
Đề tài “Tình hình công nợ và một số biện pháp nâng cao khả năng thanh toán tại Công ty TNHH Một thành viên Dịch vụ du lịch Bến Thành giai đoạn 2006–2008” của tác giả Bùi Thị Kim Hải (Đại học Tôn Đức Thắng khóa 9) tập trung vào kế toán phải trả người bán, trình bày cơ sở lý luận và phản ánh thực trạng tổ chức kế toán nợ phải trả người bán bao gồm hệ thống tài khoản, chứng từ, hệ thống sổ sách và quá trình hạch toán; đồng thời phân tích tình hình thanh toán của công ty thông qua các chỉ tiêu như tỷ trọng nợ phải trả trong tổng số nợ phải trả, tỷ lệ các khoản phải trả/ các khoản phải thu, vòng quay nợ phải trả, tỷ số thanh toán hiện hành, tỷ số thanh toán nhanh và tỷ trọng nợ phải trả trong tổng nguồn vốn Trên cơ sở phân tích này, bài viết rút ra các nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao khả năng thanh toán của công ty, đặc biệt là các đề xuất về lựa chọn nhà cung cấp và phân loại các khoản nợ.
Do hạn chế về mặt số liệu, bài khóa luận này không tiến hành tính toán hay phân tích các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán cho người bán; thay vào đó, bài viết trình bày cơ sở lý luận và phản ánh thực trạng kế toán nợ phải trả người bán, bao gồm quy trình ghi nhận nợ, cách tính số tiền phải trả, quy trình đối chiếu công nợ, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán được sử dụng, và kết thúc bằng nhận xét cùng kiến nghị nhằm củng cố công tác quản lý nợ phải trả cho người bán.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CỦA CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1 Giới thiệu về LOTTE GROUP
LOTTE là tập đoàn lớn thứ 5 của Hàn Quốc, hoạt động trên nhiều lĩnh vực như Phân phối, Thực phẩm, Hóa dầu, Xây dựng, Giải trí, Du lịch, v.v… Tính đến năm 2008, tập đoàn LOTTE có tổng cộng 52 công ty thành viên, trong đó có 19 công ty trong lĩnh vực Thực phẩm - Tín dụng, 27 công ty trong lĩnh vực Hóa chất nặng, Xây dựng, Du lịch và lĩnh vực kinh doanh trọng tâm là phân phối với 6 công ty thành viên
Tên gọi "LOTTE" được Nhà sáng lập Shin Kyeok Ho đặt ra, lấy cảm hứng từ tiểu thuyết "Nỗi đau của chàng Werther" "Lotte" mong muốn trở thành một doanh nghiệp nhận được sự yêu mến, tín nhiệm của mọi người giống như nhân vật chính trong truyện, nàng Charlotte xinh đẹp, tài giỏi
Tập đoàn LOTTE khởi nghiệp từ việc thành lập công ty Bánh kẹo Lotte năm 1967 và nhanh chóng mở rộng hoạt động sang các lĩnh vực như thực phẩm; trong thập niên 1970, LOTTE vươn lên trở thành doanh nghiệp lớn nhất Hàn Quốc trong ngành thực phẩm và tiếp tục phát triển sang khách sạn, trung tâm thương mại, phân phối và du lịch, đồng thời tham gia vào các ngành công nghiệp mũi nhọn như xây dựng và hóa dầu Sang thập niên 1980, nhờ sự bùng nổ khoa học kỹ thuật và sự tăng trưởng của nền tài chính, LOTTE nâng cao sức cạnh tranh và đạt vị thế cao trong các mảng phân phối, du lịch và thực phẩm, lên tới vị trí doanh nghiệp lớn thứ 10 ở Hàn Quốc Đến thập niên 1990, LOTTE tiếp tục chiếm lĩnh vị trí số 1 ở các lĩnh vực trên và mạnh dạn mở rộng đầu tư ra thị trường toàn cầu.
LOTTE hội đủ các yếu tố cạnh tranh trong các ngành kinh doanh huyết mạch và đang tích cực đổi mới để củng cố vị thế trên thị trường Tập đoàn nắm bắt xu hướng công nghệ, tận dụng nguồn lực và mở rộng quy mô nhằm tăng trưởng bền vững và nâng cao giá trị thương hiệu Mục tiêu của LOTTE là trở thành doanh nghiệp mang tầm cỡ toàn cầu trong thế kỷ 21, thông qua chiến lược tăng trưởng, quản trị hiệu quả và đầu tư vào công nghệ Định hướng này giúp LOTTE duy trì lợi thế cạnh tranh ở mọi thị trường và ghi dấu ấn trên bản đồ kinh tế toàn cầu.
2.1.1.2 Giới thiệu về LOTTE Mart Việt Nam
- Tên: Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam;
- Địa chỉ: 469 Nguyễn Hữu Thọ, P Tân Hưng, Q.7, TP Hồ Chí Minh;
- Giám đốc: Hong Pyong Gyu
Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam (Lotte), thuộc tập đoàn LOTTE của Hàn Quốc, hiện quản lý mạng lưới 243 trung tâm thương mại trên 4 nước châu Á gồm Hàn Quốc, Trung Quốc, Indonesia và Việt Nam, được thiết kế theo phong cách hiện đại phù hợp với thị hiếu và nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng Ở Việt Nam, LOTTE Mart đã khai trương 10 trung tâm thương mại tại các khu vực trung tâm TP Hồ Chí Minh như LOTTE Mart Nam Sài Gòn (quận 7), LOTTE Mart Phú Thọ (quận 11) và LOTTE Mart Tân Bình (quận Tân Bình); tại Biên Hòa (Đồng Nai), Bình Dương, Phan Thiết, Đà Nẵng, Đống Đa và Hà Nội Center ở Hà Nội, cùng LOTTE Mart Vũng Tàu ở Bà Rịa –Vũng Tàu Kể từ khi gia nhập thị trường Việt Nam năm 2008, LOTTE Mart không ngừng vươn lên nhằm làm hài lòng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nỗ lực cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho người tiêu dùng Mục tiêu đến năm 2020 là mở khoảng 60 cửa hàng trên khắp các tỉnh thành Việt Nam.
2.1.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh
Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam được thành lập tại Việt Nam vào năm 2006 dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, có thời hạn hoạt động 50 năm theo giấy phép đầu tư số 411021000028 ngày 24 tháng 10 năm 2006 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Sau 7 lần điều chỉnh giấy phép đầu tư, vào ngày 10 tháng 10 năm 2012, vốn điều lệ của công ty đã đạt 120.000.000 USD.
Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh chính của công ty là bán buôn và bán lẻ, đồng thời cung cấp dịch vụ cho thuê mặt bằng kinh doanh nhằm hỗ trợ khách hàng triển khai hoạt động thương mại một cách linh hoạt và hiệu quả Công ty tập trung vào tối ưu chuỗi cung ứng, mở rộng mạng lưới phân phối và cung cấp các giải pháp cho thuê mặt bằng phù hợp với mọi mô hình kinh doanh, từ cửa hàng bán lẻ đến trung tâm thương mại nhỏ.
Năm 2008, LOTTE Mart khai trương đại siêu thị đầu tiên với quy mô hàng đầu tại Việt Nam, tọa lạc tại khu đô thị mới Nam Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh Tính đến tháng 3 năm 2015, LOTTE Mart đã mở 10 siêu thị trên khắp Việt Nam.
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý ở chi nhánh
P Kinh doanh phi thực phẩm
P Kiểm định chất lượng sp
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Vị trí Tổng giám đốc đảm nhận nhiệm vụ tổ chức, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của chi nhánh, đồng thời đánh giá hiệu quả và tiến độ thực hiện để bảo đảm sự phù hợp với chiến lược của công ty Người đứng đầu điều phối các phòng ban, quản lý nguồn lực và kiểm soát rủi ro nhằm tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc tại chi nhánh Tổng giám đốc cũng báo cáo định kỳ cho trụ sở chính về quá trình thực hiện, kết quả đạt được và những thách thức đang tồn tại, từ đó duy trì sự đồng bộ giữa chi nhánh và văn phòng điều hành ở trụ sở chính.
Phòng Kiểm định chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa từ bước thẩm định nguồn hàng trước khi thu mua, đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn trước khi được nhập kho Quá trình này tiếp tục với việc kiểm tra chất lượng khi hàng hóa được nhập kho và trong suốt quá trình bày bán để đảm bảo hàng hóa trên kệ luôn đạt chuẩn và an toàn cho người tiêu dùng Nhờ hoạt động kiểm định định kỳ, phòng kiểm định giúp ngăn chặn hàng kém chất lượng lưu thông, tăng sự tin tưởng của khách hàng và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Phòng Kinh doanh thực phẩm chịu trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín có hàng hóa đạt chuẩn chất lượng và giá cả cạnh tranh, tiến hành đặt hàng và quản lý tình hình nhập xuất tồn cho nhóm hàng thực phẩm Nhóm hàng này bao gồm thực phẩm khô như mứt, kẹo, đồ ăn vặt và thực phẩm tươi sống như rau, củ, quả, thịt, cá; đồng thời quản lý khu chế biến bánh mì và các loại thức ăn phục vụ hàng ngày do siêu thị tự sản xuất để đảm bảo nguồn cung ổn định và tối ưu chi phí.
Phòng Kinh doanh phi thực phẩm có chức năng tương tự Phòng Kinh doanh thực phẩm nhưng chịu trách nhiệm quản lý các nhóm hàng thời trang, đồ điện tử, gia dụng và văn phòng phẩm Phòng này tập trung tối ưu hóa danh mục hàng hóa phi thực phẩm, thiết lập chiến lược bán hàng, định mức doanh số và quản lý chuỗi cung ứng cho các ngành hàng trên Nó phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Marketing, Kho vận và Dịch vụ khách hàng để đảm bảo tồn kho hợp lý, triển khai chương trình khuyến mãi hiệu quả và nâng cao trải nghiệm người mua Với phạm vi hoạt động rộng, Phòng Kinh doanh phi thực phẩm hướng tới tăng trưởng doanh thu, tối ưu biên lợi nhuận và cải thiện dịch vụ khách hàng cho các mặt hàng thời trang, điện tử, gia dụng và văn phòng phẩm.
- Phòng Quản lý quầy thuê: ký kết hợp đồng cho thuê, theo dõi thời hạn thuê, giám sát các quầy thuê
Phòng Marketing chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá và rút thăm trúng thưởng nhằm tăng doanh số và nâng cao nhận diện thương hiệu Quá trình triển khai được theo dõi chặt chẽ về tiến độ, chi phí và hiệu quả, với các điều chỉnh kịp thời để đảm bảo mục tiêu Sau mỗi chương trình, phòng lập báo cáo kết quả trước và sau khi thực hiện chương trình và phân tích dữ liệu để tối ưu hóa các chiến dịch tiếp theo.
Phòng Hành chính của siêu thị gồm các bộ phận: Nhân sự, Thu ngân, Bảo trì, Bảo vệ, Kế toán, Giao nhận hàng và Chăm sóc khách hàng, mỗi bộ phận đảm nhận chức năng riêng nhằm đảm bảo vận hành trơn tru và quản lý hiệu quả nguồn lực Bộ phận Nhân sự tuyển dụng, đào tạo, quản lý, khen thưởng và xử phạt nhân viên; Bộ phận Thu ngân tính tiền cho khách, bảo quản số tiền thu được và bàn giao cho Bộ phận Kế toán vào cuối ngày; Bộ phận Bảo trì kiểm tra định kỳ, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị của siêu thị; Bộ phận Bảo vệ đảm bảo an ninh trong siêu thị, ngăn chặn trộm cắp, quấy rối và bảo vệ tài sản của khách hàng; Bộ phận Kế toán nhận hoá đơn đầu vào, xuất hoá đơn đầu ra, bảo quản tiền mặt tại quỹ, thực hiện các nghiệp vụ thu, chi và tính toán số tiền phải trả nhà cung cấp; Bộ phận Giao nhận hàng kiểm tra số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho và theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn; Bộ phận Chăm sóc khách hàng tiếp nhận ý kiến của khách hàng, giải quyết các khiếu nại, cung cấp thông tin, đổi trả hàng và giao hàng tận nơi cho khách hàng.
Hiểu rõ văn hóa tiêu dùng của khách hàng là một thế mạnh nổi bật của Lotte Mart Lotte Mart đã thành công và dẫn đầu thị trường bán lẻ tại Hàn Quốc, nhờ đó mang phong cách mua sắm đặc trưng của Hàn Quốc tới người tiêu dùng Việt Nam, nơi có nhiều nét tương đồng về thói quen tiêu dùng Đây là lợi thế cạnh tranh vượt trội so với các nhà đầu tư đến từ phương Tây, giúp Lotte Mart mở rộng sự hiện diện và củng cố vị thế tại thị trường Việt Nam.
GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
2.2.1 Giới thiệu chung về Bộ ph n Kế toán
Bộ phận Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính và hỗ trợ quản trị, phục vụ cho việc ra quyết định của cả nhà quản lý lẫn nhà đầu tư Một trong những yêu cầu cốt lõi của kế toán là đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định kế toán, đồng thời duy trì tính minh bạch trong các báo cáo kế toán để nâng cao tính tin cậy và hỗ trợ quyết định của các bên liên quan.
2.2.2 Tổ chức công tác kế toán tạ đơn ị thực t p
2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán, chức năng nhiệm vụ của Kế toán viên
2.2.2.1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Hệ thống kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, gồm một Phòng kế toán trung tâm (kế toán Head) và mười Phòng kế toán kho trực thuộc tại các chi nhánh Lotte, ví dụ Phòng kế toán kho Nam Sài Gòn Mỗi Phòng kế toán kho chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu vào hệ thống và lập báo cáo theo phân công Phòng kế toán Head sẽ kiểm tra lại các báo cáo và dữ liệu nhập từ từng kho, sau đó tiến hành tổng hợp và ký duyệt để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin kế toán toàn công ty.
2.2.2.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán ở mỗi chi nhánh
Kế toán tiền Kế toán công nợ
Kế toán hóa đơn đầu ra Kế toán hóa đơn đầu vào
2.2.2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của Kế toán viên
- Trưởng phòng kế toán (1 người): kiểm tra, ký duyệt báo cáo của các nhân viên, lập báo cáo thuế giá trị gia tăng nộp Phòng kế toán Head
- Kế toán tiền (3 người): đối chiếu doanh thu bán hàng trong ngày với lượng tiền mặt và các chứng từ thanh toán qua thẻ do thu ngân nộp
- Kế toán công nợ (1 người): tính toán số tiền phải trả cho nhà cung cấp
Kế toán hóa đơn đầu ra (1 người) chịu trách nhiệm theo dõi các hợp đồng cho thuê vị trí, xuất hóa đơn cho quầy thuê và xử lý trường hợp khách hàng mua lẻ không lấy hóa đơn, đảm bảo ghi nhận doanh thu đúng thời gian và tuân thủ đúng quy trình thanh toán.
Kế toán hóa đơn đầu vào (2 người) chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và các chứng từ kèm theo do nhà cung cấp nộp, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ Sau đó, hai người này tiến hành nhập liệu các hóa đơn đã nhận vào hệ thống quản lý để cập nhật sổ sách, ghi nhận chi phí và lên lịch thanh toán một cách kịp thời.
2.2.2.2 Mối quan hệ giữa Phòng Kế toán với các phòng, ban khác
2.2.2.2.1 Nhiệm vụ của Phòng Kế toán đối với phòng ban khác
Chúng tôi tổ chức tổng hợp, xác minh và cung cấp đầy đủ các số liệu thực hiện trong đơn vị theo đúng quy định, nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch và quản lý hoạt động của các phòng ban Việc tổng hợp số liệu được thực hiện một cách có hệ thống, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và kịp thời; các dữ liệu sau khi xác minh sẽ được chuẩn hóa và cập nhật thường xuyên để phục vụ công tác báo cáo, đánh giá hiệu suất và ra quyết định quản lý Dữ liệu được thu thập từ các phòng ban, đảm bảo tính nhất quán và dễ tra cứu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình thực hiện và đề xuất biện pháp điều chỉnh kịp thời Quy trình cung cấp số liệu tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình nội bộ, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu, đồng thời tăng cường minh bạch và hiệu quả quản trị.
- Tham gia ý kiến với các phòng ban có liên quan trong việc lập kế hoạch về từng mặt và kế hoạch tổng hợp của đơn vị
Hướng dẫn chi tiết và kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo các phòng ban liên quan thực hiện đầy đủ chứng từ ghi chép ban đầu và mở sổ sách cần thiết cho hạch toán nghiệp vụ - kỹ thuật (liên quan đến kế toán, thống kê và thông tin kinh tế) đúng theo chế độ, phương pháp quy định của Nhà nước.
Qua công tác Kế toán, Thống kê và Phân tích kinh tế, hệ thống thông tin sẽ cung cấp cho Giám đốc các dữ liệu tổng hợp và chi tiết, hỗ trợ kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý Kinh tế - Tài chính của các phòng ban Kế toán và Thống kê cung cấp dữ liệu đáng tin cậy, trong khi Phân tích kinh tế giúp đánh giá hiệu quả chi phí, nguồn lực và tuân thủ các chế độ quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị tài chính Nhờ đó, Giám đốc nắm được tình hình thực thi và mức độ tuân thủ ở từng phòng ban, hỗ trợ ra quyết định và cải thiện quản trị kinh tế - tài chính của cả tổ chức.
2.2.2.2.2 Nhiệm vụ của các phòng, ban khác
Thu thập, ghi chép và tổng hợp số liệu thuộc phần việc mình phụ trách; lập các báo cáo thống kê được phân công và gửi cho Phòng Kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm về độ chính xác và tính trung thực của dữ liệu trong toàn bộ quá trình này.
Phòng Kế toán được cung cấp đầy đủ các định mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật, các dự toán chi phí và danh mục hàng hóa nhằm phục vụ cho công tác hạch toán và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch, định mức và tiêu chuẩn đã được duyệt.
- Cung cấp cho Phòng Kế toán các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác hạch toán và kiểm tra, công tác thông tin kinh tế
Thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán liên quan và chịu sự kiểm tra, giám sát của Kế toán trưởng về việc chấp hành các chế độ kinh tế - tài chính Quy trình hạch toán được thực hiện đúng chuẩn, chứng từ được rà soát đầy đủ và các báo cáo tài chính được lập chính xác, kịp thời Việc tuân thủ nghiêm ngặt các chế độ kinh tế - tài chính và sự giám sát của Kế toán trưởng giúp nâng cao tính minh bạch, hiệu quả quản lý và trách nhiệm trong doanh nghiệp. -**Support Pollinations.AI:**🌸 **Quảng cáo** 🌸 Nâng cao báo cáo tài chính và quản lý minh bạch với [Pollinations.AI](https://pollinations.ai/redirect/kofi) dành cho quy trình hạch toán doanh nghiệp của bạn.
2.2.2.3 Áp dụng các chính sách và chế độ kế toán tại đơn vị thực tập
2.2.2.3.1 Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm
Báo cáo tài chính của Công ty được lập bằng đồng Việt Nam và phản ánh chênh lệch tỷ giá phát sinh trên các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ theo quy định tại Thông tư 179/2012/TT-BTC ban hành ngày 24 tháng 10 năm 2012 Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng tiền báo cáo theo tỷ giá tại ngày phát sinh; tài sản tiền tệ và công nợ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng tiền báo cáo theo tỷ giá của ngân hàng thương mại tại ngày lập bảng cân đối kế toán Lãi và lỗ chênh lệch tỷ giá của các nghiệp vụ phát sinh hoặc đánh giá số dư liên quan đến ngoại tệ được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
- Thuế giá trị gia tăng:
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế VAT với thuế suất 5% và 10%, căn cứ Thông tư số 219/2014/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính về Hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo quy định tại giấy phép đầu tư số 411021000028 ngày 24 tháng 10 năm
Năm 2006, công ty có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp với thuế suất 25% kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh; đồng thời được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong hai năm kể từ khi có thu nhập chịu thuế và giảm 50% số thuế phải nộp trong ba năm tiếp theo Ngày 19 tháng 6 năm 2013, Quốc hội đã thông qua Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp Theo đó, mức thuế suất thuế thu nhập cao nhất được giảm từ 25% xuống 22% cho năm 2014 và cho các năm tiếp theo.
2015, và tiếp tục giảm xuống còn 20% từ năm 2016
2.2.2.3.3 Phương pháp khấu hao Tài sản cố định
- Tài sản cố định hữu hình
Tài sản cố định hữu hình được ghi nhận dựa trên nguyên giá trừ hao mòn lũy kế Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của từng tài sản Thời gian hữu dụng ước tính được xác định cho mỗi loại tài sản để làm căn cứ tính khấu hao và phản ánh đúng mức phân bổ chi phí vào thời gian sử dụng thực tế.
Thiết bị văn phòng 5-10 năm
Các tỷ lệ khấu hao được áp dụng phải nằm trong phạm vi giới hạn cho phép theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 của Bộ Tài chính, nhằm hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Tài sản cố định vô hình
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CỦA CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM
2.3.1.1 Quy trình ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp
Quy trình kiểm nhận hàng bắt đầu bằng đối chiếu hàng hóa với đơn đặt hàng; người nhận hàng xác nhận đã nhận bằng mộc vuông của Lotte lên Phiếu giao hàng và xuất Sply Sheet làm chứng từ giao hàng cho người bán, chứng minh việc giao hàng và có giá trị thanh toán một lần, nếu bị mất sẽ không được cấp lại Khi nhập kho hàng hóa, người có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hệ thống, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi Nợ tài khoản hàng hóa và Có tài khoản nợ phải trả người bán theo giá mua chưa thuế đã thỏa thuận trên đơn đặt hàng nhưng chưa ghi nhận thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Người bán phải giao bộ chứng từ gồm Hóa đơn, Sply Sheet và Phiếu giao hàng cho Bộ phận kế toán để được thanh toán tiền hàng; trước đây Lotte không yêu cầu nộp Phiếu giao hàng khiến Sply Sheet có thể xuất trước khi hàng hóa nhập kho, gây tăng tồn kho mà không có hàng nhập kho, do đó Bộ phận kiểm soát nội bộ yêu cầu bổ sung loại chứng từ này làm căn cứ ghi tăng hàng hóa cũng như nợ phải trả người bán Bộ phận Kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ trước khi nhập thông tin hóa đơn vào hệ thống.
- Hóa đơn do nhà cung cấp xuất, phải tuân thủ theo quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC về mặt nội dung và hình thức;
- Thuế suất, số lượng, đơn giá, thành tiền trên hóa đơn phải bằng với thuế suất, số lượng, đơn giá, thành tiền trên Sply Sheet;
Trên Sply Sheet, ngày giao nhận không được lệch quá ngày hóa đơn, với giới hạn lệch tối đa 7 ngày đối với thực phẩm tươi sống và 3 ngày đối với thực phẩm khô, thời trang và phi thực phẩm.
Ngày trên Sply Sheet phải trùng với tháng lập hóa đơn, tức là ngày của hóa đơn trong tháng đó được ghi trên Sply Sheet Khi bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ, kế toán viên sẽ ký và ghi rõ họ tên bên phần người mua hàng, đồng thời ghi chú ngày nhận chứng từ và mã code nhà cung cấp trên tờ hóa đơn để thuận tiện cho thanh toán và lưu trữ chứng từ Kế toán viên sẽ giao lại hóa đơn liên 1 đã được xác nhận cho người bán và giữ lại hóa đơn liên 2 cùng với Sply Sheet và phiếu giao hàng.
Nếu xảy ra một trong các trường hợp sau thì Kế toán viên phải xử lý theo cách khác:
Khi hóa đơn sai lệch so với Sply Sheet về mức thuế suất hoặc số tiền thành tiền và nguyên nhân sai thành tiền là do sai số lượng, kế toán viên sẽ yêu cầu nhà cung cấp phát hành lại hóa đơn khác để đảm bảo khớp với chứng từ, chỉnh sửa sai sót và tuân thủ chuẩn kế toán trong quy trình thanh toán.
Trong trường hợp ngày trên hóa đơn và ngày trên Sply Sheet không khớp với các quy định đã nêu, nhà cung cấp phải lập biên bản giải trình để hai bên bán và mua xác nhận sự thiếu khớp Lý do phổ biến là hóa đơn trước đó do nhà cung cấp xuất sai nên phải phát hành lại hóa đơn mới, khiến ngày của hóa đơn mới và ngày trên Sply Sheet không phù hợp với quy định Biên bản giải trình này tạo bằng chứng dễ tra cứu và giúp cập nhật hồ sơ, đảm bảo tính nhất quán giữa hóa đơn và Sply Sheet để quy trình thanh toán được diễn ra thông suốt.
Sai lệch thành tiền do đơn giá trên hóa đơn và Sply Sheet khác nhau, kế toán viên sẽ tự điều chỉnh giá ngay trên hệ thống hoặc in bảng chỉnh giá trước khi điều chỉnh tùy thuộc vào số tiền chênh lệch có trọng yếu hay không Tuy nhiên Lotte không có văn bản quy định cụ thể để xác định số tiền nào là trọng yếu mà chỉ truyền đạt thông tin bằng lời nói Do đó việc xác định số tiền chênh lệch có trọng yếu hay không phụ thuộc hoàn toàn vào sự xét đoán của kế toán viên Ví dụ, số tiền trước thuế trên hóa đơn là một triệu đồng, kế toán viên sẽ in bảng chỉnh giá nếu số tiền chênh lệch giữa hóa đơn và Sply Sheet trên năm ngàn đồng; ngược lại, nếu chênh lệch dưới năm ngàn đồng, kế toán viên sẽ không in bảng chỉnh giá mà thực hiện ngay thao tác điều chỉnh giá trên hệ thống Nếu hóa đơn có số tiền lớn hơn nữa, ngưỡng sai sót sẽ cao hơn Trường hợp phải in bảng điều chỉnh giá, nhà cung cấp sẽ cầm bảng điều chỉnh giá đưa cho Bộ phận Kinh doanh
Người mua hàng, thường được gọi là Buyer, xác nhận giá đúng Trong trường hợp tổng tiền hàng trên hóa đơn nhỏ hơn tổng tiền hàng trên Sply Sheet, tờ điều chỉnh giá chỉ cần có chữ ký của nhân viên Bộ phận Kinh doanh, người chịu trách nhiệm giao dịch với người bán Ngược lại, nếu tổng tiền hàng trên hóa đơn lớn hơn tổng tiền hàng trên Sply Sheet, bảng điều chỉnh giá phải có thêm chữ ký của Kế toán trưởng Lotte Kế toán viên sau khi nhận bảng điều chỉnh giá và có xác nhận từ Bộ phận Kinh doanh hoặc có thêm xác nhận của Kế toán trưởng mới được tiến hành điều chỉnh giá trên hệ thống, đồng thời kẹp chung chứng từ này với hóa đơn.
2.3.1.1.2 Nhập liệu vào hệ thống
Ngay khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, Kế toán viên phải nhập vào hệ thống trong ngày; nếu nhập sau sẽ khiến nhà cung cấp có thể khiếu nại về việc thanh toán chậm từ phía Lotte Một điều kiện để Lotte thanh toán cho nhà cung cấp là nhà cung cấp phải nộp hóa đơn, và thời gian thanh toán sẽ được căn cứ vào ngày nộp hóa đơn Mô phỏng giao diện nhập hóa đơn như sau:
Hình 2.1 Giao diện nhập hóa đơn mô phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Ord dt 2015-04-24 Th 2015-04-24 Th
Ven® 00xx78 CTY CO PHAN… Pur dt 2008-11-01 Sa 2015-04-24 Th
Fill-in-dt Draft dt Form No Series Invoice
No Item Tax fg Pur tax rt Spy amt
Ven cd Ven nm Tax rt Slip no Fg Pur dt Camt VAT Appl
00xx78 CTY CO PHAN… 0 150417-01001-1-4023 nhập 20150417 2,847,400 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150417-01001-1-4023 nhập 20150417 4,968,600 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150418-01001-1-4036 nhập 20150418 10,030,900 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150418-01001-1-4036 nhập 20150418 12,543,200 0
Trước khi nhập hóa đơn, kế toán viên chọn nơi nhập kho theo chi nhánh (Str); hệ thống có 10 chi nhánh tương ứng với 10 kho Nhà cung cấp bán hàng cho chi nhánh nào thì nhập kho ở chi nhánh đó Kế toán viên gõ mã nhà cung cấp trong ô Ven®, mỗi mã đại diện cho một nhà cung cấp và hiển thị ngay trên Sply Sheet Sau đó, kế toán viên chọn khoảng thời gian hàng được nhập vào kho trong hai ô Pur dt, nhấn tìm kiếm để Sply Sheet hiện xuống; kế toán viên tích chọn các Sply Sheet liên quan với hóa đơn nhà cung cấp nộp và nhấn Reg để lưu hóa đơn Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn gồm ngày hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, tên hàng hóa, thuế suất, tiền hàng trước thuế và thuế giá trị gia tăng; trừ tổng tiền trước thuế, các trường còn lại có thể nhập sai nên dễ gây lệch đối chiếu Trong thực tế, có trường hợp kế toán chọn thuế suất 5% mặc định nhưng số thuế VAT lại nhập cho 10%, và nhập sai ngày hóa đơn hoặc số hóa đơn khiến đối chiếu công nợ với nhà cung cấp bị khó khăn; ngày nhập hóa đơn được hệ thống tự động mặc định Thủ tục kiểm soát nhập liệu cho phép lưu dữ liệu chỉ khi tổng tiền trước thuế của hóa đơn bằng tổng tiền trước thuế của tất cả Sply Sheet được chọn; sau khi lưu, các Sply Sheet liên quan sẽ ẩn đi để tránh nhập khống Trong trường hợp trả hàng cho người bán, kế toán dùng màn hình nhập hóa đơn để ghi nhận hàng trả lại và khi nhận được bản sao Sply Sheet – chứng từ do Bộ phận Giao nhận hàng xuất – kế toán nhập số âm VAT để ghi giảm VAT được khấu trừ và nợ phải trả người bán, đồng thời ghi chú để tránh nhập lại Một bất cập của hệ thống là để nhập trả hàng, tối thiểu phải có một Sply Sheet – chứng từ xuất khi nhập kho hiển thị và kế toán viên không được cấp quyền xem các Sply Sheet được xuất khi trả hàng, do đó khi không có Sply Sheet hiển thị, kế toán không thể nhập âm VAT khiến hoạt động kinh tế bị chậm phản ánh; nếu tổng tiền trước thuế trên hóa đơn không khớp với tổng tiền trước thuế của các Sply Sheet kèm theo do sai đơn giá, kế toán có thể tạo Sply Sheet điều chỉnh mua, nhưng các Sply Sheet điều chỉnh mua không do Bộ phận Giao nhận hàng tạo và được hệ thống hiểu như một lần nhập hàng với ngày nhập trùng với ngày tạo Sply Sheet điều chỉnh; điều này có thể gây khó khăn khi nhà cung cấp nộp hóa đơn muộn, trong khi các Sply Sheet điều chỉnh mua có thể là âm hoặc dương để căn bằng với tổng trên hóa đơn.
Muốn truy xuất thông tin về các hóa đơn nhà cung cấp đã nộp và những Sply Sheet tương ứng, Kế toán viên sử dụng màn hình sau:
Hình 2.2 Giao diện hiển thị thông tin hóa đơn đã nhập mô phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Draft dt 2015-04-01 We 2015-04-01 We
Ven® 00xx97 CTY TNHH… Isue dt 2014-11-03 Mo 2014-11-03 Mo
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS 1.8KG
ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS 1.8KG
ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS HG 650G
ENFAGROW A+4 VANILLA BRAIN PLUS HG 650G
Trên giao diện hiện tại, người dùng không thể nhận biết được mối liên hệ giữa mỗi hóa đơn và Sply Sheet khi có nhiều hóa đơn nhập trong cùng một ngày Kế toán viên buộc phải chọn Sply Sheet một cách ngẫu nhiên cho đến khi tổng tiền trước thuế của các Sply Sheet được chọn khớp với tổng tiền trước thuế của hóa đơn cần kiểm tra Phương pháp này có thể trở nên kém hiệu quả và thiếu chính xác khi số lượng hóa đơn và Sply Sheet lớn hoặc khi các Sply Sheet có số tiền tương đương nhau, khiến việc đối chiếu khó khăn hơn.
Quy trình kế toán sắp xếp hóa đơn theo mã nhà cung cấp vào bìa còng dành cho hóa đơn chưa thanh toán Khi tính toán số tiền phải trả cho nhà cung cấp, những hóa đơn đã thanh toán sẽ được loại khỏi bìa còng này và chuyển sang một bìa còng khác dành cho hóa đơn đã thanh toán Các hóa đơn đã thanh toán lúc này được sắp xếp theo ngày thanh toán để tiện theo dõi và đối chiếu với nợ phải trả.
2.3.1.2 Các khoản giảm trừ công nợ
Các khoản làm giảm số tiền mà Lotte phải thanh toán cho nhà cung cấp bao gồm trả hàng, chiết khấu, và hỗ trợ
Chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn là hình thức giảm giá được áp dụng ngay trên hóa đơn mua hàng, cụ thể là giảm trực tiếp trên giá mua chưa thuế và trên số tiền thuế giá trị gia tăng (VAT) trên hóa đơn đầu vào Hình thức này giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí mua hàng thấp hơn ngay tại thời điểm thanh toán, tối ưu dòng tiền và làm giảm giá vốn, đồng thời ảnh hưởng tích cực tới báo cáo lợi nhuận và hiệu quả quản trị chi phí.
Chiết khấu cơ bản ( Basic Discount ) là mức chiết khấu theo tỷ lệ phần trăm cố định đã ký kết trong hợp đồng, được tính vào cuối tháng khi Lotte mua hàng với số lượng lớn.
- Thưởng theo doanh số (Rebate Volume): bản chất giống như chiết khấu cơ bản nhưng được tính vào cuối năm
Các khoản hỗ trợ bao gồm:
- Hỗ trợ hàng mới (Listing Fee): là phí mở mã hàng mới, tính trên số lần mở mã
- Hỗ trợ thanh toán (Payment ontime): chiết khấu thanh toán theo tỷ lệ cố định khi thanh toán sớm trong hạn quy định
- Hỗ trợ nhà cung cấp mới (New supplier fees): phí mở mã nhà cung cấp mới, tính trên số lần mở mã
- Hỗ trợ thông tin (Supplier information changes): phí thay đổi thông tin nhà cung cấp, tính trên số lần thay đổi
- Hỗ trợ quảng cáo và bán hàng (Sales/Advertising Support): hỗ trợ nhà cung cấp đăng poster, phát sản phẩm dùng thử…
- Hỗ trợ khai trương (Opening Support)
- Hỗ trợ sinh nhật (Anniversary Support)
- Hỗ trợ kiểm định chất lượng sản phẩm (QA Support): hỗ trợ kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào
Hỗ trợ vận chuyển (Distribution Cost) là chính sách của Lotte áp dụng khi hàng hóa phải vận chuyển xa Trong trường hợp này, Lotte sẽ ứng trước chi phí vận chuyển và ở cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí này cho các nhà cung cấp, giúp tối ưu hóa dòng tiền và quản lý chi phí logistics một cách hiệu quả.
Trong danh mục Các khoản chiết khấu, hỗ trợ khác (Others), quy trình nhập liệu vào hệ thống được thực hiện như sau: Bộ Phận Kế toán ghi nhận âm thuế giá trị gia tăng do trả hàng; Bộ Phận Giao nhận hàng chịu trách nhiệm nhập âm tiền hàng trước thuế do trả hàng; các khoản giảm trừ còn lại có thể được hệ thống tự động cập nhật như Chiết khấu cơ bản và Hỗ trợ bán hàng, quảng cáo, hoặc phải nhập bằng tay bởi Bộ phận Kinh doanh dưới dạng Hỗ trợ khai trương, Hỗ trợ sinh nhật, Hỗ trợ hàng mới; khi nhà cung cấp gọi điện thắc mắc về chiết khấu, Bộ Phận Kế toán chỉ có thể cung cấp thông tin về doanh số, còn cách tính chiết khấu thì nhà cung cấp phải liên hệ với Bộ phận Kinh doanh để biết thêm chi tiết; cuối cùng, Bộ phận Kinh doanh sẽ gửi Thông báo chiết khấu cho nhà cung cấp để thông báo số tiền chiết khấu.
2.3.1.3 Tính toán số tiền chuyển trả nhà cung cấp và lên lịch thanh toán
Lotte xếp nhà cung cấp vào ba nhóm có chu kỳ thanh toán khác nhau, gồm