Giáo trình tin học ứng dụng

B ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Đ Ạ I H Ọ C T H Á I N G U Y Ê N 1 1 TRẦN CÔNG NGHIỆP ■ ■ GIẨO TRÌNH h NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT B ộ G IÁO DỤC VÀ Đ À O TẠO ’đ ạ i h ọ c t h á i n g u y ê n Trần Công Ng[.]

B ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

M Ụ C LỤ C

Lời nói đ ầ u 5

Chương 1: M ột số kiến thức tin học căn b ả n 9

1 Căn bản về W in d o w s 9

1.1 Khởi động và thoát khỏi W indow s 9

1.2 Windows E xplorer 11

1.3 Tệp tin (file) 13

1.4 Thư mục (folder hay directory) 13

1.5 Đổi tên file, đổi tên thư m ụ c 14

1.6 Sao chép (copy) tập tin hay thư m ục 15

1.7 Di chuyển thư mục, file 15

1.8 Xóa thư mục, tập tin 16

1.9 Phục hồi thư mục, tập tin bị x ó a 17

1.10 Quản lý đ ĩa 17

1.11 Thiết lập cách biểu diễn ngày giờ, số và tiền tệ 19

1.12 Chạy chương trinh trong W indows 20

2 Căn bản về E xcel 22

2.1 Giới th iệ u 22

2.2 Workbook, Wordsheet, địa c h ỉ 28

2.3 Các dạng dữ liệu trong E xcel 31

2.4 Các phép tính trong Excel 34

2.5 Sử dụng hàm trong E xcel 35

2.6 Một số lỗi thường gặp trong E x c e l 46

2.7 Công thức m ảng 47

2.8 Phân tích dữ liệu sử dụng P ivotT able 50

1

1 Cơ sở lý thuyết của bài toán tối ư u 72

1.1 Bài toán quy hoạch tuyến tính (linear program m ing) 73

1.2 Bài toán quy hoạch phi tuyến (nonlinear program m ing) 79

2 Quy trình giải bài toán tối ưu trong E xcel 80

2.1 Mô tả bài to á n 80

2.2 Các bước tiến hành giải bài toán tối ưu trong E xcel 81

2.3 Ý nghĩa các lựa chọn cùa Solver 92

2.4 Một số thông báo lỗi thường gặp cùa S o lv er 94

2.5 Phân tích độ nhạy của bài to á n 95

3 Giải hệ phương trình tuyến tín h 97

Chương 3: Quản lý tài chính 105

1 Khấu hao tài sản cố đ ịn h 105

1.1 Khái niệm về tài sản cố định và khấu hao tài sản cố đ ịn h 105

1.2 Các phương pháp tính khấu hao tài sản cố đ ịn h 106

1.3 Các hàm tính khấu hao tài sản cố đ ịn h 110

2 Phân tích hiệu quả vốn đầu t ư 116

2.1 Dòng tiề n 116

2.2 Các chỉ tiêu chủ yếu đánh giá hiệu quả dự án đầu tư 126

2.3 Các công cụ đánh giá hiệu quà d ọ án đầu tư trong E x ce l 129

2.4 Lãi suất danh nghĩa và lãi suất hiệu d ụ n g 135

2.5 Tính thời gian hoàn vốn có chiết khấu 137

2.6 Tính ti số B/C bàng công thức cùa Excel 137

3 Đầu tư chứng k hoán 1 3 9 3.1 Tính lãi gộp cho một trái phiếu trà vào ngày tới h ạ n 1 3 9 3.2 Tính lãi gộp của một chứng khoán trà theo định k ỳ ] 4 0 3.3 Tính ti suất chiết khấu cùa một chứng k h o á n ] 4 2 3.4 Tính lãi suất của một chứng khoán được đầu tư h ế t 1 4 2 3.5 Tính sổ tiền thu được vào ngày tới hạn cùa một chứng khoán được đầu tư hết 143

Chương 2: Giải bài toán tối ư u 72

1 Hồi quy và tương quan 149

1.1 Phân tích tương q u a n 150

1.2 Kiểm định giả thuyết về sự tồn tại của tương quan tổng t h ể 156

2 Hồi quy tuyến tính đ ơ n 158

2.1 Cơ bản về hồi quy tuyến tính đ ơ n 158

2.2 Khoảng tin cậy và kiểm định giả thuyết trong hồi quy tuyến tính đom 159

3 Hồi quy tuyến tính bội 160

3.1 Cơ bản về hồi quy tuyến tính b ộ i 160

3.2 Kiểm định sự phù hợp cùa mô hình hồi quy b ộ i 162

3.3 Khoảng tin cậy và kiểm định giả thuyết của mô hình hồi quy b ộ i 162

4 Hồi quy phi t u y ế n 163

5 Quy trinh phân tích hồi quy trong E xcel 164

5.1 Phân tích hồi quy đom trong E xcel 164

5.2 Phân tích hồi quy bội trong E xcel 170

5.3 Phân tích hồi quy phi tuyến trong E xcel 173

6 Dự báo kinh t ế 175

6.1 Dự báo bàng phương pháp hồi quy tương quan 176

6.2 Dự báo nhanh sừ dụng các hàm cùa E x c e l 178

6.3 Dự báo bằng các phương pháp ngoại suy thống k ê 179

Chương 5: Phân tích dữ liệu thống k ê 188

1 Các tham số cơ bản của mẫu thực nghiệm 188

1.1 Một số tham số cơ bản đặc trưng cho mẫu thực n g h iệ m 188

1.2 Các tham số đặc trưng cho hình dạng phân bố của m ẫ u 191

1.3 Các hàm tính toán các tham số đặc trưng cho phân bố thực n g h iệ m 192

2 Công cụ thống kê mô t ả 194

3 Biểu đồ phân bố thực n g h iệ m 196

Chương 4: Phân tích hồi quy tương quan và dự báo kinh t ế 149

3

4 Phân bố xác suất 199

4.1 Biến ngẫu nhiên rời rạc và một số phân bố của biến ngẫu nhiên rời r ạ c 199

4.2 Các hàm tính toán xác suất phân bố cùa biến ngẫu nhiên rời r ạ c 200

4.3 Một số hàm mật độ phân bố xác suất của các biến ngẫu nhiên liên tụ c 201

5 Phân tích phương s a i 206

5.1 C ơ sở lý thuyết của phân tích phương s a i 206

5.2 Phân tích phương sai trong E x c e l 213

6 Kiểm định giả thuyết thống k ê 219

6.1 Cơ bản về kiểm định già thuyết thống k ê 219

6.2 Kiểm định già thuyết thống kê trong E x c e l 227

Chương 6: Phăn tích độ nhạy và phân tích rủi ro 247

1 Phân tích độ nhạy 248

1.1 Phát biểu bài toán phân tích độ n h ạ y 248

1.2 Phân tích độ nhạy trong E x c e l 252

2 Phân tích rủi r o 60

2.1 Phân tích rùi ro sừ dụng xác suất (phương pháp Monte C a rlo ) 260

2.2 Phân tích rủi ro sử dụng cây quyết đ ịn h 265

3 Sử dụng phần mềm cài thêm để phân tích rủi ro trong E x c e l 7 " 266

3.1 Giới thiệu một số phần mềm cài thêm để phân tích rủi r o 266

3.2 Phân tích xác suất (phân tích Monte C arlo) 270

3.3 Phân tích cây quyết đ ịn h 279

Tài liệu tham k h ả o 291

LỜ D M C O Đ Ầ U

Công nghệ thông tin ngày càng có vai trò quan trọng trong đời sống hàng ngày, trong lao động sản xuất và trong công tác nghiên cícu khoa học Với sự giúp đỡ của máy tính, công việc sản xuất, nghiên cứu khoa học được thực hiện với tiến độ nhanh hơn, độ chính xác cao hom đáp ứng tốt hom yêu cầu cùa thực tiễn Vì vậy, việc giảng dạy món học Tin học ứng dụng nhằm cung cấp cho người học một công cụ hữu ích, hiệu quả hơn trong học tập các môn khoa học khác, trong thực hiện công việc hàng ngày và trong nghiên cứu khoa học là điểu rất cần thiết Giáo trình Tin học ứng dụng được bộ môn Tin học ứ n g dụng, trường Đ ại học Thái Nguyên biên soạn nhằm p hục vụ cho việc giảng dạy m ôn học Tin học ứng dụng tại trường Trong giáo tình này, chúng tôi tập trung khai thác phần mềm Excel để giải quyết các vấn để thường g ặ p đối với khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh Đó là các vấn đề như giải bài toán tối ưu; lựa chọn phư ơng án đẩu tư; phân tích và d ự báo kinh tế; phân tích rủi ro các d ự án đầu tư Giáo trình gồm có sáu chương với các nội dung chính sau:

C hương 1: M ột số kiến thức tin học căn bản

C ung cấp cho người học m ột so kiến thức căn bản về hệ điều hành Windows, ve bảng tính điện tử Excel, vể cách sử dụng m ột số hàm trong Excel Excel là phần mềm bảng tính điện từ p h ổ biến nhất hiện nay Việc sứ dụng thành thạo Excel giúp cho người sử dụng có

m ột công cụ tốt để giải quyết các vấn để thường gặp trong đời sống khi không có p h ầ n mềm chuyên dụng.

Chương 2: Giải bài toán tối ưu

Cung cấp các kiến thức vò kỹ năng đế người học có thể giài

quyết bài toán tối ưu hóa (kê cả tuyến tính và p h i tuyến) bằng trình cài thêm (add-in) Solver cùa Excel Thông qua chương này, người học có thế giãi bài toán đồng thời phân tích được độ nhạy của các bài toán tối ưu nhờ s ừ dụng Excel.

5

C ung cấp các công cụ trong E xc el đ ể tính g iá trị cùa dò n g tiền, đ ể tính khấu hao tài sàn cố đ ịnh và so sánh lựa chọn p h ư ơ n g

Ún đầu tư dự a vào các ch i tiêu N P V và IRR, B /C và thờ i g ia n ho à n vốn có ch iết khấu N g o à i ra, ch ư ơ n g này c ũ n g c u n g cấp cá c cô n g

cụ để tính toán và p h á n tích cá c khoàn đầu tư vào trá i p h iế u và chứ ng khoán.

Chương 4: Phân tích hồi quy, tương quan và d ự báo kinh tể Cung cấp cho người học các công cụ đ ể ph â n tích hồi qui tuyến tính và p h i tuyến cũng như phán tích tương quan trong Excel C ác mô

hình hồi qui và cách thức kiểm định m ức ý nghĩa cùa các kết quà hồi

qui được trình bày kỹ N goài ra, chương bốn còn cung cấp các công

cụ để d ự báo nhanh khi không cần hồi qui.

Chương 5: Phân tích dữ liệu thống kê

Trình bày việc sử dụng cá c c ô n g cụ a d d -in cù a E x c e l đ ể

p h â n tích p h ư ơ n g sa i m ột nhân tổ, p h â n tích p h ư ơ n g sa i h a i nhăn

tố, kiểm định g iả th u y ết thống kê Đ ồ n g thời, ch ư ơ n g n à y cũ n g

g iớ i thiệu các hàm cùa E xc el dù n g đ ể tính g iá trị cùa cá c hàm

p h â n bố x á c su ấ t nhằm g iú p cho n g ư ờ i s ử d ụ n g kh ô n g p h ả i tra bàng p h á n bố x á c suất.

Chương 6: Phân tích độ nhạy và phân tích rủi ro

Trình bày cách p h â n tích độ nhạy của các d ự án đầu tư sử dụng công cụ Table cùa Excel Việc phân tích rủi ro d ự án đầu tư theo phương p h á p M onte-Carlo và phư ơ n g p h á p mô hình cây quyết định được trình bày với ph ầ n mềm @ risk cài thêm vào Excel.

Trong p h a n p h ụ lụ c có trình b à y cách sừ d ụ n g các hàm tro n g

E xcel 2007 đế ngư ời sử d ụ n g tiện tra cứu khi sử d ụ n g E xc el 2 0 0 7

và đế so sá n h với E xcel 2003 C uối m ỗi ch ư ơ n g có m ột s ố bài tập

đê ngư ời học tự g iả i nhằm cùng cố kiến th ứ c lý th u yết đ ã thu được.

Chương 3: Quản lý tài chính

Giáo trình Tin học ứng dụng có thế dùng cho sinh viên thuộc các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ke toán của trường Đ ại học Thái Nguyên và những ai có quan tâm đến việc khai thác phần mềm Excel đ ế làm công cụ trong thực hiện công việc và trong nghiên cứu khoa học.

Đ ây là lẩn đẩu tiên giáo trình này được biên soạn, mặc dù tác giả đ ã có nhiều cổ gắng song giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất m ong nhận được ý kiến đóng góp cùa độc già để lần xuất bàn sau giáo trình được hoàn thiện hơn.

Tác giả

Cho đến thời điểm hiện tại, tập đoàn M icrosoft đã cho xuất xưởng nhiều phiên bản W indows như W indows 95, W indows 98,

W indows ME, W indows N T, W indows 2000, W indows XP, W indows

2003, W indows V ista và gần đây nhất là W indows 7 Trong phạm vi giáo trình này, chúng tôi trình bày một số nét căn bản về W indows XP

1.1 Khởi động và thoát khỏi W indows

Đe khởi động W indows XP, nhấn vào nút POW ER trên máy tính và chờ W indows hoàn tất quá trình khởi động Sau khi W indows

X P khởi động xong sẽ có giao diện như Hình 1.1

9

Hình 1.1 M àn hình Windows X P sau khi khởi động xong.

Để thoát khỏi W indows (tát m áy) cần phải thoát hết các ứng dụng và thao tác theo trình tự sau:

Chọn Start I Turn o ff Com puter Hộp thoại Turn O ff

C o m p u te r hiện ra như Hình 1.2 Tùy chọn S ta n d By tạm dừng hoạt động của máy và chuyển sang chế độ chờ Khi người sử dụng tác động vào bàn phím hoặc con chuột thì máy hoạt động trở lại Tùy chọn

T u rn off: Tắt hoàn toàn máy tính Tùy chọn R e s ta rt: Khởi động lại máy tính

T ừ menu Start, nếu chọn Log O ff sẽ thoát khỏi W indows để

thiết lập lại môi trường nhưng không tắt máy H ình 1.3 m inh họa tùy chọn Log Off

H ình 1.2 Hộp thoại Turn O ff Computer.

H ình 1.3 M àn hình Log O ff Windows.

Lựa chọn Switch User trong Hình 1.3 cho phép đăng nhập hệ

thống với tên khác N goài ra, trên m ột số m áy tính có hỗ trợ chức

năng H ibernate (ngủ đông) Khi sử dụng chức năng này, các chương

trình ứng dụng đang chạy sẽ được đóng băng tạm thcri và máy tính tắt Khi khởi động lại, máy trở về đúng trạng thái như trước khi thực hiện Hibernate Đe thực hiện, nhấn phím Shift trên bàn phím, lúc này nút

Stand By được thay bàng nút Hibernate, bấm chuột vào nút này để

Hình 1.4 Truy cập Explorer từ M y Computer.

Cũng có thể sử dụng các cách khác như kích chuột phải vào menu Start, chọn E xplore hay chọn Start I Program s I A ccessories I Windows Explorer.

Windows Explorer trình bày dưới dạng hai cửa sổ Cửa sổ bên trái hiển thị thông tín tổng quát Cửa sổ bên phải hiện thị thông tin chi tiết cùa thư mục hay ổ đĩa được chọn Hình 1.5 minh họa cửa sổ Explorer.

Ji JLi

,í.'ÊS«3Ẹsr

Hình 1.5 M àn hình Windows Explorer.

,-ffi I - U p One Level: chuyển lên thư m ục cha.

•jj I - Cut: cắt đối tượng đã được chọn vào Clipboard

;ijjj| I - Copy: sao chép đối tượng đã được chọn vào

_ ã w j Clipboard

Ị - Paste: chép nội dung từ Clipboard đến vị trí đã được

_gg!sJ chi định.

^ Ị - Undo: hủy bò lệnh vừa thực hiện

I - Delete: xóa đối tượng đã được chọn

Ịgjf - Properties: hiển thị hộp thoại cho biết thuộc tính củaPrapertBtj đôi tượng đã chọn

m i l ■ Các chế độ trình bày m àn hình như: Detail, List,ĩ*jg£u Title,

H ình 1.6 Các nút công cụ trên thanh Toolbar.

1.3 Tệp tin (file)

Tệp tin là tập hợp các thông tin, dữ liệu được tổ chức theo một cấu trúc nhất định Mỗi tệp tin được lưu trên đĩa với tên phân biệt Trong cùng m ột cấp lưu trữ, không cho phép các tệp tin có tên trùng nhau Mỗi hệ điều hành có quy tắc đặt tên cho các tệp tin khác nhau Tên của tệp tin thường gồm hai phần là phần tên và phần m ờ rộng Phần m ở rộng có thể có hoặc có thể không Tên của tệp tin do người' tạo ra tệp tin đặt Tên file không đuợc chứa các ký tự đặc biệt (là các

kí tự / \ ? * : < > “) Phần m ở rộng thường có ba ký tự và thường do các chương trình ứng dụng tạo ra

1.4 T h ư mục (Folder hay Directory)

Để thuận tiện cho quản lý thông tin trong máy tính, người ta sử dụng các thư mục Các tệp tin có quan hệ với nhau thường được lưu trữ trong m ột thư mục Thư mục có cấu trúc như hình cây T hư mục

13

gốc chính là ổ đĩa Ví dụ thư mục gốc C :\ hay D :\ T hư mục được đặc

trưng bởi tên Tên thư mục không dài quá 255 kí tự và không được chứa các kí tự đặc biệt T hư mục cũng có thể rỗng hoặc chứa thư mục khác Trong cùng m ột cấp không được phép có thư m ục có tên trùng nhau Thư mục đang làm việc được gọi là thư m ục hiện hành

Đe tạo thư mục, trong m àn hình Explorer hay M y C om puter,

chuyển đến vị trí lưu thư mục N hấn phím phải chuột chọn N ew I

Folder Nhập vào tên thư mục và nhấn Enter để kết thúc H ình 1.7

m inh họa thao tác này

@3 Microsoft Word Document

0 ] Microsoft Access Application iff] Microsoft PowerPoint Presentation

§ WinRAR archive ■

0 Text Document

Hình 1.7 Tạo thư m ục từ Explorer.

1.5 Đỗi tên file, đổi tên thư mục

Để đổi tên thư mục hay đổi tên file, chọn file hoặc thư m ục cần đôi tên Nhân chuột phải lên file hay thư m ục vừa chọn và chọn

Rename N hập vào tên mới và nhấn Enter.

C h ú ý : khi đổi tên file thì cần giữ nguyên phần m ở rộng cùa tên

file (extension) vì trong hệ điều hành W indows các phần mềm ứng

dụng nhận được các file do chúng tạo ra thông qua phần m ở rộng của tên file Cũng có thê chọn file (hay thư mục) cần đổi tên, nhấn phím chuột trại, nhập vào tên mới cho tập tin hoặc thư mục và kết thúc bàng

cách nhấn phím Enter.

1.6 Sao chép (copy) tập tin hay thư mục

Sao chép thư m ục là tạo m ột bản sao thư mục bao gồm các tập tin và các thư mục con bên trong thư mục đó Sao chép tệp tin hay m ột nhóm tệp tin là tạo m ột bản sao của tập tin hay nhóm các tệp tin Để sao chép thư m ục hay tập tin, chọn thư mục hay tập tin cần sao chép N hấn chuột phải vào thư m ục hay tệp tin và chọn

C opy M ở 0 đĩa hay thư m ục m uốn sao chép đến, nhấn chuột phải

và chọn Paste C ũng có thể sử dụng tổ hợp phím nóng C T R L + c

để copy và C T R L +V để dán Cũng có thể sừ dụng thao tác D rag

a n d D ro p (kéo và thà) để copy và dán m ột nhóm thư mục hay m ột nhóm tập tin

Đối với các 0 đĩa có thể tháo rời như đĩa mềm, đĩa CD, đĩa flash, có thể sao chép tệp tin (nhóm tệp tin), thư mục (nhóm thư

m ục) bằng cách chọn các tệp tin hay thư mục, nhấn chuột phải và

chọn Send to Chọn ổ đĩa đích để hoàn tất quá trình sao chép như

trong H ình 1.8

1.7 Di chuyển thư mục, file

Di chuyển m ột (hay m ột nhóm thư mục) là chuyển toàn bộ thư mục nhóm thư m ục) bao gồm các tập tin và thư mục con đến vị tri mới Di chuyển m ột tập tin (hay một nhóm tập tin) là chuyển tập tin (nhóm tập tin) đến vị trí mới

Để di chuyển thư mục (hay tập tin), chọn thư mục (tập tin) đó, kích chuột phải và chọn C ut Chuyển đến ổ đĩa hay thư mục đích,

nhấn phím phải chuột và chọn Paste Cũng có thể sử dụng tổ hợp

phím nóng CTRL + x để cắt và CTRL + V để dán hoặc sử dụng menu

E d it I C u t để cắt các thư mục hoặc tập tin ở vùng nguồn và dùng

m enu E d it I P aste để dán các thư mục hoặc file vào vùng đích

15

PC Scan for viruses

Wipe w*h Ashampoo w m optm z er 5

j j Compressed (zipped) Folder

Cut ^ Desktop (create shortcut)

Copy _ J Mai Recipient

O o ato Shortcut [ j My Documents

Delete J , DVD-RAM Drive (Fi)

Rename

Properties

Hình 1.8 Sao chép thư mục sang USB.

1.8 Xóa thư mục, tập tin

Xóa thư mục (nhóm thư m ục) là xóa bỏ toàn bộ thư m ục (nhóm thư mục) bao gồm các tệp tin và thư m ục con Đe xóa thư m ục (nhóm thư m ục) hay tập tin (nhóm tập tin) chọn thư m ục (nhóm thư m ục) hoặc tập tin (nhóm tập tin) muốn xóa N hấn phím phải chuột lên thư

mục (nhóm thư mục) hay tập tin (nhóm tập tin) đó và chọn Delete Cũng có thể nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc chọn m enu E dit I Delete M ột hộp thoại hiện ra để xác nhận việc xóa thư m ục hay tập tin như ưong Hình 1.9 Chọn Yes để xác nhận việc xoá; chọn N o để

huỷ bỏ việc xoá

s i A rc y o u su re y o u w an t to send th e s e 2 item s to th e ft c c y d c Bin?

Hình 1.9 Hộp thoại xác nhận xóa thư mục.

1.9 Phục hồi thư mục hay tập tin bị xóa

Các tập tin và thư mục bị xóa chi có thể phục hồi nếu được xóa

theo kiểu tạm thời, tức là chi bị đưa vào trong R ecycle Bin (thùng rác)

m à chưa bị xoá vĩnh viễn Để phục hồi lại thư mục đã bị xoá tạm thời, làm như sau:

Truy cập vào Recycle Bin trên màn hình nền Desktop Tìm thư

mục muốn phục hồi, kích phải chuột lên thư mục đó và chọn R estore

(hoặc bấm vào R estore this Item trên File and Folder Tasks).

L ư u v : Để xoá vĩnh viễn không thể phục hồi được, chọn Recycle Bin và chọn Delete file hoặc thư mục muốn xoá, hoặc kết hợp dùng phím Shift khi xoá

1.10 Quản lí đĩa

Trong W indows, đĩa mềm thường được ký hiệu là A :\ hoặc B:\

Ồ đĩa cứng vật lý thường được chia thành các ổ đĩa logic (partition)

Ổ đĩa logic đầu tiên thường được kí hiệu là C :\ Thường thì nên chia ổ đĩa vật lý thành m ột số 0 logic, trong đó 0 logic đầu tiên sử dụng để cài đặt hệ điều hành và các chương trình ứng dụng Các ổ khác (D,

E , ): lần lượt dùng để lưu dữ liệu hoặc có thể cài đặt các chương trình ứng dụng khi ổ đĩa c quá tải Để hiển thị danh sách các ổ đĩa từ

màn hình Desktop chọn My Computer.

Để xem dung lượng và kích thước còn trống trên các 0 đĩa, có thể truy cập m enu View I D etails hoặc Kích phải chuột lên nền màn hình trắng phía bên trái cửa sổ M y C o m p u te r I View I D etails như hình 1.1 oT

17

Arrange Icons By

Refresh

► Tiles Icons

• List Customize This Folder Details 1

Undo Copy ctrl+ z

Properties

Hình 1.10 Xem dung lượng và kích thước còn trống của ổ đĩa.

Để truy cập ổ đĩa, từ màn hình M y com puter hoặc từ m àn hình Explorer, chọn ổ đĩa bàng cách kích kép chuột trái vào tên ổ đĩa.

Để đổi tên ổ đĩa, từ màn hình M y com puter (hoặc từ Explorer) chọn ổ đĩa muốn đổi tên, nhấn phím phải chuột, chọn Rename, nhập

vào tên mới và nhấn E n te r

1.11 Thiết lập cách biểu diễn ngày giờ, số và tiền tệ

Sau khi cài đặt W indows, máy tính sẽ biểu diễn ngày, giờ, số, tiền tệ theo chuẩn cùa Mỹ, muốn thiết lập lại cách biểu diễn này, khỏi

động bộ công cụ C ontrol Panel bằng menu Start I Settings I Control Panel, cửa sổ Control Panel xuất hiện.

Để thay đổi cách biểu diễn ngày giờ, từ màn hình Control Panel, chọn Date, Time, Language, and Regional Options I Regional and Language Options Hộp thoại Regional and Language Options xuất hiện, chọn Customize.

Numbed I Currency I Tine Ị Date I 'S a n p b - - - —I Poative 1123.456.78300 Negative; Ị-12M56.7M.00

® Ẽ a * ì r |F= = 3

No 0 » dgtt deómtt [2 3

c -3

Dplgrocn? 1123.456.789 3 Njjgahvp wjn lyrbc* p T | Negatwa numbei fomat 1-1.1 ^ I

OnfAvbadngzaor fÕ7 3-Vi p -3

Sl«jxiaid ò g lt 10123456789 3 DỠI jubditubort [None H

I on I M I I

Hình 1.12 C ông cụ Control Panel Hình 1.13 Hộp thoại Customize

Regional Option - thè Number.

19

W hen a two-dig* 1« « is enteied rt«p<e< < « a year between

r "X s s

Short dale sample 112/7/2007

Short (We format |M/d/yyyy 3

Qat® separata: u H

Long da»e ' " • ' .

Long d ate sample’ jFnday Decefrbef 07.2007

J,or*Q dote format ịdđdd MMMM dd yyyy ~^1

I OK I Cancel I

-Hình 1.14 Hộp thoại Customize Regional Option - thè Date.

Thè N u m b er có các lựa chọn về biểu diễn dữ liệu kiểu số Trong đó D ecim al S ym bol thể hiện cách biểu diễn dấu thập phân;

Degỉtal Grouping Sym bol biểu diễn dấu ngăn cách lớp đơn vị, lớp nghìn, lớp triệu ; N egative Sign Sym bol thể hiện biểu diễn dấu â n và

L ist S e p e ra to r thể hiện dấu ngăn cách danh sách Lựa chọn cách >iểu diễn thích hợp và kích chọn OK (hình 1.13).

Thẻ D ate thể hiện cách biểu diễn ngày N hư có thể thấy trong Hình 1.14, người sừ dụng có thể cài đặt cách biểu diễn ngày kiểu Việt

N am theo dạng dd-m m -yyyy Trong đó dd là hai chữ số biểu diễn ngày; mm là hai chữ số biểu diễn tháng; yyyy là bốn chữ số biểu diễn

năm (hình 1.14).

1.12 Chạy chương trình trong W indows

Để chạy chương trình trong W indows, thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Tìm và chạy chương trình từ Shortcut trên Desktop Nếu

chương trình cài đặt có tạo một S h o rtc u t trên nền D esktop thì chạy chương trình băng cách kích kép chuột vào S h o rtc u t trên Desktop

Cách 2 : Tim và chạy chương trinh từ menu Start Chọn Start I Program s Chọn chương trinh m uốn chạy và kích đúp phím trái chuột

để chạy Hình 1.15 mô tả cách chạy chuơng trinh Microsoft Excel từ menu Start.

C ách 3 : Tìm và chạy chương trình từ menu Start I Run Đe chạy chương trình từ cửa sổ Run của menu Start, có thể nhập trực tiếp tên chuơng trình vào cửa sổ Run như Hình 1.16 Chú ý cần nhập đầy

► 3 Mkrosoft Office InfoPath 2

) EConTeđi ProOic 2007 Mkrosoft office IrrfoPrfh

-J llnK ey Vietnamese Input Method ►Jj WCTQSoft office Outioofc a jsp re a d ih e

* - - >ỄỊ W crosoft office P o w erP o rt 2003 ) M a o s o ft Encarta

- I O oenO ffice.ora 2.3 Log O ff Tran Cong N ^ w p

T im Off Com puter

£ 3 Sym antec O o n t Security

s t a r t j A a o n á T m I ^ 3 In sta ler VISE 3.1

► iff-l PK rosort u m c e M jw sner AJUJ

> gjj] M crosoft Office Word 2003

Hình 1.15 Chạy chương trình từ menu programs.

jLJxJl/■ I Type th e nam e o f a p rogram , folder, docu m e n t, or

- r t I n te r n e t re so u rc e , a n d W indows wil o p e n it for you.

Op en : D : \setup\vietkey \ vietkeynt exe

B row se

Hình 1.16 Chạy chương trình từ cửa sô Run.

21

2 CÃN BẢN VẺ EXCEL

2.1 Giới thiệu

M icrosoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử nổi tiếng trong

gói phần mềm M icrosoft Office cùa M icrosoft Excel chạy trên môi

truờng W indows và được dùng phổ biến trong công tác văn phòng,

trong quản lí bời tính đơn giản, trực quan và dễ sử dụng của nó Cho

đến thời điểm hiện tại (năm 2010) M icrosoft đã đưa ra thị trường phiên bản Office 2007 Tuy nhiên trên thị trường đang sử dụng phổ biến phiên bản Office XP hoặc Office 2003 Giáo trình này trình bày các điểm chung ứng dụng cho các phiên bản Office 97, 2000, XP,

2003 nhưng minh họa bàng Office 2003 Trong m ột số trường hợp có chú thích thêm bằng Office 2007

Để cài mới Office hoặc cài đặt bổ sung thêm m ột số tính năng của Office cần phải có chương trình cài đặt (Setup) Có thể cài đặt Office từ đĩa CD hay từ ổ cứng N ếu cài đật từ CD thì đua đĩa CD vào

ổ CD và quá trình cài đặt sê tự động tiến hành N ếu cài đặt từ ổ cứng

thì tìm đến thư m ục chứa bộ cài đặt và chạy file Setup.exe Thông

thuờng bộ cài đặt thường chứa tại D :\S etup\O ffice H ình 1.17 minh họa cách chạy file setup.exe trong thư mục D :\se tu p \0 ffic e 2 0 0 3 Khi cửa sổ cài đặt hiện ra yêu cầu nhập số đăng ký (product key) tiến hành nhập như trong Hình 1.18 N hấn N ext khi quá trình nhập số đăng ký kết thúc Chấp nhận các điều kiện về bản quyền phần m ềm và nhấn Next Cửa sổ như Hình 1.19 hiện ra, chọn cài đặt C u sto m

Install để chọn các tính năng nâng cao ứng dụng cho m ôn học Tin học ứng dụng Ở bước tiếp theo chọn C hoose Advanced Custom ization

o f Applications N hấn N ext để tiếp tục quá trình cài đặt.

Fie Edit View Favorites Tools Help

^Bock *■ • ' Ỹ \ / Search Folders ; ■ X *0 s

-Address !_) D:\setup\office2003

FILES MSDE2000 COKey.txt 3ạạjarA dd 0ffice20035 OWCIO.MSI OWC11.M5I PROU.MSI README.HTM SETUP.EXE

Hình 1.17 Chạy file setup đế cài đặt M S Office.

Microsoft Office Professional Edition 2003

In th e boxes below, type your 25-character Product Key You wil find this number

on th e sticker on th e back of the CD case Of on your C ertiicate of Authenticity.

P rodjct £ey: |GWH28 |- | d GCMP |- |P6RC4 l- fcj-IMT |- |6J4MT I

h*

Microsoft Office Professional Edition 2003

End-User License Agreement

j c j x j

G n

G ã

To continue with office instalation, you must accept th e terms of th e End-User License

Agreement To accept the agreem ent, cick th e check box below.

END-USER LICENSE AGREEMENT FOR MICROSOFT SOFTWARE “ 3

IMPORTANT-READ CAREFULLY: This End-User License Agreement ("EULA") is a H j

legal agreem ent betw een you (either an individual or a single entity) and Microsoft

Corporation for the Microsoft software th at accompanies íhis EULA, which includes

associated media and Microsoft Internet-based services ("Software") An

amendment or addendum to this EULA may accompany the Software YOU AGREE

THE SOFTWARE IF YOU DO NOT AGREE, DO NOT INSTALL, COPY, OR USE THE

SOFTWARE; YOU MAY RETURN IT TO YOUR PLACE OF PURCHASE FOR A FULL

REFUND, IF APPLICABLE.

1 GRANT OF LICENSE Microsoft g rants you the following rights provided

that you comply with all terms and conditions of this EULA:

1.1 Installation and use You may:

(a) instal and use a copy of th e Software on one personal com piler or

other device; and

(b) instal an additional copy of th e Software on a second, portable device

15* Ĩ accept th e terms in the l icense Agreement!

< Back II N o t > I Cancel

Hình 1.18 Nhập số đăng ký và chấp nhận điều kiện bàn quyển.

23

Hình 1.19 Chọn Custom Install để cài các tính năng nâng cao

cho Excel.

Khi quá trình cài đặt kết thúc, nhấn OK.

Để khởi động Excel, thực hiện kích đúp vào biểu tượng Excel

trên nền Desktop hoặc từ menu Start I Program s I M icrosoft office I

M icrosoft Office Excel 2003 như trong Hình 1.15 Sau khi khởi động thành công, các thành phân chính của màn hỉnh làm việc cùa Excel

như trong Hình 1.21

Microsoft Office Professional Edition 2003

BSitiSte ' - J d i l

Advanced Customization

Choose InstalaUon options for applications and tools.

B nCi*3

j ỵ ■■ 1 Microsoft Office Access

s i i r n r n - i ỉ o ff'll K E • r.r/i

í f • Microsoft Office Outlook

‘Ã - - - J - Microsoft Office PowerPoint

Microsoft Office Publisher

% a ă & I Microsoft Office Word

Microsoft Office Professional Edition 2003

Now Installing office

Hình 1.20 Chọn Runall from M ycomputer đê cài đặt

các g ói Add-ins cho Excel.

25

Thanh cỏue cụ chiiẩu(Standird)

Thanhcòna cụ địnb dạng (Fom uttiog)

Thaub tác vụ (Task panel)

Hình 1.21 M àn hình làm việc cùa Excel.

Thanh tiêu đề (Title): thanh tiêu đề chứa biểu tượng của Excel,

tên tệp hiện tại, và nút thu nhỏ cửa sổ (M inim ize), nút phóng to cừa sổ (M aximize) và nút đóng cửa sổ (Close)

T h a n h b ả n g chọn (M enu): thanh menu liệt kê các lệnh chínhcủa Excel Mỗi mục ứng với một menu dọc, để m ở m enu dọc nháy chuột vào tên mục

File Edit View Insert Format Tools Table Window Help

Thanh công cụ chuẩn (Standard): thanh công cụ Standard

chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng các nút biểu tượng Các lệnh này có thể được truy xuất trực tiếp bằng chuột

Thanh công cụ định dạng (Form atting): thanh Form atting

chứa các lệnh dưới dạng các nút có biểu tượng để định dạng dữ liệu của bàng tính như kiểu font, cỡ font

Thanh công thức (Formula): gồm các ô N am ebox (hiển thị toạ độ của ô hiện hành), In se rt Function (nhập cồng thức vào ô) Formula b a r (nội dung dữ liệu cùa ô hiện hành).

Thanh cuốn (Scroll): hai thanh trượt bên phải và bên trái cửa

sổ để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính

Dòng trạng thái (Status): dòng chứa chế độ làm việc hiện hành như R eady (sẵn sàng nhập dữ liệu), Enter (đang nhập dữ liệu), Point

(đang ghi chép công thức tham chiếu đến m ột địa chỉ), E d it (đang điều chinh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành) hay ý nghĩa lệnh hiện hành cùa bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như

Num Lock, C apslock

Danh sách sheet và các nút dịch chuyển (Sheet tab): tên các

sheet được hiển thị trên các vạt (tab) ở góc trái dưới cửa sổ

W orkbook Để di chuyển vị trí của sheet trong W orkbook kích giữ và

thả chuột đến vị trí mới

Vùng làm việc: vùng làm việc chứa các ô bảng tính Trong các ô

có thể nhập dữ liệu, công thức tính toán, ghi chú Với các phiên bản Office 2003, XP, 2000, vùng làm việc bao gồm hom 16 triệu ô bảng tính.Trong Excel 2007 giao diện chính có nhiều thay đổi so vói phiên

bản Excel 2003 Giao diện chính của Excel 2007 được gọi là Ribon

(Ruy băng) Hình 1.22 thể hiện giao diện cùa Excel 2007

Hình 1.22 M àn hình làm việc cua Excel 2007.

27

2.2 W ordbook, w ord sh eet,, địa chỉ

W ordbook

Một file bảng tính Excel được gọi là m ột wordbook W ordbook ngầm định có tên là Book# Khi m ới bắt đầu phiên làm việc, file bảng tính đầu tiên ngầm định có tên là b o okl.xls Phần m ờ rộng .xls do Excel tự động thêm vào khi đặt tên file

W ordsheet: Mỗi wordbook chứa 256 w ordsheet (hay còn gọi là chartsheet) Các W ordsheet hay C hartsheet được gọi là các trang

bảng tính Các trang này có thể chứa dữ liệu, công thức tính toán, đồ thị, bàn đồ

Thêm m ột wordsheet mới

Để chèn thêm một vvordsheet mới có thể truy cập m enu Insertl

W ordsheet Cũng có thể kích chuột phải lên một sheet bất kỳ nào đó trên bảng tính chon Insert, hộp thoại Insert hiện ra như hình 1.23, chọn

W ordsheet và bấm OK để chèm thêm W ordsheet.

I ► M \ Sheet 1 / Sheet 2 \s h

Insert ,DeleteRenameMove or Copy

Select All Sheets Tab Color,.,-fc-l View Code

B B T 3 7 "

Hình 1.23 Thêm m ột wordsheet.

1 J

Rannne ị 6Jov#orCopy

1 ẵotect A* Sh#ets IabCoếor

i h K 8 a t a ị ũ B g a

i M M M H M iiin H f lH H I f ia u

Hình 1.23 Chèn thêm Worksheet.

Đ ổi tên m ột Sheet

Các bước đổi tên một S heet bao gồm:

Bước 1: Chọn Sheet muốn đổi tên

B ưửc 2: Có thể kích phải chuột lên Sheet đã chọn, chọn

Rename, sau đó nhập tên cho Sheet như Hình 1.23 Cũng có thể vào

m enu F o rm a t I S h eet I Rename, sau đó nhập tên cho Sheet.

B ước 3: N hập tên xong gõ E n te r để kết thúc

Sắp xếp vị trí các sheet

Đẻ sắp xếp vị ưí các Sheet có thể dùng cách nhấp chuột vào tên

S heet m uốn di chuyển kéo và thả vào vị trí m ong muốn Cũng có thể

kích phải chuột lên Sheet muốn di chuyển chọn M ove o r Copy, hộp thoại M ove o r Copy hiện ra như hình 1.25 Trong đó To book: Vị trí

W orkbook m uốn sao chép tới hoặc di chuyển tới; Before Sheet: Vị

trí đích muốn S heet chuyển tói

M o ve Dr C o p y Move selected sheets

Xoá bò một Sheet

Để xóa Worksheet có thể chọn Sheet muốn xoá, vào menu Edit| Delete Sheet hoặc: Kích phải chuột vào Sheet muốn xoá chọn Delete N ếu Sheet không chứa dữ liệu thì Excel xóa m à không hỏi gì Nếu Sheet có chứa dữ liệu, sẽ hiện ra hộp thoại yêu cầu người sử

dụng xác nhận thao tác xóa như Hình 1.25 Để xác nhận thao tác xóa,

nhấn nút Delete Để hủy nhẩn nút Cancel.

T \ Data may exist in the shfiet(s) selected for deletion To permanently d d e te the data, press Delete.

I CPỂri-i-i^l Caned I

Hình 1.25 Hộp thoại xác nhận xóa d ữ liệu.

Cell

ô (hay Cell) là giao của các cột và các dòng Từ phiên bản

Office 2003 trờ về phiên bản Office 97, mỗi Sheet có 256 cột ký hiệu

từ A-IV Đồng thời mỗi Sheet có 65536 dòng ký hiệu từ 1- 65.536 Do

đó trong các phiên bản này mỗi W orksheet có hơn 16 triệu ô Trong

phiên bản Excel 2007, số cột trong m ột W orksheet là 16.384 đánh sổ

từ A- XFD và số dòng là 1.048.576 đánh số từ 1-1.048.576 Do đó mỗi Sheet có 17.178.820.608.000 ô bảng tính

Các ô được tham khảo bằng địa chi ô Dạng địa chỉ thông dụng

là Cột Dòng Ví dụ ô AI là giao của cột A dòng 1 Ngoài ra còn sử dụng dạng địa chỉ RI c 1 (số thứ tự dòng số thứ tự cột)

Để chọn một dòng trong bảng tính, bấm chuột trái vào chữ số ký hiệu dòng đó Đẽ chọn một cột, bấm chuột trái vào chữ cái ký hiệu cột

đó Để chọn một vùng gồm nhiều ô liên tục, bấm giữ chuột trái và

kéo Cũng có thê sử dụng phím Shift kết hợp với phím mũi tên hoặc

phím S hift kêt hợp với bâm chuột trái để chọn một vùng Đẻ chon

nhiều vùng không liền nhau, nhấn giữ phím C trl trong khi bấm chuột

trái Đê chọn cà bàng tính, bấm chuột trái vào vị trí góc trên cùng bên trái của bảng tính, nơi giao nhau của tên hàng và tên cột hoặc dùng tổ họfp Dhím C trl + A

Để điều chỉnh độ rộng cùa dòng bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai vị trí tiêu đề tên cột.

Đẻ thay đối độ rộng của dòng, bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai dòng tại vị trí tiêu đề dòng

Đe thay đổi độ rộng của nhiều cột, chọn vùng có các cột cân

thay đổi độ rộng, vào menu Format I Column I Width, hộp thoại

C olum n W id th xuất hiện N hập vào độ rộng cột cần thay đôi rồi chọn

OK hay nhấn E n te r Làm tương tự cho dòng (Row)

Địa chỉ tưong đối

Địa chì tương đối có dạng cột dòng ví dụ B3 Một công thức có chứa địa chỉ tương đối khi sao chép đến vị trí mới địa chỉ sẽ tự động biến đổi

Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ tuyệt đối có dạng $cột$dòng Ví dụ $B$3 Một công thức có chứa địa chi tuyệt đối khi copy đến vị trí mới địa chì không thay đổi

Địa chỉ hỗn hợp

Địa chì hỗn hợp là dạng kết hợp của cả địa chi tương đối và địa chi tuyệt đối theo dạng $cột dòng (ví dụ $B3) hay cột Sdòng (ví dụ B$3) Khi sao chép m ột công thức có chứa địa chỉ hỗn hợp, thành phần tuyệt đối không biến đổi, thành phần tương đối biến đổi

Để chuyển đổi giữa các dạng địa chi, sử dụng phím chức năng F4

2.3 Các dạng dữ liệu trong Excel

Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các bài toán trong Excel Để định dạng dữ liệu, lựa chọn (bôi đen) vùng dừ liệu,

chọn menu Form at I C ells I Numbers Cừa so như Hình 1.26 hiện ra

Có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + 1 hoặc kích chuột phải vào

vùng đã chọn cũng cho cùng kết quà

31

Hình 1.26 Định dạng d ữ liệu.

Trong Excel có các dạng dữ liệu sau:

G en e ra l - Dữ liệu tổng quát: kiểu này do Excel tự động nhậndạng

N um ber - Dữ liệu số: dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên

phải ô Theo ngầm định, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phàn nguyên

Biêu diên sô âm ừong Excel sử dụng bôn cách như ừong hình 1.28

C ách 1: Sử dụng dấu trừ (-) như trong toán học

C ách 2 : Sử dụng dấu ngoặc đơn như trong kế toán

C ách 3 : Sử dụng màu đỏ

C ách 4 : Vừa dùng màu đỏ vừa dùng dấu ngoặc đơn

Các hàm tài chính của Excel sử dụng cách thứ tư Đ ể sừ

dụng dấu phân cách phần nghìn, bấm chọn ô U se 1000 S ep arator

(.)• Thay đổi số các số sau dấu phân cách thập phân tro n g ô

D ecim al P laces

Currency - Dữ liệu kiểu tiền tệ: dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn

thẳng bên phải ô Dạng này biểu diễn các đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới Dữ liệu kiểu tiền tệ biểu diễn số thập phân giống như dữ liệu kiểu số

Hình 1.27 Biểu diễn số âm trong Excel.

A ccounting - Dữ liệu kiểu kế toán: dữ liệu kiểu kế toán tự động căn thẳng bên phải ô Dữ liệu kiểu kế toán cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như dữ liệu kiểu C u rren c y , tuy nhiên không có cách biểu diễn số âm

D ate - Kiểu ngày tháng: dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thảng bên phải ô Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học Theo ngầm định, kiểu ngày tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY (MM: Biểu diễn tháng; DD: Biểu diễn ngày; YY: Biểu diễn năm) Trong cửa so T ype liệt kê các cách hiện thị ngày trong Excel

T im e - Kiểu thời gian: kiểu thời gian tự động căn thẳng bên phải

ô Biểu diễn thời gian trong Excel có dạng HH:M M :SS (HH: Chi giờ; MM: Chỉ phút; SS: Chì giây)

P erce n tag e - Kiều phần trăm: kiểu phần trăm tự động căn thẳng bên phải ô Kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần tràm bàng cách nhân với 100 và thêm dấu % vào sau số đó

F ra ctio n - K iểu phân số: kiểu phân số tự động căn thẳng bên phải ô Kiểu phân số biểu diễn các số ờ dạng phân số Kiểu hiển thị được chọn trong mục Type

T ex t - Kiểu ký tự: kiểu ký tự là sự pha trộn của các chữ cái các chữ số và các ký tự đặc biệt Dữ liệu kiểu ký tự tự động căn trái Sử dụng dữ liệu kiểu ký tự trong hàm hoặc trong các phép toán phải được bao giữa cặp dấu nháy kép Lưu ý: Dấu nháy kép khác hai dấu nháy đơn liền nhau ( ” )

33

C h ủ ý : Với các dãy kí tự bắt đầu bàng số 0 vô nghĩa (ví dụ sộ điện thoại 0 9 1 3 ) khi nhập vào bảng tính, Excel sẽ tự động căt đi sô

0 vô nghĩa đó Để giữ lại số 0 này, sử dụng dấu (‘) trước khi dãy kí tự hoặc định dạng ô kiểu ký tự

Scientific - Kiểu rút gọn: áp dụng cho kiểu số Khi biểu diễn các

số quá lớn hoặc quá nhỏ, Excel đưa về dạng rút gọn đê tiêt kiệm không gian biểu diễn

M M /DD/YY (Tháng/Ngày/Năm) Sau đó sử dụng kiểu C u sto m để định dạng thành ngày kiểu Việt Nam bằng cách nhập DD/M M /YYY Y (Ngày/Tháng/Năm) vào cừa sổ T y p e như trong hình 1.29

Type the rajnbar fonnat cotta, u d q one rf tha BDdiUng codes as a rfjrtfrnj

>= Lớn hơn hoặc bằng “Aa” >= “aa” = False

<= Nhỏ hom hoặc bàng “Aa” <= “aa” = True

Thứ tự thực hiện các phép toán như sau: phép toán lũy thừa, phép toán nhân chia, phép toán cộng trừ, phép toán logic Đẻ thực hiện các phép toán khác vói thứ tự này, sử dụng dấu ngoặc đơn ( )

2.5 Sử dụng hàm trong Excel

Hàm (Function) trong Excel là m ột tổ hợp các công thức đã được xây dựng sẵn nhàm thực hiện các tính toán hay xừ lí chuyên biệt nào đó Hàm được đặc trưng bởi tên hàm , dấu m ở đóng ngoặc và danh sách các tham số

Tên hàm là các tên chuẩn do Excel quy định Dấu m ở đóng ngoặc bắt buộc phải có Tham số (hay đối số) là các dữ liệu đầu vào để tính toán hay xử lý Đối số có thể có hoặc không có Neu có nhiều hon một đối số thì các đối số được ngăn cách bởi dấu Trường hợp dấu

‘V’ được sử dụng để làm dấu thập phân thì dấu ngăn cách là dấu

35

Xem Hinh 1.13 để thiết lập cách biểu diễn kiểu số Các đối số có thê là kiểu số, kiếu ngày tháng, là địa chi ô, kiểu ký tự, có thể là hàm khác

Số lượng đối số tối đa là 30 trong các phiên bản Excel 2003, XP, 2000

và Excel 97 Trong Excel 2007, số lượng đối số tối đa là 64 Nếu đối

số kiểu ký tự được nhập trực tiếp vào từ bàn phím thi phải bao trong cặp dấu nháy kép (ví dụ “A ”) Khi sử dụng các hàm lồng nhau, hàm nọ làm đối số cho hàm kia, Excel cho phép các hàm lồng nhau tối đa là 7 cấp Trong Excel 2007, hàm có thể lồng nhau tối đa là 50 cấp

Để nhập hàm vào bảng tính có thể nhập trực tiếp hàm vào ô trong bàng tính bàng tên hàm theo sau dấu “=” theo cú pháp của hàm hoặc nhập hàm từ giao diện Insert function Truy cập m enu In se rt

|Function hoặc từ biểu tượng fx trên thanh công thức Khi nhập hàm

từ hộp thoại In sse rt I Function, hộp thoại in se rt fucntion sẽ hiện ra như Hình 1.29 Chọn tên hàm từ mục Select a Fucntion Có thể chọn

mục Select a C ate g o ry để chọn nhóm hàm nhằm thu hẹp phạm vi tìm

kiếm hàm Mục Category chi ra một số nhóm hàm như nhóm hàm tài

chính (Finacial), nhóm hàm ngày tháng và thời gian (D ate & Tim e), nhóm hàm toán học và lượng giác (M ath & T rig ), nhóm hàm thống

kê (Statistical), nhóm hàm tìm kiếm và tham khảo (L ookup &

R eference), nhóm hàm cơ sở dữ liệu (D atab ase), nhóm hàm xừ lý ký

tự (Text), nhóm hàm logic (Logical), nhóm hàm thông tin bảnp tính

(Inform ation) và nhóm hàm kỹ thuật máy tính (Engineering) I ịoài

ra có thê xây dựng các hàm do người dùng định nghĩa (UDF) N i có hàm do người dùng định nghĩa thì sẽ được Excel liệt kê trong mục

Help on ttn; Kncpon OK I Caned

Hình 1.29 Hộp thoại Insert function.

Các hàm cơ sờ dữ liệu cho phép thực hiện các phép tính có nhiều hơn một điều kiện Tuy nhiên càn xây dựng vùng điêu kiện (bảng phụ) trước khi sử dụng hàm cơ sở dữ liệu.

Điều kiện trực tiếp: là những điều kiện mà không chứa công

thức ở trong Với một trường (cột) có từ hai điều kiện trở lên thì điều kiện xảy ra đồng thời (AND) được thể hiện trên cùng một dòng Điều kiện xảy ra không đồng thời (OR) được thể hiện trên các dòng khác nhau

Điều kiện gián tiếp: là nhũng điều kiện có chứa công thức bên

trong, giá trị của vùng điều kiện này là giá trị logic (TRUE hoặc FALSE) Tiêu đề vùng điều kiện gián tiếp không được trùng với tiêu

đề của bất kỳ trường nào

M ột sổ hàm thông dụng trong Excel 97- 2003

M ột số hàm toán học

Bảng 1.2 trình bày một số hàm toán học thông dụng

Bảng 1 2 M ột số hàm toán học thông dụng.

A s Tính trị tuyệt đối của

một số

=ABS(number) numbers số muốn lấy trị tuyệt đối AVERAGE Tính trung bình cộng

cùa các đối số

=AVERAGE(numberl;

number2, ) numberỉ,number2 có thề có từ 1

đến 30 số cần tính trung bình cộng Neu đối sổ là tham số kiểu text, logic, ô rỗng thì giá trị đó được bò qua Neu là zero thì được tính

COUNTIF Đem các ô trong phạm

vi thòa mãn điều kiện

đã cho

=COUNTIF(range; criteria) range: vùng cần đếm

criteria: điều kiên.

EXP rinh lũy thừa cơ số e =EXP(number)

number số mũ của cơ số e.

37

Tên hàm Công dung Cú pháp, giải thích

INT Làm tròn xuống số

nguyên gần nhất

=INT(number) num ber số cần làm tròn

LN Tính logarit cơ số tụ

nhiên cùa một số

=LN(number)

number là số thực dương ta muốn

tính logarit tự nhiên cùa nó LN lả nghịch đảo của EXP: lũy thừa co

số e

LOG Tính logarit =LOG(num ber; base)

number là số thực dương ta muốn

thể là dãy ô chứa điều kiện hoặc dãy ô vừa chứa điều kiện, vừa chứa các giá trị để tính tổng

thê là số, biểu thức, hoặc kiểu văn

bản

sum range là dãy giá trị cần tinh

tông Nêu không có sum range thì range là dãy chứa giá trị để tinh

tồng