Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh (Nghề: Quản trị nhà hàng, Quản trị khách sạn - Trình độ CĐ/TC) - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh gồm các nội dung chính như: Giới thiệu chung về Microsoft Excel; Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel; Các hàm trong excel; Cơ sở dữ liệu; Biểu đồ, bảo vệ và in ấn; Xử lý các bài toán chuyên ngành bằng Excel. Mời các bạn cùng tham khảo!

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG

GIÁO TRÌNH Tin học ứng dụng trong kinh doanh, Tin học ứng dụng trong khách sạn

NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG,

QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN

TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG , TRUNG CẤP

(Ban hành theo Quyết định số: 630 /QĐ-CĐN, ngày 05 tháng 04 năm 2022

của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)

LỜI GIỚI THIỆU

Nhằm giúp cho sinh viên có tài liệu để học tập, nghiên cứu việc ứng dụng tin học trong lĩnh vực kinh doanh, tôi đã biên soạn giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh Đây là tài liệu được biên soạn trên cơ sở đề cương học phần Tin học ứng dụng dành cho bậc Cao đẳng ngành Quản trị nhà hàng ,bậc trung cấp ngành quản trị khách sạn đang áp dụng tại trường Cao Đẳng Nghề An Giang Nội dung giáo trình gồm các chương được phân bố như sau:

Chương 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel

Chương 2: Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel

Chương 3: Các hàm trong excel

Chương 4: Cơ sở dữ liệu

Chương 5: Biểu đồ, bảo vệ và in ấn

Chương 6: Xử lý các bài toán chuyên ngành bằng Excel

Mặc dù đã rất cố gắng song không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, tác giả mong nhận được những góp ý cả về nội dung lẫn hình thức của Hội đồng khoa học nhà trường, tập thể giáo viên bộ môn và bạn đọc để tài liệu ngày càng

hoàn thiện hơn

An Giang, ngày tháng năm 20…

Tham gia biên soạn

1 Huỳnh Việt Anh Thư 2………

3 …………

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 2

CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC 6

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL 9

I.Các khái niệm cơ bản 9

1.Khởi động và thoát khỏi Excel 10

2.Giới thiệu màn hình Excel 10

II Xử lý dữ kiện trong bảng tính 11

1.Nhập dữ kiện vào bảng tính 11

2 Định dạng ô, khối ô 12

3 Làm việc vởi bảng tính 14

4.Chuyển đổi giữa các kiểu dữ liệu 17

CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ CĂN BẢN TRONG EXCEL 19

I.làm việc với các sheet 19

1.Tạo worksheet 19

2 Dịch chuyển sheet 19

3.Sao chép worksheet 19

4 Đổi tên worksheet 20

5.Ẩn/ Hiện worksheet 20

II Làm việc với nhiều cửa sổ 20

1.Tách bảng tính 20

2 Khôi phục và cố định bảng tính 20

2.Di chuyển nội dung ô dòng, cột 21

3.Những thủ thuật dán đặc biệt (Paste Special) 21

4 Tự động đánh số thứ tự 21

5.Xóa,khôi phục 21

6.Tìm kiếm và thay thế 22

Bài tập 22

CHƯƠNG 3: CÁC HÀM TRONG EXCEL 23

I.Các khái niệm dạng tổng quát của hàm 23

1.Các khái niệm 23

4

2.Dạng tổng quát của một hàm 24

III Các hàm trong Excel 24

1.Hàm số học 24

2.Hàm thống kê 25

3.Hàm logic 27

4.Hàm thời gian 28

5.Hàm văn bản 28

6.Hàm tra cứu và tham khảo 30

7.Hàm tài chính 30

Bài tập 33

CHƯƠNG 4: CƠ SỞ DỮ LIỆU 35

I Giới thiệu chung về cơ sở dữ liệu 35

1.Định nghĩa 35

2.Phân loại cơ sở dữ liệu 35

II Các hàm về cơ sở dữ liệu 35

1.Hàm DSUM 35

2.HàmDCount 36

c DMAX(): 36

d DMIN(): 36

III Sắp xếp dữ liệu 36

IV.Lọc dữ liệu 37

1.Lọc tự động ( Auto Filter) 37

2.Lọc cao cấp 38

V.Làm việc với các vùng 39

1 Qui ước dặt tên vùng 39

2.Sử dụng tên vùng 40

3.Xóa bỏ tên vùng 40

VI.Phân tích, tổng hợp dữ liệu 40

1.Goal Seek 40

2.Piviot table 41

Bài tập 46

CHƯƠNG 5:BIỂU ĐỒ,BẢO VỆ VÀ IN ẤN 47

I.Biểu đồ 47

1.Ttạo biểu đồ 47

2.Điều chỉnh biểu đồ 49

II.Bảo vệ bảng tính 49

1.Bảo vệ Worksheet 49

2.Bảo vệ Workbook 50

III.Định dạng trang in 51

1.Thiết lập khổ giấy 51

2.Thiết lập lề bảng tính 52

3.Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang 52

4 Thiết lập Sheet 52

Bài tập 53

CHƯƠNG 6 : XỬ LÝ CÁC BÀI TOÁN CHUYÊN NGÀNH 54

I.Bài toán tính lặp 54

II.Các bài toán tính bảng 55

III Bài toán hồi quy tuyến tính 57

IV Bài toán dự báo kinh tế Giới thiệu bài toán Có số liệu về tính hình dự trữ hàng hóa như sau 59

V.Bài toán dòng tiền tệ 61

VI.Các phần mềm ứng dụng chuyên ngành 62

THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

- Thuộc nhóm môn: Môn học chung

- Môn học được bố trí sau khi học xong môn tin học

2 Tính chất:

Tin học ứng dụng trong kinh doanh là môn học bắt buộc thuộc các môn học trong chương trình khung đào tạo trình độ cao đẳng nghề “Quản trị nhà hàng” Môn học này có vị trí quan trọng trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về giao tiếp phục vụ cho nghề nghiệp phục vụ ăn uống của người học.Là môn học chung bắt buộc

II MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC

1.Về kiến thức:

- Trình bày được các khái niệm cơ bản và kiến thức về Excel

-Trình bày được các khái niệm về các hàm và , công cụ của Excel vào việc tổng hợp và phân tích dữ liệu để giải quyết các bài toán ứng dụng trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý, từ việc tổ chức dữ liệu, lựa chọn các mô hình tính toán

và dựa vào kết quả tính toán giúp ra các quyết định quản lý

2.Về kỹ năng:

-Thực hành được các tính toán căn bản, các tính toán thống kê, cơ sở

dữ liệu, phân tích tần suất, vẽ biểu đồ và các tính toán chuyên sâu như: tính toán lặp, các dạng bài toán quy hoạch tuyến tính, dự báo kinh doanh

3.Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Nghiêm túc trong học tập và thực hiện tốt các yêu cầu được giao

- Luôn động não suy nghĩ Thường xuyên luyện tập tư duy trong việc học

- Thực hiện học tập và thực hành nhóm

III NỘI DUNG MÔN HỌC

1 Nội dung tổng quát và phân bố thời gian:

Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập

Kiểm tra

I Chương 1 :Giới thiệu chung về

Microsoft excel

I.Các khái niệm cơ bản

1.Khởi động và thoát khỏi Excel

2.Giới thiệu màn hình Excel

I.Các khái niệm dạng tổng quát của

I.Giới thiệu chung về cơ sở dữ liệu

1.Định nghĩa

2 Phân loại cơ sở dữ liệu

II Các hàm về cơ sở dữ liệu

1.Hàm DSum

2.Hàm Dmax

3.Hàm Dmin

III Sắp xếp dữ liệu

II.Các bài toán tính bảng

III.Bài toán hồi quy tuyến tính

IV.Bài toán dự báo kinh doanh

V.Bài toán dòng tiền tệ

VI.Các phần mềm ứng dụng chuyên

ngành

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL

Giới thiệu

Bài này cung cấp cho chúng ta các kỹ năng trong việc tiếp cận phần mềm Microsoft Excel 2010

-Giao diện và những điểm mới so với các phiên bản trước

-Các thao tác căn bản: Khởi động, thoát khỏi excel

-Các thao tác liên quan đến WorkBook

Mục tiêu:

Nhằm cung cấp cho người học một số kiến thức cơ bản về microsoft excel, với các khái niệm cơ bản, cách xử lý dữ kiện trong bảng tính

Nội dung chính:

I.Các khái niệm cơ bản

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

-Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

-Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

-Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

-Vẽ đồ thị và các sơ đồ

-Tự động hóa các công việc bằng các macro

-Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

- Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

- Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)

-Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một

đồ thị Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

-Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”

Thoát khỏi Excel: Kích nút Close hoặc Offce Button/Exit Excel

Cách 1: Chọn lệnh File – Exit

Cách 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Excel

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

2.Giới thiệu màn hình Excel

Khi khởi động Excel, một tập tin bảng tính mới sẽ được mở ra, màn hình giao diện Excel

-Thẻ File : chứa các lệnh về quản lý như: tạo mới , mở mới , tạo, luưu kiểm tra dữ liệu và thiết lập các tùy chọn

-Thanh công cụ truy xuất nhanh: phía bên phải của File thanh công cụ Quick Access Thông qua thanh công cụ này ta có thể lưu nhanh một bảng tính và khôi phục lại những thay đổi không mong muốn

-Thanh Ribbon được hiển thị ngay dưới thanh tiêu đề

-Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

-Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,

ký hiệu,

-Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn -Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi

công thức, điều khiển việc tính toán của Excel

-Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

-Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các

ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính

-View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ,chia màn hình, …

-Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel - Options Popular - Chọn Show Developer tab in the Ribbon

-Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

-Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu): Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn

II Xử lý dữ kiện trong bảng tính

1.Nhập dữ kiện vào bảng tính

Mỗi khi khởi động Excel sẽ tự động mở một Workbook mới có tên tạm thời

là Book1 ( Trên thanh tiêu đề) Sau khi đã nhập dữ liệu chúng ta sẽ lưu

Workbook đó với một tên khác tùy ý Tập tin trong Excel có phần mở rộng là xlsx

*Tạo mới bảng tính: Thực hiện một trong các cách sau

-Chọn File/New

-Chọn biểu tượng trên thanh Quick Access Toolbar

-Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

* Lưu bảng tính: Thực hiện một trong các cách sau

-Chọn File/ Save As hoặc Save As

-Hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh ở gốc trên bên trái

- Hoặc tổ hợp phím Ctrl + S hoặc F12

Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |

* Mở văn bản ; Có thể mở một hoặc nhiều tập tin, thực hiện một trong các

12

Nhập dữ liệu

- Muốn nhập dữ liệu tại ô nào thì phải di chuyển con trỏ ô đến ô đó

- Nhập liệu bình thường và kết thúc nhập bằng phím Enter

- Ngắt dòng trong 1 ô: dùng phím Alt + Enter

Di chuyển con trỏ ô:

- Dùng phím mũi tên/ hoặc phím Enter

- Dùng chuột kích vào ô cần di chuyển đến

- Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trái một màn hình

- Page Up/ Page Down: Lên /xuống một màn hình

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và

số dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12

* Chọn ô, khối ô

-Chọn ô: Nhấp chuột vào ô chọn ( hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến

ô chọn)

-Chọn khối ô: Thực hiện một trong các cách sau

+Chọn ô đầu tiên nhấn giữ và chuyển đến ô cuối

+Chọn ô đầu tiên giữ Ship + chọn địa chỉ ô cuối

+Chọn ô đầu tiên nhấn phím F8 để mở rộng vùng chọn bằng cách sử dụng các phím mũi tên, nhấn F8 để dừng

* Chọn dòng: Nháp và kéo chuột trên dòng muốn chọn

* Chọn cột: Nháp và kéo chuột trên cột muốn chọn

*Chèn, xóa ô, dòng và cột

Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới Tương tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và

có thể xóa đi các ô, các dòng và cột

- Chèn ô trống

+ B1: Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô)

+B2: Chọn Home - chọn nhóm Cells - Insert - Insert Cells…

+ B3 Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert

B1 Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn

số cột tương ứng phía bên trái các cột này

Chọn Home - chọn nhóm Cells - Insert - Insert Sheet Columns

- Xóa các ô, dòng và cột

+B1 Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa

+B2 Chọn Home - Cells - Delete - chọn kiểu xóa phù hợp

Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)

- Nối nhiều ô thành một ô

Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa

Thanh công thức (Formular Bar) và cách nhập dữ liệu:

Đây là nơi cập nhật và sửa dữ liệu Sau khi kích chuột trên ô cần nhập dữ liệu

và gõ trên thanh công thức ta thấy xuất hiện thanh công thức

Ấn Enter hoặc kích vào để xác nhập và kết thúc nhập dữ liệu

Ấn ESC hoặc kích vào thì cho phép hủy dữ liệu đang được nhập trước khi xác nhận

Number: dữ liệu kiểu số

Date: định dạng ngày tháng theo mẫu được chọn trong hộp Type

Time: định dạng dữ liệu kiểu thời gian

Text: định dạng số theo kiểu Text v.v

Chọn kiểu dữ liệu từng nhóm trong mục Type

Chọn nhãn Alignment: Các mục chọn bao gồm:

Text alignment: dóng hàng cho text

Mục chọn Horizontal: dóng hàng ngang

General - text được dóng hàng trái, số được dóng hàng phải, các giá trị logic

và lỗi (error) được dóng hàng giữa

Left (indent) - dóng hàng trái

Center - dóng hàng giữa

Right - dóng hàng phải

Fill - Tự điền đầy ô

Justify - căn đều hai bên Trong trường hợp độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trong nó thì tự tăng độ cao của hàng

Center across selection: dóng vào giữa vùng được lựa chọn

-Mục chọn Vertical: dóng hàng dọc

Top, Center, Bottom - dóng cho dữ liệu vào đỉnh, giữa hoặc đáy ô

Justify - tự động dóng đều theo chiều cao của ô

Mục chọn Orientation: chọn hướng text

Mục chọn Degrees: chọn độ quay

Mục chọn Text control: Các điều khiển khác

Chọn Wrap text nếu muốn Text xuống dòng trong các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô

Chọn nhãn Font: Định dạng ký tự (Font)

Chọn nhãn Border: Tạo khung (đường viền) bảng tính (Border)

Chọn đường kẻ trong phần Style, các đường viền, kẻ trái, phải, trên, dưới trong mục Border

Sample: hiện mẫu tô theo các thông số vừa đƣợc chọn

+ Nhập và định dạng dữ liệu kiểu ngày

Number: dữ liệu kiểu số

Date: định dạng ngày tháng theo mẫu đƣợc chọn trong hộp Type

+ Nhập và định dạng dữ liệu kiểu chuỗi

Dữ liệu kiểu công thức:

Giá trị của nó đƣợc tính theo một công thức nào đó Giá trị này có thể bị thay đổi nếu giá trị của các ô khác trong bảng tính cũng bị thay đổi

Kiểu công thức bao gồm biểu thức trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số

ô hoặc vùng khác của bảng tính Để gõ công thức phải bắt đầu bằng dấu “=” hoặc

dấu “+” Bất cứ một ô dữ liệu nào trong bảng tính khi sử dụng công thức tính toán đều phải sử dụng 1 trong 2 ký tự này

Các ký hiệu toán học sử dụng trong bảng tính:

Các phép tính: +: phép tính cộng ; -: phép tính trừ ; *: phép tính nhân ; / phép chia; ^: phép tính luỹ thừa ; %: phần trăm

Các phép chuỗi: &: phép nối chuỗi

+ Phép so sánh: = ; <> ; > ; < ; >= ; <=

Cách nhập dữ liệu kiểu công thức: sau khi nhập dữ liệu từ bàn phím hoặc sử dụng các công thức tính toán, kết thúc nhập bằng cách nhấn Enter hoặc di chuyển con trỏ sang ô khác

Ngoài hai kiểu dữ liệu trên, kiểu Logic bao gồm các giá trị TRUE và FALSE hoặc các hàm số mang giá trị Logic Khi ta gõ số liệu vào dòng nhập, Excel tự động nhận biết kiểu của dữ liệu

Điều chỉnh dữ liệu trong ô

Sửa dữ liệu trong ô

Kích chuột trên thanh công thức

Kích đúp chuột vào ô cần sửa dữ liệu hoặc ấn F2

4.Chuyển đổi giữa các kiểu dữ liệu

Các toán tử cơ bản

Các ký hiệu toán học sử dụng trong bảng tính:

Các phép tính: +: phép tính cộng ; -: phép tính trừ ; *: phép tính nhân ; / phép chia; ^: phép tính luỹ thừa ; %: phần trăm

Các phép chuỗi: &: phép nối chuỗi

Phép so sánh: = ; <> ; > ; < ; >= ; <=

Các toán tử sử dụng hàm

Dữ liệu kiểu công thức:

Giá trị của nó đƣợc tính theo một công thức nào đó Giá trị này có thể bị thay đổi nếu giá trị của các ô khác trong bảng tính cũng bị thay đổi

18

Kiểu công thức bao gồm biểu thức trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số

ô hoặc vùng khác của bảng tính Để gõ công thức phải bắt đầu bằng dấu “=” hoặc dấu “+” Bất cứ một ô dữ liệu nào trong bảng tính khi sử dụng công thức tính toán đều phải sử dụng 1 trong 2 ký tự này

- Các ký hiệu toán học sử dụng trong bảng tính:

+Các phép tính: +: phép tính cộng ; -: phép tính trừ ; *: phép tính nhân ; / phép chia; ^: phép tính luỹ thừa ; %: phần trăm

Các phép chuỗi: &: phép nối chuỗi

+ Phép so sánh: = ; <> ; > ; < ; >= ; <=

Cách nhập dữ liệu kiểu công thức: sau khi nhập dữ liệu từ bàn phím hoặc sử dụng các công thức tính toán, kết thúc nhập bằng cách nhấn Enter hoặc di chuyển con trỏ sang ô khác

CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ CĂN BẢN TRONG EXCEL

- Nhấn vào nút trên thanh sheet tab

- Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành

- Nhấn chọn nhóm Home - đến nhóm Cells - Insert - Insert sheet

- Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành

2 Dịch chuyển sheet

Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:

- Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí

mới và thả chuột

- Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy… hộp thoại Move or Copy hiện ra Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK

Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet

Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới)

20

4 Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : /

\ ? *

5.Ẩn/ Hiện worksheet

Khi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần và chọn Hide thế là sheet đã được ẩn Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK

II Làm việc với nhiều cửa sổ

1.Tách bảng tính

Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View - Window - Split Để

bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đường chia dọc và ngang Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một

ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính

2 Khôi phục và cố định bảng tính

Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View – Window

- Freeze Panes - chọn kiểu cố định phù hợp Nếu chọn:

- Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành

- Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách

- Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách

Để bỏ cố định thì vào View - Window - Freeze Panes - Unfreeze Panes

III.Làm việc với bảng tính

1.Sao chép dữ liệu

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

Dùng Ribbon: Chọn vùng Home - nhóm Clipboard - nhấn nút hay (Copy), đến nơi đích và Home - nhóm Clipboard - nhấn nút (Paste)

Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cả nh - nhấp phải chuột Chọn vùng

-

giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (- kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột

2.Di chuyển nội dung ô dòng, cột

Cách trực tiếp: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác (kéo tại vị

trí đường viền của phạm vi)

Cách gián tiếp: Chọn phạm vi dữ liệu, chọn lệnh Edit - Cut (Ctrl + X), sau đó đưa

con

trỏ đến vị trí đích, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V)

3.Những thủ thuật dán đặc biệt (Paste Special)

Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special

- Gõ số thứ tự đầu tiên của dãy số cần điền

- Kéo nút Handle tại ô đó đồng thời ấn phím CTRL trong khi kéo, ta sẽ được một

dãy số thứ tự tăng dần 1 đơn vị theo hướng kéo nút Handle

22

Clear - Contents (Xoá nội dung)

Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng

- Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím <Ctrl+Z>

- Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC

Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay phím <Ctrl+Y>

Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn <Ctrl+Y>

Hiệu chỉnh nội dung

6.Tìm kiếm và thay thế

Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:

- Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home - Chọn Find hoặc Replace

-Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên)

- Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn

Bài tập

1.Hãy nêu các thao tác đánh số tự động?

2 Nêu thao tác cố định cột ?

CHƯƠNG 3: CÁC HÀM TRONG EXCEL

Giới thiệu:

Bài này cung cấp cho chúng ta các kỹ năng trong việc ban hành công thức, vận dụng các hàm được hỗ trợ để tính toán theo yêu cầu cụ thể

- Hàm xử lý dạng số, hàm xử lý dạng chuỗi

- Hàm xử lý ngày tháng, hàm thống kê, thống kê có điều kiện,

.-Hàm logic, hàm tìm kiếm và tham số

tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần Vậy công thức có các thành phần gì?

Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn

Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu

Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi Có 3 loại tham chiếu sau:

- Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời Ví dụ A5:B7, C4

24

- Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

- Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối

Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối

- Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột

- Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột

c Hàm SQRT(): Căn bậc 2 của số dương

Cú pháp: SQRT(number)

Ví dụ = SQRT(25)5

d.Hàm SUMIF(): Tính tổng các ô thoả điều kiện

Cú pháp: SUMIF(range1, criteria, range2)

=RANK(B2,B2:B13,0)12 (Giá trị xếp hạng thấp nhận giá trị cao)

a.Hàm IF(): Trả về 1 trong 2 giá trị tuỳ thuộc vào giá trị của biểu thức logic

Cú pháp: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false):

Ví dụ: Theo số liệu trong bảng 1.2 thì

= IF(D2>=5,"DAT","THI LAI")  "DAT"

b.Hàm AND(): Trả về TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE, trả về FALSE

nếu một hay nhiều đối số là FALSE

Cú pháp: AND(logical1, logical2, )

Ví dụ: Theo số liệu trong bảng 1.2 thì

=AND(D2>=7,D2<9)  False

c Hàm OR(): Trả về TRUE nếu một hay nhiều đối số là TRUE, trả về

FALSE nếu tất cả các đối số là FALSE

Cú pháp: OR(logical1, logical2, )

Ví dụ: Theo số liệu trong bảng 1.2 thì =OR(D2<3,D2>8)  False

d Hàm NOT: Đảo ngƣợc giá trị của đối số

Cú pháp: NOT(Logical)

Ví dụ: = NOT(9<5)  True

28

4.Hàm thời gian

a.Hàm DATE(): Đổi trị gồm năm, tháng, ngày thành một ngày

Cú pháp: DATE(year, month, day)

Ví dụ: =DATE(12,1,25)01/25/12

b.Hàm DAY(): Ngày trong tháng của một biểu thức ngày (biểu thức ngày có

thể là chuỗi dạng ngày hoặc địa chỉ ô chứa dữ liệu kiểu ngày)

f.Hàm TIME: Công Dụng: Đổi trị gồm Giờ : Phút : Giây thành trị giờ

Cú Pháp: TIME( Hour ; Minute ; Second)

CONCATENATE (text1, [text2],…)

text1 ( bắt buộc) : Mục văn bản cần kết hợp Một chuỗi hoặc xâu chuỗi, chẳng hạn như

một dải ô

[text2,…] tùy chọn : Các mục văn bản bổ sung cần kết hợp Có thể có tối đa 253 tham đối

văn bản cho các mục văn bản Mỗi tham đối có thể là một chuỗi hoặc xâu chuỗi, chẳng hạn như một dải ô

Ví dụ

= CONCATENATE( “Trường”, “ “, “Cao”, “ “, “Đẳng”, “”, “Nghề”, “An

Giang”) sẽ cho ra kết quả Trường Cao Đẳng Nghề An Giang

b.Hàm FIND(): Trả về vị trí xuất hiện của chuỗi con trong chuỗi lớn

Cú pháp: FIND(findtext, within-text, startnum) start-num:

Vị trí bắt đầu tìm(mặc nhiên là1-đầu chuỗi)

f.Hàm MID(): Cắt lấy một số ký tự bên trong của chuỗi

Cú pháp: MID(text, start-num, num-chars)

30

6.Hàm tra cứu và tham khảo

a.Hàm VLOOKUP(): Dò tìm Lookup_value bên trái của Table_Array và

tham chiếu trị tương ứng ở cột Col_index_num

Cú pháp: VLOOKUP(Lookup_value, table_array, Col_index_num, {range_lookup})

Lưu ý: - Nếu danh sách xếp tăng dần: Range_lookup= 1 hoặc True

- Nếu danh sách không xếp thứ tự: Range_lookup= 0 hoặc False:

Ví dụ 1: Theo số liệu trong bảng 1.8 thì để tính giá dịch vụ tại ô I2 ta dùng hàm

= VLOOKUP(G2,$G$15:$I$18,3,0 )3

b Hàm HLOOKUP(): Dò tìm lookup_value trên hàng đầu tiên của

Table_Array và tham chiếu trị tương ứng ở hàng row_index_num

Cú pháp: HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, {range_lookup})

Ví dụ: Theo số liệu trong bảng 1.8 thì để tính giá phòng tại ô J2 ta dùng hàm = HLOOKUP(C2,$A$14:$E$15,2,0)60

7.Hàm tài chính

a Hàm PV():Trả về giá trị hiện tại của một khoản đầu tư theo từng kỳ

Cú pháp =PV(rate, nper,pmt,fv,type)

- Các đối số: rate, nper,pmt,type tương tự như hàm FV

- FV: Giá trị tương lai của khoản đầu tư

Ví dụ: Một người muốn có số tiền tiết kiệm 300.000.000 sau năm 10 năm Hỏi bây giờ người đó phải gửi vào ngân hàng bao nhiêu? biết lãi suất ngân hàng là 11%/năm (bỏ qua lạm phát) Giải: B1: Lập bảng dữ liệu sau trên bảng tính Excel

(Chú ý: tiền bỏ ra mang dấu -)

B2: Nhập công thức =PV(B5,B3,B4,B2,1)vào ô B6 Kết quả sẽ là

b.Hàm NPV

NPV(): Giá trị hiện tại ròng của một dự án đầu tƣ là giá trị của các khoản đầu

tƣ, chi phí và thu nhập trong vòng đời của dự án đƣợc quy về hiện tại

Cú pháp NPV(rate,value1,value2,…)

- Rate: Tỷ suất chiết khấu cho toàn dòng tiền

-Value1: Các giá trị của dòng tiền

- Value2,….: Bỏ trống nếu dòng tiền không quá 30 thời đoạn

+ Nếu NPV >= 0 thì dự án đƣợc chấp nhận

+ Nếu NPV < 0 thì dự án không mang tính khả thi

Ví dụ: Tính NPV cho một dự án đầu tƣ có đầu tƣ ban đầu là 1 tỉ đồng, doanh thu hàng năm là 0.5 tỉ, chi phí hàng năm là 0.2 tỉ, thời gian thực hiện dự án là 4 năm, có lãi suất chiết khấu là 8%/năm

Lập bảng dữ liệu để xác định dòng tiền