Quản lý quy mô dự án pdf

KHỞI ĐẦU Initiation Đầu vào inputs:  Mô tả sản phẩm : Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm sơ bộ  Kế hoạch chiến lược : Tất cả các dự án nên được hổ trợ của mục đích chiến lựơc của chủ đầu tư

QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng Quản lý dự án xây

dựng”

Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA) Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM

 Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm :

 Khởi đầu (Initiation)

 Hoạch định quy mô (scope planning)

 Định nghĩa quy mô (scope definition)

 Kiểm tra quy mô (scope verification)

 Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control)

ĐỊNH NGHĨA

 Thuật ngữ “scope=quy mô” có thể đề cập đến :

 Quy mô sản phẩm (product scope): các đặc trưng và chức năng đã được bao gồm trong một sản phẩm hoặc dịch vụ

 Quy mô dự án (project scope): công việc phải làm để hình thành một sản phẩm những đặc trưng và chức năng cụ thể

QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

 KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm

 Kế hoạch chiến lược

 Tiêu chuẩn ựa chọn dự án

 Thông tin quá khứ

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Phương pháp lựa chọn dự án

 Ý kiến chuyên gia (expert judgment)

 Đầu ra (Outputs):

 Project charter

 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

 Các ràng buộc

Đầu vào Công cụ Đầu ra

1 Mô tả sản phẩm

2 Kế hoạch chiến lược

3 Tiêu chuẩn lựa chọn

dự án

4 Thông tin quá khứ

1 Phương pháp lựa chọn dự án

2 Ý kiến chuyên gia (expert

judgment)

1 Project charter

2 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

3 Các ràng buộc

4 Các giả định

KHỞI ĐẦU

KHỞI ĐẦU (Initiation)

Một dự án thường được xem như là kết quả của một trong những nội dung sau:

 Một nhu cầu thị trường (a market demand): Một công ty dầu mỏ thực một dự án để xây dựng một nhà máy tinh chế nhằm đáp ứng nhu cầu thiếu hụt thường xuyên về dầu lửa

 Một yêu cầu của khách hàng (a business need): Một công ty điện lực thực hiện một dự án xây dựng trạm điện mới nhằm phục vụ cho một khu công

nghiệp

 Một cải tiến công nghệ (a tecnological advance): Một hảng film diện tử

thực hiện một dự án mới để phát triển một trò chơi điện tử mới sau khi một film trở nên ăn khách

 Một yêu cầu pháp lý (a legal requirement): Một nhà máy sản xuất sơn thực hiện một dự án để thiết lập một hướng dẫn cho việc xử lý những chất độc hại

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm : Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm sơ bộ

 Kế hoạch chiến lược : Tất cả các dự án nên được hổ trợ

của mục đích chiến lựơc của chủ đầu tư

 Tiêu chuẩn lựa chọn dự án : lợi nhuận tài chánh, thị phần, lợi ích công đồng, …

 Thông tin quá khứ : Thông tin quá khứ về những dự án tương tự đã được thực hiện nên được cân nhắc trong quá trình phê duyệt FS

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Phương pháp lựa chọn dự án : Có 2 phương pháp được dùng:

 Phương pháp đo lường lợi nhuận: phân tích lợi ích và chi phí, mô hình kinh tế, …

 Phương pháp tối ưu hóa các ràng buộc: các mô hình toán như cây quyết định, AHP (Analytic Hierarchy Process)

thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào của tiến trình thực hiện dự án

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án :

 CNDA nên được nhận dạng và phân công trong các giai đoạn ban đầu của dự án

 Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch dự án

KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Đầu ra (Outputs):

 Các ràng buộc (Constraints):

 Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm QLDA

 Ví dụ: ngân sách đã xác định trước là một ràng buộc mà nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến quy mô, nhân sự và tiến độ

 Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều kiện trong hợp đồng chính là các ràng buộc

 Các giả định (Assumptions):

 Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích hoạch định) sẽ là thực tế, chắc chắn

 Các giả định một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào đó của rủi ro

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Hoạch định quy mô là quá trình phát triển một báo cáo quy mô đã được viết như là một cơ sở cho các quyết định về dự án ở tương lai, kể cả các tiêu chuẩn để xác định dự án hoàn tất tốt đẹp

 Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp đồng giữa

nhóm dự án và khách hàng dự án bằng cách nhận dạng các mục tiêu và các nội dung chính (deliverable) của dự án

Đầu vào Công cụ Đầu ra

1 Mô tả sản phẩm

2 Kế hoạch chiến lược

3 Tiêu chuẩn lựa chọn

dự án

4 Thông tin quá khứ

1 Phương pháp lựa chọn dự án

2 Ý kiến chuyên gia (expert

judgment)

1 Project charter

2 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm

2 Phân tích lợi ích/chi phí

3 Nhận dạng các

1 Báo cáo quy mô

2 Chi tiết phụ (supporting detail)

3 Kế hoạch quản lý

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Phát triển một hiểu biết thấu đáo hơn về sản phẩm của dự án

 Nó bao gồm các kỹ thuật như: kỹ thuật hệ thống, kỹ thuật đánh giá,

phân tích giá trị, phân tích chức năng, quality function deployment (QFD)

thingking

 Ý kiến chuyên gia

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Đầu ra (Outputs):

 Cung cấp một và tài liệu cho việc ra quyết định về dự án trong tương lai và cho sự xác nhận hoặc phát triển những hiểu biết chung của quy mô dự án trong vòng các đối tác (stateholders)

 BCQM nên bao gồm: sự cần thiết của dự án (project justification),

một tóm tắt ngắn gọn về miêu tả sản phẩm (project product), một

danh sách tóm tắt của những sản phẩm phụ mà đánh dấu sự hoàn tất dự án (project deliverables), các mục tiêu dự án –phải bao gồm: chi phí,

tiến độ và tiêu chuẩn chất lượng (project objectives),

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Đầu ra (Outputs):

tất cả các giả định và ràng buộc đã được nhận dạng

 Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý và làm thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự án

 KHQLQM nên bao gồm: một miêu tả rõ ràng về làm thế nào các thay đổi của quy mô sẽ được nhận dạng và phân loại

 Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Định nghĩa quy mô (ĐNQM) bao hàm sự phân chia nhỏ hơn của các project deliverables thành những thành phân nhỏ hơn, dể quản lý hơn để:

 Cải thiện sự chính xác của các ước lựơng về chi phí, thời gian, nguồn lực.

 Định nghĩa cơ sở (baseline) cho đo lường và kiểm soát sự thực hiện.

 Thuận tiện hơn cho sự phân công

 ĐNQMâ hợp lý là cơ sở cho dự án thành công

Đầu vào Công cụ Đầu ra

1 Mô tả sản phẩm

2 Kế hoạch chiến lược

3 Tiêu chuẩn lựa chọn dự án

4 Thông tin quá khứ

1 Phương pháp lựa chọn dự án

2 Ý kiến chuyên gia (expert judgment)

1 Project charter

2 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

3 Các ràng buộc

2 Phân tích lợi ích/chi phí

3 Nhận dạng các giải pháp có thể

4 Ý kiến chuyên gia

1 Báo cáo quy mô

2 Chi tiết phụ (supporting detail)

3 Kế hoạch quản lý quy mô

(KHQLQM) :

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ

1 Báo cáo quy mô.

2 Các ràng buộc

3 Các giả định

4 Thông tin quá khứ

1 WBS tạm thời

2 Sự phân ly (Decomposition )

1 WBS

2 OBS, RBS

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Đầu vào (inputs):

 Báo cáo quy mô.

 Các ràng buộc

 Các giả định

 Thông tin quá khứ

 Các nội dung này đã được thảo luận ở các phần trước

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

được sử dụng như là một WBS tạm thời cho dự án mới

 là một quá trình chia nhỏ hơn nữa các project deliverables thành các thành phần nhỏ hơn, dể quản lý hơn, mãi cho đến khi các deliverables đã được xác định đủ chi tiết nhằm hổ trợ cho các hoạt động (activities) trong tương lai (hoạch định, thực hiện, kiểm soát, và kết thúc)

 Sự phân ly bao gồm các bước sau: (1) Nhận dạng các phần tử chính của dự án; (2) Quyết định phát triển cấp độ chi tiết hơn của các phần tử; (3)

Nhận dạng các phần tử cấu tạo nên deliverables; (4) Kiểm ra tính đúng đắn của sự phân chia

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Đầu ra (Outputs):

 WBS: thường được sử dụng để phát triển hoặc xác nhận một hiểu iết chung về quy mô dự án.

 Phần tử thấp nhất của WBS được gọi là Work Package

 Một vài cấu trúc khác:

 OBS: Chỉ ra các phần tử công việc đã đựơc phân công đến đối tác nào

được phân công đến ai

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

 Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp nhận chính thức quy mô dự án từ phía các đối tác (nhà tài trợ, chủ dự án, khách hàng …)

 KTQM khác với kiểm soát chất lượng :

 KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kết quả công việc của tương lai.

 Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn

(correctness) của kết quả công việc

1 Mô tả sản phẩm

2 Project charter

3 Các ràng buộc

4 Các giả định

1 Phân tích sản phẩm

2 Phân tích lợi ích/chi phí

3 Nhận dạng các giải pháp có thể

4 Ý kiến chuyên gia

1 Báo cáo quy mô

2 Chi tiết phụ (supporting detail)

3 Kế hoạch quản lý quy mô

(KHQLQM) :

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ

1 Báo cáo quy mô.

2 Các ràng buộc

3 Các giả định

4 Thông tin quá khứ

1 WBS tạm thời

2 Sự phân ly (Decomposition )

1 WBS

2 OBS, RBS

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ

1 Kết quả công việc

(work results)

2 Product documentation

1 Sự kiểm định (inspections )

1 Chấp nhận chính thức (formal acceptance)

KIỂM TRA QUY MÔ

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

 Đầu vào (inputs):

 Kết quả công việc (work results): là một xuất lượng

của sự thực hiện kế hoạch dự án (project plan executive)

 Product documentation:

 Các minh chứng bằng tài liệu (kế hoạch, specifications, bản vẽ,

…) phải có sẳn cho mục đích xem xét

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Sự kiểm định (inspections ): bao gồm những công việc như là đo lường, kiểm tra, và thử nghiệm những gì đã làm nhằm xác định có hay chăng các kết quả tuân theo các yêu cầu (requirements)

 Đầu ra (Outputs):

 Chấp nhận chính thức (formal acceptance)

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE

CONTROL)

 Kiểm soát thay đổi quy mô (KSTĐQM ): bao hàm

 Sự ảnh hưởng của những nhân tố mà tạo ra sự thay đổi quy mô để đảm bảo rằng những thay dổi đó là có lợi

 Xác định rằng một thay đổi quy mô đã xuất hiện

 Quản lý các thay đổi thực tế khi và nếu chúng xuất hiện

 KSTĐQM phải được tích hợp hoàn hảo với các quá trình

kiểm soát khác như là: kiểm soát thời gian, kiểm soát chi phí, …

1 Báo cáo quy mô.

2 Các ràng buộc

3 Các giả định

4 Thông tin quá khứ

1 WBS tạm thời

2 Sự phân ly (Decomposition )

1 WBS

2 OBS, RBS

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ

1 Kết quả công việc (work

results)

2 Product documentation

1 Sự kiểm định (inspections )

1 Chấp nhận chính thức (formal acceptance)

KIỂM TRA QUY MÔ

2 Đo lường sự thực hiện (performance

1 Các thay đổi quy mô (scope changes)

2 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action)

3 Các bài học kinh nghiệm

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE CONTROL)

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE

CONTROL)

 Đầu vào (inputs):

 WBS

về sự thực hiện quy mô, nó cũng cảnh báo nhóm dự án về những gì mà có thể gây ra vướng mắc trong tương lai

dạng thức như là nói, viết,…

 Hầu hết các yêu cầu thay đổi là kết quả của: sự kiện bên ngoài (một thay đổi luật của chính quyền), một sai lầm hoặc bỏ sót trong định nghĩa quy mô sản phẩm/quymô dự án, một thay đổi mà gia tăng giá trị

 Kế hoạch quản lý quy mô

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE

CONTROL)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Hệ thống kiểm soát thay đổi quy mô (HTKSTĐQM ):

 Một HTKSTĐQM định nghĩa các thủ tục mà theo đó quy mô dự án cóthể được thay đổi.

 Một HTKSTĐQM nên phù hợp với các điều kiện của hợp đồng

 Đo lường sự thực hiện (performance measurement): Earned value analysis

 Kế hoạch hiệu chỉnh (Additional plan)

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE

CONTROL)

 Đầu ra (Outputs):

 Các thay đổi quy mô (scope changes):

 Một thay đổi quy mô là bất cứ sự hiệu chỉnh quy mô dự án đã được chấp nhận

 Các thay đổi quy mô thường yêu cầu hiệu chỉnh chi phí thời gian và chất lượng hoặc các mục tiêu hác của dự án

kết quả dự án về gần với kế hoạch đã lập

biệt, các hành động đã thực hiện nên được tư liệu hóa để mà các

thông tin này trở thành các cơ sở dữ liệu quá khứ cho dự án này và những dự án khác của chủ đầu tư

Bạn có thể tham khảo thêm ở

LỜI KHUYÊN

• Phải bao hàm, lôi kéo tất cả các bên có liên quan

– Làm việc trên sự bảo đảm và duy trì cam kết ủng hộ dự án

– Cam kết ủng hộ dự án: ngân quỹ, phê duyệt

phải cập nhật)