quy trình quản lý đầu tư dự án
Trang 15.3 Thực hiện thi công dự án XDCB, lắp đặt thiết bị và hệ thống phụ trợ
5.4 Nghiệm thu Bàn giao
PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 2
QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHU VỰC
PHỤ LỤC 3
Lưu đồ quy trình đầu tư
PHỤ LỤC 4
CHI TIẾT GIAI ĐOẠN GPMB
Trang 21. MỤC ĐÍCH:
- Quy trình này thống nhất trình tự triển khai và quản lý các dự án đầu tư XDCB do Công ty
Cổ Phần Vinafco làm chủ đầu tư
- Mục đích của qui trình nhằm cung cấp cho các Phòng\Ban trực tiếp tham gia công tác đầu tưXDCB xác định nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn của mỗi một dự án, công trình tuỳ theo quy
mô của dự án, đồng thời là một công cụ để Ban TGĐ:
- Quản lý kế hoạch và thực hiện triển khai hoạt động XDCB xây dựng trong năm
- Quản lý chi tiết từng dự án - công trình, thiết kế dự toán, hồ sơ thầu, các hợp đồng kinh tế từkhi dự án được hình thành, phân bổ kế hoạch vốn và cả quá trình quản lý dự án theo quy trình đầu tưxây dựng từng bước (từ lúc xin chủ trương đầu tư, phê duyệt Báo cáo đầu tư/Báo cáo nghiên cứukhả thi, báo cáo kinh tế kỹ thuật, đến quyết toán dự án)
- Theo dõi tiến độ thi công, thông báo nguồn vốn, các quyết định đầu tư Quản lý nhật ký thicông, quá trình thực hiện, giám sát dự án - công trình
- Cung cấp kịp thời thông tin dự án - công trình, thực hiện các biểu mẫu báo cáo của Tổngcông ty và các cơ quan quản lý chức năng
2 PHẠM VI:
Áp dụng đối với việc triển khai và quản lý các dự án đầu tư XDCB do Công ty Cổ Phần Vinafcolàm chủ đầu tư, từ công tác chuẩn bị đầu tư, triển khai thi công dự án cho tới khi đưa dự án vào vậnhành
3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Luật Đầu tư của Quốc hội Nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 59/2005/QH11ngày 29/11/2005
- Luật Đấu thầu của Quốc hội Nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 61/2005/QH11ngày 29/11/2005
- Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày10/02/2009 của Chính phủ, Thông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009 quy định chi tiết một sốnội dung của Nghị định 12/2009/NĐ-CP
- Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xâydựng công trình;
- Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng côngtrình xây dựng;
- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt nam và các văn bản hướng dẫn của Bộ tài chính
- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ Phần Vinafco được đại hội đồng cổ đông(“ĐHCĐ”) thường niên thông qua ngày 30/03/2009
- Quy chế quản trị Công ty cổ phần Vinafco
- Quy chế tài chính Công ty cổ phần Vinafco
- Sổ tay chất lượng của Công ty Cổ Phần Vinafco
Trang 34 ĐỊNH NGHĨA - TỪ VIẾT TẮT:
4.1 Định nghĩa
- "Ban Dự Án" hay “Ban Dự án Công ty cổ phần Vinafco” được thành lập bởi Tổng GiámĐốc để quản lý công tác đầu tư xây dựng do Công ty Vinafco đầu tư Ban Dự án Công ty cổ phầnVinafco trực thuộc Công ty cổ phần Vinafco, được giao nhiệm vụ thực hiện giai đoạn đầu tư xâydựng các dự án của Công ty cổ phần Vinafco thuộc khu vực Việt Nam
- "Ban Quản lý Dự Án" được thành lập bởi Tổng Giám Đốc trên cơ sở đề nghị của Ban Dự Án
để thực hiện công tác đầu tư xây dựng cho một dự án cụ thể Ban Quản lý Dự án thuộc Ban Dự ánCông ty cổ phần Vinafco, thực hiện các nhiệm vụ trong giai đoạn đầu tư xây dựng dự án theo quyđịnh
- "Dự án đầu tư xây dựng cơ bản" là dự án đầu tư và xây dựng hình thành hệ thống kho, bãitrên địa bàn cụ thể phục vụ hoạt động trung và dài hạn (trên 03 năm) của Công ty cổ phần Vinafco
- "Người có thẩm quyền quyết định đầu tư" là người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cơquan nhà nước hoặc các doanh nghiệp tuỳ theo nguồn vốn đầu tư quy định tại các Điều 11của Quychế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 vàThông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009
- "Chủ đầu tư" là tổ chức, cá nhân sở hữu vốn hoặc người thay mặt chủ sở hữu hoặc người vayvốn và trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư
- "Tổng mức đầu tư" là khái toán chi phí của toàn bộ dự án được xác định trong giai đoạn lập
dự án, gồm chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư; chiphí khác bao gồm cả vốn lưu động đối với các dự án sản xuất kinh doanh, lãi vay trong thời gian xâydựng và chi phí dự phòng và là giới hạn chi phí tối đa của dự án được xác định trong quyết định đầu
tư và chỉ được điều chỉnh theo quy định tại Điều 14 của Quy chế quản lý đầu tư xây dựng ban hànhkèm theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009
- "Công trình xây dựng" là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệuxây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dướimặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế.Công trình xây dựng bao gồm công trình xây dựng công cộng, nhà ở, công trình công nghiệp, giaothông, thuỷ lợi, năng lượng và các công trình khác
- "Tổng dự toán" là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng (chi phí chuẩn bị đầu tư,chi phí thực hiện đầu tư kể cả mua sắm thiết bị, các chi phí khác của dự án) được tính toán cụ thể ởgiai đoạn thiết kế kỹ thuật xây dựng, không vượt tổng mức đầu tư đã duyệt
- "Vốn đầu tư được quyết toán" là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư
để đưa dự án vào khai thác sử dụng Chi phí hợp pháp là chi phí theo đúng hợp đồng đã ký kết vàthiết kế dự toán được phê duyệt, bảo đảm đúng quy chuẩn, định mức, đơn giá, chế độ tài chính - kếtoán và những quy định hiện hành của Nhà nước có liên quan Vốn đầu tư được quyết toán tronggiới hạn tổng mức đầu tư đã duyệt hoặc, đã được điều chỉnh (nếu có)
- "Tiêu chuẩn xây dựng" là các tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định để thực hiện các công việckhảo sát, thiết kế, xây lắp, nghiệm thu, đảm bảo chất lượng công trình áp dụng cho từng loại chuyênngành xây dựng do Nhà nước hoặc các Bộ có chức năng xây dựng chuyên ngành ban hành
Trang 4- "Quy chuẩn xây dựng" là văn bản quy định các yêu cầu kỹ thuật tối thiểu bắt buộc phải tuânthủ đối với mọi hoạt động xây dựng và các giải pháp, các tiêu chuẩn xây dựng được sử dụng để đạtđược các yên cầu đó do Bộ Xây dựng thống nhất ban hành.
4.2 Từ viết tắt:
- "Tổng công ty" Công ty Cổ Phần Vinafco
- "VFC" Tên viết tắt của Công ty Cổ Phần Vinafco
- "HĐQT" Hội đồng quản trị của VFC
- "TGĐ" Tổng giám đốc của VFC
- "Ban DA" Ban Dự án của VFC
- "Ban TCKT" Ban Tài chính Kế toán của VFC
- "BQLDA" Ban Quản Lý Dự án khu vực của VFC, chi tiết theo từng Dự án
- "GPMB" Giải phóng mặt bằng
5 NỘI DUNG:
- Giai đoạn chuẩn bị thủ tục đầu tư, lập và phê duyệt dự án đầu tư
- Giai đoạn giải phóng mặt bằng
- Giai đoạn thực hiện thi công dự án
Trình tự các bước thực hiện như sau:
PHÊ DUYỆT DỰ ÁN ĐẦU TƯ
Bước 1 Xác định yêu cầu đầu tư:
Chịu trách nhiệm
Chủ tịch HĐQT Phê duyệt yêu cầu đầu tư
Bộ phận hỗ trợ: Thành viên Ban
TGĐ
Căn cứ ủy quyền, phân công, các thành viên Ban GĐ cótrách nhiệm báo cáo, góp ý các chỉ tiêu cơ bản theo mảngcông việc được giao
Lập tờ trình, đề xuất theo ủy quyền của Chủ Tịch HĐQTGiám đốc TC Đề xuất các yêu cầu về chỉ tiêu tài chính (cơ cấu nguồn ốn,
hiệu quả đầu tư…)
Bước 2 Lập báo cáo nghiên cứu khả thi
Chịu trách nhiệm
thực hiện: PTGĐ Kinh doanh: Ban Phát Triển Thị Trường thực hiện công tác đầu tư tiếpxúc thăm dò thị trường và phân tích cơ hội đầu tư theo các
nội dung chính sau:
Trang 5- Nghiên cứu mục đích, nhu cầu đầu tư
- Nghiên cứu các điều kiện thuận lợi, khó khăn, hình thứcđầu tư
- Chọn khu vực, địa điểm xây dựng và dự kiến nhu cầudiện tích sử dụng đất trên cơ sở giảm tới mức tối đa việc sửdụng đất và những ảnh hưởng về môi trường, xã hội
- Nghiên cứu thời điểm đầu tư, phân kỳ đầu tư, tổng mứcđầu tư
- Xem xét khả năng cân đối vốn đầu tư
Bộ phận hỗ trợ: Ban TC-KT Đưa ra các yêu cầu về chỉ tiêu hiệu quả kinh tế
Ban Dự án tham gia đưa các ý kiến về định mức, chi phí đầu tư XDCB, cũng như các thủ tục XDCB
có liên quan nếu cần thiết(Ví dụ; Các bản vẽ quy hoạch tổng thể và cấp phép của dự án)
Tùy theo yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước (nếu có) Tổng giám đốc quyết định sử dụng công tythẩm định độc lập trên cơ sở đề xuất của các Phòng\Ban chức năng
Các Phòng\Ban chức năng cũng như các chuyên gia (nếu được yêu cầu) được giao nhiệm vụ hoặccông ty tư vấn được thuê thẩm định có trách nhiệm thẩm định các nội dung theo hướng dẫn HD-01/VFC-ĐTDA-QT.01 hoặc theo nội dung của hợp đồng thuê thẩm định
Ban Phát triển Kinh doanh là đầu mối để tổ chức thẩm định nội bộ, lấy và tập hợp các ý kiến của cácbên tham gia thẩm định, thông qua kết luận của thẩm định nội bộ, trên cơ sở đó chỉnh sửa lại nộidung dự án cho phù hợp trước khi trình cấp lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt
Bước 3 Phê duyệt chủ trương đầu tư
hiệu quả đầu tư…)
Trang 6Tùy theo phân cấp phê duyệt các dự án đầu tư tại Qui chế hoạt động và Qui chế tài chính của Công
ty cổ phần Vinafco, Ban kinh doanh thực hiện theo ủy quyền của Tổng giám đốc Công ty soạn thảo
tờ trình để Tổng giám đốc ký trình Hội đồng quản trị phê duyệt chủ trương đầu tư Hội đồng quản trịCông ty xem xét nếu phù hợp ra quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư
Bước 4 Lập báo cáo đầu tư
Chịu trách nhiệm
thực hiện: GĐ Tài Chính Lập báo cáo đầu tư trên cơ sở báo cáo khả thi đã được duyệttrình Ban TGĐ/HĐQT
Bộ phận hỗ trợ: Ban TC-KT Chuẩn bị kế hoạch tài chính cho công tác GPMB
Chịu trách nhiệm cung cấp các số liệu về kỹ thuật củanhững hạng mục trang thiết bị cho Ban TC-KT trong côngtác lập tổng mức đầu tư và phương án SXKD
Bước 5 Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư và phương án kinh doanh, khai thác của dự án
Chịu trách nhiệm
thực hiện:
C.Tịch HĐQT Phê duyệt bằng văn bản/ hoặc yêu cầu điều hỉnh/ hoặc
không phê duyệt
Bộ phận hỗ trợ: Ban TC-KT Chịu trách nhiệm ổ sung, chỉnh sửa, giải đáp các vấn đề
Bước 6 Hoàn thiện các thủ tục pháp lý của Dự án đầu tư:
Chịu trách nhiệm
thực hiện:
P TGĐ XDCB - Quyết định thành lập các Ban QLDA
- Phê duyệt và ký hợp đồng với các nhà thầu
GĐ Ban DA - Xin giấy phép đầu tư
- Lập kế hoạch và thực hiện giải phóng mặt bằng (HĐ thuêđất)
Trang 7- Lựa chọn đơn vị thiết kế cơ sở + thiết kế kỹ thuật-Dựtoán.
sở nhằm tạo cơ sở pháp lý cho dự án đầu tư với đối tác/ và hoặc các cơ quan quản lý của nhà nước
có liên quan (hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng thuê đất, giấp chứng nhận đầu tư… ) theohướng dẫn của Luật Đầu tư và các văn bản pháp luật hiện hành khác
Phó TGĐ phụ trách XDCB ra Quyết định thành lập các Ban Quản lý dự án tại khu vực thực hiện dự
án để tiến hành các phần việc được phân công dưới sự điều tiết, quản lý chung của Ban Dự án (Xemqui định nhiệm vụ hoạt động của ban Dự án/ ban Quản lý Dự án Khu vực)
Bước 7 Lựa chọn tổ chức tư vấn các thủ tục chuẩn bị đầu tư, lập hồ sơ đầu tư XDCB:
Chịu trách nhiệm
thực hiện:
P.TGĐ XDCB Phê duyệt thiết kế cơ sở
Phê duyệt việc tuyển chon đơn vị tư vấn
Ký kết hợp đồng tư vấnQuyết định thành lập các Ban Quản lý dự án tại khu vựcthực hiện dự án để tiến hành các phần việc được phân côngdưới sự điều tiết, quản lý chung của Ban Dự án
GĐ Ban DA 1/ Lụa chon đơn vị tư vấn lập TKKT và Tổng DT
2/ Phối hợp đơn vị tư vấn lập hồ sơ thiết kế cho các hạngmục XDCB (san lấp nền, rào, nhà kho, đường ghiaothông )
3/ Phối hợp (thuê) các đơn vị chuyên trách lập hồ sơ thiết
kế, phương án thi công cho các hạng mục cần giấy phép(PCCC, điện, nước…)
4/ Phối hợp bộ phận IT hỗ trợ Ban DA về Thiết kế mạnglan, viễn thông
5/ Phối hợp với OPS, BD lập các dự toán về lắp đặt thiết bị(xe nâng, khung, cửa…), thiết kế hệ thống racking
Bộ phận hỗ trợ: Ban DA Là đầu mối chính để thực hiện các công tác thiết kế và xây
dựng tổng dự toán chi tiết các hạng mục XDCBBan TC-KT Tham gia ý kiến thẩm định về các chỉ tiêu tài chính: đơn
giá, nguồn vốnĐối với các dự án xây dựng cơ bản, Ban Dự án được giao thực hiện chủ trì các công việc lựa chọn tổchức tư vấn thủ tục chuẩn bị đầu tư (tư vấn quy hoạch chi tiết xây dựng 1/2000, 1/500, đánh giá tác
Trang 8động môi trường, khảo sát địa chất địa hình, bản vẽ hồ sơ thiết kế kỹ thuật chi tiết, tổng dự toán )thực hiện theo hướng dẫn của Luật Đầu tư, Luật Đấu thầu và các văn bản pháp luật hiện hành khác.
- Ban Dự án trực tiếp thực hiện các thủ tục lựa chọn tư vấn lập hồ sơ thiết kế thi công và thẩmtra theo quy định hiện hành
- Căn cứ kết quả lựa chọn tổ chức tư vấn, Ban Dự án kết hợp với các Phòng/Ban chuyên mônđàm phán trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách XDCB ký kết các hợp đồng: Quy hoạch chi tiết xâydựng 1/500, đánh giá tác động môi trường (nếu có), khảo sát địa chất, địa hình, thiết kế kỹ thuậtphục vụ thi công
- Ban Dự án phối hợp với Ban Tài chính - kế toán thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng
- Ban Dự án có trách nhiệm kiểm tra và đôn đốc kết quả lập hồ sơ đầu tư các hạng mụcXDCB, thường xuyên cập nhật các yêu cầu của Ban Kinh doanh, bộ phạn kiểm soát chất lượng, BanTC-KT nhằm các hồ sơ kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu của các bộ phận này
- Sau khi hoàn thành lập dự án đầu tư, đơn vị lập dự án đầu tư chuẩn bị hồ sơ trình thẩm định
dự án và hồ sơ đề nghị thẩm định dự án (theo hướng dẫn HD.01/VFC-ĐTDA-QT.01) để trình thẩmđịnh dự án
Tùy theo yêu cầu và quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với dự án XDCB cầnphải có đơn vị độc lập có đủ năng lực chuyên môn thực hiện thẩm tra về kỹ thuật dự án XDCB, PhóTổng giám đốc phụ trách XDCB yêu cầu ký kết với các đơn vị tư vấn thuê thẩm tra, thẩm định hồ sơthiết kế kỹ thuật thi công… (nếu cần)
- Các Ban chức năng (Ban Dự Án, Ban Tài chính Kế toán ) xem xét và có ý kiến về những
đề xuất điều chỉnh (nếu có) của đơn vị thẩm định
- Công tác thẩm tra dự án được thực hiện theo hướng dẫn thẩm tra dự án QT.01)
(HD.02/VFC-ĐTDA Dự án trình duyệt không được chấp nhận sẽ chuyển lại về Ban Dự án cùng với các Phòngban chức năng nghiên cứu và lập lại
- Ban Dự án tổng hợp hồ sơ XDCB từ các đơn vị tư vấn và ý kiến của các Ban chức năngCông ty chuyển Bộ phận thư ký trình Tổng giám đốc xem xét, ký duyệt hoặc trình Hội đồng quản trịphê duyệt (theo phân cấp quản lý)
+ Dự án XDCB do đơn vị tư vấn lập
+ Hồ sơ thiết kế kỹ thuật dự toán chi tiết
+ Kết quả thẩm tra thiết kế kỹ thuật
+ Các hồ sơ pháp lý có liên quan khác
Bước 8 Lựa chọn nhà thầu:
Chịu trách nhiệm
thực hiện:
P TGĐ XDCB Phê duyệt phương án tổ chức chọn nhà thầu
Ký kết các hợp đồng với nhà thầu cho công trình XDCB
GĐ Ban DA Đề xuất phương án tổ chức thầu chọn nhà thầu dưới hình
thức đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh, hay chỉ định thầu.+ Bước 1 – lập hồ sơ mời thầu kế hoạch đấu thầu và phêduyệt
Trang 9+ Bước 2 – Lựa chọn nhà thầu tham gia và phê duyệt+ Bước 3 – Tổ chức đấu thầu – lựa chọn đánh giá chọn nhàthầu
+ Bước 4 – Phê duyệt chọn nhà thầu
Bộ phận hỗ trợ: Ban TC-KT Tham gia với Ban ĐTXDCB với tư cách là thành viên trong
Ban đấu thầu/chọn thầu, chịu trách nhiệm về thẩm định đơngiá, các điều kiện thanh toán, quyết toán, kiểm toán, bảohiểm
cho các công trình XDCB
Lập kế hoạch đấu thầu, chào giá cạnh tranh đánh giá lựa chọn nhà thầu tiềm năng
- Được thực hiện theo Mục 3, chương II của Luật Đấu thầu và các qui định tại quy chế tàichính của Công ty Vinafco
- Ban Dự án chủ trì lập kế hoạch đấu thầu (rộng rãi, hạn chế, chỉ định ), chào giá cạnh tranh
và phối hợp với các phòng ban chức năng Công ty để thực hiện Nội dung chính của kế hoạch đầuthầu, chào giá cạnh tranh bao gồm những công việc hình thành các gói hạng mục công việc đượcthực hiện theo một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu quy định từ điều 18 đến điều 24 của LuậtĐấu thầu và điều 97 của Luật Xây dựng, kể cả các công việc như rà phá bom mìn, xây dựng khu táiđịnh cư, bảo hiểm công trình, đào tạo… )
- Cơ sở của việc chia dự án thành các gói hạng mục công trình (bao gồm tất cả các hình thức:chào thầu rộng rãi, hạn chế, chào giá cạnh tranh, chỉ định thầu…) trên cơ sở tính chất kỹ thuật, trình
tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ của dự án và có quy mô gói\hạng mục hợp lý Nêu rõ số lượnggói thầu và nội dung của từng gói\hạng mục Nội dung của từng gói\hạng mục bao gồm(xem sổ tay
kỹ thuật của Ban dự án):
d Hình thức lựa chọn nhà thầu; phương thức đấu thầu, chào giá cạnh tranh:
- Đối với các gói thầu có giá trị trên 1 tỷ thì thực hiện đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chếhoặc chọn thầu theo phương pháp chào giá cạnh tranh… theo quy định tại điều 18, 19 chương II luậtđấu thầu Tuy nhiên với một số trường hợp có thể chỉ định thầu:
- Nhà thầu có năng lực tài chính (có lãi trong 03 năm tài chính gần nhất, không nợ thuế, sốvốn điều lệ >150% giá trị hạng mục dự án bỏ thầu), kinh nghiệm thi công (có 05 năm trở lên), có giá
Trang 10chào thầu cạnh tranh và được giới thiệu của đa số các thành viên HĐQT, nhà đầu tư chiến lược củacông ty cổ phần Vinafco.
- Có cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm thi công phù hợp tại khu vực, địa bàn thi công côngtrình
- Đối với các gói thầu có giá trị dưới 1 tỷ thì có thể thực hiện chỉ định thầu theo quy định tạiđiều 20 chương II luật đấu thầu
Phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chào giá cạnh tranh
- Phó tổng giám đốc phụ trách XDCB xem xét phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chào giá cạnhtranh, giao Ban Dự án và Ban Tài chính Công ty triển khai thực hiện
Tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu, chọn thầu theo giá cạnh tranh (nếu cho phép)
- Được thực hiện theo Luật đấu thầu và các Nghị định hướng dẫn liên quan cũng như các quiđịnh tại điều lệ, qui chế hoạt động và qui chế tài chính công ty cổ phần VInafco
- Tuân thủ các quy định về đấu thầu, chọn nhà thầu theo qui chế tài chính và so đồ qui trìnhquản lý dự án đầu tư của VFC
- Ban Dự án chủ trì lập hồ sơ mời thầu, trong trường hợp cần thiết, căn cứ kế hoạch đấu thầuchào giá cạnh tranh và danh sách các nhà thầu tiềm năng, tổ chức mở đấu thầu theo các hạng mụchoặc tổng công trình (tổng thầu), báo cáo kết quả đấu thầu trình Phó Tổng giám đốc phụ tráchXDCB phê duyệt kết quả đấu thầu
Thông báo kết quả mở thầu, đàm phán ký hợp đồng với các nhà thầu
- Ban dự án chủ chì phối hợp với Ban tài chính tổ chức chấm thầu công khai giữa các nhà thầu
và có sự tham gia giám sát của thành viên của Ban Tổng Giám đốc, HĐQT (nếu được TGĐ, HĐQTyêu cầu hoặc Phó TGĐ phụ trách XDCB mời tham gia)
- Ban dự án thông báo bằng văn bản kết quả mở thầu tới từng nhà thầu và Ban TC-KT
- Ban Dự án phối hợp với Ban tài chính thương thảo và đàm phán hợp đồng
- Ban Dự án soạn thảo hợp đồng, trình lãnh đạo Công ty ký (theo phân cấp)
Ký hợp đồng
- P.TGĐ XDCB ký hợp đồng (theo phân cấp) trên cơ sở kết quả thương thảo với nhà thầu
Trang 11Bước 9 Thống nhất tiến độ và triển khai thực hiện
a Thống nhất tiến độ
Chịu trách nhiệm
thực hiện: GĐ Dự án Lập và Trình Bảng tiến độ tổng thể của Dự ánChịu trách nhiệm quản lý tất cả các công việc của dự án và
chịu trách nhiệm trước HĐQT – Ban TGĐ về chất lượng,tiến độ dự án
Bộ phận hỗ trợ: Ban TC-KT Cung cấp tiến độ giải ngân, đàm phán và thu xếp NH cung
cấp tín dụngCăn cứ hợp đồng đã ký với nhà thầu, Ban TC-KT chịu trách nhiệm thu xếp nguồn vốn, lập kế hoạchnguồn vốn đảm bảo giải ngân theo tiến độ
GIẢI PHÓNG MẶT BẰNG
(Xem phụ lục 4)
THỰC HIỆN ĐẦU TƯ
b.Giai đoạn và thi công thực hiện dự án XDCB
Chịu trách nhiệm
thực hiện:
GĐ Ban Dự án - Quản lý tất cả các công việc của dự án và chịu trách nhiệm
trước HĐQT – Ban TGĐ về chất lượng, tiến độ dự án
- Phê duyệt các biên bản giám sát, xác nhận tại hiện trườngvới các bên liên quan
- Lập tờ trình xin điều chỉnh, tăng giảm, bổ xung khốilượng công việc
đơn giá, tổng mức quyết toán THEO TỪNG ĐỢT của cácnhà thầu
- Kiểm soát chi phí phát sinh, đề xuất điều chỉnh tăng/giảmtheo phát sinh
- Đưa ra các yêu cầu về tuân thủ hồ sơ
Triển khai thi công - Giám sát thi công
- Ban Dự án (và các Ban quản lý Dự án) theo chức năng nhiệm vụ của mình chịu trách nhiệmquản lý, giám sát quá trình thi công xây dựng, thực hiện dự án
- Việc quản lý kỹ thuật và chất lượng công trình xây dựng được thực hiện theo Nghị định209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng
Trang 12Ban Dự án (thực hiện theo qui trình Ban Dự án) :
- Quản lý việc áp dụng các tiêu chuẩn, các quy phạm, các quy định quản lý chất lượng côngtrình
- Quản lý về quy hoạch kiến trúc xây dựng công trình đã được phê duyệt
- Quản lý, giám sát quá trình thực hiện của các tổ chức khảo sát, thiết kế, tổ chức cung ứngthiết bị vật tư, thi công xây lắp để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình
- Quản lý và theo dõi về tiến độ thực hiện dự án so với Tổng tiến độ được duyệt, đưa ra cácgiải pháp để hoàn thành đúng tiến độ của dự án
- Quản lý, giám sát quá trình an toàn trong tổ chức thi công
- Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng của dự án
- Quản lý tổng dự toán công trình
- Kiểm tra và trình Phó Tổng giám đốc phụ trách XDCB phê duyệt dự toán chi tiết các hạngmục công trình chính của dự án
- Thực hiện giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị Nếu không đủ năng lực thì có thểthuê tư vấn thực hiện
- Lập báo cáo quyết toán dự án
Ban Tài chính - Kế toán:
- Hướng dẫn Ban Dự án việc áp dụng các chế độ chính sách về chế độ quản lý vốn đầu tư
- Chủ trì việc ký kết các hợp đồng vay vốn, cân đối và đảm bảo chuẩn bị đủ vốn cho dự án
- Kết hợp với các tổ chức cho vay vốn (Ngân hàng, tín dụng trong nước) thực hiện việc cấpvốn theo kế hoạch tiến độ và quản lý việc cấp vốn cho dự án
- Hướng dẫn việc sử dụng vốn, hạch toán và đôn đốc thanh quyết toán vốn đầu tư cho các đơn
vị tham gia thực hiện dự án
- Cùng với các tổ chức cho vay vốn kiểm tra tài chính đối với việc sử dụng vốn đầu tư vàomục đích dự án
Bước 10 Thẩm tra quyết toán từng hạng mục, nghiệm thu và thông báo giá trị đầu tư của toàn bộ dự án.
Chịu trách nhiệm
thực hiện:
GĐ Ban Dự Án Chịu trách nhiệm tổ chức công nghiệm thu tại hiện trường
Hoàn tất hồ sơ nghiệm thu, quyết toán
GĐ Tài chính Thẩm định quyết toán tổng mức đầu tư
Bộ phận hỗ trợ: Ban TC-KT Tham gia thẩm định, kiểm tra khối lượng, đơn giá, tổng
mức quyết toán TỔNG THỂ của các nhà thầuThực hiện công tác kiểm toán (nếu có)
Lập hồ sơ bàn giao, đưa vào sử dụng
Trang 13- Ban tài chính giao cán bộ chuyên trách (Cán bộ thẩm tra của Ban Tài chính hoặc Kiểm toánđộc lập - Đối với các công trình thuộc qui định phải thực hiện kiểm toán độc lập (theo qui chế tàichính) tiến hành thẩm tra toàn bộ các hạng mục công trình trên cơ sở hồ sơ hoàn công của từng hạngmục.
- Quyết toán công trình thực hiện cơ bản theo các hướng dẫn tại Nghị định 12/2009/NĐ-CPngày 10/2/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và thông tư 33/2009/TT-BTC ngày 09/4/2007 của Bộ Tài chính về Quyết toán dự án hoàn thành thuộc dự án Nhà nước.Đối với các dự án do Công ty làm chủ đầu tư, Ban Tài chính - Kế toán Công ty chủ trì việc quyếttoán và hướng dẫn việc quyết toán của các dự án do đơn vị thành viên làm chủ đầu tư
- Ban Tài chính chủ trì việc thông báo bằng văn bản kết quả thẩm tra, kiểm toán từng hạngmục công trình và giá trị thanh toán tới từng nhà thầu trên cơ sở giá trị hạng mục công trình đã đượcthẩm tra, kiểm toán của Chủ đầu tư
- Ban dự án - Ban tài chính hoàn tất hồ sơ của toàn bộ dự án và gửi thông báo tổng giá trị đầu
tư toàn dự án (giá trị đầu tư sau khi đã được thẩm tra, kiểm toán) tới Hội đồng quản trị, Ban tổngGiám đốc về dự án đã hoàn thành giai đoạn đầu tư bàn giao đưa vào khai thác sử dụng
Nghiệm thu
- Ban Dự án chủ trì và phối hợp với các phòng ban chức năng Công ty trong việc thực hiệnnghiệm thu, bàn giao công trình Nghị định 209/2004/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượngcông trình
- Ban Tài chính hướng dẫn Ban Dự án việc áp dụng các chế độ chính sách về chế độ quản lývốn đầu tư để hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu theo qui định
LƯU ĐỒ QUY TRÌNH
(Xem phu lục 3)
