QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (PROJECT COST MANAGEMENT) pdf

 Ước lượng chi phí Cost estimating : phát triển một ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực cần để hoàn thành các công việc của dự án  Lập ngân sách dự án Cost budgeting

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (PROJECT COST MANAGEMENT)

Bài giảng lưu hành nội bộ của lớp “Bồi dưỡng kiến thức và kỹ

năng Quản Lý Dự Aùn xây dựng” tại Trung tâm CPA

Giảng viên: Trần Trung Hậu, M Eng

ĐẠI HỌC MỞ BÁN CƠNG TP.HCM

TRUNG TÂM CPA

CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH

 Hoạch định nguồn lực ( Resource planning ): Xác định các nguồn lực gì (con người, thiết bị, vật liệu) và số lượng của mỗi loại nên được dùng để thực hiện các công việc của dự án.

 Ước lượng chi phí ( Cost estimating ): phát triển một ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực cần để hoàn thành các công việc của dự án

 Lập ngân sách dự án ( Cost budgeting ): phân bổ chi phí đến từng hạng mục riêng

 Kiểm soát chi phí ( Cost control ): Kiểm soát các thay đổi mà tác động đến ngân sách dự án

CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp)

 4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương

tác với các quá trình khác của quản lý dự án

 Ngoài ra trong thực tế, 4 quá trình nói trên có thể chồng lắp

nhau (overlap) và tương tác với nhau theo một cách thức mà

không được chi tiết hóa trong bài giảng này

 Quản lý chi phí dự án nên cân nhắc nhu cầu thông tin của các

đối tác tham gia dự án Các đối tác khác nhau có thể đo lường

chi phí trong những cách khác nhau và tại những thời điểm khác

nhau

 Quản lý chi phí dự án cũng có thể bao gồm dự báo và phân tích sự chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án Lúc này quản lý chi phí dự

án cũng bao gồm các kỹ thuật như: ROI (return on investment),

ngân lưu chiết khấu (discounted cash flow), phân tích hoàn vốn

1- Resource requirements

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING )

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING )

 ĐẦU VÀO (INPUTS):

 W ork Break-Down Structure (WBS)

 Thông tin quá khứ: Thông tin về loại nào của nguồn lực là được yêu cầu cho những công việc tương tự của những dự án trước đó nên được dùng nếu có sẳn

 Báo cáo quy mô (Scope statement): chứa đựng sự cần thiết đầu tư và các mục tiêu dự án

 Resource pool description: Kiến thức về những tài nguyên nào là có sẳn thì cần thiết cho hoạch định nguồn lực

 Các chính sách của tổ chức: Các chính sách của tổ chức thực hiện dự án về nhân viên, về thuê hoặc mua thiết bị phải được cân nhắc trong quá trình hoạch định nguồn lực

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING ) –tiếp theo

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):

 Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): Ý kiến chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào cho từng quá

trình Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp bởi các các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án, bởi các công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp, …

 Nhận dạng các giải pháp thay thế (Alternatives

identification):

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING ) – tiếp theo

 ĐẦU RA (Outputs):

 Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements):

Đầu ra của quá trình hoạch định nguồn lực là sự miêu tả của loại nguồn lực nào là cần và với số lượng bao nhiêu cho

mổi phân tử của WBS

 Các nguồn lực này sẽ đạt được thông qua biểu đồ nhân lực (staff accquisition) và quá trình cung ứng (procurement)

1- WBS (Input của hoạch

3- Bottom-up est.

4- Computerized tools

1- Cost estimates 2- Suporting detail 3- Cost management plan

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 ĐẦU VÀO (INPUTS):

– Work Break-Down Structure (WBS)

– Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá trình

hoạch định nguồn lực

– Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính chi

phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính toán các chi phí dự án Nếu không có dự liệu về đơn giá thì họ phải tự ước tính.

– Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration estimates)

= đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time mamangement)

– Thông tin quá khứ (historical information)

– Chart of accounts: Sơ đồ của các khoản mục tài chánh miêu tả cấu trúc mã

hóa được dùng trong tổ chức thực hiện dự án để ghi chép các thông tin tài chánh vào trong sổ cái kế toán (ledger)

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):

– Ước tính tương tự ( Analogous Estimating ):

 Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng các chi phí thực của những dự án tương tự truớc đó như

là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện hành

 Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin về

dự án

 Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques)

– tiếp theo :

– Mô hình tham số (Parametric modeling):

 Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án

 Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cưthường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây dựng) hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phân mềm sử dụng 13 nhân tố hiệu chỉnh riêng biệt)

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques)

– tiếp theo :

– Ước lượng Bottom-up (Bottom-up estimating):

 Kỹ thuật này liên quan đến ước lựơng chi phí của các công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn để

có được tổng chi phí dự án

 Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác của ước tính sẽ gia tăng

– Các công cụ vi tính (Computerized tools): MS

Project, Primavera, WinEstimate, …

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 ĐẦU RA (Outputs):

 Ước lựơng chi phí (Cost estimates):

 Là đánh giá định lượng của các chi phí khả dĩ của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án

 các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn lực

mà dự án gánh chịu, bao gồm: nhân lực, vật liệu, cung cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm phát, dự phòng phí

 Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được tình bày dưới dạng tiền tệ nhưng đôi khi cũng có thể được phát biểu dưới dạng tổng giờ công của nhân viên cần dùng cho dự án

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo :

 Các chi tiết phụ (Supporting detail):bao gồm:

 Mô tả quy mô công việc ước lượng = Tham khảo đến WBS

 Các tài liệu dùng làm cơ sở cho ước lượng (tức là làm thế nào mà tổng chi phí đã được ước lượng)

 Tài liệu của các giả định

 Dung sai của ước lượng

 Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan Management):

miêu tả làm thế nào các sai biệt về chi phí sẽ được quản lý

Mức độ chi tiết dựa trên nhu cầu của các bên tham gia dự

án Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án (the overall project plan)

Inputs Tools Outputs

techniques

1- Cost baseline

LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)

LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN ( COST

BUDGETING )

 ĐẦU VÀO (Inputs):

 Ước lượng chi phí (cost estimates)

 WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được phân bổ

 Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt

đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án mà chi phí sẽ được phân bổ Thông tin này là cần thiết để phân công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự án phải

gành chịu chi phí đó

LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN ( COST

BUDGETING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):

 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng chi phí (Cost

estimate tools and techniques):

 Giống như các công cụ và kỹ thuật đã dùng trong ước lượng chi phí ( cost estimates)

có cost baseline bội (multiple cost baseline), chẳng hạn

như: kế hoạch chi tiêu hoặc dự báo ngân lưu là cost

baseline cho đo lường chi tiêu

4- Computerized tools

1- Revised cost estimates

2- Budget updates 3- corrective

action 4- Estmates at completion

5- Lesson learned

KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST CONTROL )

 ĐẦU VÀO (inputs):

 Cost baseline

 Báo cáo tiến trình (performance report): cung cấp thông tin về tiến trình xảy ra của chi phí trong thực tế Nó cảnh báo cho nhóm quản lý dự án những vấn đề tiềm năng trong tương lai

 Các yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất hiện trong nhiều dạng thức Các thay đổi có thể làm cho gia tăng ngân sách nhưng cũng có thể làm giảm nó

 Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan management)

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST CONTROL )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

 Đo lường tiến trình (measurement performance):

giúp đánh giá độ lớn của các sai biệt về chi phí

Earned value analysis là hữu ích để kiềm soát các thay đổi này

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST CONTROL )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques) – tiếp theo :

Kế hoạch bổ sung (Additional plan): Xem xét lại chi phí đã ước lượng hoặc phân tích các giải pháp thay thế có thể được yêu cầu

 Các công cụ máy tính (Computerized tools): Các

phần mềm QLDA có thể dùng để theo dõi biến động chi phí đã hoạch định, chi phí thực chi, dự báo chi phí cho phần công việc còn lại

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST

CONTROL )

 ĐẦU RA (Outputs):

 Duyệt lại ước lượng chi phí (Revised cost

estimates): Các bên có liên quancần phải được thông báo về sự phê duyệt lại này Nó có thể dẫn đến thay đổi kế hoạch tổng thể dự án.

 Cập nhật ngân sách (Budget updates): là các thay đổi trong revised cost estimate Nó được cập nhật để tương thích với các thay đổi về quy mô (nếu có)

 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): là những công việc cần phải làm để đưa kết quả cuối cùng của

dự án về gần với kế hoạch đã dự trù.

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST

CONTROL )

 ĐẦU RA (Outputs):

Ước lượng lúc hoàn thành (Estimate at

completion=EAC): là dự báo về tổng chi phí dự án lúc hoàn thành mà dựa vào kết quả đã thực thực hiện của

dự án Có 3 cách thông dụng để ước lượng EAC (se được thảo luận để phân tích Earned Value)

 Bài học kinh nghiệm (Lesson learned): Nguyên

nhân các thay đổi, lý do đằng sau sự lựa chọn các

corrective action, và các bài học khác nên được tài

liệu hóa để trở thành các dữ liệu lịch sử cho các dự án tương tự mà chủ dự án sẽ thực hiện trong tương lai