Chương 4: Tài liệu mô tả dự án

 Các mục tiêu dự án  Xây dựng mạng Tin học diện rộng của UBND tỉnh Hải Dương kết nối với mạng diện rộng của Chính phủ;  Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ, công chức trong các cơ qu

Chương 4: Tài liệu mô tả dự án

1 Mục đích-Mục tiêu của dự án

 Mục đích: là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì Mục đích nói chung không

đo được

 Mục tiêu: là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích Việc

đạt tới một mục tiêu sẽ nối lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào

 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu: Mục tiêu là chi tiết cụ thể của mục đích; phụ họa và nhất quán cho mục đích; khi tất cả các mục tiêu

đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được

 Hình 03: Mối quan hệ giữa mục đích và mục tiêu dự án CNTT

 Ví dụ: Đề án Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước tỉnh Hải

Dương giai đoạn 2001-2005

 Mục đích dự án: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin

điện tử của UBND tỉnh Hải Dương nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả

Mục tiêu #1

Mục đích #1

Mục tiêu #2 Mục tiêu #3

Mục đích #2

điều hành của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo các Sở, Ngành, UBND các huyện, thành phố

 Các mục tiêu dự án

 Xây dựng mạng Tin học diện rộng của UBND tỉnh Hải Dương kết nối với mạng diện rộng của Chính phủ;

 Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ, công chức trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước tỉnh

 Phối hợp với Ban điều hành Đề án 112 Chính phủ xây dựng các cơ sở

dữ liệu quốc gia (cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất, cơ

sở dữ liệu quốc gia về tài chính,v.v…) tại Hải Dương

 Tin học hóa các dịch vụ công: đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v…

2 Tài liệu mô tả dự án

 Tài liệu là sản phẩm Phầm mềm chỉ được hiểu qua tài liệu

 Tài liệu cũng là công cụ làm việc

 Mỗi tài liệu thuộc một loại nào đó, nhằm mục đích sử dụng nào đó: đặc tả yêu cầu, đặc tả thiết kế, báo cáo công việc, báo có sự cố/ rủi

ro, báo cáo tài chính

 Không chuyển sang công việc tiếp sau, nếu tài liệu không sát thực, đầy đủ, dễ hiểu, nhất quán

 Xác định, phân tích yêu cầu, bao gồm: Mô tả khái lược về hệ thống (sâu hơn tài liệu mô tả dự án); Tài liệu về yêu cầu và đặc tả; Tài liệu

về kế hoạch phát triển phần mềm; Mô tả những loại dữ liệu vào, ra

 Thiết kế: Tài liệu thiết kế chi tiết; Chi tiết hóa kiến trúc phần mềm; Thiết kế các sơ đồ theo chức năng hoặc định hướng theo đối tượng;

Mô tả mọi dữ liệu được nhập bởi người dùng, các kết quả (ví dụ: trên màn hình, trên máy in,…)

 Lập trình:

3 Khung tài liệu mô tả cho dự án CNTT

 Mô tả dự án: Trình bày bối cảnh thực hiện dự án, cần tập trung vào các

yếu tố sau

 Các căn cứ pháp lý để lập dự án

 Hiện trạng sử dụng CNTT trước khi có dự án

 Nhu cầu phải ứng dụng phần mềm

 Một số đặc điểm của phần mềm sẽ xây dựng

 Xây dựng từ đầu hay kế thừa một hệ thống tin học có sẵn

 Xây dựng toàn bộ hệ thống hay chỉ một bộ phận

 Mục đích và mục tiêu của dự án

 Mục đích tổng thể của dự án: Mục đích của dự án CNTT để trả

lời câu hỏi: Tin học hóa hoạt động gì?

 Mục tiêu của dự án (cố gắng cụ thể hóa các mục tiêu để minh họa

cho mục đích)

o Số lượng các trang thiết bị phải lắp đặt trong hệ thống;

o Số lượng mạng máy tính sẽ xây dựng;

o Khối lượng dữ liệu mà phần mềm phải xử lý;

o Những hoạt động nghiệp vụ được tin học hóa;

o Số lượng công chức được đào tạo ứng dụng tin học;

o Lợi ích thu được sau khi triển khai dự án CNTT

 Phạm vi dự án

o Những người, cơ quan có liên quan đến sử dụng hạ tầng CNTT, ứng dụng của phần mềm;

o Những hoạt động nghiệp vụ được tin học hóa/chưa được tin học hóa

 Nguồn nhân lực thực hiện dự án (Số lượng + Tiêu chuẩn lựa

chọn)

 Cán bộ nghiệp vụ: bao gồm những người đại diện

cho đơn vị thụ hưởng dự án; những chuyên gia am hiểu nghiệp vụ; những chuyên gia về phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu Thường đội ngũ cán bộ nghiệp vụ gồm:

o Người phân tích

o Người thiết kế

o Người lập trình

o Người kiểm thử

o Người cài đặt, triển khai

o Người huấn luyện cho người sử dụng,

o Người bảo hành, bảo trì

o …

 Các điểm mốc quan trọng

o Ngày nghiệm thu lần 1

o Ngày nghiệm thu lần 2

o Ngày đưa phần mềm vào ứng dụng

 Những điểm cần tránh trong việc xây dựng tài liệu mô tả dự án.

 Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án)

 Có những yêu cầu không khả thi => sau này không thể đáp ứng được

 Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa => dẫn đến hiểu nhầm

 Kinh nghiệm thực tế: Bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào, nhưng vị cất kỹ và không ai xem lại Đến khi thực hiện dự án có thể có những thay đổi, nhưng không ai để ý cả Không nên coi rằng những thay đổi đó được các bên nhất trí

Hình 04: Sơ đồ tổng hợp các bước tiến hành khi làm tài liệu mô tả dự án

Viết dự thảo

Chuyển cho chủ đầu tư

Tổ chức họp xét duyệt Sửa

trình thẩm định phê duyệt.

Có cần sửa không?

khôn g

Có

Ví dụ: Dự án xây dựng hệ thống thông tin phục vụ điều hành quản lý nhà

nước của Sở Khoa học và công nghệ tỉnh Hải Dương giai đoạn 2001-2005

Mô tả dự án

Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, việc ứng dụng Công nghệ thông tin ở

Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hải Dương còn đang ở mức độ trung bình

Từ năm 1993, Chính phủ đã xác định quản lý nhà nước là lĩnh vực ưu tiên hàng đầu trong việc ứng dụng Công nghệ thông tin (Nghị quyết số 49/CP ngày 14 tháng 8 năm 1993) Ngay sau đó, chương trình tin học hóa quản lý nhà nước đã được Chính phủ quyết định đầu tư bước đầu trong khuôn khổ chương trình quốc gia về Công nghệ thông tin giai đoạn 1996 – 1998, trong đó có dự án đầu tư mạng tin học diện rộng của Chính phủ Tiếp đó, việc tin học hóa quản lý hành chính nhà nước được tiếp tục khẳng định và được hỗ trợ mạnh mẽ hơn trong Quyết định số

112/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2005 Trong Đề án

đã nêu rõ: “Năm 2002 – 2003, xây dựng trung tâm tích hợp dữ liệu của

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, kết nối các đơn vị cấp Sở, quận, huyện với trung tâm mạng tin học quản lý hành chính của tỉnh; tùy theo khả năng và điều kiện, có thể mở rộng dần đến các đơn vị chính quyền cấp cơ sở Cuối năm 2003, phải hình thành trung tâm dữ liệu kinh tế - xã hội của tỉnh, thành phố”…

Ở Tỉnh Hải Dương, sau giai đoạn 2001 – 2003 thực hiện Đề án trên, đã có

được một “lực đẩy” ban đầu… Nêu một số kết quả cụ thể đã có… Tuy nhiên,

để có được một cơ sở dữ liệu kinh tế - xã hội của tỉnh, cần phải tập hợp dữ liệu từ các sở, ban, ngành, huyện, thị Từ đây nảy sinh những yêu cầu mới:

- Phải xây dựng các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của các sở, ban, ngành

- Phải nâng cấp và mở rộng mạng tin học diện rộng của tỉnh

Dự án “Hệ thống thông tin phục vụ điều hành quản lý nhà nước Sở Khoa học và công nghệ tỉnh Hải Dương giai đoạn 2001-2005” nhằm xây dựng hệ thống thông tin được tin học hóa của ngành khoa học và công nghệ tỉnh Hải Dương, triển khai trên phạm vi toàn tỉnh, trợ giúp cho Sở Khoa học và công nghệ và Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc điều hành quản lý nhà nước trong lĩnh vực khoa học và công nghệ

* Hiện trạng của ngành Khoa học và công nghệ

Hiện trạng về quản lý: sơ đồ tổ chức và mô tả luồng thông tin quản lý trong tổ

chức

- Hiện trạng về việc sử dụng Công nghệ thông tin phục vụ cho quản lý hành chính

- Những điểm bất cập trong quản lý hành chính và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin được tin học hóa

* Hệ thống thông tin được xây dựng từ đầu, có kế thừa và tận dụng các phần mềm đang sử dụng và các dữ liệu điện tử đang tồn tại trong ngành

* Thời gian thực hiện dự án: 2 năm.

* Kinh phí thực hiện dự án: 5 tỷ đồng.

Mục đích và mục tiêu

* Mục đích: tăng cường năng lực quản lý của các đơn vị hành chính và sự

nghiệp trong ngành Khoa học và công nghệ tỉnh Hải Dương, trên cơ sở hệ thống thông tin được tin học hóa, dựa trên việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ điều hành và quản lý nhà nước của Sở Khoa học và công nghệ, tiến tới việc hoàn thiện và hòa nhập với hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Hải Dương

* Mục tiêu cần đạt được sau khi thực hiện dự án: cần được nêu chi tiết

theo một số nội dung sau:

- Trang tin điện tử của Sở đi vào hoạt động

- Hệ thống phần mềm trợ giúp công việc điều hành và quản lý hành chính của Sở, phục vụ trực tiếp công tác chỉ đạo trong nội bộ Sở và đối với các đơn vị trực thuộc

- Cơ sở dữ liệu chuyên ngành

- Phần mềm truyền dữ liệu, báo cáo, tài liệu từ các đơn vị cấp dưới

- Phần mềm tổng hợp báo cáo

- Mạng nội bộ của Sở được hoàn thiện

- Các đơn vị cơ sở được cung cấp thiết bị tin học

- Cán bộ và nhân viên của ngành được đào tạo về tin học và sử dụng phần mềm

* Lợi ích của dự án đem lại: viết cụ thể trên những nội dung sau:

- Hiệu quả thu được trong cải cách hành chính

- Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc

- Hiệu quả trong công tác xử lý thông tin và ra quyết định của lãnh đạo

- Phát triển đội ngũ quản lý có trình độ ngày càng cao

- Tạo khả năng trao đổi giao lưu thông tin với bên ngoài

Phạm vi dự án.

* Các đơn vị và cá nhân có liên quan đến hệ thống thông tin quản lý điều hành.

- Đơn vị quản lý: Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương.

- Chủ đầu tư cũng là khách hàng: Sở Khoa học và công nghệ

- Các đơn vị tham gia vận hành và khai thác hệ thống thông tin.

+ Sở Khoa học và Công nghệ

+ Các đơn vị trực thuộc: Các phòng chức năng của Sở, Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Trung tâm Thông tin KHCN và tin học, Trung tâm ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, các phòng quản lý Khoa học, Công nghiệp của các huyện và thành phố, các đơn vị trạm trại nghiên cứu ứng dụng trên địa bàn

- Đối tượng phục vụ.

Đối tượng phục vụ trực tiếp của hệ thống thông tin là các cơ quan nhà nước liên quan đến việc quản lý nhà nước ngành khoa học và công nghệ

Đối tượng phục vụ gián tiếp là nhân dân trong tỉnh (nói cụ thể: khi công tác điều hành quản lý nhà nước của ngành tốt hơn, hiệu quả hơn thì việc phục vụ nhân dân cũng được cải thiện)

* Những hoạt động nghiệp vụ được tin học hóa.

- Quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu

- Tạo lập báo cáo từ các đơn vị cơ sở

- Truyền báo cáo qua mạng diện rộng

- Tạo lập báo cáo tổng hợp

Nguồn nhân lực thực hiện dự án.

- Ban quản lý dự án

- Các nhân viên kỹ thuật thuộc Tổ tin học của Sở: phối hợp và tiếp nhận, nghiệm thu việc lắp đặt các thiết bị tin học cho Sở; là đầu mối liên lạc với các đơn vị cơ sở và trợ giúp cho họ trong việc tiếp nhận và lắp đặt các thiết bị tin học

- Các chuyên viên thuộc các phòng nghiệp vụ của Sở: cung cấp và thiết

kế các loại biểu mẫu báo cáo, chuẩn hóa các biểu mẫu báo cáo để sử dụng một cách thống nhất trong hệ thống tin học; nêu yêu cầu tổng hợp báo cáo xây dựng các phân hệ phần mềm tổng hợp báo cáo tự động qua mạng; góp ý kiến phản biện và nghiệm thu phần mềm

- Các cán bộ quản lý của các đơn vị trực thuộc: tiếp nhận các phần mềm góp ý kiến đánh giá và tham gia vào quá trình nghiệm thu phần mềm trước khi đưa vào ứng dụng tại cơ sở

- Các công ty cung cấp phần cứng và phần mềm: làm việc với dự án thông qua các hợp đồng kinh tế và hợp đồng dịch vụ

Các điểm mốc quan trọng (hoặc tiến độ dự kiến).

- Kết thúc 6 tháng đầu năm thứ nhất:

+ Hoàn thiện mạng LAN của Sở

+ Xây dựng trang Web

- Kết thúc 6 tháng cuối năm thứ nhất:

+ Phần mềm được đưa vào ứng dụng tại Sở

+ Trang bị cho các đơn vị trực thuộc

- Kết thúc 6 tháng đầu năm thứ hai:

+ Phần mềm được đưa vào ứng dụng tại các đơn vị trực thuộc

- Kết thúc 6 tháng cuối năm thứ hai:

+ Hoàn chỉnh toàn bộ hệ thống

4 Các bước tiến hành xây dựng tài liệu mô tả dự án

a Khái quát về dự án đầu tư:

Trong phần này cần trình bày tóm tắt những thông tin giới thiệu về dự

án đầu tư như sau:

- Tên dự án;

- Căn cứ pháp lý để xây dựng dự án;

- Chủ đầu tư;

- Cơ quan chủ quản đầu tư;

- Đơn vị tư vấn xây dựng dự án

b Tóm tắt nhiệm vụ thiết kế:

Trong phần này cần thể hiện được: mối liên hệ của công trình với hiện trạng và quy hoạch tổng thể; nhu cầu xây dựng công trình

- Số liệu hiện trạng đã thu thập được trong quá trình khảo sát, phân tích hiện trạng, đánh giá số liệu liên quan đến các hạng mục đầu tư như hạ tầng

cơ sở, cơ sở dữ liệu, phần mềm, nhân lực, ứng dụng

- Giới thiệu quy hoạch chung của tỉnh hoặc các dự án trước đây có liên quan;

- Mối liên hệ của công trình với hiện trạng;

- Mối quan hệ của công trình với các dự án liên quan khác và quy hoạch tổng thể;

- Khả năng kế thừa các số liệu, thiết bị hiện trạng trong công trình mới đầu tư

c Thiết lập danh mục các chuẩn, tiêu chuẩn sẽ áp dụng trong dự án

Các chuẩn công nghệ, định mức kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức đơn giá Phân tích lý do áp dụng các chuẩn và tiêu chuẩn Trong trường hợp nếu không có tiêu chuẩn thì có thể liệt kê các dự án tương tự dùng để áp dụng hoặc các tiêu chuẩn tương đương và có thuyết minh cơ bản

d.Công nghệ và lựa chọn công nghệ.

Trong bước này cần đi sâu hai phần:

- Thuyết minh công nghệ: dựa trên cơ sở công nghệ đã được sơ bộ lựa

chọn, giới thiệu trong dự án đầu tư cần phân tích để chọn công nghệ phù hợp với các hạng mục đầu tư trên các mặt:

+ Sự phù hợp chức năng công nghệ với yêu cầu dự án;

+ Tính mở của hệ thống;

+ Khả năng kế thừa của hệ thống;

+ Khả năng tích hợp của hệ thống;

+ Khả năng triển khai;

+ Tính kinh tế trong áp dụng công nghệ

- Thuyết minh giải pháp và sơ đồ, bản vẽ giải pháp: thuyết minh làm rõ

việc lựa chọn các giải pháp nền, giải pháp thiết kế

e.Các sơ đồ, bản vẽ thiết kế cơ sở.

- Đối với sơ đồ, bản vẽ: bao gồm sơ đồ hệ thống với các khối chức năng;

thuyết minh chức năng của từng khối, mối quan hệ giữa các khối với nhau Trình bày phương án kế thừa, tích hợp hệ thống, phương án bảo mật chung của

hệ thống

- Đối với thành phần hệ thống: Thành phần hệ thống bao gồm một hoặc

nhiều nội dung sau (tùy dự án):

+ Hạ tầng kỹ thuật (mạng LAN, mạng WAN, máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng, thiết bị kết nối truyền dữ liệu, thiết bị ngoại vi ) bản vẽ chi tiết và thuyết minh

+ Phần mềm hệ thống: trình bày đối tượng, mục đích sử dụng, liệt kê các phần mềm hệ thống sẽ áp dụng

+ Phần mềm và ứng dụng: phân tích chức năng, đối tượng, mục đích sử dụng, sơ đồ dòng dữ liệu; các ứng dụng khác

+ Cơ sở dữ liệu: thuyết minh dữ liệu tương ứng với các phần mềm ứng dụng

f Thiết lập danh mục các thiết bị, hạng mục đầu tư, tổng mức đầu tư.

- Hạ tầng kỹ thuật: danh mục thiết bị, chủng loại thiết bị, thông số kỹ

thuật, tính năng kỹ thuật, đơn giá

- Cơ sở dữ liệu: Độ lớn dữ liệu, khối lượng thông tin cần thu thập, đơn

giá

- Phần mềm: Danh mục phần mềm và đơn giá.

- Đào tạo: nội dung đào tạo, đối tượng đào tạo, phương án đào tạo, thời

gian đào tạo, dự kiến kinh phí

- Tổng mức đầu tư: Tổng hợp kinh phí đầu tư từ các hạng mục trên.

g Một số công việc khác:

- Xác định tiến độ đầu tư trên cơ sở tiến độ đầu tư của từng hạng mục

để xác định tiến độ thực hiện dự án

- Xác định mức độ rủi ro và giải pháp khắc phục, phòng ngừa: cần có

dự tính đến các rủi ro có thể gặp trong quá trình triển khai dự án, mô tả các rủi ro, sự cố kỹ thuật có thể xẩy ra của hệ thống và các giải pháp khắc phục, phòng ngừa

5 Lựa chọn công nghệ thực hiện và mô hình phát triển

dự án.

Là một phần quan trọng của dự án Công nghệ thông tin Cần tập trung phân tích và lựa chọn công nghệ mang tính phổ biến hoặc mới, phù hợp với mục tiêu của Dự án; phân tích thời gian khai thác có hiệu quả của hệ thống được đầu tư Tùy theo loại hình dự án có thể phân tích thêm:

+ Môi trường phát triển phần mềm, môi trường vật lý sử dụng trang thiết bị

+ Các công việc cần chuẩn bị cho việc bảo trì hệ thống

+ Hệ điều hành

+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

+ Cơ sở dữ liệu tập trung hay phân tán

+ Ngôn ngữ và công cụ phát triển phần mềm