Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách sạn

*Quy trình:  Quy trình tạo hồ sơ khách lẻ: Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reception – Profile Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Individual” chọn “ok” Trong cửa sổ “Profile-IN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNICNGÀNH: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN - NHÀ HÀNG

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN

ASSIGNMENT

Môn học: Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách sạn

MỤC LỤC

TỔNG QUAN DỰ ÁN

1 Lý do chọn đề tài:

Nghiên cứu về các phần mềm quản lí khách sạn, học các thuật ngữ máy tínhgiúp ích cho sau này khi làm trong ngành hàng khách sạn

2 Mục tiêu dự án nghiên cứu:

- Nghiên cứu các phầm mềm thuộc lĩnh vực nhà hàng, khách sạn

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứ là phần mềm quản lí nhà hàng, khách sạn

- Phạm vi nghiên cứu là các quy trình phần mềm

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Học bài online và thực hành tại lớp

5 Ý nghĩ nghiên cứu:

- Biết về các thuật ngữ máy tính trong ngành nhà hàng, khách sạn, biết đượcphần mềm quản lí nhà hàng, khách sạn

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN BÁO CÁO DỰ ÁN MÔN HỌC

PHẦN I: QUY TRÌNH ĐẶT PHÒNG CHO KHÁCH:

1.1 Tạo hồ sơ cho khách trên hệ thống:

1.1.1 Tạo hồ sơ cho khách lẻ, nhóm khách lẻ:

* Kịch bản tạo phòng cho nhóm khách lẻ:

- Khách sạn tiếp đón 1 nhóm khách lẻ gồm 6 người nữ:

+ Lê Thị Thúy Ngân

+ Nguyễn Thị Thanh Ngân

+ Nguyễn Thị Mỹ Linh

+ Nguyễn Thị Kim Nguyên

+ Nguyễn Thị Hoài Linh

Đến từ công ty TNHH 1 thành viên LNT đặt phòng trực tiếp tại khách sạn.Nhóm khách muốn đặt 3 phòng ngủ, loại Deluxe và đặt cho 2 đêm

- Khách gọi đến bộ phận đặt phòng của khách sạn và ngõ ý đặt phòng:

• Đoạn hội thoại:

Lễ tân: Xin chào, lễ tân khách sạn Fpoly xin nghe, không biết em có thể giúp gìcho chị không ạ

Khách: Tôi muốn đặt 3 phòng ngủ, loại Deluxe

Lễ tân: dạ, em xin tiếp nhận yêu cầu ạ Dạ cho em hỏi chị lưu trú từ ngày nàođến ngày nào ạ

Khách: Tôi muốn ở từ ngày 28/6 đến 29/6

Lễ tân: Dạ, chị vui lòng đợi em trong giây lát để em có thể kiểm tra tìm trạngphòng ạ

Khách: Vâng

*Quy trình:

 Quy trình tạo hồ sơ khách lẻ:

Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reception – Profile Trong cửa

sổ “Choose Profile Type” chọn “Individual” chọn “ok” Trong cửa sổ “Profile-INDIVIDUAL” điền đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu

Chọn “Save” để hoàn tất quá trình tạo Profile mới cho khách hàng trên hệthống

1.1.2: Quy trình tạo hồ sơ cho khách đoàn:

Truy cập phần mềm iHotel Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS Reception - Profile Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Company” chọn

-“ok” Trong cửa sổ “Profile -COMPANY” điền đầy đủ các trường thông tin theoyêu cầu

Chọn “Save” để hoàn tất quá trình tạo Profile mới là doanh nghiệp chokhách hàng trên hệ thống

Trong cửa sổ “Profile - COMPANY” chọn nút chức năng Option/relationship để tạo mối liên hệ giữa profile cá nhân với Profile Company (cóthể tạo mới một profile cá nhân là booker/employee hoặc chọn profile có sẵntrên hệ thống)

1.2 Tạo đặt phòng cho khách trên hệ thống:

1.2.1 Tạo đặt phòng cho khách lẻ, nhóm khách lẻ:

Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS

- Reservation - New Reservation để mở màn hình “New Reservation”

Trong màn hình “New Reservation” điền đầy đủ các thông tin và chọn “OK” Trong cửa sổ “New reservation” hoàn thiện các yêu cầu về xuất hóa đơn, hình thức thanh toán, yêu cầu đưa đón sân bay và click “Save” để hoàn tất

1.2.2 Tạo đặt phòng cho khách đoàn:

 Quy trình tạo block:

Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS

- Reservation - New Business Block để mở màn hình “New Business Block” Trong màn hình “New Business Block” điền đầy đủ các thông tin và chọn

“SAVE” Sử dụng tính năng “Rooming list” để tạo đặt phòng cho toàn bộkhách lưu trú trong block

Tạo danh sách phòng cho Block và đặt phòng cho danh sách

PHẦN II QUY TRÌNH CHECK IN CHO KHÁCH VÀ PHỤC VỤ KHÁCH TRONG THỜI GIAN LƯU TRÚ

2.1 Quy trình check-in cho khách trên hệ thống:

2.1.1 Quy trình thực hành check in cho khách lẻ:

- Theo đường dẫn PMS - Reception - Arrival Search để cập nhật danh sách cótrạng thái “DUE IN” trong ngày

- Theo đường dẫn PMS - Reception - để mở màn hình “Room Assignment”

- Chọn chức năng “Cut Key” để tạo thẻ khóa phòng

Chọn “OK” để hoàn tất quy trình check in

2.1.2 Quy trình check-in cho khách đoàn:

Mở cửa sổ “Business block search” theo đường dẫn PMS Reservation business block search

Tìm Block cần check in và chọn edit để xem thông tin chi tiết về danh sáchkhách đã được tạo và các phòng đã được Assign trên hệ thống

- Chọn Option/ Check-in Group để thực hiện quy trình check in cho đoàn

- Trong cửa sổ “Check-in Group” chọn các tính năng tự động của hệ thống

về chìa khóa, in phiếu đăng ký và chọn “OK” để hoàn tất quy trình check in

2.2 Quy trình phục vụ cho khách trong thời gian lưu trú:

2.2.1 Thiết lập yêu cầu của khách hàng lên hệ thống:

 Tạo lời nhắn

- Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở màn hình

In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách đang lưu trú tại kháchsạn

- Tìm kiếm tên và khách hàng đã được đã được/ Check in trước đó BấmOption

- Chọn lệnh “Messages” -> Xuất hiện hộp thoại “Reservation messages ”->Điền tên người muốn chuyển lời nhắn, kèm nội dung theo yêu cầu -> Sau đóSave lại yêu cầu

 Tạo báo thức

- Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở màn hình

In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách đang lưu trú tại kháchsạn

- Tìm kiếm tên và khách hàng đã được đã được/ Check in trước đó BấmOption

- Chọn lệnh “Wake Up Call” và tiếp tục nhấn “New” để cập nhật giờ báo thức dịch vụ cho khách và đặt lời nhắn Cuối cùng nhấn “Save” để hoàn tất yêu cầu

2.2.2 Đổi phòng (ghép phòng, chuyển chi phí, …)

 Room more: Chuyển phòng

- Theo đường dẫn PMS - Reception - In House Guest Search

- Nhấn Option chọn chức năng Room move

- Chọn phòng khách muốn chuyển và lí do khách muốn chuyển phòng

 Chuyển chi phí dịch vụ ăn uống, giặt là từ phòng này sang một phòng khác:

- Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Transfer Transaction để mở màn hìnhTransfer Transaction

- Chọn phòng muốn chuyển các giao dịch đi tại ô Current Room

- Chọn phòng các giao dịch sẽ được chuyển đến tại ô Room List

- Lưu ý phải chọn vào nút “Transfer to another room” và WINDOW muốnchuyển đến

- Chọn các giao dịch muốn chuyển đi và chọn “Transfer” để hoàn tất

PHẦN 3: QUY TRÌNH CHECK OUT CHO KHÁCH VÀ NGHIỆP VỤ THU NGÂN

3.1 Quy trình check-out cho khách:

3.1.1 Check-out cho khách lẻ:

- Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở màn hình

In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách đang lưu trú tại kháchsạn

- Tìm kiếm tên và khách hàng đã được đã được/ Check in trước đó Nhấn vàonút “Check-out”

3.1.2 Check-out cho khách đoàn:

3.2 Nghiệp vụ thu ngân:

3.2.1 Nhập chi phí vào phòng khách

Post it:

- Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Post It để mở cửa sổ “Post it”

- Chọn phòng muốn post chi phí minibar vào nhấn chọn, nhập số lượng vànhấn enter

- Sau khi nhập đủ số lượng hàng hóa khách đã sử dụng, nhấn “post” để

hoàn tất

3.2.2 Nhập chi phí vào nhiều phòng cùng lúc

3.2.3 Đổi tiền cho khách lưu trú

- Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Exchange Management mở cửa sổCurrency Exchange List

- Điền đầy đủ thông số tiền và loại tiền muốn đổi và bấm Save

PHẦN 4: QUẢN LÝ BUỒNG (HOUSEKEEPING MANAGEMENT)

4.1 Thống kê & cập nhật tình trạng phòng

4.2 Cập nhật thông tin yêu cầu dọn phòng và phân lịch làm việc cho maid, room attendant, tìm kiếm và kiểm tra thông tin về lịch sử dọn phòng

 Quick Change Room Status: Đổi nhanh tình trạng phòng

- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Quick Change Room Status để mởcửa sổ “Quick Change Room Status”

- Chọn các phòng muốn thay đổi trạng thái và chọn trạng thái muốn thayđổi sang kiểu trạng thái mới và nhấn change để hoàn tất

Hoặc: Thay đổi trạng thái trên màn hình Housekeeping management:

- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Housekeeping Management để mởMàn hình Housekeeping management

- Chọn phòng muốn thay đổi trạng thái tại ô status để chuyển đổi trạng tháiphòng

- Chỉ thay đổi được trạng thái phòng các phòng ở FO Status là Vacant

 Room Attendant: Thực hiện phân công việc cho nhân viên

- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Task Assignment để mở màn hình

Task Assignment

- Chọn New để mở cửa sổ Task Sheet Details và chọn phòng và phân côngcông việc cho nhân viên room attendant

- Chọn “OK” để hoàn tất

 Maintenance: Tạo yêu cầu sửa chữa

- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Maintenance để mở màn hình

Maintenance

- Chọn New để mở cửa sổ Maintenance, chọn phòng và yêu câu sửa chữa

- Chọn “OK” để hoàn tất

4.3 Quản lý thông tin Lost & Found:

- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Lost and found

- Chọn New và điền các thông tin đến tài sản thất lạc của khách

- Xong nhấn Save

PHẦN 5 NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN F&B ( SALE & CATERING)

5.1 Tạo sự kiện là hội nghị của một công ty:

Truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – Business Management

-Business Block Search để thực hiện việc tạo hồ sơ cho hội nghị

- Sau đó click chọn “New: để tạo Block mới

- Sau đó tiến hành điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu Nhấp chọn “Save” để lưu thông tin

- Trong màn hình “Business block” chọn nút chức năng “Event” để mở cửa

sổ “block event”

- Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” và hoàn thiện thông tin đặt sự kiện là hội nghị và hội thảo cho khách theo yêu cầu

- Nhấn “Save để hoàn tất

- Sau đó chúng ta chọn “Events Resource” - Item để thực hiện các yêu cầutrang thiết bị cho hội nghị

- Sau đó chúng ta thực hiện việc cung cấp thực đơn cho sự kiện bằng cách

là nhấp chọn F&B cửa sổ mở ra chọn thực đơn đã có sẵn để tiến hành cung cấpthực đơn cho hội nghị

Xuất phiếu BEO cho hội nghị

5.2 Tạo sự kiện là một tiệc cưới:

- Đầu tiên truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – BusinessManagement - Business Block Search để thực hiện việc tạo hồ sơ cho tiệc cưới

- Sau đó click chọn “New: để tạo Block mới

- Trong màn hình “Business block” chọn nút chức năng “Event” để mở cửa

sổ “block event”

- Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” và hoàn thiện thông tin đặt sựkiện là tiệc cưới cho khách theo yêu cầu

- Nhấn “Save để hoàn tất

- Sau đó chúng ta chọn “Events Resource” - Item để thực hiện các yêu cầutrang thiết bị cho tiệc cưới và nhấn “F&B” để chọn thực đơn đã có sẵn để tiếnhành cung cấp thực đơn cho tiệc cưới

Xuất phiếu BEO