Kỹ năng quản lý

Kỹ năng quản lý

CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ

HIỆU QUẢ

CHUYÊN ĐỀ:

Khơi nguồn khởi nghiệp

(Vì mục đích bảo vệ môi trường, chúng tôi sẽ gửi email tài liệu đến quý khách Vui lòng để lại tên

chuyên đề và địa chỉ email tại quầy)

• Cải thiện những kỹ năng thiết yếu mà các nhà quản

lý hiệu quả cần phải có

Mục đích

1 Thiết lập mục tiêu

2 Tuyển dụng người tài

3 Giữ chân nhân viên tốt nhất

4 Tin tưởng giao phó

5 Quản lý thời gian

6 Quản lý nhóm

7 Đánh giá và huấn luyện nhân viên

8 Xử lý nhân viên có vấn đề

9 Giải quyết khủng hoảng

10 Chiến lược (đọc tài liệu Chiến lược kinh doanh hiệu

quả)

Nội dung

Khơi nguồn khởi nghiệp

11 Dự thảo ngân sách

12 Hiểu các báo cáo tài chính

13 Điểm hòa vốn và đòn bẩy hoạt động

14 Giá trị hiện tại thuần và tỷ suất hoàn vốn nội bộ

Nội dung

Quản lý là gì

• Thu nhận kết quả thông qua

tính sáng tạo, chuyên môn

và sức lực của người khác

• Quá trình thông qua và cùng

người khác thực hiện công

việc hoàn thành mục tiêu

Quản lý là gì (tiếp theo)

Phân biệt quản lý và quản trị

Quản trị Corporate governance

Quản lý Corporate management

Tập trung vào những hoạt động liên quan đến khuôn khổ

pháp lý, điều lệ công ty, quyền lợi cổ đông (shareholders) và các bên liên quan

(stakeholders), đại hội đồng

cổ đông, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, vấn đề minh bạch trong hoạt động công ty

Tập trung vào công tác quản

lý (chiến lược, mô hình, cơ cấu, marketing, thương hiệu, bán hàng, tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, sản xuất, cung ứng, quản lý chất lượng…)

Để không bỏ sót khâu quản trị công ty

Phân biệt quản lý và lãnh đạo

Lãnh đạo (Không cần biết quản lý)

Quản lý (Phải có tố chất lãnh đạo)

Thách thức hiện trạng Chấp nhận hiện trạng

Nhìn về chân trời Nhìn vào kết quả trước mắt

Quyền lực nhờ ảnh hưởng Quyền lực nhờ chức vụ

Làm việc đúng Làm việc đúng phương pháp

Dựa vào lòng tin Dựa vào quy trình

Tầm nhìn rộng Tầm nhìn hẹp, sâu

Hỏi tại sao, cái gì Hỏi như thế nào, khi nào

Tập trung vào con người Tập trung vào hệ thống

Phát triển cái mới Duy trì, kiểm soát cái hiện có

Để không đá nhầm sân

1 Thiết lập mục tiêu

(Cam kết đạt được kết quả)

Khơi nguồn khởi nghiệp

Thiết lập mục tiêu

Bắt đầu bằng chiến lược kinh doanh

Mục tiêu chiến lược

Mục tiêu cá

nhân

Mục tiêu phòng ban

Mục tiêu phòng ban

Mục tiêu cá nhân

Mục tiêu cá nhân

Mục tiêu cá nhân

Cấp tổ chức

Cấp phòng ban

Cấp cá nhân

Bắt đầu

Thiết lập mục tiêu (tiếp theo)

Thiết lập mục tiêu (tiếp theo)

thách

Các đặc điểm của mục tiêu hiệu quả (tiếp theo)

Cơ chế khen thưởng phù

hợp

Bước 1 Phân chia mỗi

vụ đó với thời gian rõ ràng

Bước 3 Thu thập các

nguồn lực cần thiết

Bước 4 Tiến hành thực hiện kế hoạch đã

đề ra

Tạo ra sự tương xứng giữa mục tiêu và phần thưởng

Bốn bước để đạt được mục tiêu

Thiết lập mục tiêu (tiếp theo)

Hãy ghi nhận sự thành công và rút

ra những bài học kinh nghiệm để

áp dụng vào những mục tiêu tương lai

• Tin tưởng rằng các nhân viên luôn nỗ lực hết mình

• Tập trung vào quy trình thay vì kết quả

• Lập các mục tiêu đầy tham vọng bằng những từ ngữ mơ hồ

3 điều nên tránh

Thiết lập mục tiêu (tiếp theo)

2 Tuyển dụng người tài

(Vai trò của tài sản con người)

Khơi nguồn khởi nghiệp

Tuyển dụng người tài

Bước 1 Xác định yêu

cầu công việc

Bước 2 Tuyển chọn

Bước 3 Phỏng vấn

Bước 4 Đánh giá ứng viên

Bước 5 Ra quyết định

đề xuất công việc

5 bước để tuyển dụng

Xác định yêu cầu công việc

Tuyển dụng người tài (tiếp theo)

 Truyền bá qua các kênh

công ty tuyển dụng, báo chí, giới thiệu từ đồng nghiệp, các ấn bản thương mại, hiệp hội việc làm, trường học, internet, chương trình thực tập

 Sàng lọc hồ sơ xin việc

Tuyển chọn những ứng viên tiềm năng

Tuyển dụng người tài (tiếp theo)

 Sơ vấn qua điện thoại

Phỏng vấn

Tuyển dụng người tài (tiếp theo)

 Những sai lầm trong đánh giá ứng viên

 Ấn tượng quá mức hay thờ ơ quá mức

 Hiểu nhầm dè dặt là thiếu { chí, khả năng diễn đạt là trí

thông minh và năng lực

 Thành kiến cá nhân

 Tìm hình ảnh của mình trong ứng viên

 Trường tốt thì ứng viên tốt hơn

 Sự hiểu biết về thuật ngữ chuyên môn

 Chỉ tập trung vào một số điểm mạnh chính

 Kiểm tra người tham khảo

Đánh giá ứng viên

Tuyển dụng người tài (tiếp theo)

 Đề xuất công việc

 Thư đề xuất

Ra quyết định và đề xuất công việc

Tuyển dụng người tài (tiếp theo)

3 Giữ chân nhân viên tốt

nhất

(Duy trì nhân viên)

Vì sao cần phải giữ chân nhân viên

• Tầm quan trọng của nguồn vốn tri thức

• Duy trì nhân viên và sự hài lòng của khách hàng

• Chi phí thay thế nhân viên: Chi phí trực tiếp, gián tiếp, cơ hội

Tầm quan trọng của việc duy trì nhân viên

Nếu tài sản con người của bạn nổi trội, các công ty khác sẽ chú ý và tìm cách săn đón họ với mức lương cao hơn, quyền hạn nhiều hơn, môi trường làm việc hấp dẫn hơn

Các yếu tố giữ chân nhân viên

Niềm tự hào về tổ chức

- Công ty hoạt động tốt

- Được dẫn dắt bởi nhà lãnh đạo nhạy bén, tài

Sự tương hợp

- Làm việc hợp

ý, tôn trọng lẫn nhau

Công việc có ý nghĩa

- Công việc thú vị và hài lòng

Tại sao nhân viên ra đi

Thay đổi trách nhiệm theo hướng không có

lợi

Có vấn đề về sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc

Những việc cần làm để duy trì nhân viên

Tạo điều kiện để nhân viên có sự khởi đầu tốt

Định hướng cho nhân viên mới khiến họ cảm thấy mình được chào đón và là một phần của tập thể

Tạo một môi trường tốt với các cấp lãnh đạo được nhân viên nể trọng

Trong nhiều trường hợp, bầu không khí của phòng ban còn quan trọng hơn là văn hóa công ty tổng thể

Nhà lãnh đạo tệ hại (cáu kỉnh, la mắng công khai, đổ lỗi) sẽ không đem lại lợi ích gì trong một môi trường tốt

Thà thay thế các nhà quản lý tồi còn hơn liên tục thay hàng loạt nhân viên giỏi

Giao cho nhân viên quyền tự chủ ở mức họ có thể đảm nhận

Nhiều người thích làm việc với sự giám sát ở mức tối thiểu

Chia sẻ thông tin

Chia sẻ các thông tin về chiến lược, kinh doanh và tài chính sẽ làm cho nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng

Thách thức nhân viên tư duy

Thiết kế lại công việc

Thiết kế lại các công việc lặp đi lặp lại, quá biệt lập, thiếu thách thức hoặc không vừa ý

Xác định sớm những người có thể rời bỏ công ty

Hãy thu xếp cuộc họp với nhân viên, xác định nguyên nhân, hỗ trợ để đạt kết quả tốt hơn

Là nhà quản lý có ý định duy trì nhân viên

Triển khai các cách thức quản lý khuyến khích những người giỏi ở lại – đừng vô tình đẩy họ đi

Những việc cần làm để duy trì nhân viên

Những việc cần làm để duy trì nhân viên

Các chương trình cân bằng công việc và cuộc sống

- Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ những ưu tiên cho công việc cũng như các ưu tiên cá nhân

- Nhìn nhận và hỗ trợ nhân viên, xem họ là những con người toàn diện

- Làm việc từ xa: Tiết kiệm chi phí bất động sản, hài lòng hơn với công việc Chú trọng vào kết quả hơn là hoạt động

- Tìm hiểu khía cạnh riêng tư của nhân viên và đồng sự trong công ty

- Khuyến khích mọi người tìm ra cách thức mới để hoàn thành công việc tốt hơn

Hộp đọc thêm:

Các nhà quản l{ không nên quan tâm nhiều đến sự thay thế nhân viên mà nên tâp trung duy trì những nhân viên thực sự làm gia tăng giá trị cho công ty và khách

hàng

Các nhân viên đó có đặc điểm sau:

- Chứng tỏ khả năng lãnh đạo (chính thức và không chính thức) đối với

người khác

- Luôn có kết quả xuất sắc

- Đóng góp những { tưởng mới thiết thực và có giá trị

- Không cần giám sát nhiều mà vẫn hoàn thành tốt công việc

- Tạo điều kiện thuận lợi cho người khác làm việc

- Có kiến thức hay kỹ năng đặc biệt, nếu thay thế thì phải tốn nhiều thời

gian và chi phí

- Có thể gây thiệt hại lớn cho công ty nếu họ bỏ sang làm cho đối thủ cạnh tranh trực tiếp

4 Tin tưởng giao phó

Các dấu hiệu cảnh báo

• Hộp email đến của bạn luôn đầy

• Thường xuyên làm việc ngoài giờ cho những nhiệm vụ “chỉ bạn mới

có thể làm”

• Không hoàn thành nhiệm vụ hoặc hoàn thành sai thời hạn

• Người báo cáo trực tiếp cảm thấy thiếu thẩm quyền hoặc nguồn lực

• Phê bình quyết định của cấp dưới và đích thân làm lại việc đã giao cho

họ

• Những người báo cáo cảm thấy không sẵn sàn làm nhiệm vụ được

giao

• Thường xuyên can thiệp vào các dự án đã giao cho người khác

• Tinh thần làm việc xuống thấp, tốc độ thay thế nhân viên tăng lên

• Nhân viên không nhận trách nhiệm cho những nhiệm vụ mà bạn giao

phó

Giao phó hay trao quyền

• Giao phó: Nhà quản lý vẫn giữ lại quyền

• Trao quyền : Chuyển giao quyền lực và trách nhiệm cho người

nhận

Hướng dẫn để giao phó hiệu quả

12 bước để giao phó hiệu quả

Bước 5 Nói rõ kz vọng (mục tiêu, kết quả mong muốn)

Bước 6 Kiểm tra lại thông tin (người nhận xác nhận lại những gì được nghe)

Bước 7 Hướng dẫn

sơ bộ cách làm (tùy đối tượng, có thể bỏ qua)

Bước 8 Động viên tinh thần người nhận việc

Bước 9 Nhắc lại mục tiêu và thời hạn

Bước 10 Yêu cầu người nhận trình bày lộ trình thực hiện

Bước 11

Cử người hoặc tự mình theo dõi, đánh giá, nhắc nhở

Bước 12 Đánh giá kết quả, khen thưởng, kỷ luật

Những việc không nên giao phó

Hoạch định, chỉ đạo, thúc đẩy nhân viên

Tuyển dụng, sa thải, phát triển nghề nghiệp

Đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật đặc biệt

5 Quản lý thời gian

Khơi nguồn khởi nghiệp

Hiểu cách sử dụng thời gian

Các hoạt động tiêu tốn thời

- Việc vặt cá nhân ở nơi làm việc

Tránh những việc lãng phí thời gian

Hãy để mục tiêu chỉ đường

Bước 1 Phân chia mục

tiêu thành các nhiệm vụ

Bước 2 Ước tính thời

gian cho mỗi nhiệm vụ

Lên kế hoạch cho thời gian

Các công cụ lên lịch làm việc

- Danh sách việc phải làm

- Lịch làm việc tuần, tháng

- Lịch hẹn

- Phần mềm

Ba kẻ thù quả việc quản lý thời gian

• Giúp nhân viên tự mình giải quyết vấn

• Từ chối đồng nghiệp mang

cà phê đến giải lao

• Né những vị khách không mời

• Tránh những cuộc điện thoại không mong đợi

• Giảm bớt công việc giấy tờ

• Không tham dự cuộc họp không cần thiết

• Tránh Việc di chuyển

Hộp đọc thêm: Họp nhiều, mau chết

Các công ty Việt Nam luôn mắc phải một hay nhiều các sai lầm sau đây:

1 Không có mục tiêu cuộc họp: Cả chủ tọa lẫn người họp đều không biết họp để đi đến kết quả gì!

2 Không có chương trình nghị sự: Cứ triệu tập là họp, không ai biết nội dung, chương trình cụ thể là

6 Mang laptop, máy tính bảng theo làm việc riêng khi họp Không tập trung vào nội dung cuộc họp

mà mang theo tài liệu, máy tính để làm việc ngay tại cuộc họp (vụ này khá phổ biến)

7 Sa đà giải quyết những vấn đề song phương (giữa 2 người, 2 bộ phận) trong các cuộc họp đa

phương (nhiều người, nhiều bộ phận) - vụ này hơi bị nhiều

8 Không đúc kết từng vấn đề Thảo luận nhiều nhưng không có kết luận

9 Không có chương trình hành động sau cuộc họp (việc gì phải làm, ai chịu trách nhiệm chính, ai hỗ trợ, thời hạn bắt đầu, kết thúc )

10 Cuối buổi họp, không dành 5-10 phút để đánh giá lại hiệu quả cuộc họp vừa qua

11 Cuộc họp mới không quan tâm đến kết quả xử lý những vấn đề nêu trong các cuộc họp trước đó

12 Biên bản họp không ghi tóm tắt nội dung đã thống nhất mà “tường thuật trực tiếp” diễn biến cuộc họp

Hãy đọc kỹ 12 sai lầm trên và hãy làm… ngược lại Các cuộc họp sẽ tạo ra giá trị, góp phần làm cho hoạt động của doanh nghiệp gia tăng hiệu quả

Một số lời khuyên để quản lý thời gian hiệu quả

Làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn (thường xuyên mài rìu)

Chọn việc quan trọng làm trước (tức là làm ít công việc đi)

Từ chối khi đang có nhiều việc (nhớ từ chối khéo)

Tập thể dục và ăn uống lành mạnh (bớt nhậu nhẹt, la cà)

Chỉ làm một việc tại một thời điểm, không làm việc đa nhiệm (trông em thì không xay lúa)

Ngủ đủ giấc 7 – 8 tiếng (ăn được ngủ được là tiên)

Hãy khởi động công việc sớm (việc hôm nay chớ để ngày mai)

Có giờ nghỉ ngắn giữa hai công việc (có đồ ăn nhẹ càng tốt)

Đừng nghĩ liên tục về toàn bộ các công việc, chỉ nghĩ về từng công việc (đừng phân

tâm)

Khóa trái cửa để tránh bị làm phiền (nếu cần thì treo thông báo “Không làm phiền”)

Đi du lịch, nghỉ dưỡng, thư giãn (ngoài vùng phủ sóng)

Gọi điện thoại với sự chuẩn bị trước

Bớt cầu toàn, tránh tiểu tiết (tư duy toàn cục)

Sắp xếp bàn làm việc, hộp thư điện tử, dữ liệu máy tính luôn gọn gàng và có hệ thống (để tìm thông tin cho nhanh chóng)

Cuối cùng: Hãy luôn giữ cho Tâm mở, Thức trống

6 Quản lý Nhóm

Thời điểm sử dụng nhóm làm việc

•Công việc đòi hỏi sự

kết hợp đặc biệt về kiến thức, chuyên môn

•Công việc của các

cá nhân có tính phụ thuộc nhau rất cao

•Nhiệm vụ sắp tới không phát triển liên tục mà sẽ

chấm dứt

•Kết quả đã được

ấn định

Các đặc điểm của nhóm hiệu quả

Sự tận tâm

Mọi thành viên đều đóng góp và được hưởng lợi

Năng lực

Mục tiêu chung rõ ràng, thuyết phục

Môi trường khuyến khích Phù hợp

với mục tiêu của

tổ chức

- Bảo trợ nhóm

- Trưởng nhóm

- Thành viên nhóm

- Người hướng dẫn

Xác định phần thưởng

- Cân bằng chế độ khen thưởng cho nhóm

và cá nhân

Chọn các thành viên cho nhóm

- Biết từ chối

- Biết đề xuất

- Biết thương lượng

- Biết tiếp nhận, phản hồi

 Người liên hệ giữa nhóm và

tổ chức

 Người phát ngôn cho nhóm

 Duy trì việc thực hiện mục

tiêu, đem về nguồn lực

 Giải quyết vấn đề nan giải

(Mâu thuẫn, không nhất trí,

không giao tiếp, ít tham gia,

thiếu tiến bộ, lãnh đạo vô l{ )

Vai trò của trưởng nhóm

 Hãy là người khởi xướng

 Hãy là một huấn luyện viên

giỏi

 Hãy là tấm gương

 Hãy là người tạo điều kiện

cho việc giao tiếp và hợp tác

Đánh giá hiệu suất của nhóm

Yếu tố kết quả và yếu tố quy trình

 Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tương tác cá nhân

Đánh giá qua sự thỏa mãn của khách hàng

Tự đánh giá

 Trưởng nhóm đánh giá

7 Đánh giá và huấn

luyện nhân viên

Đánh giá năng lực thực hiện

Đánh giá năng lực thực

hiện là một phương pháp

chính thức để đánh giá

xem nhân viên đang làm

việc tốt đến mức nào đối

với những mục tiêu được

giao

Đánh giá năng lực thực hiện

Việc đánh giá năng lực thực hiện

thường giúp cho doanh nghiệp:

- Giúp truyền đạt mục tiêu

- Tăng năng suất bằng cách đưa

ra ý kiến phản hồi kịp thời

Tám bước để đánh giá hiệu quả

Bước 5 Lập kế hoạch khép lại các

lỗ hổng trong năng lực thực hiện

Bước 6 Kiểm tra lại các mục tiêu thực hiện

Bước 7 Ghi chép lại

Bước 8 Theo dõi

Huấn luyện là một hoạt động

hai chiều, trong đó các bên

tham gia chia sẻ kiến thức và

kinh nghiệm để tối đa hóa khả

năng của cấp dưới và giúp

nhân viên đạt được các mục

tiêu đã nhất trí

Huấn luyện (Coaching)

Mục đích của huấn luyện:

- Phục hồi động cơ thúc đẩy nhân

viên

- Trở lại đúng hướng

- Tối đa hóa điểm mạnh

- Vượt qua các trở ngại của bản

thân

- Đạt được khả năng và kỹ năng

mới

- Chuẩn bị cho trách nhiệm mới

- Tự quản l{ hiệu quả hơn

Huấn luyện (Coaching)

Các bước huấn luyện

Tham gia vào việc cho nhận { kiến phản hồi Bước 4 Lập kế

hoạch hành động

Bước 5 Theo dõi với tư cách nhà quản l{

8 Xử lý những nhân viên

có vấn đề

Khơi nguồn khởi nghiệp

Những nhân viên có vấn đề

Quan tâm đến bản thân nhiều hơn mục tiêu các phòng ban

Gây bất mãn cho nhà quản

lý và đồng

nghiệp

Ít tận tâm với công việc và có vẻ

chán chản

Đồng ý thay đổi nhưng không hành động

4 Phương pháp xử lý

•Huấn luyện và đào tạo nhằm điểu chỉnh thiếu sót trong năng lực thực hiện

• Phương pháp phản hồi

• Thúc đẩy nhiệt huyết từ bên trong

• Chuyển sang công việc phù hợp hoặc sa thải