Tài liệu Nhóm Hiệu Quả - Effective Team Knowledge

Tài liệu Nhóm Hiệu Quả - Effective Team Knowledge

Tài liệu hỗ trợ cộng đồng Nhóm Hiệu Quả

Lời nói đầu

Thân gửi các anh chị đồng nghiệp quản lý

Các khó khăn ngày càng trở nên thách thức với các doanh nghiệp trong mọi ngành nghề Chúng ta hàng ngày, hàng giờ đối diện với bài toán thách thức làm nhiều hơn, làm tốt hơn, làm nhanh hơn, làm sáng tạo hơn nhưng phải với chi phí rẻ hơn Nghịch lý đó trong quản lý chỉ có thể vượt qua thông qua ba cách chung như sau

1- Chúng ta phải làm việc chăm chỉ và nâng cao năng suất cá nhân nhiều hơn nữa

2- Chúng ta cần tư duy sáng tạo để giải quyết vấn đề tốt hơn và với nguồn lực hiệu quả hơn

3- Chúng ta cần phải làm việc nhóm tốt hơn nữa để tạo cộng hưởng trong công việc

Tập tài liệu này nhằm giúp các cấp quản lý có những góc nhìn mới về phát triển nhóm trong công ty

để nâng cao hiệu suất làm việc Các bài viết cung cấp thêm các công cụ và những chỉ dẫn chi tiết trong phát triển nhóm hiệu quả Bên cạnh các tài liệu hỗ trợ doanh nghiệp, Viện Quản Lý Việt Nam có các dịch vụ nhằm nâng cao năng lực nhóm hiệu quả trong công ty như:

1- Các chương trình đào tạo tích hợp với các hoạt động team building trong công ty như chuẩn

bị trước team building, đào tạo sau team building nhằm kết nối hoạt động team building và các vấn đề trong kinh doanh như ra các phương pháp ra quyết định nhóm, giải quyết mâu thuẫn, truyền thông hiệu quả trong nhóm, cấu trúc nhóm hiệu quả, phân bổ nguồn lực trong nhóm, các qui trình khác trong nhóm

2- Thực hiện các chương trình indoor team building trong công ty

3- Các bài đánh giá Assessment nhằm xác định vai trò trong nhóm của mỗi cá nhân, đánh giá mức độ hiệu quả của các nhóm làm việc Thực hiện các bài đánh giá xác định tính cách cá nhân tiền đề nhóm hiệu quả

4- Thực hiện các phỏng vấn 1 – 1 với các cấp quản lý, các nhóm focus group để tiến hành phân tích sâu nhóm hiệu quả và các biện pháp nâng cao năng suất và hiệu suất của nhóm trong công ty

5- Thực hiện các chương trình đào tạo lãnh đạo nhóm, thành viên nhóm và các chương trình phát triển nhóm hiệu quả chuyên sâu ví dụ mô hình 6 chiếc mũ tư duy ra quyết định nhóm

Các ý kiến đóng góp vui lòng gửi trực tiếp qua tác giả qua email anh.vu@businessmatching.vn

vutuananh1248@gmail.com

Chúc các anh chị thành công trong công tác phát triển nhóm hiệu quả tại công ty

Ths Vũ Tuấn Anh

Mục Lục

1- Các công ty Việt Nam có cần đào tạo và phát triển nhóm hay không?

2- Nhân viên chủ chốt – Sức ỳ lớn nhất của nhóm làm việc

3- Xác định vai trò thành viên- Yếu Tố Then Chốt Nhóm Hiệu Quả Phần 1

4- Xác định vai trò thành viên- Yếu Tố Then Chốt Nhóm Hiệu Quả Phần 2

5- Nhóm Không Hiệu Quả- Sát Thủ Thầm Lặng Của Năng Suất và Chất Lượng

6- Quyết định nhóm – Sức mạnh thật sự của tổng công ty

7- Các trở ngại của người Việt Nam khi làm việc nhóm

8- Triển khai team building hiệu quả trong doanh nghiệp

9- Các bước thực hiện team building hiệu quả

Các công ty Việt Nam có cần đào tạo và phát triển nhóm hay không?

Trong khủng hoảng, các chi phí thường được cắt bỏ và các chương trình đào tạo nhóm thường bị gạt đầu tiên do quan niệm các hoạt động nhóm chỉ cần thiết tại những công ty lớn hoặc có những hoạt động chuyên môn phức tạp Trái lại trên thực tế, các chương trình đào tạo hoạt động nhóm cho các thành viên chủ chốt trong công ty tại các công ty Việt Nam cần phải được đặt tại mức độ cần kíp cao nhất do các lý do rất đặc trưng của các doanh nghiệp Việt Nam như sau

01- Quy trình làm việc chưa rõ ràng: Các doanh nghiệp Việt Nam thường mới phát triển và các qui

trình trong công ty chưa rõ ràng Trong môi trường đó, công tác làm việc nhóm rất quan trọng do

có rất nhiều phần công việc hoặc trách nhiệm không được phân chia rõ ràng Câu hỏi “Thuộc về ai

?” sẽ có rất nhiều lời giải đáp phụ thuộc vào bối cảnh và tương quan giữa các nhân viên Trái lại, trong những công ty chuyên nghiệp và phát triển lâu năm, qui trình thường rõ ràng và các nhân viên ít khi phải bàn luận công việc này thuộc về ai Trong môi trường như ở công ty Việt Nam, làm việc nhóm là yếu tố tối cần thiết cho nhân viên tồn tại lâu dài trong công ty và cấp quản lý hiệu quả

02- Cơ cấu lồng ghép: Tại các doanh nghiệp Việt Nam, các nhân viên thường kiêm nhiệm nhiều vị trí

và chức năng khác nhau Các lãnh đạo doanh nghiệp thường suy nghĩ rằng việc kiêm nhiệm nhiều

vị trí sẽ giảm chi phí và tăng tính hiệu quả Tuy nhiên khi kiêm nhiệm nhiều vị trí áp lực làm việc nhóm hiệu quả sẽ tăng lên rất nhiều trong công ty Hệ thống quản lý theo ma trận sẽ yêu cầu các nhân viên làm việc nhiều hơn và tương tác nhiều hơn trong công việc

03- Người châu Á thường hành xử theo tình cảm: Khi xẩy ra mâu thuẫn, giữa các nhân viên Việt

nam với nhau rất khó dàn hòa Chính vì lý do đó, các cấp quản lý và CEO cần đặc biệt chú ý về vấn

đề làm việc nhóm phải hoàn hảo ngay từ ban đầu Nếu để mâu thuẫn xẩy ra, khả năng bất đồng

và giảm hiệu quả sẽ thường xuyên xẩy ra trong công ty

04- Tính cách làm việc nhóm hạn chế của nhân viên Việt Nam: Các nhân viên Việt Nam có rất nhiều

hạn chế trong làm việc nhóm Các hạn chế này có nguyên nhân từ thái độ, văn hóa, kinh nghiệm,

năng lực Các nguyên nhân sẽ được nói rõ hơn trong bài viết cùng tài liệu

05- Tuyển dụng rất khó khăn: Các công ty Việt Nam thường gặp rất nhiều khó khăn trong tuyển dụng Các áp lực không hiệu quả trong nhóm làm việc là một trong những yếu tố hàng đầu khiến cho nhân viên mới cảm thấy chán nản và rời bỏ khỏi công ty Trong công ty, các nhân viên không

thể chọn lựa các nhóm để làm chung Nếu áp lực quá nhiều từ những thành viên chủ chốt, chọn

lựa nghỉ việc luôn luôn đứng hàng đầu

06- Định biên nguồn nhân lực vừa đủ: Các doanh nghiệp Việt Nam thường rất tiết kiệm chi phí vì vậy

định biên nhân lực thường vừa đủ hoặc ít hơn nhu cầu công việc đòi hỏi.Áp lực làm nhiều hơn với chi phí và tài nguyên ít hơn sẽ yêu cầu người nhân viên cần phải phối hợp và làm việc nhóm với

nhau càng hiệu quả hơn

07- Năng lực làm việc nhóm hạn chế các thành viên chủ chốt: Các thành viên chủ chốt và quan trọng

tại các công ty Việt Nam thường là những chướng ngại vật để phát triển và duy trì nhóm hiệu quả Các lý do tại sao các thành viên này là chướng ngại sẽ được đề cập trong tài liệu Các cấp lãnh đạo cần đặc biệt chú ý để triển khai các chương trình đào tạo và coaching nhằm thay đổi tư

duy của các thành viên này

08- Trình độ nhân viên chênh lệch: Do các điều kiện và chế độ đãi ngộ không được tốt như các công

ty nước ngoài và liên doanh, các công ty việt nam thường phải tuyển và chấp nhận những ứng viên hoàn toàn ưng ý Điều này dẫn tới sự chênh lệch giữa các nhân viên với nhau và yêu cầu công việc Sự thiếu hụt này cũng là yếu tố làm cho đào tạo nhóm hiệu quả trở nên cấp thiết trong

công ty

Cái khó bó cái khôn Các doanh nghiệp Việt Nam hạn chế về nguồn lực và dẫn tới các vấn đề trên trong công ty Tới lượt nó, các nguyên nhân trên đã làm giảm hiệu suất và năng suất âm thầm trong công ty Các lãnh đạo công ty cần nhận thức và ưu tiên cho các chương trình đào tạo, phát triển và đánh giá để nâng cao làm việc nhóm hiệu quả trong toàn công ty

Nhân viên chủ chốt – Sức ỳ lớn nhất của nhóm làm việc

Tại các doanh nghiệp Việt Nam thường có nhóm những nhân viên chủ chốt đã tạo nên công ty từ những ngày gian khó Tuy nhiên, khi công ty phát triển lên thông thường nhóm người này lại là

những tác nhân làm giảm hiệu quả làm việc nhóm trong công ty Các nguyên nhân quan trọng sau đây giải thích hiện tượng này

01- Tâm lý biết tuốt: Các nhân viên này thường tự cho mình khả năng siêu phàm giải quyết mọi vấn

đề phát sinh trong công ty thông qua kinh nghiệm và năng lực của họ Họ thường tự thể hiện mình thông qua câu nói “tôi đã xây dựng từ con số 0 vì vậy tôi biết mọi việc” Kinh doanh là thay đổi từ mọi khía cạnh Tâm lý biết tuốt là trở ngại đầu tiên làm giảm hứng khởi làm việc nhóm từ

các thành viên mới trong công ty

02- Tâm lý thỏa mãn: Các nhân viên chủ chốt thường có tâm lý thỏa mãn tự thưởng cho mình vì

những ngày gian khó họ đã cống hiến hết mình Điều này đúng nhưng nó giảm tính hiệu quả nhóm khi các nhân viên này không tự tạo thách thức để đẩy toàn nhóm làm việc tiến lên trước

trước

03- Tự tin quá vào khả năng: Các nhân viên này thường quá tự tin và không lắng nghe các ý kiến

đóng góp từ các thành viên mới Họ luôn luôn đánh giá các nhân viên mới không có năng lực và kinh nghiệm giải quyết công việc trong phòng ban Thay vì ra quyết định có tham khảo ý kiến của

mỗi cá nhân, ý kiến của nhân viên chủ chốt luôn luôn được áp đặt trong toàn phòng ban

04- Kết bè phái trong công ty: Các nhân viên chủ chốt trong công ty có thời gian làm việc với nhau

rất lâu và chinh chiến qua nhiều khó khăn Trong con mắt tổng giám đốc, họ cũng là những thành viên được tin cậy hơn Các lý do này dễ dàng tạo ra bè phái hay tư duy bầy đàn khi giải quyết các vấn đề mới Các nhân viên mới mặc dù có những ý kiến tốt nhưng rất khó lòng vượt qua được

nhóm công thần này

05- Họ là Ram bô trong công ty: Các nhân viên chủ chốt thường đóng vai trò Ram bô khi một mình

một súng xông vào giải quyết mọi vấn đề Công ty là phim trường cho các “ Ram bô “ này biểu diễn các show solo một mình Hiện tượng này sẽ tạo ra cảm giác chán nản và bị coi thường từ các

nhân viên trong nhóm làm việc

06- Thiếu kỹ năng quản lý và làm việc nhóm: Các nhân viên chủ chốt trong công ty thường khởi đầu

từ những vị trí vận hành và thực thi Điều đó cũng dễ hiểu khi khởi nghiệp, nhiệm vụ quan trọng

nhất là tạo ra sản phẩm hoặc thực thi dịch vụ Tuy nhiên khi công ty thành công, họ được chuyển

tới các vị trí quản lý và làm việc với con người Điều này dẫn tới sự chênh lệch giữa yêu cầu công

việc và kỹ năng quản lý cần có

07- Không cùng lớn với tốc độ của công ty: CEO của công ty rất muốn công ty phát triển nhanh tuy

nhiên các nhân viên chủ yếu và cấp quản lý có đồng ý như vậy không lại là một câu hỏi khó Có

thể trong con mắt của CEO tăng trưởng 10 % là chậm nhưng đối với các nhân viên chủ chốt như vậy là quá nhanh Điều này dẫn tới bản thân các nhân viên chủ chốt trong công ty sẽ tự động kiềm chế tốc độ phát triển của công ty vì họ cho rằng quá nhanh với năng lực, kinh nghiệm và khả năng của họ Từ nhận thức này, các nhân viên chủ chốt không thấy áp lực cần phải phát triển

nhóm để đáp ứng yêu cầu tăng trưởng của công ty

08- Lo sợ cấp dưới tiếm quyền: Các cấp quản lý và nhân viên chủ chốt có tâm lý như trong mục 07 có

đề cập Khi không muốn lớn cùng công ty, họ sẽ rất lo sợ cấp dưới thay thế họ và thực hiện chính sách “ngu hóa nhân viên” khi không thực hiện đào tạo, phát triển và chuyển giao năng lực và kinh nghiệm cá nhân Họ không muốn tạo ra những đối thủ cạnh tranh với chính chiếc ghế của họ

trong các phòng ban

09- Trục lợi cá nhân: Một nguyên nhân xấu nhất nhưng cũng thường xẩy ra tại các doanh nghiệp Việt

Nam đó là các nhân viên chủ chốt tìm cách trục lợi cá nhân từ các hoạt động kinh doanh và vận hành trong phòng ban Một khi điều này xẩy ra, các nhân viên không đồng ý sẽ bị cô lập hoặc bị

đẩy ra khỏi phòng ban bất chấp họ tốt tới mức độ nào đi nữa

Thực tế cho thấy, các cấp lãnh đạo cao nhất trong công ty luôn luôn mong muốn nhóm hiệu quả phát triển tối đa Tuy nhiên họ cần phải đánh giá nghiêm túc các nhân viên chủ chốt trong công ty có các biểu hiện và hiện tượng như trên không Nếu 60 % nhân viên chủ chốt trong công ty có 1 hoặc 2 dấu hiệu như trên, nhóm làm việc hiệu quả chỉ là Nice Dream – giấc mơ đẹp nhưng không có thực trong công ty

Xác định vai trò thành viên- Yếu Tố Then Chốt Nhóm Hiệu Quả Phần 1

Nhóm hiệu quả là mục tiêu quan trọng thứ hai trong công tác đào tạo và phát triển nhân viên sau khi công ty đã hoàn thành các chương trình đào tạo và phát triển tại mức độ cá nhân Vai trò nhóm hiệu quả tới hoạt động công ty đã được phân tích cặn kẽ trong bài viết “ Nhóm hiệu quả sát thủ thầm lặng của năng suất và chất lượng trong công ty - Bài viết này nhằm giúp các chuyên viên đào tạo và phát triển, trưởng phòng nhân sự hiểu sâu sắc về nhóm hiệu quả trong công tác vận hành

Trên thực tế, có rất nhiều hiện tượng với nhóm xẩy ra ví dụ một nhóm có số lượng thành viên nhóm

ít hơn nhưng lại hiệu quả hơn trong công việc, một nhóm rất thành công với dự án này nhưng lại thất bại với những dự án khác, nhóm khác tập hợp những siêu sao trong công ty nhưng lại thất bại thê thảm trong những dự án quan trọng, nhóm “ hàng khủng “ với các thành viên lãnh đạo từ trưởng phó phòng lại không thể nào hoàn thành dự án đúng thời gian với chi phí được duyệt Ngược lại, có những nhóm với nguồn lực nhân lực hạn chế về chuyên môn, vị trí trong công ty, số lượng nhân lực lại hoàn thành xuất sắc và gọn ghẽ những dự án được giao

Các vấn đề đó sẽ được làm sáng tỏ nếu như chúng ta tiến hành phân tích vai trò thành viên trong nhóm một cách hệ thống Xác định vai trò thành viên trong nhóm là yếu tố then chốt quyết định nhóm hiệu quả và công tác này cần phải thực hiện ngay khi thành lập nhóm Nhóm được thành lập ra

để cộng hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ của các thành viên Tuy nhiên, nếu như mỗi thành viên không hiểu rõ mặt mạnh, vai trò của mình và những gì mình có thể cống hiến hiệu quả trong nhóm thì cộng hưởng không thể nào xẩy ra Xác định vai trò trong nhóm mang lại những hiệu quả cụ thể như sau

01- Xác định mặt mạnh của mỗi cá nhân: Mỗi thành viên có một mặt mạnh vượt trội hơn những

thành viên khác Không thành viên nào có thể xuất sắc mọi mặt trong nhóm Thành viên A có thể có

kỹ năng vượt trội trong sáng tạo nhưng trong lúc thực hành sẽ rất yếu Ngược lại thành viên B rất kém trong lập kế hoạch nhưng lại là một tay thợ lành nghề trong lúc triển khai dự án Xác định rõ các mặt mạnh đảm bảo nhóm nhận được nhiều nhất những cống hiến từ mọi thành viên trong nhóm

02- Xác lập vai trò quyết định: Thông thường trưởng nhóm là người quyết định mọi việc trong toàn

bộ dự án Điều này không đảm bảo tính hiệu quả của nhóm làm việc Các dự án thường trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn yêu cầu các năng lực khác nhau Lý tưởng torng nhóm cần xác định mặt mạnh nhằm tạo cơ hội những người giỏi nhất trong nhóm về lĩnh vực nào đó sẽ là những người quyết định trong những giai đoạn phù hợp của dự án thay vì một người làm trưởng nhóm quyết định hoàn toàn dự án

03- Xác định nguồn lực còn thiếu: Xác định vai trò thành viên cho phép nhóm tối ưu nguồn lực trong

nhóm Xác định vai trò thành viên cho phép đánh giá chất lượng nhóm theo chiều sâu thay vì số lượng Ví dụ một nhóm có 4 người nhưng có người giỏi về kế hoạch, thực thi, sáng tạo và kiểm tra sẽ

tốt hơn rất nhiều nhóm có 6 người nhưng chỉ có hai loại vai trò là lập kế hoạch và thực thi Có thể nói đánh giá vai trò cho phép đánh giá chiều sâu chất lượng nhóm làm việc

04- Điều chỉnh theo từng giai đoạn dự án: Dự án triển khai theo các giai đoạn khác nhau và từng giai

đoạn đòi hỏi chất lượng nhân lực khác nhau thông qua đòi hỏi các vai trò thành viên nhóm khác nhau Xác định rõ vai trò nhóm để xác định trong giai đoạn cụ thể nhóm cần bổ xung các nguồn lực nào khắc phục khó khăn

05- Tận dụng nguồn lực chưa phát hiện trong nhóm: Các thành viên nhóm không nhất thiết bày tỏ

các điểm mạnh của mình với các thành viên khác Rất hay xẩy ra khi trong nhóm các nhân tài không được phát hiện hoặc bị lấn át trong nhóm Điều này dẫn tới nhóm không hiệu quả do các nguồn lực sẵn có không được công nhận và sử dụng

06- Đào tạo và phát triển thành viên nhóm: Xác định rõ các vai trò thành viên nhóm và xác định sự

chênh lệch với yêu cầu công việc cho phép chúng ta hiệu chỉnh và phát triển các chương trình đào tạo nhóm nhằm phát triển các vai trò thành viên nhóm còn thiếu trong công ty Điều này cho phép công ty sử dụng chi phí tối ưu nhất trong việc đào tạo và phát triển đội nhóm

07- Định hướng cho công tác tuyển dụng: Nếu công ty thực hiện việc đánh giá vai trò nhóm cho toàn

bộ nhân viên chủ chốt, công ty có thể thực hiện các định hướng tuyển dụng các nhân viên sở hữu các vai trò thành viên nhóm công ty còn thiếu hụt

08- Điều chỉnh theo từng loại dự án: Mỗi dự án trong nhóm đều khác biệt về mặt bản chất Dự án

phát triển sản phẩm mới sẽ có những đòi hỏi hoàn toàn khác biệt với dự án phát triển hệ thống dịch

vụ khách hàng Nhận thức rõ mỗi dự án có những đòi hỏi khác nhau cho từng vai trò thành viên nhóm giúp cho công ty tối ưu hóa nguồn nhân lực hiện có và đảm bảo dự án thành công cao nhất

Nhóm hiệu quả luôn là yêu cầu cấp bách của các công ty và doanh nghiệp đặc biệt trong khủng hoảng kinh tế khi các cấp lãnh đạo yêu cầu lực lượng nhân sự cộng hưởng và tạo ra kết quả với nguồn lực ít hơn hoặc bằng như cũ Các trưởng phòng nhân sự có thể thực hiện việc này qua việc đánh giá vai trò

nhóm nhằm xác định, tối ưu hóa nguồn nhân lực hiện có tại công ty theo các yêu cầu kinh doanh

Xác định vai trò thành viên- Yếu Tố Then Chốt Nhóm Hiệu Quả Phần 2

Có rất nhiều mô hình xác định vai trò thành viên trong nhóm, tuy nhiên mô hình Belbin được sử dụng rộng rãi nhất trong các chương trình đào tạo và phát triển nhóm hiệu quả Mô hình Belbin xác định

có 09 loại vai trò trong nhóm bất kỳ

1-Coordinator/ Chairperson – Điều phối/ trưởng nhóm: vai trò thành viên nhằm xác định rõ mục

tiêu của nhóm, vai trò từng thành viên, kết luận các vấn đề trong nhóm

2-Shaper- Sâu sắc: vai trò thành viên xác định các khuôn mẫu trong nhóm, thúc đẩy nhóm hướng tới

các đồng thuận và ra quyết định, đưa ra các thách thức cho các thành viên trong nhóm

3-Innovator- Sáng tạo: vai trò tạo ra các góc nhìn mới, các phương pháp mới, các yếu tố mới Đưa ra

những đánh giá khác biệt về các vấn đề trong nhóm

4-Resources Investigator- Quản lý nguồn lực: vai trò xác định các nguồn lực trong nhóm, xây dựng

và tìm kiếm các thông tin, thương thảo nhằm tạo ra các nguồn lực trong nhóm nhiều nhất và hiệu quả nhất

5-Monitor/ Evaluator- Kiểm soát: vai trò phân tích các vấn đề, đánh giá tình hình thực hiện, giám sát

công tác triển khai, đánh giá các đóng góp của các thành viên khác

6-Implementer- Triển khai: vai trò chuyển từ các thông tin sang các kế hoạch cụ thể có thể thực thi

được, xác lập kế hoạch triển khai cho các nhóm công việc trong nhóm

7-Teamworker- Xây dựng nhóm: vai trò thực hiện gắn kết và xây dựng các kết nối trong nhóm, thúc

đẩy các thành viên gắn kết với mục tiêu chung, giải quyết các mâu thuẫn, đảm bảo truyền thông tốt trong nhóm

8-Completer- Finisher- Thực thi: vai trò thực thi các hoạt động kế hoạch trong nhóm, tập trung hoàn

thành các công việc, quản lý chất lượng, các kế hoạch hoàn thành, khắc phục các lỗi trong nhóm

9-Specialist- Chuyên gia: vai trò thực thi các nhóm công việc liên quan tới chuyên môn sâu trong

nhóm Các chuyên môn có thể đòi hỏi rất sâu, ít gặp hoặc yêu cầu kết hợp nhiều kiến thức khác nhau

để giải quyết

Chín nhóm vai trò trên là định hướng căn bản cho các công ty xác định nguồn lực nhân lực của mình

có đảm bảo về chất cho các dự án nhóm trong công ty Trên thực tế, mỗi thành viên nhóm có thể đóng góp 2-3 vai trò trong nhóm làm việc Họ có thể vừa là Specialist, Completer và Implementer Một trưởng nhóm có thể vừa là Chairperson và Innovator trong nhóm Quan trọng nhất trong một nhóm làm việc phải sở hữu ít nhất cả 9 vai trò nói trên và đáp ứng mỗi yêu cầu từ dự án đang thực hiện Các công ty có thể thực hiện xác định vai trò Team Profile thông qua các dịch vụ đánh giá vai trò

nhóm liên hệ với tác giả

Nhóm Không Hiệu Quả- Sát Thủ Thầm Lặng Của Năng Suất và Chất Lượng

Năng suất và chất lượng là yếu tố sống còn đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp nói riêng Năng suất lao động cá nhân tại Việt Nam vào loại thấp nhất thế giới theo trích dẫn của các tổ chức quốc tế và các chuyên gia tại Việt Nam Các ý kiến trích dẫn sau đây đã rung lên hồi chuông báo động cho năng suất lao động cá nhân “Theo TS Hồ Đức Hùng, Đại học Kinh tế Tp.HCM, năng suất lao động của lao động Việt Nam hiện thấp hơn Indonesia 10 lần, Malaysia 20 lần, Thái Lan

30 lần, Nhật Bản tới 135 lần (1)” “Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này, theo Giáo sư Michael Porter, chính là do năng suất lao động chung trong nền kinh tế (động lực chính cho sự thịnh vượng) còn ở mức quá thấp Điều này cũng trực tiếp ảnh hưởng đến mô hình tăng trưởng vốn đang dựa nhiều vào hội nhập và chuyển dịch lao động chế tác hiện nay (mô hình cổ điển) (2)”

Vì lý do nhân viên có năng suất cá nhân thấp làm việc theo nhóm, hiệu suất lao động sẽ còn sút giảm theo cấp số nhân khi số lượng nhân viên Việt Nam tăng theo cấp số cộng trong nhóm Một giải thích rất đơn giản cho hiện tượng này đó là nếu bản thân các cá nhân không biết quản lý và gia tăng năng suất cá nhân thì khi họ làm việc chung với nhau trong một nhóm, kết quả sẽ còn tồi tệ hơn rất nhiều Trên thực tế, các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên tại các công ty tập trung chủ yếu cho

cá nhân

Các chương trình như kỹ năng, phát triển năng lực quản lý, lãnh đạo đều hướng vào cá nhân Ngay cả chương trình đào tạo nhóm cũng mang tính chất cá nhân nhiều hơn khi các học viên tham dự thông qua các buổi đào tạo điển hình Các chương trình đào tạo và phát triển đúng nghĩa cho nhóm hiệu quả như các hoạt động team building, đào tạo lồng ghép team building, các công cụ đánh giá vai trò thành viên trong nhóm và nhóm hiệu quả chiếm tỷ trọng rất ít trong ngân quỹ đào tạo và phát triển Trên thực tế, nhóm không hiệu quả là sát thủ thầm lặng của năng suất và chất lượng trong mọi công

ty Có thể nói, thiếu nhóm hiệu quả, giá trị của các chương trình đào tạo và phát triển cá nhân không thể nào phát huy tác dụng tối đa Một anh giám đốc sales được cử đi học chương trình quản lý nâng cao bán hàng tại Singapore trị giá 3000 USD nhưng anh giám đốc này lại không thể lãnh đạo và duy trì nhóm hiệu quả cho hơn 50 nhân viên bán hàng dưới quyền Công ty phần mềm có thể tốn 10.000 USD cho chương trình đào tạo quản lý dự án cho hơn 20 trưởng dự án tuy vậy các trưởng dự án này không biết phát triển nhóm hiệu quả trong các dự án mà họ quản lý Một tổng công ty đầu tư hơn 30.000 USD cho các chương trình phát triển kỹ năng lãnh đạo cho toàn bộ giám đốc khối Trên thực

tế, các giám đốc khối này không thể tạo ra nhóm hiệu quả để đẩy toàn bộ hoạt động kinh doanh của tổng công ty Có rất nhiều ví dụ trong thực tế chứng tỏ các chương trình đào tạo và phát triển sẽ không có lợi ích nhiều nếu như không có chương trình đào tạo và phát triển nhóm hiệu quả cho bản thân các học viên trong công ty

Nhóm hiệu quả càng quan trọng đối với các lao động Việt Nam Theo như trích dẫn của báo tuổi trẻ

“Có một nghịch lý khá phổ biến trong không ít công ty có nhiều người trẻ, giỏi đầu quân, đó là các bạn trẻ càng có tài thì càng dễ trở thành kẻ thua cuộc trong các hoạt động cần tinh thần

“teamwork” (làm việc theo nhóm) (3)” Trong bài viết trong cùng tài liệu, tác giả có nêu 9 nguyên

nhân quan trọng giải thích tại sao lao động Việt Nam rất kém khi làm việc nhóm với nhau trong môi trường chuyên nghiệp Ngoài các lý do trên, các lý do sau cũng là những tác nhân nhấn mạnh tầm quan trọng của nhóm hiệu quả

1-Cắt giảm biên chế: Cắt giảm biên chế và một vị trí đảm đương nhiều công việc hơn là lý do chính

yếu nâng cao tầm quan trọng của làm việc nhóm hiệu quả Giám đốc các công ty đối đầu với thực trạng yêu cầu công việc nhiều hơn số nhân lực sẽ tìm cách giải thông qua yêu cầu cộng hưởng đối với nhóm làm việc

2- Các tác nghiệp thông thường yêu cầu nhóm làm việc: Trong các công ty ngày nay, rất ít các công

việc mang tính chất cá nhân Hơn 80 % công việc của các cá nhân đều liên quan tới các nhóm làm việc bên trong/ ngoài công ty Trong một số trường hợp còn làm việc theo nhóm ảo – với các đồng nghiệp trên thế giới Trong môi trường làm việc đó, nhóm hiệu quả trở thành yếu tố sống còn quyết định năng suất và chất lượng công việc

3- Mức độ khó trong nhiệm vụ: Để giải quyết bài toán thấu đáo, các vấn đề phải được đánh giá và

nghiên cứu từ nhiều quan điểm và chức năng khác nhau Công ty không phát triển nhóm hiệu quả sẽ trở nên “ cận thị “ và có những góc nhìn định kiến với các yêu cầu kinh doanh trong công ty

4- Liên kết trong kinh doanh: Do không đủ nguồn lực nội tại, công ty thường xuyên phải liên kết với

nhau trong các dự án Thiếu kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, công ty không thể nào kết nối và phát triển các dự án với các đối tác trong và ngoài nước

5- Sáng tạo trong kinh doanh: Các doanh nghiệp Việt Nam thông thường bị chê kém sáng tạo trong

kinh doanh và vận hành Lý do kém sáng tạo cũng xuất phát từ làm việc nhóm hiệu quả kém Các thành viên trong nhóm không biết cách lắng nghe, tận dụng và suy xét thấu đáo các ý kiến và góc nhìn của toàn bộ thành viên Ý kiến của những cá nhân có tuổi , chức vụ cao và địa vị trong công ty thường được nhóm công nhận là đúng trên bề mặt Trong khi trên thực tế, các ý kiến này thường mang lại những kết quả không mong muốn

Qua những phân tích trên, đào tạo và phát triển nhóm hiệu quả là nhu cầu ưu tiên số một trong các chương trình đào tạo tại công ty và doanh nghiệp trong năm 2013 khi mà toàn thể công ty đang đứng trước câu hỏi thách thức “ Làm thế nào để làm ra doanh thu và kết quả kinh doanh tốt hơn với nguồn lực hạn chế hơn” Chương trình HR Team Building Day 2013 là nỗ lực chuyển giao một chương trình đào tạo nhóm hiệu quả tới các CEO và các cấp lãnh đạo quản lý cấp cao Các chuyên viên nhân sự tham gia HR Team Building Day 2013 sẽ nhận được một chương trình team building và phát triển nhóm hiệu quả đầy đủ để họ có thể tự thực hiện và vận hành phát triển nhóm hiệu quả tại công ty nhằm biến slogan ” Tối Ưu Hóa Nguồn Lực- Tối Đa Hóa Doanh Thu” trở thành hiện thực

(1): http://vietnamnet.vn/vn/giao-duc/86091/nang-suat-lao-dong-viet-nam-thuoc-day-khu-vuc.html (2): http://vpc.vn/Desktop.aspx/News/Tin-

tuc/Diem_yeu_cua_kinh_te_Viet_Nam_hien_nay_la_nang_suat_lao_dong_thap/

(3): http://tuoitre.vn/nhip-song-tre/441589/di-ung-voi-lam-viec-nhom.html