Khái quát chung Đàm phán kinh doanh

Khái niệm - Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận t

PHẦN 2

ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Ths Phan Trọng An

Ptantm@gmail.com

NỘI DUNG PHẦN 2

1 Khái quát chung về đàm phán trong kinh doanh

2 Chiến lược, kỹ thuật và chiến thuật đàm phán

3 Tiến trình đàm phán kinh doanh

4 Nghệ thuật đột phá thế găng trong đàm phán

5 Sự thành công của đàm phán và hiệu lực của người đàm phán

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN

I KHÁI NIỆM VỀ ĐÀM PHÁN KINH DOANH

1 Khái niệm

- Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng,

để đi đến một thỏa thuận thống nhất

- Đàm phán kinh doanh là bàn bạc, thỏa thuận

giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thỏa hiệp để giải quyết những vấn đề về kinh doanh có liên quan đến các bên.

Đàm phán để làm gì?

Những cuộc ĐP mà bạn thường tham gia:

- Trong công việc hàng ngày?

- Trong cuộc sống hàng ngày?

Kết quả như thế nào?

Kết quả của cuộc đàm phán

- Thắng - Thua/Thua - Thắng

- Thắng - Thắng

- Không kết quả

- Thua - Thua Làm thế nào để có kết quả Thắng - Thắng?

2 Các yếu tố trong khái niệm đàm phán

- Sự tác động lẫn nhau giữa những người

đàm phán thường dưới hình thức mặt đối mặt

- Sự bất đồng:

+ Lợi ích + Mục đích hay mục tiêu + Sự việc (và cách giải thích/quan điểm) + Phương pháp

+ Qui chế + …

II CÁC YẾU TỐ VÀ SÁCH LƯỢC ĐPKD

1 Các yếu tố của đàm phán kinh doanh

- Bối cảnh: Gồm tình hình tài chính của đối tác, vấn

đề ưu tiên, giá cả/chi phí, nhu cầu thực sự và sức ép

+ Tìm đối tượng để thu thập thông tin

+ Quan sát biểu hiện, hành động nhượng bộ của đối tác

- Thời gian: Đàm phán là một quá trình, có khởi điểm và kết điểm (điểm chết) Cần giấu điểm chết của mình

+ Phải kiên nhẫn và chịu đựng sức ép của đối tác

+ Kiềm chế, bình tĩnh và biết chớp lấy thời cơ

+ Quyết không cho đối phương biết điểm chết của mình

+ Quan sát thái độ của đối tác

+ Biết trước có lợi thì mới hành động quyết định.

- Quyền lực: Quyền lực liên quan đến khả năng

của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định Ai cũng có quyền lực song việc sử dụng nó tùy thuộc vào khả năng của mỗi người

+ Quyền lực tiềm tàng Ví dụ: “Không bán chịu”

+ Quyền lực hợp pháp Ví dụ: bảng giá, công văn,

2 Sách lược đàm phán kinh doanh

- Tạo ra cạnh tranh

- Từng bước tiến tới

- Gây áp lực

- Giả câm giả điếc Ví dụ: sau khi đối tác hùng hồn

trình bày, ta lễ phép nói “thưa ngài, tôi chưa rõ”

- Nêu ra mục tiêu cao

- Trao đổi vị trí Ví dụ: “Nếu tôi có quyền quyết định…”

- Giấu giếm tình cảm

- Tùy cơ ứng biến

- Tránh việc thỏa thuận nhanh chóng

- Không để đối tác mất thể diện

III ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐPKD

1 Đàm phán kinh doanh là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột”

2 Đàm phán KD là quá trình hai bên không ngừng điều chỉnh nhu cầu (mục tiêu) của mình

để đạt được ý kiến thống nhất.

3 Đàm phán kinh doanh không phải là thỏa

mãn lợi ích của một bên không hạn chế, mà là

có giới hạn lợi ích nhất định.

4 Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại

Các tiêu chuẩn:

+ Mục tiêu + Chi phí + Quan hệ giữa các bên.

5 Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật

Mô hình vòng tròn đàm phán đảm bảo tính

năng động, sáng tạo và mềm dẻo của nhà đàm phán.

IV PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

1 Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán KD

- Đàm phán là một việc tự nguyện

- Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên

muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới có thể thỏa mãn cả hai bên

- Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được giải quyết khi có thỏa thuận chung

- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong

đàm phán

- Một kết cục thành công trong đàm phán là đạt được

điều mà hai bên đều mong muốn

- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ của những người

ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình và kết quả đàm phán.

2 Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán:

- Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy định

kiến

- Không xác định được người có quyền quyết định

cuối cùng của phía đối tác

- Không xác định được chính xác thế mạnh của mình

là gì

- Ngồi vào bàn đàm phán với một phương án duy nhất

- Không biết cách nâng cao vị thế của mình

- Để đối tác dành thế chủ động trong đàm phán

- Để vuột khỏi tay quyền ra quyết định

- Vội bỏ cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc

- Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc

đàm phán.

CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH

- Theo đối tác: Đàm phán trong nước và đàm

phán kinh doanh quốc tế

- Theo số lượng các bên tham gia: Đàm phán

song phương, đa phương

- Theo tiến trình: Đàm phán sơ bộ và đàm phán

chính thức

- Căn cứ vào chu trình đàm phán: Đàm phán

một vòng, đàm phán nhiều vòng.

PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH

1) Cạnh tranh trong đàm phán

Các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều hướng về quyền lợi riêng của mình, theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia và không hợp tác

- Áp dụng:

+ Khi đã xác định rõ mục tiêu của mình và không thay đổi mục tiêu

+ Khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được

- Hạn chế: Không duy trì được mối quan hệ lâu dài và dễ bị bế tắc trong đàm phán.

2) Hợp tác trong đàm phán

Các bên tham gia đàm phán cùng làm việc với nhau để cố gắng tìm ra các giải pháp liên kết và thoả mãn tất cả các bên có liên quan

Áp dụng: Khi các bên đều có thiện ý và đều mong muốn tìm ra giải pháp phù hợp với cả hai bên

- Để tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững, tin tưởng nhau

- Có nhiều hữu ích

Nguyên tắc chung của đàm phán là bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác.

3) Lẩn tránh khi đàm phán

- Các bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề, không bộc lộ mục tiêu, ý định và không tỏ rõ thái độ

- Áp dụng:

+ Khi gặp vấn đề không quan trọng, những vấn

đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏ

+ Khi gặp vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình Khi đó đối tác có đưa ra đàm phán cũng phải tìm cách lờ đi, đánh trống lảng

+ Nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu quả tiêu cực hơn là lợi ích của nó

+ Cũng được dùng khi cần làm cho đối tác bình tĩnh trở lại.

4) Nhượng bộ thoả hiệp khi đàm phán

- Có tính hợp tác nhưng lại không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợi của mình để thoả mãn phía bên kia

- Áp dụng:

+ Khi vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu quả của việc không thoả hiệp, nhượng bộ còn nguy hiểm hơn Sự tính toán lợi hại trước khi nhượng bộ là rất quan trọng

+ Nhượng bộ, thoả hiệp để tập trung sức, tranh thủ thời gian để giải quyết vấn đề khác q.trọng hơn

+ Đôi khi đây là giải pháp cuối cùng

5) Chấp nhận trong đàm phán

- Chấp nhận là thoả mãn các yêu cầu của đối tác

- Áp dụng:

+ Khi cảm thấy mình chưa chắc chắn đúng

+ Khi vấn đề quan trọng đối với người khác hơn là đối với mình

+ Nếu tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn cho

ta, gây nguy hại cho ta thì cũng nên chấp nhận hoặc không thể bác bỏ hoặc không đủ lý lẽ bác bỏ cũng phải nhượng bộ.

Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán:

- Không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp Tuỳ từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia

- Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác Nó tạo ấn tượng tốt đẹp ngay khi đàm phán

- Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành cách quyết định cuối cùng

Nếu vấn đề quan trọng cho các mối quan hệ lâu dài, thành công lớn thì nên hợp tác Nếu cần giải quyết vấn đề nhanh chóng có thể sử dụng phong cách canh tranh, chấp nhận, thoả hiệp.

CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN

1) Đàm phán qua thư tín

- Cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì được chuẩn bị trước của một tập thể Hiện nay người ta sử dụng Fax, telex, thư điện tử thay cho cách viết, gửi truyền thống Đòi hỏi kiên nhẫn trả lời thư khách hàng

- Hạn chế: Khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội KD

- Áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có qui

mô vừa và nhỏ

2) Đàm phán qua điện thoại

- Áp dụng: Để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với qui mô nhỏ hoặc khi đàm phán sơ bộ

- Ưu điểm: Tiết kiệm được thời gian, cho phép

ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng

3) Đàm phán qua điện tử tin học, đàm phán qua

cầu truyền hình trực tiếp, điện thoại vô tuyến

Điển hình là đàm phán qua Internet

- Ưu điểm: Cho phép đàm phán đa phương, song phương với địa điểm và thời gian trải rộng toàn cầu

- Hạn chế: Chi phí lớn, tính bí mật không cao.

- Nhược điểm: Chi phí đón tiếp, đi lại, ăn ở cho đối tác cao

- Áp dụng: Phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết.

V CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN KINH DOANH

- Đàm phán kiểu mặc cả lập trường

+ Đàm phán kiểu mềm

+ Đàm phán kiểu cứng

- Đàm phán kiểu nguyên tắc

1 Đàm phán kiểu mặc cả lập trường

(1) Đàm phán kiểu mềm : ĐP kiểu hữu nghị

+ Người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ nhằm đạt được thoả thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên Hiệu quả kinh tế trong ngắn hạn không được xem trọng

+ Đặt mục đích phải đạt được thoả thuận lên hàng đầu chứ không nhấn mạnh phải chiếm ưu thế

+ Các bước: Đưa ra đề nghị, tin cậy đối tác, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, tránh đối lập, đạt cho được thoả thuận

Lưu ý: Trong đàm phán kinh doanh không nên sử dụng kiểu đàm phán này, trừ trường hợp các bên đã xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài (quan hệ đối tác chiến lược).

- Đàm phán kiểu cứng:

+ Người đàm phán cố gắng bảo vệ bằng được lập trường đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ

+ Nếu gặp đối tác yếu thì cuộc đàm phán diễn

ra nhanh chóng

+ Nếu hai bên cùng chọn đàm phán kiểu cứng thì đàm phán diễn ra căng thẳng, kéo dài, có thể đổ vỡ giữa chừng, quan hệ tan vỡ.

Đàm phán theo kiểu mềm hay kiểu cứng không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau:

+ Đáp ứng được lợi ích chính đáng của cả hai bên

+ Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả (chi phí)

+ Không làm phương hại đến quan hệ giữa hai bên

Đàm phán kiểu “mặc cả lập trường” lại không thể đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn trên.

2 Đàm phán kiểu nguyên tắc (còn gọi là thuật

đàm phán Harvard)

+ Con người: Tách con người ra khỏi vấn đề, chủ trương (đối với người - ôn hoà, đối với việc - cứng rắn)

+ Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích cả hai bên Thành thật, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình

+ Các phương án: Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế

+ Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thoả thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan, khoa học

Theo bạn nên đàm phán theo kiểu nào?

Trong các kiểu đàm phán nêu trên thì đàm phán theo kiểu nào có ưu thế hơn?

Trong các kiểu đàm phán nêu trên thì đàm phán theo kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả, nên được nhiều người nghiên cứu áp dụng.

Theo bạn đàm phán cạnh tranh là gì?

Cho một số ví dụ về đàm phán cạnh tranh Theo bạn đàm phán hợp tác là gì?

Lấy ví dụ về đàm phán hợp tác

Đặc điểm của đàm phán cạnh tranh và

Lợi ích Đối lập Khác nhau nhưng

không bao giờ đối lập Mối quan hệ Ngắn hạn Dài hạn hoặc ngắn hạn Vấn đề liênquan Đơn lẻ Nhiều

Khả năng ĐP Không linh hoạt Linh hoạt

Giải pháp Không sáng tạo Sáng tạo

Câu hỏi ôn tập

1 Các nguyên tắc đàm phán kinh doanh

2 Phân tích các đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh