xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

Đồng thời c i thiả ện hi u ệ suất làm việc giữa các ban lãnh đạo của nhà trường ví dụ: giảng viên cập nhật điểm quá trình của sinh viên, ban lãnh đạo nhà trường gửi thông báo họ ậc t p v

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PH H CHÍ MINH Ố Ồ

KHOA H Ệ THỐ NG THÔNG TIN QU N LÝ Ả

GVHD: ThS Nguy n Duy Thanh ễ

Nhóm PONN: Nguy n Hu nh Th o Nguyên 030234180090 ễ ỳ ả –

Nguyễn Trung Tùy Nhi 030234180095 –

Lê Th ị Kiều Oanh 030234180101 –Nguyễn Th ịThanh Phương – 030234180104 Trịnh Thị Ngọc Lan – 030233170107

TP H ồ Chí Minh, tháng 6 năm 2021

PHÂN CHIA CÔNG VI C Ệ

Thảo Nguyên Tùy Nhi Kiều Oanh

MỤC L C Ụ

MỤC LỤC 3

LỜI MỞ ĐẦU 6

TỔNG QUAN DỰ ÁN 7

1 Gi i thi u dớ ệ ự án 7

2 M c tiêu dụ ự án 7

3 Ph m vi dạ ự án 7

4 Ti n trình qu n lý dế ả ự án 7

NỘI DUNG 8

I QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN 8

1 Phát triển điề ệ ự ánu l d 8

2 Phát triển k hoế ạch 9

2.1 T ng quan 9 ổ 2.2 Tổ chức dự án 10

2.3 K ho ch quy trình qu n lý 10 ế ạ ả 2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật 11

2.5 K ho ch quy trình h ế ạ ỗ trợ 11

3 Định hướng và quản trị công việc 11

4 Theo dõi và ki m soát công vi c 11 ể ệ 5 Kiểm soát thay đổi tích h p 12 ợ 6 K t thúc d ế ự án hoặc giai đoạn 12

II QUẢN LÝ PH M VI D Ạ Ự ÁN 12

1 K ho ch qu n lý phế ạ ả ạm vi 12

2 Thu thập yêu c u 13 ầ 3 Xác định phạm vi 14

4 Phân rã công vi c (WBS) 14 ệ

5 Xác nhận ph m vi 17 ạ

6 Ki m soát phể ạm vi 17

III QUẢN LÝ TH I GIAN DỜ Ự ÁN 17

1 K ho ch lế ạ ịch biểu 17

2 Xác định hoạt động 19

3 Th t hoứ ự ạt động 19

4 Ước lượng nguồn lực 20

5 Ước lượng thời gian 20

6 Phát t n l ch bi u 21 riể ị ể 7 Ki m soát l ch bi u 22 ể ị ể IV QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 22

1 K ho ch chi phí 22 ế ạ 2 Ước lượng chi phí 23

3 Xác định ngân sách 23

4 Kiểm soát chi phí 24

V QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 25

1 K ho ch qu n lý chế ạ ả ất lượng 25

2 Đảm bảo chất lượng 26

3 Ki m soát chể ất lượng 26

VI QUẢN LÝ NGU N NHÂN LỒ ỰC DỰ ÁN 27

1 K ho ch ngu n nhân l c 27 ế ạ ồ ự 2 Thiết lập đội dự án 29

3 Phát triển đội dự án 29

4 Quản lý đội dự án 29

VII QUẢN LÝ TRUY N THÔNG DỀ Ự ÁN 30

1 K ho ch qu n lý truy n thông 30 ế ạ ả ề

2 Qu n lý truy n thông 30 ả ề

3 Ki m soát truy n thông 31 ể ề

VIII QU N LÝ RẢ ỦI RO D Ự ÁN 32

1 K ho ch rế ạ ủi ro 32

2 Xác định rủi ro 32

3 Phân tích rủi ro (định tính) 33

4 K hoế ạch đối phó rủi ro 33

5 Ki m soát r i ro 33 ể ủ IX QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN 34

1 L p k ậ ế hoạch quản lý mua hàng 34

2 Ti n hành mua hàng 34 ế 3 Ki m soát mua hàng 35 ể 4 K t thúc mua hàng 36 ế X QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN 36

1 Xác định các bên liên quan 36

2 K ho ch qu n lý các bên liên quan 37 ế ạ ả 3 Qu n lý s ả ự tham gia các bên liên quan 38

4 Ki m soát các bên liên quan 38 ể KẾT LUẬN 39

TÀI LIỆU THAM KH O 40 Ả DANH MỤC BẢNG 41

DANH MỤC SƠ ĐỒ 42

LỜI M Ở ĐẦ U

Hiện nay, ứng d ng Công ngh thông tin trong xã h i ngày m t rụ ệ ộ ộ ộng rãi, đặc biệt

nó là một công cụ ỗ trợ đắc l c cho công tác qu h ự ản lý Với những l i ích hi n nhiên do ợ ể

Công ngh thông tin mang l i, công tác quệ ạ ản lý sinh viên đã kịp thời được ứng d ng ụ

vào thực tiễn

Bài toán “Quản lý sinh viên” nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả các nhu c u v m t quầ ề ặ ản lý thông tin trong các trường đạ ọi h c Giúp ti t kiế ệm được thời

gian, độ chính xác, g n nh và ti n lọ ẹ ệ ợi hơn rất nhiều so v i vi c làm th ớ ệ ủ công như trước

đây Đồng thời, giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất thoát dữ liệu, hệ thống hóa

và c ụ thể được các thông tin theo nhu c u cầ ủa con người

Nhằm áp d ng nh ng ki n thụ ữ ế ức đã học ở môn Quản tr d án h ị ự ệ thố ng thông tin

và bước đầu đưa ứng d ng công ngh ụ ệ thông tin vào trong lĩnh vực qu n lý, nhóm PONN ả

đã lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên” Việc xây dựng phần mềm

quản lý sinh viên nh m giằ ảm nhẹ công vi c qu n lý sinh viên tệ ả ại các trường đại học

tính chu n xác và nh t quán cẩ ấ ủa thông tin, đạt được hi u su t trong quá trình làm vi c ệ ấ ệ

Hỗ trợ việc chỉnh s a, c p nh t và thông báo di n ra ti n l i và nhanh chóng ử ậ ậ ễ ệ ợ

Triển khai thành công ph n m m quầ ề ản lý sinh viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng Đảm bảo sự bảo mật dữ liệu của nhà trường và thông tin cá nhân của sinh

viên, đồng th i có kh ờ ả năng chuyển đổi, tích h p d ợ ữ liệu Đảm b o m i gi ng viên, nhân ả ọ ả

viên phòng qu n lý công nghả ệ thông tin đã đọc và n m rõ các quy trình, k ho ch cắ ế ạ ủa

- Phần VI: Qu n lý ngu n nhân lả ồ ực d án ự

- Phần VII: Quản lý truy n thông d án ề ự

- Phần VIII: Qu n lý r i ro d ả ủ ự án

- Phần IX: Qu n lý mua hàng dả ự án

- Phần X: Qu n lý các bên liên quan ả

- Hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm vào 16/8/2021

- Hoàn thành phiên bản s n xu t vào 30/10/2021 ả ấ

Thông tin ngân sách: Phân b 120 tri u cho d án này Chi phí d án là thông tin n i b ổ ệ ự ự ộ ộPhần c ng sứ ẽ được thuê ngoài

Giám đốc dự án: Nguyễn Duy Thanh, thanhnd@ponn.com

Mục tiêu d án: ự Phát tri n ph n m m qu n lý sinh viên ể ầ ề ả cho trường h c, giúp vi c qu n lý ọ ệ ảthông tin sinh viên nhanh chóng, d dàng tễ ừ đó đạt hi u quệ ả cao hơn trong công tác quản

lý của trường h c M c tiêu là hoàn thành phiên bọ ụ ản đầu tiên c a ph n m m trong 2 tháng ủ ầ ề

- Tiến hành xây d ng, thiự ết kế ựa trên yêu cầ d u, k hoế ạch c a dủ ự án

- Kiểm tra, ki m thể ử các đầu ra c a tủ ừng giai đoạn, s n ph m cuả ẩ ối cùng trước khi hoàn t t ấ

VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆ M Tên Vai trò Vị trí Thông tin liên hệ

Nguyễn Duy Thanh Project Manager CIO thanhnd@ponn.com Nguyễn Hu nh ỳ

Thảo Nguyên

Leader Manager tnguyen@ponn.com

Nguyễn Trung Tùy Nhi Team Member Tester tuynhi@ponn.com

Nguyễn Th ị Thanh Phương Team Member Programmer tphuong@ponn.com

Lê Thị Kiều Oanh Team Member Designer oanhltk@ponn.com Trịnh Th Ngọc Lan ị Team Member Developer ngoclan@ponn.com

Chữ ký: (Ch ữ ký củ ất cả a t các bên liên quan trên)ở

Duy Thanh Kiề u Oanh

Thảo Nguyên Ngọc Lan

Tùy Nhi

Lưu ý: (Từ các bên liên quan, nếu có)

- “Tôi muốn được tham gia nhiều vào dự án này Nó là điều quan trọng và tôi hy vọng mọi người sẽ giúp nó thành công.” – Jenny

- “Kế ho ch kiạ ểm thử phần mềm đã được hoàn thiện và ghi chép đầy đủ N u b t k ế ấ ỳ

ai có câu hỏi, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.” – Tùy Nhi

Bảng 1 Điề u l ệ d án cho Ph n m m qu n lý sinh viên ự ầ ề ả

2 Phát tri ển kế hoạch

2.1 T ng quan ổ

- Mục đích: Xây d ng m t ph n m m giúp vi c qu n lý thông tin sinh viên ự ộ ầ ề ệ ả ở

trường học dễ dàng, nhanh chóng

- Phạm vi d án:ự T p trung vào qu n lý thông tin sinh viên (Module tra cậ ả ứu điểm,

Module chứng chỉ/ văn bằng đã nộp, chức năng xuất hồ sơ,…)

- Mục tiêu: Hoàn thành dự án đúng tiến độ và thời gian đã đặt ra.

- Ngân sách: Ngân sách d ki n xây d ng hự ế ự ệ thống: Ngân sách th c hi n d án ự ệ ự

100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù 20,000,000 VNĐ, tổng ngân sách 120,000,000 VNĐ

- Lộ trình th c hiự ện dự án:

+ Giai đoạn 1: Thu thập thông tin, tài liệu có liên quan, tìm hiểu yêu cầu của phía

sử dụng và xây d ng tài liự ệu đặc tả theo yêu cầu phía ngườ ử ụng i s d+ Giai đoạn 2: Lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế về mặt chức năng và mô

tả khung giao di n, hoàn thi n phân tích thi t k h ệ ệ ế ế ệ thống, thiết kế giao diện của phần m m và nh n ý ki n t ề ậ ế ừ người s dử ụng để chỉnh sửa để hoàn thi n giao di n ệ ệ+ Giai đoạn 3: Lập trình vi t code các chức năng sản ph m dựa trên bản phân tích ế ẩ

đã có, tiến hành test từng chức năng và th c hiện chỉnh sửa để hoàn thiện ự+ Giai đoạn 4: Thực hiện các kiểm thử để test chức năng của sản phẩm trong các

tình huống đã đặt ra, ch nh s a kh c ph c l i, test giao di n, upload s n phỉ ử ắ ụ ỗ ệ ả ẩm lên host, xây dựng báo cáo hoàn thi n và tài liệ ệu hướng d n ẫ

+ Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn và kết thúc dự

- Các k ho ch khế ạ ởi động (l p d toán, b trí nhân s , thu nh n ngu n l c và k ậ ự ố ự ậ ồ ự ế

hoạch đào tạo nhân viên d ự án)

- Kế ho ch làm vi c (các hoạ ệ ạt động công vi c, l ch trình, ngu n l c và phân b ệ ị ồ ự ổ

ngân sách)

- Kế hoạch kiểm soát

- Kế ho ch qu n lý r i ro ạ ả ủ

- Kế hoạch đóng dự án

2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật

3 Định hướng và quản trị công việc

- Mô t ả công việ c c ủa người quản lí dự án

+ Lên kế ho ch, tri n khai d ạ ể ự án một cách chi tiết

+ Ước lư ng và lập l ch h p lí ợ ị ợ

+ Phân công vi c theo kh ệ ả năng về trình độ ỹ, k thuật c a từng thành viên ủ

+ Theo dõi thường xuyên tiến độ và chất lượng dự án

+ Có những thay đổi cần thiế ểt đ d ự án đạt hiệu quả cao

+ Việc kiểm th phử ải đích thân giám sát chi tiết và c n th n ẩ ậ

+ Mở các cu c hộ ọp và thảo luận để giải quyết các vấn đề của dự án

- Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí

+ Phán đoán chuyên gia (expert judgment)

+ Các cuộc họp (meetings)

+ Hệ thống thông tin quản lí dự án (PMIS)

4 Theo dõi và ki m soát công vi c ể ệ

- Quy trình quản lý:

+ Quản tr viên qu n lí ti n trình thị ả ế ực hiện d án tự ại các mốc kiểm soát, lịch trình

quan tr ng ọ+ Tại thời điểm kiểm soát sẽ ễ di n ra cuộc họp giữa qu n tr ả ịviên và các trưởng

nhóm Các trưởng nhóm sẽ báo cáo tiến độ công việc của mình

+ Nếu công việc nào không đúng tiến độ hoặc có khó khăn, quản tr viên s ị ẽ đề ra

cách kh c ph c hoắ ụ ặc ra thời hạn m ới

+ Tài liệu t i các mạ ốc là các báo cáo và biên bản các cu c họp ộ

+ Sau các cu c hộ ọp, quản trị dự án s soạẽ n báo cáo ti n trình dự án và nộp lên ế

giám đốc dự án

5 Kiểm soát thay đổi tích h p ợ

- Các hoạt động điều chỉnh được xét duyệt:

+ Khách hàng có thêm yêu cầu trong quá trình phân tích hệ thống, ph i lùi thả ời

hạn n p b n phân tích ộ ả

→ Điều chỉnh: Điều ch nh nhân l c và th i gian làm vi c (làm thêm giỉ ự ờ ệ ờ) để đảm bảo

hoàn thành đúng tiến độ

+ Công việc chưa đạt được kết quả theo đúng kế hoạch thời gian công việc

→ Điều chỉnh: Điều ch nh nhân l c và th i gian làm vi c (làm thêm giỉ ự ờ ệ ờ), tập trung và

các khâu quan trọng

+ Nhân viên chưa tập trung cho công vi c ệ

→ Điều ch nh: Có biỉ ện pháp thưởng/phạt rõ ràng

6 K ết t húc d án hoự ặc giai đoạn

- Phần m m qu n lý sinh viên hoàn chề ả ỉnh đã kiểm thử chi tiết, hoàn thi n và ệ

được duyệt hoạt động

- Bàn giao s n ph m, tuyên b k t thúc d án trong th i h n, ki m soát d ả ẩ ố ế ự ờ ạ ể ự án

Người ch u trách nhiệm: Nguyễn Duy Thanh ị

Nội dung: Dự án tập trung đến việc xây dựng một phần mềm hỗ trợ giảng viên nhà

trường giải quyết vấn đề quản lý thông tin sinh viên Phần mềm được xây dựng nhằm

tiết ki m thệ ời gian qu n lý sả ố lượng lớn thông tin sinh viên Đồng thời c i thiả ện hi u ệ

suất làm việc giữa các ban lãnh đạo của nhà trường (ví dụ: giảng viên cập nhật điểm

quá trình của sinh viên, ban lãnh đạo nhà trường gửi thông báo họ ậc t p và sinh hoạt t i ạ

trường đến sinh viên)

- Công cụ h ỗ trợ: Microsoft Office (ví d : Word, Excel), Google Form ụ

STT Các bên liên quan Các yêu cầu

1

Giảng viên, nhân viên phòng h ỗ trợ công ngh ệthông tin

- Có tính năng phân quyền người dùng

- Tương thích với các trình duy t web khác nhau, tệ ối ưu hóa n i dung, tộ ốc độ ả t i/ nạp trang web đạt chu n ẩ

2 Domain Subject Matter

4 Nhân viên phát triển d ự

Phần mềm được xây d ng phự ải tương thích với mô hình hệ thống qu n lý c a nhà ả ủ

trường Nếu việc xây dựng hệ thống giúp quản lý tốt hơn, nhanh hơn và tiết kiệm chi

phí hơn thì phải gửi bản mô tả chi tiết về các cải tiến đó để được sự thông qua và chấp

thuận của Giám đốc qu n lý h ả ệ thống phía nhà trường Thông tin k ỹ thuật máy ch hiủ ện

tại được trình bày ở tệp đính kèm số 1 Xem xét hệ thống hiện tại Giám đốc bộ phận

quản lý hệ thống ph i phê duyả ệt kế ho ch chi tiạ ết mô tả ệ thố h ng và những người tham

gia ít nh t hai tuấ ần trước khi th c hiự ện cài đặt ph n mầ ềm

Tuyên b ố phạ m vi d án, Ver 2: ự

Dự án này yêu c u mua 2 máy ch mầ ủ ới để ỗ trợ h hệ th ng mạng, truyền tải dữ liệu, hồi ố

đáp server, các ứng dụng tương thích và chức năng in ấn Bảng miêu tả chi tiế ềt v máy

chủ cũng bảng mô t k ho ch vui lòng xem tả ế ạ ở ệp đính kèm số 2

4 Phân rã công vi c (WBS) ệ

- WBS theo s n ph m ả ẩ

Sơ đồ 1 Phân rã công việc theo sản ph m ẩ

- WBS theo giai đoạn

- Đánh số PMI dưới dạng b ng biểu ả

1.2.4 Xác định yêu cầu của người trực tiếp quản lý hệ thống 1.3 Xác định chức năng cụ thể

1.4 Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro 1.5 Phát tri n k ể ế hoạch dự án

6 Đào tạo & H ỗ trợ

Sơ đồ 2 Sơ đồ phân rã công việc theo giai đoạn

- Số lượng chức năng quản lý được sẽ được cố định

- Phần m m m i s ề ớ ẽ tương thích với h ệ thống quản lý cũng như các phần m m hiề ện

tại của nhà trường

- Đảm bảo đầy đủ số lượng tài nguyên để chuyển đổi khối lượng dữ liệu hi n tệ ạ i

Thực tế:

- Những chính sách, điều khoản, hình thức quản lý sinh viên thay đổi theo năm

để cải thiện chất lượng đào tạo của nhà trường

- Phần m m m i có m t sề ớ ộ ố chức năng chưa tương thích được với phần mềm hi n ệ

tại của nhà trường Vì vậy chưa được đi vào sử ụng để d hỗ trợ nhu c u c a qu n ầ ủ ả

phân rã công việc

Đầu ra: Danh mục các

hoạt động của dự án

Tính chất các hoạt động,

Các mốc thời gian yêu

cầu, Thủ tục kiểm soát

sự thay đổi

Thứ tự hoạt động

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm soát sự thay đổi

Các công cụ kỹ thuật:

Các công cụ WBS, sơ đồ mạng, PDM

Đầu ra: Sơ đồ mạng công việc, Cập nhật dang mục các hoạt động (cập nhật), Thủ tục kiểm soát sự

thay đổi

Ước tính các nguồn lực hoạt động

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Các nguồn lực sẵn có, Các mốc thời gian yêu cầu, Kế hoạch dự án

Các công cụ kỹ thuật: Chuyên gia đánh giá, Phân rã nguồn lực

Đầu ra: Các yêu cầu về nguồn lực, Phân tách nguồn lực cho các hoạt động, Xác định phân bố nguồn lực cho các hoạt động, lịch phân bố nguồn lực

Ước tính độ dài thời

Công cụ: biểu đồ Gantt, đường giới hạn, chuỗi giới hạn, PERT, CMP Đầu ra: Lịch trình dự án, Các hoạt động cơ sở dự

án, Yêu cầu nguồn lực hoạt động (cập nhật), Tính chất hoạt động (cập nhật), Lịch trình hoạt động (cập nhật), Kế hoạch dự án (cập nhật)

Kiểm soát lịch trình

Đầu vào: Kế hoạch kiểm tra tiến độ, Các hoạt động cơ bản dự

án, Các báo cáo tiến

độ

Công cụ: Đo lường kết quả, Các biểu đồ phân tích, hệ thống kiểm soát và thay đổi lịch biểu, phần mềm

hỗ trợ

Đầu ra: Cập nhật lịch trình dự án, Các yêu cầu thay đổi, Hành động khắc phục

Kế hoạ ch l ịch biểu phần m ềm quả n lý sinh viên

Sơ đồ 3 Kế ho ch l ch biạ ị ểu phần mềm quản lý sinh viên

Phát tri n giao di n ể ệ Phát tri n giao di n ph n m m và trang web ể ệ ầ ề

theo như bản thi t kế đã có ế 20 ngày Triển khai

Triển khai thực hiện xây dựng phần mềm và

4 Triển khai

3

4 Ước lượng nguồn lực

Sơ đồ 4 Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS

5 Ước lượng thời gian

Ước lượng 3 điểm:

Bộ phận kiểm thử

Bộ phận đào tạo và

hỗ trợTrang thiết bị

4 Triển khai Triển khai dự án 24/9 7/10 –

5 Kiểm thử

Sắp x p các trang ế 8/10 15/10 –Tích hợp các trang 16/10 21/10 –Kiểm tra hệ thống 22/10 26/0 –

6 Đào tạo & Hỗ trợ Đào tạo và hỗ trợ 27/10 30/10 –

Bảng 4 Ước lượng th ời gia n

6 Phát tri ển lị ch bi u ể

Sơ đồ 5 Sơ đồ Gantt