bài giảng hệ thống thông tin kế toán 2

o Chu trình doanh thu: khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa...

B MỌN K TOÁN

BÀI GI NG H TH NG THỌNG TIN K TOÁN 2 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM 2

V n d ng các ki n th c v ki m soát khi t ch c s d ng ph n m m k toán

H th ng thông tin k toán là m t ph n r t quan tr ng đ i v i m i doanh nghi p, nó cung c p ph n l n nh ng thông tin quan tr ng cho nhà qu n lỦ trong quá trình qu n lỦ và đi u hành doanh nghi p có đ c nh ng thông tin h u ích, phù h p v i yêu c u qu n lỦ, c n có c c u k toán m nh m và h u hi u, có ngh a là c n t ch c b máy k toán, ph ng pháp k toán phù h p v i b n ch t

và đ c tr ng c a doanh nghi p

Ngày nay vi c ng d ng công ngh thông tin trong qu n lỦ nói chung và công tác k toán nói riêng đang ngày càng tr nên ph bi n và là nhu c u t t y u

đ i v i m i doanh nghi p Do v y chúng ta c n bi t đ c c n ph i t ch c b máy

k toán nh th nào, cung c p thông tin ra sao đ khai thác có hi u qu các thông tin k toán mang l i

T ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa là m t công vi c t t

chúng ta s cùng tìm hi u v n i dung, quy trình t ch c công tác k toán trong

đi u ki n tin h c hóa

1.1 M c đích, yêu c u, nhi m v c a t ch c công tác k toán trong đi u

ki n tin h c hóa

1.1.1 M c đích t ch c công tác k toán

 Doanh nghi p xây d ng c c u k toán đáp ng vi c t ch c ghi nh n,

x lý, cung c p thông tin phù h p cho t ng đ i t ng s d ng thông tin K t qu

cu i cùng trong quá trình t ch c công tác k toán trong doanh nghi p là hình thành nên m t c c u k toán đáp ng đ c vi c:

- Thu th p thông tin nh th nào

- X lỦ d li u thông tin gì, b ng ph ng pháp nào

- Cung c p thông tin cho ai, cung c p nh th nào

 Công tác k toán đáp ng yêu c u qu n lỦ c a doanh nghi p Yêu c u

qu n lỦ c a doanh nghi p r t đa d ng và th ng không gi ng nhau, m c dù m c đích cu i cùng c a quá trình kinh doanh là nh nhau, vì v y khi t ch c công tác

k toán c n n m b t đ y đ nh ng yêu c u thông tin qu n lỦ c a doanh nghi p đ xây d ng h th ng thông tin phù h p Các yêu c u qu n lỦ c a doanh nghi p c ng

vô cùng đa d ng, có th là yêu c u v n i d ng, tính ch t, th i đi m cung c p

thông tin,

 Công tác k toán ph i phù h p v i đ c thù ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p Chúng ta có th th y m i doanh nghi p ho t đ ng kinh doanh trong

- i t ng kinh doanh có hay không có tr ng thái v t ch t

- Chu k kinh doanh dài hay ng n

- R i ro trong kinh doanh cao hay th p

-

Vì v y vi c v n d ng các ph ng pháp k toán đ xây d ng h th ng thông tin k toán c n đ m b o phù h p v i đ c thù ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p

 ng d ng ti n b công ngh thông tin trong công tác k toán c a doanh nghi p Trong th i đ i ngày nay, khi mà công ngh thông tin đang phát tri n v t

b c thì vi c ng d ng công ngh thông tin vào công tác k toán nh m gi m b t công vi c cho k toán vi c là m t nhu c u t t y u Vi c ng d ng m t cách h p lỦ

và h u hi u các ti n b công ngh thông tin s giúp k toán đáp ng các yêu c u

qu n lỦ và yêu c u thông tin k toán c a doanh nghi p

1.1.2 Yêu c u t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa

 Tính ki m soát: H th ng thông tin k toán c n trung th c, h p lỦ và đáng tin c y, đ m b o an toàn cho tài s n và thông tin, phù h p v i các yêu c u, quy đ nh c a h th ng ki m soát n i b trong doanh nghi p Khi đ a ra các m u

bi u báo cáo, ch ng t , hay các ph ng pháp, quy trình ho c phân công nhân s trong phòng k toán c n đ m b o tính ki m soát c a h th ng thông tin k toán

 Tính hi u qu : Khi t ch c công tác k toán trong doanh nghi p c n l u

Ủ đ n hi u qu c a công vi c C n ph i phân tích toàn di n v th i gian và chi phí

mà doanh nghi p ph i b ra khi t ch c công tác k toán theo h th ng m i Th i

gian và chi phí b ra c n nh h n l i ích mà nó mang l i

 Tính phù h p: M t yêu c u khi t ch c công tác k toán đó là h th ng

k toán c n đáp ng các nhu c u c a doanh nghi p trong quá trình th c hi n công tác k toán ng th i c ng ph i đáp ng nhu c u s d ng thông tin c a các đ i

h p doanh nghi p thay đ i quy mô s n xu t, thay đ i hình th c s h u v n thì

h th ng k toán c n ph i đáp ng đ c nh ng s thay đ i đó, tránh vi c ph i xây

d ng m i m t h th ng k toán khác Do đó doanh nghi p c n xây d ng rõ đ nh

h ng phát tri n c a doanh nghi p mình qua đó đ a ra các k ho ch đi u ch nh và

c i ti n h th ng m t cách h p lỦ

1.1.3 Nhi m v t ch c công tác k toán

H th ng thông tin k toán trong đi u ki n ng d ng tin h c hóa có b n nhi m v chính đó là: ghi nh n, x lỦ, l u tr và truy n đ t thông tin kinh t tài chính trong đ n v k toán, hay nói cách khác nhi m v c a h th ng thông tin k toán là th c hi n vi c ghi chép, theo dõi và ph n ánh m i bi n đ ng c a tài s n, ngu n v n và các ho t đ ng c a doanh nghi p

1.2 Các nhân t chi ph i t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c

Các quy đ nh c a ch đ qu n lỦ tài chính k toán bao g m toàn b h

th ng v n b n pháp quy và vi c v n hành trong th c t h th ng này Trong đó

đ ng góc đ t ch c k toán các nhân t c b n có nh h ng đ n t ch c công tác k toán t i các doanh nghi p là:

- Lu t k toán,

- H th ng chu n m c k toán,

- Các ngh đ nh, thông t h ng d n th c hi n ch đ k toán,

- Các v n b n pháp quy khác có liên quan đ n ho t đ ng kinh doanh

c a doanh nghi p: Lu t thu , Lu t Doanh nghi p,

Vì v y khi th c hi n t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa

c n ph i n m v ng h th ng v n b n pháp quy v k toán, tài chính và v n d ng

1.2.2 c đi m ho t đ ng c a doanh nghi p

c đi m ho t đ ng c a doanh nghi p là m t trong nh ng y u t quan

tr ng nh h ng l n đ n vi c t ch c h th ng thông tin k toán trong doanh nghi p đó c đi m ho t đ ng kinh doanh là doanh nghi p s n xu t cái gì, s n

xu t nh th nào, đ i t ng s d ng là ai, t p quán tiêu dùng nh th nào, hình

th c t ch c kinh doanh, các ph ng th c qu ng cáo, khuy n mưi c a doanh nghi p Nh v y ng v i m i ho t đ ng kinh doanh khác nhau thì k toán viên c n

ph i bi t t ch c h th ng thông tin k toán khác nhau sao cho vi c th c hi n công tác k toán d a trên vi c s d ng h th ng thông tin k toán đ c phù h p nh t

Ngoài ra ng v i m i đ c đi m ho t đ ng khác nhau thì nhu c u thông tin

c n cung c p cung khác nhau Nhu c u thông tin k toán bao g m thông tin k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr , v nguyên t c thông tin k toán tài chính đ c cung c p ph i tuân th ch đ k toán và phù h p v i chu n m c k toán, tuy v y trong m t s tr ng h p đ c thù doanh nghi p có th ph i cung c p

nh ng thông tin k toán khác theo yêu c u c a công ty m , y ban ch ng khoán

các thông tin k toán qu n tr đ c cung c p theo yêu c u c a doanh nghi p và là thông tin đ c s d ng n i b trong doanh nghi p

Nhu c u v thông tin k toán đ c bi t là thông tin k toán qu n tr trong doanh nghi p r t đa d ng, do v y khi t ch c công tác k toán c n ph i tìm hi u v nhu c u thông tin k toán trong doanh nghi p đ có th v n d ng các ph ng pháp

k toán phù h p đ xây d ng h th ng thông tin k toán đáp ng yêu c u qu n lỦ

c a doanh nghi p

1.2.3 Yêu c u qu n lý c a doanh nghi p

Yêu c u qu n lỦ trong doanh nghi p th ng mang tính đ c thù và nh

h ng đ n t ch c công tác k toán trong doanh nghi p Yêu c u qu n lỦ c a doanh nghi p bao g m:

- N i dung, tính ch t, th i đi m cung c p thông tin cho bên ngoài theo lu t

đ nh, cung c p cho công ty m hay cho c quan ch qu n, cho ch đ u t và thông tin s d ng trong n i b doanh nghi p

- n v ti n t mà doanh nghi p s d ng trong h ch toán và báo cáo

- Qu n đi m và cách th c qu n lỦ s d ng các ngu n l c c a doanh nghi p

- Ph ng pháp tính giá các đ i t ng k toán và v n đ đi u ch nh giá cho cung c p thông tin

- V n đ h p nh t báo cáo tài chính

- V n đ nhân s ti n l ng và các kho n u đưi cho nhân viên

- Trách nhi m qu n lỦ c a các c p qu n lý trung gian

1.2.4 Yêu c u ki m soát

Yêu c u ki m soát và các quy đ nh c a h th ng ki m soát n i b có nh

h ng nhi u đ n t ch c công tác k toán trong quá trình doanh nghi p ho t đ ng

s n xu t kinh doanh, khi có thay đ i v yêu c u ki m soát có ngh a là vi c ch p

nh n hay m c r i ro cao h n ho c h n ch r i ro trong kinh doanh Ví d vi c thay

đ i h th ng qu n lỦ hàng t n kho t ki m kê đ nh k sang kê khai th ng xuyên chính là vi c doanh nghi p không ch p nh n r i ro t nh ng l n nh p xu t, và h

mu n bi t đ c rõ ràng s l ng nh p xu t, lúc này h th ng thông tin k toán

c ng s thay đ i sao cho phù h p v i s thay đ i đó

1.2.5 Công ngh thông tin và nh n th c v vai trò công ngh thông tin trong qu n lý

nh h ng c a s thay đ i công ngh th ng tin đ i v i h th ng thông tin

k toán r t sâu r ng S thay đ i m nh m c a công ngh thông tin ngày càng tác

đ ng m nh đ n h th ng thông tin k toán, vi c nâng c p ph n c ng c ng nh

ph n m m ngày càng phát tri n h n, các ph ng pháp b o m t, l u tr d li u, truy xu t d li u đang ngày càng t i tân đư đ m b o cho d li u tr nên an toàn trong môi tr ng máy tính hi n nay

Không nh ng v y vi c ng d ng m ng máy tính trong h th ng thông tin

máy tính m nh m thì vi c cung c p thông tin c ng tr nên c c k d dàng Ví d trong m t doanh nghi p mà đ a bàn ho t đ ng l n nh các công ty Th y đi n vi c

l a ch n ph ng pháp k toán t p trung ho c phân tán là m t v n đ quan tr ng

mà lúc này y u t m ng máy tính đ c xem xét hàng đ u, n u m ng máy tính

m nh và có th cung c p thông tin t t thì có th l a ch n ph ng pháp t p trung thay vì phân tán khó ki m soát

Ngoài y u t công ngh ra thì s nh n th c c a nhà qu n lỦ v vai trò c a công ngh c ng có nh h ng đáng k đ n công tác k toán Công ngh thông tin không ph i là gi i pháp v n n ng, nh ng vi c ng d ng nó trong h th ng thông tin trong các doanh nghi p s làm cho vi c ghi nh n, x lỦ, cung c p thông tin

đ c tr nên chính xác và đ y đ h n Do đó vi c lưnh đ o doanh nghi p có nh n

th c đ y đ v vai trò c a công ngh thông tin s giúp cho h th ng thông tin k toán đ c xây d ng d dàng h n

1.3 N i dung t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa

1.3.1 Xây d ng chính sách k toán áp d ng cho doanh nghi p

 Xác đ nh yêu c u thông tin

T ch c công tác k toán trong doanh nghi p ph i đáp ng yêu c u thông tin trung th c, h p lỦ và đáng tin c y cho các đ i t ng s d ng thông tin Do v y trong quá trình t ch c công tác k toán vi c xác đ nh nhu c u thông tin là m t n i dung quan tr ng

Khi phân tích nhu c u thông tin c n xác đ nh rõ: ph m vi, m c tiêu và đ i

t ng s d ng thông tin, đ c đi m ngành ngh kinh doanh, đ c đi m t ch c qu n

lỦ trong doanh nghi p c ng nh m i quan h c a doanh nghi p v i các đ i t ng khác Nhu c u thông tin k toán trong doanh nghi p g m 2 nhóm nh sau:

- Thông tin k toán tài chính

- Thông tin k toán qu n tr

- Ph ng pháp 1: K toán viên cung c p nh ng gì có th có, trong ph ng pháp này k toán viên ti n hành cung c p thông tin cho ng i s d ng thông tin

d a theo toàn b nh ng gì k toán viên có th cung c p đ c, đây là m t ph ng pháp d làm song giá tr c a thông tin cung c p có th s không đáp ng đ nhu

c u trong doanh nghi p

V i cách ti p c n này nhu c u thông tin k toán đ c phân chia thành 2 lo i

đó là thông tin k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr

- Ph ng pháp 2: K toán viên cung c p thông tin mà ng i s d ng c n,

nh v y ph ng pháp này k toán viên c n xác đ nh đ c nhu c u thông tin c a

ng i s d ng đ có th cung c p nh ng thông tin c n thi t cho ng i s d ng đó

ây là m t ph ng pháp khó làm nh ng giá tr thông tin cung c p r t cao, có tính

ch n l c và đ m b o l ng thông tin cho ng i s d ng thông tin

Nh v y, khi xác đ nh nhu c u thông tin trong doanh nghi p k toán viên

c n xác đ nh đ c đ i t ng s d ng thông tin là bên trong hay bên ngoài doanh nghi p, nh ng thông tin c n cung c p là tuân th tính pháp lỦ hay là không, N u

là nh ng đ i t ng bên trong doanh nghi p c n có s phân c p v qu n lỦ, m i

c p qu n lỦ c n l ng thông tin khác nhau và tính b o m t c a thông tin v i m i

c p qu n lỦ c ng khác nhau cho nên nhu c u thông tin c a m i c p qu n lỦ c ng

khác nhau Khi xác đ nh nhu c u thông tin ta có th trình bày d i d ng b ng mô

Bên ngoài

Khi trình bày trên b ng mô t nhu c u thông tin k toán, k toán viên c n

l u Ủ phân c p qu n lỦ t cao xu ng th p và s p x p theo t ng b ph n phòng ban

đ th y rõ đ c đ i v i m i đ i t ng khác nhau thì nhu c u thông tin c ng vô cùng khác bi t

 Xơy d ng danh m c đ i t ng k toán

i t ng k toán đ c hi u m t cách chung nh t là t t c nh ng gì k toán

ph i theo dõi, ph i ghi chép khi có bi n đ ng và ph i cung c p thông tin

Khi xây d ng danh m c đ i t ng k toán l u Ủ nh ng v n đ sau:

- Xây d ng danh m c t t ng h p đ n chi ti t

Ví d : N ph i tr => Ph i tr nhà cung c p=> Ph i tr cho nhà cung c p A

- Xác đ nh đ i t ng qu n lỦ có liên quan

Ví d : i t ng k toán là n ph i tr , đ i t ng qu n lỦ liên quan đó là nhà cung c p, nhà cung c p lúc này có th đ c phân nhóm theo quy mô, v trí đ a

lỦ hay theo đ c đi m kinh doanh

- Xây d ng h th ng mư hóa cho các đ i t ng chi ti t

Khi xây d ng danh m c đ i t ng k toán c n thi t nh t ph i xác đ nh rõ

d li u đ u vào, đây là thành ph n quan tr ng quy t đ nh đ n kh n ng cung c p thông tin c a h th ng thông tin k toán N u quá trình t ch c h th ng thông tin

mà không quan tâm đ n d li u đ u vào thì thông tin cung c p s không có giá tr

Khi xác đ nh d li u đ u vào c n tr l i đ c 6 câu h i nh sau:

(1) T i sao c n ph i thu th p n i dung c a nghi p v phát sinh? Lúc này

c n d a vào đ c đi m ho t đ ng kinh doanh đ ti n hành ph n nh l i n i dung

c a nghi p v đư x y ra Ví d : doanh nghi p A k toán hàng t n kho theo ki m

kê đ nh k , đ i v i m t nghi p v xu t khi thì ch c n ph n ánh s l ng hàng

xu t ch không c n ph n ánh giá tr hàng xu t

(2) Nghi p v mô t cho ho t đ ng gì? ây chính là vi c k toán viên mô t

khái quát cho n i dung ho t đ ng c a nghi p v kinh t Ví d ho t đ ng xu t hàng ra kh i kho đ c đ t tên là XU T KHO, nghi p v thu ti n bán hàng đ c

đ t tên là THU TI N

(3) Nghi p v x y ra khi nào? N i dung này th hi n vi c xác đ nh th t

(4) Nh ng ai liên quan đ n nghi p v ? ó là vi c xác đ nh nh ng cá nhân

có liên quan đ n nghi p v kinh t đư phát sinh Ví d Nghi p v bán hàng có liên quan đ n các đ i t ng bên trong (tr ng phòng kinh doanh, tr ng phòng tín

d ng, th kho, k toán thanh toán) bên ngoài (khách hàng)

(5) Nghi p v đ c th c hi n đâu? ó là vi c xác đ nh đ a đi m x y ra nghi p v kinh t Ví d : Bán hàng đâu, xu t kho nào

(6) Nh ng ngu n l c nào liên quan, ngu n l c nào đ c s d ng và s

d ng bao nhiêu? Ví d : trong nghi p v bán hàng s liên quan đ n ngu n l c (ti n,

n ph i thu) và ngu n l c này đ c hình thành t doanh thu t ng ng

Nh v y đ i v i m i nghi p v phát sinh ph i ph n ánh (tr l i đ c câu

h i th (1)) thì nh ng câu h i t (2) – (6) là nh ng thông tin mà k toán viên ph i thu th p

Chúng ta chia 5 n i dung c n thu th p đó thành 3 nhóm qu n lỦ:

- Nhóm các n i dung g n li n v i ho t đ ng: tên ho t đ ng, th i gian phát sinh và yêu c u c a ho t đ ng đó (câu h i 2 + 3)

- Nhóm các n i dung liên quan đ n đ i t ng qu n lỦ chi ti t đ ph n ánh cho nhi u ho t đ ng: các cá nhân, b ph n, ngu n l c (câu h i 4 + 5)

- Nhóm các n i dung ph n ánh các đ i t ng k toán: các kho n m c t ng

ng c n theo dõi trong k toán (câu h i 6)

T ch c thu th p d li u đ u vào là vi c t ch c thu th p 3 nhóm n i dung nêu trên đ ghi nh n vào h th ng k toán thu th p d li u đ u vào c n hoàn thành các b c nh sau:

 Phân lo i ho t đ ng kinh doanh theo t ng chu trình kinh doanh Phân

lo i các ho t đ ng theo t ng chu trình sau: doanh thu, chi phí, tài chính, s n xu t

 i v i m i ho t đ ng c n c n c vào yêu c u thông tin, yêu c u qu n

lỦ đ xác đ nh các đ i t ng c n theo dõi chi ti t

o Chu trình doanh thu: khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa

o Chu trình chi phí: Nhà cung c p, hàng hóa, v t t , b ph n s d ng

o Chu trình tài chính: h p đ ng vay, ngân hàng

 T ng h p các ho t đ ng trong m i chu trình đ theo dõi chi ti t các đ i

t ng cho t ng chu trình

 Thi t l p các doanh m c đ i t ng c n theo dõi cho doanh nghi p:

o Mư đ i t ng

o Tên đ i t ng

o Các n i dung mô t cho đ i t ng: a ch , mư s thu

o Các n i dung c n thu th p do yêu c u qu n lỦ và yêu c u thông tin:

qu n lỦ theo khu v c, lo i khách hàng,

 Mư hóa các đ i t ng chi ti t: Là m t cách bi u hi n ng n g n theo quy

c và cách th c qu n lỦ đ i t ng Mư hóa giúp cho chúng ta:

o Giúp nh n di n không nh m l n, chính xác, nhanh chóng t ng đ i

o Xác đ nh cá n i dung qu n lỦ c n thu th p cho đ i t ng mư hóa

o Xác đ nh n i dung th hi n trên b mư

o L a ch n ph ng pháp mư hóa phù h p

 S d ng mư g i nh

 S d ng mư g i nh v i các kỦ t có đ dài th ng nh t

 S d ng mư s liên ti p v i các s có đ dài th ng nh t

 S d ng mư phân c p đ s p x p trình t các nhóm mư

có n i dung phân c p t cao xu ng th p t trái qua

 Xơy d ng h th ng ch ng t :

Ch ng t k toán là nh ng gi y t và v t mang tin ph n ánh nghi p v kinh

t tài chính phát sinh đư hoàn thành làm c n c ghi s k toán

Ch ng t s d ng trong k toán đ c phân lo i nh sau:

 Theo v t mang tin: Ch ng t b ng gi y, ch ng t đi n t

 Theo n i dung kinh t : ch ng t ti n m t, ch ng t hàng hóa, ch ng t tài s n c đ nh,

 Theo tính ch t pháp lỦ: ch ng t h ng d n, ch ng t b t bu c

 Theo công d ng c a ch ng t : ch ng t m nh l nh, ch ng t th c hi n Trong doanh nghi p, đ theo dõi t t các ho t đ ng kinh t phát sinh thì ph i xây d ng h th ng ch ng t phù h p v i các đ c đi m và yêu c u qu n lỦ c a doanh nghi p C s đ xây d ng h th ng ch ng t k toán:

 Ch đ ch ng t k toán

 c đi m v n đ ng c a đ i t ng k toán

 c đi m ho t đ ng kinh doanh

 Yêu c u qu n lỦ c a doanh nghi p

Có nhi u cách ti p c n đ xây d ng h th ng ch ng t k toán, nh ng hi n nay cách ti p c p ph bi n nh t đó chính là vi c ti p c n theo t ng chu trình kinh doanh ng v i m i chu trình kinh doanh k toán viên xác đ nh các ho t đ ng liên quan, đ i t ng liên quan r i t đó l p ra h th ng ch ng t và quy trình luân chuy n ch ng t phù h p đ theo dõi ho t đ ng c a chu trình đó

 T ch c v n d ng h th ng tƠi kho n k toán

Tài kho n k toán là x ng s ng c a toàn b h th ng k toán trong doanh nghi p, do đó khi xây d ng h th ng tài kho n k toán c n đ m b o đ n đ nh lâu dài trong quá trình ho t đ ng, tránh vi c thêm b t ch nh s a h th ng tài kho n Ngoài ra vi c xây d ng h th ng tài kho n ph i phù h p v i đ i t ng k toán và

đ i t ng qu n lỦ chi ti t đư đ c nêu ph n trên

C n c đ xây d ng h th ng tài kho n k toán:

 H th ng tài kho n k toán theo quy đ nh c a ch đ k toán

 i t ng k toán và đ i t ng qu n lỦ chi ti t

 Yêu c u qu n lỦ c a doanh nghi p

 c đi m ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p

Cách th c xây d ng h th ng tài kho n k toán:

 C n c vào danh m c đ i t ng k toán và h th ng tài kho n k toán th ng nh t theo quy đ nh c a ch đ k toán, k toán viên ti n hành xác đ nh các tài kho n c p 1, 2, 3 sao cho phù h p, lo i b các tài kho n không c n thi t

 Xây d ng thêm các tài kho n c p 2, c p 3 và tài kho n chi ti t theo đ c đi m đ i t ng k toán và đ i t ng qu n lỦ chi ti t

Cách th c mư hóa đ i t ng theo dõi chi ti t:

o Xác đ nh đ i t ng k toán và yêu c u thông tin, yêu c u qu n lỦ c n theo dõi cho t ng đ i t ng

o Phân lo i yêu c u thông tin qu n lỦ t c p cao đ n c p th p (n u có)

o Xác đ nh đ i t ng qu n lỦ có th đ c theo dõi chi ti t cho m t tài kho n

o Xác đ nh yêu c u qu n lỦ c n th hi n trên b mư tài kho n

o Mư hóa yêu c u qu n lỦ đ c theo dõi trên tài kho n

o Thi t l p b mư cho các tài kho n theo dõi nhi u yêu c u qu n lỦ

Nh v y khi xây d ng m t h th ng tài kho n k toán c n phân tích k đ c

đi m đ i t ng k toán, đ c đi m c a ho t đ ng kinh doanh c ng nh yêu c u

qu n lỦ c a doanh nghi p đ có th xây d ng đ c m t h th ng tài kho n phù

h p và đáp ng đ c yêu c u c a công tác k toán

i u ki n đ m t tài kho n có th m chi ti t:

Tài kho n đ c dùng đ theo dõi đ i t ng k toán có đ i t ng qu n lỦ

- Danh m c đ i t ng qu n lỦ chi ti t có s l ng ít và không bi t đ ng trong su t quá trình t n t i

- Các yêu c u qu n lỦ đ i v i các đ i t ng chi ti t đó không thay đ i

H th ng tài kho n đ c trình bày theo m u sau:

H TH NG TÀI KHO N K TOÁN

- Hình th c k toán trên máy vi tính

Hình th c áp d ng khi ng d ng tin h c hóa vào công tác k toán đó là hình

th c k toán trên máy vi tính, đ c tr ng c a hình th c k toán trên máy vi tính đó chính là công tác k toán đ c th c hi n theo m t ch ng trình ph n m m k toán trên máy vi tính Ph n m m này đ c thi t k theo nguyên t c c a m t trong b n hình th c k toán ho c k h p các hình th c k toán đư nêu trên, nh ng b t k

s d ng hình th c nào ph n m m k toán c ng ph i xu t ra đ c các báo cáo đ y

đ v s k toán và các báo cáo tài chính theo quy đ nh

Trình t ghi s k toán theo hình th c k toán trên máy vi tính:

(1) H ng ngày k toán c n c vào các ch ng t , b ng t ng h p ch ng t đư

đ c ki m tra, xác đ nh các kho n ghi N , kho n ghi Có đ nh p li u vào máy vi tính theo các b ng bi u đư đ c thi t k s n Theo đó các thông tin s đ c t

(2) Cu i tháng (ho c th i đi m báo cáo) k toán ti n hành thao tác khóa s

và xu t các báo cáo liên quan

Trong đi u ki n tin h c hóa công tác k toán các chính sách k toán khác

ph i đ c trình bày rõ ràng, đ y đ nh m thu n ti n cho vi c l a ch n ph n m m

ngh c a doanh nghi p Khi t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa

c n l u Ủ m t s yêu c u sau:

1.3.2.1 Yêu c u c a b máy k toán trong đi u ki n tin h c hóa công tác k

toán

- Nhân s trong b máy k toán c n đáp ng các yêu c u v :

 Trình đ chuyên môn nghi p v

 o đ c ngh nghi p

 N m v ng, hi u bi t đ y đ và tuân th lu t pháp, chính sách ch đ k toán và các quy đ nh trong doanh nghi p

- Khi t ch c và phân công công tác c n đ m b o:

 Vi c ghi nh n x lỦ, cung c p thông tin nhanh chóng, chính xác k p th i

 m b o công b ng v kh i l ng công vi c c a m i nhân viên k toán

 m b o m i quan h ch đ o t trên xu ng hay báo cáo t d i lên luôn đ c thông su t

- Qu n lỦ và ki m soát là vi c đ m b o thông tin trung th c và đáng tin c y,

b o đ m an toàn tài s n cho doanh nghi p là v n đ hàng đ u khi t ch c công tác

k toán đ m b o đ c đi u này doanh nghi p c n:

1.3.2.2 C n c t ch c b máy k toán trong doanh nghi p

- C c u qu n lỦ c a doanh nghi p: T ch c b máy k toán trong doanh nghi p c n phù h p v i c c u t ch c qu n lỦ c a doanh nghi p M t s v n đ

c n l u Ủ khi phân tích c c u t ch c c a doanh nghi p

+ Quy mô c a doanh nghi p và các đ n v tr c thu c: n u doanh nghi p có nhi u đ n v tr c thu c có t cách pháp nhân thì c n xây d ng b máy

n u doanh nghi p có ít đ n v tr c thu c ho c không có đ n v tr c thu c thì lúc này c c u t ch c b máy s đ n gi n h n

+ C c u các b ph n phòng ban trong doanh nghi p: c c u qu n lỦ

c a doanh nghi p, cách th c phân chia nhi m v c a các phòng ban, m i quan h

gi a các phòng ban s nh h ng đ n vi c phân chia ph n hành k toán

+ C c u t ch c b ph n tài chính k toán: thông th ng trong doanh nghi p Giám đ c tài chính s là ng i ch u trách nhi m cao nh t v i toàn

b công tác k toán, nh ng m s doanh nghi p thì K toán tr ng l i n m toàn b quy n h n c a Giám đ c tài chính vì v y c n c n c vào c c u t ch c b máy tài chính k toán đ phân chia nhi m v cho các nhân viên k toán

- Kh i l ng công vi c k toán: kh i l ng công vi c b máy k toán doanh nghi p c n đ m nhi m là: đ m b o cung c p đ y đ thông tin k toán theo yêu c u, theo dõi, ghi chép các đ i t ng k toán và đ i t ng qu n lỦ chi ti t, x

lỦ h th ng ch ng t k toán kh i l ng d li u c n nh p li u, c n x lỦ, h ch toán trên các tài kho n cho các nghi p v kinh t phát sinh, l p và g i các báo cáo

k toán theo quy đ nh nh v y khi t ch c b máy k toán c n c n c vào kh i

l ng công vi c, m c đ ph c t p đ ti n hành tuy n d ng và phân công công vi c cho t ng nhân viên k toán

- c đi m và đ nh h ng ng d ng công ngh thông tin trong công tác

qu n lỦ c a doanh nghi p: v i ng d ng công ngh thông tin đư làm thay đ i c

b n công vi c c a nhân viên k toán, t vi c gi m kh i l ng ghi chép, tìm ki m,

x lỦ, gi m các h n ch v không gian, th i gian cho đ n vi c nhân viên k toán

có th chuy n t vi c ghi s , nh p các d li u k toán sang vi c ki m soát, phân tích và cung c p thông tin k toán m t cách d dàng Khi t ch c b máy k toán

c n l u Ủ m t s v n đ sau:

+ c đi m h th ng trang thi t b và c s h t ng k thu t hi n có

qu n lỦ N u s d ng h th ng ERP thì ph n l n d li u là do các phòng ban nh p

li u nhân viên k toán ch ki m soát, phân tích và cung c p thông tin Còn n u ng

d ng ph n m m k toán thì vi c nh p li u, ki m soát, x lỦ và cung c p thông tin

là công vi c c a nhân viên k toán

1.3.2.3 Hình th c t ch c b máy k toán và c c u nhân s trong b ph n

k toán

- Hình th c t ch c b máy k toán: doanh nghi p có th l a ch n áp d ng hình th c t ch c b máy t p trung, phân tán ho c v a t p trung v a phân tán Xét trên ph ng di n ng d ng công ngh thông tin thì m t doanh nghi p l n, có quy

mô ho t đ ng v i nhi u l nh v c, nhi u đ a ph ng v n có th s d ng mô hình k toán ki u t p trung n u h tìm ra đ c m t ph n m m k toán đ m nh đ

có th x lỦ toàn b công vi c k toán phát sinh, có kh n ng c p nh t d li u trên các giao th c m ng nh v y hi n nay vi c l a ch n hình th c t ch c nh th nào không còn ph thu c vào quy mô, đ a bàn ho t đ ng, kh i l ng các nghi p

v kinh t c a doanh nghi p mà l i ph thu c vào m c đ ng d ng công ngh thông tin trong doanh nghi p

- T ch c c c u nhân s k toán và phân công công tác

+ T ch c c c u nhân s k toán: do đ c đi m c a k toán máy,

vi c h ch toán t ng h p và h ch toán chi ti t là không tách r i nhau, vi c nh p li u không trùng l p gi a các ph n hành k toán và nh p li u m t l n nh ng s d ng cho nhi u ph n hành k toán khác nhau do đó vi c xây d ng c c u phòng k toán

c n ph i h p lỦ và hi u qu Có hai ph ng pháp đ xây d ng c c u c a b ph n

k toán: ti p c n theo quá trình x lỦ các đ i t ng k toán, ti p c n theo t ng chu trình k toán

Các ti p c n th 1: cách t ch c này d ti p c n nh ng khi phân công công

vi c c n xác đ nh rõ ràng các nghi p v do ph n hành k toán nào th c hi n Ví

d : nghi p v rút ti n g i ngân hàng v nh p qu ti n m t s do ph n hành k toán nào nh p li u

T ch c c c u k toán theo ph ng pháp ti p c n th 1 Cách ti p c n th 2: Vi c đ t tên cho các ph n hành k toán trong tr ng

h p này có th đ c đ t theo n i d ng t ng ho t đ ng, n i dung nghi p v hay chu trình nghi p v

T ch c c c u k toán theo ph ng pháp ti p c n th 2 Doanh nghi p có th l a ch n m t trong hai ph ng pháp trên đ ti n hành

áp d ng ho c áp d ng ph i h p c hai ph ng pháp tuy theo d c đi m t ch c

qu n lỦ, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh, yêu c u qu n lỦ và yêu c u ki m soát

s cho t ng ph n hành: Vi c b trí nhân viên k

l u Ủ m t ph n hành k toán có th do nhi u nhân viên k toán th c hi n, và m t nhân viên k toán có th th c hiên nhi u ph n hành k toán

1.3.2.4 Phân quy n truy c p h th ng

Do đ c đi m c a h th ng thông tin trên máy tính, nên khi t ch c c n phân quy n truy c p rõ ràng trên h th ng Vi c phân quy n này d a trên các c n c

sau:

- B t k ph n m m k toán nào c ng có 3 nhóm ch c n ng: khai báo ban

đ u, nh p li u, cung c p thông tin Nh v y c n xác đ nh rõ các quy n XEM, THÊM, S A, XÓA cho các nhóm ch c n ng đó

- Quan đi m v ki m soát h th ng: vi c ch nh s a c n đ l i đ y đ d u

v t ki m toán và tuân th theo quy đ nh c a ch đ k toán

- Trình đ và ph m ch t c a nhân viên k toán

- c đi m môi tr ng công ngh c a doanh nghi p

D a trên các c n c trên xây d ng b ng mô t phân quy n có m u nh sau:

Ch c n ng

nh p li u Ch c n ng báo cáo

Thông tin chung

Báo cáo tài chính

+ Ph n m m do doanh nghi p thuê ho c t vi t: lo i ph n m m này

th ng có tính ki m soát, tính n đ nh, và b o m t không cao do ng i vi t chính

là ng i s d ng ph n m m nên r t d x y ra gian l n

+ Ph n m m k toán đóng gói: là ph n m m đ c vi t theo d ng đóng gói và bán cho ng i s d ng Lo i ph n m m này phù h p v i nhi u lo i hình doanh nghi p, có tính b o m t cao, có kh n ng nâng c p hay b o trì d dàng

M t s ph n m m ph bi n là Misa SME, AccNet, Bravo, Fast Accounting,

+ Ph n m m k toán n c ngoài: lo i ph n m m này có kh n ng x

lỦ t t, n đ nh, ch y u đ c Vi t hóa đ phù h p v i ch đ k toán Vi t Nam, tuy nhiên m t s ph n m m ch a đ c Vi t hóa hay quá trình Vi t hóa ch a t t có

th gây ra khó kh n cho ng i s d ng

- Ph n m m ERP (Enterprise Resoure Planning System – H th ng ho ch

đ nh/ qu n tr các ngu n l c c a doanh nghi p), ph n m m này giúp doanh nghi p

qu n lỦ các ho t đ ng chính bao g m k toán, phân tích tài chính, qu n lỦ mua hàng, qu n lỦ t n kho, ho ch đ nh và qu n lỦ s n xu t, Tr ng h p doanh nghi p s d ng ERP thì ph n m m k toán đ c xem nh m t phân h c a h

th ng, đây là thách th c khi t ch c b máy k toán Tuy nhiên thách th c l n

nh t khi đ a ERP vào s d ng là chi phí đ u t ban đ u cao

1.3.3.2 Tiêu chu n đánh giá ph n m m k toán

- áp ng yêu c u c a ng i s d ng:

+ Phù h p v i quy đ nh c a lu t pháp và chính sách, ch đ doanh nghi p đư đ ng kỦ, bao g m c hình th c k toán, ph ng pháp qu n lỦ hàng t n kho, ph ng pháp tính giá xu t kho, v t t , hàng hóa, h ch toán TSC , ph ng pháp kh u hao, ph ng pháp h ch toán ngo i t

+ Phù h p v i đ c đi m t ch c qu n lỦ s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p, bao g m ngành ngh kinh doanh, đ i t ng k toán, các tiêu th c

qu n lỦ, ph ng pháp t p h p phân b chi phí

+ Phù h p v i quy mô c a doanh nghi p và đ c đi m t ch c b

+ Phù h p v i các yêu c u x lỦ và cung c p thông tin k toán, kh i

l ng x lỦ thông tin là khác nhau, yêu c u v thông tin, báo cáo c a m i doanh nghi p c ng khác nhau vì v y c n xem xét đ l a ch n ph n m m phù h p, n u doanh nghi p có kh i l ng thông tin x lỦ l n, yêu c u thông tin cao mà ph n

m m k toán l i nh và ít báo cáo thì không phù h p

+ Phù h p v i yêu c u tích h p d li u và h p nh t báo cáo tài chính trong tr ng h p doanh nghi p là đ n v thành viên hay có các đ n v n i b h ch toán ph thu c

+ Phù h p v i yêu c u v t c đ , th i gian x lỦ, th i đi m cung c p

thông tin Lúc này yêu c u ph n m m ph i có t c đ x lỦ cao, cung c p thông tin

đa d ng

+ Ph n m m ph i h tr t t nh t cho ng i dùng trong quá trình làm

vi c, h tr này thông qua các thông báo l i, h ng d n, tài li u h ng d n, tr giúp tr c tuy n

+ Ph n m m ph i thân thi n, d s d ng, d ki m tra, d truy xu t thông tin Tính thân thi n và d s d ng th hi n thông qua ngôn ng giao ti p, ngôn ng báo cáo và giao di n làm vi c

- Ph n m m ph i có tính ki m soát cao: Khi s d ng ph n m m k toán thì

kh n ng x y ra th t thoát d li u, phá h y d li u do đó đ h n ch các r i ro

x y ra trong quá trình s d ng ph n m m k toán ph n m m c n có tính ki m soát cao Tính ki m soát đ c đánh giá thông qua tính b o m t, ki m soát truy c p, phân quy n truy c p, các gi i pháp sao l u d li u, các gi i pháp t o ra d u v t ghi

nh n quá trình truy xu t, ch nh s a d li u, ki m soát vi c nh p li u, x lỦ d li u

nh m đ m b o d li u đ c nh p chính xác

- Tính linh ho t c a ph n m m: trong quá trình ho t đ ng doanh nghi p

ch u s chi ph i c a nhi u nhân t nh chính sách k toán, nhu c u thông tin, yêu

c u ki m soát, yêu c u qu n lỦ lúc này ph n m m k toán c n đáp ng kh n ng

c p nh t khi có các thay đ i

- Ph n m m ph i ph bi n và có tính n đ nh cao: tính ph bi n và n đ nh

th hi n thông qua các khách hàng hi n t i c a doanh nghi p, s phù h p, t ng thích gi a ph n m m v i ph n c ng, và các ph n m m, ng d ng khác trong máy

tính

- Giá phí c a ph n m m: đây c ng là m t tiêu chu n quan tr ng, giá phí

ph n m m bao g m giá ph n m m, chi phí cài đ t, chi phí hu n luy n, chi phí tài

li u h ng d n, chi phí nh p li u ban đ u

1.3.3.3 Quy trình l a ch n ph n m m k toán

Mô hình mô t quy trình l a ch n ph n m m k toán

Xác đ nh yêu c u thông tin

C s đ xác đ nh yêu c u l a ch n ph n m m k toán là yêu c u v d

li u, x lỦ, báo cáo, ki m soát các yêu c u th ng đ c x p làm 2 nhóm là

nh ng yêu c u b t bu c và yêu c u mong mu n đ c đáp ng

Thu th p các ph n m m k toán

Doanh nghi p sau khi xây d ng yêu c u s ti n hành thu th p các ph n

m m k toán hi n có, đánh giá m t s ph n m m k toán đang đ c s d ng t i các doanh nghi p có cùng quy mô, ngành ngh kinh doanh

ti n hành g i yêu c u cho nhà cung c p ph n m m

Nhóm 3: ph n m m đáp ng yêu c u, doanh nghi p g i yêu c u cho nhà cung c p ph n m m

Tr ng h p không có ph n m m nào c a nhóm 2, 3 đáp ng yêu c u thì doanh nghi p ti n hành t phát tri n ph n m m k toán

ánh giá l a ch n ph n m m

Doanh nghi p đánh giá ph n m m k toán do nhà cung cáp đ c l a ch n

g i đ n d a trên 2 c s : các ph n m m này đư đáp ng hoàn toàn yêu c u b t

bu c c a doanh nghi p và có bao nhiêu yêu c u mong mu n c a doanh nghi p đư

đ c đáp ng

Ngoài ra vi c l a ch n ph n m m k toán nào c ng c n phù h p v i trang

b mà doanh nghi p hi n có ho c có th đ u t m i, n u l a ch n ph n m m quá

l n, t t cho doanh nghi p nh ng h th ng trang b c a doanh nghi p hi n không đáp ng đ c thì vi c l a ch n đó c ng hoàn toàn không phù h p

1.3.4 T ch c cƠi đ t vƠ s d ng ph n m m

Ph n m m k toán doanh nghi p v a và nh MISA SME.NET 2020

ho t đ ng theo mô hình máy tr m – ch (Client – Server) H th ng g m 01 máy

ch ch a d li u (SQL Server) chung cho c h th ng và nhi u máy tr m k t n i

Yêu c u v h th ng (c u hình t i thi u)

 Máy tính: B vi x lỦ Intel Dual Core CPU 1.0 GHz ho c cao h n

 B nh trong (RAM): 1 GB tr lên

 a c ng: 5GB tr ng ho c nhi u h n

 Màn hình: phân gi i 1024×768 ho c cao h n

 H đi u hành: Windows 7 SP1 tr lên; Windows 8/8.1; Windows

10; Windows Server 2008 SP2; Windows Server 2008R2; Windows Server 2012; Windows Server 2012 R2

 Thi t b khác: Sound card, loa (đ xem phim h ng d n)

 Máy in: Kh A4

L u Ủ: MISA SME.NET 2020 đ c cài đ t và s d ng t t trên h đi u hành Windows 7 SP1 tr lên, B vi x lỦ (CPU) Core i3, Ram 2 GB, a c ng tr ng 10

GB

- Sau khi cài đ t xong m c đ nh MISA SME.NET s n m đ ng d n

C/MISA Group Ng i s d ng ti n hành kích ch n bi u t ng MISA SME.NET

2020 ngoài màn hình chính c a máy tính đ s d ng ph n m m s d ng ph n

m m tr c tiên ng i s d ng c n t o m t c s d li u (T t c n i dung h ng

d n s d ng ph n m m s đ c trình bày ch ng 2,3,4 c a môn h c này)

1.3.5 T ch c báo cáo k toán vƠ cung c p thông tin k toán

Báo cáo là ph ng pháp đ c k toán s d ng đ trình bày các n i dung thông tin đ c cung c p t h th ng thông tin k toán Các thông tin này đ c phân lo i, phân tích, t ng h p và trình bày trên các báo cáo giúp ng i s d ng thông tin có đ c n i dung thông tin c n thi t trong quá trình ra quy t đ nh Vì

v y t ch c h th ng báo cáo phù h p, đ y đ , cung c p thông tin k p th i s đóng vai trò quy t đ nh m c đ hài lòng c a ng i s d ng h th ng thông tin k toán

1.3.5.1 Phân lo i báo cáo

Báo cáo tài chính là s n ph m thông tin đ c cung c p b i h th ng thông tin k toán nh m cung c p thông tin v tài s n, n ph i tr , v n ch s h u giúp cho ng i s d ng phân tích, đánh giá tình hình tài chính, tình hình kinh doanh

c a doanh nghi p trong k H th ng báo cáo tài chính bao g m:

- B ng cân đ i k toán

- Báo cáo k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh

- Báo cáo l u chuy n ti n t

- Thuy t minh báo cáo tài chính

Thông tin cung c p b i h th ng báo cáo này c n chính xác, trung th c, phù

h p, có th so sánh đ c và d hi u

Báo cáo qu n lỦ

Báo cáo qu n lỦ đ c l p theo nhu c u thông tin c a các nhà qu n tr bên

trong doanh nghi p Các báo cáo này không d a trên nguyên t c, chu n m c k toán, mà ph thu c vào quy mô, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh, yêu c u qu n lỦ, yêu c u ki m soát c a doanh nghi p Chính nh ng báo cáo này làm t ng giá tr c a

h th ng thông tin k toán, khi mà báo cáo tài chính là b t bu c thì s đa d ng,

h u ích mà h th ng báo cáo qu n lỦ mang l i s đem l i giá tr c a h th ng thông tin k toán

Báo cáo qu n lỦ có 2 lo i nh sau:

- Báo cáo ho t đ ng: giúp cho nhà qu n tr đánh giá, qu n lỦ quá trình

th c hi n và x lỦ các ho t đ ng ccuar quá trình s n xu t kinh doanh

c a doanh nghi p trong m t th i k Báo cáo ho t đ ng bao g m

o Báo cáo ho t đ ng: là t ng h p các n i dung v quá trình th c

hi n m t ho t đ ng trong k theo th i gian Ví d : b ng kê các

nghi p v nh p kho, b ng kê các nghi p v bán hàng

o Báo cáo phân tích ho t đ ng: là các báo cáo phân tích t ng ho t

đ ng theo yêu c u qu n lỦ c a doanh nghi p Ví d : báo cáo phân tích bán hàng theo t ng m t hàng, báo cáo phân tích mua

- Báo cáo các đ i t ng ngu n l c: cung c p thông tin v đ i t ng, ngu n l c li n quan đ n vi c th c hi n các ho t đ ng

o B ng kê/ danh m c đ i t ng, ngu n l c: h th ng k toán cung

c p các danh m c ngu n l c nh hàng hóa, d ch v , lo i ti n

ho c các đ i t ng khách hàng, nhà cung c p có liên quan đ n

th c hi n các ho t đ ng

o Báo cáo tình tr ng đ i t ng, ngu n l c: cung c p thông tin v tình tr ng các ngu n l c, kh n ng tham gia vào quá trình kinh doanh ví d : báo cáo t n qu ti n m t, báo cáo t n kho nguyên

v t li u, báo cáo tình tr ng n c a khách hàng

1.3.5.2 T ch c h th ng báo cáo

- Nguyên t c t ch c h th ng báo cáo:

+ H th ng báo cáo ph i tuân th yêu c u c a chu n m c k toán và

ch đ k toán v vi c l p, trình bày, công b thông tin

+ H th ng báo cáo ph i c n c vào yêu c u thông tin, yêu c u qu n

lỦ c a doanh nghi p

+ H th ng báo cáo ph i c n c vào đ c đi m b máy k toán, đ c

đi m v ph ng th c thu th p x lỦ thông tin k toán

+ H th ng báo cáo ph i xác đ nh rõ các hình th c trình bày báo cáo phù h p v i đ c đi m s d ng thông tin

+ Tôn tr ng vi c xem xét đánh giá đ nh k h th ng báo cáo k toán trong doanh nghi p nh m đáp ng t t h n nhu c u thông tin

- N i dung t ch c:

+ Phân lo i và xác đ nh báo cáo c n cung c p cho các đ i t ng s

d ng thông tin: phân nhóm và xác đ nh tên g i c a báo cáo

+ Xác đ nh n i dung thông tin c n cung c p trên báo cáo

+ Phác th o minh h a các m u báo cáo cung c p

Hình th c cung c p

A Báo cáo tài chính

1.4 ánh giá t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa

Vi c đánh giá t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa là m t công vi c vô cùng quan tr ng, giúp cho doanh nghi p hoàn thi n h th ng k toán ánh giá t ch c công tác k toán bao g m:

- ánh giá m c đ đáp ng yêu c u c a doanh nghi p

Vi c đánh giá h th ng c ng bao g m đánh giá các kh n ng thay đ i trong môi tr ng kinh doanh – l p k ho ch đi u ch nh h th ng

V cách th c th c hi n, vi c đánh giá h th ng có th đ c ti n hành thông qua các d ch v t v n – ki m toán hay thông qua công tác ki m toán n i b c a

doanh nghi p

CH NG 2 GHI NH N NGHI P V THU C CHU TRÌNH DOANH THU

- Giao hàng hóa ho c th c hi n d ch v cho khách hàng

- Yêu c u thanh toán

- Nh n ti n thanh toán

Trong tr ng h p bán hàng thu ti n ngay, các s ki n kinh t di n ra trong

th i gian ng n nên h thông k toán ch ghi chép nghi p v k toán trong ít bút toán h n Trong tr ng h p bán ch u, m i ho t đ ng l i t i ra m t s ki n kinh t

t i các th i đi m khác nhau, lúc này h th ng k toán ghi chép nghi p v k toán trong nhi u bút toán h n

2.1 M c đích ậ nhi m v k toán chu trình doanh thu

2.1.1 M c đích

Chu trình doanh thu ph n ánh toàn b ho t đ ng trong vi c t o ra doanh thu

và thanh toán công n cho khách hàng cho nhà qu n tr doanh nghi p, qua đó nhà

qu n tr doanh nghi p có nh ng thông tin đ đ a ra quy t đ nh qu n lỦ v bán hàng, bán ch u, xu t hàng g i bán

- T p h p ch ng t ch ng minh nghi p v đư phát sinh trong chu trình

doanh thu

- Ph n ánh k p th i các nghi p v kinh t phát sinh vào ph n m m k toán

- X lỦ thông tin và cung c p thông tin v các nghi p v trong chu trình

doanh thu k p th i cho nhà qu n tr doanh nghi p

2.2 Ghi nh n vƠ x lỦ nghi p v

2.2.1 Nh p li u

ti n hành th c hi n các nghi p v k toán trong chu trình doanh thu trên

ph n m m, tr c tiên chúng ta ti n hành khai báo các đ i t ng ngu n l c có liên

quan

Trên màn hình chính c a ph n m m kích ch n vào phân h Bán hàng

Trong n i dung bài gi ng này tôi s h ng d n các ph ng pháp th c hi n

nh p li u c th cho các ho t đ ng kinh t trong doanh nghi p nh sau:

2.2.1.1 Bán hàng theo báo giá

1.Nhân viên bán hàng g i báo giá cho khách hàng

2.C n c vào thông tin báo giá, khách hàng đ t mua hàng

3.Nhân viên bán hàng yêu c u xu t hoá đ n và xu t kho hàng hoá đ c khách hàng đ t mua

4.K toán kho l p Phi u xu t kho, sau đó chuy n K toán tr ng và Giám

•Ngày 02/01/2017 Doanh nghi p g i báo giá cho công ty TNHH Tr n Anh:

i u hòa SHIMAZU 12000BTU, s l ng 20, đ n giá 7.000.000đ, thu

Nghi p v "Bán hàng theo báo giá" đ c th c hi n trên ph n m m nh sau:

oB c 1: L p báo giá g i cho khách hàng

Vào phân h Bán hàng\tab Báo giá, ch n ch c n ng Thêm

Thi t l p báo giá chi ti t cho t ng m t hàng đ g i cho khách hàng, sau

đó nh n C t

oB c 2: L p ch ng t ghi nh n doanh thu bán hàng t báo giá

Trên phân h Bán hàng\tab Bán hàng, ch n ch c n ng Thêm

L a ch n lo i ch ng t c n l p là Bán hƠng hóa, d ch v trong n c; Bán hàng

xu t kh u; Bán hƠng đ i lỦ bán đúng giá ho c Bán hƠng y thác xu t kh u:

Nh n bi u t ng , tích ch n L p t Báo giá

Ch n báo giá c n l p Ch ng t bán hàng b ng 1 trong 2 cách:

•Nh n bi u t ng , ch n báo giá c n l p Ch ng t bán hàng

Ch n báo giá trong danh sách tìm ki m:

•Nh n bi u t ng

•Thi t l p đi u ki n tìm ki m báo giá, sau đó nh n L y d li u

•Tích ch n báo giá c n l p ch ng t bán hàng, sau đó nh n ng Ủ

H th ng s t đ ng l y thông tin v khách hàng và các m t hàng đư khai báo trên báo giá sang ch ng t bán hàng

L a ch n ph ng th c thanh toán cho ch ng t bán hàng là Thu ti n ngay

Trong tr ng h p mu n sinh đ ng th i phi u xu t kho, tích ch n m c Kiêm

phi u xu t kho

Ki m tra thông tin khách hàng và hàng hóa đ c l y t báo giá sang => K toán

có th gi nguyên thông tin nh trên báo giá ho c thay đ i l i (n u c n)

Tr ng h p bán hƠng xu t luôn hóa đ n => Áp d ng đ i v i các ch ng t bán

hàng khi l p có tích ch n thông tin L p kèm hoá đ n c p hoá đ n cho ch ng

t bán hàng, k toán s th c hi n nh sau:

•N u không s d ng ph n m m đ qu n lỦ vi c xu t hóa đ n, K toán nh p tr c

ti p thông tin hóa đ n GTGT xu t cho khách hàng t i m c Hóa đ n (trên tab Hóa

đ n)

•N u có s d ng ph n m m đ qu n lỦ vi c xu t hóa đ n, th c hi n nh sau:

oNh n C t

oCh n ch c n ng C p s H trên thanh công c

oKhai báo thông tin v m u s , kỦ hi u hóa đ n và ngày hóa đ n, sau đó

nh n ng Ủ

oCh n ch c n ng In trên thanh công c , sau đó ch n m u hóa đ n c n in

Tr ng h p bán hƠng không xu t luôn hóa đ n => Áp d ng đ i v i các

ch ng t bán hàng khi l p không tích ch n thông tin L p kèm hoá đ n Khi

c n c p hoá đ n cho ch ng t bán hàng:

•Ch n ch ng t bán hàng c n xu t hóa đ n trên tab Bán hàng

•Nh n chu t ph i, ch n L p hóa đ n

•N u không s d ng ph n m m đ qu n lỦ vi c xu t hóa đ n, K toán nh p tr c

ti p thông tin hóa đ n GTGT xu t cho khách hàng t i m c Hóa đ n

•N u có s d ng ph n m m đ qu n lỦ vi c xu t hóa đ n, th c hi n nh sau:

oNh n C t

oCh n ch c n ng C p s hóa đ n trên thanh công c

oKhai báo thông tin v m u s , kỦ hi u hóa đ n và ngày hóa đ n, sau đó

oCh n ch c n ng In trên thanh công c , sau đó ch n m u hóa đ n c n in.

L u ý: Ph n m m s c n c vào hình th c thanh toán là ti n m t ho c chuy n kho n mà t

đ ng sinh ra các ch ng t thu ti n t ng ng trên phân h Qu ho c Ngân hàng Tr ng

h p ch n ph ng th c Ch a thanh toán thì ph n m m m i hi n th thông tin v đi u

kho n thanh toán, s ngày đ c n , h n thanh toán.

oB c 3: L p phi u xu t kho

công c

Ki m tra và khai báo thông tin phi u xu t kho, sau đó nh n C t, h th ng s t đ ng

chuy n thông tin ch ng t xu t kho v a l p sang tab Nh p, xu t kho c a phân

h Kho

L u ý:

1 N u khi l p ch ng t bán hàng ć tích ch n Kiêm phi u xu t kho thì k toán s

không ph i th c hi n b c này Khi đ́ h th ng s t đ ng sinh ch ng t xu t kho

hàng bán ngay sau khi ch ng t bán hàng đ c c t gi

2 Tr ng h p Th kho ć tham gia s d ng ph n m m, sau khi l p phi u xu t kho,

ch ng trình s t đ ng sinh ra phi u xu t kho trên tab ngh nh p, xu t kho c a

Th kho Th kho s th c hi n ghi s phi u xu t kho vào s kho