Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 2 (2)

Vận dụng các kiến thức về kiểm soát khi tổ chức sử dụng phần mềm kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một phần rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nó cung cấp phần lớn những thông

BỘ MÔN KẾ TOÁN Giảng viên: ThS Tôn Thất Lê Hoàng Thiện

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

Biết cách cài đặt, khai báo ban đầu, phân quyền truy cập, tổ chức và chuyển đổi dữ liệu trước khi sử dụng phần mềm kế toán

Vận dụng các kiến thức về kiểm soát khi tổ chức sử dụng phần mềm kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một phần rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nó cung cấp phần lớn những thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp Để có được những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý, cần có cơ cấu kế toán mạnh mẽ và hữu hiệu, có nghĩa là cần tổ chức bộ máy kế toán, phương pháp kế toán phù hợp với bản chất

và đặc trưng của doanh nghiệp

Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đang ngày càng trở nên phổ biến và là nhu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp Do vậy chúng ta cần biết được cần phải tổ chức bộ máy

kế toán như thế nào, cung cấp thông tin ra sao để khai thác có hiệu quả các thông tin kế toán mang lại

Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa là một công việc tất

chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về nội dung, quy trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

1.1 Mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

1.1.1 Mục đích tổ chức công tác kế toán

 Doanh nghiệp xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận,

xử lý, cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin Kết quả

cuối cùng trong quá trình tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng được việc:

- Ghi nhận được đầy đủ các dữ liệu đầu vào

- Tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thông tin

- Cung cấp những thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin

Trong quá trình xử lý nghiệp vụ, việc thực hiện theo mục tiêu này chính là trả lời 3 câu hỏi của kế toán đó là:

- Thu thập thông tin như thế nào

- Xử lý dữ liệu thông tin gì, bằng phương pháp nào

- Cung cấp thông tin cho ai, cung cấp như thế nào

 Công tác kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp rất đa dạng và thường không giống nhau, mặc dù mục đích cuối cùng của quá trình kinh doanh là như nhau, vì vậy khi tổ chức công tác

kế toán cần nắm bắt đầy đủ những yêu cầu thông tin quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống thông tin phù hợp Các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng

vô cùng đa dạng, có thể là yêu cầu về nội dụng, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin,

 Công tác kế toán phải phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chúng ta có thể thấy mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong

- Đối tượng kinh doanh có hay không có trạng thái vật chất

- Chu kỳ kinh doanh dài hay ngắn

- Rủi ro trong kinh doanh cao hay thấp

-

Vì vậy việc vận dụng các phương pháp kế toán để xây dựng hệ thống thông tin kế toán cần đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp Trong thời đại ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển vượt bậc thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm giảm bớt công việc cho kế toán việc là một nhu cầu tất yếu Việc ứng dụng một cách hợp lý

và hữu hiệu các tiến bộ công nghệ thông tin sẽ giúp kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin kế toán của doanh nghiệp

1.1.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

 Tính kiểm soát: Hệ thống thông tin kế toán cần trung thực, hợp lý và đáng tin cậy, đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phù hợp với các yêu cầu, quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Khi đưa ra các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, hay các phương pháp, quy trình hoặc phân công nhân sự trong phòng kế toán cần đảm bảo tính kiểm soát của hệ thống thông tin kế toán

 Tính hiệu quả: Khi tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần lưu

ý đến hiệu quả của công việc Cần phải phân tích toàn diện về thời gian và chi phí

mà doanh nghiệp phải bỏ ra khi tổ chức công tác kế toán theo hệ thống mới Thời gian và chi phí bỏ ra cần nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại

 Tính phù hợp: Một yêu cầu khi tổ chức công tác kế toán đó là hệ thống

kế toán cần đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công tác kế toán Đồng thời cũng phải đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối

hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô sản xuất, thay đổi hình thức sở hữu vốn thì

hệ thống kế toán cần phải đáp ứng được những sự thay đổi đó, tránh việc phải xây dựng mới một hệ thống kế toán khác Do đó doanh nghiệp cần xây dựng rõ định hướng phát triển của doanh nghiệp mình qua đó đưa ra các kế hoạch điều chỉnh và cải tiến hệ thống một cách hợp lý

1.1.3 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán

Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học hóa có bốn nhiệm vụ chính đó là: ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán, hay nói cách khác nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là thực hiện việc ghi chép, theo dõi và phản ánh mọi biến động của tài sản, nguồn vốn và các hoạt động của doanh nghiệp

1.2 Các nhân tố chi phối tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

1.2.1 Các quy định của chế độ quản lý tài chính kế toán

Mỗi phần mềm kế toán có những đặc thù riêng biệt của nó, nhưng tất cả những phần mềm kế toán đều phải tuân thủ theo những quy định về chế độ quản lý tài chính kế toán

Các quy định của chế độ quản lý tài chính kế toán bao gồm toàn bộ hệ thống văn bản pháp quy và việc vận hành trong thực tế hệ thống này Trong đó đứng ở góc độ tổ chức kế toán các nhân tố cơ bản có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp là:

- Luật kế toán,

- Hệ thống chuẩn mực kế toán,

- Các nghị định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán,

- Các văn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Luật thuế, Luật Doanh nghiệp,

Vì vậy khi thực hiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa cần phải nắm vững hệ thống văn bản pháp quy về kế toán, tài chính và vận dụng

1.2.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp đó Đặc điểm hoạt động kinh doanh là doanh nghiệp sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào, đối tượng sử dụng là ai, tập quán tiêu dùng như thế nào, hình thức tổ chức kinh doanh, các phương thức quảng cáo, khuyến mãi của doanh nghiệp Như vậy ứng với mỗi hoạt động kinh doanh khác nhau thì kế toán viên cần phải biết tổ chức hệ thống thông tin kế toán khác nhau sao cho việc thực hiện công tác kế toán dựa trên việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán được phù hợp nhất

Ngoài ra ứng với mỗi đặc điểm hoạt động khác nhau thì nhu cầu thông tin cần cung cấp cung khác nhau Nhu cầu thông tin kế toán bao gồm thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị, về nguyên tắc thông tin kế toán tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ kế toán và phù hợp với chuẩn mực kế toán, tuy vậy trong một số trường hợp đặc thù doanh nghiệp có thể phải cung cấp những thông tin kế toán khác theo yêu cầu của công ty mẹ, Ủy ban chứng khoán các thông tin kế toán quản trị được cung cấp theo yêu cầu của doanh nghiệp và là thông tin được sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp

Nhu cầu về thông tin kế toán đặc biệt là thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp rất đa dạng, do vậy khi tổ chức công tác kế toán cần phải tìm hiểu về nhu cầu thông tin kế toán trong doanh nghiệp để có thể vận dụng các phương pháp

kế toán phù hợp để xây dựng hệ thống thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý

của doanh nghiệp

1.2.3 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp thường mang tính đặc thù và ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bao gồm:

- Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin cho bên ngoài theo luật định, cung cấp cho công ty mẹ hay cho cơ quan chủ quản, cho chủ đầu tư và thông tin sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

- Đơn vị tiền tệ mà doanh nghiệp sử dụng trong hạch toán và báo cáo

- Quản điểm và cách thức quản lý sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp

- Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán và vấn đề điều chỉnh giá cho cung cấp thông tin

- Vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính

- Vấn đề nhân sự tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên

- Trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian

1.2.4 Yêu cầu kiểm soát

Yêu cầu kiểm soát và các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng nhiều đến tổ chức công tác kế toán trong quá trình doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, khi có thay đổi về yêu cầu kiểm soát có nghĩa là việc chấp nhận hay mức rủi ro cao hơn hoặc hạn chế rủi ro trong kinh doanh Ví dụ việc thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho từ kiểm kê định kỳ sang kê khai thường xuyên chính là việc doanh nghiệp không chấp nhận rủi ro từ những lần nhập xuất, và họ muốn biết được rõ ràng số lượng nhập xuất, lúc này hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ thay đổi sao cho phù hợp với sự thay đổi đó

1.2.5 Công nghệ thông tin và nhận thức về vai trò công nghệ thông tin trong quản lý

Ảnh hưởng của sự thay đổi công nghệ thống tin đối với hệ thống thông tin

kế toán rất sâu rộng Sự thay đổi mạnh mẽ của công nghệ thông tin ngày càng tác động mạnh đến hệ thống thông tin kế toán, việc nâng cấp phần cứng cũng như phần mềm ngày càng phát triển hơn, các phương pháp bảo mật, lưu trữ dữ liệu, truy xuất dữ liệu đang ngày càng tối tân đã đảm bảo cho dữ liệu trở nên an toàn trong môi trường máy tính hiện nay

Không những vậy việc ứng dụng mạng máy tính trong hệ thống thông tin

máy tính mạnh mẽ thì việc cung cấp thông tin cũng trở nên cực kỳ dễ dàng Ví dụ trong một doanh nghiệp mà địa bàn hoạt động lớn như các công ty Thủy điện việc lựa chọn phương pháp kế toán tập trung hoặc phân tán là một vấn đề quan trọng

mà lúc này yếu tố mạng máy tính được xem xét hàng đầu, nếu mạng máy tính mạnh và có thể cung cấp thông tin tốt thì có thể lựa chọn phương pháp tập trung thay vì phân tán khó kiểm soát

Ngoài yếu tố công nghệ ra thì sự nhận thức của nhà quản lý về vai trò của công nghệ cũng có ảnh hưởng đáng kể đến công tác kế toán Công nghệ thông tin không phải là giải pháp vạn năng, nhưng việc ứng dụng nó trong hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sẽ làm cho việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin được trở nên chính xác và đầy đủ hơn Do đó việc lãnh đạo doanh nghiệp có nhận thức đầy đủ về vai trò của công nghệ thông tin sẽ giúp cho hệ thống thông tin kế toán được xây dựng dễ dàng hơn

1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

1.3.1 Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp

 Xác định yêu cầu thông tin

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin Do vậy trong quá trình tổ chức công tác kế toán việc xác định nhu cầu thông tin là một nội dung quan trọng

Khi phân tích nhu cầu thông tin cần xác định rõ: phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản

lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác Nhu cầu thông tin kế toán trong doanh nghiệp gồm 2 nhóm như sau:

- Thông tin kế toán tài chính

- Thông tin kế toán quản trị

- Phương pháp 1: Kế toán viên cung cấp những gì có thể có, trong phương pháp này kế toán viên tiến hành cung cấp thông tin cho người sử dụng thông tin dựa theo toàn bộ những gì kế toán viên có thể cung cấp được, đây là một phương pháp dễ làm song giá trị của thông tin cung cấp có thể sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu trong doanh nghiệp

Với cách tiếp cận này nhu cầu thông tin kế toán được phân chia thành 2 loại

đó là thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị

- Phương pháp 2: Kế toán viên cung cấp thông tin mà người sử dụng cần, như vậy ở phương pháp này kế toán viên cần xác định được nhu cầu thông tin của người sử dụng để có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho người sử dụng đó Đây là một phương pháp khó làm nhưng giá trị thông tin cung cấp rất cao, có tính chọn lọc và đảm bảo lượng thông tin cho người sử dụng thông tin

Như vậy, khi xác định nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp kế toán viên cần xác định được đối tượng sử dụng thông tin là bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp, những thông tin cần cung cấp là tuân thủ tính pháp lý hay là không, Nếu

là những đối tượng bên trong doanh nghiệp cần có sự phân cấp về quản lý, mỗi cấp quản lý cần lượng thông tin khác nhau và tính bảo mật của thông tin với mỗi cấp quản lý cũng khác nhau cho nên nhu cầu thông tin của mỗi cấp quản lý cũng khác nhau Khi xác định nhu cầu thông tin ta có thể trình bày dưới dạng bảng mô

Nội dung thông tin

Bộ phận cung cấp thông tin

Phạm vi sử dụng Bên

trong

Bên ngoài

 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin

Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán lưu ý những vấn đề sau:

- Xây dựng danh mục từ tổng hợp đến chi tiết

Ví dụ: Nợ phải trả => Phải trả nhà cung cấp=> Phải trả cho nhà cung cấp A

- Xác định đối tượng quản lý có liên quan

Ví dụ: Đối tượng kế toán là nợ phải trả, đối tượng quản lý liên quan đó là nhà cung cấp, nhà cung cấp lúc này có thể được phân nhóm theo quy mô, vị trí địa

lý hay theo đặc điểm kinh doanh

- Xây dựng hệ thống mã hóa cho các đối tượng chi tiết

Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần thiết nhất phải xác định rõ

dữ liệu đầu vào, đây là thành phần quan trọng quyết định đến khả năng cung cấp thông tin của hệ thống thông tin kế toán Nếu quá trình tổ chức hệ thống thông tin

mà không quan tâm đến dữ liệu đầu vào thì thông tin cung cấp sẽ không có giá trị

Khi xác định dữ liệu đầu vào cần trả lời được 6 câu hỏi như sau:

(1) Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh? Lúc này cần dựa vào đặc điểm hoạt động kinh doanh để tiến hành phản ảnh lại nội dung của nghiệp vụ đã xảy ra Ví dụ: doanh nghiệp A kế toán hàng tồn kho theo kiểm

kê định kỳ, đối với một nghiệp vụ xuất khi thì chỉ cần phản ánh số lượng hàng xuất chứ không cần phản ánh giá trị hàng xuất

(2) Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đây chính là việc kế toán viên mô tả khái quát cho nội dung hoạt động của nghiệp vụ kinh tế Ví dụ hoạt động xuất hàng ra khỏi kho được đặt tên là XUẤT KHO, nghiệp vụ thu tiền bán hàng được đặt tên là THU TIỀN

(3) Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung này thể hiện việc xác định thứ tự

(4) Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là việc xác định những cá nhân

có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh Ví dụ Nghiệp vụ bán hàng có liên quan đến các đối tượng bên trong (trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tín dụng, thủ kho, kế toán thanh toán) bên ngoài (khách hàng)

(5) Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Đó là việc xác định địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế Ví dụ: Bán hàng ở đâu, xuất kho nào

(6) Những nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được sử dụng và sử dụng bao nhiêu? Ví dụ: trong nghiệp vụ bán hàng sẽ liên quan đến nguồn lực (tiền,

nợ phải thu) và nguồn lực này được hình thành từ doanh thu tương ứng

Như vậy đối với mỗi nghiệp vụ phát sinh phải phản ánh (trả lời được câu hỏi thứ (1)) thì những câu hỏi từ (2) – (6) là những thông tin mà kế toán viên phải thu thập

Chúng ta chia 5 nội dung cần thu thập đó thành 3 nhóm quản lý:

- Nhóm các nội dung gắn liền với hoạt động: tên hoạt động, thời gian phát sinh và yêu cầu của hoạt động đó (câu hỏi 2 + 3)

- Nhóm các nội dung liên quan đến đối tượng quản lý chi tiết để phản ánh cho nhiều hoạt động: các cá nhân, bộ phận, nguồn lực (câu hỏi 4 + 5)

- Nhóm các nội dung phản ánh các đối tượng kế toán: các khoản mục tương ứng cần theo dõi trong kế toán (câu hỏi 6)

Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào là việc tổ chức thu thập 3 nhóm nội dung nêu trên để ghi nhận vào hệ thống kế toán Để thu thập dữ liệu đầu vào cần hoàn thành các bước như sau:

 Phân loại hoạt động kinh doanh theo từng chu trình kinh doanh Phân loại các hoạt động theo từng chu trình sau: doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất

 Đối với mỗi hoạt động cần căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản

lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết

o Chu trình doanh thu: khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa

o Chu trình chi phí: Nhà cung cấp, hàng hóa, vật tư, bộ phận sử dụng

o Chu trình tài chính: hợp đồng vay, ngân hàng

 Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để theo dõi chi tiết các đối tượng cho từng chu trình

 Thiết lập các doanh mục đối tượng cần theo dõi cho doanh nghiệp:

o Mã đối tượng

o Tên đối tượng

o Các nội dung mô tả cho đối tượng: Địa chỉ, mã số thuế

o Các nội dung cấn thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin: quản lý theo khu vực, loại khách hàng,

 Mã hóa các đối tượng chi tiết: Là một cách biểu hiện ngắn gọn theo quy ước và cách thức quản lý đối tượng Mã hóa giúp cho chúng ta:

o Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, nhanh chóng từng đối tượng kế toán

o Quản lý tập hợp các đối tượng chi tiết có cùng thuộc tính

o Thông qua bộ mã hóa có thể phân tích, lọc thông tin theo yêu cầu của nhà quản lý

 Cách thức mã hóa

o Xác định đối tượng cần mã hóa

o Xác định cá nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa

o Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã

o Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp

 Sử dụng mã gợi nhớ

 Sử dụng mã gợi nhớ với các ký tự có độ dài thống nhất

 Sử dụng mã số liên tiếp với các số có độ dài thống nhất

 Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã

có nội dung phân cấp từ cao xuống thấp từ trái qua

 Xây dựng hệ thống chứng từ:

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán

Chứng từ sử dụng trong kế toán được phân loại như sau:

 Theo vật mang tin: Chứng từ bằng giấy, chứng từ điện tử

 Theo nội dung kinh tế: chứng từ tiền mặt, chứng từ hàng hóa, chứng từ tài sản cố định,

 Theo tính chất pháp lý: chứng từ hướng dẫn, chứng từ bắt buộc

 Theo công dụng của chứng từ: chứng từ mệnh lệnh, chứng từ thực hiện Trong doanh nghiệp, để theo dõi tốt các hoạt động kinh tế phát sinh thì phải xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với các đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ kế toán:

 Chế độ chứng từ kế toán

 Đặc điểm vận động của đối tượng kế toán

 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ kế toán, nhưng hiện nay cách tiếp cập phổ biến nhất đó chính là việc tiếp cận theo từng chu trình kinh doanh Ứng với mỗi chu trình kinh doanh kế toán viên xác định các hoạt động liên quan, đối tượng liên quan rồi từ đó lập ra hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp để theo dõi hoạt động của chu trình đó

 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán trong doanh nghiệp, do đó khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần đảm bảo độ ổn định lâu dài trong quá trình hoạt động, tránh việc thêm bớt chỉnh sửa hệ thống tài khoản Ngoài ra việc xây dựng hệ thống tài khoản phải phù hợp với đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết đã được nêu ở phần trên

Căn cứ để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:

 Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của chế độ kế toán

 Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết

 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Cách thức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:

 Căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định của chế độ kế toán, kế toán viên tiến hành xác định các tài khoản cấp 1, 2, 3 sao cho phù hợp, loại bỏ các tài khoản không cần thiết

 Xây dựng thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 và tài khoản chi tiết theo đặc điểm đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết

Cách thức mã hóa đối tượng theo dõi chi tiết:

o Xác định đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý cần theo dõi cho từng đối tượng

o Phân loại yêu cầu thông tin quản lý từ cấp cao đến cấp thấp (nếu có)

o Xác định đối tượng quản lý có thể được theo dõi chi tiết cho một tài khoản

o Xác định yêu cầu quản lý cần thể hiện trên bộ mã tài khoản

o Mã hóa yêu cầu quản lý được theo dõi trên tài khoản

o Thiết lập bộ mã cho các tài khoản theo dõi nhiều yêu cầu quản lý

Như vậy khi xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán cần phân tích kỹ đặc điểm đối tượng kế toán, đặc điểm của hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để có thể xây dựng được một hệ thống tài khoản phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán

Điều kiện để một tài khoản có thể mở chi tiết:

- Danh mục đối tượng quản lý chi tiết có số lượng ít và không biết động trong suốt quá trình tồn tại

- Các yêu cầu quản lý đối với các đối tượng chi tiết đó không thay đổi

Hệ thống tài khoản được trình bày theo mẫu sau:

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức áp dụng khi ứng dụng tin học hóa vào công tác kế toán đó là hình thức kế toán trên máy vi tính, đặc trưng của hình thức kế toán trên máy vi tính đó chính là công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm này được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kế hợp các hình thức kế toán đã nêu ở trên, nhưng bất kỳ

sử dụng hình thức nào phần mềm kế toán cũng phải xuất ra được các báo cáo đầy

đủ về sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:

(1) Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xác định các khoản ghi Nợ, khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn Theo đó các thông tin sẽ được tự

(2) Cuối tháng (hoặc thời điểm báo cáo) kế toán tiến hành thao tác khóa sổ

và xuất các báo cáo liên quan

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra

Phần mềm kế toán được lựa chọn sử dụng cần phải đáp ứng yêu cầu của Luật kế toán, nghị định 129/2004/NĐ-CP, thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 về việc ghi nhận, chỉnh sửa, lưu trữ dữ liệu trong điều kiện sử dụng kế toán máy

 Các chính sách kế toán khác

Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán các chính sách kế toán khác phải được trình bày rõ ràng, đầy đủ nhằm thuận tiện cho việc lựa chọn phần mềm

kế toán

Phương pháp kê khai hàng tồn kho

Phương pháp tính giá hàng tồn kho

Phương pháp khấu hao tài sản cố định

Phương pháp hạch toán ngoại tệ

nghệ của doanh nghiệp Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa cần lưu ý một số yêu cầu sau:

1.3.2.1 Yêu cầu của bộ máy kế toán trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán

- Nhân sự trong bộ máy kế toán cần đáp ứng các yêu cầu về:

 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ

 Đạo đức nghề nghiệp

 Nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong doanh nghiệp

- Khi tổ chức và phân công công tác cần đảm bảo:

 Việc ghi nhận xử lý, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác kịp thời

 Đảm bảo công bằng về khối lượng công việc của mỗi nhân viên kế toán

 Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo từ trên xuống hay báo cáo từ dưới lên luôn được thông suốt

- Quản lý và kiểm soát là việc đảm bảo thông tin trung thực và đáng tin cậy, bảo đảm an toàn tài sản cho doanh nghiệp là vấn đề hàng đầu khi tổ chức công tác

kế toán Để đảm bảo được điều này doanh nghiệp cần:

 Có cơ cấu tổ chức quản lý rõ ràng, khoa học, có quy chế về lề lối làm việc và các quy định về quan hệ với nội bộ doanh nghiệp hay các đối tượng bên ngoài

 Tổ chức bộ máy kế toán cần mang tính kiểm soát cao và đáp ứng các yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.3.2.2 Căn cứ tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

- Cơ cấu quản lý của doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp Một số vấn đề cần lưu ý khi phân tích cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

+ Quy mô của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc: nếu doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc có tư cách pháp nhân thì cần xây dựng bộ máy

nếu doanh nghiệp có ít đơn vị trực thuộc hoặc không có đơn vị trực thuộc thì lúc này cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ đơn giản hơn

+ Cơ cấu các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp: cơ cấu quản lý của doanh nghiệp, cách thức phân chia nhiệm vụ của các phòng ban, mối quan hệ giữa các phòng ban sẽ ảnh hưởng đến việc phân chia phần hành kế toán

+ Cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán: thông thường trong doanh nghiệp Giám đốc tài chính sẽ là người chịu trách nhiệm cao nhất với toàn

bộ công tác kế toán, nhưng mộ số doanh nghiệp thì Kế toán trưởng lại nắm toàn bộ quyền hạn của Giám đốc tài chính vì vậy cần căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy tài chính kế toán để phân chia nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán

- Khối lượng công việc kế toán: khối lượng công việc bộ máy kế toán doanh nghiệp cần đảm nhiệm là: đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, xử

lý hệ thống chứng từ kế toán khối lượng dữ liệu cần nhập liệu, cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và gửi các báo cáo

kế toán theo quy định như vậy khi tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào khối lượng công việc, mức độ phức tạp để tiến hành tuyển dụng và phân công công việc cho từng nhân viên kế toán

- Đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp: với ứng dụng công nghệ thông tin đã làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán, từ việc giảm khối lượng ghi chép, tìm kiếm,

xử lý, giảm các hạn chế về không gian, thời gian cho đến việc nhân viên kế toán

có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập các dữ liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích và cung cấp thông tin kế toán một cách dễ dàng Khi tổ chức bộ máy kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:

+ Đặc điểm hệ thống trang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện có

quản lý Nếu sử dụng hệ thống ERP thì phần lớn dữ liệu là do các phòng ban nhập liệu nhân viên kế toán chỉ kiểm soát, phân tích và cung cấp thông tin Còn nếu ứng dụng phần mềm kế toán thì việc nhập liệu, kiểm soát, xử lý và cung cấp thông tin

là công việc của nhân viên kế toán

1.3.2.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán và cơ cấu nhân sự trong bộ phận

kế toán

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng hình thức tổ chức bộ máy tập trung, phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán Xét trên phương diện ứng dụng công nghệ thông tin thì một doanh nghiệp lớn, có quy

mô hoạt động với nhiều lĩnh vực, ở nhiều địa phương vẫn có thể sử dụng mô hình kế toán kiểu tập trung nếu họ tìm ra được một phần mềm kế toán đủ mạnh để

có thể xử lý toàn bộ công việc kế toán phát sinh, có khả năng cập nhật dữ liệu trên các giao thức mạng như vậy hiện nay việc lựa chọn hình thức tổ chức như thế nào không còn phụ thuộc vào quy mô, địa bàn hoạt động, khối lượng các nghiệp

vụ kinh tế của doanh nghiệp mà lại phụ thuộc vào mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

- Tổ chức cơ cấu nhân sự kế toán và phân công công tác

+ Tổ chức cơ cấu nhân sự kế toán: do đặc điểm của kế toán máy, việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết là không tách rời nhau, việc nhập liệu không trùng lặp giữa các phần hành kế toán và nhập liệu một lần nhưng sử dụng cho nhiều phần hành kế toán khác nhau do đó việc xây dựng cơ cấu phòng kế toán cần phải hợp lý và hiệu quả Có hai phương pháp để xây dựng cơ cấu của bộ phận

kế toán: tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán, tiếp cận theo từng chu trình kế toán

Các tiếp cận thứ 1: cách tổ chức này dễ tiếp cận nhưng khi phân công công việc cần xác định rõ ràng các nghiệp vụ do phần hành kế toán nào thực hiện Ví dụ: nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt sẽ do phần hành kế toán nào nhập liệu

Tổ chức cơ cấu kế toán theo phương pháp tiếp cận thứ 1 Cách tiếp cận thứ 2: Việc đặt tên cho các phần hành kế toán trong trường hợp này có thể được đặt theo nội dụng từng hoạt động, nội dung nghiệp vụ hay chu trình nghiệp vụ

Tổ chức cơ cấu kế toán theo phương pháp tiếp cận thứ 2 Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp trên để tiến hành

áp dụng hoặc áp dụng phối hợp cả hai phương pháp tuy theo dặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý và yêu cầu kiểm soát

Kế toán tổng hợp/

phó phòng kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán

tiền mặt

Kế toán TGNH

Kế toán

Nợ phải thu

Kế toán TSCĐ

Kế toán

các đơn vị phụ thuộc

Kế toán tổng hợp/

phó phòng kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán

bán hàng

Kế toán mua hàng

Kế toán thanh toán

Kế toán giá thành

Kế toán

các đơn vị phụ thuộc

lưu ý một phần hành kế toán có thể do nhiều nhân viên kế toán thực hiện, và một nhân viên kế toán có thể thực hiên nhiều phần hành kế toán

1.3.2.4 Phân quyền truy cập hệ thống

Do đặc điểm của hệ thống thông tin trên máy tính, nên khi tổ chức cần phân quyền truy cập rõ ràng trên hệ thống Việc phân quyền này dựa trên các căn cứ sau:

- Bất kỳ phần mềm kế toán nào cũng có 3 nhóm chức năng: khai báo ban đầu, nhập liệu, cung cấp thông tin Như vậy cần xác định rõ các quyền XEM, THÊM, SỬA, XÓA cho các nhóm chức năng đó

- Quan điểm về kiểm soát hệ thống: việc chỉnh sửa cần để lại đầy đủ dấu vết kiểm toán và tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán

- Trình độ và phẩm chất của nhân viên kế toán

- Đặc điểm môi trường công nghệ của doanh nghiệp

Dựa trên các căn cứ trên xây dựng bảng mô tả phân quyền có mẫu như sau:

Chức năng nhập liệu Chức năng báo cáo Thông

tin chung

Danh mục

Nhập số

dư

Nhập số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ kế toán

Báo cáo quản trị

1.3.3 Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán

1.3.3.1 Sơ lược về phần mềm kế toán hiện nay

- Phần mềm kế toán được sử dụng khá phổ biến trong công việc kế toán tại các doanh nghiệp hiện nay, một số phần mềm chủ yếu đó là:

+ Phần mềm do doanh nghiệp thuê hoặc tự viết: loại phần mềm này thường có tính kiểm soát, tính ổn định, và bảo mật không cao do người viết chính

là người sử dụng phần mềm nên rất dễ xảy ra gian lận

+ Phần mềm kế toán đóng gói: là phần mềm được viết theo dạng đóng gói và bán cho người sử dụng Loại phần mềm này phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, có tính bảo mật cao, có khả năng nâng cấp hay bảo trì dễ dàng Một số phần mềm phổ biến là Misa SME, AccNet, Bravo, Fast Accounting,

+ Phần mềm kế toán nước ngoài: loại phần mềm này có khả năng xử

lý tốt, ổn định, chủ yếu được Việt hóa để phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, tuy nhiên một số phần mềm chưa được Việt hóa hay quá trình Việt hóa chưa tốt có thể gây ra khó khăn cho người sử dụng

- Phần mềm ERP (Enterprise Resoure Planning System – Hệ thống hoạch định/ quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp), phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động chính bao gồm kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, Trường hợp doanh nghiệp sử dụng ERP thì phần mềm kế toán được xem như một phân hệ của hệ thống, đây là thách thức khi tổ chức bộ máy kế toán Tuy nhiên thách thức lớn nhất khi đưa ERP vào sử dụng là chi phí đầu tư ban đầu cao

1.3.3.2 Tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán

- Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng:

+ Phù hợp với quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký, bao gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất kho, vật tư, hàng hóa, hạch toán TSCĐ, phương pháp khấu hao, phương pháp hạch toán ngoại tệ

+ Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm ngành nghề kinh doanh, đối tượng kế toán, các tiêu thức quản lý, phương pháp tập hợp phân bổ chi phí

+ Phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ

+ Phù hợp với các yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán, khối lượng xử lý thông tin là khác nhau, yêu cầu về thông tin, báo cáo của mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau vì vậy cần xem xét để lựa chọn phần mềm phù hợp, nếu doanh nghiệp có khối lượng thông tin xử lý lớn, yêu cầu thông tin cao mà phần mềm kế toán lại nhỏ và ít báo cáo thì không phù hợp

+ Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hay có các đơn vị nội bộ hạch toán phụ thuộc

+ Phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin Lúc này yêu cầu phần mềm phải có tốc độ xử lý cao, cung cấp thông tin

đa dạng

+ Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong quá trình làm việc, hỗ trợ này thông qua các thông báo lỗi, hướng dẫn, tài liệu hướng dẫn, trợ giúp trực tuyến

+ Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin Tính thân thiện và dễ sử dụng thể hiện thông qua ngôn ngữ giao tiếp, ngôn ngữ báo cáo và giao diện làm việc

- Phần mềm phải có tính kiểm soát cao: Khi sử dụng phần mềm kế toán thì khả năng xảy ra thất thoát dữ liệu, phá hủy dữ liệu do đó để hạn chế các rủi ro xảy ra trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán phần mềm cần có tính kiểm soát cao Tính kiểm soát được đánh giá thông qua tính bảo mật, kiểm soát truy cập, phân quyền truy cập, các giải pháp sao lưu dữ liệu, các giải pháp tạo ra dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa dữ liệu, kiểm soát việc nhập liệu, xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác

- Tính linh hoạt của phần mềm: trong quá trình hoạt động doanh nghiệp chịu sự chi phối của nhiều nhân tố như chính sách kế toán, nhu cầu thông tin, yêu cầu kiểm soát, yêu cầu quản lý lúc này phần mềm kế toán cần đáp ứng khả năng cập nhật khi có các thay đổi

- Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao: tính phổ biến và ổn định thể hiện thông qua các khách hàng hiện tại của doanh nghiệp, sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với phần cứng, và các phần mềm, ứng dụng khác trong máy tính

- Giá phí của phần mềm: đây cũng là một tiêu chuẩn quan trọng, giá phí phần mềm bao gồm giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí tài liệu hướng dẫn, chi phí nhập liệu ban đầu

1.3.3.3 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

Mô hình mô tả quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

Xác định yêu cầu thông tin

Cơ sở để xác định yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát các yêu cầu thường được xếp làm 2 nhóm là những yêu cầu bắt buộc và yêu cầu mong muốn được đáp ứng

Có thể thay đổi

Gửi yêu cầu NCC

có

không

có

không

Thu thập các phần mềm kế toán

Doanh nghiệp sau khi xây dựng yêu cầu sẽ tiến hành thu thập các phần mềm kế toán hiện có, đánh giá một số phần mềm kế toán đang được sử dụng tại các doanh nghiệp có cùng quy mô, ngành nghề kinh doanh

Nhóm 3: phần mềm đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp gửi yêu cầu cho nhà cung cấp phần mềm

Trường hợp không có phần mềm nào của nhóm 2, 3 đáp ứng yêu cầu thì doanh nghiệp tiến hành tự phát triển phần mềm kế toán

Đánh giá lựa chọn phần mềm

Doanh nghiệp đánh giá phần mềm kế toán do nhà cung cáp được lựa chọn gửi đến dựa trên 2 cơ sở: các phần mềm này đã đáp ứng hoàn toàn yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp và có bao nhiêu yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp đã được đáp ứng

Ngoài ra việc lựa chọn phần mềm kế toán nào cũng cần phù hợp với trang

bị mà doanh nghiệp hiện có hoặc có thể đầu tư mới, nếu lựa chọn phần mềm quá lớn, tốt cho doanh nghiệp nhưng hệ thống trang bị của doanh nghiệp hiện không đáp ứng được thì việc lựa chọn đó cũng hoàn toàn không phù hợp

1.3.4 Tổ chức cài đặt và sử dụng phần mềm

Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ MISA SME.NET 2020 hoạt động theo mô hình máy trạm – chủ (Client – Server) Hệ thống gồm 01 máy chủ chứa dữ liệu (SQL Server) chung cho cả hệ thống và nhiều máy trạm kết nối

Yêu cầu về hệ thống (cấu hình tối thiểu)

 Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core CPU 1.0 GHz hoặc cao hơn

 Bộ nhớ trong (RAM): 1 GB trở lên

 Đĩa cứng: 5GB trống hoặc nhiều hơn

 Màn hình: Độ phân giải 1024×768 hoặc cao hơn

 Hệ điều hành: Windows 7 SP1 trở lên; Windows 8/8.1; Windows 10; Windows Server 2008 SP2; Windows Server 2008R2; Windows Server 2012; Windows Server 2012 R2

 Thiết bị khác: Sound card, loa (để xem phim hướng dẫn)

 Máy in: Khổ A4

Lưu ý: MISA SME.NET 2020 được cài đặt và sử dụng tốt trên hệ điều hành Windows 7 SP1 trở lên, Bộ vi xử lý (CPU) Core i3, Ram 2 GB, Đĩa cứng trống 10

GB

- Sau khi cài đặt xong mặc định MISA SME.NET sẽ nằm ở đường dẫn

C/MISA Group Người sử dụng tiến hành kích chọn biểu tượng MISA SME.NET

2020 ngoài màn hình chính của máy tính để sử dụng phần mềm Để sử dụng phần mềm trước tiên người sử dụng cần tạo một cơ sở dữ liệu (Tất cả nội dung hướng dẫn sử dụng phần mềm sẽ được trình bày ở chương 2,3,4 của môn học này)

1.3.5 Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán

Báo cáo là phương pháp được kế toán sử dụng để trình bày các nội dung thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán Các thông tin này được phân loại, phân tích, tổng hợp và trình bày trên các báo cáo giúp người sử dụng thông tin có được nội dung thông tin cần thiết trong quá trình ra quyết định Vì vậy tổ chức hệ thống báo cáo phù hợp, đầy đủ, cung cấp thông tin kịp thời sẽ đóng vai trò quyết định mức độ hài lòng của người sử dụng hệ thống thông tin kế toán

1.3.5.1 Phân loại báo cáo

Báo cáo tài chính là sản phẩm thông tin được cung cấp bởi hệ thống thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu giúp cho người sử dụng phân tích, đánh giá tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Thông tin cung cấp bởi hệ thống báo cáo này cần chính xác, trung thực, phù hợp, có thể so sánh được và dễ hiểu

Báo cáo quản lý

Báo cáo quản lý được lập theo nhu cầu thông tin của các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp Các báo cáo này không dựa trên nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, mà phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, yêu cầu kiểm soát của doanh nghiệp Chính những báo cáo này làm tăng giá trị của

hệ thống thông tin kế toán, khi mà báo cáo tài chính là bắt buộc thì sự đa dạng, hữu ích mà hệ thống báo cáo quản lý mang lại sẽ đem lại giá trị của hệ thống thông tin kế toán

Báo cáo quản lý có 2 loại như sau:

- Báo cáo hoạt động: giúp cho nhà quản trị đánh giá, quản lý quá trình thực hiện và xử lý các hoạt động ccuar quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ Báo cáo hoạt động bao gồm

o Báo cáo hoạt động: là tổng hợp các nội dung về quá trình thực hiện một hoạt động trong kỳ theo thời gian Ví dụ: bảng kê các nghiệp vụ nhập kho, bảng kê các nghiệp vụ bán hàng

o Báo cáo phân tích hoạt động: là các báo cáo phân tích từng hoạt động theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Ví dụ: báo cáo phân tích bán hàng theo từng mặt hàng, báo cáo phân tích mua

- Báo cáo các đối tượng nguồn lực: cung cấp thông tin về đối tượng, nguồn lực liện quan đến việc thực hiện các hoạt động

o Bảng kê/ danh mục đối tượng, nguồn lực: hệ thống kế toán cung cấp các danh mục nguồn lực như hàng hóa, dịch vụ, loại tiền hoặc các đối tượng khách hàng, nhà cung cấp có liên quan đến thực hiện các hoạt động

o Báo cáo tình trạng đối tượng, nguồn lực: cung cấp thông tin về tình trạng các nguồn lực, khả năng tham gia vào quá trình kinh doanh ví dụ: báo cáo tồn quỹ tiền mặt, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu, báo cáo tình trạng nợ của khách hàng

1.3.5.2 Tổ chức hệ thống báo cáo

- Nguyên tắc tổ chức hệ thống báo cáo:

+ Hệ thống báo cáo phải tuân thủ yêu cầu của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán về việc lập, trình bày, công bố thông tin

+ Hệ thống báo cáo phải căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản

lý của doanh nghiệp

+ Hệ thống báo cáo phải căn cứ vào đặc điểm bộ máy kế toán, đặc điểm về phương thức thu thập xử lý thông tin kế toán

+ Hệ thống báo cáo phải xác định rõ các hình thức trình bày báo cáo phù hợp với đặc điểm sử dụng thông tin

+ Tôn trọng việc xem xét đánh giá định kỳ hệ thống báo cáo kế toán trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin

+ Phác thảo minh họa các mẫu báo cáo cung cấp

+ Xác định phương pháp xử lý, phương pháp lập báo cáo

- Sau khi tổ chức hệ thống báo cáo xong hệ thống báo cáo của doanh nghiệp sẽ được trình bày như sau:

Báo cáo Nội dung Cách

thức lập

Thời gian lập

Hình thức cung cấp

Đối tượng lập

Đối tượng

sử dụng

Mẫu tham chiếu

A Báo cáo tài chính

B Báo cáo quản lý

1 Chu trình doanh thu

1.1 Báo cáo hoạt động

1.1.1 Các bảng kê

1.1.2 Các báo cáo phân tích

1.2 Báo cáo tối tượng nguồn lực

1.2.1 Danh mục các đối tượng nguồn lực

1.4 Đánh giá tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

Việc đánh giá tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa là một công việc vô cùng quan trọng, giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kế toán Đánh giá tổ chức công tác kế toán bao gồm:

- Đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp

- Đánh giá sự hài lòng của người sử dụng

- Đánh giá tính kiểm soát của hệ thống

- Đánh giá tài liệu liên quan đến hệ thống

- Đánh giá tính hiệu quả của hệ thống

- Đánh giá tính linh hoạt của hệ thống

-

Việc đánh giá hệ thống cũng bao gồm đánh giá các khả năng thay đổi trong môi trường kinh doanh – lập kế hoạch điều chỉnh hệ thống

Về cách thức thực hiện, việc đánh giá hệ thống có thể được tiến hành thông qua các dịch vụ tư vấn – kiểm toán hay thông qua công tác kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 GHI NHẬN NGHIỆP VỤ THUỘC CHU TRÌNH DOANH THU

- Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng

- Yêu cầu thanh toán

- Nhận tiền thanh toán

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế diễn ra trong thời gian ngắn nên hệ thông kế toán chỉ ghi chép nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn Trong trường hợp bán chịu, mỗi hoạt động lại tại ra một sự kiện kinh tế tại các thời điểm khác nhau, lúc này hệ thống kế toán ghi chép nghiệp vụ kế toán trong nhiều bút toán hơn

2.1 Mục đích – nhiệm vụ kế toán chu trình doanh thu

2.1.1 Mục đích

Chu trình doanh thu phản ánh toàn bộ hoạt động trong việc tạo ra doanh thu

và thanh toán công nợ cho khách hàng cho nhà quản trị doanh nghiệp, qua đó nhà quản trị doanh nghiệp có những thông tin để đưa ra quyết định quản lý về bán hàng, bán chịu, xuất hàng gửi bán

- Tập hợp chứng từ chứng minh nghiệp vụ đã phát sinh trong chu trình

doanh thu

- Phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán

- Xử lý thông tin và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ trong chu trình

doanh thu kịp thời cho nhà quản trị doanh nghiệp

2.2 Ghi nhận và xử lý nghiệp vụ

2.2.1 Nhập liệu

Để tiến hành thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong chu trình doanh thu trên

phần mềm, trước tiên chúng ta tiến hành khai báo các đối tượng nguồn lực có liên

quan

Trên màn hình chính của phần mềm kích chọn vào phân hệ Bán hàng

Trong nội dung bài giảng này tôi sẽ hướng dẫn các phương pháp thực hiện

nhập liệu cụ thể cho các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp như sau:

2.2.1.1 Bán hàng theo báo giá

1.Nhân viên bán hàng gửi báo giá cho khách hàng

2.Căn cứ vào thông tin báo giá, khách hàng đặt mua hàng

3.Nhân viên bán hàng yêu cầu xuất hoá đơn và xuất kho hàng hoá được khách hàng đặt mua

4.Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

5.Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho 6.Nhân viên bán hàng nhận hàng và giao cho khách hàng

7.Kế toán bán hàng xuất hoá đơn, đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng

Ví dụ

•Ngày 02/01/2017 Doanh nghiệp gửi báo giá cho công ty TNHH Trần Anh:

▪Điều hòa SHIMAZU 12000BTU, số lượng 20, đơn giá 7.000.000đ, thuế GTGT 10%

▪Điều hòa SHIMAZU 24000BTU, số lượng 20, đơn giá 10.000.000, thuế GTGT 10%

•Ngày 05/01/2017, nhân viên công ty TNHH Trần Anh đến mua hàng theo báo giá đã gửi (thanh toán ngay bằng tiền mặt):

▪Điều hòa SHIMAZU 12000BTU, số lượng 20, đơn giá 7.000.000đ, thuế GTGT 10%

▪Điều hòa SHIMAZU 24000BTU, số lượng 20, đơn giá 10.000.000, thuế GTGT 10%

Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ "Bán hàng theo báo giá" được thực hiện trên phần mềm như sau:

oBước 1: Lập báo giá gửi cho khách hàng

▪Vào phân hệ Bán hàng\tab Báo giá, chọn chức năng Thêm

▪Thiết lập báo giá chi tiết cho từng mặt hàng để gửi cho khách hàng, sau

đó nhấn Cất

oBước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng từ báo giá

▪Trên phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm

▪Lựa chọn loại chứng từ cần lập là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước; Bán hàng

xuất khẩu; Bán hàng đại lý bán đúng giá hoặc Bán hàng ủy thác xuất khẩu:

▪Nhấn biểu tượng , tích chọn Lập từ Báo giá

▪Chọn báo giá cần lập Chứng từ bán hàng bằng 1 trong 2 cách:

•Nhấn biểu tượng , chọn báo giá cần lập Chứng từ bán hàng

▪Chọn báo giá trong danh sách tìm kiếm:

•Nhấn biểu tượng

•Thiết lập điều kiện tìm kiếm báo giá, sau đó nhấn Lấy dữ liệu

•Tích chọn báo giá cần lập chứng từ bán hàng, sau đó nhấn Đồng ý

▪Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã khai báo trên báo giá sang chứng từ bán hàng

▪Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Thu tiền ngay

▪Trong trường hợp muốn sinh đồng thời phiếu xuất kho, tích chọn mục Kiêm

phiếu xuất kho

▪Kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa được lấy từ báo giá sang => Kế toán

có thể giữ nguyên thông tin như trên báo giá hoặc thay đổi lại (nếu cần)

▪Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn Để cấp hoá đơn cho chứng

từ bán hàng, kế toán sẽ thực hiện như sau:

•Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực

tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn (trên tab Hóa

đơn)

•Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:

oNhấn Cất

oChọn chức năng Cấp số HĐ trên thanh công cụ

oKhai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó

nhấn Đồng ý

oChọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in

▪Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các

chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn Khi cần cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng:

•Chọn chứng từ bán hàng cần xuất hóa đơn trên tab Bán hàng

•Nhấn chuột phải, chọn Lập hóa đơn

•Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực

tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn

•Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:

oNhấn Cất

oChọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ

oKhai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó

oChọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.

Lưu ý: Phần mềm sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản mà tự

động sinh ra các chứng từ thu tiền tương ứng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng Trường hợp chọn phương thức Chưa thanh toán thì phần mềm mới hiển thị thông tin về điều

khoản thanh toán, số ngày được nợ, hạn thanh toán.

oBước 3: Lập phiếu xuất kho

▪Sau khi cất giữ xong chứng từ bán hàng, nhấn chọn chức năng Lập phiếu xuất trên thanh

công cụ

▪Kiểm tra và khai báo thông tin phiếu xuất kho, sau đó nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động

chuyển thông tin chứng từ xuất kho vừa lập sang tab Nhập, xuất kho của phân

hệ Kho

Lưu ý:

1 Nếu khi lập chứng từ bán hàng có tích chọn Kiêm phiếu xuất kho thì kế toán sẽ

không phải thực hiện bước này Khi đó hệ thống sẽ tự động sinh chứng từ xuất kho

hàng bán ngay sau khi chứng từ bán hàng được cất giữ

2 Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi lập phiếu xuất kho,

chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của

Thủ kho Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho