TIỂU LUẬN đàm PHÁN KINH DOANH GIỮA 2 CÔNG TY

MỤC LỤC A MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục tiêu nghiên cứu 1 3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 2 5 Ý nghĩa của đề tài 2 6 Kết cấu của đề tài 2 B NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 3 1 1 Khái niệm về đàm phán 3 1 2 Đặc điểm và tính chất của đàm phán 3 1 3 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán 4 1 4 Các giai đoạn tiến hành đàm phán 7 1 5 Các phương pháp đàm phán trong kinh doanh 10 CHƯƠNG 2 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH.

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 2

5 Ý nghĩa của đề tài 2

6 Kết cấu của đề tài 2

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 3

1.1 Khái niệm về đàm phán 3

1.2 Đặc điểm và tính chất của đàm phán 3

1.3 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán 4

1.4 Các giai đoạn tiến hành đàm phán 7

1.5 Các phương pháp đàm phán trong kinh doanh 10

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN 12

2.1 Thông tin tình huống 12

2.2 Các giai đoạn trong đàm phán 12

2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 12

2.2.2 Giai đoạn tiếp xúc 15

2.2.3 Giai đoạn đàm phán 16

2.2.4 Giai đoạn kết thúc đàm phán 18

2.2.5 Biên bản hợp đồng 19

2.2.6 Giai đoạn rút kinh nghiệm 24

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 26

3.1 Giải pháp 26

3.2 Kiến nghị 27

C KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Ngày nay, việc đàm phán không chỉ đơn thuần diễn ra trong kinh doanh, nó còndiễn ra thường ngày, trong những hoạt động cuộc sống đời thường hay trong côngviệc Việc đàm phán, thương lượng diễn ra trong mọi mặt của cuộc sống, khi màchúng ta gặp phải những mâu thuẫn cần giải quyết thì đàm phán là một việc cầnthiết để giải quyết các vấn đề

Trong hoạt động kinh doanh, các bên thường có sự khác nhau về quyền lợi,chính kiến, nghiêm trọng hơn là sự bất đồng về ngôn ngữ, luật pháp hay tư duy.Những quan điểm trái chiều khi giao dịch kinh tế này dẫn đến các xung đột Muốngiải quyết xung đột ấy, các bên phải trao đổi ý kiến và quan điểm với nhau Quátrình trao đổi trong quan hệ mua bán được gọi là đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh Các doanh nghiệp

có thể đạt được và thỏa mãn những yêu cầu của mình khi tham gia đàm phán,thương lượng Quá trình này cũng giúp hạn chế những tác động và hậu quả của cácbên tham gia hoạt động kinh doanh Thông qua đàm phán có thể xóa bỏ sự khácbiệt, bất đồng quan điểm giữa các bên nhằm thống nhất, đạt được tiếng nói chung.Trong kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với tình huống thiếu đồngthuận về nghĩa vụ và lợi ích giữa các bên tham gia Bất cứ ai cũng muốn thu đượclợi ích cao nhất nên luôn cố gắng tối thiểu nghĩa vụ và tối đa lợi ích về phía mình.Thông qua đàm phán kinh doanh mà nhiều cuộc thương thảo đi đến thành công,dung hòa hiệu quả mức độ, số lượng quyền và nghĩa vụ của các bên Điều này chothấy vai trò của kỹ năng đàm phán trong kinh doanh là vô cùng quan trọng Nhận

thấy được sự quan trọng đó, nhóm nghiên cứu quyết định chọn đề tài tài “Đàm phán xuất khẩu café hạt rang xay giữa Công ty NGN Việt Nam và Công ty VINA” để tìm hiểu sâu hơn về quy trình đàm phán cũng như những ưu điểm và

khuyết điểm của trong quá trình đàm phán Từ đó nhằm đề xuất một số giải pháp đểcuộc đàm phán trở nên thành công

2 Mục tiêu nghiên cứu.

- Hệ thống hóa các cơ sở lý thuyết liên quan đến đàm phán trong kinh doanh.

- Triển khai và phân tích được quá trình đàm phán, từ đó rút ra những kinh nghiệm

và bài học trong đàm phán kinh doanh.

- Tìm ra được giải pháp kèm theo một số phương án tối ưu và kiến nghị để hoàn

thiện dựa vào các kinh nghiệm còn thiếu sót trong quá trình đàm phán nhằm tránhnhững sai lầm mắc phải trong đàm phán

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu: Đàm phán xuất khẩu cà phê hạt rang giữa Công ty NGN

Việt Nam và Công ty VINA

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty NGN (Việt Nam) và Công ty VINA (Anh) Thị

trường cà phê tại Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu.

Bài nghiên cứu thu thập thông tin từ các nguồn dữ liệu như Internet, thư việnnghiên cứu, sách báo, trao đổi trực tiếp, giáo trình tài liệu của giảng viên hướng dẫn

đề tài tiểu luận Từ những thông tin thu thập được chúng tôi bắt đầu tổng hợp lạinhững thông tin quan trọng liên đến đề tài nghiên cứu về một số phương pháp đàmphán trong kinh doanh và đưa ra những giải pháp, kiến nghị cho đề tài nghiên cứu

5 Ý nghĩa của đề tài.

Trong kinh doanh đàm phán có vai trò cực kỳ quan trọng đối với thành côngcủa một doanh nghiệp Đàm phán không khéo léo, công ty có thể mất đi kháchhàng, mất đi đối tác kinh doanh Chính bởi tầm quan trọng của nó chúng ta khôngthể không để ý đến việc làm thế nào để đàm phán thành công Ngày nay đám phán

đã trở thành 1 nghệ thuật, mỗi người lại sử dụng phong cách đàm phán khác nhau

để đạt được lợi ích của mình Vì vậy, từ những tình huống từ trong bài sẽ giúpchúngtôi nhận ra những lỗi mắc phải khi đàm phán Từ đó lấy làm kinh nghiệmnhằm nâng cao kĩ năng của bản thân để có thể giúp ích cho công việc trong tươnglai

6 Kết cấu của đề tài.

Đề tài nhóm nghiên cứu xây dựng gồm có 3 chương nội dung chính:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về đàm phán trong kinh doanh.

Chương 2: Báo cáo quá trình đàm phán.

Chương 3: Đề xuất giải pháp.

B NỘI DUNGCHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH

DOANH 1.1 Khái niệm về đàm phán.

Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa mối quan hệ giữahai bên thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất Là quá trình giao tiếpgiữa các bên thông qua trao đổi thông tin và thuyết phục nhằm đạt được những thỏathuận về những vấn đề khác biệt trong khi giữa họ có những quyền lợi có thể chia

sẻ và những quyền lợi đối kháng

Theo Joseph Bumer ( 1993) Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa 2 hay nhiều

người để đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào

có đủ sức mạnh để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó

Theo Roger Fisher & William Ury (1991) Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt

được cải ta muốn từ người khác Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại nhằm đạtđược những thỏa thuận trong khi ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia

sẽ và những quyền lợi đối kháng

Theo tác giả Nguyễn Xuân Thơm và Nguyễn Văn Hồng, trong cuốn sách

"Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế" (1997), "Đàm phán được hiểu là quá

trình mặc cả và thuyết phục thông qua giao tiếp, trao đổi thông tin trực diện hoặcvăn bản vì mục tiêu lợi nhuận kinh tế giữa các bên có quan hệ mua bán với nhaunhằm đạt được những cam kết bằng văn bản dưới hình thức hợp đồng dứa trẽn cơ

sở bình đắng và tứ nguyện giữa các bên"

1.2 Đặc điểm và tính chất của đàm phán.

1.2.1 Đặc điểm.

- Trong quá trình đàm phán bạn cần xác định rõ mục tiêu đàm phán Đồng thời bạnphải điều nhu cầu, điều kiện để đạt được sự thống nhất Và quan trọng nhất là đạtđược mục tiêu đã đề ra trước đàm phán

- Đàm phán phải có thoả mãn, hay ít nhất là chấp nhận, và có giới hạn lợi ích củatừng bên

- Quá trình đàm phán sảy ra luôn chịu sự chi phối vế thế và lực, sức mạnh về tiềmlực giữa các bên đang nắm giữ

- Trong đàm phán các bên tham gia đều có sự chuẩn bị kĩ càng, nghiên cứu đối thủ

và mức giái hạn chấp nhận được

- Trên tất cả bạn cần phải nhớ được định nghĩa về đàm phán Tại sao bạn lại cầnđàm phán, và mục đích của cuộc đàm phán là gì Có như vậy bạn mới có một cuộcđàm phán thành công

1.2.2 Tính chất.

- Về mặt bản chất, đàm phán là một hình thức giao tiếp giữa các bên, để tạo ra thoảthuận Kết quả nhằm đạt được thỏa thuận về một vấn để nào đó mà các bên quantâm

- Đàm phán chỉ sảy ra khi các bên có những vấn đề chung cần quan tâm Tuy nhiênđang có những mâu thuẫn những lợi ích mà các bên đang quan tâm Đàm

- Đàm phán sảy ra nhằm thỏa mãn mục đích thông qua việc trao đổi thoả thuận để

đi đến thoả thuận thống nhất

1.3 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán.

Đàm phán là một hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng nhautiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau đạtdược thỏa thuận chung và thống nhất những vấn đề liên quan đến những mâu thuẫn,lợi ích và quyền lợi của các bên liên quan

Bản chất của đàm phán là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật Việc chúng

ta nắm vững các nguyên tắc của đàm phán là những bước cơ bản để đảm bảo sựthành công của cuộc đàm phán khi các cá nhân hoặc tập thể tham gia đều đạt đượclợi ích mong muốn và giải quyết được mâu thuẫn ban đầu Đây cũng chính là mộttrong những khía cạnh khoa học của đàm phán

Các Nguyên Tắc Trong đàm phán:

Thời Gian và Địa Điểm: Thời gian và địa điểm mà cuộc đàm phán diễn ra

đóng vai trò quan trọng đến kết quả sau cùng Không có quy định về thời gian diễn

ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng Sẽ không lịch sựnếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn Tránh đi trễ, nếukhông sẽ bị xem là không chuyên nghiệp, thậm chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôntrọng họ Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng Nếu đàm phándiễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút Trong khoảng

thời gian này có thể mời khách uống trà hoặc cà phê Thông thường, địa điểm diễn

ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của khách mời.Nếu muốn có lợi thế về tâm lý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của chínhmình Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán Tốt nhất nên dùng bàn trònhoặc oval Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham giađàm phán Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếpchỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện,mặt đối mặt theo chức danh

Ấn tượng ban đầu: Ấn tượng ban đầu trong đàm phán có ảnh hưởng không

nhỏ đến quá trình giao tiếp về sau, nó có thể làm chuyển đổi cả thái độ, cả hành vi,cảm xúc của các bên Ấn tượng ban đầu tốt đẹp chính là chìa khoá thành công trongđàm phán Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyênnghiệp Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng nên ăn mặc trang trọng và lịch

sự Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài taymột màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần,giày buộc dây Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váyngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sứccàng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng

Ngôn ngữ cơ thể: Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi

đàm phán Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua

và tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể Ít nhất một phần ba thôngtin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói

Sử dụng đúng ngôn từ: Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu

cuộc nói chuyện Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tìnhhình kinh tế Không nên lạm dụng những lời khen Chỉ nên khen ngợi trong nhữngvấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận Đôi khi bạn có thể khen bộcom-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn Nên giữ bầu không khí trang trọngkhi nói chuyện Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặpanh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này” Khôngnên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳngđịnh Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác Trả lời đối tác lịch

sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng Không nên bắtđầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn Trướckhi nói “không” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý do mà đối tác có thể chấp nhậnđược Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế nào?”

Luôn có phương án dự phòng trong trường hợp cuộc đàm phán không diễn ra

theo ý định ban đầu Điều này giúp ta tránh được sự lúng túng và gia tăng cơ hộithành công Trong đàm phán có một thuật ngữ BATNA - Best alternative to anegotiated agreement Hiểu dơn giản là những phương thức chúng ta sẽ thực hiệnnếu không thể đạt được thỏa thuận

Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán: Trước buổi gặp mặt,

đầu tiên cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoànđàm phán của đối tác Phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng

để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất Nhiều khi, đó không phải là trưởngđoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán Saukhi xác định được thông tin trên, chúng ta sẽ chỉ định những thành viên trong pháiđoàn của mình Nếu chọn đúng các thành viên tham gia, ta sẽ nắm trong tay 80%thành công Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàmphán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viêntrong phái đoàn

Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn”: Trước khi đàm phán, hai bên phải

thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàmphán Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diệnvới cửa sổ Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện rahiệu cho thư ký mang thêm nước hay thay bình trà Bắt tay và tự giới thiệu là nhữnghành động chính thức để làm quen Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khinhận danh thiếp đút ngay vào túi hoặc ví Ta cần phải đọc danh thiếp trước khi cất

đi Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn nên đặttrước mặt mỗi người một bản tên để tiện giao tiếp Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ítnhất là 1,5 đến 3m Đây được gọi là “cự ly xã hội” Một khoảng cách quá rộng cóthể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán Tránh thái độsuồng sã trong cuộc đàm phán Không nên vươn người sang phía không gian của

người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép Số thành viêncủa hai đoàn đàm phán nên bằng nhau Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đicùng với trợ lý thì trong phái đoàn đối tác cũng nên như vậy Nếu muốn ghi âmhoặc thu hình lại cuộc đàm phán, phải được sự đồng ý của phía đối tác.

Linh Hoạt trong mọi tình huống: Bản chất của đàm phán là sự kết hợp giữa

khoa học và nghệ thuật Chúng ta cần phải nắm được những quy luật, quy tắc để cóthể đưa ra chiến thuật hợp lý Tuy nhiên, đàm phán lại là một hoạt động, quá trìnhhết sức phức tạp, đòi hỏi chúng ta phải có một nghệ thuật ứng xử một cách linhhoạtvi Đây chính là khía cạnh nghệ thuật của đàm phán

Kiềm chế cảm xúc: Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng

cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng Không nên nói to quá, nhưng cũngkhông nên nói nhỏ đến mức thì thầm Ta có thể kiểm soát được bầu không khí củacuộc thương lượng hướng theo chiều hướng vui vẻ, nghiêm trang… Ngoài ra nếukiểm soát được cảm xúc bản thân, ta sẽ không bị cuốn theo cảm xúc của đối phương

và duy trì được sự khách quan

1.4 Các giai đoạn tiến hành đàm phán.

 Giai đoạn chuẩn bị:

Trong giai đoạn này mọi người sẽ chuẩn bị các thông tin cho buổi đàm phán,buổi đàm phán có diễn ra thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn chuẩn bịnhư thế nào Giai đoạn này ảnh hưởng tới hơn 70% kết quả Một số điều cần làm ởthời điểm này như là:

- Tìm hiểu thông tin đối tác.

- Liệt kê những vấn đề có thể xảy ra đến việc thương lượng của các bên

- Thiết lập những mục tiêu thương lượng như là: giá, địa điểm…

- Đưa ra một số giả thuyết về mong muốn của đối tác và tự giải quyết chúng.

- Tìm hiểu ưu và nhược điểm của đối phương.

- Lựa chọn người đàm phán phù hợp với công ty đối tác.

 Giai đoạn tiếp xúc:

Đây là bước để có thể vận dụng những gì đã chuẩn bị ở giai đoạn 1 Kết hợpnhững gì đã tìm hiểu qua các kênh gián tiếp và cảm nhận của cuộc gặp gỡ trực tiếp

để đưa ra những nhận định về họ Những thông tin thu thập được ở bước 1 có thểđúng có thể sai, vì vậy khi tiếp xúc cần phải biết đánh giá đâu là những thông tin

chính xác về họ để đưa ra những quyết định cho chính xác.

Tuy nhiên, đừng làm không khí tiếp xúc quá căng thẳng, hãy tạo cơ hội để 2 bên

có thể niềm nở giao tiếp với nhau, từ đó mọi chuyện cũng sẽ dễ dàng được giảiquyết hơn Sau đó, điều cần làm là:

- Tạo niềm tin, tạo không khí tiếp xúc cho cả đôi bên.

- Thể hiện bạn là người có thiện chí hợp tác, chúng ta nên thể bằng những hành

động nhất định

- Thăm dò đối tác xem xem đối tác của mình có đáng tin cậy hay không.

- Cuối cùng là điều chỉnh những chiến lược phù hợp trong cuộc đàm phán.

 Giai đoạn đàm phán và thương lượng:

Đây sẽ thời điểm để đưa ra những lời đề nghị Hãy lưu ý những yêu cầu này cầnphải hợp lý Bình tĩnh trình bày ý kiến một cách rõ ràng, mạch lạc và có cơ sở đểtránh việc người nghe hiểu sai ý định của bạn Khi bước vào bàn đàm phán trongkinh doanh, bạn phải hiểu rằng bên nào cũng muốn dành được phẩn lợi ích lớn nhấtcho doanh nghiệp của họ Đây là một nhu cầu chính đáng Tuy nhiên, để buổithương lượng diễn ra tốt đẹp nhất thì cả 2 bên phải bỏ đi một số cái lợi của bảnthân, cùng hướng tới mục đích chung thì mọi chuyện mới diễn ra suôn sẻ được.Trước lúc đàm phán, cần chuẩn bị tốt phần mờ đầu cho một cuộc đàm phán bằngcác thủ tục:

- Chào hỏi, giới thiệu các thành phần trong đoàn.

- Bên yêu cầu, đưa ra để nghị đàm phán thì bên đó sẽ mở đầu cuộc đàm phán.

- Có rất nhiều kỹ năng mở đầu như: Tạo tiếng cười vui vẻ; Bằng một câu

chuyện liên quan đến vấn để đàm phán (một thí dụ, một đoạn sách báo có sẵn…);Bằng lời khen ngợi có thiện cảm (cách này dễ bị người khác “nắn mình”), tuy nhiênnên chuẩn bị bằng lời không khen, không chê

Quá trình đàm phán thường diễn ra qua hai bước:

Bước 1: Hai bên đưa ra yêu cầu của mình (cần đưa ra yêu cầu hợp lý).

Trong bước này, hai bên đều phải cố gắng lắng nghe và đưa ra yêu cầu (đặt câu hỏi)

 Mục đích của lằng nghe nhằm:

- Lĩnh hội toàn bộ thông tin mà đối tác truyền đạt.

- Là sự thể hiện tôn trọng đối phương, thoả mãn nhu cầu tự trọng của đối

phương, để biết đối phương đã thực sự hiểu lời nói chủ đích của ta hay chưa, đồngthời biết được bối cảnh thời gian, quyền lợi và nhu cầu của đối phương để đưa ra

những quyết định có lợi nhất.

- Lắng nghe phải có chủ đích, tập trung vào những vấn đề trọng yếu nhất Vừa

nghe vừa tìm hiểu, thăm dò, quan sát… đối phương Tích hội những thông điệp cầnthiết nhất

- Nghệ thuật đưa ra yêu cầu (đặt câu hỏi) Có nhiều cách đặt câu hỏi trong đàm

phán như:

- Câu hỏi đóng: Không cho người khác sáng tạo thêm mà chỉ để cho họ lựa chọn

phương án

- Câu hỏi mờ: Cho phép người trả lời tự do theo suy nghĩ của họ.

- Câu hỏi gián tiếp (nhằm thăm dò).

- Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề.

- Câu hỏi thăm dò ý kiến người khác.

- Câu hỏi có định hướng: Nhằm đưa ra hướng trả lời câu hỏi cho đối tác.

- Câu hỏi không định hướng: Để tìm ra những suy nghĩ mới của đối tác.

- Câu hỏi trình bày thông tin.

- Câu hỏi kết thúc suy nghĩ.

- Câu hỏi khuyến khích được ra quyết định.

Bước 2: Nhượng bộ và phá vỡ những bế tắc để đi đến thỏa thuận.

Đôi khi trong cuộc đàm phán sẽ gặp những vấn đề không may xảy ra và khiếncho cuộc đàm phám đi vào bế tắc, không thể nhượng bộ,… điều này sẽ làm chocuộc đàm phán tan vỡ Để khắc phục tình huống này thì chúng ta cần:

- Tự mình phá vỡ bế tắc bằng những kĩ năng, kĩ thuật như nắm lấy điểm yếu củađối tác để tấn công, lợi dụng mâu thuẫn, thay thế người đàm phán, tập trung vào lợiích của công ty và không nên tập trung vào lập trường của bản thân

- Có sự giúp đỡ của bên thứ ba như trung gian hòa giải để dàn xếp hoặc phân xử.Kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán là đi tới thỏa thuận Và khi đi vào giaiđoạn này thì cuộc đàm phán càng cần phải trở nên tinh tế hơn vì vậy ta cần tậptrung; vận dụng hết các kĩ năng, kĩ thuật để đi đến thỏa thuận một cách tốt nhất

 Giai đoạn rút kinh nghiệm.

Đối với những người thiếu kinh nghiệm đàm phán thì đây là thời điểm để họnhìn nhận lại những ưu và nhược điểm thiếu sót và tìm cách khắc phục cho nhữnglần sau Cần tìm hiểu xem tại sao bạn lại quyết định như vậy, đối tác tại sao cónhững hành động đó, Khi là một người có kinh nghiệm đàm phán kinh doanh lâunăm thì công việc của bạn sẽ được tối ưu nhất.

Phải theo dõi quá trình tổ chức kí kết hợp đồng của hai bên công ty, ghi chú lạinhững khúc mắc, vướng mắc do hợp đồng gây ra để chúng ta rút kinh nghiệm saunày và sửa chữa kịp thời cho những hợp đồng sau của công ty

1.5 Các phương pháp đàm phán trong kinh doanh.

1.5.1 Đàm phán mềm.

a Đặc điểm.

Đàm phán mềm diễn ra dựa trên sự tin tưởng của mình với đối tác và coi họnhư là bạn bè, anh em hoặc người thân Ở trường hợp này, thì người đàm phánthường có hành động lùi bước trước những áp lực, tránh xung đột và họ sẵn sàngnhượng bộ để nhằm đạt được thoả thuận cũng như duy trì mối quan hệ với đốiphương

Vì thế họ hay đưa ra các đề nghị, chịu nhượng bộ và họ hay mềm lòngtrước đối tác để tránh đối lập quá nhiều khi đàm phán, dễ dàng thay đổi lập trườngnhằm mục đích đạt được thoả thuận

Trong kiểu đàm phán này, thường thì người đàm phán họ sẽ chỉ tập trung vào lợi íchcủa mình mà không để tâm tới lợi ích của đối tác Họ nhất quyết không chịu nhượng

bộ và xem cuộc đàm phán như một cuộc chiến về sức mạnh cũng như ý chí của haibên

b Mục tiêu

Đàm phán hiệu quả để hai bên đều đạt được mục đích của mình một cách tốtnhất và không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ tốt đẹp của hai bên

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN.

2.1 Thông tin tình huống.

Công ty NGN Việt Nam chuyên cung cấp và sản xuất cà phê hạt rang xay, càphê bột sạch nguyên chất Công ty đang rất phát triển trong lĩnh vực cà phê hạt rangxay và đang tìm kiếm khách hàng tiềm năng để hợp tác lâu dài Sau nhiều ngày tìmkiếm công ty đã tìm được công ty VINA (Chi nhánh Việt Nam) là công ty chuyênsản xuất kinh doanh cà phê tại thị trường Anh cũng đang có nhu cầu muốn tìm kiếmnguồn cung cấp lớn để đủ đáp ứng cho việc kinh doanh Hai bên công ty đã hẹn gặpnhau vào lúc sáng ngày 18/5/2022 tại công ty NGN Việt Nam để đàm phán về việcmua bán cafe hạt rang Khi công ty VINA đến và đã được công ty NGN Việt Namdẫn đi tham quan nhà máy sản xuất và quy trình trồng trọt cafe Sau khi công ty 2công ty tìm hiểu rõ về nhau và bắt đầu đi đến đàm phán để ký kết hợp đồng

2.2 Các giai đoạn trong đàm phán.

2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị.

a Tìm hiểu về đối tác

Bên xuất khẩu: Công ty NGN Việt Nam là công ty chuyên cung cấp và

sản xuất cà phê hạt rang xay, cà phê bột sạch nguyên chất vì lợi ích sức khoẻ và sựphát triển bền vững được thành lập năm 2016 Công ty đang rất phát triển trong lĩnhvực cà phê hạt rang xay và đang tìm kiếm khách hàng tiềm năng để hợp tác lâu dài.Địa chỉ: Khu Công nghiệp Sóng Thần 3 (Khu liên hợp Công nghiệp - Dịch vụ - Đôthị Bình Dương); phường Phú Tân, Thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.Tel: (038) 488 9395, 3834740

Fax: (0251) 257577

Bên nhập khẩu: Công ty VINA (Chi nhánh tại Việt Nam) là công ty chuyên

sản xuất kinh doanh cà phê tại thị trường Anh Hiện nay, Anh đang là thị trường tiêuthụ cafe lớn, hàng đầu Châu Âu và được biết Việt Nam chủ yếu xuất khẩu cafe sangChâu Âu nên công ty VINA đang muốn tìm kiếm nguồn cung cấp lớn để đáp ứngcho việc kinh doanh

Địa chỉ: 34 Aperdele Road, Leatherhead, KT22 7QT, Anh

Điện thoại: (044) 6666 888

Fax: (044) 3516830

b Thông tin sản phẩm

Cà Phê Robusta có tên khoa học là Coffea Robusta hay còn gọi là cà phê Vối,

có hàm lượng caffeine từ 2 - 4 %, có vị gắt hơn, hạt tròn hơn và nhỏ hơn hạt cà phêArabica Robusta là loại cà phê được trồng nhiều ở các tỉnh thuộc vùng Tây Nguyên

có đất đỏ bazan như: Gia Lai, Đắk Lắk, Lâm Đồng,….Đây cũng là loại cà phêchiếm hơn 90% tổng sản lượng của cả nước hàng năm, cà phê Robusta được chiathành 3 loại phổ biến là sàn 13, sàn 16 và sàn 18 dựa trên yếu tố kích thước, độ ẩm,tạp chất, tỉ lệ hạt đen vỡ, tỉ lệ hạt trên sàng

Hình 2.1 Hạt cà phê Robusta (Nguồn: https://c-coffee.vn/)

c Mục tiêu đàm phán

 Công ty NGN Việt Nam:

– Mục tiêu cao nhất: Mong muốn ký kết hợp hợp đồng cùng với mức giá cao

(7USD/kg), hợp tác làm ăn lâu dài với Công ty VINA (chi nhánh Việt Nam) và đemlại nhiều lợi ích cho công ty trong tương lai

– Mục tiêu thấp nhất: Chấp nhận ký kết hợp đồng với mức giá thấp hơn dự kiến ban

đầu của công ty đồng thời phải xuất khẩu cà phê với số lượng lớn và giữ được mối

làm ăn, hợp tác lâu dài với Công ty VINA (chi nhánh Việt Nam).

 Công ty VINA (Anh Quốc):

– Mục tiêu cao nhất: Ký kết được hợp với mức giá hợp lý có lợi cho công ty, đưa ra

các điều kiện vận chuyển hàng hóa, phương thức thanh toán, ngày giao hàng màcông ty mong muốn

– Mục tiêu thấp nhất: Thỏa thuận mua với mức giá phù hợp với chất lượng, có lợi

cho công ty và trở thành đối tác làm ăn lâu dài với công ty NGN tại Việt Nam

d Đội ngũ đàm phán

Bên xuất khẩu (Công ty NGN Việt Nam)

Bên nhập khẩu (Công ty VINA Anh Quốc)

Bà: Nguyễn Thị Lan Anh

– Chức vụ: Tổng giám đốc công ty

– Kinh nghiệm: 10 năm

– Kỹ năng: Có khả năng quyết đoán,

phân tích và xử lý tình huống trong đàm

phán tốt, thông thạo được nhiều thứ

tiếng

Bà: Nguyễn Thị Thanh Loan

– Chức vụ: Giám đốc công ty – Kinh nghiệm: 10 năm – Kỹ năng: Thông thạo nhiều thứ tiếng,

có nhiều kinh nghiệm trong các cuộcđàm phán, phân tích vấn đề tốt

Bà: Nguyễn Thị Kim Ngân

– Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh

– Kinh nghiệm: 6 năm

– Kỹ năng: Khả năng giao tiếp, thấu

hiểu được cảm xúc đối phương tốt

Bà: Nguyễn Hoài Phi Phụng

– Chức vụ: Thư ký – Kinh nghiệm: 7 năm – Kỹ năng: Có kiến thức sâu rộng về

lĩnh vực chuyên ngành, kĩ năng dẫn dắt

và đánh giá vấn đề tốt

Ông: Đinh Hồng Nguyên

– Chức vụ: Thư ký

– Kinh nghiệm: 5 năm

– Kỹ năng: Kiểm soát cảm xúc tốt, có

kinh nghiệm trong việc giải quyết

tranh chấp của 2 bên

Bảng 2.1: Đội ngũ đàm phán của Công ty NGN và Công ty VINA.

e Các chiến lược và phương án đàm phán

Bín xuất khẩu (Công ty NGN Việt

Nam)

Bín nhập khẩu (Công ty VINA - Anh Quốc)

Lựa chọn chiến

Phương ân đăm

phân Địa điểm: Tại công ty NGNViệt Nam

Phương ân 1: Đơn giâ

7USD/kg loại Robusta S18 10tấn, thanh toân bằng L/C,không hủy ngang

Phương ân 2: Đơn giâ

6.3USD/kg loại Robusta S18,thanh toân bằng TTR (thanhtoân trước 30% giâ trị hợpđồng trong vòng 7 ngăy kể từngăy ký hợp đồng), khônghủy ngang

Địa điểm: Tại công ty NGNViệt Nam

Phương ân 1: Đơn giâ

5,8USD/kg loại Robusta S18,thanh toân bằng TTR, khônghủy ngang

Phương ân 2: Đơn giâ

6.3USD/kg loại Robusta S18,thanh toân bằng TTR (thanhtoân trước 20% giâ trị hợpđồng trong vòng 7 ngăy kể từngăy ký hợp đồng), khônghủy ngang

Bảng 2.2: Câc chiến lược vă phương ân đăm phân của 2 Công ty.

2.2.2 Giai đoạn tiếp xúc.

Hai Công ty hẹn gặp mặt văo lúc 9h sâng ngăy 18/5/2022 tạiCông ty NGN Việt Nam Trước đó 2 ngăy đại diện của công ty NGNViệt Nam lă bă Nguyễn Thị Kim Ngđn trưởng phòng kinh doanh vẵng Đinh Hồng Nguyín thư ký đê dẫn bín đối tâc lă Công ty VINA

đi tham quan về quy trình trồng trọt sản xuất cafe của Công tyNGN Việt Nam nhằm để Công ty VINA có thể hiểu rõ hơn về nguồngốc vă câc công đoạn sản xuất hạt cafe

Về phía Công ty NGN Việt Nam đê có sự chuẩn bị chu đâo choviệc đón tiếp Công ty VINA cũng như đê tìm hiểu rõ về câc thôngtin của đối tâc

Về phía Công ty VINA (Anh Quốc) đang tìm kiếm nhă cung cấp

că phí hạt rang Robusta S16 Họ tìm hiểu vă biết được công ty