Anh có nghe tôi nói không ?

Chức năng của các cuộc họp ban là truyền đạt thông tin và phát ngôn về những kế hoạch của công ty. Nhưng đôi khi các cuộc họp này bị nhiễu thông tin hơn là thực hiện tốt chức năng của nó? Tại sa

Anh có nghe tôi nói không?

Chức năng của các cuộc họp ban là truyền

đạt thông tin và phát ngôn về những kế hoạch listen

cua công ty Nhưng đôi khi các cuộc hop nay

bị nhiễu thông tin hơn là thực hiện tốt chức

năng của nó? Tại sao lại như vậy?

Chức năng của các phòng ban là nhằm giúp các thành viên tiếp

cận được nhiều thông tin về nhau, khi những ban này không thực

hiện đầy đủ chức năng của mình đã gây ra không ít vẫn đề Tôi

đã quan sát các cuộc họp ban của 1/5 số công ty của Mỹ và có

những cuộc phỏng vấn lãnh đạo để hiểu tại sao chức năng thông

báo thông tin và phát ngôn của các phòng ban lại bị sao lãng

Có hai trở ngại lớn làm nhiễu nguôn thông tin từ phía các

nhà lãnh đạo.

Thứ nhất, mặc dù một cuộc họp ban được coi như cuộc họp của một nhóm người, nhưng thực chất cuộc họp này chỉ có hai nhóm:

giám đốc và quản lý

Theo như quan sát, các giám đốc chỉ dành 15% thời gian họp để

làm công việc tương tác, còn lại là dành cho những nhà quản lý

cấp dưới Chính vì vậy, cách họ tiếp nhận thông tin, tiếp thu ý

kiến của những người khác cũng không mang tính trực tiếp và chỉ mang tính chọn lọc, không đây đủ

Thứ hai, lãnh đạo giữ trọng trách kép rất khó khăn: giám sát và

cô vân Họ quản lý những vấn đề vĩ mô và bảo đảm sự đồng

thuận khi thực hiện việc quản lý chiến lược Họ có những bước di thận trọng, bởi họ đang đảm bảo vai trò của hai vị trí và phải hợp tác với nhau trong việc thực hiện chúng

Bởi vì sự đóng góp của những nhà quản lý có thể bị mọi người

xem là họ đang phân quyền hơn là tiên hành một trong hai chức

năng, chính điều này khiến cho việc truyền đạt thông tin có tính

chất mở của những nhà quản ly — tu van này bị gượng ép Tôi

nhận thấy rằng, nhiều lãnh đạo đưa ra những lời chỉ trích dè dặt

về những ý kiến đe dọa sự cân bằng giữa hai chức năng mà họ đang đảm nhận, thậm chí là không đưa ra nhận xét gì để tránh

mâu thuẫn

Hai nguyên nhân trên dẫn đến tình trạng lãnh đạo thường không

đề cập tới vẫn đề đặt và định quyên hạn trong các buổi họp ban

mà để đến khi cuộc họp kết thúc vì khi đó vẫn đề này được bàn

bạc dễ dàng hơn, hiệu quả và an toàn hơn

Mặc dù vậy, đôi khi sản phẩm của những cuộc họp bên lề không chính thức này cũng tạo ra những thay đổi quan trọng Họ cho ra

ngoài một vài lãnh đạo và một số khác lại trở thành hậu quả của

thông tin, điều này đã bóp méo truyền thông

Trong một vài trường hợp, họ còn đổi vị trí của những giám đốc

bất đồng quan điểm trong cuộc họp với nhau, và hậu quả của

việc này là người quản lý cấp dưới không chịu nghe theo ý kiến lãnh đạo Tôi đã nhận ra rằng hai yếu tố giữ cho một cuộc họp

hiệu quả và ý nghĩa là ban quản trị và sự chỉ đạo tích cực trong Cuộc họp

Các phòng ban đòi hỏi phải có một ban quản trị mà không làm công việc quản lý Tuy nhiên, đây lại thường là điều bị bỏ qua và

đề lại sau cùng trong các cuộc họp, khi các nhà lãnh đạo đã mệt mỏi và sẵn sàng bỏ ra khỏi đầu mọi ý kiến

Song, do việc tồn tại của quản lý thường cản trở sự phát huy chức năng của truyền thông, nên ban này phải có sức nặng đặc biệt Hai phòng ban có chức năng quan trọng giúp ban quản trị hoạt động đúng theo quy định đứng đầu là chủ tịch hoặc lãnh đạo

Những ban quản trị này theo sát lịch trình bao gồm cả thời điểm

đưa ra những vẫn đề mới Chúng cũng phát triển một quá trình

đề xuất ý kiến lên giám đốc điều hành một cách chính thức

Phương pháp này thế hiện vai trò ngày một quan trọng của ban

quản trị trong từng bộ phận Ban quản trị sẽ giúp tạo ra sự kết nối giữa các lãnh đạo, thành phần quan trọng dé tạo hiệu quả truyền thông trong toàn bộ buôi họp ban

Sự lãnh đạo tích cực trong cuộc họp sẽ vượt quá nghĩa vụ hành

chính thông thường đề phát huy hiệu quả của truyền thông va

giúp hoạt động của các ban như một nhóm Những lãnh đạo các ban có chức năng quan trọng đưa ra cuộc thảo luận về chức

năng của ban đoàn thê là làm gi va dé thực hiện chức năng này

thì họ cần phải làm như những gì

Họ sẽ phải hỏi các giám đốc dé làm sáng tỏ những vẫn đề còn

vướng mắc, bên cạnh đó cũng đưa ra cho những nhà giám đốc

cả cơ hội cũng như sự đồng ý để thể hiện sự đối lập của mình,

cũng như những quan điểm trái ngược.

Một số nhà lãnh đạo đã thăm dò ý kiến theo từng thời kỳ của

những giám đốc đề buộc họ phải tìm hiểu sâu hơn về một số lĩnh

vực nằm ngoài chuyên môn của bản thân, bằng cách này giúp họ

hiểu sâu sắc về nhiều mặt, cũng như rút ra những bài học cho

chính mình

Và cuối cùng, việc lãnh đạo tích cực trong cuộc họp sẽ đưa ra được những giải pháp cho các cuộc thảo luận cho dù có nhiều ý

kiến trái chiều, hơn hết là tránh cho ban đoàn thé thấy ngại ngần

vì sẽ có những cuộc tranh cãi đầy mâu thuẫn ở những buôi họp

tiếp theo.