Kỹ năng điều hành công sở

Điều hành công sở là hoạt động điều phối, sắp xếp các cá nhân hay đơn vị trong một tổ chức, để hướng đến mục tiêu chung. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hoặc giải quyết một tình huống cụ thể. Kỹ năng điều hành công sở là một trong những kỹ năng cần thiết nếu như bạn muốn trở thành một nhà quản lý

Trang 1

MÔN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

Bài 4

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

Trang 2

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC CỦA ĐIỀU

HÀNH CÔNG SỞ

II MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở

CƠ SỞ

Trang 3

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC CỦA ĐIỀU HÀNH

CÔNG SỞ

1 Khái niệm kỹ năng điều hành công sở

2 Mục tiêu của điều hành công sở

3 Nhiệm vụ của điều hành công sở

4 Một số nguyên tắc cơ bản trong điều hành công sở

1 Khái niệm kỹ năng điều hành công sở

Trang 4

Công sở là gì?

Trang 5

cụ thể, bao gồm công trình xây dựng, các tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc”.

1.1 Khái niệm

công sở

Trang 6

Công sở là tổ chức thuộc bộ

máy nhà nước hoặc tổ chức công

ích được nhà nước công nhận để

thực hiện chức năng quản lý nhà

nước hoặc cung cấp dịch vụ công

vì lợi ích chung của xã hội

Công sở là tổ chức thuộc bộ

máy nhà nước hoặc tổ chức công

ích được nhà nước công nhận để

thực hiện chức năng quản lý nhà

nước hoặc cung cấp dịch vụ công

vì lợi ích chung của xã hội

Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức (luật định)

Công sở bao gồm: CB,CC hoặc VC, CBHD được tuyển dụng hoặc bổ nhiệm

Được sử dụng quyền lực công theo quy định của pháp luật để thi hành công vụ

1.1 Khái niệm công sở

Trang 7

Từ điển

Tiếng Việt

NXB Đà Nẵng 2009

Điều hành (đg): Là việc tổ chức, hướng dẫn cho mọi hoạt

động chung diễn ra theo một đường lối, chủ trương nhất định.

Điều hành (đg): Là việc tổ chức, hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo một đường lối, chủ trương nhất định.

1.2 Khái niệm điều hành

Trang 8

1.3 Khái niệm kỹ năng điều hành công sở

Điều hành công sở là việc tổ

chức, hướng dẫn, điều phối hoạt

động của các tập thể, cá nhân trong

công sở nhằm thực thi công vụ

Điều hành công sở là việc tổ

chức, hướng dẫn , điều phối hoạt

động của các tập thể, cá nhân trong

công sở nhằm thực thi công vụ

Kỹ năng điều hành công sở là quá trình vận

dụng các kiến thức, kinh nghiệm, các phương pháp LĐ,QL vào việc tổ chức hoạt động công

sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao

Kỹ năng điều hành công sở là quá trình vận dụng các kiến thức, kinh nghiệm, các phương pháp LĐ,QL vào việc tổ chức hoạt động công

sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt

chức năng, nhiệm vụ được giao

Trang 9

2 Mục tiêu của điều hành

công sở

Tại sao cần phải điều hành công sở?

Trang 10

1 Đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Góp phần nâng cao hiệu quả lãnh đạo, quản lý - sử dụng hiệu quả các

nguồn lực

3

Tạo ra sự hài lòng cho các đối tượng của hoạt động lãnh đạo, quản lý

4

Tạo ra văn hóa công sở theo đúng nguyên tắc, quy định, quy trình

Trang 11

Nhiệm vụ của điều hành

công sở?

Trang 12

3 Nhiệm vụ của điều hành công

4 Quản lý và phát triển đội ngũ

5 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế

6 Xây dựng, quản lý

Hệ thống thông tin

Trang 13

Nhiệm vụ của điều hành công sở

(tiếp)

7 Quản lý việc chi tiêu ngân sách

8 Tổ chức thực hiện hoạt động giao tiếp (đối nội, đối

ngoại)

9 Đảm bảo cơ sở vật chất thực thi công vụ

10 Xây dựng văn hóa công sở

11 Bảo vệ chính trị nội bộ

12 Tham gia đóng góp xây dựng chính sách công

Trang 14

1 Tuân thủ pháp luật

2 Tập trung dân chủ; đề cao trách nhiệm cá nhân

3 Phù hợp thực tiễn và không ngừng đổi mới

4 Đảm bảo công khai, minh bạch, có trách nhiệm giải trình trước nhân dân

5 Phân định rõ về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền từng bộ phận, cá nhân;

Phối hợp chặt chẽ với các tổ chức, cá nhân có liên quan

6 Đảm bảo tính liên tục, kịp thời

Trang 15

4.1 Tuân thủ pháp luật

Các nguyên tắc hoạt động của công sở là căn

cứ pháp lý và căn cứ khoa học nếu được tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp cho công vụ được thực thi một cách đúng pháp luật, hiệu quả

Trang 16

cứ pháp lý và căn cứ khoa học nếu được tuân thủ

nghiêm túc sẽ giúp cho công vụ được thực thi

một cách đúng pháp luật, hiệu quả

cứ pháp lý và căn cứ khoa học nếu được tuân thủ

nghiêm túc sẽ giúp cho công vụ được thực thi

một cách đúng pháp luật, hiệu quả Cán bộ P.Vĩnh Hòa, tỉnh Khánh Hoà “áp chế” xe nam

thanh niên đi mua bánh mỳ và chai nước suối vì cho rằng Bánh mỳ không phải lương thực thiết yếu

Trang 17

Trang 18

Nguyên tắc này đòi hỏi người LĐQL trong điều hành công sở phải biết lắng nghe, biết phát huy trí tuệ tập thể Với những nhiệm vụ quan trọng, quá trình từ nghiên cứu vấn đề, dự thảo hành động cho đến ra quyết định

và tổ chức thực hiện đều cần được bàn bạc công khai, dân chủ, lấy ý kiến của tập thể

Nguyên tắc này đòi hỏi người LĐQL trong điều hành công sở phải biết lắng nghe, biết phát huy trí tuệ tập thể Với những nhiệm vụ quan trọng, quá trình từ nghiên cứu vấn đề, dự thảo hành động cho đến ra quyết định

và tổ chức thực hiện đều cần được bàn bạc công khai, dân chủ, lấy ý kiến của tập thể

Thực hiện tốt, có hiệu quả phương châm “Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra, dân giám sát, dân thụ hưởng””.

Thực hiện tốt, có hiệu quả phương châm “Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra, dân giám sát, dân thụ hưởng””

4.2 Tập trung dân chủ

(phát huy trí tuệ tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân)

Trang 19

Nguyên tắc này đòi hỏi người LĐ,QL trong điều hành công sở phải căn cứ vào điều kiện, hoàn cảnh cụ thể để đề ra chủ trương, kế hoạch, chương trình phù hợp

4.3 Phù hợp với thực tiễn (hợp lý, khả thi, không ngừng đổi mới)

Trang 20

Người LĐ có trách nhiệm công khai,

minh bạch thông tin theo qui định pháp luật,

có nghĩa vụ báo cáo giải trình trước cấp trên, nhân dân

Người LĐ có trách nhiệm công khai, minh bạch thông tin theo qui định pháp luật,

có nghĩa vụ báo cáo giải trình trước cấp trên, nhân dân

4.4 Đảm bảo công khai, minh bạch

Trang 21

Người LĐ,QL phân chia rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân

có liên quan, tránh chồng chéo, lấn sân

VKĐH Đảng toàn quốc lần thứ XIII: “đẩy mạnh phân cấp, phân quyền

… khắc phục triệt để tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; bảo đảm quyền lực nhà nước thống nhất, đồng thời phát huy vai trò chủ động, sáng tạo, tinh thần trách nhiệm của từng cấp, từng ngành”

Trang 22

4.6 Đảm bảo tính liên tục, kịp thời

* Mọi hoạt động của công sở phải diễn ra thường xuyên, liên tục, kịp thời thích ứng với điều kiện mới, không bị đình trệ

Trang 23

Kỹ năng phân tích công việc

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng phân tích công việc

Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Kỹ năng kiểm soát trong điều hành công sở

Kỹ năng tạo động lực làm việc

Kỹ năng xây dựng quy chế làm việc

II Một số kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở

Trang 24

- Công việc?

- Phân tích công việc?

2.1 Kỹ năng phân tích công việc

Trang 25

Công việc: Là những nhiệm vụ cần được thực hiện theo chức năng, vị trí việc làm trong tổ chức.

Phân tích công việc: Là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ thống toàn bộ nội dung của một công việc nhất định cần phải làm để duy trì và phát triển tổ chức.

Trang 26

- Phân tích công việc để làm gì?

- Đc hãy phân tích công việc của bản thân?

Trang 27

Ý nghĩa của phân tích công việc

* Có ý nghĩa quan trọng, làm căn cứ cho các công việc tiếp theo như tuyển dụng, sắp xếp vị trí việc làm, phân công công việc, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc

* Phân tích công việc là cơ sở cho việc nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

Ví dụ: Phân tích công việc theo đề án vị

trí việc làm

Trang 28

B1 Đánh giá mục tiêu công

việc

Quy trình phân tích công việc

B2 Đánh giá tính hợp lý của hệ thống các công việc cần làm

B3 Thu thập thông tin về

Trang 29

2.2 Lập kế hoạch

Kế hoạch công tác là một loại văn bản quản

lý xác định mục tiêu cần đạt đến trong một thời điểm nhất định trong tương lai và cách

thức đạt được mục tiêu đó

Kế hoạch công tác là một loại văn bản quản

lý xác định mục tiêu cần đạt đến trong một thời điểm nhất định trong tương lai và cách

thức đạt được mục tiêu đó

Trang 30

Ý nghĩa của

lập kế

hoạch

- Giúp tổ chức và mỗi thành viên định hướng tổng thể các việc cần

- Giúp tổ chức chủ động lường trước các tình huống ngoài dự kiến

- Giúp tổ chức có được sự góp ý từ bên trong, bên ngoài

- Là cơ sở để thực hiện các hoạt động khác

Trang 31

Có

sự tham gia của các cấp

Chủ

động

Có tính linh hoạt

Các hoạt động triển khai rõ ràng

Nguồn lực xem xét cẩn thận

Có cơ chế kiểm tra

Các nguyên tắc lập kế hoạch

Trang 32

B1 Thu thập và xử lý thông tin

B3 Lấy ý kiến

B2 Soạn thảo bản dự thảo kế hoạch

B4 Xin ý kiến thông qua

B5 Ban hành kế hoạchQuy trình lập kế hoạch

Trang 33

Khái niệm và sự cần thiết

Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp

Quy trình tổ chức cuộc họp

2.3 Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Trang 34

Hội họp là gì?

Tại sao cần phải điều hành cuộc họp?

Trang 35

Khái niệm hội họp (cuộc họp)

H i hop la hoat đ ng t p hơp cac thanh viên co liên quan ộ ộ â nhăm thông tn, thao lu n va quyêt đinh những vấn đề thuộc â thẩm quyền của tổ chức.

Trang 38

Những khó khăn trong điều hành cuộc họp hiện nay?

Trang 40

Thủ tướng CP Phạm Minh Chính, phê bình Bí thư

tỉnh Kiên Giang khi họp trực tuyến

40

Trang 41

Chuẩn bị cho cuộc họp

Tiến hành cuộc họp

Những công việc sau cuộc họp

* Quy trình tổ chức cuộc họp

Trang 43

Chủ trì xem lại biên bản và ký xác nhận

Trang 44

1 Đồng chí hãy nêu một số hạn chế trong điều hành cuộc họp của cán bộ LĐ,QL ở cơ sở?

2 Nêu những ưu điểm và hạn chế của họp onlie?

3 Giải pháp nâng cao chất lượng cuộc họp ở cơ sở ?

4 Đồng chí hãy lựa chọn 1 chủ đề và tổ chức, điều hành cuộc họp?

Bài tập

Trang 45

2.4 Phân công công việc

Là hoạt động nhà lãnh đạo, quản lý giao cho

ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc, đồng thời cung cấp những nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc đó

Là hoạt động nhà lãnh đạo, quản lý giao cho

ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc, đồng thời cung cấp những nguồn lực

cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc đó

Trang 46

Củng cố quyền hạn, trách nhiệm

Khẳng định

uy tín của lãnh đạo

Điều hòa công việc

Quản lý thời

gian

Chủ động nguồn nhân lực

PHÂN CÔNG CÔNG

VIỆC

Ý nghĩa của phân công công việc

Trang 47

Đúng người, đúng việc

Bao đam sự tương ứng giữa trach nhiệm va thẩm quyền;

giữa mục têu va nguồn lực để thực hiện

Hướng tới chuyên môn hoa

va phat triển nguồn nhân lực

Rõ rang, công khai, minh bach

Công băng, hơp lý

* Nguyên tắc

phân công công việc

Đam bao sử dụng hiệu qua cac nguồn lực

Trang 49

BÀI TẬP

Những thuận lợi, khó khăn khi phân công công việc trong quá trình điều hành công sở ở cơ sở ở hiện nay?

Trang 50

2.5 Kiểm soát trong điều hành công sở

Kiểm soát la hoat động đo lường, giam sat, đanh gia xem cac công việc ở công sở co đươc thực hiện theo đúng kê hoach,

Trang 51

Dân chủ, công khai, đúng pháp luật

Chỉ ra sự khác biệt giữa thực tế với kế hoạch

Chỉ ra nguyên nhân, đưa ra giải pháp

Trang 52

B1 Xác định các tiêu chuẩn để kiểm tra

B2 Tiến hành đo lường kết quả của các hoạt động

B3 So sánh kết quả đạt được với kế hoạch đã xây dựng

B4 Tiến hành khắc phục sai lệch

Trang 53

2.6 Tạo động lực làm việc

La qua trình người lãnh đao , quan lý sử dụng cac phương thức, biện phap để gây anh hưởng đên đối tương nhăm tao ra những cam xúc tích cực , tâm trang phấn khởi để, hoan thanh tốt nhiệm vụ

Trang 54

Động viên về vật chất

Động viên về tinh thần

Ứng xử khi cấp dưới mắc lỗi

* Một số biện pháp tạo động lực làm việc

Trang 55

Hiểu rõ nhu cầu

cấp thiết của nhân viên

Sử dụng biện pháp khích lệ

phù hợp, đúng quy định Yêu cầu đối với động viên khích lệ

YÊU CẦU

Trang 56

Đúng lúc, kịp thời

Đánh giá khách quan, chính xác

Có nguồn tài chính để động viên, khuyến khích

Dân chủ trong bình xét, khen thưởng

Lãnh đạo có uy tín và nêu gương

* Yêu cầu khi động viên, khích lệ

Trang 57

2.7.Xây dựng quy chế làm việc

Làm việc

Là một loại văn bản nội bộ quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cách thức phối hợp giữa các đơn vị, các thành viên trong thực thi công vụ và một số chế độ công tác quan trọng nhằm xây dựng và duy trì một chế độ làm việc khoa học

Là một loại văn bản nội bộ quy định cụ thể về

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cách thức phối hợp giữa các đơn vị, các thành viên trong thực thi công vụ và một số chế độ công tác quan trọng nhằm

xây dựng và duy trì một chế độ làm việc khoa học

Trang 58

Quy đinh về chức năng, nhiệm vụ va quyền han của cơ quan/đơn vi

Quy đinh về chức năng, nhiệm vụ va quyền han của thủ trưởng

Quy đinh về công tac thông tn, ban hanh văn ban

Quy đinh về phối hơp (quan hệ công tac)

Quy đinh về chê độ đi công tac

Quy đinh về hội hop, têp khach

Quy đinh về trach nhiệm thi hanh va hiệu lực của quy chê

Nội dung của quy chế làm việc

Trang 59

Tạo

nề nếp văn hóa trong công sở

59

Tạo sự chủ động, tích cực trong thực thi công vụ

Tạo

cơ sở cho sự phối hợp

Vai trò của quy chế trong điều hành công sở

Trang 60

*Quy trình xây dựng quy chế

và thẩm quyền ban hành

B4 Xây dựng khung điều chỉnh cụ thể

B5 Lấy ý kiến góp ý B6 Ban hành

quy chế

Trang 61

II MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

Tổ chức

và điều hành hội họp

Kiểm soát trong điều hành công sở

Tạo động lực làm việc

THÀNH CÔNG

Xây dựng quy chế làm việc

Trang 62

1 PGS,TS Trần Hữu Khiển - TS Trần Thị Thanh Thủy (chủ biên), Hỏi - đáp về quản lý hành chính nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, 2008.

2 Trần Thị Thanh Thủy (chủ biên), Cẩm nang quản lý, Nxb Chính trị quốc gia, 2008.

3 Trần Thị Thanh Thủy, Đặng Khắc Ánh, Nguyễn Thị Tuyết Mai, Hỏi - đáp về lãnh đạo, quản lý của ủy ban nhân dân cấp xã, Nxb Chính trị quốc gia, 2011.

4 PGS.TS Trần Thị Thanh Thủy, PGS.TS Đặng Khắc Ánh: Kỹ năng tổ chức họp và sự kiện của Ủy ban nhân dân cấp xã, Nxb Chính trị quốc gia, 2019.

Tài liệu tham khảo

Trang 63

Thank you!

Định dạng
Số trang	63
Dung lượng	11,32 MB