Nhập môn lưu trữ học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Nhập môn lưu trữ học Mã phách Hà Nội – 2021 2 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài 4 2 Kết cấu bài tập lớn 4 NỘI DUNG Chương 1 Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức 5 1 1 Một số khái niệm cơ bản 5 1 1 1 Tài liệu 5 1 1 2 Tài liệu lưu trữ 5 1 1 3 Công tác lưu trữ 5 1 2 Các loại hình tài liệu lưu trữ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Nhập môn lưu trữ học

Mã phách:………

Hà Nội – 2021

2

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài……… 4

2 Kết cấu bài tập lớn 4

NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức……… 5

1.1 Một số khái niệm cơ bản……….5

1.1.1 Tài liệu……….……… 5

1.1.2 Tài liệu lưu trữ……… ……….5

1.1.3 Công tác lưu trữ……… 5

1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ………6

1.3 Vai trò của tài liệu lưu trữ ……… 7

1.3.1 Đối với chính trị ………7

1.3.2 Đối với kinh tế……… ……….8

1.3.3 Đối với khoa học……… ………….8

1.3.4 Đối với văn hóa……… 9

1.3.5 Đối với xã hội……….9

1.3.6 Đối với hoạt động quản lý……… ……… 10

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam ……….………11

2.1 Khái quát về Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam……… 11

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Cơ quan Hội Cựu chiến binh 11

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam………11

2.1.2.1 Chức năng……… 11

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn……… 12

2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam……… 13

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ………….………….13

3

2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ……… 13

2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ……….14

2.2.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ……… 14

2.3 Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam……….15

Chương 3: Một số nhận xét và đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam…….17

3.1 Nhận xét chung về công tác Lưu trữ tại Cơ quan Trung ương Hội cựu chiến binh Việt Nam……… 17

3.1.1 Ưu điểm……….……… 17

3.1.2 Hạn chế……… …… 17

3.2 Đề xuất, kiến nghị……….18

KẾT LUẬN……… 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 21

Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước Bên cạnh việc đổi mới các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan, Đảng, Nhà nước đã có rất nhiều văn bản quy định về công tác công văn, giấy tờ Công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho

sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện Trong đó, tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tổ chức hoạt động trong cơ quan, tổ chức

2 Kết cấu bài tập lớn

Ngoài phần mở đầu và kết luận bài tập lớn gồm 3 phần:

Phần 1: Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

Phần 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Phần 3: Một số nhận xét và đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam

5

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Một số khái niệm cơ bản

ấn phẩm và các vật mang tin khác [2]

1.1.2 Tài liệu lưu trữ

Như vậy, tài liệu lưu trữ là những tài liệu được hình thành trong quá trình

tổ chức và hoạt động của cơ quan, có giá trị kinh tế, chính trị,văn hóa, khoa học, an ninh quốc phòng, đối ngoại,… được lựa chọn đưa vào bảo quản trong lưu trữ.[8, tr.136].Theo Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị,

độ chính xác cao, được lựa chọn để lưu trữ nhằm phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử [2]

Tài liệu lưu trữ là 1 trong các nguồn sử liệu như: Nguồn sử liệu vật thật (rìu, búa, cung tên,…),nguồn sử liệu chữ viết (tài liệu lưu trữ), dân tộc học (phong tục tập quán của dân tộc), ngôn ngữ học (tiếng nói, từ ngữ trong văn bản của từng giai đoạn), nguồn sử liệu truyền miệng, tài liệu nghe nhìn (ghi âm),…

1.1.3 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản,

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội Công tác lưu trữ hiện đang tồn tại nhiều cách định nghĩa khác nhau: Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp

vụ về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục

6

vụ cho các yêu cầu của xã hội Nghĩa là, công tác lưu trữ gồm các hoạt động nghiệp vụ; Công tác lưu trữ là hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Nghĩa là, công tác lưu trữ gồm các hoạt động quản lý và hoạt động động nghiệp vụ

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau, tuy nhiên, hiểu theo TS Phan Đình Nham, “công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [4, tr.26]

1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ là một bộ phận của công tác quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý một bộ phận tài sản trí tuệ và các tài liệu phản ánh quá trình xây dựng và phát triển của cơ quan, tổ chức Cũng như công tác khác, công tác lưu trữ là một công tác nghiệp vụ chuyên môn, có hệ thống lý luận nghiệp vụ riêng và hệ thống tổ chức từ trung ương đến cơ sở Nhiệm vụ của công tác lưu trữ bao gồm các công việc như: thu thập tài liệu lưu trữ, phân loại chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mỗi công việc trên đều có vị trí quan trọng và có biện pháp khoa học

kỹ thuật riêng nhưng đều có liên quan mật thiết, ảnh hưởng lẫn nhau Căn cứ tính chất của các tài liệu lưu trữ, ta quan tâm đến 3 loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu:

Loại hình tài liệu theo hình thức sở hữu: Sở hữu nhà nước, sở hữu

7

1.3 Vai trò của tài liệu lưu trữ

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm

1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ

có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật

Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”[7]

1.3.1 Đối với chính trị

Tài liệu lưu trữ dùng để làm bằng chứng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới lãnh thổ, phục vụ việc xác định và cắm mốc biên giới phía Bắc và phía Tây Nam của Tổ quốc Tài liệu lưu trữ còn giúp các cơ quan chức năng nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước ta trong lĩnh vực ngoại giao và quân sự, từ đó tổng kết, đánh giá để tạo cơ

sở cho việc xác định đường lối chính sách của giai đoạn tiếp theo Nhìn về quá khứ, các cuộc chiến tranh đã để lại cho người dân những nỗi đau không bao giờ

có thể quên được, tài liệu lưu trữ đã ghi lại những tội ác của thực dân đã làm với dân tộc Việt Nam, làm bằng chứng tố cáo âm mưu thủ đoạn của kẻ thù, tố cáo tội ác chiến tranh của Pháp, Mỹ Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy để hỗ trợ đắc lực công tác bảo vệ an ninh quốc gia và trật

tự an toàn xã hội, đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vụ án hình

sự và nhân sự Thông qua tài liệu lưu trữ của cơ quan công an, điều tra về các đối tượng đã có tiền án, tiền sự…, các chiến sĩ công an đã triệt phá được các

8

đường dây buôn bán ma túy lớn, các vụ án hình sự nguy hiểm, góp phần bảo

vệ an ninh và trật tự xã hội

1.3.2 Đối với kinh tế

Tài liệu lưu trữ góp phần xác định những kế hoạch xây dựng phát triển ngắn hạn, dài hạn cho từng vùng từng địa phương, xác định những phương án canh tác, sản xuất phù hợp để hạn chế những rủi ro mà thiên tai và các yếu tố bên ngoài đem lại Đối với lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyến được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng, quy hoạch các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát triển các vùng kinh tế trọng điểm phù hợp với điều kiện của từng địa phương Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh

tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng Các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm kiếm và

được xây dựng từ thời pháp thuộc, những công trình có tuổi thọ hàng trăm năm Sau thời gian sử dụng chúng ngày càng xuống cấp, chính vì thế mà tài liệu lưu trữ góp phần trong việc giúp người thiết kế thiết kế lại công trình mới dựa trên bản thiết kế có sẵn hoặc tu sửa để phục hồi những cấu trúc và nét cổ xưa của nó

1.3.3 Đối với khoa học

Tài liệu lưu trữ, không kể cũ hay mới, đều phản ánh trên một trình độ nhất định, có những giá trị đặc biệt trong nghiên cứu khoa học vì tính kế thừa

và phát huy kết quả nghiên cứu của người đi trước là một yêu cầu bắt buộc Hầu hết các đề tài nghiên cứu khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người

đi trước Vì thế các đề tài nghiên cứu khoa học, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo Muốn nghiên cứu và lý giải về mọi mặt thiên nhiên, xã

9

hội, kinh tế và con người, nghiên cứu các vấn đề về tự nhiên và xã hội (như lịch

sử xã hội, lịch sử văn hóa dân tộc, lịch sử cách mạng và kháng chiến, lịch sử khoa học quân sự,…), không có tài liệu lưu trữ thì không thể nghiên cứu được tốt, thậm chí không thể nghiên cứu được Trái lại, nếu tài liệu lưu trữ càng nhiều, nội dung càng phong phú và toàn diện thì càng thuận lợi cho việc nghiên cứu , phát minh và vạch ra tính chất quy luật của sự phát triển xã hội .[1,89-2,90]

1.3.4 Đối với văn hóa

Đối với lĩnh vực văn hóa - xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các quốc gia, dân tộc, vùng miền, tộc người, từ đó làm sáng tỏ những giá trị văn hóa truyền thống của người Việt, góp phần giới thiệu những nét văn hóa truyền thống với bạn bè trong nước và quốc tế, là chứng cứ thuyết phục thế giới công nhận và xếp hạng nhiều di sản văn hóa có giá trị của Việt Nam Tài liệu lưu trữ năm giữ nguồn thông tin tư liệu quan trọng để xác định bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho các vở kịch, bộ phim về đề tài lịch sử Khi chiến tranh kết thúc, hòa bình lập lại, trong xã hội còn đó những chiến sĩ anh dũng, những bà

mẹ Việt Nam anh hùng,… tài liệu lưu trữ góp phần lưu lại những chiến công của họ, cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nước giải quyết hỗ trợ các chế

độ đãi ngộ cho những người có công, những đối tượng xã hội đặc biệt, tuyên truyền, giáo dục thế hệ trẻ tôn vinh, trân trọng những hy sinh, đóng góp của cha anh

1.3.5 Đối với xã hội

Tài liệu lưu trữ giúp xác nhận thông tin nhân thân của người dân, phục

vụ những nhu cầu chính đáng như làm lý lịch (giấy khai sinh, bằng cấp, chứng nhận, các quyết định lương, thưởng, giấy khen,…) Tài liệu lưu trữ còn để chứng minh, giải quyết các vấn đề sở hữu và thừa kế tài sản, xác nhận quyền

sở hữu trí tuệ như bản quyền các tác phẩm văn học, bản quyền tác giả các ca khúc, các phát minh sáng chế

10

1.3.6 Đối với hoạt động quản lý

Tài liệu lưu trữ có giá trị trên nhiều lĩnh vực như kinh tế chính trị, văn hóa xã hội, khoa học công nghệ,… đặc biệt trong hoạt động quản lý Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, giúp khai thác thông tin quá khứ, thông tin dự báo để hoạch định chương trình, kế hoạch, ban hành các quy chế, quy định, quyết định quản lý về tổ chức nhân sự, tài chính,… Không chỉ vậy, tài liệu lưu trữ còn giúp các nhà quản lý rút kinh nghiệm trong việc tổ chức, triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành trước đó để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền và có nội dung phù hợp với pháp lụật hiện hành Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

11

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TRUNG

ƯƠNG HỘI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM 2.1 Khái quát về Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Hội Cựu chiến binh Việt Nam là một đoàn thể chính trị - xã hội, thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, là một cơ sở chính trị của chính quyền nhân dân, một tổ chức trong hệ thống chính trị do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo, hoạt động theo đường lối, chủ trương của Đảng, Hiến pháp, pháp luật của Nhà nước và Điều lệ của Hội

Ngày 3-02-1990 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã có quyết định số QĐ/TW về việc thành lập Hội Cựu chiến binh Việt Nam

100-Ngày 24/02/1990 Hội đồng Bộ trưởng số: 528-NC cho phép thành lập Hội Cựu chiến binh Việt Nam

Ngày 14/4/1990 Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ra quyết định số: 51-QĐ/MTTQ về quyết định công nhận Hội Cựu chiến binh Việt Nam

là thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Mục đích của Hội là tập hợp, đoàn kết, tổ chức, động viên các thế hệ Cựu chiến binh giữ gìn và phát huy bản chất, truyền thống "Bộ đội Cụ Hồ", tích cực tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ thành quả cách mạng, xây dựng

và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng và hợp pháp của Cựu chiến binh, chăm lo giúp đỡ nhau trong cuộc sống, gắn bó tình bạn chiến đấu

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cơ quan Hội Cựu chiến binh Việt Nam

2.1.2.1 Chức năng

Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam có chức năng đại diện ý chí, nguyện vọng và quyền lợi chính đáng, hợp pháp của Cựu chiến binh

12

Hội làm tham mưu giúp cấp uỷ Đảng và làm nòng cốt tập hợp, đoàn kết, vận động Cựu chiến binh thực hiện các nhiệm vụ chính trị - xã hội của cách mạng, của Hội; tham gia giám sát hoạt động của cơ quan Nhà nước, đại biểu dân cử

và cán bộ viên chức Nhà nước

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Cơ quan Trung ương Hội cựu chiến binh Việt Nam có nhiệm vụ tập hợp, động viên quân nhân đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự tại ngũ tiếp tục phát huy truyển thống “Bộ đội Cụ Hồ, tham gia tổ chức Câu lạc bộ, Ban liên lạc Cựu quân nhân, các phong trào cách mạng cơ sở giúp rèn luyện, giữ gìn phẩm chất, đạo đức cách mạng, nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ hiểu biết đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, kiến thức về kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, thực hiện tốt nghĩa vụ công dân Cơ quan còn có nhiệm vụ

tổ chức chăm lo, giúp đỡ Cựu chiến binh nâng cao đời sống vật chất, tinh thần, phát triển kinh tế gia đình, xóa đói giảm nghèo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Cựu chiến binh

Cơ quan Trung ương Hội Cựu chiến binh có quyền tham gia xây dựng

và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ xã hội chủ nghĩa, đấu tranh chống mọi

âm mưu, hoạt động chống phá hoại của các thế lực thù địch, chống các quan điểm sai trái với đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực hiện các quy định của pháp luật về dân chủ ở cơ sở, đấu tranh chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tệ nạn xã hội; giám sát hoạt động của cơ quan Nhà nước, của cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật Cơ quan Trung ương Hội tham gia phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, kiến nghị với

cơ quan Nhà nước, chính quyền địa phương về xây dựng và tổ chức thực hiện chính sách, pháp luật có liên quan đến Cựu chiến binh, Hội Cựu chiến binh Việt Nam