BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Khái niệm Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng.
Trang 1BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
- Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéodài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác sửdụng tài liệu
- Ý nghĩa
Giữ gìn hồ sơ, tài liệu, bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức và cánhân
Phòng chống và hạn chế các nguy cơ mất mát, hư hỏng tài liệu
Nếu không thực hiện việc bảo quản việc hư hỏng dễ xảy ra do nhiều nguyênnhân, chủ yếu là tài liệu giấy
Kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục hồi những tài liệu có nguy cơ hư hỏng vàphục chế những tài liệu đã bị hư hỏng
Vị trí của nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên các yếu tố tácđộng của tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm cao, côn trùng, tác động phá hoại rất lớnđối với tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần bảo tồn nguồn
di sản văn hóa của dân tộc, di sản tư liệu của thế giới
Giúp người dân nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưutrữ cũng như công tác văn thư
Trang 22 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
2.1 Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ
Điều kiện cơ bản: có kho lưu trữ
Kho lưu trữ chuyên dụng ( xây dựng theo quyết định thông tư 09/2007)Kho lưu trữ cải tạo: cải tạo phòng hiện có trong cơ quan để làm kho lưu trữ
2.2 Trang bị trang thiết bị kỹ thuật bảo quản
Là điều kiện cơ sở vật chất bắt buộc để bảo quản tài liệu
Trang thiết bị: phòng chống cháy, phòng cháy chữa cháy, giá tủ cặp hộp(theo tiêu chuẩn quốc gia – cơ bản) thiết bị đo độ ẩm, camera, …
2.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản
Trong quá trình bảo quản sẽ phải can thiệp, thực hiện các biện pháp kỹ thuậtbảo quản:
Phòng chống ẩm
Điều chỉnh, duy trì độ ẩm theo quy định
Hạn chế ánh sáng quá mức
Phòng chống bụi, phòng chống côn trùng, phòng chống động vật gặm nhấmPhòng chống khí độc phòng kho
Khử axit, khử trùng
Phòng chống cháy
2.4 Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ
Trang 3Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: gồm nhiều nghiệp vụ chuyên môn, gọi là
tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ chỉ là sắp xếp tài liệu, bảo quản 1 cáchngăn nắp, khoa học
Dễ tìm, dễ thấy dễ lấy
3 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ
3.1 Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
Ban hành các văn bản quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Thông tư 09/2007 Bộ Nội vụ
Cục văn thư lưu trữ nhà nước
Cấp tỉnh: ban hành văn bản của ủy ban nhân dân
Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang 4Xây dựng, bố trí kho lưu trữ
Trang thiết bị, phương tiện cần thiết
Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tàiliệu lưu trữ
Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Quy định trong Luật lưu trữ, điều 25
Kho lưu trữ chuyên dụng phổ biến, phù hợp lưu trữ lịch sử, ngoài ra cũng được sử dụng ở một số cơ quan
Về trang thiết bị phù hợp điều kiện tài chính và những trang thiết bị cần thiết (giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ)phòng chống cháy
Cơ quan áp dụng biện pháp nào phù hợp với điều kiện kinh tế để người đứng đầu cơ quan phê duyệt phương án thực hiện
Kiêm nhiệm hoặc chuyên trách, phụ thuộc vào điều kiện, quy mô của cơ quan
3.3 Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ
Trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ (sắp xếp khoa học tài liệu trong khho lưutrữ; thực hiện các kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; sử dụng các trang thiết bị bảoquản)
Tuyên truyền về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và tầm quan trọng của công tácbảo quản tài liệu lưu trữ
Trang 5Tuyên truyền như thế nào: Tham mưu Hội thảo tham luận giải pháp, đề xuất
3.4 Trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan
Lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07-9-2017
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu
cán bộ, nhân viên cơ quan được phép tiếp xúc tài liệu hồ sơ, đều phải hợp pháp và được cho phép
Chương 2 CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1 Nguyên nhân do vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin
1.1 Vật mang tin
Vật mang tin thường là vật liệu giấy, là phương tiện sử dụng để thể hiệnthông tin trên tài liệu
Các loại vật mang tin: Chủ yếu là giấy công nghiệp
Thành phần của giấy: Được sản xuất từ nguồn nhiên liệu chủ yếu là gỗ hoặcgiấy tái chế Thành phần bao gồm sợi cellulose từ gỗ hoặc rơm rạ, ngoài ra còn cókeo và các chất độn Trong đó 40 – 50% cellulose; 10 – 55% hemicellulose; 20 –
30 lignin; 6 -12% các hợp chất hữu cơ khác; 0,3 – 0,8 hợp chất vô cơ
Để sản xuất giấy cần nhiều nguyên liệu và sử dụng các loại giấy khác nhau Axit và lignin cao gây dễ tổn hại tài liệu, cellulose cao, giấy càng bền, bảo quản được lâu
Trang 6Giấy dó có ưu điểm bảo quản lâu bền vì không bị nhiễm axit nhưng cónhược điểm là độ bám mực không tốt bằng giấy công nghiệp và dễ bị bết dínhtrong môi trường nóng ẩm
Tài liệu thời kỳ phong kiến sử dụng giấy dó
Vì sao tài liệu được ghi trên giấy dó bảo quản được lâu: nhiều chất cellulose không tạp chất, không axit, độ bền cao Giấy dó vẫn được sử dụng (lưu trữ, thầy đồ, trang đông hồ…)
1.2 Chất liệu ghi tin:
Mực gồm niều loại như: mực nho, mực viết, mực thường, mực in, mực dấu,mực sao in ánh sáng, bút chì….Độ bền của mực phụ thuộc vào thành phần hóa họccủa các chất liệu tạo ra chúng
Thành phần của mực bao gồm: chất màu, chất cầm màu, chất keo, chấtchống cặn Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình
vẽ càng bên
Mực nho được cấu tạo chủ yếu gồm muội than là thành phần các bon gầnnhư nguyên chất nên rất bền vững khó bị tác động của ánh sáng phân hủy do đónhững tài liệu viết bằng loại mực này bảo quản được lâu dài
Loại mực viết phổ biến hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựacây có màu Trong đó, độ axit càng lớn thì càng bị tác động ánh sáng, nhiệt độ và
độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy
Đối với loại mực in có tỷ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánhmáy, intyo, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy nên ít bị nhòe hay bay màuhơn mực viết khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm
Trang 7Nguyên nhân do vật mang tin, chất liệu ghi tin, phương pháp ghi tin là gì, phân biệt?
Vật sử dụng để tạo thông tin tài liệu
1.3 Phương pháp ghi tin: bản in
2 nguyên nhân do điều kiện tự nhiên
Nhận dạng được yếu tố đó, nhớ được tác động của yếu tố đó đối với tài liệu lưu trữ và trạng thái có tác động ntn
2.1 nhiệt độ không khí
Nhiệt độ không khí, nhiệt độ môi trường, nhiệt độ phòng kho
Các trạng thái nhiệt độ, nhiệt độ cao, nhiệt độ thấp, nhiệt độ giao động sẽ
có tác động như thế nào tới kết cấu của tài liệu
2.2 độ ẩm
Độ ẩm của mt không khí, độ ẩm trong phòng kho, được xác định bằng máy
đo khi đo xong lưu ý, độ ẩm cao có tác động như thế nào
2.3 ánh sáng
Hai nguồn sáng, ánh sáng tự nhiên với tia uv cường độ nhiệt cao và ánh sáng nhân tạo ở các thiết bị chiếu sáng vào các máy móc dùng trong quá trình lưu trữ bảo quản tài liệu đều có tác động Máy scan, máy in…
2.4 bụi
Có ba loại bụi
2.5 khí độc
Ba loại khí độc
Trang 8Mọt: vết thủng nhỏ li ti, chi chít trên mặt tài liệu rất khó xử lý, tu bổ
Bọ ba đuôi: vết thủng kích thước khác nhau, bằng các ngón tay tùy theo thời gian xuất hiện
Gián: ăn góc tài liệu, bài tiết để lại vệt màu đen, ăn gáy tài liệu, ăn rách viền mép tài liệu
Chuột có tác hại: cắn hỏng, phá tài liệu
Nhận dạng sự xuất hiện của nấm mốc và tác hại: đốm trắng, xám đen vàng tròn…
Nấm mốc đến từ môi trường bảo quản, nguồn từ bào tử nấm mốc, bụi vi sinh vật mang theo bào tử nấm mốc, nguồn thức ăn, gây ảnh hưởng trực quan tài liệu, thường là đốm tròn màu sắc tùy theo giai đoạn phát triển
(bất ổn về chính trị, chiến tranh)
3 Nguyên nhân do điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ
3.1 Nguyên nhân do điều kiện bảo quản
Trang 9Không có kho lưu trữ
Có nhưng không đạt yêu cầu
Kho đúng quy định
Chủ yếu đọc trang 218 gt
1 nguyên nhân do điều kiện bảo quản
Để bảo quản tl lưu trữ điều kiện tiên quyết cần có Kho lưu trữ
Trang thiết bị bảo quản kho lt ấy
Nơi bảo quản tập trung tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức -> kho lưu trữ Trên thực tế xảy ra một số trường hợp như: các cq tổ chức không bố trí được kho lưu trữ Đây là thực tế nguy hiểm gây rủi ro, hư hại đối với tài liệu lưu trữ Nếu k có nơi bảo quản tập trung tài liệu có thể bị mất mát, thất lạc, tài liệu bị
hư hỏng không quản lý được thông tin tài liệu, tài liệu bị tác động bởi các nguyên nhân số 1 và số 2, tài liệu bị phân tán
Đầu tiên giải thích kho lưu trữ là gì?
Trang thiết bị trong kho lưu trữ
Không có
Không có giá tủ tài liệu đặt xuống đất dễ bị ẩm, mốc…
Không có điều hòa, không có máy kiểm soát khí độc phòng kho, không có thiết bị phòng cháy chữa cháy (tác hại, nguy hiểm)
Có, không đầy đủ, không đúng tiêu chuẩn
Trang thiết bị đầy đủ, đúng tiêu chuẩn
Trang 103.2 Nguyên nhân do việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Nguyên nhân do con ngời
Kẻ địch, kẻ gian
Lãnh đạo cơ quan
Cán bộ lưu trữ (k có chuyên môn
Cán bộ, nhân viên (làm hỏng tài liệu, đánh mất thông tin
Người sử dụng tài liệu lưu trữ
Ý thức chấp hành các quy định của nhà nước về lưu trữ, không đúng, không nghiêm, ví dụ vào khu lt không mang theo thiết bị gây cháy nổ, không mang theo
đồ ăn, k được đun nấu
Khi thực hiện các nghiệp vụ không đúng nguyên tắc, không đảm bảo quy trình, gây tổn thất và hư hại đến tài liệu lưu trữ
Chương 3 CÁC BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1 Xây dựng các văn bản quy định về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Xuất hiện để giải quyết nguyên nhân thứ bao nhiêu trong 3 nhóm nguyên nhân tại chương 2: nguyên nhân thứ 3 tuân thủ không nghiêm k đúng k đủ
1.1 Nội quy kho lưu trữ quy định cấm khi vào phòng kho
1.2 Quy chế kiểm tra
1.3 Quy chế phòng cháy chữa cháy
1.4 Quy định chế độ vệ sinh
Tại sao phải quy định chế độ vệ sinh phòng kho
Trang 11Vệ sinh loại bỏ ô nhiễm, hạn chế bào tử nấm mốc giữ vệ sinh môi trường kho Tránh ô nhiễm, ngăn chặn yếu tố gây hại phòng kho
Vệ sinh kho, phòng, trang thiết bị bảo quản tài liệu
Mục đích: đảm bảo môi trường phòng kho thông thoáng, sạch sẽ.
Cục vtltnn ban hành 2 văn bản hướng dẫ ( vs kho ntn, hồ sơ, tl vệ sinh như thế nào)
1.5 Quy định về quy trình, quy phạm sử dụng hóa chất
Vì sao cần ban hành: mỗi hóa chất sẽ có nồng độ nhất định, cần phải có quy định, quy trình sử dụng
1.6 Quy định về bảo vệ an toàn tài liệu khi sử dụng tài liệu lưu trữ
Chỉ có cán bộ lưu trữ mới có trách nhiệm ra vào kho trong trường hợp tham gia thực tế, phải theo ý kiến của người đứng đầu cơ quan tổ chức
Tự tóm tắt …
2 sắp xếp khoa học tài liệu trong kho
Sắp xếp không khoa học khiến việc tìm kiếm lâu hơn Để lộn xộn khi xảy ra
sự cố
Sắp xếp ngăn nắp, khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy
chính là sắp xếp khoa học tài liệu trong kho thực hiện được nguyên tắc trong lưu trữ
Lý thuyết xem trong tài liệu
2.1 Sắp xếp tài liệu trong kho theo khối phông
Thuận lợi cho việc quản lý, thống kê, tra tìm tài liệu
Trang 12Phù hợp lưu trữ lịch sử các phông có mối quan hệ về … với nhau Sắp xếp theo khối phông Để gần nhau.
Trường đh Nội vụ HN có ba phông lưu trữ
Trong trường hơp trụ sở mới bố trí cho 1 kho lưu trữ em sẽ sắp xếp như thế nào 3 phông cho khoa học
Sắp xếp theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ ( không lẫn lộn phông này với phông khác
Tài liệu của phông nào sắp xếp theo phông đó Đầu tiên xem xét chức năng, nhiệm vụ, xác định giới hạn của phông lưu trữ (tài liệu sớm nhất và muộn nhất căn
cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc)
Xác định chính xác phông lưu trữ, giới hạn thời gian, chức năng nhiệm vụ
2.2 Sắp xếp các phông trong khối phông
Không lẫn lộn tài liệu của từng phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác phông nào xếp trước: phông nào hình thành trước xếp trước ( lưu trữ cơ quan)
Vd: Phông trung cấp (phông 1
Phông cao đẳng (phông 2
Phông đại học (phông 3)
Lưu trữ lịch sử:
Căn cứ vào số phông
Số phông của lưu trữ lịch sử được tính như nào?
Là số thứ tự của phông Tính căn cứ theo lầm nhận tài liệu của phông vào kho Cái nào đến trước có số trước để sắp xếp ( cố địn, không thay đổi)
Trang 132.3 Sắp xếp hồ sơ lên giá
Hồ sơ đã để theo trật tự lên hộp trước đó hồ sơ sau khi chỉnh lý, hồ sơ đã được sắp xếp đưa lên cặp hộp
Hồ sơ sẽ sắp xếp lên giá, xếp theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới theo từng giá (giá vfa hàng khác nhau)
2.4 Sắp xếp giá trong kho
Giá di động: là loại giá có tay quay ở đầu giá và dịch chuyển giá về phía bên trái hoặc bên phải
Cách sắp xếp với hai loại giá:
Mỗi giá 1m ngang, đối ta 10 giá; không quá 10m liền nhau Các hàng giá đặt vuông góc với cửa sổ
Cách mặt tường từ 0,4 – 0,6m
Lối đi giữa các hàng giá 0,7 – 0,8m
Lối đi giữa 2 đầu giá 1,2 – 1,4m
Đối với giá cố định
5 hàng giá xếp liên tiếp có khoảng trống hở
2.5 Lập bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu
Có tác dụng giúp xác định nhanh chóng tài liệu cần tìm
Trang 153 Phòng chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ
3.1 Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin
Nguyên nhân quan trọng nhưng có sự can thiệp từ yếu tố 2
3.1.1 Lựa chọn vật mang tin;
Tiêu chuẩn ngành 24TCN81:2000 về bột giấy và các tông thông dụng
Giấy in (printing paper) tất cả các loại giấy có gia keo ( nội bộ, hoặc bề mặt)
có các đặc tính thích hợp cho mục đích in ấn
Giấy in bản đồ : loại giấy in không có bột cơ học, có độ bền ẩm, độ bền cơhọc cao đặc biệt là độ chịu xé, độ chịu gấp, độ chịu mài mòn và tính ổn định kíchthước
3.1.2 Lựa chọn chất liệu ghi tin;
3.1.3 Lựa chọn phương pháp ghi tin
3.2 Phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên
Có khả năng can thiệp và thay đổi nguyên nhân 1 và 2
Kiểm soát, duy trì nhiệt độ bảo quản tài liệu trong kho
sử dụng điều hòa không khí hoặc trung tâm điều hòa không khí cho cả kholưu trũ để duy trì nhiệt độ phù hợp với từng loại tài liệu
Để kiểm soát ta phải có thiết bị đo nhiệt độ
Tài liệu giấy 20 độ ( + - 2 độ) cho phép chênh lệch
Tài liệu phim ảnh, băng đĩa 16 độ c ( + - 2 độ c)
Lắp trên tường kho
Trang 16Lưu trữ lịch sử có điều kiện tốt hơn sẽ sử dụng điều hòa tổng, điều hòa kho Nêu tác dụng nhiệt độ đến tài liệu lưu trữ và cách can thiệp
3.2.1 Biện pháp phòng chống ẩm
a, thông gió
Cách thông gió:
- Tự nhiên: (đ/k áp dụng – cách thực hiện)
mở các cửa sổ phòng kho lưu trữ thông không khí ngoài và trong kho
Lưu ý: khi nào được phép mở cửa kho: khi nhiệt độ trong phòng và ngoàikho không chênh lệch
Độ ẩm trong và ngoài kho và nhiệt độ không quá 32 độ c nếu không sẽ gâyảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ
20 độ c tiêu chuẩn, nếu trên 32 độ không nên mở cửa phòng kho
Nồng độ bụi trong môi trường quá cao cũng không nên áp dụng thông gió tựnhiên
- Nhân tạo: do người tạo ra, sử dụng các thiết bị thông gió, máy, quạt thônggió, đẩy không khí, lưu thông không khí
b, dùng chất hút ẩm
Silicagel (chia nhỏ cho vào các túi)
Vôi sống
Hoạt chất hút ẩm cao, không bị chảy nước
Sau 1 thời gian thay lượt silicagel mới hoặc sấy
Trang 17Vôi sống: cho vào 1/3 bao đặt vào góc kho
3.2.2 Biện pháp hạn chế ánh sáng
Tài liệu phải được bảo quản trong các cặp, hộp kín
Kho lưu trữ hạn chế cửa sổ
Sử dụng đèn chiếu sáng trong kho phù hợp
Độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50 – 80 lux
Tránh cửa hướng tây (tránh cường độ chiếu sáng của ánh sáng mặt trời thời gian chiếu sáng kéo dài, tác động của tia uv không tốt cho bảo quản)
Kho lưu trữ hạn chế cửa sổ ( bịt chốt cửa sổ, che rèm
Tài liệu bảo quản trong các cặp hộp kín
Độ chiếu sáng từ 50 -60 lux
Trang 18Ánh sáng không chỉ đến từ thiết bị chiếu sáng, còn đến từ máy photo, scan Đối với tài liệu có tính chất vật lý yếu
3.2.3 Biện pháp phòng chống bụi:
Tài liệu phải được bảo quản trong cặp, hộp kín
Kho lưu trữ phải được xây dựng ở nơi có môi trường không khí trong sạch
Hệ thống cửa kho phải kín, khít
Sử dụng máy hút bụi
Thường xuyên vệ sinh kho tàng
Tránh xât dựng tại khu công nghiệp, bãi biển, vì có nhiều loại bụi
Tránh các khu vực ô nhiễm, bị ô nhiễm chứa rác thải
Tài liệu để trong cặp hộp kín
Thường xuyên vệ sinh kho bảo quản và vệ sinh trang thiết bị bảo quản để cho nó vận hành tốt
3.2.4 Biện pháp phòng chống khí độc
Kiểm soát nồng độ khí độc trong phòng kho
Dùng máy đo nồng độ khí độc trong phòng kho, tìm ra nguyên nhân để xử lý
Khí sunfuarơ ( so2) khoảng dưới 15 mg/m3
Khí oxi ni tơ (no2) khoảng dưới 0,15 mg/m3
Khí co2 khoảng dưới 0,15 mg/m3
3.2.5 Biện pháp phòng chống nấm mốc
Trang 19Nấm mốc là loài thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh,cộng sinh, hoại sinh Nấm mốc duy trì tồn tại bằng ba yếu tố chính: thức ăn, độ ẩm,nhiệt độ thích hợp
Duy trì độ ẩm và nhiệt độ hợp lý, thông khí tốt, bảo đảm khu vực lưu trữthông thoáng sạch sẽ
Kho tàng và các phương tiện bảo quản phải được vệ sinh sạch sẽ thườngxuyên quét, lau bụi để các bào tử nấm, mốc không bám vào tài liệu
Dùng hóa chất để tiêu diệt như: PentacloruaPhenol, PentanitroPhenol,Pentaclorua Phenolat Natri
3 yếu tố ( thức ăn, độ ẩm thích hợp
Thức ăn: không để các nguồn thức ăn
Tìm hiểu thông tin nấm mốc phát triển trong nhiệt độ, độ ẩm bao nhiêu, Giữ môi trường sạch sẽ, kiểm tra thông số độ ẩm kiểm soát độ ẩm không để cho nấm mốc phát triển vệ sinh tài liệu và trong thiết bị, phát hiện ở dạng bào tử diệt
Dùng máy đo tia cực tím và trực quan ( đốm chỉ màu, kích thước thay đổi
3.2.6 Biện pháp phòng chống côn trùng
Có nhiều loại côn trùng trong đó các loại côn trùng pháp hoại tài liệu gôgmnhậy cánh bạc, sâu non, nhộng trưởng thành của các loại cánh cứng, cánh phấn,gián, mối…
Để phòng chống côn trùng thì phải thường xuyên kiểm tra, làm vệ sinh vàkhử trùng kho tàng, tài liệu Có thể sử dụng hóa chất để phòng và tiêu diệt côntrùng nếu cần thiết