Bài giảng Nhập môn lưu trữ học (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 3

Bài giảng Nhập môn lưu trữ học (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 3: Công tác lưu trữ dành cho các bạn sinh viên tham khảo. Lưu trữ học là bộ môn khoa học thuộc phạm trù của KHXH.

NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC

Giảng viên: TS Nguyễn Lệ Nhung

ĐT 0912581997

Sự hình thành công tác lưu trữ

• Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới

việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các

thông tin quá khứ có trong TLLT Mục đích

cao cả của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các QG và của mỗi con người.

• Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các CQ, TC,

DN được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý

nghĩa, tác dụng đối với các QG, địa phương, các CQ và toàn xã hội.

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

4

• Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp

các CQ, TC, DN lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.

• Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng

những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của QG, của các CQ, TC Vì vậy, c/tác LT giúp các CQ, TC, DN trong việc khai

thác thông tin trong TL để giáo dục truyền

thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ, tổng kết h/động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.

1 Khái niệm

• C/tác LT là một lĩnh vực QLNN bao gồm tất

cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức KH tài liệu, bảo quản TLLT, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phục vụ c/tác quản lý, NCKH và các nhu cầu chính đáng của công dân.

• C/tác LT ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ XH

3 Mục đích, ý nghĩa của c/tác lưu trữ

• Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới

việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của ĐSXH hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của

XH, của các QG và của mỗi con người thông

qua việc khai thác các thông tin quá khứ có

trong TLLT

• Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp

các CQ, d/nghiệp lưu giữ đầy đủ và cung cấp

kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo

và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.

• Nội dung của nhiều TLLT chứa đựng những

bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của QG, của các CQ, TC Vì vậy,

c/tác LT giúp các CQ, TC, d/nghiệp trong việc khai thác thông tin trong TL để giáo dục

truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản

xuất, kinh doanh.

• Tóm lại, c/tác LT là một ngành, một lĩnh vực

được tổ chức, triển khai ở mọi QG và trong từng CQ, TC Một trong những nhiệm vụ của cán bộ LT là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các HS, TL để phục vụ hoạt động

quản lý của người lãnh đạo Vì vậy, cán bộ LT cần nắm vững những vấn đề cơ bản của

c/tác LT để có thể làm tốt các ng/vụ chuyên môn.

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

10

Một số khái niệm

• Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt

động lưu trữ đối với TLLT của CQ, TC

• Lưu trữ lịch sử là CQ thực hiện h/động lưu

trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

• Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

• Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ

tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không

phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi

tin và vật mang tin

• Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

12

• Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ

TLLT được h/thành trong quá trình h/động của các

tổ chức của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, các

tổ chức CT - XH; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức CT

- XH.

• Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ TLLT

được h/thành trong quá trình h/động của các CQ NN,

tổ chức CT - XH - nghề nghiệp, tổ chức XH, tổ chức

XH - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang ND, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và TL khác được h/thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

2 Nội dung

(Chương III - PLLTQG 2001)

2.1 Hoạt động quản lý

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT

• 1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ

quan, tổ chức

• Trong một QG, một CQ, TC, để thực hiện hiệu quả

một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm c/tác đó Bộ phận chuyên

trách có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch

phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên

môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới

chuyên trách làm c/tác LT.

Bộ phận lưu trữ trong CQ có trách nhiệm tư vấn, tham

mưu cho lãnh đạo CQ trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn c/tác

LT;

- Soạn thảo những VB chỉ đạo ng/vụ LT trong CQ;

- Thực hiện các ng/vụ LT cụ thể; tư vấn cho lãnh đạo

về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản TLLT; làm các b/cáo tổng kết về c/tác LT của

CQ và những đóng góp của c/tác LT đối với sự phát triển của CQ, của ngành…

phận LT thuộc VP thì cán bộ LT chịu sự chỉ đạo trực tiếp của CVP cơ quan.

1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT

1.2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT (tiếp)

• C/tác LT có quan hệ mật thiết với c/tác VT

C/tác VT là việc đăng ký, lưu trữ và phục vụ

tra tìm TL khi c/việc ph/ánh trong TL chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được 1 năm, sau đó

TL mới được chuyển vào LT

• C/tác VT làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy c/tác

LT làm tốt và ngược lại Vì vậy, trong một số

CQ nhỏ người ta thường bố trí cán bộ VT - LT kiêm nhiệm Tuy nhiên, cán bộ VT - LT kiêm

nhiệm ko thể đầu tư nhiều thời gian cho c/tác LT.

• Cần lưu ý c/tác LT chỉ thực hiện tốt, đảm bảo

việc c/cấp thông tin quá khứ ch/lượng cho h/động QL của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách c/tác LT có trình độ ch/môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường tr/cấp,

CĐ hoặc ĐH đúng chuyên ngành.

chủ trương của Đảng và c/sách của NN về

việc QL và p/triển ngành LT, đồng thời hệ

thống VB đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về ng/vụ LT trong p/vi toàn quốc.

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

22

• Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành LT là Pháp

lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước

CHXHCNVN thông qua ngày 04/4/2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN

ngày 15/4/2001

• P/lệnh LTQG 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của

những VB được ban hành trước đó có hiệu lực pháp

lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của

HĐCP ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về c/tác CVGT và c/tác LT P/lệnh ra đời trên cơ sở sửa

đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ TLLTQG do HĐBT ban

hành năm 1982 sẽ hết hiệu lực từ ngày Luật lưu trữ

có hiệu lực thi hành vào ngày 01 tháng 7 năm 2012

• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của CP ngày

08/4/2004 về c/tác VT và NĐ số

111/2004/NĐ-CP của 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của PLLTQG Đây là hai VB quan trọng trong c/tác VTLT mới được ban hành.

• Để thực hiện các điều quy định trong PL và

các NĐ trên, NN, Bộ Nội vụ và Cục VTLTNN

đã biên soạn và ban hành các Thông tư,

Q/định, C/văn h/dẫn thi hành một số điều,

mục, khoản trong PL và NĐ Những VB đó góp phần thống nhất việc thực hiện các

ng/vụ LT trong các CQ, TC từ TW tới ĐP.

- Thống kê và kiểm tra trong LT;

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học TL;

- Chỉnh lý TL;

- Tổ chức bảo quản TL;

- Tổ chức khai thác, sử dụng TL;

- Ứng dụng CNTT trong LT

Việc thực hiện thống nhất các ng/vụ LT trong các

CQ, tổ TC đã được quy định trong các VB QPPL và những VB h/dẫn về c/tác LT.

4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

• Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các CQ,

TC nắm được tình hình thực hiện các quy định của

NN về một ngành, một lĩnh vực nhất định

• Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy

trình công việc được xem xét trong một thời gian

hoàn thành nhất định

• Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc

một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để

có được những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra

kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng

hay không

• Trong lĩnh vực QLNN thì mục đích chính là kiểm tra

việc thực hiện các VB QPPL, các VB h/dẫn của CQ

chủ quản tại các CQ thuộc phạm vi điều chỉnh của

các VB đó

theo một thời gian thực hiện nhất định.

• Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các CQ

thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các b/cáo bằng VB.

Nội dung của công tác kiểm tra

• Kiểm tra về tổ chức c/tác LT tại CQ, trình

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

28

• Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc VPCQ

có thể kiểm tra c/tác LT tại các CQ, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện c/tác kiểm tra

đối với CQ cấp dưới, sau đó b/cáo với CQ chủ quản hoặc lãnh đạo CQ cùng cấp

• Ở mỗi CQ, TC bộ phận làm c/tác kiểm tra,

đánh giá về c/tác LT thường là bộ phận

thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo VP

quy định.

Nguyên tắc quản lý lưu trữ

• 1 Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

• 2 Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống

nhất theo quy định của pháp luật.

• 3 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

được Nhà nước thống kê

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

30

Chính sách của Nhà nước về lưu trữ

• 1 Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo

vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

• 2 Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và

ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.

• 3 Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ;

khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động

dịch vụ lưu trữ.

• 4 Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt

động lưu trữ

Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình,

dòng họ

• 1 Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng

họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ

hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:

• a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

• b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình

nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

• c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện

tử;

• d) Công trình, bài viết về cá nhân;

• đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

32

• 2 Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định

giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông LTQGVN

• 3 Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:

• a) Được đăng ký tài liệu tại LT lịch sử và hướng dẫn,

giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị TL;

• b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho LTLS;

• c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;

• d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;

• đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại

LTLS, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của NN, quyền và lợi ích hợp pháp của CQ, TC, cá nhân;

• e) Được NN khen thưởng theo quy định của pháp luật.

4 Cá nhân có TL có các nghĩa vụ sau đây:

• a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ

lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh

quốc gia;

• b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp

luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong

phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có

trách nhiệm quản lý về LT, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng TLLT;

ban hành quy chế về c/tác LT của cơ quan, tổ chức mình.

Người làm lưu trữ

• 1 Người làm lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo

quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ LT và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong CQ, TC và được hưởng phụ cấp

ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

• 2 Người làm lưu trữ chưa được đào tạo phải được

đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ

và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc;

được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động

làm việc trong tổ chức đó.

• 3 Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được

bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và

• 3 Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép TLLT

• 4 Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm

phạm lợi ích của NN, quyền và lợi ích hợp

pháp của CQ, TC, cá nhân.

• 5 Mang TLLT ra nước ngoài trái phép.

2.2 Hoạt động nghiệp vụ chủ yếu

1 Công tác thu thập, bổ sung TL

2 C/tác phân loại TL

3 C/tác xác định giá trị TL

4 C/tác chỉnh lý tài liệu

5 C/tác thống kê trong lưu trữ

6 C/tác xây dựng công cụ tra tìm TL

7 C/tác bảo quản TLLT

8 C/tác tổ chức và sử dụng TLLT

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

38

• Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn

tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị

để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

• Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với

nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối

tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,

h/thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi ch/năng, nh/vụ của

CQ, TC, cá nhân.

• Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp TL

h/thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của CQ, TC, cá nhân thành hồ sơ theo những ng/tắc và ph/pháp nhất định

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

40

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

• 1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của

CQ, TC có trách nhiệm LHS về công việc được giao

và nộp lưu HS, TL vào LTCQ; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển c/tác khác thì phải bàn giao đầy đủ

HS, TL cho người có trách nhiệm của CQ, TC.

• 2 Người đứng đầu CQ, TC có trách nhiệm quản lý

TLLT của CQ, TC; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc LHS và nộp lưu HS, TL vào LTCQ.

• Người đứng đầu đơn vị của CQ, TC có trách nhiệm tổ

chức thực hiện việc LHS, bảo quản và nộp lưu HS, TL của đơn vị vào LTCQ.

Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

• 1 Giúp người đứng đầu CQ, TC hướng dẫn

việc LHS và nộp lưu HS, TL.

• 2 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị TL,

thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT.

• 3 Giao nộp TLLT có giá trị bảo quản vĩnh

viễn thuộc Danh mục TL nộp lưu vào LTLS;

tổ chức huỷ TL hết giá trị theo quyết định

của người đứng đầu CQ, TC

TS Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997

42

Thời hạn nộp lưu HS, TL vào LTCQ

• 1 Thời hạn nộp lưu HS, TL vào LTCQ được quy định

như sau:

• a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết

thúc;

• b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được

quyết toán đối với HS, TL xây dựng cơ bản.

• 2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ,

tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì

phải được người đứng đầu CQ, TC đồng ý và phải lập Danh mục HS, TL giữ lại gửi cho LTCQ.

• Thời gian giữ lại HS, TL của đơn vị, cá nhân không quá

02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Trách nhiệm giao, nhận HS, TL vào LTCQ

• 1 Đơn vị, cá nhân giao HS, TL có trách nhiệm

hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục HS, TL nộp lưu và giao nộp vào LTCQ.

• 2 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận