Trong một cơ quan, tổ chức thư ký là người có vai trò trung gian, cầu nối giữa các bộ phận trong công ty nhằm hỗ trợ, kết nối các công việc của bộ phận này với bộ phận kia, hoàn thành các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ của một thư ký văn phòng là hỗ trợ công tác quản lý, điều hành trong doanh nghiệp, các công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, biên bản, lên kế hoạch chuẩn bị cho một cuộc họp , lịch trình công tác cho lãnh đạo, ghi chép, làm báo cáo lên ban lãnh đạo và quản lý các công việc tạp vụ hành chính khác. Với một thư kí, trách nhiệm trong việc chuẩn bị cho một cuộc họp tại tổ chức, cơ quan của mình là rất quan trọng. Thư kí cần chuẩn bị chỉnh chu để cuộc họp được diễn ra một cách thông suốt và có hiệu quả. Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Phân tích trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp. Xây dựng bộ tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị sự và giấy mời) về một hội nghị cụ thể” để phân tích và làm rõ trách nhiệm của thư kí trước mỗi cuộc họp, từ đó có cơ sở để hoàn thành bộ tài liệu bao gồm kế hoạch, chương trình nghị sự và giấy mời cho một nghị sự cụ thể.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ
TÊN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ
TỔ CHỨC HỘI HỌP XÂY DỰNG MỘT BỘ TÀI LIỆU (BAO GỒM KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI) VỀ HỘI NGHỊ CỤ THỂ
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Nghiệp vụ thư ký văn phòng
Mã phách:………
TP HỒ CHÍ MINH - 2022
Trang 2MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu 2
5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 2
NỘI DUNG 3
I LÝ LUẬN CHUNG VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP 3
1.1 Một số khái niệm 3
1.2 Vai trò của tổ chức hội họp 6
II TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI HỌP 7
2.1 Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp 7
2.2 Quan điểm cá nhân về trách nhiệm của thư ký văn phòng khi chuẩn bị tổ chức hội họp 13
III KẾ HOẠCH; CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ VÀ GIẤY MỜI VỀ HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC ĐOÀN VÀ PHONG TRÀO THANH NIÊN NĂM HỌC 2021 – 2022 TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 14
3.1 Kế hoạch hội nghị tổng kết công tác Đoàn và phong trào thanh 14
3.2 Chương trình nghị sự về hội nghị tổng kết công tác Đoàn và phong trào thanh niên năm học 2021 – 2022 tại Trường Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh 16
3.3 Giấy mời về hội nghị tổng kết công tác Đoàn và phong trào thanh niên năm học 2021 – 2022 tại trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 17
KẾT LUẬN 19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20
Trang 3bị cho một cuộc họp , lịch trình công tác cho lãnh đạo, ghi chép, làm báo cáo lên ban lãnh đạo và quản lý các công việc tạp vụ hành chính khác
Với một thư kí, trách nhiệm trong việc chuẩn bị cho một cuộc họp tại tổ chức, cơ quan của mình là rất quan trọng Thư kí cần chuẩn bị chỉnh chu để cuộc họp được diễn ra một cách thông suốt và có hiệu quả Vì vậy, tác giả chọn
đề tài “Phân tích trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức
hội họp Xây dựng bộ tài liệu (bao gồm kế hoạch; chương trình nghị sự và giấy mời) về một hội nghị cụ thể” để phân tích và làm rõ trách nhiệm của thư
kí trước mỗi cuộc họp, từ đó có cơ sở để hoàn thành bộ tài liệu bao gồm kế hoạch, chương trình nghị sự và giấy mời cho một nghị sự cụ thể
2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
+ Mục đích 1: hệ thống hóa lý luận và nêu được trách nhiệm của thư ký văn phòng trong chuẩn bị tổ chức hội họp;
+ Mục đích 2: xây dựng một bộ tài liệu cho một hội nghị cụ thể
- Nhiệm vụ nghiên cứu: hệ thống hóa cơ sở lý thuyết các vấn đề lý thuyến
về thư kí và trách nhiệm của thư kí trước những cuộc họp, nghị sự của cơ quan,
tổ chức Phân tích trách nhiệm của thư kí trong sự chuẩn bị trước cuộc họp, trên
Trang 42
cơ sở đó rút ra được kiến thức để lập bộ tài liệu bao gồm kế hoạch, chương trình và giấy mời cho một hội nghị cụ thể
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: trách nhiệm của thư ký văn phòng trong việc chuẩn bị tổ chức hội họp Nghiên cứu xây dựng bộ tài liệu cho một hội nghị cụ thể
- Phạm vi nghiên cứu: các tài liệu liên quan đến trách nhiệm của thư ký văn phòng trong việc chuẩn bị tổ chức hội họp
4 Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu đã được sử dụng để thực hiện đề tài:
+ Phương pháp nghiên cứu lý luận: Bài tập lớn sử dụng các phương pháp
phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa các tài liệu để xây dựng các khái niệm công cụ và khung lý luận cho đề tài Nghiên cứu tài liệu, phân tích tổng hợp các tài liệu về hoạt động lập kế hoạch;
+ Phương pháp thu thập thông tin: trong tài liệu, sách, báo và internet; + Phương pháp thống kê - phân tích,
5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài
Thư ký văn phòng hiện nay là một công việc phải thực hiện rất nhiều các công việc khác nhau Với từng cơ quan, tổ chức thư ký văn phòng cũng sẽ có những nhiệm vụ đặc thù riêng biệt Song, về cơ bản các đầu việc của một thư
ký văn phòng đều là hỗ trợ cho các phòng ban và báo cáo các kết quả lên ban lãnh đạo để đảm bảo công việc hiệu quả Và với việc chuẩn bị trước các cuộc họp cũng là công việc quan trọng và cần thư ký phải chuẩn bị chu đáo Do đó, việc nghiên cứu đề tài này góp phần giúp bản thân tôi biết và hiểu hơn về các công việc cần làm của một thư ký trước mỗi cuộc họp, từ đó rút ra bài học và các kĩ năng cần chuẩn bị cho bản thân sau này
Trang 51.1.1 Khái niệm thư ký văn phòng
Khái niệm thư ký:
Thư ký là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trên thế giới cũng như
ở Việt Nam Chính vì sự phổ biến và được dùng rộng rãi nên trên thực tế có rất nhiều định nghĩa và cách hiểu khác nhau như sau:
Thứ nhất, thư ký là người được giao làm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, chức
Thứ hai, thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những văn bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị (Thư ký hội nghị, Thư ký hội đồng khoa học )
Thứ ba, thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày của một số tổ chức và đoàn thế (Tổng Thư ký Hội Nhà văn)
Thứ tư, thư ký là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một
cơ quan hoặc một nhân vật cao cấp nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày (thư ký riêng)
Thư ký trong Giáo trình nghiệp vụ thư ký được định nghĩa: Thư ký có
thể là người trợ lý giúp việc đồng thời cũng có thể là người đảm nhận các công việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác nhau, nhưng dù ở vị trí nào thì công việc của người thư ký cùng luôn luôn gắn
Trang 64
liền với giấy tờ, văn bản, thông tin giao tiếp, hay nói ch khac là những công việc mang tính chất hành chính (theo nghĩa hẹp) [5, tr.6]
Từ những cách hiểu và định nghĩa trên có thể hiểu như sau:“Thư ký có
thể đảm nhận nhiều công việc trong văn phòng như làm trợ lý, giúp việc và các công việc mang tính tổ chức, điều hành và dù có ở bất kỳ vị trí nào thì công việc của thư ký luôn luôn gắn liền với giấy tờ, văn bản thông tin giao tiếp, hay nói cách khách là những công việc mang tính chất hành chính”
Khái niệm thư ký văn phòng:
Hiện nay với sự phát triển của nền kinh tế và cũng như xuất hiện ngày
càng nhiều các tổ chức, cơ quan thì thuật ngữ “thư ký văn phòng” không còn
quá xa lạ, từ đó cũng có không ít những định nghĩa, quan niệm khác nhau về thư ký văn phòng
Trong cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng (Nhà xuất bản Chính trị Quốc
gia, 1997), tác giả quan niệm rằng: “Thư ký văn phòng là người giúp việc trực
tiếp cho một thủ trưởng (hoặc lãnh đạo) của một cơ quan”.[2, tr.6]
Trong khi đó, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký soạn thảo văn bản và quản lý
hồ sơ tài liệu của Trường Hành chính Thành phố Hồ Chí Minh (1994) đưa ra
định nghĩa sau: “Các nhân viên và chuyên viên văn phòng đều gọi chung là thư
ký văn phòng”[3, tr.8]
Theo cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng thì tác giả Vũ Thị Phụng định
nghĩa thư ký văn phòng như sau: “Thư ký văn phòng là những người được giao
đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc
Trang 7“Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan,
tổ chức và doanh nghiệp”
1.1.2 Khái niệm tổ chức hội họp
Khái niệm tổ chức:
Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ
chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là
việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” [4, tr.227]
Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có
sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan,
tổ chức, đơn vị
Khái niệm hội họp:
Trang 8cơ quan mình theo quy định của pháp luật”
Như vậy, có thể định nghĩa hội nghị, hội họp như sau: “Hội nghị, hội
họp là một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của
cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó thủ trưởng của cơ quan có thể trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo
và điều hành hoạt động trong việc thực hiện các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật và theo nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đó”
1.2 Vai trò của tổ chức hội họp
Tổ chức hội họp là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ chức Đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thu thập, truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt
Hội họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn Qua hội họp, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến những
Trang 9Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng
ta hầu như không thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc đó là các cuộc thảo luận nhóm Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyết định
II TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CHUẨN BỊ
Trang 108
Bản kế hoạch sau khi thư ký xây dựng cần để ở chế độ dự thảo, trình lãnh đạo phê duyệt, sau đó thư ký phối hợp với các bộ phận chức năng của văn phòng, in sao ra nhiều bản gửi cho các cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Trong những trường hợp nhất định có thể phải gửi cho một số cơ quan quản lý cấp trên để báo cáo
2.1.2 Xây dựng chương trình nghị sự hội họp và dự toán kinh phí
Xây dựng chương trình nghị sự hội họp là việc làm quan trọng của một thư ký văn phòng trong việc chuẩn bị tổ chức hội họp, vì bất cứ cuộc họp nào
dù lớn hay nhỏ thì phải được xác định chương trình nghị sự và thời gian để thực hiện chương trình đó Công việc này sẽ giúp người thư ký văn phòng xác định
rõ một số nội dung quan trọng trong chương trình như:
- Các hoạt động chính sẽ diễn ra trong cuộc họp hoặc hội nghị và trình
tự diễn ra của các hoạt động đó
- Bộ phận hoặc người được giao thực hiện hay phụ trách việc điều hành
các hoạt động trong cuộc họp Ví dụ: Hiệu trưởng nhà trường lên đọc báo cáo
tổng kết năm học (2020- 2021)
- Xác định thời gian tối thiểu và thời gian tối đa dành cho việc diễn ra
từng hoạt động Ví dụ: hoạt động tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu sẽ được
diễn ra tối thiểu là 7 phút và tối đa 10 phút
- Những hoạt động dự phòng và các biện pháp xử lý khi có các tình huống đột xuất xảy ra Khi xây dựng chương trình nghị sự hội họp người thư ký cũng cần phải xây dựng một số hoạt động dự phòng để việc hội họp được diễn ra một
cách thành công nhất Ví dụ: xây dựng thêm các tiết mục văn nghệ dự phòng
khi đại biểu chưa chuẩn bị sẵn sàng phát biểu thì hoạt động văn nghệ thay thế
sẽ kéo dài thời gian đợi đại biểu chuẩn bị
Trang 119
Sau khi xây dựng xong chương trình nghị sự hội họp xong chúng ta cần
dự toán kinh phí cho cuộc họp hay hội nghị đó, đây là một công việc liên quan đến cả quá trình diễn ra hội nghị Để có kinh phí tổ chức cho hoạt động hội họp, người thư ký cần căn cứ vào quy mô và yêu cầu của tổ chức để lập dự toán về kinh phí Bản dự toán phải được lập chi tiết và tỉ mỉ cho từng mục đích chi phí
và phải được thủ trưởng (hoặc người có trách nhiệm) xác nhận rồi mới chuyển qua cho bộ phận phụ trách tài chính của cơ quan Ngoài ra, để chuẩn bị tốt cho cuộc họp và hội nghị, thư ký văn phòng cần phải nhanh chóng giải quyết các thủ tục để tạm ứng trước kinh phí Việc sử dụng nguồn kinh phí này phải cần được theo dõi và ghi chép cẩn thận việc thu thập các hóa đơn cũng vô cùng cần thiết để tiện cho việc thanh toán
2.1.3 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời
Lập danh sách đại biểu
Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của hội nghị để xác định thành phần tham dự hội nghị:
- Với thành phần tham dự là nội bộ trong cơ quan nên lựa chọn những người có liên quan trực tiếp và có khả năng giải quyết được vấn đề đặt ra trong hội nghị
- Với đại biểu, khách mời là cá nhân, cơ quan bên ngoài cần phải lập danh sách theo chỉ đạo của lãnh đạo hoặc dựa trên cơ sở đề nghị của người thư
ký Danh sách này phải được lãnh đạo duyệt (hoặc người chủ tọa)
Soạn thảo và gửi thư mời
Đối với một thư mời là phải ngắn gọn, toát lên được tính lịch sự, trang trọng và thu hút được sự quan tâm của người được mời
Trang 1210
Thư mời phải được gửi tới người nhận đảm bảo người nhận có đủ thời gian sắp xếp, chuẩn bị cho công việc cũng như cho việc tham dự hội nghị Trường hợp khẩn cấp thì gọi điện báo trước và gửi giấy mời sau
Nội dung của giấy mời thông thường bao gồm các thông tin:
- Chủ đề, tên và lý do của hội nghị (cuộc họp) hoặc đề tài (hội thảo)
- Tên, chức danh của người được mời tham dự
- Thời gian diễn ra hội nghị (ngày, giờ tổ chức)
- Địa điểm tổ chức (ghi rõ số phòng, lầu, đường phố, phường…)
- Giấy tờ, tài liệu cần thiết mà người được mời cần mang theo
- Quy định khác như về trang phục, thành phần dự (nếu có)
Sau khi người chủ tọa thông qua danh sách đại biểu tham dự, bộ phận thư ký có trách nhiệm thông báo hoặc gửi giấy mời đến từng đại biểu Cần lưu
ý việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo tới tay người nhận trước thời gian cuộc họp được tổ chức để đại biểu kịp bố trí công việc Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện báo trước và gửi giấy mời sau Việc ghi tên, chức vụ của đại biểu cũng như nội dung giấy mời cần phải chính xác và thận trọng
2.1.4 Chuẩn bị địa điểm và phương tiện phục vụ hội họp
- Về địa điểm tổ chức hội họp: căn cứ vào tính chất, mục đích, số lượng
và đặc điểm của cuộc họp hoặc hội nghị mà người thư ký văn phòng cần bố trí địa điểm một cách phù hợp Sau khi đã xác định được địa điểm phù hợp, người thư ký văn phòng cần đăng ký với bộ phận quản trị trước tránh việc chồng chéo các hoạt động khác Ngoài ra, phải thông báo cho các đại biểu tham dự địa điểm họp cụ thể thông qua công văn mời họp hoặc giấy mời
