Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1 Trình bày khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ Lấy ví dụ minh họa Khái niệm Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, n.
Trang 1Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1 Trình bày khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ Lấy ví dụ minh họa.
- Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứukhoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;trong trường hợp không còn bản gốc bản chính thì được thay thê bằng bản sao hợp pháp
2 Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện chính trị Lấy ví dụ minh họa.
- Nêu khái niệm: TLLT
- Vai trò:
+ Bảo vệ chủ quyền
+ Bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội
+ Xây dựng chủ trương, đường lối, chính sách
+ Tố cáo âm mưu, thủ đoạn của kẻ thù
- Ví dụ: Giai cấp vô sản và những người lãnh đạo của họ cũng bằng mọi cách sử dụng cácnguồn tài liệu lưu trữ để làm chứng cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ tư bản, bảo vệlợi ích giai cấp, thức tỉnh và nâng cao ý chí đấu tranh cách mạng của công dân và nhân dânlao động
3 Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kinh tế Lấy ví dụ minh họa.
- Nêu khái niệm: TLLT
- Vai trò:
Trang 2+ Phục vụ việc xây dựng kế hoạch và quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm, quy hoạch giaothông, đền bù giải phóng mặt bằng
+ Phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài nguyên, khoáng sản
+ Phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản
+ Là kho thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất và kinh doanh
- Ví dụ: Trong việc sửa chữa công trình tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc sửdụng tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm được thời gian
4 Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện khoa học Lấy ví dụ minh họa.
- Nêu khái niệm TLLT:
- Vai trò:
+ Để tham khảo trong quá trình nghiên cứu khoa học/Là cơ sở cho nhiều phát minh, sáng chế.+ Để lý giải các vấn đề của tự nhiên và xã hội/Để tái hiện lại lịch sử
+ Xác minh tính chân thực của sự kiện
+ Để tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển
+ Làm sáng tỏ giá trị văn hóa
+ Thúc đẩy giao lưu, hội nhập
+ Tuyên truyền, giáo dục
- Giải quyết nhu cầu chính đáng của cơ quan, cá nhân
- Ví dụ: Các bản khắc mộc bản triều Nguyễn ngoài giá trị về mặt sử liệu, còn có giá trị về mặtnghệ thuật, kỹ thuật chế tác Vì vậy, những tài liệu này được coi là quốc bảo và đượcUNESCO công nhận là di sản tư liệu thế giới
6 Trình bày nội dung cơ bản của công tác lưu trữ.
Trang 3- Nêu khái niệm: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanhnghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, và sử dụng tài liệu lưu trữ
- Nội dung:
+ Hoạt động quản lý
+ Hoạt động nghiệp vụ
7 Trình bày khái niệm, thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Khái niệm: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin,
- Thành phần:
+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn
bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị xã hội.
+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị
sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
8 Trình bày điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan Lấy ví dụ minh họa.
- Khái niệm: Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
- Điều kiện thành lập:
+ Được hình thành trong hoạt động của một pháp nhân
• Cơ quan được thành lập bằng văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm quyền;
• Cơ quan có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ;
• Cơ quan có tài khoản riêng
• Cơ quan có văn thư và con dấu cơ quan riêng
Trang 4+ Tài liệu phải có giá trị
+ Tài liệu phải phản ánh tương đối đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
- Ví dụ
9 Trình bày tính cơ mật của công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ
10 Trình bày tính khoa học của công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ
- Tính chất:
+ Công tác lưu trữ có nhiệm vụ phức tạp
+ Mỗi loại tài liệu lưu trữ có đặc thù riêng
+ Từ 2 tính chất đặc thù này đặt ra yêu cầu đối với phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu lưutrữ cũng phải phù hợp với đặc thù của tài liệu và nội dung nghiệp vụ
11 Phân tích vai trò của tài liệu lưu trữ đối với một cơ quan, tổ chức cụ thể.
- Nêu khái niệm tài liệu lưu trữ
- Giới thiệu cơ quan
- Vai trò
+ Đối với hoạt động quản lý
+ Đối với hoạt động chuyên môn
+ Tuyên truyền, giáo dục truyền thống
+ Biên soạn lịch sử cơ quan
12 Phân tích nội dung hoạt động quản lý của công tác lưu trữ.
Trang 5- Nêu khái niệm công tác lưu trữ
- Làm rõ nội dung:
+ Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ/ Phổ biến, hướng
dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ/Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công táclưu trữ của cơ quan, tổ chức
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
+ Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệtrong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
13 Phân tích nội dung hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
- Nêu khái niệm công tác lưu trữ
- Làm rõ nội dung:
+ Thu thập, bổ sung tài liệu/Phân loại tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu/Chỉnh lý tài liệu
+ Thống kê tài liệu lưu trữ/Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
+ Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ/Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
14 Phân biệt giữa tài liệu lưu trữ với các nguồn tư liệu khác (sách, báo, tạp chí) Lấy ví
Trang 61 Trình bày nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ
- Nguyên tắc:
+ Tài liệu lưu trữ được quản lý thống nhất trong mạng lưới kho lưu trữ
+ Quản lý thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ
2 Trình bày nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ
- Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
- Nội dung:
+ Quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ
+ Xây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện văn bản về lưu trữ
+ Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia/Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưutrữ
+ Nghiên cứu khoa học/Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư lưu trữ, quản lý công tác thi đua,khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
+ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ
+ Hợp tác quốc tế về lưu trữ
3 Trình bày nội dung quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Khái niệm công tác lưu trữ
- Nội dung:
+ Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ
+ Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
+ Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
+ Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệtrong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Trang 74 Trình bày trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
- Khái niệm công tác lưu trữ
- Trách nhiệm: Chỉ dẫn điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011
+ Quản lý về lưu trữ
+ Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và
sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình
5 Trình bày trách nhiệm của trưởng đơn vị đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong
cơ quan, tổ chức
- Khái niệm công tác lưu trữ
- Trách nhiệm:
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập
hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉhưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người cótrách nhiệm của cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan,
tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập
hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
+ Tổ chức bảo quản hồ sơ của đơn vị
+ Tổ chức nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan
6 Trình bày trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
- Khái niệm công tác lưu trữ
- Trách nhiệm:
Trang 8Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu.
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ
Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưuvào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơquan, tổ chức
+ Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu + Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ
+ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vàoLưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan,
tổ chức
7 Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của một cơ quan, tổ chức và xác định vị trí của lưu trữ cơ quan trong sơ đồ đó.
- Nêu tên cơ quan, tổ chức: Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP Hồ Chí Minh
- Liệt kê đủ các đơn vị, bộ phận trong cơ quan
1.4 Phòng Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế và Thông tin thư viện
1.5 Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng
Các khoa chuyên môn
2.1 Khoa Khoa học cơ bản và Chính trị học
2.2 Khoa Hành chính học
Trang 92.3 Khoa Pháp luật hành chính
2.4 Khoa Quản trị văn phòng và Lưu trữ
2.5 Khoa Quản lý nhân lực và xã hội
Các tổ chức khoa học công nghệ và dịch vụ
3.1 Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ
3.2 Trung tâm Dịch vụ công
3.3 Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng tại Đà Lạt
Khối đoàn thể
4.1 Công đoàn bộ phận Phân hiệu
4.2 Đoàn trường Đại học Nội vụ HN tại TP HCM
- Sắp xếp, bố trí các đơn vị tổ chức của cơ quan trên sơ đồ khoa học:
Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức là bộ phận thực hiện công tác lưu trữ tại Phân hiệu
8 Vẽ và phân tích sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.
- Nêu tên gọi của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ từ TW đến địa phương
- Sơ đồ hóa các cơ quan nêu trên
- Nêu rõ chức năng của các cơ quan đó
9 Vẽ và phân tích sơ đồ tổ chức mạng lưới kho lưu trữ của nước ta.
- Nêu tên gọi của các kho lưu trữ từ TW đến địa phương
- Sơ đồ hóa các kho lưu trữ nêu trên
- Nêu rõ chức năng của các kho lưu trữ đó
Chương 3 NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
1 Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ.
- Khái niệm: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu
có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữu lịch sử
- Mục đích, ý nghĩa:
Trang 10+ Quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ khác thực hiện có hiệu quả
+ Nâng cao chất lượng Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam
2 Hãy xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan Liên hệ với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Nguồn thu thập, bổ sung: Đối với Lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủyếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ và quyềnhạn củacơ quan đó (các đơn vị, bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập).Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên nhất của kho lưu trữ cơ quan Nhữngđơn vị, tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu bổsung chínhvào Lưu trữ cơ quan
- Thành phần thu thập, bổ sung: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên,hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giảiquyết xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản saohợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm,ghi hình, tài liệu điện tử và các vật liệu khác
- Liên hệ Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội
+ Nguồn thu thập, bổ sung: Đối với Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì nguồn thuthập và bổ sung tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng đào tạo trình độ đạihọc, sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế và dịch vụcông phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của xã hội Đây là nguồn tài liệu quantrọng nhất và thường xuyên nhất của kho lưu trữ cơ quan Những đơn vị, tổ chức thực hiệncác chức năng chủ yếu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nguồn tài liệu bổ sung chínhvào Lưu trữ cơ quan như:
Ban giám hiệu: Hiệu trưởng và các hiệu phó
Các phòng chức năng: P Quản lý Đào tạo đại học, P Tổ chức cán bộ, Văn phòng, Kếhoạch – Tài chính, Khảo thí và đảm bảo chất lượng, quản lý đào tạo đại học,…
Trang 11Các khoa chuyên môn: Quản trị nguồn nhân lực, Hành chính học, Văn thư lưu trữ,Quản trị Văn phòng, Quản lý Xã hội, Pháp luật hành chính, KH chính trị, tổ chức và xd CQ.
Khối tổ chức khoa học và dịch vụ: Trung tâm tin học ngoại ngữ, Trung tâm dịch vụcông, Trung tâm thông tin thư viện, tạp chí
Khối cơ sở đào tạo trực thuộc: viện nghiên cứu và phát triển, phân hiệu quảng nam, cơ
sở Hồ Chí Minh
Khối đoàn thể: Đảng bộ, công đoàn, đoàn thanh niên, hội sinh viên
+ Thành phần thu thập, bổ sung: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên,hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội nhưng đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc, bảnchính hoặc bản sao hợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệuphim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các vật liệu khác
3 Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu.
- Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu
có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị
- Mục đích, ý nghĩa
+ Loại ra được tài liệu hết giá trị/Tối ưu hoá các phông lưu trữ
+ Tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu
+ Rút ngắn thời gian khai thác, sử dụng tài liệu
4 Trình bày tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu trong xác định giá trị tài liệu của một cơ quan, tổ chức cụ thể (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
- Khái niệm xác định giá trị tài liệu
- Vai trò của tiêu chuẩn:
+Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được áp dụng phổ biến trong công tác xác địnhgiá trị tài liệu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội dung tài liệu là những thông tin chứađựng trong tài liệu Nội dung là linh hồn của văn kiện, giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu donội dung quyết định