Câu 2: : Anh chị mới vào làm việc cho công ty A kinh doanh các mặt hàng thực phẩm chức năng về chăm sóc sức khoẻ, công ty đang lên kế hoạch gặp gỡ với đối tác bên B để trao đổi thương lượng ký hợp đồng. Lãnh đạo giao cho anh chị chuẩn bị các nội dung để đàm phán với bên B. Anh chị vận dụng các công cụ và kỹ thuật nghiên cứu chuẩn bị kế hoạch đàm phán với bên B? Câu 4: Bạn được phân công phụ trách mảng quản trị văn phòng (cơ sở vật chất). Bạn đại diện bên A đàm phán thành công và đã ký hợp đồng mua các thiết bị phục vụ công tác văn phòng của cơ quan với bên B nhưng gần đến ngày chuyển tiền cho bên B thì bạn nhận được thông báo từ cấp trên là hoãn lại vì một số lý do. Trong khi đó bạn đã đại diện đứng ra đặt cọc tiền cho bên B (trong hợp đồng ghi rõ nếu quá hạn 5 ngày bên A không thực hiện giao dịch chuyển đủ số tiền còn lại cho bên B thì bên B có quyền thanh lý hợp đồng và không trả lại số tiền đã đặt cọc. Anh chị vận dụng phong cách đàm phán nào để giải quyết tình huống trên?
Trang 1KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN Câu 1 : Anh chị hãy trình bày khái niệm đàm phán và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán? Cho ví dụ minh hoạ?
Trả lời:
* Khái niệm: Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận giữa 2 hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận (cái mình muốn có từ người khác) Quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâu thuẫn, hoặc những mối quan tâm chung cần giải quyết”
Ví dụ: Đàm phán ký hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng đầu tư giữa các doanh nghiệp với nhau
* Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán:
- Về thời gian:
Thời gian đàm phán là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc đàm phán Đàm phán không là một thời điểm mà là một quá trình, có khởi điểm và kết thúc (còn gọi là điểm chết) “Điểm chết” là khoảng thời gian mà tại đó giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có thể chấp nhận được Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, gần đến điểm chết mới có được kết quả Vì vậy, khi tiến hành đàm phán cần lưu ý
về mặt thời gian:
- Cần phải kiên nhẫn: Sự nhượng bộ hoặc thỏa thuận thường xuất hiện vào lúc gần hoặc sau điểm chết Vì vậy, người đàm phán cần phải kiên nhẫn và chịu sức ép của đối tác Cần phải học cách kiềm chế khả năng tự vệ, giữ bình tĩnh và không từ bỏ sớm
- Không nên cứng nhắc hoặc phải tuân theo thời hạn do mình đặt ra trong đàm phán Nhà đàm phán có thể thay đổi thời hạn của mình Khi cứng nhắc làm theo thời hạn do mình đặt ra nhiều khi sẽ mang đến bất lợi Đó là khi ta chưa có đủ các yếu tố để
ra quyết định Cần biết khi nào nên điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ phút cuối cùng, tức là cần phải cân nhắc lợi ích và thiệt hại khi ta tiếp cận hoặc vượt quá điểm chết
- Tìm hiểu điểm chết của đối phương thông qua thăm dò và quan sát thái độ của đối phương để xác định khoảng dao động về quyền lợi cũng như về thời gian mà đối phương có thể chấp nhận Trong đàm phán kinh doanh nên biết thời hạn của đối phương, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là bao giờ, nhưng lại
Trang 2không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của bạn Khi biết được thời hạn của đối phương thì nhà đàm phán sẽ thấy càng đến gần thời hạn thì mức độ “sốt sắng” của đối phương càng lên cao và họ dễ nhượng bộ
Ví dụ: Anh Nam thế chấp ngôi nhà 5 tầng cho ngân hàng để vay tiền kinh doanh Hạn trả lại tiền là 2 năm Căn nhà trị giá theo thị trường là 150 “cây” vàng nhưng ngân hàng chỉ định giá trị là 125 “cây” vàng Anh Nam làm ăn thua lỗ, mất tiền nên phải tính bán nhà trả nợ Anh Nam đòi tới 150 “cây” vàng nhưng chỉ còn hơn một tháng nữa là đến hạn ngân hàng lấy nhà Vào những ngày cuối, anh Nam đành phải bán ngôi nhà với giá 135 “cây” vàng, còn hơn là để ngân hàng lấy mất 10 “cây” vàng
- Về địa điểm:
Địa điểm đàm phán là nơi diễn ra chính thức cuộc đàm phán kinh doanh giữa các bên Địa điểm có thể được chọn tại văn phòng của một bên tham gia hoặc cũng có thể chọn một địa điểm trung gian độc lập Mỗi địa điểm có những mặt ưu thế cũng như hạn chế riêng
Nếu chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng của đối tác có thể thu thập được một số thông tin mà nhà đàm phán chưa thu thập được trong quá trình chuẩn bị do đối tác còn giấu kín Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán tại văn phòng của đối tác nếu nhà đàm phán bị hạn chế về kinh nghiệm và năng lực thì dễ rơi vào tình thế bị động theo những chiến thuật đàm phán của đối tác mà bất lợi cho ta
Ngược lại, khi chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng bên ta, nhà đàm phán dễ dàng chủ động về mặt thời gian, địa điểm và chiến lược, chiến thuật đàm phán, ổn định
về mặt tâm lý, và có thể dẵn dắt cuộc đàm phán đi theo ý đồ của mình Tuy nhiên, chọn địa điểm này nếu không có chiến thuật phù hợp, không thống nhất được các thành viên trong đoàn đàm phán sẽ dễ dẫn đến tình trạng bị phát hiện một số thông tin
có lợi cho đối tác mà bất lợi cho ta trong quá trình đàm phán
Trong thực tế, người ta thường chọn một địa điểm trung gian độc lập để tiến hành đàm phán sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quan hơn cho các bên tham gia
Ví dụ: Công ty A và B cùng nhau đàm phán về hợp đồng kinh doanh tại địa điểm là quán café Koi Tuy nhiên, trong quá trình đàm phán nhân viên đã vô ý làm
Trang 3phiền thường xuyên cắt ngang cuộc đàm phán, cùng với tiếng ồn xung quanh khiến cho cuộc đàm phán gặp khó khăn, nên đại diện 2 công ty quyết định thay đổi địa điểm
là văn phòng làm việc của công ty B
- Thông tin
Đàm phán chính là quá trình trao đổi thông tin qua lại để đi đến thống nhất chung Có thể nói thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán Không có thông tin nhà đàm phán sẽ ở tình thế bất lợi Trong đàm phán kinh doanh, thông thường thì bên nào có nhiều thông tin hơn, người đó có kết quả khả quan hơn Đàm phán kinh doanh không phải chỉ là một việc làm đơn giản mà nó là một quá trình, bắt đầu từ tìm hiểu, thăm dò rồi đến mặt đối mặt để đàm phán Tại sao nhà đàm phán lại cần phải chuẩn bị thu thập thông tin trước? Bởi vì khi đi vào bàn đàm phán phía bên kia sẽ giấu giếm các ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu và động cơ thật của họ, cơ hội để phát hiện những thông tin đó là rất ít
Lúc đó nhà đàm phán không thể nào mà biết thêm một điều gì và sẽ bị rơi vào lúng túng Thu thập thông tin càng sớm thì càng có nhiều lợi thế Nhà đàm phán có thể thu thập thông tin qua nghiên cứu các bằng chứng, các số liệu thống kê, qua những người đã làm việc, đã đàm phán với đối tác hoặc với anh em, bạn bè và bất kỳ ai biết
về họ Ví dụ: Trước khi thuê văn phòng công ty, hãy tham khảo một vài công ty bất
động sản, hỏi về những kiểu loại văn phòng mà mình ưa thích, giá cả và sự sẵn sàng tiến hành mặc cả với người cho thuê
Trong trường hợp không có thông tin trong đàm phán, các bên không hiểu nhau, thậm chí sẽ thù địch nhau Có ba trở ngại lớn trong thông tin ảnh hưởng đến kết quả đàm phán:
+ Các nhà đàm phán không có điều kiện nói chuyện với nhau, hay ít ra nói cho người khác hiểu Nhiều khi bên này thẳng thừng bác bỏ ý kiến của bên kia và không còn chịu nghiêm túc nghe bên kia;
+ Đối phương không nghe thông tin bên mình đưa ra ngay cả khi ta nói rõ ràng
và thẳng thắn ý kiến của mình;
+ Trở ngại thứ ba là thông tin hiểu lầm Điều này ảnh hưởng rất lớn đến
Trang 4kết quả đàm phán, đặc biệt khi các bên nói ngôn ngữ khác nhau thì càng dễ xảy
ra hiểu lầm
Ví dụ: Công ty A phá sản và muốn thanh lý lại nhà máy của công ty, tuy nhiên với mức giá khá cao, trong cuộc đàm phán để bán lại nhà máy giữa công ty A và B vì nắm bắt được thông tin này mà công ty B đã hạ mức giá và thành công đàm phán để mua lại nhà máy
- Quyền lực
Quyền lực trong đàm phán là sức mạnh của chủ thể và các thành viên đoàn đàm phán có thể huy động và sử dụng trong quá trình đàm phán Hay nói cách khác, quyền lực là khả năng hay năng lực để hoàn tất công việc hoặc điều khiển con người, các sự kiện, tình huống trong quá trình đàm phán Thông thường, trong đàm phán kinh doanh
có những loại quyền lực sau:
- Quyền lực vật chất: Thể hiện bằng khả năng tài chính, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị của các bên khi tham gia đàm phán Khi doanh nghiệp có tiềm lực tài chính lớn mạnh, có công nghệ, máy móc thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại sẽ có nhiều lợi thế trong quá trình đàm phán, đặc biệt là khi đàm phán với các đối tác có tiềm lực vật chất thấp hơn mình;
- Quyền lực uy tín: Thể hiện bằng lịch sử hình thành và phát triển của một doanh nghiệp, giá trị thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp và sản phẩm đang kinh doanh trên thị trường, giá trị và số lượng các đối tác, bạn hàng trong kinh doanh…Khi tham gia đàm phán kinh doanh, nếu bên nào có quyền lực uy tín cao sẽ có nhiều lợi thế
và đạt được mục tiêu dễ dàng hơn so với các bên yếu thế hơn;
- Quyền lực tiềm tàng: Đó là chỉ những thứ mà theo tập quán hoặc trong nhận thức người ta cho rằng không thể thách thức và vượt qua Ví dụ:Khi bạn kinh doanh hàng hóa với hình thức “cửa hàng một giá”, khách hàng vào đàm phán và mua bán không bao giờ trả giá vì trong nhận thức và suy nghĩ của họ biết rằng ở đây “không có giá thứ hai” Như vậy, bạn đang có quyền lực tiềm tàng với khách hàng;
- Quyền lực cam kết, hứa hẹn:Bất cứ kế hoạch gì cũng cần có sự hứa hẹn của người khác để phối hợp hành động Khi tham gia đàm phán kinh doanh, nếu đối tác
Trang 5hứa hẹn hoặc cam kết thực hiện một vấn đề kinh doanh với bên ta từ trước thì thông thường đối tác sẽ cố gắng thực hiện đúng như những gì đã cam kết hoặc hứa hẹn trước
đó Khi đó, do bên ta có quyền lực hứa hẹn nên sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu hơn so với đối tác;
- Quyền lực mạo hiểm: Mạo hiểm là sự kết hợp lòng dũng cảm và hiểu biết Khi đàm phán ta có thể mạo hiểm nhưng ôn hòa và từ từ, nếu xuất hiện kết quả ngược lại thì ta sẽ không bị nguy khốn;
- Quyền lực hợp pháp: Thường được biểu hiện bằng “bảng giá” và “công văn”
Ví dụ: Vào một quán ăn gọi món theo giá của nhà hàng in sẵn trên Menu, giá của nhà hàng có thể hơi cao, bạn muốn trả giá nhưng khi bạn nhìn vào bảng niêm yết giá trên Menu thì bạn đành phải trả tiền và không nói năng gì Như vậy, nhà hàng đang có quyền lực hợp pháp Hay khi khách hàng vào siêu thị mua hàng, không được trả giá vì
họ quan niệm cho rằng đây là giá niêm yết của siêu thị Như vậy, siêu thị đang có quyền lực tiềm tàng;
- Ngoài các quyền lực trên còn có một số quyền lực khác như quyền lực
đạo đức, quyền lực đồng cảm, quyền lực đầu tư, quyền lực tiền tệ, quyền lực
thưởng phạt…
Về phong cách của người đàm phán:
+ Phong cách bảo thủ: Các bên tham gia đàm phán đều hướng về quyền lực của mình Theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia một cách dứt khoát và không hợp tác dẫn đến đàm phán thất bại
+ Phong cách dân chủ: Là sự tin tưởng, dứt khoát cùng làm việc với nhau để tìm ra các giải pháp liên kết và thoả mãn tất cả các bên có liên quan các bên đàm phán đều có thiện ý và mong muốn tìm giải pháp phù hợp với cả hai hay nhiều bên để tạo dựng các mối quan hệ lâu dài, bền vững từ đó dẫn đến đàm phán thành công
+ Phong cách lẫn trách: Không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề đẫn đến đàm phán không được thành công…
Phong cách nhượng bộ: Có tính hợp tác nhưng lại không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợi của mình để thoả mãn phía bên kia, đây là giải pháp tạm thời cho
Trang 8Câu 2: : Anh/ chị mới vào làm việc cho công ty A kinh doanh các mặt hàng thực phẩm chức năng về chăm sóc sức khoẻ, công ty đang lên kế hoạch gặp gỡ với đối tác bên B để trao đổi thương lượng ký hợp đồng Lãnh đạo giao cho anh/ chị chuẩn bị các nội dung để đàm phán với bên B Anh/ chị vận dụng các công cụ và
kỹ thuật nghiên cứu chuẩn bị kế hoạch đàm phán với bên B?
Để buổi gặp mặt đàm phán với bên B được điễn ra thành công, thì việc đầu tiên
là phải biết vận dụng các công cụ và kỹ thuật nghiên cứu dể chuẩn bị kế hoạch như sau:
Đầu tiên, phải xác định được mục tiêu của cuộc đàm phán với bên B Trong trường hợp này mục tiêu của cuộc đàm phán với bên B là thương lượng về giá, số lượng và thời gian mua, bán của mặt hàng thực phẩm chức năng về chăm sóc sức khỏe,
từ đó đi đến ký kết hợp đồng giữa 2 công ty Ngoài ra, việc gặp gỡ đàm phán giúp xây dựng và phát triển mối quan hệ trên cơ sở hai bên cùng có lợi, gia tăng lợi ích chung và giảm bớt lợi ích đối kháng giữa 2 công ty
Thứ hai, tự nhận thức lại về bản thân Nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của thực phẩm đem ra đàm phán cùng với đó phải chuẩn bị, trau dồi những thứ còn yếu của bản thân trong đàm phán như: Kỹ thuật trao đổi thông tin; Kỹ thuật thuyết phục;
Kỹ thuật nhượng bộ; Kỹ thuật lắng nghe; Kỹ thuật sử dụng ngôn ngữ trong đàm phán
Thứ ba, tìm hiểu về đối tác đàm phám Nghiên cứu và tìm hiểu các lợi ích, mục tiêu và lập trường của công ty B khi thực hiện đàm phán với công ty mình Quyền lực của người tham gia đàm phán của công ty mình trong cuộc đàm phán đó
Nguồn lực đàm phán của đối tác: nhân sự, thời gian và sức cạnh tranh; Bối cảnh đàm phán; Môi trường bên trong và bên ngoài của đối tác; Sự khác biệt về văn hóa và giá trị xã hội Sau đó kiểm định lại các thông tin về đối tác qua nhiều kênh
Thứ tư, Sắp xếp nội dung đàm phán một cách khoa học và sáng tạo; Tham khảo
ý kiến chuyên gia, tư vấn chuyên môn; Tập dượt, diễn tập, dự kiến các tình huống, chuẩn bị các phương án lựa chọn (alternatives)
Thứ năm, Xác định BATNA (Best alternative to a negotiated agreement)
Xác định phương án thay thế tốt nhất của chủ thể đàm phán;
Trang 9Phương án thay thế tốt nhất cho những vấn đề đàm phán là thước đo mọi thỏa thuận và đề nghị Đó là tiêu chuẩn duy nhất có thể ngăn bạn chấp nhận những điều kiện, điều khoản bất lợi, và giúp người đàm phán giữ vững quan điểm, mục tiêu đàm phán, bảo vệ những ý kiến vì lợi ích của chính mình;
Chuẩn bị các phương án dự phòng nếu không đạt được thỏa thuận;
Hoàn chỉnh một số ý tưởng khả thi và chương trình hành động;
Chọn phương án tốt nhất và khả thi;
Tìm hiểu về BATNA của đối tác;
Xác định BATNA thành công là một nghệ thuật: khả năng cải thiện tình hình đàm phán, gia tăng lợi ích;
Công tác tiếp đón;
Hậu cần và công cụ trợ giúp đàm phán
Câu 3: Anh chị hãy trình bày các nguyên tắc trong đàm phán? Cho ví dụ
cụ thể?
* Khái niệm: Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận giữa 2 hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận (cái mình muốn có từ người khác) Quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâu thuẫn, hoặc những mối quan tâm chung cần giải quyết
* Các nguyên tắc trong đàm phán:
- Tự nguyện:
Không ai có thể bắt ép, hay ép buộc một người đàm phán với mình Đàm phán chỉ được diễn ra khi cả hai bên đều đồng ý đàm phán Khi hai bên cùng tự nguyện thực hiện cuộc đàm phán sẽ tạo được sự thiện chí, sự tôn trong cho các bên còn lại khi tham gia đàm phán Ngoài ra, khi các bên tự nguyện tham gia đàm phán sẽ có những sự nhượng bộ nhất định từ đối phương để nhanh chóng đi đến một thỏa thuận có lợi cho
cả hai bên
- Các bên tham gia đàm phán phải tôn trọng nhau:
Sự tôn trọng là yếu tố hết sức cần thiết để tạo được những thành công trong đàm phán Sự tôn trọng dựa trên sự thật, mỗi cá nhân là một con người Sự tôn trọng biểu lộ
Trang 10qua mối quan hệ không xem thường người khác và luôn làm cho người khác cảm thấy thoải mái do có lối ứng xử đúng đắn Tôn trọng nhau là biết coi trọng sự sống của nhau không còn phân biệt giới tính, tuổi tác, trình độ, sang giàu hay nghèo hèn, nông thôn hay thành thị, tôn giáo hay dân tộc
Khi nói thì hãy nói cho hết ý, diễn tả rõ ràng tâm tư nguyện vọng, còn người nghe cũng phải nghe cho hết, từ đầu tới cuối, chớ ngắt lời, bỏ giữa chừng Trong giao tiếp việc trao đổi thông tin phải được diễn ra theo hai chiều Bạn cần nhớ rằng:
* Trong đàm phán phải nói với nhau một cách chân thật, ôn tồn, mộc mạc giản
dị, văn minh lịch sự Chớ nói năng thô tục, xỉ vả lẫn nhau mà biến bạn thành thù Nên nghe hết rồi hãy nói
* Trong đàm phán phải biết lắng nghe để nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của đối tác, nắm bắt được lý lẽ, quan điểm của đối tượng Bạn có hiểu được đối tác thì bạn mới nói ra được những thông tin chính xác để khuyên bảo họ, để thuyết phục họ
- Mục tiêu rõ ràng:
Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, tiếp nhận, phân tích yêu cầu của đối tác, thuyết phục đối tác, đồng thời tiếp nhận, phân tích các lập luận, lý lẽ của họ, trên cơ sở đó sẽ nhượng bộ đối tác hoặc chấp nhận sự nhượng bộ của họ, nếu thành công thì sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả đôi bên, chứ không phải là quá trình đối kháng khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình Chính vì vậy, muốn đàm phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu của mình, đồng thời phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện
ra những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trường hợp này nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác để cuộc đàm phán được tốt đẹp
- Đôi bên cùng có lợi:
“Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối
Trang 11phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi” Gerald I.Nierenberg Vì vậy, người đàm phán cần bảo về lợi ích của phía mình trong phạm vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác, bất cứ nhà đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối tác Nếu không làm được điều đó, thì cuộc đàm phán sẽ bị tan vỡ
Câu 4: Bạn được phân công phụ trách mảng quản trị văn phòng (cơ sở vật chất) Bạn đại diện bên A đàm phán thành công và đã ký hợp đồng mua các thiết
bị phục vụ công tác văn phòng của cơ quan với bên B nhưng gần đến ngày chuyển tiền cho bên B thì bạn nhận được thông báo từ cấp trên là hoãn lại vì một số lý
do Trong khi đó bạn đã đại diện đứng ra đặt cọc tiền cho bên B (trong hợp đồng ghi rõ nếu quá hạn 5 ngày bên A không thực hiện giao dịch chuyển đủ số tiền còn lại cho bên B thì bên B có quyền thanh lý hợp đồng và không trả lại số tiền đã đặt cọc Anh/ chị vận dụng phong cách đàm phán nào để giải quyết tình huống trên?
Trong trường hợp trên, theo tôi nên vận dụng phong cách hợp tác và phong cách thỏa hiệp để giải quyết tình huống
Trước tiên, ở phía cơ quan nên đàm phán lại với lãnh đạo cơ quan của chính mình về hợp đồng mua các thiết bị phục vụ công tác văn phòng của cơ quan với bên B Trình bày cho lãnh đạo cơ quan hiểu về các điều khoản trong hợp đồng về việc nếu quá hạn 5 ngày bên A không thực hiện giao dịch chuyển đủ số tiền còn lại cho bên B thì bên B có quyền thanh lý hợp đồng và không trả lại số tiền đã đặt cọc, từ đó tham mưu cho lãnh đạo về việc chuyển tiền cho bên B đúng thời hạn đã quy định tại hợp đồng nếu được
Trong trường hợp lãnh đạo cơ quan vẫn quyết định hoãn lại vì một số lý do thì mình liên hệ đàm phán với bên B về việc dời thời gian nhận các thiết bị qua trình bày
rõ lý do khách quan mà cơ quan không thể nhận thiết bị như: việc tu sửa các phòng vẫn chưa được hoàn tất xin lỗi phía bên B và xin thêm thời gian để có thể chuyền đủ số tiền còn lại cho bên B Bên cạnh đó, có thể thương lượng với bên B nếu có thể gia hạn thời gian hợp đồng bên mình có thể chịu hoàn toàn các khoản phí vận chuyển thiết bị, mà
Trang 12bên B không mất một khoảng phí nào, để từ đó có thể cân bằng lợi ích giữa các bên Sau khi trao đổi qua mail thì mời bên B gặp bên A để cùng đi đến thoả thuận các điều kiện để hai bên đi đến thống nhất
Ở tình huống này bên cạnh việc sử dụng phong cách hợp tác kết hợp với phong cách nhượng bộ thỏa hiệp với đối tác là bên B còn cần phải dựa trên các nguyên tắc lắng nghe, lựa chọn hợp lý, hai bên cùng có lợi… để cuộc đàm phán có thể đi đến thành công tốt đẹp
Câu 5: Anh chị hãy trình bày các sai lầm trong quá trình đàm phán? Cho ví
dụ minh hoạ?
* Khái niệm: Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận giữa 2 hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận (cái mình muốn có từ người khác) Quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâu thuẫn, hoặc những mối quan tâm chung cần giải quyết
* Các sai lầm trong quá trình đàm phán:
Kỹ năng đàm phán được đánh giá là cực kì quan trọng, cần thiết đối với tất cả chúng ta, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh Tuy nhiên, không phải nhà đàm phán nào cũng là thiên tài bẩm sinh mà cần phải trải qua rèn luyện và trải nghiệm thực tế Những lỗi thường gặp khi đàm phán là :
Một là, không hiểu rõ đối tác
Tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán Bạn không thể ngồi thảo luận những điều kiện hợp đồng với họ mà thậm chí không biết họ là ai hoặc nói sai tên cá nhân, công ty của họ Điều này sẽ cho đối tác thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như không dành cho họ sự tôn trọng nhất định trong kinh doanh Bên cạnh đó, việc không tìm hiểu rõ đặc tính kinh doanh, phương pháp đàm phán cũng như điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, nhất là các đối tác quốc tế có thể khiến cuộc đàm phán thất bại ngay từ những phút đầu tiên
Hai là, không có kế hoạch cụ thể
Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn Những người đàm phán khi chưa chuẩn bị trước có khả năng đi sai hướng bởi nếu bạn chưa chuẩn bị cho cuộc thương lượng thì rõ ràng bạn đã đặt bản
Trang 13thân vào tình thế bất lợi rõ rệt Hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì, thì khi bước vào bàn đàm phán bạn cũng cần vạch rõ đâu là những điều mình cần phải đạt được mục đích Để từ đó, bạn sẽ đặt ra những phương án thích hợp, kế hoạch rõ ràng, đảm bảo cho một cuộc đàm phán “thắng lợi”
Ba là, bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân
Sẽ có nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì không đồng ý với những điều kiện công ty bạn mang lại Đây là những tình huống thường gặp khi ngồi trên bàn đảm phán, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và khó chịu với khách hàng Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng Bởi như vậy rất dễ đem lại thất bại cho cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch
sự và không đáng tin tưởng để hợp tác
Bốn là, không biết cách lắng nghe
Có không ít nhà đàm phán không thành công trong việc thuyết phục đối tác ký kết hợp đồng chỉ bởi một lý do rất cơ bản nhưng lại rất cần thiết, đó là lắng nghe Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng đàm phán là quá trình thuyết phục và thiên về khả năng nói Họ đã quên rằng việc thuyết phục sẽ trở nên rất khó khăn khi không dự đoán trước được tâm ý của người mà bạn đang cố gắng để thuyết phục Bởi thế, họ đã đánh mất nhiều cơ hội để hiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối tác
Năm là, không bao giờ lùi bước
Trong đàm phán, sẽ có đôi lúc cuộc thương lượng đi vào bế tắc vì bất đồng quan điểm cũng như không thể dung hòa lợi ích của hai bên Vì vậy, bạn cần linh hoạt những phương án “tác chiến” thích hợp chứ đừng khăng khăng giữ nguyên ý kiến ban đầu của mình Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán cũng như không thể hiện thiện ý hợp tác của bạn Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị một khoảng lùi để đàm phán và tránh từ chối thẳng thừng mà nên tìm một phương phán dung hòa ý kiến của các bên Xác định rõ điều này ngay từ ban đầu, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán, bởi bạn sẽ biết