hệ thống thông tin quản lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của hệ thống quản lý Kho Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp Giáo viên hướng dẫn Lê Việt Hà Nhóm thảo luận Nhóm 7 1 Nguyễn Trúc Mai 2 Đinh Thị Minh 3 Lưu Ngọc Minh 4 Phạm Huyền My 5 Lê Thị Thanh Ngân 6 Nguyễn Hữu Nghĩa 7 Nguyễn Hồng Ngọc 8 Đàm Thị Nhàn 9.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài: Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của hệ thống quản

lý Kho Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanhnghiệp

Giáo viên hướng dẫn: Lê Việt Hà

5 Lê Thị Thanh Ngân

6 Nguyễn Hữu Nghĩa

7 Nguyễn Hồng Ngọc

8 Đàm Thị Nhàn

9 Lê Thị Hồng Nhung

10 Nguyễn Thị Hồng Nhung

Hà Nội – 2021

LỜI MỞ ĐẦU

Thế giới đang bước vào một kỷ nguyên mới – kỷ nguyên của công nghệ số, hạ tầngcông nghệ Công nghệ thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thànhcông của một tổ chức, một doanh nghiệp cũng như sự phát triển của một quốc gia Ở nước

ta cũng không thể phủ nhận những tác động tích cực mà công nghệ thông tin mang lạitrong các lĩnh vực đời sống, nhất là trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

Từ trước đến nay, kho hàng của doanh nghiệp vẫn luôn được quản lý theo nhữngphương pháp thủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các đối tác, phân phốihàng hàng hóa dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư, nhập xuất hàng tồn vẫn

do cán bộ quản lý kho tính bằng cách thủ công với sự trợ giúp của máy tính Với cáchquản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc như việctính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời gian choviệc tra cứu hàng hóa do phải qua rất nhiều sổ sách và gây chậm trễ, khó khăn cho việctổng hợp các báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phê duyệt Điều này đã gây cản trởcho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổn thất cho công ty và hạ thấpnăng suất lao động

Hiển nhiên, việc thay đổi cách quản lý theo cách truyền thống bằng việc áp dụng các

hệ thống thông tin quản lý vào việc quản lý kho hàng trở nên cần thiết hơn bao giờ Việc

sử dụng hệ thống quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian, giảm chi phí,nâng cao năng suất lao động và đạt hiệu quả cao nhất, tham mưu và trợ giúp kịp thời choquá trình ra quyết định của ban giám đốc, đảm bảo sản xuất được thông suốt, nâng caocạnh tranh trên thị trường Chính vì vậy, với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thốngquản lý này, nhóm tôi quyết định tìm hiểu đề tài: “Trình bày mô hình, đặc trưng và cácthành phần chính, lợi ích của hệ thống quản lý Kho Phân tích những thuận lợi và khókhăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp”

2.1 Hệ thống thông tin quản lý kho giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông

2.2 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong kho 2

2.3 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ hoạt động quản lý trong kho 3

3.1 Kiểm tra hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng 4

3.2 Giảm chi phí vận hành 4

3.3 Tránh thất lạc hàng hóa 5

3.4 Giúp doanh nghiệp chủ động và đầu tư hiệu quả 6

3.6 Tăng hiệu quả bán hàng 6

3.8 Quản lý sử dụng lao động 7

3.9 Cải thiện quan hệ khách hàng 8

4.2 Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống 8

4.3 Lượng người truy cập vào hệ thống bị giới hạn 9

4.4 Phần mềm quản lý kho thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao 9

4.5 Một số phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn 10

5.1 Giới thiệu về Bravo 10

5.2 Tổng quan về phần mềm quản lý kho Bravo 11

5.3 Chức năng chính của phần mềm quản lý kho BRAVO 11

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 18

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 18

Nhà kho loại hình cơ bản của nhóm ngành logistics Đây là nơi cất giữ, lưu trữnguyên liệu, vật tư, hàng hóa, trong quá trình chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của dâychuyền cung ứng Mang lại khả năng lưu trữ bảo quản và chuẩn bị hàng hóa cho doanhnghiệp, đảm bảo số lượng hàng hóa luôn được cung ứng liền mạch cả về chất lượng và sốlượng

1.2 Quản lý kho

Quản lý kho được hiểu là các công việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của khohàng như: nhập hàng, xuất hàng, kiểm tra tồn kho, chuyển kho, Quản lý kho hiệu quảgiúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp Hoạt động quản lý kholiên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằmđảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thờicũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chấtcủa kho

Quản lý kho hàng là bộ phận mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần sử dụng để hỗtrợ việc quá trình xuất nhập hàng hóa Mỗi hệ thống quản lý kho riêng đều sẽ có mô hình,

và khả năng lưu trữ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như đặc điểm hànghóa chủ đầu tư có thể lựa chọn hình thức kho hàng phù hợp

1.3 Hệ thống quản lý kho

Hệ thống quản lý kho là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản

lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi cácchuyển giao và lưu trữ các nguồn lực sẵn có

Hệ thống quản lý kho ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát

về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; quản lý lao động hiệu quả;kiểm soát lượng hàng tồn, hàng thiếu trong kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày chonhà quản trị Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận

liên quan; đáp ứng nhu cầu quản lý; tối ưu hóa việc lưu kho; tăng cường bảo mật và hạnchế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.

2 Vai trò của hệ thống quản lý kho

2.1 Hệ thống thông tin quản lý kho giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống kết cấu hạ tầng, đặc biệt là hạ tầng công nghệ thông tin, viễn thông,… cóvai trò quan trọng, là nền tảng căn bản để đảm bảo sự phát triển bền vững của một doanhnghiệp Hạ tầng viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu…hiện đại, chất lượng, đồng bộ

và an toàn cùng với hạ tầng điện, năng lượng ổn định, chất lượng cao là cơ sở để triểnkhai các công nghệ và dịch vụ, từ đó tiến hành cải thiện hoạt động kinh doanh, thúc đẩyphát triển kinh tế của doanh nghiệp Và để hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tintrong doanh nghiệp, cần có đủ các yếu tố:

Đào tạo nhà sử dụng Để có thể triển khai áp dụng hệ thống thì doanh nghiệp cũng

như bộ phận phải có sự đầu tư, đào tạo về nguồn nhân lực có chuyên môn, đủ khả năngvận hành, sử dụng, quản lý và khai thác hệ thống

Nâng cấp mới hệ thống mạng và phần cứng, xây dựng phần mềm quản lý kho và cơ

sở dữ liệu Doanh nghiệp cần nâng cấp, thêm mới, tối ưu hóa hệ thống mạng và các phần

cứng - là nền tảng, cơ sở của việc phát triển hệ thống, từ đó giúp cho hệ thống hoạt động

dễ dàng, nhanh chóng, mang đến hiệu quả cao nhất Bộ phận có thể lựa chọn xây dựng cơ

sở dữ liệu và phần mềm quản lý kho bằng nguồn lực tự có, mua mới từ các nhà cung cấpbên ngoài hoặc thuê bao

Chuẩn hóa quy trình thủ tục liên quan tới quản lý kho trong doanh nghiệp Việc này

sẽ quyết định đến toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của bộ phận, giúp các hoạt động phát huyđược tối đa hiệu quả khi quy trình được xây dựng phù hợp với sự góp mặt hệ thống Nhưvậy, nhờ việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý kho, bộ phận cũng như đã có thể gópphần hoàn thiện hơn cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cả doanh nghiệp

2.2 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong kho

Tăng năng suất lao động Khi quản lý kho, hệ thống sẽ hỗ trợ những hoạt động

nghiệp vụ như: nhập dữ liệu, chỉnh sửa, xóa thông tin hàng hóa, tính toán cơ bản… Trongmột doanh nghiệp có nhiều hoạt động nghiệp vụ đơn giản cũng có nhiều hoạt độngchuyên môn phức tạp Khi áp dụng một phần mềm hệ thống sẽ giúp cho các nghiệp vụchuyên môn trở nên dễ dàng hơn từ đó năng suất lao động cũng sẽ cao hơn, như việc sử

dụng các phần mềm tích hợp, có sẵn những công thức tính toán Điều này giúp cho bộphận kho và doanh nghiệp tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn, phần lương của các lao độngtrong kho cũng cao hơn và môi trường việc làm tốt hơn.

Tăng độ chính xác Trước kia, nhân viên phụ trách đa phần làm việc một cách thủ

công không thể tránh khỏi những sai sót không đáng có (đặc biệt là trong quá trình tínhtoán giá trị của hàng hóa) Phần mềm hệ thống thông tin hỗ trợ sẽ hỗ trợ xử lý những hoạtđộng phức tạp mang tính chính xác cao bằng cách sử dụng những công thức có sẵn, độ sai

số theo yêu cầu của từng chức năng

Tăng khả năng làm việc nhóm & giảm nhân sự Không chỉ giúp hệ thống quản lý

kho được chặt chẽ hơn mà còn giảm thời gian làm việc chưa hiệu quả, cắt giảm nhân sựkhông cần thiết chuyển sang những hoạt động nghiệp vụ cần sáng tạo và cần nhiều laođộng hơn Như vậy, khi dồn nhân sự vào những nghiệp vụ chuyên môn trọng yếu tiến độcông việc sẽ nhanh hơn nhân viên phát huy được năng lực của mình khi hoạt động theonhóm

Giảm thời gian & giảm chi phí Với việc sử dụng hệ thống thông tin, doanh nghiệp

có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn Khi sửdụng một hệ thống thông tin quản lý kho sẽ không cần tới nhiều nhân sự để làm thủ công

và thực hiện từng khâu trong quy trình quản lý của doanh nghiệp mà chỉ cần từ một tớivài người vận hành phần mềm quản lý từ đó giảm bớt nhân sự và có thể chuyển bớt nhân

sự sang những công việc khác Đồng thời cũng giảm thời gian, nâng cao hiệu suất côngviệc thông qua vận hành thao tác trên hệ thống, nếu trước đây mỗi ngày đều phải ghi chép

và tổng hợp một cách thủ công thì bây giờ hệ thống chỉ cần được nhập thông tin còn lại sẽ

tự động thống kê giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý

2.3 Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ hoạt động quản lý trong kho

Quản lý xuất – nhập hàng hóa: Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò vô cùng

quan trọng đối với việc quản lí kho hàng, nó ra đời để hỗ trợ các hoạt động quản lí khobãi trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và hoạt động của khohàng Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò thu thập các dữ liệu và thông tin, lưu trữkhối lượng lớn các thông tin quan trọng và cần thiết như thông tin về sản phẩm, dịch vụ,thông tin về số lượng hàng nhập – xuất, tồn kho, chi phí vận chuyển hay chi phí phát sinh,

… cho đến các thông tin liên quan đến nội bộ quản lí kho trong công ty

Kiểm kê kho: Thường thì sau mỗi kỳ các doanh nghiệp đều thực hiện kiểm kê gần

như các hàng hóa mang trong kho, căn cứ vào số lượng thực tế thu được và số lượng bây

giờ trong hệ thống, từ chậm tiến độ xác định căn nguyên méo mó và tự động update sốlượng điều chỉnh vào hàng hóa tồn kho tương ứng Nhân viên kho có thể theo dõi được sốlượng tồn kho của những mẫu hàng hóa, những hàng ngũ hàng hóa, hệ thống hỗ trợ ngườidùng in danh sách hàng hóa và xuất ra những định dạng khác, thay vì phải thao tác thủcông như ngày xưa

Tạo báo cáo: Hệ thống thông tin quản lý kho như một cầu nối, giúp liên kết giữa các

bộ phận làm việc trong kho bãi một cách hệ thống và có tổ chức với nhau Nó còn có thểthu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau màdoanh nghiệp có thể đề ra Tổng hợp dựa trên các thông tin đã thu thập và lưu trữ, trongquá trình quản lí hệ thống thông tin quản lý kho sẽ tự động tạo ra các báo cáo, thống kê,bảng so sánh, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các thông tin hàng hóa đối với từng quytrình, tiến trình hoạt động kho bãi trong phần mềm, giúp các nhà quản lí nắm bắt đượchiệu xuất tổng thể của kho Và thông qua báo cáo kho, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá

để đưa ra kế hoạch hay chiến lược hiệu quả giúp kho ngày càng phát triển

3 Ưu điểm của hệ thống quản lý kho

3.1 Kiểm tra hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng

Trong việc quản lý hàng hóa, không thể tránh khỏi những sai sót như nhập sai sốlượng hàng hóa, thất thoát hàng hóa trong kho,… Công cụ quản lý kho sẽ là giải phápthích hợp, giúp dễ dàng thực hiện các hoạt động kiểm kê hàng hóa, nắm được số lượnghàng tồn kho thực tế, sau khi hoàn thành kiểm kê, số lượng tồn kho cũng sẽ được cậpnhật Các thông tin lưu trữ có khả năng hiển thị nhanh chóng giúp mọi quy trình xử lý trởnên logic hơn: Tránh được việc mất nhiều thời giờ; nhân viên không phải ghi chép nhiều,tránh bị nhầm lẫn; nhanh chóng trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận trong doanhnghiệp, tra cứu thông tin tránh sự chậm trễ hoặc không chính xác có thể làm lỡ các cơ hộikinh doanh Bất kì sai sót nào dù nhỏ đều có thể khiến uy tín doanh nghiệp bị giảm sút;tránh việc hàng hóa, dịch vụ đôi khi bị thất thoát

3.2 Giảm chi phí vận hành

Một hệ thống quản lý kho hàng được thiết kế giúp giảm chi phí hoạt động theo nhiềucách khác nhau, theo mô hình vận hành của doanh nghiệp Một tổ chức, doanh nghiệpthông thường sẽ có những loại chi phí sau đây:

Chi phí tổn thất hàng hóa hao mòn: Hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị

hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng,… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầukinh doanh Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách

dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có

Chi phí lưu kho: Phí lưu kho là loại chi phí phát sinh trong quá trình dự trữ hàng

hóa, nguyên vật liệu Loại chi phí này bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng hóa trongkho một khoản thời gian xác định Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộcvào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ Hàng tồn kho càng lớn, hay các sảnphẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phíkhác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên Do vậy, cần phát hiệnsớm những hàng hóa có lượng tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưukho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiềuchi phí lưu kho không cần thiết

Chi phí mua hàng: Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn Nếu

vốn không sinh lời, tức là vốn “chết” Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng saimục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shopquần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễlỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn Đối với nhà hàng/tiệm cafe/quán ăn,quản lý kho nguyên vật liệu chính là một nghiệp vụ vô cùng cần thiết Quản lý kho tốtgiúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệutươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng củanguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…

3.3 Tránh thất lạc hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viêngian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá Tình trạng nhânviên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng, doanh nghiệp Việc nhân viên “quentay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đixuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch

và khoa học sẽ hạn chế được tối đa việc thất thoát hàng hóa không lý do Bên cạnh đó lànhững tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy,

đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá Mặc dù thườngđược nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnhhưởng lớn bởi trượt giá Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra

và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạchnhập hàng phù hợp

3.4 Giúp doanh nghiệp chủ động và đầu tư hiệu quả

Loại hệ thống này giúp việc quản lý hàng hóa, lao động và không gian hiệu quả hơnbao giờ Nó xác định nơi giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hóa lưulượng kho Khi đã dự trù được số lượng hàng hóa sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, doanhnghiệp sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhận hàng

Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp doanh nghiệp chủ động và dễ dàng xác định sốlượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóakhông đáng có do cạn kiệt nguồn hàng

3.5 Báo cáo chi tiết

Khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility) là một trong những tính năngquan trọng nhất của hệ thống quản lý kho Hệ thống quản lý kho cung cấp dữ liệu thờigian thực trên kho thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID Tất cả các phương phápnày cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất cả các chuyển động của nótrên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vận chuyển từ vị trí này sang

vị trí khác

Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìn sâusắc về sản phẩm nào phổ biến nhất với khách hàng trong thời gian cụ thể trong năm.Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm nào và sảnphẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường Khả năng truy nguyên nguồn gốc của hàng tồnkho của doanh nghiệp là một trong nhiều lợi thế của hệ thống, cũng cực kỳ hữu ích trongtrường hợp thu hồi hàng hóa không đạt yêu cầu

Số sê-ri được đặt trên sản phẩm cuối cùng cho phép người dùng theo dõi mặt hàngtrở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải là một phần của lô bị lỗi haykhông Truy xuất nguồn gốc đảm bảo chỉ phải thu hồi hàng hóa bị hư hỏng, thay vì bất kỳ

và tất cả hàng hóa mà bạn nghi ngờ đã bị hư hỏng

3.6 Tăng hiệu quả bán hàng

Dựa vào các dữ liệu nhập kho, xuất kho, hệ thống sẽ xác định được, nguyên liệu nàođược sử dụng nhiều nhất – ít nhất, hàng hóa nào bán chạy nhất hoặc tồn kho nhất,…Từ đóxác định xu hướng lưu chuyển hàng hóa trong kho Việc tự động phân tích dòng hàngmang đến những lợi ích như xây dựng kế hoạch nhập hàng hóa, nguyên liệu sản xuất phùhợp; đưa mức độ tồn kho về trạng thái lý tưởng; xác định các phương án PR, marketing,quảng cáo để thúc đẩy sức mua của khách hàng

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các doanh nghiệp là thừa thì lãng phí màthiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiếndoanh nghiệp trở nên thiếu chuyên nghiệp Một trong các cách quản lý hiệu quả là kiểmkho thường xuyên giúp nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kếhoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồnnhiều trong kho Như vậy, nhờ quản lý kho hiệu quả cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu vàlợi nhuận.

3.7 Tăng cường bảo mật

Hầu hết các chương trình quản lý kho yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản ngườidùng cá nhân khi tham gia giao dịch Điều này tạo ra một lộ trình kiểm toán kết nối cácnhân viên cụ thể với các giao dịch cụ thể, giúp cải thiện trách nhiệm và giảm nguy cơ mấtcắp và các vấn đề khác Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng xác định các cơ hội đào tạomới và các cách khác để cải thiện thực hành của nhân viên

Ngoài ra, các cấp truy cập dựa trên người dùng ngăn chặn truy cập trái phép vào cácbáo cáo và phân tích nhất định Điều này chỉ cho phép mỗi người dùng xem càng nhiềuthông tin cần thiết cho công việc của họ Bằng cách này, bạn không phải lo lắng nhiều về

bí mật công ty và mất lợi thế cạnh tranh

3.8 Quản lý sử dụng lao động

Hệ thống quản lý kho hàng cho phép tự do xác định phương pháp chọn, đóng gói và

bỏ đi nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp Ngoài việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho

và tạo tuyến đường, nó còn có thể xác định nhân viên tốt nhất cho công việc Xem xét cácyếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác, hệ thống giúp người dùngphân công công việc cho từng thành viên trong nhóm

Ngoài việc tạo lịch trình và phân công công việc hàng ngày, phần mềm WMS có thểđược sử dụng để có được sự hiểu biết rộng hơn về lực lượng lao động của bạn Sử dụng

dự báo lao động và KPI, người quản lý kho có thể thấy khi nào họ có thể cần nhiều hay ítnhân viên, xác định người thực hiện hàng đầu và tìm kiếm các lĩnh vực cải tiến Với chiphí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình, việc hiểu đầy đủ những tài nguyên

đó đang được chi tiêu là vô cùng quan trọng

Hệ thống quản lý kho hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc tối đa hóa việc sử dụngkhông gian và lực lượng lao động của họ Nếu chọn một hệ thống quản lý kho tự độnghóa các thói quen để luân chuyển và chọn hàng, công nhân sẽ cần ít không gian hơn, điềunày sẽ hợp lý hóa kho của doanh nghiệp và làm cho nó hoạt động hiệu quả hơn

3.9 Cải thiện quan hệ khách hàng

Lợi ích của hệ thống quản lý kho mở rộng ra ngoài chính tổ chức, doanh nghiệp Vớikhả năng hiển thị hàng tồn kho cao, khả năng kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, chức nănglên lịch nhận hàng và cả chuỗi cung, cầu đều được tối ưu hóa nhờ việc sử dụng hệ thốngquản lý Một trong những lợi ích rõ ràng nhất cho các nhà cung cấp là giảm chờ do chậmtrễ khâu quản lý hàng trong kho

Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng và

ít sự thiếu chính xác của đơn hàng Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn giữa cáckhách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện

Hệ thống quản lý kho hàng là một trong những giải pháp hỗ trợ rất lớn trong việcquản lý và vận hành kho hàng Giúp nhà quản lý tiết kiệm các chi phí và nhân công vậnhành kho hàng Dễ dàng nắm bắt tình trạng tồn kho, kiểm soát hàng hoá trong kho đồngthời đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp

4 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ mới trong quá trình quản lýkho thì tổ chức, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với một số vấn đề mang tính thách thứckhi bắt đầu đầu tư và thay đổi một hệ thống vốn đang quen với phương thức truyền thống

từ lâu

4.1 Yếu tố con người

Việc thay đổi cách làm việc của một hệ thống cũng sẽ dẫn đến sự thay đổi về nhân

sự trong doanh nghiệp, nhân viên cần thay đổi quy trình làm việc nhằm đáp ứng được cácyêu cầu mới của hệ thống Đây cũng là rào cản lớn đối với thành công của hệ thống Mặc

dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy trình thủ công nhưng không phải ai cũng cóthể dễ dàng sử dụng những phần mềm này Nó đòi hỏi người lao động phải có sự am hiểunhất định thì mới có thể dùng tốt Đây là hạn chế khá lớn bởi không phải công ty nàocũng có đội ngũ nhân viên giỏi Nếu phải đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm sẽgây tốn kém Từ đó, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của doanh nghiệp

4.2 Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống

Phần mềm quản lý kho được xem là giải pháp tối ưu dành cho các công ty, doanhnghiệp Với nhiều ưu điểm, tính năng cùng tiện ích, trong tương lai sẽ trở thành xu hướngtất yếu được các doanh nghiệp Việt lựa chọn Tuy nhiên để ứng dụng thành công hệ thốngquản lý kho các doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất để phục vụ cho quátrình triển khai Việc xây dựng một hệ thống kho thì cần phải có một hệ thống máy chủ