HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỦ ĐỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN lực

- Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực: + Tuyển chọn người lao động + Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của doanh nghiệp + Phân tích và th

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI

KHOA KINH TẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHỦ ĐỀ:

HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC

QTKD B K9

Đồng Nai – 11/2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI

KHOA KINH TẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ

CHỦ ĐỀ:

HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC

Cơ sở lý thuyết + ứng dụng phần mềm về hệ thống

thông tin nguồn nhân lực

Sinh viên thực hiện:

1 Nguyễn Trần Ngọc Diễm

2 Trần Ngọc Thuỷ Tiên

3 Nguyễn Công Bằng

4 Bùi Trung Hiếu

Khoa: Kinh Tế

NỘI DUNG

1 Các chức năng cơ bản của HTTT nguồn nhân lực

2 Sơ đồ nguồn dữ liệu đầu vào/ra của HTTT nguồn nhân lực

1 Các hệ thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp

a Phân hệ thông tin quản lý lương

b Phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc

c Phân hệ thông tin quản lý người lao động

d Phân hệ thông tin tuyển chọn nhân viên sắp xếp công việc

2 Các hệ thống thông tin nhân lực chiến thuật

a Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc:

b Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực:

c Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp:

d Hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

3 Các hệ thông tin nguồn nhân lực chiến lược

1 Phần mền quản trị ứng dụng chung quản lí nguồn nhân lực (phần mềm

đa năng)

2 Phần mền ứng dụng chuyên biệt quản trị nguồn nhân lực

I Khái quát về hệ thống thông tin nguồn nhân lực:

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (Human Resource Information System - HRIS)

là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người, của những con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai

Hệ thống gắn liền một cách hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của DN như HTTT kế toán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing, tạo thành một HTTT hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung

1 Các chức năng cơ bản của HTTT nguồn nhân lực:

- Hỗ trợ các hoạt động quản lý liên quan đến nhân sự trong một tổ chức DN

- HTTT quản trị nguồn nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc

đảm bảo sự thành công của tổ chức

- Thực hiện việc phân tích và lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo

nhân viên mới, phân công công việc và các hoạt động khác liên quan đến nhân lực

- Cung cấp thông tin cho tất cả những người làm công tác quản trị nhân lực trong

tổ chức, nhằm đảm bảo một chi phí nhân công thấp nhất cho việc hoàn thành các mục tiêu mà tổ chức đề ra

- Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của HTTT quản trị nhân lực: + Tuyển chọn người lao động

+ Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của doanh nghiệp

+ Phân tích và thiết kế công việc

+ Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

+ Cung cấp báo cáo cho chính phủ theo yêu cầu

+ Quảng lý lương bổng của người lao động và kế hoạch trợ cấp

+ Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nguồn nhân lực

2 Sơ đồ nguồn dữ liệu đầu vào/ra của HTTT nguồn nhân lực

Mô hình hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý nhân sự bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức các hệ thống xử lý giao dịch như hệ thống xử lý lương

hệ thống xử lý đơn hàng hệ thống xử lý dữ liệu nhân sự và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức

Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản trị nhân lực bao gồm: Kế hoạch chiến lược

và chính sách kinh doanh của tổ chức, các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống xử lý lương, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống xử lý dữ liệu nhân sự Dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức thường bao gồm dữ liệu về nghề nghiệp kĩ năng kinh nghiệm làm việc và các thông tin quan trọng khác trong CSDL Những dữ liệu này có thể sẽ rất hữu ích cho việc lựa chọn đúng đối tượng nhân lực cho các công việc hoặc dự án

Rất nhiều các nguồn dữ liệu quan trọng từ bên ngoài có thể được dùng cho HTTT quản lý nhân sự

VD: mức lương trả cho nhân công ở các cơ quan khác hoặc dữ liệu thống kê về nhân

lực có thể được sử dụng để xác định mức lương hoặc tiền công cho nhân viên trong tổ chức

Đầu ra của HTTT quản lý nhân sự bao gồm các báo cáo quản lý như báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, báo cáo tổng hợp về kỹ năng công việc, báo cáo khảo sát về lương Bằng việc cung cấp các báo cáo quản lý, HTTT quản lý nguồn nhân lực có khả năng gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của đơn vị

II Phân loại hệ thống thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp

Cũng giống như các hệ thống thông tin quản lý chuyên chức năng khác, dưới góc độ quản lý HTTT nguồn nhân lực cũng được phân thành 3 mức: tác nghiệp, chiến thuật

và chiến lược

Chiến lược - Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

- Đàm phán lao động

Chiến thuật

- HTTT phân tích và thiết kế công việc

- HTTT tuyển dụng nguồn nhân lực

- HTTT quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp

- HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Tác nghiệp

- Phân hệ thông tin quản lý lương,

- Phân hệ thông tin quản lý vị trí công việc

- Phân hệ thông tin quản lý người lao động

- Phân hệ TT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Bảng các HTTT nguồn nhân lực theo mức quản lý

1 Các hệ thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp

Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp là hệ thống thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự, hỗ trợ các nhà quản lí ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại Các hệ thống này còn chứa các chính sách, qui định của Chính phủ về người lao động

Ví dụ: phân hệ sẽ cung cấp các báo cáo về tình trạng sức khoẻ của mỗi người lao động,

những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp… Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn tổ chức, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án; xác định các địa

điểm, các ngành nghề hay các người phụ trách liên đới đến một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo

hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được theo nhóm tại nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp

a Phân hệ thông tin quản lý lương:

Phân hệ quản lý lương thực hiện thu thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động, hệ số lương của người lao động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của người lao động - những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định

Ví dụ: mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số

khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng công tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn phí

b Phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc:

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một

tổ chức, doanh nghiệp thì vị trí là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động

Mục tiêu của phân hệ thông tin quản lí vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó

Định kì, phân hệ thông tin quản lí vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân lực

Những danh mục liệt kê các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra quyết định tuyển người

Phân hệ này cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề về nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định chiến thuật phù hợp

c Phân hệ thông tin quản lý người lao động:

Phòng tổ chức – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau và được phân chia thành nhiều HTTT quản lý như:

+ Tệp nhân sự là một phần của hệ thống thông tin quản lý người lao động, chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, …

+ Danh mục kỹ năng là một phần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động

là, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động Danh mục này giúp cho quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của từng người lao động và sắp xếp đúng người,

đúng việc để đạt hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển người lao động, nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm

d Phân hệ thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc:

Sau khi đã xác định vị trí các công việc và yêu cầu đối với người lao động ở những

vị trí công việc đó, hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lí tiến hành quá trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí làm việc còn trống

Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định tiếp nhận, phân công công việc phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này

2 Các hệ thông tin nguồn nhân lực chiến thuật

Hệ thống thông tin nhân lực chiến thuật là hệ thống hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức

Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế công việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quĩ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động

a Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc:

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các công việc đó Kết quả của quá trình này là Bản mô tả công việc và Bản đặc tả công việc

Bản mô tả công việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này

Bản đặc tả công việc nêu các kĩ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mô tả

- Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn

Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ

- Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc tả công việc Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lí ra các quyết định chiến thuật như:

+ Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức

+ Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ

+ Kết nối với hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kĩ năng nghề nghiệp, theo trình độ và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó; Xác định các phẩm chất, kĩ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng

+ Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động

b Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực:

Chức năng này đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí công việc còn trống, xác định được từ HTTT quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi HTTT phân tích và thiết kế công việc; đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động

Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lí nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trống; danh sách những người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc,…

Cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lí kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn nhân lực

c Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp:

Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lí xây dựng các kế hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm )

Hệ thống này sử dụng các thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh chung của tổ chức để cung cấp các thông tin đầu ra là quĩ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên; Dựa vào đó, các hệ thống lương mới

có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động

d Hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

Là một hoạt động quan trọng của phong quản trị nhân lực nhằm nâng cao chất lượng của người lao động

Dựa vào thông tin thu được từ hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc và hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc, hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lí và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc

3 Các hệ thông tin nguồn nhân lực chiến lựợc

Khái niệm: Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược hay còn gọi là hệ thống

thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược là quá trình mà thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ cụ thể về số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc đó để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra

Thông tin đầu vào của hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực là những kế hoạch chiến lược trung hạn và dài hạn như: mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy hay mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa ra một sản phẩm mới đều rất cẩn đến những thông tin về số lượng và chất lượng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp vì thế cần kế hoạch hóa nguồn nhân lực để phục vụ mục đích trên

Nó sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch

III Phần mền quản lí nguồn nhân lực

Rất hiều phần mềm được thương mại hóa dùng cho các nhân viên quản trị nhân lực Được chia thành 2 loại: Phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng

1 Phần mền quản trị ứng dụng chung quản lí nguồn nhân lực - phần mềm đa năng

- Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm Chính vì vậy, cần có một hệ thống phần mềm phù hợp giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp

- Phần mềm ứng dụng chung là những phần mềm được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác: Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm bảng tính và phần mềm thống

kê

● Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu:

- Chức năng: lập các tệp dữ liệu mô tả công việc, vị trí làm việc, năng lực nhân viên, tệp những người xin việc…

- Từ các tệp này, nhà quản lý có thể tiến hành phân tích “What If” cho các mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và các hoạt động tác nghiệp một cách nhanh chóng

- Cho phép phát triển hệ thống nhanh hơn và hoàn toàn kiểm soát được hệ thống

- Giúp lưu trữ được số lượng tài liệu cực lớn, vẫn đảm bảo tính nguyên vẹn của các file dữ liệu