ĐỀ CƯƠNG ĐẠI LÝ TÀU Câu 1 Các công việc và giấy tờ đại lý phục vụ tàu trước, trong khi và sau khi tàu làm xong hàng tại cảng xếp hàng, dỡ hàng TRƯỚC KHI TÀU VÀO CẢNG XẾP HÀNG Đại lý tàu biển lập dự chi cảng phí và khi khách hàng chấp nhận dự chi thì ký kết hợp đồng và nhận điện chỉ định Order dịch vụ hoa tiêu, lai dắt cầu bến Khi tàu đến cảng cần phải chuyền tải hàng hóa cho tàu vào cảng , cần order thêm dịch vụ chuyền tải hàng hóa ra sà lan Đại lý tàu biển phải thu xếp cầu bến, ký hợp đồng và c.
Trang 1ĐỀ CƯƠNG ĐẠI LÝ TÀU
Câu 1: Các công việc và giấy tờ đại lý phục vụ tàu trước, trong khi và sau khi tàu làm xong hàng tại cảng xếp hàng, dỡ hàng.
TRƯỚC KHI TÀU VÀO CẢNG XẾP HÀNG:
Đại lý tàu biển lập dự chi cảng phí và khi khách hàng chấp nhận dự chi thì ký kết hợp đồng và nhận điện chỉ định
Order dịch vụ hoa tiêu, lai dắt cầu bến
Khi tàu đến cảng cần phải chuyền tải hàng hóa cho tàu vào cảng , cần order thêm dịch vụ chuyền tải hàng hóa ra sà lan
Đại lý tàu biển phải thu xếp cầu bến, ký hợp đồng và có sơ đồ xếp hàng do thuyền phó lập và gửi trước cho cảng bố trí kế hoạch
Thu thập cargo list/ Manifest, ship’s particular
Làm thủ tục cho tàu vào cảng
Điều 89 Thủ tục tàu biển nhập cảnh
3 Chậm nhất 02 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu tại cầu cảng hoặc 04 giờ kể từ khi tàu
đã vào neo đậu tại các trí khác trong vùng nước cảng theo Kế hoạch điều động, người làm thủ tục nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu dưới đây:
a) Các giấy tờ phải nộp (bản chính), mỗi loại 01 bản, bao gồm
- Nộp cho Cảng vụ hàng hải: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên, Danh sách hành
khách (nếu có), Bản khai hàng hóa nguy hiểm (nếu có), Giấy phép rời cảng;
- Nộp cho Biên phòng cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền, Danh sách hành
khách (nếu có), Bản khai vũ khí và vật liệu nổ (nếu có), Bản khai người trốn trên tàu (nếu có);
- Nộp cho Hải quan cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên, Danh sách
hành khách (nếu có), Bản khai hàng hóa (nếu có), Bản khai thông tin về vận đơn thứ cấp (nếu có), Bản khai hàng hóa nguy hiểm (nếu có), Bản khai dự trữ của tàu, Bản khai hành
lý phải nộp thuế, bị cấm hoặc hạn chế của hành khách, thuyền viên, người đi theo tàu (nếu có);
- Nộp cho Kiểm dịch y tế: Giấy khai báo y tế hàng hải, Giấy khai báo y tế
- Nộp cho Kiểm dịch thực vật: Bản khai kiểm dịch thực vật (nếu có)
- Nộp cho Kiểm dịch động vật: Bản khai kiểm dịch động vật (nếu có
b) Các giấy tờ phải xuất trình (bản chính), bao gồm:
- Trình Cảng vụ hàng hải: Giấy chứng nhận đăng ký tàu biển, các giấy chứng nhận về
an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định, Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên, Sổ thuyền viên, Giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc bảo đảm tài chính về trách nhiệm dân sự đối với tổn thất ô nhiễm dầu nhiên liệu, Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu về ô nhiễm môi trường đối với tàu vận chuyển dầu mỏ, chế phẩm từ dầu mỏ hoặc các hàng hóa nguy hiểm khác, Giấy chứng nhận an ninh tàu biển theo quy định, Văn bản chấp thuận cho tàu nước ngoài hoạt động đặc thù (nếu có);
Trang 2-Trình Biên phòng cửa khẩu: Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của thuyền
viên, hành khách;
- Trình Kiểm dịch y tế: Phiếu tiêm chủng quốc tế của thuyền viên, Giấy chứng nhận
kiểm dịch y tế, Giấy chứng nhận miễn xử lý vệ sinh tàu thuyền/Chứng nhận xử lý vệ sinh tàu thuyền (nếu có);
- Trình Kiểm dịch thực vật: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (nếu có);
- Trình Kiểm dịch động vật: Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật của nước xuất hàng
(nếu có);
- Khi cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành liên quan yêu cầu trình: Hộ chiếu, Phiếu tiêm chủng quốc tế của hành khách (nếu có)
TRONG KHI TÀU VÀO CẢNG:
- Thuyền trưởng ghi NOR thông báo thông tin tàu đến cảng và sẵn sàng làm hàng và giao NOR cho đại lý và đại lý có nhiệm vụ trao NOR cho người gửi/người nhận hàng để người gửi/ người nhận hàng sắp xếp phương tiện thiết bị nhận hàng
- Theo dõi làm hàng của tàu: theo dõi tình hình tàu xếp/dỡ hàng hóa hằng ngày, cập nhật
số liệu cho chủ tàu để lập SOF
- Phục vụ thuyền viên: thay đổi thuyền viên (nếu có) theo yêu cầu của Chủ tàu, hoặc khám chữa bệnh, tiêm chủng…
- Cung ứng cho tàu: thu xếp cung ứng nhiên liệu, nước ngọt, thực phẩm, hoặc sửa chữa nhỏ…
- Liên lạc thường xuyên với chủ tàu/ người khai thác: liên lạc tối thiểu 2 ngày/ lần đểbáo cáo tình hình tại cảng
(Đối với dỡ hàng: Đại lý nhận lại vận đơn gốc để so sánh đối chiếu xác minh người nhận hàng hợp pháp và giao lệnh D/O để người nhận hàng tiến hành các thủ tục để có thể nhận hàng
Đối với xếp hàng: Đại lý kí phát BL để hoàn thành thủ tục xếp hàng lên tàu)
- Lập một số chứng từ liên quan đến hàng hóa như: COR, Tally Sheet
- Thay mặt người ủy thác kí các chứng từ, các hóa đơn liên quan…
SAU KHI TÀU LÀM HÀNG:
- Đại lý làm giấy tờ thủ tục cho tàu ra khỏi cảng
Điều 90 Thủ tục tàu biển xuất cảnh
2 Chậm nhất 02 giờ trước khi tàu biển rời cảng; riêng tàu chở khách và tàu chuyên tuyến, chậm nhất ngay trước thời điểm tàu biển dự kiến rời cảng, người làm thủ tục nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu dưới đây:
a) Các giấy tờ phải nộp (bản chính), mỗi loại 01 bản, bao gồm
- Nộp cho Cảng vụ hàng hải: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên (nếu thay đổi so
với khi đến), Danh sách hành khách (nếu thay đổi so với khi đến), Bản khai hàng hóa nguy hiểm (nếu có);
Trang 3- Nộp cho Biên phòng cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên (nếu thay đổi
so với khi đến), Danh sách hành khách (nếu thay đổi so với khi đến), Bản khai vũ khí và vật liệu nổ (nếu có) và Bản khai người trốn trên tàu (nếu có);
- Nộp cho Hải quan cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên (nếu thay đổi so
với khi đến), Bản khai hàng hóa (nếu có), Bản khai hàng hóa nguy hiểm (nếu có, Bản khai dự trữ của tàu, Bản khai hành lý phải nộp thuế, bị cấm hoặc hạn chế của hành khách, thuyền viên, người đi theo tàu (nếu có)
Không áp dụng thủ tục khai báo hải quan đối với hành lý của hành khách trên tàu khách nước ngoài đến cảng và sau đó rời cảng trong cùng một chuyến;
- Nộp cho Kiểm dịch y tế: Giấy khai báo y tế (nếu có)
- Những giấy tờ do các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành đã cấp cho tàu, thuyền viên và hành khách để thu hồi
b) Các giấy tờ phải xuất trình (bản chính), bao gồm:
- Trình Cảng vụ hàng hải: Các giấy chứng nhận của tàu nếu thay đổi so với khi đến,
Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên (nêu có thay đổi so với khi đến), Sổ thuyền viên (nếu có thay đổi thuyền viên), các giấy tờ liên quan đến xác nhận việc nộp phí, lệ phí, tiền phạt hoặc thanh toán các khoản nợ (nếu có) theo quy định của pháp luật;
- Trình Biên phòng cửa khẩu: Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của thuyền
viên, hành khách;
- Trình Kiểm dịch y tế: Phiếu tiêm chủng quốc tế của thuyền viên, hành khách (trong
trường hợp xuất phát hoặc đi qua vùng có dịch hoặc bị nghi ngờ mắc bệnh hoặc tác nhân gây bệnh truyền nhiễm), Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế (nếu có thay đổi), Giấy chứng nhận miễn xử lý vệ sinh tàu thuyền/Chứng nhận xử lý vệ sinh tàu thuyền (nếu có);
- Trình Kiểm dịch động vật: Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (trong trường hợp
nước nhập cảnh tiếp theo yêu cầu)
Giấy phép rời cảng cho tàu biển theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này; trường hợp chưa cấp Giấy phép rời cảng phải thông báo và nêu rõ lý do
- Lập quyết toán chuyến đi Trip Account để kết toán lại tất cả chi phí phát sinh trong chuyến đi và gửi chủ tàu để thanh toán
- Tập hợp lại bộ chứng từ, giấy tờ phát sinh: bản sao NOR, D/O, SOF, Tally Sheet, COR và lập thành bộ hồ sơ để gửi cho chủ tàu/người vận chuyển
( Cảng xếp: Sau khi tàu hoàn thành thì lập bill và cargo manifest)
Trang 4Câu 2: Nội dung và lập NOR, COR, ROROC, D/O
Trang 6Câu 3: Quy trình giao nhận hàng FCL xuất nhập tại cảng.
Giao nhận hàng FCL xuất Giao nhận hàng FCL nhập
Cảng nhận những giấy tờ từ tàu để bố
trí phương tiện thiết bị kho bãi, giấy tờ
bao gồm:
- Cargo manifest
- Sơ đồ hầm hàng ( Cargo
plan/Stowage plan)
- Discharging list
- Danh sách hàng hóa đặc biệt
Khi dỡ hàng lên phương tiện vận tải
của cảng đưa vào kho bãi CY Trong
quá trình dỡ, đội giao nhận/văn phòng
giao nhận in trước Tally Sheet ( Phiếu
kiểm đếm )
Trong quá trình giao nhận kiểm tra
tình trạng container xem container có
bị phình, trầy xước, cong vênh ghi
vào phần tình trạng container
Sau khi kiểm tra xong tình trạng
container thì container sẽ hạ xuống
phương tiện của cảng, xe phương tiện
trong cảng tiếp tục đi qua trạm kiểm
tra nắp container để kiểm tra tổn thất,
tình trạng bên ngoài và kiểm tra tình
trạng bên trong cont, về số hiệu, loại
cont, kiểm tra chì niêm phong để tiến
hành kẹp lại chì nếu tình trạng chì
hỏng
Sau khi kiểm tra nắp không có vấn đề
thì sẽ đưa cont vào bãi để hạ hàng
Trong trường hợp phát hiện hư hỏng
trên nóc thì sẽ phải báo cho khu vực
hàng hư hỏng để đưa cont ra xử lý
Đội giao nhận sẽ lên danh sách hạ
cont và cập nhật vào phần mềm quản
lý khai thác cảng: TOPX, TOS
Nếu như có hàng hư hỏng, đổ vỡ lập
COR, thiếu hàng lập CSC, ROROC và
tập hợp cả Tally Sheet
Cảng nhận chứng từ từ người đi làm
thủ tục lấy hàng:
- BL ( Bản copy )
- DO ( Bản gốc )
- Giấy giới thiệu, CMND
Quy trình cấp vỏ rỗng:
Bộ phận văn phòng giao nhận tại cảng nhận chứng từ để cấp danh sách vỏ container:
- Booking note
- Lệnh cấp vỏ của hang tàu
- Giấy giới thiệu & CMND Khi tất cả giấy tờ chứng minh khớp nhau thì bộ phận giao nhận cảng sẽ cấp 1 danh sách vỏ cont và ghi thông tin loại cont muốn cấp và bộ phận văn phòng sẽ tiếp nhận thông tin
Sau khi nhận danh sách cont thì mang đến cho bộ phận thương vụ cảng để nộp phí
- Cấp hóa đơn ( chi phí nâng hạ, đảo chuyển cont )
- Cấp lệnh giao vỏ rỗng (phiếu EIR) Giao nhận cổng vào:
- Kiểm tra phiếu EIR, giấy tờ xe
- Cập nhật thông tin vào phần mềm của cảng
- Cấp phiếu cho xe vào cảng
- Thời gian gate in
- In phiếu nâng hạ ghi rõ vị trí cont trong bãi và hướng dẫn xe vào bãi Giao nhận tại bãi:
- Phiếu nâng hạ container
- Công nhân phụ trợ kiểm tra số container và hướng dẫn lái xe đến khu vực lấy hàng, đồng thời thông báo cho phương tiện nâng
container lên xe chủ hang
- Bộ phận vỏ kiểm tra tình trạng vỏ
và xác nhận vào phiếu EIR Giao nhận cổng ra
- Kiểm tra thông tin trên phiếu EIR
và xác nhận
Quy trình thực tế:
Bộ phận thủ tục của cảng nhận lệnh hạ hàng của hãng tàu
Kiểm tra lại booking note xem thông tin tàu chạy
Tờ khai thông quan để đưa cont vào khu
Trang 7- Tờ khai hải quan ( đã thông quan )
Thương vụ Cảng thu phí và cấp lệnh
giao Cont
- Invoice (phí lưu kho bãi, phí nâng
hạ cont…)
- EIR (phiếu giao nhận Cont) – ghi
tọa độ cont tại bãi
Người nhận dùng EIR và phiếu nâng
hạ để giao nhận tại bãi
vực chuẩn bị xếp hàng lên tàu
Bộ phận thương vụ sẽ invoice tất cả chi phí liên quan (CP lưu kho bãi, nâng hạ cont )
Cảng sẽ cấp lệnh giao nhận Giao nhận cổng vào:
- Kiểm tra phiếu EIR, giấy tờ xe
- Cập nhật thông tin vào phần mềm của cảng để quản lý dữ liệu
- Cấp phiếu cho xe vào cảng
- Thời gian gate in
- In phiếu nâng hạ ghi rõ vị trí cont trong bãi và hướng dẫn xe vào bãi Giao nhận tại bãi:
- Lái xe đưa xe vào bãi và trình phiếu nâng hạ container
- Công nhân phụ trợ kiểm tra số container và hướng dẫn lái xe đến khu vực lấy hàng, đồng thời thông báo cho phương tiện nâng
container lên xe chủ hang
- Ghi vị trí hạ hàng thực tế Giao nhận cổng ra
- Kiểm tra thông tin trên phiếu EIR
và xác nhận
Câu 4: Quy trình giao nhận hàng thông dụng xuất nhập khẩu tại cảng
Đối với hàng thông dụng phải lưu kho bãi
Cảng nhận giấy tờ từ tàu để bố trí phương
tiện, kho bãi
Cargo Manifest ( bản lược khai hàng hóa
đối với hình thức vận tải tàu chuyến)
Cargo plan/ Stowage plan
Khi tàu cập cầu, cảng và đại diện của tàu
cùng tiến hành kiểm tra tình trạng hầm
tàu và lập biên bản và cho dỡ hàng
Chi phí giám định sẽ do người thuê vận
chuyển/người vận chuyển tự tính toán chi
phí và chi trả cho bên giám định
Sau khi giám định xong thì cho dỡ hàng
lên phương tiện vận tải của cảng đưa về
kho bãi Khi dỡ phải có những giấy tờ
chứng từ giao nhận chứng minh cảng đã
Bộ phận thủ tục tiếp nhận chứng từ
- Cargo List
- Tờ khai hải quan
- Giấy giới thiệu, CMND
- Order của đại lý về điều kiện thanh toán và lượng hàng xuất của từng chủ hàng (vì chi phí xếp dỡ tại cầu tàu theo hình thức vận tải tàu chuyến có thể thuộc trách nhiệm người gửi hàng/người thuê tàu/chủ tàu Các bên thỏa thuận ai chịu chi phí này và trả trực tiếp cho cảng)
Bộ phận thủ tục thu cước và in hóa đơn
tùy thuộc vào chi phí trong điều kiện thanh toán và in lệnh giao nhận hàng
Trang 8dỡ ra khỏi tàu số lượng bao nhiêu, chất
lượng như nào
Tally man có nhiệm vụ kiểm đếm quá
trình xếp dỡ giữa tàu và cảng và ghi lại
record này và thời gian ca làm việc, khối
lượng hàng được giao rồi ký vào biên bản
Tally Sheet cùng chữ ký đại diện của tàu
Giấy chứng nhận hàng hư hỏng, đổ vỡ
(COR), CSC
ROROC đại lý và đại diện tàu ký phát
Cảng giao cho người nhận hàng
Cảng tiếp nhận chứng từ để xác minh
người nhận hàng hợp pháp
Người nhận hàng phải mang: D/O của đại
lý tàu biển
- Giấy giới thiệu
- Packing list (nếu có)
- Tờ khai hải quan
Cảng nhận giấy tờ xác minh người nhận
hợp pháp thì cảng tiến hành thu khoản
phí, lệ phí liên quan hàng hóa Cảng xuất
hóa đơn liên quan chi phí phát sinh tại
cảng
Làm phiếu xuất kho và người lấy hàng
cầm phiếu xuất kho đến kho và tiến hành
hoạt động giao hàng
Trong quá trình giao hàng có biển bản
giấy tờ để so sánh khối lượng, chất lượng
được giao để xảy ra vấn đề có thể khiếu
nại bộ phận kho bãi của cảng
Bộ phận sản xuất tiếp nhận lệnh và sắp
xếp phương tiện, trang thiết bị để tiến hành hoạt động làm hàng
Phiếu đăng ký làm hàng cho chủ hàng và triển khai làm hàng theo kế hoạch
Giao nhận tại cổng cảng
•Kiểm tra lệnh giao nhận hàng
•Số xe
•Cấp phiếu cho xe vào cảng
•Thời gian gate in
•Cập nhật vào hệ thống phần mềm của cảng
Giao nhận bãi
•Tiếp nhận lệnh
•Bản kê chi tiết hàng hoá từ chủ hàng
•Kết hợp với BPSX tổ chức xếp hàng xuống kho bãi
•Lập phiếu thực nhận, phiếu nhập kho Bãi (ghi số lượng thực tế nhận xuống kho bãi), xác nhận thông tin trên phiếu, giao phiếu nhận hàng
•Kết toán hàng hoá nhập kho, bãi
Giao nhận cổng ra
• Kiểm tra và xác nhận trên phiếu nhận hang (nếu hạ hàng làm nhiều đợt)
•Xác nhận trên lệnh hạ hàng (nếu đã hạ hết).Tất cả phiếu giữ lại 1 liên
•Bảo vệ kiểm tra thu phiếu đăng ký vào cảng , kiểm tra tải trọng, giấy phép chuyên chở
Giao nhận từ cảng lên tàu Cảng nhận thông báo từ tàu
• ETA
•NOR
• Ký hợp đồng xếp dỡ với hãng tàu
• Stowage plan
Cảng bố trí thiết bị, phương tiện để đưa hàng ra cầu tàu
• Lập trình tự danh sách hàng hoá xếp xuống tàu theo sơ đồ hầm hàng để bố trí
số lượng hàng hóa và cầu tàu theo thứ tự
• Phiếu vận chuyển nội bộ (giao công nhân lái xe đưa hàng ra cầu tàu)
Trang 9Giao nhận cầu tàu
•Nhận phiếu vận chuyển từ công nhân lái xe và kiểm tra thực tế hàng hoá để lập tally sheet tiến hành giao nhận
• Bàn giao cho nhân viên kết toán hàng hoá với tàu
Kết toán giao nhận với tàu
• Tally sheet
• Loading report
• Mate’s Receipt: biên lai thuyền phó làm cơ sở lập bill
• COR, ROROC
Đối với hàng thông dụng không lưu kho bãi
- Cảng chỉ làm những công việc được
ủy thác: thuê phương tiện xếp dỡ, thuê
cẩu bờ để xếp dỡ
- Cảng cần phải có stowage plan, cargo
manifest để sắp xếp, bố trí thiết bị xếp
dỡ ở bãi
- Nếu có cẩu tàu thì cảng không cần có
2 chứng từ trên
- Cảng có thể nhận cargo
manifest/stowage plan hoặc không
tùy thuộc có thuê thiết bị cảng hay
không
- Cảng vẫn phải nhận chứng từ bên phía
người nhận để cấp invoice cho người
nhận hàng : D/O, tờ khai hải quan
- Cảng phải đi seal invoice và cấp lệnh
giao hàng thẳng thì phương tiện chủ
hàng mới qua được cổng cảng
- Khi vào cảng thì giao nhận cổng cảng
hướng dẫn vị trí tàu để nhận hàng
- Tại cổng ra giao nhận cổng phải kiểm
tra xem chủ hàng đã nhận đúng hàng
theo lệnh giao hàng hay không
Bộ phận thủ tục tiếp nhận chứng từ
- Cargo List
- Tờ khai hải quan
- Giấy giới thiệu, CMND
- Order của đại lý về điều kiện thanh toán và lượng hàng xuất của từng chủ hàng (vì chi phí xếp dỡ tại cầu tàu theo hình thức vận tải tàu chuyến có thể thuộc trách nhiệm người gửi hàng/người thuê tàu/chủ tàu Các bên thỏa thuận ai chịu chi phí này và trả trực tiếp cho cảng)
Bộ phận thủ tục thu cước và in hóa đơn
tùy thuộc vào chi phí trong điều kiện thanh toán và in lệnh giao nhận hàng thẳng
Bộ phận sản xuất tiếp nhận lệnh xuất
hàng thẳng Phiếu đăng ký làm hàng cho chủ hàng và triển khai làm hàng theo kế hoạch
Giao nhận tại cổng cảng
•Kiểm tra lệnh giao nhận hàng
•Số xe
•Cấp phiếu cho xe vào cảng
•Thời gian gate in
•Cập nhật vào hệ thống phần mềm của cảng
Giao nhận cầu tàu không vào khu vực kho bãi
Trang 10•Tiếp nhận lệnh ( lệnh xuất hàng sẽ ghi chú hạ hàng tại vị trí nào )
•Bản kê chi tiết hàng hoá từ chủ hàng
•Kết hợp với bộ phận chỉ đạo sản xuất tổ chức xếp hàng lên tàu
•Lập Tally sheet, phiếu giao hàng xuất thẳng , ký xác nhận
Giao nhận cổng ra
• Kiểm tra và xác nhận trên phiếu nhận hang (nếu hạ hàng làm nhiều đợt)
•Xác nhận trên lệnh hạ hàng (nếu đã hạ hết).Tất cả phiếu giữ lại 1 liên
•Bảo vệ kiểm tra thu phiếu đăng ký vào cảng , kiểm tra tải trọng, giấy phép
chuyên chở