TRÌNH ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL

Email: Thao tác với bảng tính  Một số lưu ý khi Save - Quy tắc đặt tên: Các bảng tính Excel dùng chung quy tắc đặt tên của Windows.. Đánh dấu ô, hàng, cột Đánh dấu ô: • Đánh dấu một ô:

Email:

Microsoft Excel cơ bản

Giới thiệu

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc

bộ Microsoft Office Excel là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp.

Hiện tại Excel được hỗ trợ rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản

TRÌNH ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL

Cửa sổ làm việc của Excel 2003

Địa chỉ ô hiện tại

Bảng tính

Danh sách các Sheet

- Mỗi workbook có thể chứa nhiều worksheet hay Chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.

Làm quen với Excel 2007-2010

 Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu

- Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột

và dòng

- Worksheet được lưu trong workbook Trong Excel

2007, một worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của Excel 2003, tức tổng số ô trong Excel 2007 đã tăng lên

Email:

Làm quen với Excel 2007-2010

 Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng

lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối ưu.

Làm quen với Excel 2007-2010

 Sheet Tab: Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc bên trái phía dưới của cửa sổ workbook Bạn có thể di chuyển

từ Sheet này sang Sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet Tab.

Email:

Làm quen với Excel 2007-2010

Hình 1 - Hệ thống menu và toolbar của Excel 2003

Hình 2 - Hệ thống Ribbon của Excel 2007

Làm quen với Excel 2007-2010

Hình 3 - Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi

 Để ẩn / hiện Ribbon, bạn có thể thực hiện một trong ba cách sau:

- Double-click vào bất kỳ tên Tab nào trên Ribbon.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1.

- Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải Quick Access Toolbar 1 rồi

Email:

Ẩn hiện thanh công cụ

 Mở trình đơn View chọn:

- Formula Bar: Ẩn/ hiện thanh công thức.

- Status Bar: Ẩn/ hiện thanh trạng thái.

- Vào Toolbars chọn:

 Standard: Thanh công cụ

 Formatting: Thanh định dạng

Thiết lập chế độ làm việc cho máy tính

Start/ Setings/ Control panel/Regional language/ Additional setting / Customeze Format / Nubers + cửa sổ:

- Decimat symbol/ chọn dấu phầy (,)

- No of digitsatter decial/ chọn số 2

- Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (.)

- Digits groupng; 123.456.789.

- Negative sign Symbol: Chèn gạch ngang

- Negative number format: -1,1

- Display leadinh Zeros: 0,7

- List Separator: Dấu phẩy (,)

Thao tác với bảng tính

Email:

Thao tác với bảng tính

 Một số lưu ý khi Save

- Quy tắc đặt tên: Các bảng tính Excel dùng chung quy tắc đặt tên của Windows Tên bảng tính có thể dài tối đa 255 ký tự, nhưng không được dùng các ký tự đặc biệt như: \ ? : * “ < >

- Bảo mật: Để bảo mật cho workbook, bạn có thể gán mật mã bảo vệ, và chỉ có ai biết mật mã mới mở được Để gán mật mã cho workbook, bạn làm như sau:

1 Nhấn nút Office - Save As, hộp thoại Save As hiện ra

2 Nhấn nút Tools - General Options , hộp thoại General Options hiện ra.

3 Nhập mật mã mở (Password to open) và mật mã hiệu chỉnh (Password

to modify) cho workbook Hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật Sau đó nhấn nút OK.

Thao tác với bảng tính

Hình 17 – Hộp thoại Save as với tùy chọn Tools

Email:

Các phím dịch chuyển con trỏ ô:

+ ← , ↑ , → , ↓ dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.

+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.

+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

+ Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại + Ctrl + ← tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại + Ctrl + ↓ tới dòng cuối cùng của cột hiện tại.

+ Ctrl + ↑ tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại + Ctrl + ↑ + ← tới ô trái trên cùng (ô A1).

+ Ctrl + ↑ + → tới ô phải trên cùng (ô IV1).

+ Ctrl + ↓ + ← tới ô trái dưới cùng.

+ Ctrl + ↓ + → tới ô phải dưới cùng.

Thao tác với bảng tính

1. Đánh dấu ô, hàng, cột

Đánh dấu ô:

• Đánh dấu một ô: bấm chọn ô đó

• Đánh dấu một nhóm ô liền nhau

• Đánh dấu một số ô rời rạc: bấm thêm phím Ctrl

trong khi chọn các ô

Đánh dấu hàng, cột

• Thực hiện trên đường viền

• Vào Format/Cells/ Border

3 Thay đổi kích thước cột, hàng

• Đánh dấu cột, hàng cần thay đổi kích thước

• Bấm vào nét kẻ để mở rộng hoặc thu hẹp

Thay đổi kích thước trong cả bảng tính

• Chọn cả bảng tính

• Kéo chuột để thay đổi kích thước

Thao tác với bảng tính

4 Xóa ô, hàng, cột

• Đánh dấu vào ô, hàng, cột cần xóa

• Hoặc bấm chuột phải chọn Delete

• Nhập số vào ô đầu tiên cần đánh số

• Đưa con trỏ tới góc dưới bên phải giữ phím Ctrl +

kéo chuột.

Email:

Sửa dữ liệu trong ô

Cách 1: Đặt con trỏ vào ô cần sửa, nháy chuột đúp và

sửa dữ liệu mới.

Cách 2: Đặt con trỏ tại ô cần sửa, nhấn F2

Cách 3: Sửa dữ liệu từ thanh công thức.

Khi sửa dữ liệu xong, kết thúc bằng phím Enter hoặc

phím Tab.

Các loại địa chỉ ô

 Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.

 Địa chỉ ô bao gồm:

 Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng Ví dụ: A15, C43.

 Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột hoặc tên hàng nếu muốn

Email:

Địa chỉ miền

 Miền là một nhóm ô liền kề nhau.

 Địa chỉ miền được khai báo theo cách:

Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải

$C$5:$D$8

• Dữ liệu dạng chuỗi căn trái trong ô.

• Trong các công thức dữ liệu kiểu chuỗi phải được đặt giữa cặp nháy (“ ”)

Ví dụ: = if(C3>=5, “Đậu”,”Trượt”).

Dữ liệu kiểu số được nhập vào mặc nhiên là dạng General và được căn phải trong ô.

Dấu ##### xuất hiện khi độ rộng của cột không đủ hiện thị số trong ô Để hiển thị số bình thường thì chỉ việc tăng độ rộng của cột.

 Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.

 ^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa

 *, / : Toán tử nhân, chia.

 +, - : Toán tử cộng trừ

 Toán tử nối chuỗi

 Toán tử nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành một chuỗi duy nhất.

Căn chỉnh tiêu đề

 Bôi đen tiêu đề, click chuột phải

Format Cell/ Agliment/

Ô Hoziontal/ Center

Ô Vertical/ Verlical

Chọn Wrap text/ Ok.

Email:

Định dạng ô chữ số tự động điều chỉnh

để hiển thị (số dài bao nhiêu cũng vừa 1 ô)

Ấn chuột phải Format Cell/ Agliment/ Shrink to fit/ Ok

Đặt số trang tự động chuyển sang trang sau

Biểu tượng Office Button/Print Preview/ Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Center section/ Ok/ Esc.

In không thấy màu

Biểu tượng Office Button/ Print Preview/ Page Setup/ Sheet/ Black and White/ Ok

Email:

Đặt tiêu đề cho cột

Biểu tượng Office Button/ Print Preview / Page setup/ Sheet/

Columns to repead at left

HỆ THỐNG CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN TIN HỌC LÀM KẾ TOÁN

1- Phương pháp định dạng General

Mục đích để phục vụ trong 1 ô Cell vừa hiển thị kiểu text, vừa có giá trị tính toán được.

Email:

Định dạng cho 1 ô Cell

Khi ta nhập: 30/4/1975 thì cho kết quả:

Sài Gòn, ngày 30 tháng 4 năm 1975

Format/ Cell/ Number/ General/Date/ Custom> cửa số:

“Sài Gòn, ngày “dd” tháng “mm” năm “yyyy / Ok

LỌC DỮ LIỆU, QUẢN LÝ DATA

1- Lọc thông thường Excel 2003

Đặt chế độ lọc (hiển thị) các mặt nạ cho các trường (cột) B1: Bôi đen vùng dữ liệu muốn lọc

Data/ Filter/ AutoFilter/ Ok.

B2: Từ các cột lựa chọn dữ liệu cần lọc

2- Lọc thông thường Excel 2010

B1: Bôi đen vùng dữ liệu muốn lọc

B2: Chuột phải/ Filter by Selected Cell’s Color/Ok

B3: Tại cột đầu tiên/Kích chuột Equals a Yellow color/ Chọn Select

QUẢN LÝ DATA (Cơ sở dữ liệu)

Hãy thiết lập TK Nợ, TK Có – Không cho nhập chữ, chỉ cho nhập số.

Bôi đen vùng cần thiết lập/

Data/ Ô Data Tools Validation/ Allow/ Deciman

Minimum=0

Maximum=99999/ Ok.

Báo lỗi thì vào tiếp Error Alerl/ Titll

Error alert: message (không cho nhập kiểu text)

Khi thực hiện NAME địa chỉ có 2 cách sử dụng

Cách 1: Đưa vào Data/ list.

Cách 2: Bôi đen 1 ô vào Insert/ Name/ Define/

Refer to: Hiển thị vùng dữ liệu muốn đặt Name.

Name in workbook: Đặt tên vùng không cách, không dấu.

Với Excel 2010Chuột phải/Name a range/Ten/Ok

Hoặc Formulas/Define Name/New Name

PHƯƠNG PHÁP ĐẶT NAME VÀ SỬ

Ví dụ:

Đặt Name cho ô năm ở TA: Năm 2012 = ô D2

Insert/ Name/ Define

Refer toL: $D2$

Name in wordbook: namth

Mục đích khi thay đổi năm ở TA toàn bộ dữ liệu KT bị thay

Bôi đen vùng muốn đặt tên rồi vào như trên.

Thực hành chèn 1 sheet, đổi tên thành ma_VT

Tại cột C của bảng này khai bảo tên vật tư từ dòng 6 đến dòng 20

Bôi đen từ C6:C20/ Formulas/ Define Name / Đặt tên ma_tenvt

Sử dụng:

Mở 1 bảng tính khác Tại cột muốn sử dụng Name này nhập VT bảng này có tên là NXT

Cột G nhập tên vật tư Đặt con trỏ vào G8/ Data/ Validation/ Setting/ list

Source: cách = ma_tenvt - Xuất hiện mặt nạ OK.

Email:

KÝ HIỆU TOÁN TỬ

= : Dấu bằng: Đặt trước phép tính hoặc hàm

; Dấu chấm phẩy: Dấu ngăn cách của hàm

“” Dấu nháy kép: Dấu ký tự trắng (không thì thôi)

& : Dấu end (Và): Kết nối của hàm

$ : Dấu đôla: Cố định tuyệt đối Cố định cột khi lập trình $ đứng trước cột: cố định cột; $ đúng trước dòng: cố định dòng

: Dấu hai chấm: đến vùng địa chỉ (Từ ô Cell nào đến ô Cell nào)

KÝ HIỆU TOÁN TỬ

Thực hành về dấu “&”: kết nối hàm

Ví dụ: Có 2 ô Cell: Tại ô D6 có chữ “Lê”, ô D7 có chữ “Anh” Hãy gộp 2 ô này vào ô D8 để có “Thế Anh”

D8=D6&”_”&D7 = Thế _ Anh

D8=D6& “Thế” &D7= Lê Thế Anh

Hàm trong Excel (tiếp)

Email:

Một số hàm cơ bản trong Excel

 Hàm xử lý kiểu ngày/ giờ: Hàm xử lý kiểu ngày/ giờ trả về kiểu ngày/giờ.

 Hàm xử lý ký tự (kiểu chuỗi): Hàm xử lý kiểu chuỗi và/ hoặc trả

về kiểu chuỗi.

 Hàm xử lý kiểu logic: Hàm xử lý kiểu logic và/ hoặc trả về kiểu logic.

 Hàm xử lý kiểu số (toán học): Hàm xử lý kiểu số trả về kiểu số.

 Hàm thống kê: Thực hiện chức năng thống kê trên dữ liệu (Tổng, trung bình,…)

 Hàm tìm kiếm: Thực hiện chức năng dò tìm và cập nhật giá trị

từ bảng khác.

Một số hàm thường dùng trong Excel

I. Nhóm hàm ngày tháng (Date & Time)

• Now(): trả về ngày tháng năm và giờ hiện tại

• Today(): Trả về ngày tháng năm hiện tại

• Day(“dd/mm/yy”): Cho giá trị ngày

Một số hàm cơ bản trong Excel

II Nhóm hàm về ký tự (Text)

1. Hàm LEFT

Cú pháp: =LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Hàm trả về n ký tự tính từ vị trí bên trái của chuỗi

Ví dụ: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7) =

2 Hàm RIGHT

Cú pháp: = RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Hàm trả về n ký tự tính từ

vị trí bên phải của chuỗi.

VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

3 Hàm MID

Cú pháp: = MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Hàm trả n ký tự tính từ vị trí thứ m của chuỗi.

Một số hàm cơ bản trong Excel

III Nhóm hàm về Logic (Logical)

1 Hàm IF

Cú pháp: =IF(bt logic, trị đúng, trị sai)

Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True

Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False

VD1: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)

 Hàm IF có thể viết lồng nhau.

VD2: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))

- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:

nếu [dữ liệu trong ô C6] ≤ 300 nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6] ≤ 400 nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400

Trường hợp có 2 điều kiện ta phải dùng kết hợp thêm hàm khác:

Ví dụ: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))

11111111

2

3

Một số hàm cơ bản trong Excel

Nếu hoặc là cột TK Nợ=111; hoặc cột TK Có=111, hãy đếm

số thứ tự tự động không thi thôi

Một số hàm cơ bản trong Excel

Email:

Giả sử khi ta cần xếp loại học sinh theo điểm trung bình theo tiêu chuẩn cho trong bảng sau:

Nếu điểm TB thì xếp loại

lớn hơn hoặc bằng 8.5 và điểm RL loại A  Giỏi

Sửa thành:

=IF(AND(DTB>=8.5,RL=“A”),"Giỏi",

IF(and(DTB>=5.0,DTB>=6.5),"TB", IF(DTB<5,"Kém“,“Khá”))))

Một số hàm cơ bản trong Excel

5- Hàm SUMIF: Hàm tính tổng 1 điều kiện

=Sumif(vùng ĐK có chứa đối tượng mẫu;đối tượng mẫu;vùng tính tổng)

Hàm if

=if(Nếu;Thì;Không thì)

Email:

Một số hàm cơ bản trong Excel

6- SUMPRODUCT: Hàm tính tổng 2 điều kiện

=Sumproduct((Vùng ĐK có chứa đối tượng mẫu 1 so sánh mẫu 1)*(vùng ĐK có chứa đối tượng mẫu 2 so sánh mẫu 2)*(Vùng cần tính tổng))

Chú ý: Vùng cần tính tổng không nhập được kiểu text

Đây là hàm tự tạo dạng mảng Ta có thể sử dụng hàm tự tạo để tính tổng nhiều điều kiện

=Sum(if(Vùng có chứa mẫu đối tượng 1 so sánh mẫu 1;if(Vùng có chứa mẫu đối tượng 2 so sánh mẫu 2;vùng tính tổng;0));0)

* Dùng nghệ thuật vuốt thả: vuốt vùng điều kiện, thả tìm đối tượng mẫu, vuốt tìm vùng tính tổng Chiều dài vuốt phải bằng nhau.

SUMPRODUCT: Hàm tính tổng 2 điều kiện

Email:

Một số hàm cơ bản trong Excel

7- Hàm Vlookup : Hàm tìm kiếm theo cột

=Vlookup(Mẫu đối tượng;vùng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa mẫu đối tượng;thứ tự cột của vùng tìm kiếm tính

từ cột đầu tiên đến cột có dữ liệu của bảng;0)

=Vlookup(Mẫu đối tượng;Vùng tìm kiếm;thứ tự cột;0)

Một số hàm cơ bản trong Excel

Khi sử dụng Vlookup thường bị lỗi: Lỗi từ chối:

#N/A Không tìm thấy mẫu đối tượng

Vì vậy ta có hàm sửa lỗi hoàn hảo

kiếm;thứ tự;0));””,”chép lại Vlookup )))

Dịch nghĩa: Nếu hàm Vlookup có lỗi, nếu không có lỗi thì lấy kết quả hàm Vlookup.

Email:

Ví dụ hàm VLOOKUP

Một số hàm cơ bản trong Excel

Hàm Match:

Hàm tìm kiếm mẫu đúng đối tượng trong cột đúng dòng thứ mấy Trở về=Match(mẫu đối tượng cho trước;cột có chưa mẫu đối

tượng;0)

Email:

Một số hàm cơ bản trong Excel

Hàm Countif(): Hàm đếm có điều kiện

=Countif(vùng điều kiện có chứa đối tượng mẫu;đối tượng mẫu)

Thực hành lập công thức đếm công.

Một số hàm cơ bản trong Excel

Hàm LEFT: Hàm cắt ký tự từ trái sang phải

=Left(chuỗi ký tự;số thứ tự cần lấy)

5111 cắt lấy 2 ký tự đầu = Kết quả 51 ở dạng Text

=left(5111;2) kết quả 51

Thực hành cao cấp

Email:

Một số hàm cơ bản trong Excel

Hàm Right: Hàm cắt từ phải sang trái

Tương tự như hàm Left

CT=Right(12345;3) = 345

Một số hàm cơ bản trong Excel

Một số hàm cơ bản trong Excel

Hàm Month:

=Month(ô có chưa dữ liệu ngày tháng năm)

09/5/2012 muốn kết quả =5

=month(09/5/2012) =5

Hàm tham chiếu theo hàng

 Cú pháp:

= HLOOKUP(g/t tìm kiếm, bảng tìm kiếm, hàng lấy d.liệu, [1/0]) Hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP chỉ khác là hàm này lấy dữ liệu theo hàng.

Một số hàm thường dùng trong Excel

Email:

TỰ MỞ SỔ VÀ TỰ ĐỘNG HÓA

NHỮNG KiẾN THỨC CẦN CÓ

- Định dạng cột ngày tháng theo kiểu Việt Nam.

- Định dạng dấu ngăn của số tự nhiên bằng dâu chấm.

- Đặt chế độ lọc Auto filter

- Chèn đặc biệt, dán đặc biệt

- Chế độ khóa bảng tính.

- Biết được bản chất và công dụng của mỗi loại sổ chi tiết.

- Biết được quy trình ghi chép, đối chiếu, kiểm tra cơ bản của kế toán.

- Biết được bản chất, công dụng của các báo cáo, quy trình lập và kiểm tra báo cáo tài chính.

Nguồn dữ liệu được nhập vào DATA và từ

DATA sẽ cấp dữ liệu làm các loại sổ Cái, sổ chi tiết và các Báo cáo tài chính.

+ Yêu cầu sản phẩm đảm bảo tính thẩm mỹ cao.

+ Phương pháp sử dụng lệnh Hyperlink -> Bookmark.

- Thiết lập hệ thống tài khoản phù hợp với yêu cầu

Email:

II – PHƯƠNG PHÁP MỞ SỔ VÀ LẬP

TRÌNH BỘ SỔ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO

Bảng 3: DATA – Nhật ký kinh doanh

Mục đích: Dùng để nhập toàn bộ các nghiệp vụ kế toán, là nguồn dữ liệu để cấp lập trình tự động hóa cho các sổ Cái, sổ chi tiết, lập Bảng cân đối phát sinh tài khoản và các Báo cáo kế toán.

Yêu cầu:

+ Phải có cột ngày tháng vì các sổ làm theo tháng và phải định dạng nhập theo kiểu Việt Nam.

+ Cột ngày số phải nhập được kiểu text.

+ Cột TK: Phải nhập đúng tài khoản đã được quy định tại bảng TK nhập sai

sẽ báo lỗi.

+ Cột Mã khách hàng: Phải nhập đúng mã khách hàng ở bảng TH No

+ Cột Mã tính Z: Phải khai đúng mã cần tính giá thành ở bảng TH Z