Tóm tắt: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý, lưu trữ HSBA là sáng kiến được áp dụng để thay thế giải pháp quản lý thông tin HSBA lưu trữ tại kho bằng phương pháp dựa vào sổ
Trang 13
SỞ Y TẾ HÀ TĨNH
BỆNH VIỆN PHỔI
- -
BÁO CÁO SÁNG KIẾN
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ BỆNH ÁN
Tác giả sáng kiến: Nguyễn Thị Hoài Thương
Đơn vị công tác: Phòng KHTC – Bệnh viện Phổi
Hà Tĩnh, tháng 9 năm 2019
Trang 2DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
HSBA: Hồ sơ bệnh án
KHTC: Kế hoạch Tài chính
BHYT: Bảo hiểm y tế
CĐHA: Chẩn đoán hình ảnh
KHTH: Kế hoạch tổng hợp
BVĐK: Bệnh viện đa khoa
BVPTW: Bệnh viện Phổi Trung Ương CBVC: Cán bộ viên chức
BV: Bệnh viện
Trang 3CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
BẢN CAM KẾT
Kính gửi: Ban Giám đốc Bệnh viện Phổi Hà Tĩnh Tên tôi là: Nguyễn Thị Hoài Thương
Bộ phận công tác: Phòng Kế hoạch – Tài chính, Bệnh viện Phổi Hà Tĩnh Năm 2019, tôi đã viết một sáng kiến có tên là “Ứng dụng phần mềm Microsoft trong quản lý lưu trữ Hồ sơ bệnh án”
Tóm tắt: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý, lưu trữ
HSBA là sáng kiến được áp dụng để thay thế giải pháp quản lý thông tin HSBA lưu trữ tại kho bằng phương pháp dựa vào sổ sách như trước đây Sáng kiến này
sử dụng các lệnh và hàm giúp người sử dụng nhập thông tin nhanh chóng, lưu trữ thông tin HSBA một cách khoa học, ngắn gọn, giảm sổ lượng sổ sách nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin quy định theo mẫu sổ lưu trữ, giảm thời gian, nhân lực
và công sức trong quá trình nhập thông tin HSBA lưu trữ và tìm kiếm HSBA tại kho bệnh án khi có yêu cầu đồng thời thể hiện được tình trạng sử dụng của HSBA
Tôi xin cam kết đây sản phẩm của cá nhân tôi, không sao chép của người khác dưới bất kì hình thức nào Nếu phát hiện có sao chép của người khác hoặc xảy ra tranh chấp tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
Hà Tĩnh, ngày 17 tháng 9 năm 2019
NGƯỜI CAM KẾT
(đã ký)
Nguyễn Thị Hoài Thương
Trang 4MỤC LỤC
I PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Bối cảnh của sáng kiến 1
2 Lý do chọn sáng kiến 2
3 Phạm vi và đối tượng áp dụng sáng kiến 2
4 Mục đích sáng kiến 2
5 Điểm mới trong sáng kiến 3
II PHẦN NỘI DUNG 4
1 Cơ sở lý luận 4
2 Thực trạng vấn đề 5
3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề 7
4 Hiệu quả mang lại của sáng kiến 14
5 Khả năng ứng dụng và triển khai sáng kiến 14
6 Ý nghĩa của sáng kiến 15
III PHẦN KẾT LUẬN 15
1 Những bài học kinh nghiệm 15
2 Những kiến nghị, đề xuất 16
Trang 51
I PHẦN MỞ ĐẦU
1 Bối cảnh của sáng kiến
Quản lý hồ sơ bệnh án (HSBA) tại các bệnh viện nói chung và bệnh viện Phổi Hà Tĩnh nói riêng luôn là một thách thức Làm sao để HSBA được quản lý nghiêm ngặt, không mất mát, bảo đảm bí mật thông tin nhưng luôn sẵn sàng và thuận tiện cho việc tìm kiếm khi có yêu cầu luôn là vấn đề các nhà quản lý quan tâm Đây cũng là một yêu cầu đặt ra trong mọi tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện
Kể từ khi Trạm chống lao Hà Tĩnh ra đời năm 1991, cho đến khi thành lập Bệnh viện Lao và Bệnh Phổi Hà Tĩnh năm 2001, từ tháng 7 năm 2007, bệnh viện chính thức đi vào hoạt động thu dung bệnh nhân điều trị nội trú đến nay đã
có hàng chục nghìn HSBA nội trú được lập cho các bệnh nhân lao, bệnh phổi khác Tuy nhiên, việc quản lý số lượng hồ sơ bệnh án còn nhiều hạn chế và mang tính chất thủ công
Đối với thông tin HSBA của các bệnh nhân trước năm 2019 sẽ được lưu bằng việc ghi chép bằng sổ lưu trữ, cuối năm những cuốn sổ này sẽ được lưu trữ vào kho lưu trữ của bệnh viện cùng với HSBA Việc quản lý số lượng HSBA dựa vào sổ sách gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý, tra cứu thông tin để tìm HSBA theo yêu cầu nhất là đối với các trường hợp số lượng thông tin dùng
để tra cứu ít, cũng như làm mất rất nhiều thời gian, công sức trong quá trình tra cứu Trong khi nhân lực tại phòng KHTC bệnh viện hiện tại còn thiếu, cán bộ phụ trách lưu trữ HSBA kiêm nhiệm nhiều công việc khác
Đối với việc lưu trữ, quản lý sử dụng HSBA thủ công sẽ sử dụng rất nhiều các loại sổ sách bao gồm: Sổ lưu trữ HSBA (MS: 22/BV-01), Sổ lưu trữ HSBA
tử vong (MS: 23/BV-01), Sổ theo dõi mượn HSBA, Sổ theo dõi tình trạng sử dụng HSBA
Trang 62
Việc lưu trữ và quản lý HSBA bằng phương pháp thủ công tốn rất nhiều thời gian, nhân lực và quá trình tra cứu thông tin tại sổ lưu trữ nhằm tìm kiếm HSBA tại kho mất rất nhiều thời gian và công sức
2 Lý do chọn sáng kiến
Xuất phát từ thực trạng đã nêu trên, tôi đã xây dựng sáng kiến Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý lưu trữ HSBA nhằm lưu trữ thông tin HSBA một cách khoa học, ngắn gọn, giảm số lượng sổ sách nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin quy định theo mẫu sổ lưu trữ, giảm thời gian, nhân lực và công sức trong quá trình nhập thông tin HSBA lưu trữ và tra cứu thông tin nhằm tìm kiếm HSBA tại kho bệnh án khi có yêu cầu đồng thời thể hiện được tình trạng sử dụng của HSBA
3 Phạm vi và đối tƣợng áp dụng sáng kiến
Sáng kiến được áp dụng trong việc lưu trữ HSBA tại phòng KHTC, phục
vụ cho việc lưu trữ HSBA, tra cứu tìm kiếm HSBA khi có yêu cầu
Đối tượng áp dụng: Cán bộ được phân công lưu trữ và quản lý kho HSBA
4 Mục đích sáng kiến
Sáng kiến Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý lưu trữ HSBA
đã giải quyết được những khó khăn còn tồn tại như:
- Lưu trữ HSBA trên Sổ lưu trữ là một file Excel mỗi khoa mỗi sheet, đồng thời dữ liệu thể hiện mỗi HSBA đang ở vị trí nào trong kho (Cặp nào, trên giá của khoa nào) hay đang được sử dụng với mục đích gì, ai là người sử dụng: Giảm thiếu sổ sách bao gồm nhiều loại như trước đó
- File lưu trữ được thiết kế dựa trên một số lệnh và hàm giúp người sử dụng nhập dữ liệu nhanh, chính xác nhằm tiết kiệm thời gian nhập, đồng thời sử dụng định dạng dữ liệu có điều kiện dữ liệu nhằm thể hiện tình trạng sử dụng (Mượn, Quyết toán BHYT, Bình bệnh án…) hay là HSBA tử vong sẽ được thể hiện ở định dạng khác
Trang 73
- Quá trình tra cứu thông tin nhằm tìm kiếm số lưu trữ HSBA tại kho nhanh chóng, không mất nhiều thời gian như trước đó
Trước đó nếu tra cứu thông tin nhằm tìm kiếm bệnh nhân cần tra cứu thủ công bằng sổ lưu trữ tốn rất nhiều thời gian và cần nhiều thông tin Nếu áp dụng sáng kiến này thì chỉ cần Họ tên bệnh nhân, ngày vào hoặc ngày ra thì chỉ cần một thao tác có thể tìm kiếm được sổ lưu trữ HSBA cần tìm và biết HSBA đang
ở vị trí nào trong kho hoặc đang tạm thời được đem ra ngoài kho cho mục đích khác và tra được tên người đang sử dụng
- Hàng tháng, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện giám định HSBA để thanh quyết toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh Mỗi lần cán bộ phụ trách lưu trữ sẽ phải tìm kiếm từ khoảng 80 đến 120 HSBA, bước đầu tiên sẽ phải xác định trong số HSBA được chọn có bao nhiêu HSBA đã nộp lên lưu trữ và bao nhiêu HSBA chưa được nộp lưu trữ để liên lạc các khoa Đối với các HSBA đã nộp lưu trữ cần tìm số lưu trữ để lấy HSBA tại kho Nếu sử dụng phương pháp thủ công như trước sẽ rất mất thời gian và công sức
5 Điểm mới trong sáng kiến
Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý lưu trữ HSBA là sáng kiến được áp dụng để thay thế giải pháp quản lý thông tin HSBA lưu trữ tại kho bằng phương pháp dựa vào sổ sách như trước đây Sáng kiến này sử dụng các lệnh và hàm giúp người sử dụng nhập thông tin nhanh chóng như: Tạo drop down List trong Data validation giúp người dùng tích chọn các thông tin có sẽ khi nhập các biến như: Nghề nghiệp, Tỉnh, Nơi giới thiệu, Nơi chuyển đến khi ra viện, Kết quả điều trị, Tình trạng sử dụng…; Tạo dấu tích chọn các thông tin BHYT, Công chức, viên chức…; sử dụng hàm VLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu, dựa vào vùng dữ liệu có sẵn để khi nhập tên xã/ phường/ thị trấn sẽ tự động hiển thị thông tin huyện/ Thị xã/ Thành phố
Đồng thời sử dụng định dạng có điều kiện Conditional Fomatting để thể hiện tình trạng sử dụng qua định dạng Dòng thông tin HSBA Chức năng này
Trang 84
giúp người sử dụng có thể nhận biết HSBA tử vong hay tình trạng sử dụng của HSBA ngay khi mở danh sách quản lý
Ví dụ: HSBA đang được dùng để Bình bệnh án sẽ tự động hiển thị nền màu tím khi người sử dụng chọn tình trạng sử dụng Bình bệnh án tại cột Tình trạng sử dụng
HSBA tử vong khi người sử dụng chọn “Tử vong” tại cột HSBA tử vong thì dòng thông tin HSBA đó sẽ tự động hiển thị chữ trắng trên nền đen
Việc tra cứu HSBA sẽ chỉ cần thông tin họ tên bệnh nhân, ngày vào hoặc ngày ra sau khi nhấn tổ hợp phím tìm kiếm trong danh sách sẽ có ngay số lưu trữ HSBA cần tìm, HSBA đó được lưu tại cặp nào, giá nào trong kho hay đang được tạm thời đưa ra ngoài và ai là người đang sử dụng Thay vì tra cứu thủ công dựa vào sổ sách như trước, qua nhiều bước và cần nhiều thông tin hơn nên
sẽ tốn kém thời gian và công sức
Sổ lưu trữ trên Microsoft Excel này còn bổ sung các thông tin còn thiếu trong Sổ lưu trữ thủ công như ghi chú số phim CĐHA kèm theo…
Để viết sáng kiến này tôi đã tìm tòi nghiên cứu các tài liệu liên quan đồng thời nghiên cứu cách áp dụng các chức năng hàm, câu lệnh trong Excel trong quá trình thiết lập để hạn chế tối đa số dữ liệu người nhập phải đánh máy
II PHẦN NỘI DUNG
1 Cơ sở lý luận
- Luật Khám bệnh, chữa bệnh ngày 23 tháng 11 năm 2009 ;
- Quy chế bệnh viện ban hành theo Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19 tháng 9 năm 1997;
- Quyết định số 4069/2001/QĐ-BYT ngày 28 tháng 9 năm 2001 của Bộ Y
tế ban hành mẫu hồ sơ bệnh án nhằm thống nhất biểu mẫu HSBA, sổ sách ghi chép trong bệnh viện;
- Quyết định số 6858/QĐ-BYT ngày 18 tháng 11 năm 2016 của Bộ Y tế ban hành Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện Việt Nam (phiên bản 2.0);
Trang 95
- Thông tư 50/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Bộ Y tế sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh;
- Thông tư 53/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế
2 Thực trạng vấn đề
2.1 Nhập dữ liệu lưu trữ
- Quá trình nhập thông tin lưu trữ trước đây bao gồm các bước:
+ Sau khi HSBA hoàn thiện được nộp lưu trữ, cán bộ phụ trách sẽ ghi số lưu trữ vào HSBA;
+ Vào sổ lưu trữ HSBA từng khoa, HSBA tử vong sẽ nhập vào sổ lưu trữ bệnh án tử vong
+ Sắp xếp HSBA theo khoa, xếp theo từng cặp mỗi cặp 20 HSBA
- Cán bộ phụ trách ghi chép thông tin lưu trữ HSBA vào sổ lưu trữ: Nhiều bước, quản lý nhiều sổ sách (Mỗi năm ít nhất 5 cuốn gồm 3 cuốn sổ lưu trữ 3 khoa, 1 sổ theo dõi mượn HSBA,1 sổ lưu trữ HSBA tử vong), trong khi sổ lưu trữ có nhiều cột thông tin Đặc biệt theo Thông tư 50/2017/TT-BYT phải lưu phim kèm theo nhưng thông tin về việc HSBA lưu trữ tại kho có kèm theo phim không và nếu có thì bao nhiêu phim kèm theo không có cột ghi thông tin
này
Trang 106
Hình 1 Các sỗ sách quản lý, lưu trữ HSBA
2.2 Tra cứu, tìm kiếm Hồ sơ bệnh án khi có yêu cầu
- Dựa vào các thông tin: Họ và tên, Khoa điều trị, Ngày vào viện, ra viện
dò tìm tại sổ lưu trữ của khoa đó Từ sổ lưu trữ sẽ tìm kiếm HSBA tại kho
- Quá trình tra cứu, tìm kiếm HSBA đang lưu trữ tại kho khi có yêu cầu: tra cứu thủ công, tốn nhiều công sức đặc biệt khi có ít thông tin bệnh nhân dùng để tra cứu (chỉ có Họ tên và khoảng thời gian điều trị không biết chính xác ngày) hoặc số lượng HSBA cần tìm kiếm nhiều (Như khi lấy HSBA quyết toán)
Hình 2 Danh sách HSBA trong sổ lưu trữ
Trang 117
2.3 Tra cứu một Hồ sơ bệnh án bất kỳ đang nằm ở vị trí nào trong kho hay đang tạm thời được đưa ra ngoài và tên người đang sử dụng
Sổ lưu trữ chưa thể hiện được vị trí của HSBA tại kho (mà chỉ thể hiện được đang đặt tại giá của khoa nào) hoặc đang tạm thời đưa ra ngoài và ai là người đang sử dụng mà phải có 1 sổ riêng để theo dõi
2.4 Lưu trữ Hồ sơ bệnh án tại kho
Theo Thông tư 50/2017/TT-BYT quy định cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lưu trữ phim chẩn đoán hình ảnh (CĐHA), tuy nhiên việc này sẽ rất khó khăn do có HSBA bao gồm phim có HSBA không bao gồm phim, số lượng phim CĐHA kèm theo ít hoặc nhiều nên bao hồ sơ sẽ không đồng nhất dẫn đến việc lưu trữ tại kho sẽ rất lộn xộn
Trong điều kiện nhân lực thiếu, kiêm nhiệm nhiều công việc mà số lượng công việc lưu trữ lại nhiều, tốn kém thời gian, công sức không cần thiết, trong khi hiệu quả công việc mang lại không cao
Xuất phát từ thực tế trên, tôi tiến hành xây dựng một giải pháp lưu trữ thông tin HSBA khoa học hơn nhằm giúp quá trình nhập thông tin nhanh chóng, dễ dàng đồng thời đảm bảo tổng hợp đầy đủ thông tin cần lưu trữ theo quy định, vừa thể hiện được tình trạng sử dụng của HSBA cũng như đảm bảo quá trình tra cứu tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng Đồng bộ việc lưu HSBA cùng với phim CĐHA đảm bảo đầy đủ tài liệu nhưng kho lưu trữ vẫn đảm bảo được sắp xếp ngăn nắp
3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
Với mục tiêu tạo một cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác, đảm bảo quá trình tra cứu thuận tiện, nhanh chóng, tôi đã ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để xây dựng Sổ lưu trữ Hồ sơ bệnh án tại phòng KHTC theo từng khoa Các bước thực hiện như sau:
3.1 Xác định các thông tin cần đưa vào file lưu trữ
- Dựa vào mẫu sổ lưu trữ để chọn thông tin cần đưa vào file lưu trữ;
Trang 128
- Bổ sung một số thông tin: Cặp lưu trữ tại kho, số phim CĐHA kèm theo, Tình trạng sử dụng, HSBA tử vong, Ghi chú
- Tổng hợp tất cả các thông tin cần đưa vào file lưu trữ
3.2 Tạo Sổ lưu trữ trên Microsoft Excel
Lần lượt tạo các biến theo thông tin cần đưa vào sao cho đảm bảo quá trình nhập dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin: Đầu tiên, tạo một sheet Dữ liệu, Sheet này sẽ bao gồm các dữ liệu gốc dùng
để viết hàm và câu lệnh
Hình 3 Sheet dữ liệu đầy đủ
- Cột đầu tiên: Thể hiện Cặp lưu trữ tại kho, được tính dựa vào số lưu trữ
do Phòng KHTC quy định, cứ 20 HSBA/ 1 cặp
Sử dụng INT(Làm tròn số), cụ thể làm tròn kết quả: (số lưu trữ +19)/20 sẽ thể hiện cặp số mấy Hàm sử dụng cụ thể: =$A$1& " " &INT((Bn+19)/20)
Từ số lưu trữ KHTH sẽ xác định được HSBA đó đang được lưu trữ ở cặp số mấy:
Ví dụ: 1 - 20: Cặp 1
21 - 40: Cặp 2
Trang 139
Từ số lưu trữ KHTH sẽ tự động hiển thị cặp lưu trữ tương ứng
- Số lưu trữ gồm 3 cột nhỏ: đánh số lưu trữ theo thứ tự KHTH thể hiện số lưu trữ do phòng KHTC quy định, cột này được hiển thị chữ màu đỏ mặc định
để dễ quan sát
Số lưu trữ tại khoa Lâm sàng và số vào viện: Thể hiện trong HSBA
- Các cột Họ tên, Tuổi, Giới: Nhập thông tin
- 2 cột: Công chức, viên chức; BHYT: Sử dụng chức năng tạo tích chọn
Hình 4 Tạo tích chọn và Dropdown List cột Nhân dân
- Các cột: Nhân dân (Thành thị, Nông thôn); Trẻ em (dưới 1 tuổi, 1 tuổi –
15 tuổi), Nghề nghiệp (Nông dân, Chính sách, Tuổi già, Hưu trí, CBVC, Học sinh, sinh viên; Trẻ em, Khác), Nơi giới thiệu (Trạm Y tế, BVĐK tuyến huyện, BVPTW, BVĐK tỉnh, Vào cấp cứu, Tự đến, Khác), Kết quả điều trị (Khỏi, Đỡ giảm; Nặng hơn; Không thay đổi), Tình trạng sử dụng (Mượn, Quyết toán BHYT, Bình bệnh án, Kiểm tra), HSBA Tử vong (Tử vong)
Trên sheet Dữ liệu tạo các lựa chọn tương ứng