c/ Kết quả đạt được: - Lãnh đạo Trung tâm đã chỉ đạo tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc thực hiện đúng các quy định trong công tác Văn thư, Lưu trữ, thực hiện tốt việc chuyển giao c
Trang 1SỞ Y TẾ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
TRUNG TÂM KIỂM NGHIỆM
THUỐC, MỸ PHẨM, THỰC PHẨM
Số: /BC-KNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thừa Thiên Huế, ngày 16 tháng 11 năm 2017
BÁO CÁO Tình hình thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2017
Thực hiện Công văn số 1414/SNV-VTLT ngày 08/11/2017 của Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế về việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Công văn số 2899/SYT-VP ngày 10/11/2017 của Sở Y tế về việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2017
Trung tâm Kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm kính báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 như sau:
I KẾT QUẢ THỰC HIỆN:
1 Công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản theo quy định của pháp luật về Văn thư, Lưu trữ:
a/ Các văn bản tuyên truyền, phổ biến trong năm:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý sử dụng con dấu;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ ban hành quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
b/ Hình thức tuyên truyền, phổ biến:
Trung tâm đã tổ chức triển khai, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác Văn thư, Lưu trữ cho CBVC chức dưới nhiều hình thức khác
Trang 2nhau như: Tổ chức Hội nghị, lồng ghép vào các cuộc họp cơ quan, sao gửi văn bản đến các Khoa, Phòng và trên trang Website của Trung tâm
c/ Kết quả đạt được:
- Lãnh đạo Trung tâm đã chỉ đạo tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc thực hiện đúng các quy định trong công tác Văn thư, Lưu trữ, thực hiện tốt việc chuyển giao công văn đi, công văn đến qua mạng
- Đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế việc chuyển giao văn bản giấy, tiết kiệm chi phí tem thư, đi lại, góp phần thực hiện chủ trương ứng dụng văn bản điện tử của ngành
- Hồ sơ được đưa vào bảo quản theo đúng quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ nên việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời
2/ Ban hành các văn bản về Văn thư, Lưu trữ:
Về ban hành văn bản của công tác Văn thư, Lưu trữ như Quy chế về tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Trung tâm Kiểm nghiệm
3/ Công tác tổ chức cán bộ:
a/ Số lượng và trình độ của cán bộ Văn thư, Lưu trữ của cơ quan:
Hiện nay Trung tâm bố trí 01 cán bộ Văn thư (kiêm nhiệm), có trình độ Thạc sỹ Hóa phân tích
b/ Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp cho cán bộ, viên chức làm công tác Văn thư, Lưu trữ:
- Thực hiện theo mã ngạch lương của Kỹ sư 13.095, với chế độ nâng lương thường xuyên theo quy định và không có phụ cấp gì cho cán bộ làm công văn thư, lưu trữ tại đơn vị
4/ Công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản:
Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật về thể thức, hình thức và nội dung của văn bản quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Quản lý văn bản đi: Tính từ ngày 16/11/2017 đến nay với số lượng văn bản là 250 văn bản hành chính
- Quản lý văn bản đến: Tính từ ngày 16/11/2017 đến ngày nay với số
lượng văn bản là 544 văn bản.
Việc lưu giữ, quản lý văn bản được thực hiện theo quy định tài Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư của Chính phủ Bản lưu tại Văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
5/ Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
a/ Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức:
Trang 3Để triển khai các văn bản của cơ quan, Trung tâm đã tập trung xây dựng
kế hoạch công tác Văn thư, Lưu trữ 2017 và từng bước ban hành danh mục hồ
sơ dự kiến cho năm 2018
b/ Tình hình thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (số lượng tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan)
Việc lập hồ sơ chỉ triển khai tại bộ phận Văn thư, chưa triển khai đồng bộ việc lập hồ sơ về công việc của từng CBVC trong cơ quan, tình trạng văn bản lưu ở các Khoa, Phòng vẫn còn
Thời gian đến đơn vị sẽ từng bước triển khai hướng dẫn đến từng CBVC
về công tác lập hồ sơ nhằm tổ chức quản lý các hoạt động của cơ quan và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo quy định
c/ Số lượng, tình trạng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại kho Lưu trữ cơ quan:
Trung tâm chưa có kho chuyên dụng Lưu trữ, hiện Trung tâm bố trí tạm một phòng làm việc để lưu trữ hồ sơ, diện tích phòng khoảng 10m2 Trong phòng đã được chỉnh lý, sắp xếp gọn gàng, khoa học phục vụ việc khai thác
6/ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư, Lưu trữ:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư, Lưu trữ, Trung tâm đã xây dựng và ứng dụng phần mềm vào quản lý văn bản đi, đến 100% CBVC của cơ quan được sử dụng và khai thác văn bản qua hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
Cơ quan có đầy đủ máy phục vụ cho công tác văn thư như: máy tính, máy phô tô, máy Scanner và phần mềm Quản lý văn bản điều hành Trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để thống kê và tìm kiếm
II/ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ:
1/ Ưu điểm:
Trong năm 2017, công tác Văn thư, Lưu trữ đã được thực hiện và có những chuyển biến tích cực
- Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhà nước về Văn thư, Lưu trữ được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức, nội dung phổ biến Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ được nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại đơn vị
- Các hoạt động nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ được tổ chức thực hiện nề nếp, ổn định
Trang 42/ Tồn tại, hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư, Lưu trữ vẫn còn một số tồn tại, hạn chế sau:
- Nhận thức của một số cán bộ, công chức về công tác Văn thư, Lưu trữ
và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ
- Nguồn kinh phí dành cho công tác Văn thư, Lưu trữ tại cơ quan còn hạn chế, chưa được phân bổ trong dự toán ngân sách hàng năm, do đó chưa đảm bảo được cho việc triển khai các hoạt động về Lưu trữ
III/ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ NĂM 2018:
1 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về Văn thư, Lưu trữ của Trung ương, của UBND tỉnh và của Sở
Y tế
2 Chủ động rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư, Lưu trữ tại cơ quan
3 Chấn chỉnh, thực hiện nghiêm túc các một số quy trình nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước: Lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
4 Đảm bảo nguồn kinh phí dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ trong
dự toán ngân sách hàng năm
IV/ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT:
Quan tâm hơn nữa về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị, nên có các chế
độ chính sách đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác văn thư
Đề nghị cấp trên tăng cường tập huấn, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn nghiệp
vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn thư Lưu trữ./