Nội dung chính • Thành viên giới thiệu về bản thân và làm quen với cả nhóm • Cập nhật diễn biến các công việc • Thành viên đưa ra ý kiến về các nguyên tắc làm việc nhóm sao cho đảm bảo h
Trang 1Biên bản cuộc họp Online ngày 21/5/2010 của nhóm chương trình vietnam2015.
• Thời gian: 20h30 ~ 22h30
• Thành phần: Hạnh (điều phối), Trang DUTEC (thư ký), Hùng VBX, Thanh Nhung (cố vấn); Tuấn Ngô, Mộng Thanh, Phước Tuấn bắt đầu muộn từ khoảng 21h
• Xác nhận không tham gia từ: Trang Boo, Trang VBX, Minh Anh (báo online muộn nhưng ko xuất hiện), Lực (báo có tham gia nhưng không xuất hiện)
Nội dung chính
• Thành viên giới thiệu về bản thân và làm quen với cả nhóm
• Cập nhật diễn biến các công việc
• Thành viên đưa ra ý kiến về các nguyên tắc làm việc nhóm sao cho đảm bảo hiệu quả công việc và tinh thần làm việc
• Các công việc cho đến cuộc họp tuần sau và phân công
Chi tiết
1 Giới thiệu: OK
Xem và tự cập nhật profile các thành viên tại đây: https://spreadsheets.google.com/ccc? key=0AqzZLJEKJzuLdElRU01vZmJMNFRKNmJ3c2ZLcmh4eUE&hl=en_GB2
2 Cập nhật diễn biến công việc
• Đề án vietnam2015 tiếng Việt: Hạnh xây dựng đề cương và viết một số phần cơ bản trong khả năng có thể Sẽ tiếp tục bổ sung và gửi sớm để các thành viên cho ý kiến, dựa trên đó phân công tiếp ai viết phần nào
Ý kiến khác
- Trang DUTEC thời gian qua tập hợp được một số nhóm cộng đồng, sẽ tham gia vào Danh sách các nhóm tham gia vn2015
Trang sẽ chủ động bổ sung vào đây
https://spreadsheets.google.com/ccc?
key=0AqzZLJEKJzuLdEZrOGNzYzFQT2x1ek9HbDJwd0liMlE&hl=en_GB
- Phước Tuấn: chủ đề năm nay Hội LHTN và TW Đoàn đưa ra là Thanh niên với Bảo
vệ Môi trường, BĐKH (mục tiêu 7) & thanh niên lập thân lập nghiệp, làm giàu chính đáng (mục tiêu 1)
- Phước Tuấn: nhiều CLB quá thì chỉ lấy các nhóm hoạt động tốt hay lấy hết danh sách?
• Website và các công cụ truyền thông khác
- Hạnh: Website hiện tại có 2 phương án:
+ Ngô Anh Tuấn đã khởi tạo Vietnam2015.vicongdong.vn (tên tạm thời) mượn domain của vicongdong.vn; ưu điểm: không mất tiền, dung lượng cao
Trang 2+ Thanh Nhung với tổ chức Green Vision đang thiết kế website, dự kiến mất khoảng 1 tháng Chị Nhung đề nghị cho nhóm Vietnam2015 toàn quyền sử dụng template để làm cổng thông tin riêng của chương trình, chỉ cần thuê hosting và domain (giá phải chăng) và thay đổi nội dung sao cho phù hợp với Vietnam2015 Ưu điểm: chuyên nghiệp, ổn định
- Hạnh cập nhật các công cụ khác:
+ Facebook Vietnam2015 do Hùng và Minh Anh nhận phụ trách, nhưng đến lúc này chưa email thông báo cho Hạnh biết đường link địa chỉ, chưa có kế hoạch nội dung đưa lên ra sao
+ Hạnh đã tạo google group mailing list, hiện tại có 10 thành viên tham gia Địa chỉ Vietnam2015@googlegroups.com; rất tiện lợi cho làm việc nhóm online
- Hùng VBX báo cáo: đã nhận nhiệm vụ facebook, đã tạo với tên Vietnam2015 và đang
up các thông tin, sau đó sẽ thảo luận cùng Hạnh (và Anh Tuấn, Minh Anh, chị Nhung) rồi gửi email chung
- Thanh Nhung cho rằng cách làm chưa phù hợp, facebook chưa hoàn thiện về nội dung nhưng đã invite nhiều thành viên tham gia Cần có sự thống nhất cả nhóm về bố cục và nội dung sau đó mới mời thành viên Do đó hai bạn phụ trách cần làm việc lại
- Hùng VBX cho biết facebook hiện tại yêu cầu cần có từ 25 thành viên trở lên mới được có đường link cụ thể Các nội dung đưa lên cũng là những gì đã được cung cấp, các thành viên là những người có quan tâm Trong quá trình làm việc, đã liên lạc để trao đổi với Anh Tuấn và Minh Anh nhưng không có phản hồi
- Thanh muốn tham gia cùng nhóm facebook
- Thanh Nhung: phải có 1 người chịu trách nhiệm chung cho 1 nhiệm vụ để rõ ràng với
cả tập thể về kết quả và giải trình sau này
• Kế hoạch truyền thông do Nguyễn Trang (Boo) đưa ra
- Hạnh cập nhật về thảo luận từ kế hoạch do Trang đề xuất, trong đó có 2 ý kiến tương đồng là Trang và Anh Tuấn cho rằng vietnam2015 bao gồm 2 vấn đề chính: Truyền thông và các hoạt động cụ thể
- Thanh Nhung: sau khi giúp thanh niên biết và muốn hành động thì chương trình cần có thông tin hỗ trợ để biến thành hành động: cách triển khai, mạng lưới, sổ tay hành động qua nhiều kênh: email, in, facebook, forum…
- Trang DUTEC: thời gian đầu tập trung truyền thông, sau đó là các hoạt động tiếp nối;
hỗ trợ qua website trong khi các nhóm điều phối địa phương nắm bắt các hoạt động, ghi chép và báo cáo lại về nhu cầu của thanh niên Truyền thông chỉ cần cho giai đoạn đầu
- Hạnh – Nhung: truyền thông là cho cả quá trình
- Phước Tuấn: nên có nhóm truyền thông phụ trách riêng kế hoạch này, và sau khi đưa
kế hoạch cụ thể sẽ tiếp tục bàn ở cuộc họp sau
Trang 33 Ý kiến của các thành viên để xây dựng các nguyên tắc làm việc chung
- Thanh Nhung: mọi người trong nhóm nên đăng ký vào facebook để tiện liên lạc
- Trang DUTEC: dùng google group là tiện lợi nhất
- Hạnh: hiện tại google group chưa được sử dụng hết tiềm năng, các thành viên được mời chưa tham gia hết, chưa biết cách sử dụng hoặc chưa quen sử dụng như 1 công cụ làm việc nhóm
- Trang DUTEC: Hạnh nên đưa vào nội dung deadline trả lời, để mọi người trân trọng
cơ hội và tăng thêm trách nhiệm Có thể cung cấp bản hướng dẫn cách sử dụng công
cụ này do nhóm DUTEC tìm tòi
- Hạnh giải thích cơ chế trao đổi thông tin: tạm hiểu là các nguyên tắc chung trong thông tin và giao tiếp với nhau qua các công cụ làm việc, ví dụ cách đưa ra câu hỏi và yêu cầu trả lời, xác nhận đã nhận hoặc thể hiện sự đồng ý, cách sử dụng email, skype,
YM, điện thoại…để tiết kiệm thời gian giúp thông hiểu lẫn nhau một cách tốt nhất và các thành viên có điều kiện tập trung vào công việc chính
- Hạnh ví dụ:
+ Qua email: ai ở địa chỉ nhận thì có nghĩa được yêu cầu phải trả lời lại, ai ở địa chỉ Cc thì có thể trả lời hoặc không
+ khi đưa ý kiến sẽ nhận phần việc nào, người đó đồng thời tự đặt ra thời gian hoàn thành hoặc cần sự cộng tác của ai khác
+ trong thời gian này, khi các thành viên trong nhóm đã có nhiệm vụ, hãy vui lòng Cc đến Hạnh để đảm bảo có 1 người ngoài biết về việc các bạn đang trao đổi, đó là bằng chứng trong công việc
- Phước Tuấn: các thành viên chủ động liên hệ với nhau thêm ngoài các khuôn khổ chung với nhóm để cùng nhau hoàn thành công việc cho tốt
- Hạnh: rất tốt nhưng sau khi đã thống nhất thì cần thông báo lại cho 1 người nữa (Hạnh) về thỏa thuận này, thông thường là phân công của từng người, thời gian, khó khăn…Chú ý Cc đến cả email chung Vietnam2015@googlegroups.com
- Thanh Nhung: chị ở xa nên các công việc mọi người chủ động liên lạc và thông qua Hạnh Hạnh sẽ làm việc với chị Nhung trực tiếp về các công tác cần cố vấn cho
chương trình Quan trọng nhất là từng thành viên cần hết sức chủ động để đảm bảo tính bền vững của vietnam2015
- Trang DUTEC: các bạn cố gắng hoàn thành công việc sẽ tạo tâm lí tốt trong làm việc nhóm, và được Hạnh thường xuyên cập nhật cho thấy nhóm đang làm việc rất tốt chứ không rời rạc Khi gặp khó khăn thì hoàn toàn có thể kêu gọi sự hỗ trợ của bất kỳ ai
- Thanh: trong nhóm nhận nhiệm vụ có thể có người còn chưa biết mình cần làm gì, nên người có trách nhiệm chung cần chỉ bảo để mọi người đều hiểu về việc mình làm (Hạnh) tuy nhiên từ phía cá nhân, cần thể hiện rõ tín hiệu là “tôi muốn giúp nhưng tôi không biết giúp thế nào”
Trang 4- Ngô Anh Tuấn: về các thảo luận cần đi theo sườn của đề án (bối cảnh, mục đích, mục tiêu…) rồi mới đi vào bàn truyền thông, website…
- Thanh Nhung: nếu mọi người tập trung làm việc tốt thì cố gắng thảo luận qua email là tiết kiệm thời gian
- Anh Tuấn: mục đích của họp là gì, có gì khác so với thảo luận qua email?
- Hạnh: mục đích chính: 1 Giữ giao tiếp và truyền thông tin tốt giữa các thành viên và duy trì công việc; 2 Kiểm soát công việc kịp thời
- Thanh Nhung: nên đưa ra một thảo luận làm sao để họp online hiệu quả cho nhóm
4 Công việc 1 tuần tới và phân công
- Hạnh (trước)1 tối 23/5: Hoàn thiện tối đa các nội dung của đề án tiếng Việt, đưa ra cả nhóm ý kiến và tiếp tục phân công
- Cả nhóm trong 3 ngày tiếp theo: đưa ra ý kiến và nhận các công việc để hoàn thiện
- Hạnh: phân công công việc theo kết quả trên và đưa đầy đủ nội dung thành 1 bản nháp hoàn thiện: 29/5
- Nhóm Hùng (trưởng nhóm), Minh Anh, Thanh: xây dựng văn bản kế hoạch phát triển facebook: trưa 23/5
- Cả nhóm trưa 23/5: ý kiến về website và tổng kết lựa chọn
- Trang DUTEC trưa 23/5: gửi email hướng dẫn cách sử dụng googlegroup
- Hạnh, Anh Tuấn: email thảo luận họp online hiệu quả: trưa 22/5 Cả nhóm đưa ý kiến trong 2 ngày tiếp theo
- Anh Tuấn: email thảo luận về quy trình lập kế hoạch, đề án: 20h ngày 23/5
HẾT
1 Từ nay về sau đều được hiểu thời gian đưa ra là hạn cuối cùng