Tổ chức văn phòng hành chính

Vì các họat động hành chánh có ảnh hưởng xuyên suốt tổ chức, từ văn phòng giám đốc đến các đơn vị, ban ngành, đến nhân viên hành chánh có mức lương thấp nhất, cho nên hành chánh văn phòng không nên phân tán. Phân tán nghĩa là công việc hành chánh văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban đều do bộ phận đó quản lý một cách độc lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hậu quả là công việc hành chánh văn phòng sẽ trùng lắp, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực, và nhất là thiếu sự phối hợp. Vì vậy cần phải tập trung công việc hành chánh văn phòng sao cho thống nhất.

CHƯƠNG 4

TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

I VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

1 KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

I VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

HIỂU THEO

CÁC CÁCH

TIẾP CẬN

KHÁC NHAU

√ Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức:

Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức.

√ Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức.

√ Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng

là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý

I VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịchlàm việc

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện

kế hoạch

- Tổ chức, điều phối các hoạt động chungcủa cơ quan

cơ quan.

- Tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.

2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.

- Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của

cơ quan, đơn vị.

I VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

4

Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của

cơ quan, đơn vị.

1

2

3

5

Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.

Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định

Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản.

Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.

3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo.

Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

- Tiết kiệm chi phí lắp đặt.

- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ (tt)

+ Dễ giám sát quản lý;

+ Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên; + Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng; + Dễ thay đổi khi cần thiết.

- Nhược điểm: + Ồn ào, khó tập trung;

+ Tính bảo mật không cao.

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ (tt)

+ Phù hợp với công việc đòi hỏitập trung cao

- Nhược điểm:

+ Tốn diện tích mặt bằng

+ Thiếu năng động

+ Khó kiểm tra và trì trệ công việc

+ Chi phí lắp đặt, trang thiết bị lớn

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ (tt)

II TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 2.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI KHẢ NĂNG LÀM VIỆC

III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

- Tùy theo mức độ phát triển của nên kinh

tế và nhu cầu thực tiễn của công tác vănphòng mà người ta trang bị những máymóc, đồ dùng cần thiết khác nhau

- Có thể phân loại các trang thiết bị văn

phòng thành từng nhóm

1 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt)

▪ Máy hủy hồ sơ

▪ Máy điện thoại

▪ Máy ghi âm, hình

▪ Thiết bị hội nghị

III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

2 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt)

1 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt)

1 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt)

2 HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG