Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng

Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1- KHÁI NIỆM

√ Hoạch định: là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.

√ Hoạch định hành chính văn phòng:

bao gồm việc thu thập các thông tin,

xử lý thông tin, sử dụng chúng và triển

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2- TẦM

QUAN

TRỌNG

√ “Trong kinh doanh nếu bạn không lập

kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang chuẩn

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

3 CÁC MỨC ĐỘ MỤC TIÊU HOẠCH ĐỊNH

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định

chiến thuật

Hoạch định chiến lược

Hoạch định Tác vụ/

tác nghiệp

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH (tt)

√ Hoạch định chiến lược : Là đề ra kế hoạch tổng quát cho

toàn công ty, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao

thực hiện Thời gian thực hiện trên 5 năm

√ Hoạch định chiến thuật: Là đề ra kế hoạch cho các bộ

phận chuyên môn (ví dụ như bộ phận sản xuất, kinh doanh,

tài chính, nhân sự ), có tính chất trung hạn Thời gian thực

hiện trên 1 năm đến dưới 5 năm Do các cấp quản trị trung

cấp thực hiện

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

√ Công cụ hoạch định bao gồm:

- Lịch thời gian biểu công tác.

- Sổ tay/sổ nhật kí.

- Bìa hồ sơ/thẻ hồ sơ nhật kí.

- Lịch để bàn/lịch treo tường

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

+ Khó chuyên môn hóa.

+ Công việc thiếu chính xác.

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Đối với doanh nghiệp cá thể và doanh nghiệp có qui môrất nhỏ, không cần có bộ phận HCVP chuyên biệt

Đối với doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ bắt đầu cótrưởng phòng hành chính kiêm luôn công việc quản trịtài nguyên nhân sự

Đối với doanh nghiệp vừa và lớn có từ 500 công nhântrở lên thường có các cấp quản trị

2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG (tt)

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG (tt)

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

3 ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT SỐ TỔ CHỨC VPHC HIỆU QUẢ

Bước 2: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH

Bước 3: LẬP THÀNH CÁC NHÓM HĐ TƯƠNG QUAN

Bước 4: CHỈ ĐỊNH, PHÂN CÔNG

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

3 ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT SỐ TỔ CHỨC VPHC HIỆU QUẢ (tt)

* Không nên sử dụng mũi tên khi vẽ sơ đồ.

* Chỉ nên kẻ đường thẳng dọc hoặc đường thẳng ngang khi vẽ sơ đồ.

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

√ Cần phải ý thức và xem xét những dị biệt cá nhân

giữa công nhân với nhau trong khi tổ chức

√ Các khuyến khích sẽ thúc đẩy nổ lực của các cánhân trong việc hoàn thành mục tiêu

√ Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được

vì sao phải thực hiện công việc đó

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

√ Quyền hạn phải được giao cụ thể và người được

giao quyền phải hiểu rõ ràng

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

√ Quyền hạn và trách nhiệm có thể được

ủy quyền cho người khác theo qui định.

√ Sự ủy thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc biệt lệ.

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

4 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt)

√ Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển.

√ Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả.

THỰC HÀNH CHÚT NHÉ

Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nơi anh (chị) đang công tác?