Khái niệm và nguyên tắc tổ chức công việc hành chính vănphòng 1.Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp lí các mối quan
Trang 1Khái niệm và nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn
phòng 1.Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng
Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc:
Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các hoạt động bên trong cơ sở không được tốt đẹp, có thể dẫn đến tranh chấp quyền hành
Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng mình chứ không phải làm việc như là những thành viên của một tập thể
Một vài người đã phải làm việc quá sức mình trong khi số khác lại nhàn rỗi
Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ
Tinh thần của nhân viên suy sụp, tài năng không được sử dụng đúng đắn
2 Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng
Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu: Tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động mỗi
nhóm có một tiêu, xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu của tổ chức
Mục tiêu của hành chính: phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả Hành chính văn phòng
có chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác
Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính
Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm vào chức
vụ đó
Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân: nên để cho cá nhân tham gia thảo luận về
các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của cá nhân đó Cần phải xem xét những cá nhân cá biệt giữa các cá nhân với nhau để phân việc một cách một cách phù hợp Nhân viên
sẽ làm việc tốt hơn khi họ có ý thức được tại sao phải làm công việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách, một số quy định nào đó
Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp
Quyền hạn phải được giao cụ thể rõ ràng và người được giao quyền phải hiểu rõ
Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm
Trách nhiệm phải quy định rõ trước khi phân công công việc Khi phân công công việc phải chú ý đến chuyên môn hóa Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần ghép lại một nhóm
Nguyên tắc 4:Ủy quyền
Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên
Trang 2Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi
Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất
Hình thức khoảng cách và vi phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng
Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt
Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1
cấp trên phải được hạn chế lại
Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức
Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức
Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển
Trang 3Thư viện Đề thi - Trắc nghiệm - Tài liệu học tập
miễn phí
Trang chủ: https://vndoc.com/ | Email hỗ trợ: hotro@vndoc.com | Hotline: 024 2242 6188