Chuong 3 chu trinh ke toan

Những hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu là một chuỗi các sự kiệnkinh tế và những hoạt động xử lý dữ liệu liênquan đến việc cung cấp hàng hóa dịch vụ chokhá

CHƯƠNG 3 CHU TRÌNH KẾ TOÁN

Tiếp cận kế toán theo chu trình

Hoạt động kinh doanh cơ bản

Đầu tư

Dự

trữ

Sảnxuất

Tiêuthụ

 Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện kinh tế liên quan đến một loại hoạt động kinh doanh

và lặp đi lặp lại.

 Hệ thống kế toán được thiết lập để xử lý các hoạt động kinh doanh theo chu trình gọi là chu trình kế toán.

Các chu trình kế toán cơ bản

Sự kiện kinh tế

CT doanh thu

CT chi phí

CT chuyển đổi

CT tài chính

CHU

TRÌNH

DOANH

THU

Mục tiêu của chương

 Mô tả các hoạt động kinh tế cơ bản trong chutrình doanh thu và những hoạt động xử lý dữliệu có liên quan;

 Cách kế toán tổ chức ghi chép, xử lý dữ liệu;

 Xác định những rủi ro chủ yếu và các thủ tụckiểm soát trong môi trường xử lý thông tin bằng tay và bằng máy

Nội dung

I. Hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

II. Tổ chức hệ thống kế toán trong chu trình

I Những hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

 Chu trình doanh thu là một chuỗi các sự kiệnkinh tế và những hoạt động xử lý dữ liệu liênquan đến việc cung cấp hàng hóa dịch vụ chokhách hàng và thu tiền thanh toán cho lượnghàng hóa bán được

 Mục tiêu quan trọng nhất của chu trình bán

hàng đó là cung cấp đúng hàng hóa ở đúngnơi vào đúng thời gian với mức giá hợp lý

Những hoạt động kinh tế trong chu trình

doanh thu

Xử lý đặt hàng

Giao hàng

Lập hóa đơn Nhận tiền thanh toán

Những hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

Nhận và xử lý đặt hàng

 Hoạt động này gồm 3 bước:

 Nhận đặt hàng từ khách hàng

 Kiểm tra và xét duyệt tín dụng cho khách hàng

 Kiểm tra hàng tồn kho

Nhận và xử lý đặt hàng

 Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm:

 Đơn đặt hàng (customer order)

 Lệnh bán hàng (sale order)

Nhận và xử lý đặt hàng

 Thông tin cần thiết và thủ tục liên quan đến

quy trình:

 Xác định sự có hiệu lực của hàng tồn kho

 Quyết định những điều khoản tín dụng đểcung cấp cho khách hàng

 Thiết lập giá cho hàng hóa dịch vụ

 Thiết lập chính sách liên quan đến hàng bán

bị trả lại và bảo hành

 Lựa chọn cách thức giao hàng

Nhận và xử lý đặt hàng

Nhận đặt hàng 1.1

Kiểm tra tín dụng 1.2 Kiểm tra

Khách hàng

Vận tải

Công nợ KH

Hồ sơ KH

Giao hàng

 Hoạt động này gồm 2 bước:

Xuất kho và đóng gói hàng hóa

Chuyển hàng đến khách hàng

Giao hàng

 Chứng từ liên quan:

 Phiếu xuất kho (picking slip)

 Phiếu gửi hàng (Packing list) hoặc vận đơn(Bill of lading)

 Những quyết định chủ yếu và thông tin cần

thiết:

 Cách thức giao hàng:

Giao hàng

2.1 Xuất kho, đóng gói

Đơn đặt hàng

2.2 Giao hàng

Xử lý đặt hàng

HTK

Hồ sơ giao hàng

BP lập HĐ

Picking List

Hàng hóa &

Packing List

Hàng hóa, Packing Slip,

& Bill of Lading

Bill of Lading &

Packing Slip Sales

Order

Lập hóa đơn

Xử lý ĐĐH

Xuất kho – giao hàng

Khách hàng Ghi sổ - lập

3.2 Theo dõi công nợ

Nhận tiền thanh toán

 Gồm 3 bước:

 Nhận giấy báo trả tiền của khách hàng

 Gửi tiền vào ngân hàng

 Cập nhật khoản thanh toán của khách hàng

 Chứng từ liên quan:

 Giấy báo trả tiền (Remittance Advice)

 Bảng kê tiền thanh toán (Remittance List)

Nhận tiền thanh toán

Khách hàng Lập 4.1

chứng từ thanh toán

4.3 Ghi sổ khoản thanh toán của KH

4.2 Gửi tiền vào ngân hàng

Ngân hàng

Ghi sổ - lập báo cáo

1 Tổ chức chứng từ

 Chứng từ sử dụng:

 Đơn đặt hàng

 Lệnh bán hàng

 Phiếu xuất kho

 Phiếu gửi hàng, vận đơn

 Hóa đơn bán hàng

 Giấy báo trả tiền

1 Tổ chức chứng từ (tt)

 Tổ chức luân chuyển chứng từ

 Vẽ lưu đồ chứng từ cho chu trình doanh thu

Quy trình xử lý bán chịu hàng hóa

Lập Lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng

3

Xác nhận tín dụng

3

Giấy gửi hàng

Giấy gửi hàng

LBH được chấp nhận

Cập nhật

số liệu, xuất kho

LBH

Lập giấy gửi hàng

Giấy gửi hàng

BP lập HĐ

Chờ nhận hàng

Thủ kho ký

xác nhận

3 4

LBH được chấp nhận

3 4

2

LBH được chấp nhận

3

1 2 3

LBH được chấp nhận

Quy trình xử lý bán chịu hàng hóa (tt)

Hóa đơn 3

BP bán hàng BP giao hàng

Giấy gửi hàng

Kiểm tra, lập HĐ Hóa đơn 3

Nhật ký BH N

A Khách hàng

A

Ghi sổ chi tiết

Số chi tiết N

B

Nhật ký BH

B

Ghi Sổ Cái

Số Cái

Giấy gửi hàng #1,

1

3 1

1 Tổ chức chứng từ

 Lưu trữ chứng từ:

 Lưu theo thứ tự thời gian

 Lưu theo thứ tự chữ cái

 Lưu theo số thứ tự

2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ

 Tổ chức hệ thống lập hóa đơn

 Hóa đơn lập trước (prebilling)

 Hóa đơn lập sau (postbilling)

 Tổ chức kế toán phải thu khách hàng

 Hệ thống thanh toán theo hóa đơn (open-items processing)

 Hệ thống chuyển số dư (balance-forward

processing)

3 Tổ chức hệ thống báo cáo

 Báo cáo nghiệp vụ

 Báo cáo đặc biệt:

 Báo cáo công nợ khách hàng

 Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thờihạn nợ

 Bảng kê tiền thanh toán

 Báo cáo phân tích bán hàng

III Kiểm soát trong CTDT

3 Người không có nhiệm vụ lại

nhận đặt hàng

1 Xét duyệt tín dụng cho khách hàng

2 Kiểm tra tính có thực của hàng hóa yêu cầu (nhân viên kho phải điều chỉnh số lượng hàng trên sổ với số tồn thực tế)

3 Sử dụng mật khẩu và mã truy cập để ngăn ngừa cá nhân không được phép thực hiện đặt hàng.

2 KS trong hoạt động giao hàng

1 Xuất hàng khi chưa cho phép

2 Xuất không đúng số lượng hoặc

2 Kiểm tra hàng xuất kho, sử dụng

mã vạch

3 Tuyển nhân viên trung thực, giới hạn sự tiếp cận hàng hóa, nhân viên bảo vệ kho hàng

3 KS trong hoạt động lập hóa đơn

2 Dựa trên bảng giá qui định để lập HĐ

3 Ghi số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng

4 Đánh số trước HĐ

5 Kiểm tra kỹ trước khi giao KH

4 KS trong hoạt động nhận tiền thanh

toán

1 Ăn cắp tiền mặt KH thanh toán

(lapping)

2 Không ghi hoặc ghi chậm số tiền

khách hàng thanh toán

3 Ghi sai thông tin về khách hàng,

số tiền thanh toán, tài khoản khách hàng

1 Tách biệt giữa chức năng ghi chép việc thu tiền với chức năng ghi sổ sách

2 Sử dụng HĐ khi giao hàng, hệ thống theo dõi HTK và kiểm kho định kỳ

3 Thanh toán bằng chuyển khoản

4 Kiểm tra định kỳ lượng tiền mặt tại quỹ với tổng tiền thủ quỹ ghi