Chương 5 Quy trình kế toán và thông tin kế toán (Môn Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

5 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán  Các bước công việc trong quy trình kế toán  Tác động của hệ thống ER

Trang 1

CHƯƠNG 05

Q U Y T R Ì N H K Ế T O Á N

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Giảng viên: Vũ Quốc Thông

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

2

Sau khi học xong chương này, người học có thể:

(chứng từ, nhật ký và sổ sách)

toán cuối kì

 Mở rộng kiến thức về báo cáo kế toán trên hệ thống ERP

Mục tiêu

Trang 2

Phân loại, ghi chép, tổng hợp

)

Cung cấp thông tin

Thông tin

4

Chương này bao gồm các nội dung:

cuối kì kế toán

 Báo cáo kế toán trên hệ thống ERP

Nội dung

Trang 3

5

CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN

GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN

Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán

 Các bước công việc trong quy trình kế toán

 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình

 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa các thao tác cuối kì kế toán

6

Các khái niệm liên quan – chứng từ

 Chứng từ kế toán (accounting documents) – những giấy tờ và

vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và

đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán

(Giáo trình Nguyên lý kế toán - chương 5 Khoa KT-KT, ĐH Mở Tp Hồ Chí Minh)

Trang 6

Phân loại chứng từ

Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng

1 Tiền mua NVL được Cty thanh toán cho nhà cung cấp

54 trđ thông qua tài khoản mở tại ngân hàng ACB

2 Chi tiền trả thuê bao điện thoại cố định VNPT trong đó

có thuế GTGT 10% là 2,2 trđ

3 Nhân viên A hoàn ứng tiền mua văn phòng phẩm thừa

1,2 trđ

4 Ngân hàng thông báo khách hàng An Minh chuyển

khoản trả tiền cho Cty 28 trđ

5 Tính lương phải trả trong tháng cho bộ phận xưởng SX

35,9 trđ và bộ phận quản lý Cty 27,2 trđ

12

Phân loại chứng từ (tt.)

Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng

6 Nhập mua lô 100 kg NVL hạt nhựa pely 100 trđ chưa

bao gồm thuế GTGT 10% Cty chưa thanh toán cho

người bán N

7 Cty nhập kho hạt nhựa pely thừa do sản xuất không hết

với số lượng 9kg

8 Cty bán sản phẩm ly nhựa PVC với số lượng 1triệu cái

cho khách hàng Coca đơn giá bán 1.000đ/cái, thuế GTGT

10%, đã giao hàng và chưa thu tiền từ khách hàng

9 Cty gửi sản phẩm khay nhựa composite 5NP với số

lượng 5.000 cái đến đại lý Thanh An nhờ bán hộ

Trang 7

13

Các khái niệm liên quan – chứng từ

được phân ra các loại:

 Chứng từ nguồn gốc (source document) Ví dụ?

 Chứng từ kết quả (product document) Ví dụ?

 Chứng từ lưu chuyển (turnaround document) Ví dụ?

14

Các khái niệm liên quan – nhật ký

quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh được trình bày theo thứ tự

thời gian, gọi là nhật ký kế toán (accounting journal)

Trang 8

Các khái niệm liên quan – nhật ký

môi trương kế toán máy là hình thức Nhật Ký chung đã chianhật ký kế toán làm hai (02) nhóm:

 Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ?

 Nhật ký chung– mục đích sử dụng? ví dụ?

16

Ví dụ ghi nhật ký

 Tại công ty Anh Hoa trong tháng 7/20x4, có các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt như sau:

 Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H bằng tiền mặt: 15.000.000đ

 Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K bằng tiền mặt: 8.000.000đ

 Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: 24.000.000đ

 Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X đi công tác:

3.000.000đ

 Giả sử kế toán ghi Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền hàng ngày và

kết chuyển sang Sổ cái vào ngày cuối mỗi tháng Hãy ghi các nghiệp

vụ trên vào Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền của công ty tháng 7/20x4.

Trang 10

Các khái niệm liên quan – sổ cái

 Sổ cái kế toán (accounting ledger) - quyển sổ bao gồm nhiều

trang sổ tài khoản phản ảnh những tác động tài chính củanghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận vào nhật ký kế toán

theo trình tự thời gian, sổ cái kế toán ghi nhận nghiệp vụ kếtoán theo góc nhìn của của tài khoản kế toán

động đến cách thức ghi chép với ít nhất hai trang sổ tài khoản

(nguyên tắc ghi sổ kế toán kép của Pacioli).

20

Trang 11

21

nên báo cáo tài chính cho bên ngoài tổ chức và kết xuất các thông tin quản trị theo yêu cầu của các đối tượng quản lý bên

trong.

 Có hai (02) sổ cái kế toán : Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi tiết

 Sổ cái tổng hợp (General ledger) – công dụng? ví dụ?

 Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger)– công dụng? ví dụ?

22

Các khái niệm liên quan

Sổ cái chi tiết

TK Phải thu khách hàng B

Hóa đơn bán hàng

NVKT phát sinh:

Bán hàng cho khách hàng

Hóa đơn bán hàng Nhật ký bán hàng chịu

Sổ cái tổng hợp

TK Phải thu khách hàng

Sổ cái chi tiết

TK Phải thu khách hàng A

Ghi nhận trên chứng từ

Ghi

sổ nhật ký

Cập nhật công nợ tổng hợp

Cập nhật công nợ từng khách hàng

cụ thể Đối chiếu TK tổng hợp và

các TK chi tiết

Trang 12

CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC

TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN

 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán

Các bước công việc trong quy trình kế toán

24

Dẫn nhập…

Tôi làm gì trong công việc

kế toán?

Trang 13

25

chất của quy trình kế toán là chuỗi công việc ghi chép trải

qua các bước từ chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn thành sổsách kế toán, chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán (BCTC vàBCQT)

Các bước công việc trong quy trình kế toán

Tóm lược các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Chuẩn bị các báo cáo tài chính

1 Ghi Nhật ký theo trình tự thời gian với mục đích kiểm soát

2 Ghi vào Sổ cái tài khoản theo cách thức phân loại hướng đến nội dung

3 Chuẩn bị bảng cân đối tài khoản từ số liệu trên các Sổ cái tài khoản

1 Cập nhật các bút toán điều chỉnh

2 Kết chuyển các tài khoản tạm thời

3 Kết xuất ra báo cáo tài chính

4 Khóa sổ kỳ kế toán

Minh họa

Trang 14

 Ghi chép theo trình tự thời gian hay còn gọi là ghi Nhật ký Công việc này mang tính kiểm soát.

 Sau đó, kế toán ghi chép theo cách thức phân loại hướng đến nội dung bằng việc sử dụng công cụ là các Sổ cái tài khoản.

Các bước công việc trong quy trình kế toán

28

TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP

ĐẾN QUY TRÌNH

Tác động của hệ thống ERP đến quy trình

Trang 15

29

Việc ghi nhận kế toán trên môi trường máy tính

định dạng tập tin điện tử (electronic files)

kế toán bằng giấy

30

 Tập tin điện tử (electronic files)

 Tập tin số liệu của tài khoản (master file)

 Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file)

 Tập tin tham chiếu (reference file)

 Tập tin lưu trữ (archive file)

Trang 16

 Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên hệ

thống ERP

Ảnh hưởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế toán chính là việc

xử lý theo hướng quy trình trên hệ thống tích hợp này

32

 Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ

thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng điện

tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban khác

ghi nhận ở bộ phận [b…], sau đó trải qua các bộ phận như bộ phận kho, phát sinh chứng từ [c…] rồi đến bộ phận [d…] phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để gửi cho [e…]…

Trang 17

Thảo luận việc ghi nhận kế toán hướng quy trình

Yêu cầu: Chú ý những dấu (*) trên sơ đồ, ghi định khoản kế

toán được sinh ra?

ĐỊNH KHOẢN (11) *

(12) (13) *

(14) (15) * (17) * (18) *

Trang 18

Quy trình kế toán

trên hệ thống ERP

36

 Các hoạt động trong quy trình kế toán trên hệ thống ERP

 Kiểm tra sự kiện cập nhật từ các quy trình kinh doanh (validate business event updates)

 Cập nhật dữ liệu vào tập tin sổ cái (post event data)

 Ghi nhận các bút toán điều chỉnh (record adjustment)

 Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh (prepare business reports)

 Ghi nhận ngân sách (record budget)

 Khóa sổ các tài khoản kế toán (close accounts)

Trang 19

37

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP ĐỂ

MINH HỌA CÁC THAO TÁC CUỐI KÌ KẾ TOÁN

Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa các thao tác cuối kì kế toán

38

Minh họa trên hệ thống ERP

Trang 21

41

Bài tập thực hành

Giúp sinh viên:

 Hiểu đƣợc các xử lý trên phân hệ sổ cái

 Minh họa đƣợc các thao tác kế toán cuối kì trên

- Các tình huống nhật ký: nhật ký lập (recurring journal), nhật

ký đảo (reversal journal)

- Các tình huống: hủy nhật ký, xác nhận nhật ký, tạo bút toán

Trang 22

Bài tập thực hành

 Thực hiện thao tác cuối kỳ (closing period)

- Xem xét các tài khoản tổng hợp (reconcile general accounts)

- Kết xuất báo cáo tài chính (print financial reports)

- Chuyển số dư của các tài khoản thường xuyên sang kì mới

Trang 24

 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán

 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán

 Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin

48

Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán

 Quan điểm về sản phẩm thông tin kế toán

 Quan điểm sản phẩm thông tin cần phù hợp với người sửdụng (J M Juran) Ví dụ?

 Quan điểm sản phẩm thông tin bị ảnh hưởng bởi quá trìnhhình thành (Wang et al.) Ví dụ?

Trang 25

49

 Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

 Nhóm người bên trong tổ chức Liệt kê?

 Nhóm người bên ngoài tổ chức Liệt kê?

50

 Các nhóm báo cáo (thông tin) kế toán

 Nhóm báo cáo tài chính (financial reports)

 Nhóm báo cáo thuế (tax reports)

 Nhóm báo cáo quản trị (management reports)

Mỗi nhóm báo cáo chủ yếu cung cấp thông tin cho AI?

Trang 26

Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán

và chuyển dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh về phân hệ trung

tâm - Sổ cái tài khoản kế toán.

52

Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán

 Cách thức truyền thống theo cấp bậc (hierarchical coding)

 Những hạn chế

Ví dụ về việc theo dõi chi tiết TK doanh thu Cty kinh doanh mặt hàng thể thao

5XXX = doanh thu 1XX = doanh thu hàng hóa theo tỉnh thành X1X = doanh thu bán buôn hàng hóa XX1 = doanh thu theo mặt hàng golf

Y/C: ban lãnh đạo quyết định theo dõi doanh thu theo từng nhân viên bán hàng (!)

Trang 27

53

Giải pháp về mã hóa tài khoản trên hệ thống ERP

 Thiết lập mã tài khoản 01 mã tài khoản có 02 phần:

controlled và dynamic

Minh họa trên

hệ thống ERP

54

Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin

 Khả năng tích hợp thông tin trong môi trường ERP

Dashboard

Trang 28

 Sử dụng kho dữ liệu tập trung cho việc phân tích thông minh

trong kinh doanh

VD BI hỗ trợ phân tích và trình bày thông tin đối với số liệu về doanh thu.

56

 Ngôn ngữ kinh doanh mở rộng XBRL

- Khái niệm

- Lợi ích

- Ứng dụng CNTT (Web)

- Ví dụ triển khai (USA SEC,

AUS Treasury, British Taxation

Office )

Trên hệ thống ERP, kết

xuất ra báo cáo định

dạng XBRL?

Trang 29

57

Sau khi học xong chương này, người học có thể:

(chứng từ, nhật ký và sổ sách)

toán cuối kỳ

 Mở rộng kiến thức về báo cáo kế toán trên hệ thống ERP

Tóm tắt chương

58

 James A H 2011, Information System Auditing and Assurance, Cengage

Learning Inc, 3rd edition Chapter 6 (pp 226 – 234)

 Epicor ERP documentation General Ledger part (pp 16 - 19)

 Dương Quang Thiện 2006, Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản

Trị Xí Nghiệp Toàn Tập - Tập 1: Kế toán đại cương Nhà xuất bản Tổng hợp TP.

HCM Chương 5 (pp 91 - 92)

 Dull R B., Gelinas U J and Wheeler P 2012, Accounting Information Systems:

Foundations in Enterprise Risk Management, Cengage Learning Inc, 9th edition.

Định dạng
Số trang	29
Dung lượng	1,73 MB