Phần mềm tính lương cho cán bộ công nhân viên

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phần mềm tính lương cho cán bộ công nhân viên

A- Phần mở đầu

Nói đến công nghệ thông tin ngời ta thờng nghĩ trớc tiên tới các máy tính điện

tử và những gì liên quan đến chúng Thật vậy, ngày nay máy tính đã thâm nhậpvào mọi lĩnh vực của cuộc sống, từ môi trờng làm việc tới gia đình

Công nghệ thông tin đã trải qua một chặng đờng dài, từ máy tính cồng kềnh

đến các thiết bị cầm tay, từ xử lí dữ liệu một cách đơn giản đến trí tuệ nhân tạo

Nó đã làm thay đổi một cách cơ bản và sâu sắc cách thức làm việc và giao tiếpcủa con ngời Có thể nói, máy tính là một trong những sáng tạo vĩ đại nhất củathế kỉ 20

Sự ra đời của máy tính cá nhân vào những năm 1981 làm cho việc thâm nhậpcủa máy tính vào cuộc sống ngày một sâu sắc, toàn diện hơn và đặc biệt làm thay

đổi hoàn toàn bộ mặt của công việc, tạo ra một cuộc cách mạng về thông tin và sự

ra đời của một ngành công nghiệp hùng hậu, gắn kết chặt chẽ với nền kinh tế toàncầu

Ngày nay chúng ta lại đang chứng kiến việc chuyển biến trong nền kinh tếchuyển từ nền sản xuất công nghiệp sang nền sản xuất thông tin và tri thức

Đặc trng chính của bớc phát triển mới này là việc khôi phục trở lại vai trò sángtạo trung tâm của con ngời trong mọi hoạt động kinh tế và sản xuất Khác với nềnsản xuất công nghiệp lấy máy móc làm động lực chính cho sản xuất, nền sản xuấtthông tin và tri thức lấy con ngời sáng tạo làm động lực chính cho việc thay đổikết cấu của các tiến trình sản xuất máy móc để từ đó tạo ra sức sản xuất với quimô toàn cầu và một trình độ tổ chức cao hơn

Chính vì vậy mà công nghệ thông tin và các ứng dụng của nó ngày càng cóvai trò quan trọng hơn trong các tổ chức kinh tế xã hội, đặc biệt là trong các cơquan và các tổ chức kinh doanh

Các sản phẩm phần mềm tin học xuất hiện góp phần làm giảm bớt những lao

động thủ công, tăng hiệu quả của công tác quản lí và từng bớc hiện đại hoá côngtác quản lí

Tính lơng cho cán bộ nhân viên trong cơ quan, công ty hay trong bất cứ tổchức nào cũng là một hoạt động quản lí không chỉ đòi hỏi những kĩ năng chuyênmôn cao mà còn đòi hỏi một công cụ tính toán hiệu quả và tiện lợi

Thông qua việc nghiên cứu những hoạt động cũng nh yêu cầu của công tácquản lí nói chung và công tác tính lơng thời gian cho cán bộ nhân viên nói riêng,

đề tài đợc thực hiện với mục đích thực thi việc ứng dụng công nghệ thông tin vàocác hoạt động trên nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, hiệu quả quản lí

Với mục đích nh vậy, phần mềm tính lơng thời gian cho cán bộ nhân viên có

các nội dung chủ yếu sau:

Chơng một: Phơng pháp luận và các công cụ thiết kế phần mềm tính lơng thời gian Chơng này xác định yêu cầu của hệ thống tính lơng thời gian cho cán

bộ nhân viên và các công cụ thiết kế phần mềm tính lơng thời gian cho cán bộnhân viên

Chơng hai: Nội dung thiết kế phần mềm tính lơng thời gian Chơng này

trình bày về các thủ tục thực hiện các chức năng chính của phần mềm và các đặctrng giao diện chơng trình

Chơng ba: Mục tiêu, giải pháp và đánh giá kết quả thực hiện Chơng này

trình bày các mục tiêu cần đạt đợc, các giải pháp, các kiến nghị và các kết quảthực hiện

Phần mềm sử dụng cấu trúc dữ liệu kiểu Stack để xây dựng cũng nh hoàn tấtcác chức năng chính của chơng trình quản lí cũng nh chơng trình tính lơng thờigian cho cán bộ nhân viên

Đề tài Thiết kế phần mềm tính lơng thời gian cho cán bộ nhân viên với các chức năng: Nạp, Thêm, Bớt, Sửa, In Dùng cấu trúc dữ liệu kiểu Stack là một

đề án môn học chuyên ngành - một học phần giúp sinh viên thực hành việc đakiến thức đã học vào nghiên cứu và thực hiện việc áp dụng tin học trong công tácquản lí, cụ thể là công tác tính lơng thời gian cho cán bộ nhân viên

Thiết kế phần mềm tính lơng thời gian cho cán bộ nhân viên là một công việchết sức phức tạp, đòi hỏi phải có những kiến thức chuyên môn vững vàng và sựhiểu biết sâu sắc về hệ thống quản lí cũng nh hệ thống tính lơng Với khả năng cóhạn của mình, chắc chắn trong đề án này em không tránh khỏi những thiếu sót

Em rất mong nhận đợc sự góp ý của thầy để em có điều kiện nâng cao trình độ,

mở rộng hiểu biết cũng nh tích luỹ đợc những kinh nghiệm quý báu

B- Phần nội dung

Hình thức trả lơng theo thời gian đợc áp dụng chủ yếu đối với cán bộ nhânviên thuộc khu vực hành chính sự nghiệp, những ngời hoạt động trong lĩnh vựcquản lý, chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực sản xuất mà không thể

định mức lao động chính xác, hoặc có tính chất của sản xuất nếu trả lơng theo sảnphẩm sẽ không đảm bảo chất lợng Chính vì vậy, trong đề án môn học này, emchỉ đề cập đến các bộ máy hay các cơ cấu tổ chức mà hệ thống cán bộ nhân viêncủa tổ chức đó có tính chất hành chính sự nghiệp hay có tính chất tơng tự

Chơng I: Phơng pháp luận và công cụ thiết kế

phần mềm tính lơng thời gian

Để xây dựng đợc một phần mềm hiệu quả, đáp ứng đợc các yêu cầu haynguyện vọng của ngời sử dụng thì việc xác định yêu cầu của hệ thống là mộtcông việc hết sức quan trọng và cần thiết Chính vì vậy, chơng đầu tiên của đề án

sẽ đề cập đến việc xác định cũng nh xây dựng các yêu cầu của hệ thống tính lơngthời gian

Yêu cầu của hệ thống tính l ơng thời gian cho cán bộ nhân viên

Để xác định đợc yêu cầu của hệ thống tính lơng thời gian cho cán bộ nhânviên , chúng ta sẽ xem xét lần lợt các phạm trù cơ bản: Phạm trù cấu trúc hệthống cán bộ nhân viên và phạm trù hệ thống tính lơng thời gian

A.Cấu trúc hệ thống cán bộ nhân viên:

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có một cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng

đặc trng của riêng mình Tuy nhiên, hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp đang có

xu hớng xây dựng mô hình phân cấp hình cây trong bộ máy hoạt động của mình

Đây là một mô hình đơn giản, mang lại hiệu quả quản lý và hiệu quả kinh tế cao.Nguyên tắc cơ bản của mô hình này là các thực thể bên dới chịu sự quản lý và

điều hành trực tiếp của các thực thể bên trên nó Ví dụ dới đây là sơ đồ cơ cấu tổchức của doanh nghiệp Proximex:

Giám đốc

Phó giám

đốc thứ nhất

Phó giám

đốc thứ hai

Mô hình sơ đồ tổ chức của công ty ProximexTheo mô hình phân cấp hình cây và nguyên tắc quản lí trên thì: nhân viêntrong phòng nào sẽ chịu sự quản lí trực tiếp của các ban sau đó mới chịu sự quản

lí chung của phòng Nh vậy,nhân viên làm việc trong phòng hành chính sẽ chịu sựquản lí của ban mình rồi mới chịu sự quản lí của phòng hành chính tổnghợp.Nhân viên thủ quỹ chịu sự quản lí của ban thủ quỹ, nhân viên kế toán chịu sựquản lí của ban kế toán và mức quản lí trên sẽ là chịu sự quản lí của phòng kếtoán Cũng theo mô hình phân cấp hình cây nh vậycác phòng chức năng sẽ chịu

sự quản lí trực tiếp của phó giám đốc thứ 1, các phòng kinh doanh xuất khẩu sẽchịu sự quản lí của phó giám đốc thứ 2.Tuy nhiên, giám đốc sẽ là cấp quản lí caonhất trong doanh nghiệp, nhng ở tầm vĩ mô

Doanh nghiệp có một hệ thống cơ sở dữ liệu để quản lí các nhân viên trongdoanh nghiệp: từ lúc nhân viên đó đợc nhận vào làm việc, quá trình làm việc cho

đến lúc nhân viên đó thôi không làm việc cho doanh nghiệp đó nữa Hồ sơ nhânviên đợc lu giữ ở phòng hành chính tổng hợp và đợc cập nhật liên tục trong quátrình công tác của nhân viên Về cơ bản thì hồ sơ nhân viên bao gồm các thôngtin về: họ và tên nhân viên, ngày tháng năm sinh, nguyên quán, lí lịch bản thân,trình độ, bằng cấp và quá trình công tác, khen thởng, kỉ luật và các thông tinkhác Để quản lí nhân viên một cách xác thực hệ thống quản lí sẽ gán cho mỗinhân viên một mã số nhân viên để xác định tính duy nhất của nhân viên đó trong

tổ chức

B.Cấu trúc hệ thống tính lơng thời gian

Để hiểu đợc một cách sâu sắc hệ thống tính lơng thời gian, chúng ta sẽxem xét lần lợt từ các khái niệm cơ bản về lơng, về tiền lơng cho đến các kháiniệm khác có liên quan đến bảng tính lơng

1:Các khái niệm cơ bản.

Khái niệm về tiền l ơng:

Trong thực tế, khái niệm và cơ cấu tiền lơng rất đa dạng ở các nớc trên thếgiới Tiền lơng có thể có nhiều tên gọi khác nhau nh thù lao lao động, thunhập lao động v v ở Pháp,”sự trả công đợc hiểu là tiền lơng hoặc lơng bổngcơ bản, bình thờng hay tối thiểu và mọi thứ lợi ích, phụ khoản khác, đợc trảtrực tiếp hay gián tiếp bằng tiền hay hiện vật, mà ngời sử dụng lao động trảcho ngời lao động theo việc làm của ngời lao động “ ở Đài Loan ,”tiền lơngchỉ mọi khoản thù lao mà ngời công nhân nhận đợc do làm việc, bất luận làdùng tiền lơng, lơng bổng, phụ cấp có tính chất lơng, tiền thởng hoặc dùngmọi danh nghĩa khác để trả cho họ theo giờ, ngày, tháng, sản phẩm” Theo tổchức lao động quốc tế (ILO), “ tiền lơng là sự trả công hoặc thu nhập, bất luậntên gọi hay cách tính nh thế nào, mà có thể biểu hiện bằng tiền và đợc ấn địnhbằng thoả thuận giữa ngời sử dụng lao động và ngời lao động, hoặc bằng phápluật, pháp quy quốc gia, do ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời lao độngtheo một hợp đồng lao động đợc viết ra hay bằng miệng, cho một công việc đãthực hiện hay sẽ phải thực hiện, hoặc cho những dịch vụ đã làm hay sẽ phảilàm

Bản chất của tiền lơng cũng thay đổi theo các điều kiện, trình độ phát triểnkinh tế xã hội và nhận thức của con ngời Trớc đây, tiền lơng thờng đợc coi làgiá cả của sức lao động trong nền kinh tế thị trờng Giờ đây, với việc áp dụngquản trị nguồn nhân lực vào trong các doanh nghiệp, tiền lơng không phải đơnthuần chỉ là giá cả sức lao động nữa, song bản chất tiền lơng là gì thì hiện nayvẫn còn là những vấn đề đòi hỏi phải tiếp tục nghiên cứu phát triển

ở Việt Nam, hiện nay có sự phân biệt các yếu tố trong tổng thu nhập củangời lao động từ công việc: tiền lơng (dụng ý chỉ lơng cơ bản), phụ cấp, tiềnthởng, phúc lợi Theo quan điểm của cải cách tiền lơng năm 1993, tiền lơng làgiá cả sức lao động, đợc hình thành qua thoả thuận giữa ngời sử dụng lao động

và ngời lao động phù hợp với quan hệ cung-cầu sức lao động trong nền kinh tếthị trờng “ Tiền lơng của ngời lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồnglao động và đợc trả theo năng suất lao động, chất lợng và hiệu quả công việc”.Ngoài ra, “các chế độ phụ cấp, tiền thởng, nâng bậc lơng, các chế độ khuyếnkhích khác có thể đợc thoả thuận trong hợp đồng lao động, thoả ớc tập thểhoặc qui định trong quy chế của doanh nghiệp” Hoà nhập với cách hiểu về

công lao động hoặc thu nhập của ngời lao động sẽ đợc dùng thay đổi chonhau.

Tiền l ơng tối thiểu:

Mức lơng tối thiểu là một chế định quan trọng bậc nhất của pháp luật lao

động nhằm bảo vệ quyền và lợi ích của ngời lao động nhất là trong nền kinh tếthị trờng và trong điều kiện sức lao động có cung lớn hơn cầu Tiền lơng tốithiểu còn bảo đảm nhu cầu tối thiểu về sinh học và xã hội học Mức lơng tốithiểu đợc ấn định và bắt buộc đối với những ngời sử dụng lao động Theo tổchức lao động quốc tế (ILO) những yếu tố cần thiết để xác định mức lơng tốithiểu phải bao gồm những nhu cầu của ngời lao động và gia đình họ, có chú ýtới các mức lơng trong nớc, giá sinh hoạt, các khoản trợ cấp trên toàn xã hội

và mức sống so sánh của các nhóm xã hội khác nhau, những nhân tố kinh tế,

kể cả những đòi hỏi của phát triển kinh tế, năng suất lao động và mối quantâm trong việc đạt tới và duy trì một mức sử dụng lao động cao ở Việt Nam, “mức lơng tối thiểu đợc ấn định theo giá định theo giá sinh hoạt, đảm bảo chongời lao động làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình th -ờng bù đắp sức lao động giản đơn và một phần tích luỹ tái sản xuất sức lao

động và đợc dùng làm căn cứ để tính các mức lơng cho các lao động khác.Mức lơng tối thiểu hiện nay đợc Chính Phủ quy định là 290000đ/tháng

Phụ cấp l ơng:

Phụ cấp lơng là tiền trả công lao động ngoài tiền lơng cơ bản Nó bổ sungcho lơng cơ bản, bù đắp thêm cho ngời lao động khi họ phải làm việc trongnhững điều kiện không ổn định hoặc không thuận lợi mà cha đợc tính đến khixác định lơng cơ bản ở Việt Nam, trong khu vực kinh tế nhà nớc, có rất nhiềuloại phụ cấp khác nhau nh phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực Tuy nhiêntrong khu vực phi quốc doanh thì không loại phụ cấp này Khi trả các mức l -

ơng khác nhau cho ngời lao động, ngời sử dụng lao động đã có tính đến cácyếu tố khác nhau đó Ngoài ra trong thực tế có một số loại phụ cấp khác,không phải là phụ cấp lơng, cách tính không phụ thuộc vào mức lơng của ngờilao động nh phụ cấp di chuyển, phụ cấp đi đờng Phần lớn các loại tiền phụcấp thờng đợc tính trên cơ sở đánh giá ảnh hởng của môi trờng làm việc khôngthuận lợi đến sức khỏe, sự thoả mãn của ngời lao động tại nơi làm việc Tiềnphụ cấp có ý nghĩa kích thích ngời lao động thực hiện tốt công việc trongnhững điều kiện khó khăn, phức tạp hơn bình thờng

Tiền th ởng:

Tiền thởng là một loại kích thích vật chất có tác dụng rất tích cực đối vớingời lao động trong việc phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn Thởng cónhiều loại, trong thực tế các cơ quan, doanh nghiệp có thể áp dụng một sốhoặc tất cả các loại tiền thởng:

+ Thởng năng suất chất lợng

+ Thởng theo kết quả hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp

+ Thởng do tìm đợc nơi cung cấp hay kí kết hợp đồng lớn

ở mức độ trung bình, có trình độ lành nghề cao hay thấp, đã là nhân việc trongdoanh nghiệp thì đều đợc hởng phúc lợi Phúc lợi của doanh nghiệp gồm có:+ Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế

+ Hu trí

+ Nghỉ phép

+ Nghỉ lễ

+ Ăn tra do doanh nghiệp đài thọ

+ Trợ cấp của doanh nghiệp cho các nhân viên đông con hoặc có hoàncảnh khó khăn

+ Quà tặng của doanh nghiệp cho nhân viên vào các dịp sinh nhật, cới hỏiCác khoản bảo hiểm xã hội, tiền hu trí, tiền lơng khi nghỉ phép, nghỉ lễ th-ờng đợc tính theo quy định của Chính Phủ và theo mức lơng của ngời lao

động Các khoản phúc lợi khác nh ăn tra, trợ cấp khó khăn, quà tặng củadoanh nghiệp (tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể vẫn có mức tính riêngcho các nhân viên ở các chức vụ khác nhau hoặc có thời gian phục vụ trongdoanh nghiệp khác nhau)

2.Hệ thống bảng lơng cho cán bộ, nhân viên:

Về cơ bản thì trả lơng theo thời gian là dựa trên cơ sở độ dài thời gianlàm việc, trình độ chuyên môn kĩ thuật nghiệp vụ và mức độ phức tạp củacông việc khác nhau

Chính vì vậy mà thiết kế hệ thống bảng lơng trong cơ quan, doanhnghiệp là công việc phức tạp, phải dựa trên các căn cứ khoa học và đòi hỏimức độ chính xác, khách quan cao vì nó liên quan đến quyền lợi của tất cảmọi cán bộ nhân viên trong cơ quan hay doanh nghiệp

Bảng lơng cán bộ, nhân viên đợc quy định theo ngành, mỗi ngành cócác ngạch lơng, mỗi ngạch ứng với một ngạch công chức, chức vụ Sự khácbiệt giữa các ngạch lơng thể hiện sự khác biệt về nội dung công việc và trình

độ của cán bộ , nhân viên theo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ

Mỗi ngạch đều có mức lơng khởi điểm(bậc1)-gọi là hệ số mức lơngchuẩn Hệ số này đợc xác định trên cơ sở hệ số phức tạp lao động và hệ số tiêuhao sức lao động theo công việc:

+ Cơ cấu bảng tính lơng thời gian

Bảng thanh toán lơng cho cán bộ nhân viên theo thời gian về cơ bản có cơcấu nh sau:

- Số thứ tự: Trờng này đợc sử dụng để xác định số thứ tự của từngnhân viên trong tổ chức cũng nh số nhân viên trong tổ chức

- Họ và tên: Trờng này ghi nhân họ và tên của mỗi nhân viên trong

Và bảng lơng chức vụ quản lý doanh nghiệp:

Hạng doanh nghiệp

Chức danh

Hệ số lơng

Đặc biệt I II III IV Giám đốc

Lơng=290000*số ngày làm*hệ số/.số ngày trong tháng

- Thởng: Đây là số tiền thởng và các khoản tiền ngoài lơng mà nhân viên

Tiền trừ=290000*0.05*hệ số lơng.

Cũng có thể coi đây là khoản tiền nhân viên đóng các loại bảo hiểm của mìnhtheo qui định của nhà nớc với tỉ lệ 5% thu nhập chính, 15% còn lại là doanhnghiệp đóng

- Lĩnh: Tiền lĩnh là khoản tiền thực tế nhân viên đó nhận đợc trongtháng sau khi đã lấy lơngcộng thởngcộng bảo hiểm và trừ đi khoản tiền trừ(đồng)

+ Cấu trúc bảng tính lơng:

Trên cơ cấu cơ bản trên, bảng thanh toán lơng của cán bộ nhân viên

có cấu trúc nh sau:

HÖ sèphôcÊp

II C«ng cô thiÕt kÕ phÇn mÒm tÝnh l¬ng thêi gian cho c¸n bé nh©n viªn

 C¸c tÖp c¬ së d÷ liÖu vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c tÖp c¬ së d÷ liÖu

Mã ban Mã phòng Tên ban Điện thoại Địa chỉ Trởng ban

Mã nhân viên Mã ban Tên nhân viên Số điện thoại Địa chỉ

Hệ sốlơngchứcvụ

Lơng Thởng Bảo

hiểm

Tiềntrừ

Tiềnlĩnh

Sơ đồ DSD

Mã phòng Tên phòng Điện thoại Địa chỉ Trởng phòng

Tên cấp bậc Hệ số l ơng Tên chức vụ Hệ số l ơng

chức vụ

 Sơ đồ luồng dữ liệu.

Hệ thống tính lơng thời gian cho cán bộ nhân viên hoạt động nh sau:

Các nhân viên làm việc dới sự quản lí trực tiếp của trởng ban Do đó, cuối mỗitháng, trởng ban sẽ báo cáo số ngày làm việc của nhân viên đó lên phòng hànhchính tổng hợp Phòng hành chính tổng hợp sẽ xác nhận số ngày làm việc củatừng nhân viên và chuyển cho phòng kế toán Phòng kế toán sẽ lấy các dữ liệucủa từng nhân viên nh hệ số lơng, tiền thởng vv và tính lơng cho toàn bộ nhânviên trong doanh nghiệp Sau khi tính xong và in ra bảng lơng, phòng kế toán sẽgửi danh sách lơng lên cho giám đốc duyệt Thủ quỹ sẽ nhận danh sách lơng đãduyệt từ giám đốc và phát lơng cho nhân viên

Chơng II: Nội dung thiết kế phần mềm tính

2.0Kiểm tra

3.0tính l ơng

4.0duyệt l ơng

5.0phát l ơng

Hồ sơ nhân viên

Nhân viên

Ngày công

Ngày công đã cùn cấp

Ngày công

đã

kiểm tra

Hồ sơ

Lơng đã duyệt