Xây dựng phần mềm quản lý tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty TTHH Lan Sơn

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước ta hiện nay, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập, tự chủ theo quy định của pháp luật. Họ phải tự hạch toán và đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động có lợi nhuận và phát triển lợi nhuận đó, từ đó nâng cao lợi ích của doanh nghiệp, của người lao động. Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù lao của nhân viên sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại doanh nghiệp . Còn đối với doanh nghiệp đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể tồn tại và phát triến được. Một doanh nghiệp sẽ hoạt động và có hiệu quả tốt khi kết hợp hài hòa vấn đề này. Do vậy việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Hạch toán chính xác chi phí về lao động và xác định kết quả lao động.Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Mặt khác, công tác hạch toán chi phí về lao động cũng giúp việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước. Đồng thời Nhà nước cũng ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ tính lương cho người lao động. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng cho nên cách thức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sự khác nhau. Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công Ty TNHH Lan Sơn em đã chọn chuyên đề: “xây dụng phần mềm về quản lý tiền lương của cán bộ công nhân viên tại Công Ty TNHH Lan Sơn ” để nghiên cứu thực tế và viết thành chuyên đề này. Với những hiểu biết còn hạn chế và thời gian thực tế ngắn ngủi, với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty và các anh chị trong phòng kế toán công ty em hy vọng sẽ nắm bắt được phần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lương trong công ty.

BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giáo Viên Hướng Dẫn : Vũ Thị Hoàng Hải

Họ Và Tên Sinh Viên : Vũ Văn Minh

Lớp : CTU09.2

Mã SV : CTU090234

Chuyên Ngành : Tin học ứng dụng

Khóa học : 2009 – 2012

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước ta hiện nay,các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt độngsản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập, tự chủ theo quy định củapháp luật Họ phải tự hạch toán và đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động cólợi nhuận và phát triển lợi nhuận đó, từ đó nâng cao lợi ích của doanhnghiệp, của người lao động Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù laocủa nhân viên sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại doanh nghiệp Cònđối với doanh nghiệp đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể tồn tại và pháttriến được Một doanh nghiệp sẽ hoạt động và có hiệu quả tốt khi kết hợp hàihòa vấn đề này

Do vậy việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lýquan trọng của doanh nghiệp Hạch toán chính xác chi phí về lao động vàxác định kết quả lao động.Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiềnlương trong giá thành sản phẩm Mặt khác, công tác hạch toán chi phí về laođộng cũng giúp việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước.Đồng thời Nhà nước cũng ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương

và các chế độ tính lương cho người lao động Trong thực tế, mỗi doanhnghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng cho nên cách thức hạch toántiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sựkhác nhau Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuấtkinh doanh của mình

Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công Ty

tiền lương của cán bộ công nhân viên tại Công Ty TNHH Lan Sơn ” để

nghiên cứu thực tế và viết thành chuyên đề này Với những hiểu biết còn hạnchế và thời gian thực tế ngắn ngủi, với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty

và các anh chị trong phòng kế toán công ty em hy vọng sẽ nắm bắt đượcphần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lương trong công ty

Bài viết này được hoàn thành với sự tận tình hướng dẫn, giúp dỡ của

Công Ty TNHH Lan Sơn Cô Giáo Nguyễn Quỳnh Trâm và các anh chị tại

phòng kế toán Công Ty TNHH Lan Sơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Vũ Văn Minh

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN Phần 1 :

Tìm hiểu chung về

Công Ty TNHH Lan Sơn

1 giới thiệu về công ty.

- Tên công ty: Công Ty TNHH Lan Sơn

- Địa chỉ: 11-Lê Hoàn – P Trường Thi – TP Thanh Hóa

- Điện thoại: 0913269574 Fax

Email:lanson@gmail.com

- Loại hình kinh doanh: công ty cổ phần

- Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh: Công Ty TNHH Lan Sơn

chuyên sản xuất phân phối hàng tiêu dùng trong nước và quốc tế

Được thành lập đầu năm 2004 dưới sự quản lý và do nhu cầu phát triển sảnxuất và phân phối hàng tiêu dùng ngày càng nhiều trong nước và quốc tế,

được Tỉnh Thanh Hóa cấp giấy phép để Công Ty TNHH Lan Sơn được

thành lập

Thị trường ngành sản xuất và phân phối hàng tiêu dùng quyết định tới sựphát triển của các ngành sản xuất khác Hiện nay ngành sản xuất và phânphối hàng tiêu dùng có bước nhảy vọt, phát triên tương xứng với các nướcbạn trên Thế Giới chính vì thế mà các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnhvực Sản Xuất và phân phối hàng tiêu dùng đang tìm cho mình một con

đường phát triển riêng.Và Công Ty TNHH Lan Sơn cũng vậy Công ty đã

và đang xây dựng một đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm cao trong lĩnh vựcđặc thù, và tạo dựng cơ sở, chi nhánh trên toàn quốc trải dài từ Miền BắcMiền Trung đến Miền Nam, để kịp thời đáp ứng nhu cầu thị trường và hỗ trợkhách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.

Trên cơ sở này công ty cung cấp các thiết bị điện tốt nhất cho kháchhàng đảm bảo an toàn và hiệu quả đối với các sản phẩm của công ty

1.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và quy trình sản xuất kinh doanh chính của Công Ty TNHH Lan Sơn

1.1.2.1 Đặc điểm quản lý

Công ty nằm trên địa bàn tỉnh Thanh hóa vì vậy khá thuận lợi trongviệc kinh doanh nhất là loại hình kinh doanh danh rất phát triển ở nước ta

Bộ máy công ty bao gồm:

Ban giám đốc bao gồm giám đốc điều hành và ba phó giám đốc, mộtphó giám đốc phụ trách phần lập dự án và đầu tư các dự án, một phó giámđốc phụ trách phần bảo hành, bảo trì, sản xuất và phát triển; một phó giámđốc phụ trách phần đào tạo cán bộ và tư vấn khách hàng

Giám đốc có nhiệm vụ: Xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn Tổchức điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp theo đúng luật pháp Nhànước Quyết định thành lập các chi nhánh, văn phòng đại diện của doanhnghiệp tại các tỉnh, thành phố Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế củatừng phòng, từng chi nhánh và văn phòng đại diện Quản lý trực tiếp đội ngũcán bộ nhân viên, xây dựng quy chế lao động, tổ chức, đôn đốc, kiểm tra cácchi nhánh và văn phòng đại diện

Ba phó giám đốc chịu trách nhiệm phụ trách trong những lĩnh vựcnhất định của mình qua đó có những ý kiến đề xuất vớ giám đốc các vấn đềkhó khăn, vướng mắc đồng thời giúp giám đốc đề ra những phương hướng,sách lược cho sự phát triển của công ty

Các phòng ban trong doanh nghiệp bao gồm:

Phòng kỹ thuật, bảo hành, bảo trì

Sơ đồ bộ máy doanh nghiệp:

Sơ đồ bộ máy doanh nghiệp:

Trong nền kinh tế thị trường mọi cá nhân, tổ chức, phòng ban đều phát huy hết khả năng, năng lực của mình cho từng sản phẩm mình làm ra cũng như đáp ứng được tối đa yêu cầu của thị trường

Mỗi phòng ban thực hiện các chức năng quản lý nhất định Có thể mô tảngắn gọn các chức năng phòng ban tổng quát như sau:

 Giám Đốc :

Ông: Phạm Công Sơn

Giám đốc điều hành

Phòng đầu tư

Phòng dào tạo cán bộ

- Giám đốc là người trực tiếp giám sát và điều hành mọi hoạt động sản

xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của Công Ty Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền & nhiệm vụ được giao.

- Tổ chức thực hiện các quyết định của công ty.

- Nghiên cứu và hỗ trợ các Văn phòng kinh doanh dự án

- Thực hiện kinh doanh dự án trên các địa bàn

 Phòng Đào tạo và Nhân sự

- Tuyển công nhân, đảm bảo chế độ cho công nhân, quản lý giờ giấclàm việc

- Đào tạo công nhân học việc, quản lý đào tạo công nhân và chấtlượng công nhân

- Kinh doanh đào tạo

 Phòng đầu tư

Lên kế hoạch đầu tư cho các dư án

 Phòng Hệ thống

- Lập trình và giải quyết các vấn đề về dây chuyền mới phát sinh

- Bảo trì toàn bộ các thiết bị kỹ thuật và các vấn đề kỹ thuật trong cácdoanh nghiệp

- Nghiên cứu sản phẩm

 Phòng s ản xuất và phát triển thép

- Xây dựng và phát triển các sản phẩm mới

- Chỉnh sửa và bổ sung sản phẩm theo yêu câu của khách hàng

- Hỗ trợ các Văn phòng kinh doanh

1.1.2.2Quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp chuyên về các thiết bị nghành điện thì quy trình sản xuất tương tự nhau

đầu tư

Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng

Để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiệnthuận tiện công ty áp dụng hình thức kế toan “ Chứng từ ghi sổ” Hình thứcnày đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra

_ Các loại sổ sách doanh nghiệp sử dụng bao gồm:

+ Chứng từ ghi sổ

+Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+Sổ cái các tài khoản

+Bảng cân đối số phát sinh

+Báo cáo tài chính

Bảng cân đối số phát sinh

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động SXKD

- Thuyết minh báo cáo tài chính

1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

- Phòng kế toán tài vụ đặt dưới sự lãnh đạo của doanh nghiệp, các nhânviên kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của kế toán trưởng

- Hiện nay bộ máy kế toán của doanh nghiệp được tổ chức, theo kiểu tập

trung áp dụng hình thức kế toán ''chứng từ ghi sổ'' Toàn bộ công tác kế

toán từ việc kế toán chi tiết đến việc tổng hợp lập báo cáo kiểm tra kế toánđều được thực hiện tại phòng kế toán- tài vụ tại doanh nghiệp

Các đơn vị trực thuộc bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thậpthông tin, hướng dẫn kiểm tra chứng từ ban đầu và lập bảng kê gửi về phòng

kế toán – tài vụ tại doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp:

Kế toán

TM và TGNH

Thủ quỹ

Kế toán thuế

Phòng kế toán gồm 5 người, đứng đầu là kế toán trưởng chịu trách nhiệmkiểm tra hướng dẫn cấp dưới các chế độ, chính sách của Nhà nước Chịutrách nhiệm tổng hợp, Cung cấp số liệu và tình hình tài chính của doanhnghiệp cho ban lãnh đạo.

Kế toán tiền lương : Căn cứ vào chế độ lao động tiền lương và hướng

dẫncủa lãnh đạo tra lương đến từng cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp

- Kế toán công nợ: Thực hiện công tác theo dõi, kiểm tra, đối chiếu

chính xác đầy đủ, kịp thời các khoan thu của khách hàng Phối hợp với cácphòng kinh doanh kiểm tra đối chiếuvới khách hàng thực hiện các khoản cấntrừ công nợ, chiết khấu, giảm giá Lập dự báo các khoản phải thu công nợtừng htời điểm trong tuần, tháng Xác định chính xác số công nơ còn phảithu khách hàng

Kế toán TM và TGNH : Theo dõi và phản ánh từng nghiệp vụ kinh

tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Tổng hợp tìnhhình thu, chi, tồn quỹ từ đó báo cáo với kế toán trưởng để kế toán trưởngnắm được tinh hình tài chính của công ty để có những đề xuất phát triểndoanh nghiệp

Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền, kiểm tra, kiểm kê đối chiếu với kế

toán tiền mặt, chịu trách nhiệm về số tiền tồn hàng tháng

- Kế toán thuế: Thực hiện tất cả các công việc báo cáo thuế tháng, quý,

năm Lập hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế theoquy định và hoàn thành ngay theo từng quý

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

- Niên độ kế toán: bắt đầu vào ngày 01tháng 01 đến ngày 31tháng 12hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng(VND).

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khaithường xuyên

- Phương pháp hạch toán giá trị nguyên vật liệu xuất dùng: Theo giátrị thực tế xuất kho của Nguyên vật liệu

- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đăng ký trích khấu hao theo quyếtđịnh số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003của Bộ tài chính

- Kỳ tính giá thành: Năm và kỳ báo cáo (quý)

Phần II tìm hiểu Tổ chức công tác kế toán tiền lương tại

Công Ty TNHH Lan Sơn

1.1 Đặc điểm, vai trò, vị trí của tiền lương và các khoản trích theo tiền lương trong doanh nghiệp.

1.1.1.Bản chất và chức năng của tiền lương

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho ngườilao động tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đãcống hiến Như vậy tiền lương thực chất là khoản trù lao mà doanh nghiệptrả cho người lao động trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp.Tiền lương có thể biểu hiện bằng tiền hoặc bằng sản phẩm Tiền lương cóchức năng vô cùng quan trọng nó là đòn bẩy kinh tế vừa khuyến khích ngườilao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công, năng

suất lao động, vừa tiết kiệm chi phí về lao động, hạ giá thành sản phẩm tănglợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương

1.1.2.1.Vai trò của tiền lương

Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của ngườilao động Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động,người lao động đi làm cốt là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằngtiền lương để đảm bảo cuộc sống tối thiểu cho họ Tiền lương có vai trò nhưmột nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động Vì vậyviệc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cảhai bên cùng có lợi đồng thời kích thích người lao động tự giác và hăng saylao động

1.1.2.2 Ý nghĩa của tiền lương

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động Ngoài rangười lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấpBHXH, tiền thưởng, tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một phận chi phí cấuthành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp sản xuất ra Tổchức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động, trên cở sở đó tínhđúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan

từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chấtlượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động,góp phần tiết kiện chi phí về lao động sống, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợinhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất,tinh thần cho người lao động

1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương

Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chứcdanh, thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độtuổi, sức khoẻ, trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đếntiền lương cao hay thấp

+Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định

Ví Dụ: 1 ngày công phải đủ 8 giờ… nếu làm không đủ thì nó có ảnhhưởng rất lớn đến sản xuất sản phẩm, đến năng suất lao động và từ đó ảnhhưởng đến tiền lương của người lao động

+Ngày công: Là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương của ngườilao động, ngày công quy định trong tháng là 22 ngày Nếu người lao độnglàm thay đổi tăng hoặc giảm số ngày lao việc thì tiền lương của họ cũng thayđổi theo

+Cấp bậc, Chức danh: Căn cứ vào mức lương cơ bản của các cấp bậc,chức vụ, chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp cao haythấp theo quy định của nhà nước do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnhhưỏng rất nhiều

+Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng rất ảnh hưởng rất lớn đến tiềnlương Nếu cùng 1 công việc thì người lao động ở tuổi 30 – 40 có sức khoẻtốt hơn và làm tốt hơn những người ở độ tuổi 50 – 60

+Trang thiết bị, kỹ thuật, công nghệ cũng ảnh hưởng rất lớn tới tiềnlương Với 1 trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu thì không thể đem lại những sảnphẩm có chất lượng cao và cũng không thể đem lại hiệu quả sản xuất nhưnhững trang thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến hiện đại được Do vậy ảnhhưởng tới số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành cũng từ đó nó ảnhhưởng tới tiền lương

1.2 Các hình thức tiền lương trong Doanh Nghiệp

1.2.1 Hình thức tiền lương theo thời gian: Tiền lương trả cho người lao

động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lươngtheo quy định theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian cóthưởng

- Lương thời gian giản đơn được chia thành:

+Lương tháng: Tiền lương trả cho người lao động theo thangbậc lương quy định gồm tiền lương cấp bặc và các khoản phụ cấp (nếu có).Lương tháng thường được áp dụng trả lương nhân viên làm công tác quản lýhành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt độngkhông có tính chất sản xuất

+Lương ngày: Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho sốngày làm việc theo chế độ Lương ngày làm căn cứ để tính trợ cấp BHXHphải trả CNV, tính trả lương cho CNV trong những ngày hội họp, học tập,trả lương theo hợp đồng

+Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho sốgiờ làm việc trong ngày theo chế độ Lương giờ thường làm căn cứ để tínhphụ cấp làm thêm giờ

1.2.2 Hình thức tiền lương theo sản phẩm

Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao độngđược tính theo số lượng, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khốilượng công việc đã làm xong được nghiệm thu

1.2.2.1 Theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho

người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách,phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm Đây là hình thức được các doanh

nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuấthàng loạt sản phẩm.

+ Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức này tiền lương trảcho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiềnlương tính theo tỷ lệ luỹ tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của

họ

1.2.2.2 Theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho

công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như:công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy mócthiết bị Trong trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao độngtrực tiếp để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất

` 1.2.2.3 Theo khối lượng công việc: Là hình thức tiền lương trả theo

sản phẩm áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, công việc có tínhchất đột xuất như: khoán bốc vác, khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thànhphẩm

1 2.4 Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương: Ngoài tiền lương,

BHXH, công nhân viên có thành tích trong sản xuất, trong công tác đượchưởng khoản tiền thưởng, việc tính toán tiền lương căn cứ vào quyết định vàchế độ khen thưởng hiện hành

Tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, căn cứ vào kết quả bình xétA,B,C và hệ số tiền thưởng để tính

Tiền thưởng về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật

tư, tăng năng suất lao động căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định

1.3 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT,và KPCĐ

1.3.1 Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương trả cho số CNV của doanh

nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương Quỹ tiền lươngcủa doanh nghiệp gồm:

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế

và các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụcấp khu vực…

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất,

do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép

- Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệpđược chia thành 2 loại : tiền lương chính, tiền lương phụ

+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trongthời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính: gồm tiền lương cấp bậc, các khoảnphụ cấp

+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trongthời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ, thời gian người lao động nghỉphép, nghỉ lễ tết, ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ

Trong công tác hạch toán kế toán tiền lương chính của công nhân sảnxuất được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, tiềnlương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vàochi phí sản xuất các loại sản phẩm có liên quan theo tiêu thức phân bổ thíchhợp

2.3.3 Các khoản trích theo lương

 Bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thunhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai

sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặcchết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội

Luật Bảo hiểm xã hội quy định có 2 loại BHXH, là BHXH bắt buộc

và BHXH tự nguyện:

- Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội mà ngườilao động tự nguyện tham gia, được lựa chọn mức đóng và phương thức đóngphù hợp với thu nhập của mình để hưởng bảo hiểm xã hội

+ Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn,hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ ba tháng trở lên;

+Cán bộ, công chức, viên chức;

+ Công nhân quốc phòng, công nhân công an;

+ Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩquan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân;người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân đội nhân dân,công an nhân dân;

Vậy từ ngày 1/1/2010, mức trích lập BHXH là 22% trên quỹ tiềnlương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội, trong đó người lao động đóng góp6% và người sử dụng lao động đóng góp 16%

Và tỷ lệ này cứ 2 năm sẽ tăng thêm 2% (trong đó người lao động đóngthêm 1% và người sử dụng lao động đóng thêm 1%) cho đến khi đạt tỷ lệtrích lập là 26%, trong đó người lao động đóng 8% và người sử dụng laođộng đóng 18%

 Bảo hiểm y tế

Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vựcchăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực

hiện và các đối tượng có trách nhiệm tham gia theo quy định của LuậtBHYT

Theo nghị định số 62/2009/NĐ-CP ban hành ngày 27/7/2009 (có hiệulực thi hành từ ngày 1/10/2009) của Thủ tướng Chính phủ quy định mứctrích lập BHYT từ 1/1/2010 như sau:

Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xácđịnh thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên; người laođộng là người quản lý doanh nghiệp hưởng tiền lương, tiền công; cán bộ,công chức, viên chức thì mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền lương,tiền công hằng tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao độngđóng góp 3% và người lao động đóng góp 1,5%

 Bảo hiểm thất nghiệp

Theo Luật Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc áp dụngđối với đối tượng lao động và người sử dụng lao động như sau:

- Người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp là công dân Việt

Nam làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc mà các hợpđồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ mười haitháng đến ba mươi sáu tháng với người sử dụng lao động

* Theo điều 81 Luật BHXH, điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp

Người thất nghiệp được hưởng bảo hiểm thất nghiệp khi có đủ cácđiều kiện sau đây:

- Đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ mười hai tháng trở lên trong thờigian hai mươi bốn tháng trước khi thất nghiệp;

- Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức bảo hiểm xã hội;

- Chưa tìm được việc làm sau mười lăm ngày kể từ ngày đăng ký thấtnghiệp

* Theo điều 82 Luật BHXH, mức trợ cấp thất nghiệp như sau:

- Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiềnlương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của sáu tháng liền kềtrước khi thất nghiệp

- Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp được quy định như sau:

+ Ba tháng, nếu có từ đủ mười hai tháng đến dưới ba mươi sáu thángđóng bảo hiểm thất nghiệp;

+ Sáu tháng, nếu có từ đủ ba mươi sáu tháng đến dưới bảy mươi haitháng đóng bảo hiểm thất nghiệp;

+ Chín tháng, nếu có từ đủ bảy mươi hai tháng đến dưới một trăm bốnmươi bốn tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp;

+ Mười hai tháng, nếu có từ đủ một trăm bốn mươi bốn tháng đóngbảo hiểm thất nghiệp trở lên

* Theo điều 102 Luật BHXH, nguồn hình thành quỹ như sau:

- Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng

bảo hiểm thất nghiệp

- Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công

tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảohiểm thất nghiệp

- Hằng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền

lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao độngtham gia bảo hiểm thất nghiệp và mỗi năm chuyển một lần

Vậy, tỷ lệ trích lập BHTN của DN là 2%, trong đó người lao động chịu 1% và DN chịu 1% tính vào chi phí.

doanh nghiệp không trích kinh phí công đoàn

1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệuquả, kế toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiệnnhững nhiệm vụ sau:

-Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiềnlương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trongdoanh nghiệp

1.5 Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương

1.5.1 Hạch toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là

bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đếnphòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tạidoanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từngngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì

1.5.2 Hạch toán thời gian lao động:

Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là Bảng Chấm Công Bảng Chấm Công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực

tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụthể và từ đó để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương chotừng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp

Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặclàm việc khác như họp…thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công trongngày đó.

Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu côngviệc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công việcthực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng

Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờhưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm

1.5.3.Hạch toán kết quả lao động: Căn cứ vào phiếu xác nhận sản

phẩm hoặc công việc hoàn thành Phiếu này được lập thành 02 liên: 1 liênlưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán chongười lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, ngườinhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt

1.5.4.Hạch toán tiền lương cho người lao động: Căn cứ vào bảng chấm

công để biết thời gian động cũng như số ngày công lao động của người sau

đó tại từng phòng ban, tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từngngười lao động ngoài Bảng Chấm Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảngtính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoànthành

1.6.Hạch toán tổng hợp và các khoản trích theo lương

1.6.1.Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH,

BHYT,KPCĐ

Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiềnlương gồm các biểu mẫu sau:

Mẫu số 01-LĐTL Bảng chấm công

Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương

Mẫu số 03-LĐTL Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội

Mẫu số 04-LĐTL Danh sách người lao động hưởng BHXH Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng

Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoànchỉnh

Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ

Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán

Mẫu số 09-LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động

1.6.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

1.6.2.1 Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 334- Phải trả công

nhân viên Và tài khoản TK 338- Phải trả, phải nộp khác

+ TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên và tình hìnhthanh toán các khoản đó( gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoảnthuộc thu nhập của công nhân viên)

TK111 TK627

Thanh toán tiền lương và các

Khoản khác cho CNV bằng TM Tiền lương phải trả nhân viên phân xưởng

TK 512 TK 641,642

Thanh toán lương bằng sản phẩm Tiền lương phải trả nhân viên Bán hàng, quản lý DN

TK3331 TK3383 BHXH phải trả

Sơ đồ 1.1: Hạch toán các khoản phải trả CNV

+ Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác : Dùng để phản ánh cáckhoản phải trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội

Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác

Bên Nợ:

+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan + BHXH phải trả công nhân viên.

+ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị

+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý

+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK 511

+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh + BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên.

+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.

+ Các khoản phải trả phải nộp khác.

Dư Có :

+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác.

+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết.

Dư Nợ : ( Nếu có ) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.

TK 338 có 6 tài khoản cấp 2

3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết

3382 – Kinh phí công đoàn

Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 -Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641-Chi phí bán hàng

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241-XDCB dở dang

Có TK 334-Phải trả công nhân viên Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi:

+Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ:

Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Có TK 334- Phải trả công nhân viên+Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật

tư, thưởng năng suất lao động:

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334- Phải trả công nhân viên Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp:

Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 - Chi phí sán xuất chung

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

Tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thaisản:

Nợ TK 338(3383) - Phải trả, phải nộp khác

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên trách

Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:

Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên

Có TK 111- Tiền mặt

CHƯƠNG II: CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ

LƯƠNG

1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

1.1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin

Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trước chưa được xử lý Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định Thông tin của quá trình xử lý này có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác.

- Để mô tả thông tin người ta thường sử dụng hai khái niệm độ cứng và độ phong phú của thông tin

- Độ cứng của một thông tin là thước đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin.

- Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đó giàu hay nghèo Nó phụ thuộc vào phương tiện thông tin liên lạc Sau đây là bảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đưa qua một số phương tiện thường dùng.

1.2 Hệ thống thông tin

a Khái niệm về hệ thống thông tin

Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một

hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, … thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu

và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ kiện đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.

Để một hệ thống thông tin có thể được nhìn một cách trực quan người ta tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin Nhờ có việc mô hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việc của mình.

Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng tuy nhiên

nó cũng tuân theo một quy tắc nhất định.

Vấn đề xử lý: chương trình phải cập nhật được dữ liệu đưa vào như cập nhật được danh mục hàng hoá, vật tư, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra được các báo cáo đầu ra cần thiết.

Sau khi xử lý và lưu trữ, các dữ liệu phải được đưa vào kho dữ liệu như các danh mục…

Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo như báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá.

Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức nhưng có hai cách phân loại thông dụng nhất là:

Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

b Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn chương trình này như một thực thể với những thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình

gì và chúng tốn dung lượng là bao nhiêu.

Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình

lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

hình 2: mô tả hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin theo ba mô hình

Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc

dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô

hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?".

Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của người sử dụng ) chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động

xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng Mô hình này chú ý đến mặt thời gian hệ

thống Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi nào?"

Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thông tin liên quan loại trang bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc

độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các

chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi " Như thế nào ?"

1.3 Cơ sở dữ liệu

Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữ liệu Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định Dù ở trong thời đại nào thì việc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả thông tin vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý và cập nhật Các dữ kiện này được ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay nhờ sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện

và nhanh chóng hơn rất nhiều

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho

dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.

Phương pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu Mô hình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng Thông qua mô hình dữ liệu ta có thể biết được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữ liệu Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt được Thiết kế mô hình

dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụ hữu ích cho việc ra quyết định

Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:

Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin về

nó Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên…, còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm như tài khoản, dự

án, nhiệm vụ công tác.

Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất được gọi là thuộc tính Mỗi

thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thường không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.

Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện

riêng biệt thực thể.

Cột ( trường ) dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể Giao giữa một

dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thực thể trên dòng đó.

Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin do một thực thể tạo ra một

Trong một bảng thì thường có các khóa chính Khoá chính là một kiểu chỉ mục đặc biệt Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin Vì vậy sẽ không có hai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trường khoá chính cũng như trong trường khoá chính sẽ không có giá trị rỗng

Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin Có nhiều loại cơ sở dữ liệu Sau

đây là những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu (quan hệ) phổ biến nhất hiện nay.

Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa các dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trường Một cơ sở dữ liệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau.

Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật tư có sử dụng cơ sở dữ liệu có tên là db1.mdb.Trong này có các bảng như DM_DVN, DM_DVX, CTCHUNG, CTVT,

…Trong các bảng có chứa các thông tin về đơn vị nhập, đơn vị xuất, số chứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật tư, số lượng, đơn giá,….

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

 Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sơ dữ liệu thông qua việc nhập liệu Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thể thức

dữ liệu được nhìn thấy khi nhập Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điền biểu hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục được chọn.

 Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ

sở dữ liệu Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn: ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language).

 Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Báo cáo là những dữ liệu được kết xuất ra

từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn Lập báo cáo là

một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng trong một thể thức sử dụng được.

2.Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt Phát triển một hệ thống thông tin thì bao gồm việc phân tích, thiết kế và cài đặt Phân tích một hệ thống bao gồm việc thu thập dữ liệu và sắp xếp chúng để đưa ra chẩn đoán về thực tế Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống

đó Còn cài đặt một hệ thống tức là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

2.1Mô hình phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin.

hình : mô hình phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

2.2Các phương pháp thường dùng để phát triển một hệ thống thông tin

 Phương pháp 1:phương pháp nguyên mẫu (protyping).

hình : Phương pháp nguyên mẫu(Protyping).

 Phương pháp 2: Phương pháp chu kỳ phát triển (system development life cycle).

hình : Phương pháp chu kỳ phát triển (system development life cycle).

2.1 Các công đoạn của phát triển hệ thống:

2.1.1 Đánh giá yêu cầu:

Khi thấy được sự cần thiết cần thay đổi hay điều chỉnh một hệ thống thông tin thì người quản lý chịu trách nhiệm đề đạt yêu cầu phát triển hệ thống tới lãnh đạo bộ phận tin học hoặc đến một hãng chuyên môn Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu mà cần phải có sự phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tích này gọi là thẩm định yêu cầu hay nghiên cứu khả thi và cơ hội.

Việc đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án Chỉ cần một sai lầm trong giai đoạn này cũng sẽ làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn

đề, ước toán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho người ra quyết định.

Đánh giá yêu cầu bao gồm bốn công đoạn:

 Lập kế hoạch

Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thống nào Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cần phải được làm cẩn thận.

Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng Quy

mô số lượng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc vào mức độ phân tích của từng dự án Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên cũng như các phương tiện đi kèm với từng nhiệm vụ.

b Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu với mục đích làm cho phân tích viên xác định chính xác

Thông qua việc đánh giá xem liệu yêu cầu đó có đúng như đề nghị của tổ chức hay có thể giảm xuống hoặc tăng cường mở rộng thêm.

Phân tích viên sẽ thực hiện nhiều hình thức như: phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra để có cái nhìn khác nhau về vấn đề gốc của yêu cầu, hay nói cách khác là xác định khung cảnh chính xác nhất về hệ thống

Khả thi về kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc

có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất, cũng như việc các thiết bị đó có tương thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức.

Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu được từ hệ thống so với chi phí bỏ ra để thực hiện dự án.

Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra hay không.Trong giai đoạn này phải đưa ra được bảng tiến độ thời gian.

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

Báo cáo này được gửi cho người có thẩm quyền quyết định việc có thực hiện bước tiếp theo của dự án Vì thế báo cáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệ thống mới và những kiến nghị trong những bước thực hiện tiếp theo một cách rõ ràng đầy đủ nhất

Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau:

 Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên người yêu cầu, hệ thống thông tin

nghiên cứu, những vấn đề do người yêu cầu nêu lên)

 Phương pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thu thập thông tin, những người đã gặp và làm việc )

 Mô tả khung cảnh (nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí công tác có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng của hệ thống nghiên cứu, nêu tên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trưng về tổ chức, đặc trưng

về công nghệ, khung cảnh tài chính )

 Hệ thống nghiên cứu (tên gọi và mô tả, mục đích của hệ thống)

 Nêu các vấn đề (vấn đề dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan và dưới góc độ nhà phân tích )

 Đánh giá về tính khả thi (tổ chức, kỹ thuật, thời gian, tài chính)

 Kiến nghị

Đề xuất của dự án (Mô tả nhiệm vụ cần thực hiện, đề xuất về thời hạn, đề xuất về chi phí ).

2.3.2 Phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được những chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là : xác định những vấn đề chính, nguyên nhân chính, mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu đã đặt ra

a.Thu thập thông tin.

Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trước hết ta phải thu thập thông tin Có

nhiều phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát.

Các thông tin thu thập được cần phải được phân loại theo các tiêu chí

 Hiện tại / tương lai:

Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường hoàn cảnh, các thông

Thông tin cho tương lai được thu thập từ các mong muốn, phàn nàn, các dự kiến kế hoạch

 Tĩnh / động / biến đổi:

Các thông tin tĩnh là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá Ví dụ các thông tin

về mã khoa, mã lớp, sinh viên, …

Các thông tin động thường là các thông tin về không gian, thời gian, …

Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là do các quy tắc quản lý, các quy định của nhà nước…

 Môi trường / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hay môi trường có tác động tới hệ thống

b Mã hoá dữ liệu

Việc xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu Mã hoá là tên viết tắt gắn cho một đối tượng nào đó Trong mỗi đối tượng gồm nhiều thuộc tính khác nhau thì yêu cầu mã hoá cho các thuộc tính là một yêu cầu cần thiết Ngoài ra mã hoá còn là hình thức chuẩn hoá dữ liệu để phân loại dữ liệu lưu trữ và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin xử

lý bằng máy tính.

Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng

Mô tả nhanh chóng các đối tượng

Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

c Các công cụ mô hình hoá

 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ.

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business Funtion Diagrams) của hệ thống quản lý lương.