Microsoft office access 2010 truy vn

Các thành phần trong cửa sổThanh Quick Access: – Hiển thị bên trái mặc định gồm các nút công cụ Save, Undo, … – Ngoài cùng bên phải chứa nút Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu c

HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010

Người soạn: Phan Đình Sinh

 Thiết kế mẫu biểu

 Thiết kế báo cáo

 Macro

 Module

CHƯƠNG 1 BÀI MỞ ĐẦU

Giới thiệu

Khởi động và thoát khỏi Access

Các thành phần trong cửa sổ khởi động

Các thao tác với tập tin

Các đối tượng trong CSDL

1 Giới thiệu

2 ứng dụng chính của Access:

– Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần

cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C, Delphi, NET, )

– Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.

2 Khởi động và thoát

Có 2 cách:

– Cách 1: Kích chọn Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Access 2010

– Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng

Microsoft Access 2010 (nếu có)

2 Khởi động và thoát

Thoát khỏi Access bằng một trong các cách:

– Mở thực đơn File | Exit;

– Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4;

– Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access

đang mở.

3 Các thành phần trong cửa sổ

Thanh Quick Access:

– Hiển thị bên trái mặc định gồm các nút công cụ Save, Undo, …

– Ngoài cùng bên phải chứa nút Customize, khi

cơ sở dữ liệu đang mở, nếu click nút Customize

sẽ xuất hiện một menu giúp chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access

3 Các thành phần trong cửa sổ

Thanh Ribbon

– Bao gồm nhiều Tab, mỗi tab được chia thành từng nhóm các nút lệnh tương ứng

3 Các thành phần trong cửa sổ

– Chứa nội dung chính của cơ sở

dữ liệu như: Table, Query, Form,

Report, Macro, hoặc module

– Kích chuột phải trên đối tượng

để có thể thực hiện các thao tác

với đối tượng như: đổi tên, sao

4 Các thao tác trên tập tin

4.1 Tạo tập tin mới

4.2 Tạo tập tin theo mẫu

4.3 Mở tập tin đã tồn tại

4.4 Thu gọn và chỉnh sửa tập tin

4.1 Tạo tập tin mới

Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database

4.1 Tạo tập tin theo mẫu

Tại cửa sổ khởi động:

– Chọn Sample Template chọn một mẫu cơ sở dữ liệu có sẵn.

– Trong khung File name, nhập tên tập tin

– Kích nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin

– Kích nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu

4.3 Mở tập tin đã tồn tại

Tại màn hình làm việc:

– Trong tab File, chọn Open…

– Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở, chọn Open.

– Hoặc kích đúp chuột vào tên tập tin cần mở.

4.4 Thu gọn và chỉnh sửa tập tin

Khi tạo thêm đối tượng trong tập tin thì dung lượng của tập tin sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhưng không sử dụng được

Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm

4.4 Thu gọn và chỉnh sửa tập tin

Cách thực hiện:

– Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa

– Kích nút Compact & Repair Database

5 Các đối tượng trong CSDL

5 Các đối tượng trong CSDL

Tables: là thành phần quan trọng, được dùng để lưu trữ dữ liệu Là đối tượng được tạo ra trước Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng

Query: là công cụ được sử dụng để truy vấn

và thực hiện các thao tác trên dữ liệu Có thể sử dụng ngôn ngữ SQL để thao tác trên

dữ liệu

5 Các đối tượng trong CSDL

Form: là công cụ để thiết kế giao diện cho chương trình Có thể dùng để cập nhật, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu

Report: là công cụ giúp tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng theo một khuôn dạng cho trước và có thể in ra màn

5 Các đối tượng trong CSDL

Macro: là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui định trước Có thể được xem là một công cụ lập trình đơn giản

Module: là công cụ lập trình trong môi trường Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó

là ngôn ngữ Visual Basic for Application Giúp tạo ra hàm mà người dùng tự định

6 Thao tác trên các đối tượng

 6.1 Tạo một đối tượng mới

 6.2 Thiết kế lại một đối tượng

 6.3 Thực hiện một đối tượng

 6.4 Xóa một đối tượng

 6.5 Đổi tên đối tượng

 6.6 Sao chép một đối tượng

 6.7 Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)

 6.8 Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu Access hiện hành (Import)

6.1 Tạo một đối tượng mới

Kích chuột chọn Tab Create trên thanh Ribbon

Trong nhóm công cụ của từng đối tượng, chọn cách tạo một đối tượng tương ứng

6.2

6.2 Thiết kế lại một đối tượng

Nếu đối tượng đang đóng:

– Kích chuột phải trên đối tượng cần thiết kế lại.

– Chọn Design view.

Nếu đối tượng đang mở:

– Kích chuột vào nút Design View

6.3 Thực hiện một đối tượng

Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View

– Kích chuột chọn nút View.

Nếu đối tượng đang đóng:

– Kích chuột phải trên tên đối tượng cần xem.

– Chọn Open

6.4 Xóa một đối tượng

Kích chuột phải trên đối tượng cần xóa:

– Chọn mục Delete trên Menu Popup.

Hoặc chọn đối tượng cần xóa:

– Nhấn phím Delete

– Hoặc kích nút lệnh Delete trên thanh công cụ

6.5 Đổi tên đối tượng

Kích chuột phải trên đối tượng:

6.6 Sao chép một đối tượng

Kích chuột phải lên đối tượng cần sao chép:

– Chọn mục Copy để chép đối tượng vào Clipboard.

– Kích chuột nút Paste để chép vào cửa sổ Database.

– Nhập tên cho đối tượng sao chép.

6.6 Sao chép một đối tượng

Đối với Table, lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép:

– Structure only: Sao chép cấu trúc

– Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu

– Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại.

6.7 Xuất dữ liệu từ Access sang

ứng dụng khác (Export)

Thực hiện các bước:

– Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác.

– Chọn Tab External Data.

– Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà muốn xuất dữ liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…

6.8 Chép dữ liệu từ ứng dụng

khác vào Access (Import)

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như: Excel, ODBC Database, XML file, Access,

… vào cơ sở dữ liệu hiện hành

Cách thực hiện:

– Chọn tab External Data.

– Trong Import & Link, chọn ứng dụng muốn chép dữ liệu.

7 Bài tập

Yêu cầu:

– Khởi động và thoát khỏi Access

– Làm quen với môi trường làm việc của Access

– Tạo mới, lưu, đóng và mở một tập tin Access

 Tạo mới tập tin có tên là QLBH.accdb trong thư mục bất kỳ Đóng tập tin trên Mở tập tin trên

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

 Bảng dữ liệu

 Cách tạo bảng

 Các kiểu dữ liệu, các thuộc tính

 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng, nhập dữ liệu

 Thiết lập mối quan hệ

 Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu

2.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu và các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp

Nhằm phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó

2.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Ví dụ 1: Cơ sở dữ liệu Quản lý bán hàng

2.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Ví dụ 2: Cơ sở dữ liệu Quản lý lương cán bộ

2.2 Bảng dữ liệu

2.2.1 Khái niệm

2.2.2 Khóa

2.2.3 Liên kết giữa các bảng

2.2.1 Khái niệm

Bảng ( Table) là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như SINH VIÊN, CÁN BỘ, HÓA ĐƠN, HÀNG,

Gồm có 2 phần:

– Phần cấu trúc: Khai báo các trường, trường

khóa và tập thuộc tính của trường.

2.2.1 Khái niệm

Thiết kế cấu trúc của bảng:

2.2.1 Khái niệm

Nội dung dữ liệu của bảng:

2.2.1 Khái niệm

Mỗi bản ghi của một bảng đều có chung cấu

trúc, tức là các trường ( Field)

Mỗi dòng trong bảng gọi là một bản ghi

(Record) chứa các nội dung riêng của đối tượng đó

Tên bảng:

– Mỗi bảng có một tên gọi riêng

– Tên bảng không nên sử dụng dấu cách (Space),

2.2.1 Khái niệm

Trường dữ liệu ( Field )

– Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu

– Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính; ví dụ như: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng,

2.2.2 Khóa

 Khoá chính (Primary Key) có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng Trường khoá có thể một trường hoặc tập hợp các trường.

 Khoá ngoại (Foreign key) là một trường hay một nhóm các trường của một bảng, thường trỏ đến khóa chính của một bảng khác.

Lưu ý:

– Khóa chính không chấp nhận các giá trị trùng nhau

2.2.2 Khóa

Ví dụ:

– Bảng SINHVIEN, trường IDsinhvien sẽ là

trường khóa chính vì không thể tồn tại 2 sinh

viên trong bảng trùng IDsinhvien

– Bảng LOP, trường IDlop là trường khóa chính

Vì không thể có 2 lớp trong bảng trùng lặp mã lớp.

2.2.3 Liên kết các bảng dữ liệu

Liên kết các bảng dữ liệu là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho trước để

Nhằm đảm bảo mục đích lưu trữ và khai thác dữ liệu

Thường tồn tại 2 kiểu liên kết:

– Liên kết 1-1 (một-một)

2.2.3 Liên kết các bảng dữ liệu

Liên kết 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này

sẽ liên kết với duy nhất tới một bản ghi của bảng kia và ngược lại;

Ví dụ:

2.2.3 Liên kết các bảng dữ liệu

Mô tả dữ liệu 2 bảng như sau:

2.2.3 Liên kết các bảng dữ liệu

Liên kết 1- ∞: mỗi bản ghi của bảng 1 sẽ có

thể liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của bảng nhiều (∞) Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1 bản ghi của bảng 1

Ví dụ:

2.2.3 Liên kết các bảng dữ liệu

Xem xét mỗi cha có thể có nhiều con qua 2 bảng sau:

2.3 Tạo bảng dữ liệu

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

2.3.2 Tạo bảng bằng Datasheet View

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

 Bước 1: Trong cửa sổ làm việc, trên thanh

Ribbon, kích tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table Design

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

 Xuất hiện cửa sổ thiết kế gồm các thành phần: – Field Name: định nghĩa tên trường.

– Data Type: chọn kiểu dữ liệu tương ứng

– Description: chú thích ý nghĩa của trường.

– Field Properties: thiết lập các thuộc tính của trường, gồm có hai nhóm:

 General: định dạng dữ liệu cho cột Field Name.

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các

công việc:

– Khai báo tên trường (Field Name): ngắn gọn,

dễ nhớ, gợi ý, không có khoảng trắng

– Chọn kiểu dữ liệu (Data Type) cho trường

– Chú thích ý nghĩa cho trường (Description)

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

Bước 3: Thiết lập trường khoá chính (bảng

không có khóa chính có thể bỏ qua này)

– Chọn trường muốn thiết lập khoá

– Kích chuột nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools); hoặc kích chuột phải lên tên trường, kích chọn Primary key.

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

Bước 4: Lưu lại cấu trúc bảng Nhấn tổ hợp

phím Ctrl+S, hoặc nhấn nút Save trên thanh Quick Access, hộp thoại yêu cầu nhập tên bảng xuất hiện:

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

Lưu ý: Với bảng không thiết lập trường

khoá chính, trong quá trình ghi lại cấu trúc bảng, máy tính sẽ hỏi:

2.3.1 Tạo bảng bằng Table Design

Chọn nút Cancel, để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khóa chính cho bảng

Chọn nút No, để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau

Chọn nút Yes, để Access tự tạo khóa chính

có tên là ID, kiểu Autonumber

2.3.2 Tạo bảng bằng Datasheet

View

Trong cửa sổ làm việc, chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Table, kích nút Table, xuất hiện bảng mới ở chế độ Datasheet View

Thanh Ribbon, chuyển sang tab Fields với nhóm lệnh Add & Delete giúp chọn kiểu dữ liệu cho trường mới khi thêm nó vào bảng

2.3.2 Tạo bảng bằng Datasheet

View

Nhập tên mới cho trường

2.3.2 Tạo bảng bằng Datasheet

View

2.4 Các kiểu dữ liệu cơ bản

Kiểu dữ liệu Dữ liệu vào Kích thước

Memo Văn bản nhiều dòng, trang Tối đa 65535 bytes

2.4 Các kiểu dữ liệu cơ bản

Kiểu dữ liệu Dữ liệu vào Kích thước

Auto number ACCESS tự động

tăng lên một khi một bản ghi được tạo

4 byte

OLE Object Đối tượng của phần

Lookup

Wizard Trường nhận giá trị do người dùng chọn từ 1

bảng khác hoặc 1 danh

2.5 Các thuộc tính của trường

2.5.1 Thuộc tính Field Size

Để thiết lập kích thước dữ liệu Chỉ có hiệu lực cho các trường có kiểu dữ liệu Text và Number

Đối kiểu Text, cho biết chiều dài tối đa của chuỗi ký tự

– Ví dụ: trường Hoten thì Field Size khoảng 40.

2.5.1 Thuộc tính Field Size

Đối kiểu Number, cho biết trường đó nhận giá trị loại số nào

Integer -32768 32767

Long Integer -3147483648 3147483647

2.5.2 Thuộc tính Decimal Places

Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong trường hợp số có dạng single, double)

Đối với kiểu Currency, Fixed, Percent mặc định Decimal Places là 2

2.5.3 Thuộc tính Format

Kiểu Text: Các ký tự dùng để định dạng chuỗi

> Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa

< Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in thường

“Chuỗi ký tự “ Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy

2.5.3 Thuộc tính Format

Kiểu Number: Các kiểu định dạng được cung cấp sẵn

General Number Hiển thị như số nhập vào

Currency Có dấu phân cách và kí hiệu kiểu tiền tệ

Fixed Hiển thị giống như cách định dạng trong

Regional Settings Standard Hiển thị giống như Fixed, có thêm dấu

phân cách

2.5.4 Thuộc tính Input Mask

 Quy định khuôn dạng dữ liệu Khi nhập dữ liệu phải tuân theo đúng định dạng đó

 Áp dụng cho các trường kiểu Text, Number, Datetime, Currency.

2.5.4 Thuộc tính Input Mask

< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường

> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa

2.5.5 Thuộc tính Default Value

Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi thêm mới một bản ghi

Trừ trường có kiểu Auto number và OEL Object

2.5.7 Thuộc tính Validation rule

và Validation text

Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào một trường Khi tính hợp lệ bị vi phạm sẽ

có câu thông báo ở Validation text

Các phép toán có thể dùng trong Validation rule

Các phép toán Phép toán Tác dụng

Phép so sánh >, <, >=, <=, =, <>

2.5.7 Thuộc tính Validation rule

và Validation text

Chú ý: Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày

thì nên đặt giữa 2 dấu #

2.5.8 Thuộc tính Required

Để bặt buộc hay không bắt buộc nhập dữ liệu cho trường

2.5.9 Thuộc tính AllowZeroLength

 Quy định một trường có kiểu Text hay Memo có thể hoặc không có chuỗi có độ dài bằng 0.

 Cần phân biệt một trường chứa giá trị null (chưa có dữ liệu)

và một trường chứa chuỗi có độ dài bằng 0 (Có dữ liệu nhưng chuỗi rỗng “”).

– Yes: Chấp nhận chuỗi rỗng

– No: Không chấp nhận chuỗi rỗng

2.5.10 Thuộc tính Index

Tạo chỉ mục trên một trường

Nếu lập chỉ mục cho trường thì việc tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn và tiện hơn

Yes(Dupplicate OK) Tạo chỉ mục có trùng lặp

Yes(No Dupplicate) Tạo chỉ mục không trùng lặp

2.5.11 Thuộc tính New Value

Thuộc tính này chỉ đối với dữ liệu kiểu auto number, quy định cách thức mà trường tự động điền số khi thêm bản ghi mới vào

New value Tác dụng

2.6 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng

Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View) Tại Tab Design gồm các công cụ cho phép hiệu chỉnh cấu trúc của bảng

– Insert Rows: chèn thêm một trường trên trường hiện hành

– Delete Rows: xóa các trường được đánh dấu chọn.

– Di chuyển trường: kích chọn tên trường muốn

2.6 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng

2.7 Nhập dữ liệu vào bảng

Mở bảng ở chế độ Datasheet View

– Mặc định, luôn có một dòng rỗng để nhập một bản ghi mới ở cuối bảng

– Nhập dữ liệu theo từng bản ghi, dữ liệu nhập vào phải thỏa mãn các thuộc tính của bảng và thuộc tính của trường khi thiết kế bảng

– Nếu dữ liệu nhập không thỏa mãn thì Access sẽ thông báo lỗi.